Gestion Electronique de Documents (GED-UBO)

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1 Gestion Electronique de Documents (GED-UBO) Guide Utilisateur Sommaire Introduction :... 2 Premiers pas avec la plateforme GED-UBO... 2 Se connecter à la GED-UBO... 2 Se déplacer... 2 Les concepts...3 Domaines... 3 Espaces de travail... 3 Espaces collaboratifs... 3 Espaces personnels... 3 Droits d'accès... 4 Gérer les documents...4 Créer un document... 5 Consulter un document...5 Modifier les documents...5 Copier un document... 6 Gérer votre presse-papier et votre lot de documents... 7 Consulter l'historique d'un document... 7 Supprimer un document... 8 Outils collaboratifs...8 Commenter un document... 8 Annoter un document... 9 Notification...9 Rechercher des documents Recherche rapide...10 Recherche avancée En cas de souci : Page 1/14

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3 Introduction : Nous avons mis en place deux plateformes de Gestion Électronique des Documents (GED) basées sur l'application Nuxeo DM. L'objectif de la première plateforme (GED-UBO) est de permettre la gestion d'une base documentaire commune aux différents services et composantes de l'ubo. La GED-UBO fourni également un espace personnel de travail collaboratif. Cette plateforme est accessible uniquement au personnel de l'établissement. La seconde plateforme (Espace partagés) qui est accessible au personnel et aux étudiants, a l'objectif de vous donner accès à un espace collaboratif personnel. Vous pouvez y créer et partager vos espaces de travail avec les utilisateurs de l'ent de votre choix. Les plateformes GED-UBO et Espaces partagés sont en ce moment en phase de formalisation. Nous vous invitons à les utiliser et à nous faire part de vos commentaires. Nous continuons à adapter ces plateformes aux besoins précis des utilisateurs de l'ubo. Ce guide présente un résumé des fonctionnalités de base de la plateforme GED-UBO et leur utilisation. Premiers pas avec la plateforme GED-UBO Nuxeo DM est une plateforme de gestion de contenu qui vous permet de créer et de diffuser des documents. L'accès à l'application est sécurisé par mot de passe et la navigation s'effectue au moyen d'onglets. Se connecter à la GED-UBO Vous avez accès à la GED-UBO via votre l'ent. Le lien vers l'application GED-UBO est situé dans l'onglet "Services->Gestion électronique de documents". Se déplacer Pour passer d'un espace de travail à l'autre, vous pouvez utiliser : Page 3/14

4 l'arbre de navigation, le fil d'ariane, votre tableau de bord. Sur un document, utilisez les onglets pour accéder aux différentes actions disponibles. Les concepts La GED-UBO est organisé autour de domaines qui contiennent des espaces de travail, des modèles et des espaces de publication. Les documents sont créés et diffusés dans ces espaces de travail et de publication. Les actions disponibles pour les utilisateurs dans les espaces sont déterminés par les droits d'accès. Domaines Un domaine est un espace thématique créé par l'administrateur à la racine de l'application. Les domaines sont composés d'espaces de travail, de modèles et d'espaces de publication. Seul l'administrateur de l'application peut créer de nouveaux domaines. Il existe un seul domaine sur le serveur GED-UBO actuel : Université de Bretagne Occidentale. Espaces de travail Les espaces de travail sont dédiés à la création et à la modification du contenu, c'est-à-dire des documents. Il existe 2 types d'espaces de travail : les espaces collaboratifs (la base documentaire) les espaces personnels Espaces collaboratifs Le contenu d'un espace de travail collaboratif est destiné à être partagé et à être modifié par plusieurs utilisateurs. Ces espaces sont créés à la racine de l'espace appelé "Base documentaire" et sont accessibles pas tous les utilisateurs du domaine. Page 4/14

5 Espaces personnels Chaque utilisateur dispose de son espace de travail personnel dans lequel il peut créer et modifier des documents. Par défaut, l'espace personnel n'est accessible que par le propriétaire de l'espace mais, les utilisateurs peuvent donner des droits de lecture et d'écriture sur leurs espaces à d'autres utilisateurs. Droits d'accès Les droits d'accès sont des permissions données aux utilisateurs dans les différents espaces de l'application. Ces droits d'accès déterminent les actions dont disposent les utilisateurs dans les espaces. Les droits d'accès peuvent être définis pour l'ensemble d'un domaine, mais également au niveau d'un espace de travail ou de publication. Les droits accordés ou refusés dans un espace sont appliqués à tout son contenu, y compris les sous-espaces. C'est ce qu'on appelle l'héritage des droits d'accès. Il existe quatre droits d'accès : lecture, écriture, suppression, gestion. Gérer les documents Les documents sont classés en deux catégories : les services collaboratifs, les documents. Les services collaboratifs sont des documents qui peuvent en contenir d'autres et qui permettent aux utilisateurs de partager l'information : Page 5/14

