Qualification de fichiers

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1 FONCTIONNEMENT DITEL QUALIFICATION DE FICHIERS Qualification de fichiers 2 Téléchargement 3 Installation 8 Prise en main rapide 9 Fonctionnement du Logiciel 11 Importation d un fichier Excel des rues 19 Importation de la base de données des rues 28 Qualification d un fichier Excel avec mise à jour du fichier Excel d origine 40 Manipulation des Fichiers récupérés 49 La fonction compare et sépare 50 Sélection des propriétaires de maisons individuelles 55 Traitements des fichiers Séparation Hommes Femmes A Présentation : La version «Qualification de fichiers» de "Ditel" vous permet de qualifier vos fichiers adresses en les complétant automatiquement du téléphone, du fax, du numéro de portable et de l'adresse mail, si ces renseignements existent sur le site Internet de France Telecom «Pages Blanches». Elle permet également de constituer le fichier des abonnés au téléphone d une commune à partir d un fichier des rues de la commune. Nous fournissons un lien vers les noms de rues de l ensemble des communes de France classés par département pour l achat du logiciel (page 11). Avertissement : nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions partiellement incompatibles avec les anciennes versions. Sélection des personnes âgées 68 Création de secteurs pour les agents commerciaux 76 Importation d un fichier ASCII 84 Interface CRM EBP 94 Les Utilitaires 96 Configuration d Internet Explorer

2 PAGE 2 QUALIFICATION DE FICHIERS Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n 1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur "lire la suite") et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le «dongle» fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n 2) : Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le «dongle» fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n 3) : Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel DITEL_Qualif. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL_QUALIF faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produit concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel DITEL_Qualif grâce à l icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le «dongle» fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Lors de l affichage de la fenêtre «Téléchargement de fichier», choisissez «Exécuter». En agissant ainsi, l installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l installation soit faite à partir d un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l option «Enregistrer» (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un

3 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 3 programme, si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. A la fin du téléchargement cliquez 2 fois sur le fichier «Ditel_Qualif.MSI»

4 PAGE 4 QUALIFICATION DE FICHIERS Puis sur «suivant»

5 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 5 Choisissez ensuite «Installation standard» Puis cliquez sur «installer»

6 PAGE 6 QUALIFICATION DE FICHIERS

7 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 7 Lancez également le programme d installation du driver du Dongle (la petite clé à mettre sur un port USB de l ordinateur). Prenez l installation en Anglais, acceptez la licence et cliquez sur "Install", le logiciel vous indique "Finish". Insérez ensuite la petite clé dans un port USB, après un temps plus ou moins long, Windows vous indique que votre nouveau matériel est installé et prêt à être utilisé. HASPUserSetup.lnk Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez «Ditel_Qualif» en cliquant sur l icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. DITEL_Qualif.lnk

8 PAGE 8 QUALIFICATION DE FICHIERS PRISE EN MAIN RAPIDE Un résumé du fonctionnement du logiciel, pour tous ceux qui n ont pas le temps de lire la notice ci-dessous. L écran d accueil comporte 4 boutons : Le bouton «Gestion fichiers» vous sert à donner des noms à vos fichiers. Le bouton «Ouvrir fichiers» vous sert à manipuler les fichiers créés. Le bouton «Qualifier fichier» sert à effectuer la récupération des adresses. Le bouton «Fermer» pour quitter l application. Faisons un exemple de récupération des abonnés au téléphone d une rue : 1 - Appuyez sur le bouton «Gestion fichiers» et donnez un nom de fichier, par exemple, "essai", sélectionnez ce fichier et revenez à l écran d accueil : le fichier en cours s appelle DT_Essai. 2 - Cliquez sur le bouton «Ouvrir fichier», le fichier est vide. 3 - Cliquez sur le bouton «Ajouter» et saisissez un nom de rue, une commune et un département, validez et revenez au menu principal. 4 - Cliquez sur le bouton «Qualifier fichier» 5 - Cochez la case injecter l adresse et lancez la qualification : les adresses de la rue que vous avez choisie vont défiler à l écran. En version d évaluation, elles ne seront pas enregistrées sur le disque de l ordinateur. Voila, c est très simple! Si vous souhaitez approfondir notre logiciel, lisez la notice et surtout les applications qu en font nos clients. PS : Si les adresses ne défilent pas à l écran, alors qu'elles sont affichées sur la partie droite de l'écran "Pages Blanches", il y a de très fortes chances que cela provienne de votre système, en l'occurrence votre navigateur "Internet Explorer" doit être mis à jour.

9 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 9 ECRAN D ACCUEIL Lors du lancement de «DITEL Qualification de Fichiers» plusieurs choix s offrent à vous : - Les boutons «Gestion fichiers» et «Ouvrir fichier» vous servent à manipuler les fichiers créés. - Le bouton «Qualifier fichier» sert à effectuer la capture des adresses. - «Fermer» quitte l application. Fichier en cours : il s agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-àdire, le fichier visualisé lors de l appui sur «Ouvrir fichier». Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer fichier. un

10 PAGE 10 QUALIFICATION DE FICHIERS Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler ; dans notre exemple, il faut sélectionner «DT_test_rues». Si le fichier n existe pas, vous devez le créer en cliquant sur «Nouveau» et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche «Entrée». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone «Fichier en cours».