6 l'espace de travail, le dossier, le livre d'images, le forum de discussion, le blog. Les types de documents disponibles dans Nuxeo DM sont : la note : un texte saisi dans un éditeur riche intégré à Nuxeo DM, le fichier : un fichier attaché, l'image : un fichier image associé à des fonctionnalités spécifiques ; Créer un document Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion dans l'espace de travail peuvent créer des documents. Pour créer un document, utilisez les boutons affichés dans l'onglet Contenu de l'espace de travail : Nouveau documents ou Importer un fichier. Consulter un document Vous devez avoir au moins des droits de lecture dans un espace pour consulter les documents. Vous pouvez accéder aux documents depuis les espaces de travail et de publication, ainsi que depuis votre tableau de bord. Pour consulter un document, cliquez sur son titre. L'onglet Résumé s'affiche. Vous pouvez également consulter une pré-visualisation du document en cliquant sur l'onglet Prévisualisation. Ceci vous permet de lire le fichier directement dans votre navigateur. Ainsi, vous n'avez pas à télécharger le fichier sur votre ordinateur pour le lire. Page 6/14

7 Modifier les documents Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture et de gestion peuvent modifier les documents. Modifier un document consiste à modifier le titre, la description du document ou son contenu (fichier joint ou texte de la note). Lorsque vous modifiez un document, vous devez indiquer comment le numéro de version du document doit être incrémenté. En effet, chaque document possède un numéro de version, qui constitue une indication sur l'évolution du document. Le numéro de version (VV.vv) est composé d'un numéro de version majeure (VV) et d'un numéro de version mineure (vv). Lorsqu'un document est créé, il prend automatiquement comme numéro de version L'incrémentation de la version majeure est réservé aux modifications importantes. L'incrémentation de la version mineure est utilisée pour les modifications secondaires. Pour modifier un document : 1. Cliquez sur l'onglet Modification du document. 2. Dans le formulaire de modification, tapez vos modifications. 3. Indiquez si vous souhaitez modifier le numéro de version du document. 4. Saisissez une commentaire si vous voulez indiquer pourquoi vous modifiez le document. Ce commentaire apparaît dans l'historique du document et aide les autres utilisateurs à suivre les changements qui ont été apportés au document. 5. Cliquez sur le bouton Enregistrer. L'onglet Résumé du document s'affiche. Page 7/14

8 . Copier un document Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent copier des documents. Lorsque vous copiez un document, celui-ci est placé dans le presse-papier. Pour copier un document : 1. Dans l'onglet Contenu de l'espace de travail, cochez la case correspondant au document à copier. 2. Cliquez sur le bouton Copier. Le nom du document s'affiche dans le presse-papier dans la colonne gauche de la page et le bouton Coller dans l'onglet Contenu de l'espace de travail devient actif. 3. Allez dans l'espace de travail dans lequel vous souhaitez coller le document. 4. Il y a deux façons de coller le document : 1. Cliquez sur le bouton Coller situé dans l'onglet Résumé de l'espace de travail de destination. 2. Ou cliquez sur le lien Coller dans le dossier en cours du presse-papier. Page 8/14

9 Gérer votre presse-papier et votre lot de documents Tous les utilisateurs disposent d'un presse-papier et d'un lot de documents. Le presse-papier et le lot de documents sont deux fonctionnalités qui vous permettent de voir les documents que vous avez sélectionnés et mis de côté pour les coller dans un autre espace de travail ou les modifier ultérieurement. Le lot de documents vous permet de mettre de côté plusieurs documents venant de différents espaces de travail afin de les exporter ou de les modifier ultérieurement. Le contenu du lot de documents est conservé d'une session à l'autre. Pour ajouter un document à votre lot de documents : 1. Cochez la case correspondant au document, 2. Cliquez sur le bouton Ajouter à mon lot de documents. Vous pouvez ensuite : coller les documents dans un espace de travail ou un dossier, exporter les documents sur votre ordinateur sous la forme d'un dossier.zip, exporter les métadonnées des documents dans un fichier XML. Consulter l'historique d'un document Vous devez avoir au moins des droits de lecture pour consulter l'historique des documents. Toutes les actions qui sont effectuées sur un document sont enregistrées dans l'historique du document. On y retrouve l'auteur de l'action, la date et l'heure à laquelle elle a été faite, le commentaire que l'utilisateur a éventuellement saisi, etc. Lorsque vous modifiez un document et incrémentez son numéro de version, la version précédente du document est archivée par le système. Vous pouvez consulter les versions précédentes du document depuis son historique. Pour consulter l'historique d'un document, cliquez sur l'onglet Historique du document. Page 9/14

10 Supprimer un document Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent supprimer des documents. Lorsque vous supprimez un document, celui-ci est stocké dans l'onglet Corbeille de l'espace ou du dossier. Ainsi, la suppression n'est pas irréversible et le responsable de l'espace peut restaurer le document si sa suppression était prématurée. Vous accédez à la Corbeille par le l'onglet Administration puis dans la sous rubrique choisir l'onglet Corbeille Outils collaboratifs En plus de ses fonctionnalités de création et de gestion de documents, Nuxeo DM intègre des outils collaboratifs qui facilitent le travail en équipe et la communication entre contributeurs. Commenter un document Vous pouvez ajouter des commentaires sur les documents. Les commentaires permettent aux utilisateurs de discuter du document et de son évolution. Vous devez avoir au moins des droits de lecture pour ajouter des commentaires sur les documents. Page 10/14

11 Pour ajouter un commentaire sur un document : 1. Cliquez sur l'onglet Commentaires du document. 2. Cliquez sur le lien Ajouter un commentaire. Un formulaire s'affiche pour taper le commentaire. 3. Dans la zone de texte, tapez votre commentaire. 4. Cliquez sur le bouton Ajouter. Le commentaire s'affiche dans l'onglet Commentaires. Les utilisateurs peuvent maintenant répondre à votre commentaire et également au bas de l'onglet Résumé. Annoter un document Vous pouvez ajouter des annotations directement sur un document à partir de l'onglet Prévisualisation. Pour ajouter une annotation: 1. Sélectionnez une portion du texte ou de l'image, 2. Un champ de saisie s'affiche. Saisissez l'annotation et cliquez sur valider. Page 11/14

12 Notification Les notifications sont des courriels qui sont automatiquement envoyés aux utilisateurs lorsqu'un événement se produit dans un espace ou sur un document. Les notifications sont disponibles à tous les niveaux de Nuxeo DM (domaine, espace, documents). Les utilisateurs peuvent s'abonner eux-mêmes aux notifications, mais les responsables des espaces peuvent également décider d'abonner les utilisateurs. Rechercher des documents Nuxeo DM intègre son propre moteur de recherche, conçu pour prendre en compte tous les paramètres particuliers de l'application. Par défaut, les documents sont indexés selon leur titre, leur description, leur contenu (champ note, fichier joint), et leurs méta-données. Page 12/14

13 Recherche rapide La recherche rapide est accessible depuis toutes les pages de l'application. A tout moment vous pouvez rechercher un document ou un espace en tapant des mots-clés dans la boîte de recherche située dans le coin supérieur droit de la page et en cliquant sur le bouton Recherche. Le moteur de recherche de Nuxeo DM utilise des opérateurs booléens qui vous permettent d'associer des mots-clés. Les opérateurs booléens utilisés par le moteur de recherche sont : AND : tous les mots-clés doivent se trouver dans les documents trouvés. + : le mot qui suit le symbole + doit se trouver dans les documents trouvés. - : Le mot qui suit ce symbole ne doit pas se trouver dans les documents trouvés. : Vous recherchez une expression exacte. Tapez l'expression entre guillemets. Recherche avancée La recherche avancée vous permet de rechercher un document en utilisant plus de critères. Vous pouvez par exemple prendre comme critère de recherche des méta-données du document ou la date d'une action précise comme la publication du document, sa création. Pour recherche une document selon des critères détaillés : 1. Cliquez sur le lien Recherche avancée, situé sous la boîte de recherche. 2. Tapez vos critères de recherche dans le formulaire de recherche qui s'affiche. 3. Éventuellement, choisissez des critères de tri des résultats. 4. Cliquez sur le bouton Recherche. Les résultats de la recherche s'affichent sous forme de tableau. Cliquez sur le nom d'un document pour l'ouvrir. En cas de souci : Déposez un ticket dans l ENT en cas de souci. contributeurs : Nom Date type modifications version Hugo Laliberté 10/02/2010 création 1.0 Hugo Laliberté 11/02/2010 maj 1,1 Hugo Laliberté 01/03/2010 ajout mentions légales 1,4 Hugo Laliberté 01/03/2010 ajout intro 1,5 M. Podeur / D. Debail 03/09/10 Ajout copie d'écran + suppression partie liveedit 1.6 Hugo Laliberté 03/11/10 corrections 1.8 Page 13/14

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