11 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 11 Importation d un fichier des rues à partir des fichiers Excel des rues de tous les départements de France se trouvant sur Nous avons mis sur notre site les fichiers Excel des rues des communes de tous les départements, y compris les Dom Tom. Vous devez importer le fichier Excel du département de votre choix pour créer le fichier des rues du département. Il vous suffit de vous connecter à votre compte sur le site Connectez-vous sur votre espace client. Dans votre compte, cliquez sur le lien "Liste des fichiers de rues" et suivez la procédure affichée à l'écran. (Votre identifiant et votre mot de passe sont affichés en haut de l écran) Vous téléchargez ensuite le fichier Excel des rues du ou des départements sur lesquelles vous désirez travailler (en l enregistrant sur le bureau, par exemple).

12 PAGE 12 QUALIFICATION DE FICHIERS Lancez ensuite Ditel Qualif. Créez un fichier vide : "Gestion de Fichiers", "Nouveau", "rues_42", par exemple et validez :

13 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 13 Ouvrez le fichier rues_42 et cliquez sur Import

14 PAGE 14 QUALIFICATION DE FICHIERS Choisissez le fichier Excel à importer (rues_42.xls dans notre exemple)

15 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 15 Positionnez les curseurs d import : Dans notre exemple : Adresse : position 4 Code postal : position 5 ville : position 6 Cliquez sur "Importer" L import des rues de votre département est terminé.

16 PAGE 16 QUALIFICATION DE FICHIERS Donnez ensuite un nom de fichier de la commune à rechercher sur pages blanches : "Bonson" dans notre exemple Ouvrez le fichier "rues_42". Cliquez sur le bouton "Recopier". Dans le champ "Ville contient", donnez le nom de la commune à recopier ("BONSON" dans notre exemple) et le fichier destination (sélectionnez avec le " " à droite du fichier) Cliquez sur "Recopier"

17 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 17 Votre fichier est renseigné avec les éléments "adresse", "code postal", "ville" qui sont indispensables à la recherche sur "Pages Blanches". Fermez le fichier et lancez la qualification.

18 PAGE 18 QUALIFICATION DE FICHIERS

19 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 19 Importation de la base de données des rues (remplace la méthode précédente d import des fichiers rues) Pour simplifier le travail de nos clients, nous avons créé une base de données des rues de toutes les communes de France que vous pouvez importer dans le logiciel par département. Les noms de rues de toutes les communes de France classés par départements de France se trouvent sur votre espace client en format Excel pour les détenteurs de la version réelle. Importation d un fichier des rues à partir des fichiers Excel des rues de tous les départements de France se trouvant sur : Vous devez importer le fichier Excel du département de votre choix pour créer le fichier des rues du département. Il vous suffit de vous connecter à votre compte sur le site ditel.fr Connectez-vous sur votre espace client en vous identifiant comme pour les commandes avec votre adresse mail et votre mot de passe. Dans votre compte, cliquez sur le lien Liste des fichiers de rues et suivez la procédure affichée à l'écran. (Votre identifiant et votre mot de passe sont affichés en haut de l écran)

20 PAGE 20 QUALIFICATION DE FICHIERS Vous téléchargez ensuite le fichier Excel des rues du ou des départements sur lesquelles vous travaillez en l enregistrant sur le bureau par exemple. Lancez ensuite le logiciel Ditel Qualif. Sélectionnez dans les fichiers annexes le bouton «Régions/Départ./Villes/Rues»

21 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 21 Le bouton "Importer" vous permet d importer le fichier Excel du département que vous avez copié sur votre espace client. Les champs "rue", "code postal", "ville" se trouvent toujours dans les colonnes D, E et F du fichier Excel.

22 PAGE 22 QUALIFICATION DE FICHIERS Le bouton "Import XLS" vous permet de définir l import de votre propre fichier des rues au Format Excel ; ceci est utile, par exemple, avec le fichier "Exavia" fourni par la poste Le bouton "Supprimer" vous permet de supprimer dans la base, toutes les rues d un département ; pour alléger les fichiers de travail ou pour pouvoir réimporter un fichier mis à jour...

23 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 23 Pour créer votre fichier de recherche, vous employez toujours la même méthode : dans la fenêtre principale, vous cliquez sur le bouton "Gestion fichiers". - Soit vous utilisez un fichier déjà existant (en "double-cliquant" sur le fichier choisi ou en appuyant sur "Sélectionner"), - soit, après avoir appuyé sur le bouton "Nouveau", vous donnez un nom de fichier de la commune ou de la région que vous souhaitez récupérer sur Pages Blanches. Dans notre exemple : "Bonson"

24 PAGE 24 QUALIFICATION DE FICHIERS - Vous revenez sur l'écran principal. - Vous ouvrez le fichier (appui sur le bouton "Ouvrir fichier"), le fichier doit être vide. - Vous cliquez sur le menu du haut "Traitements" "Ajouter / rues" Vous cliquez sur la région "Rhône Alpes", puis sur le département "42", puis sur "BONSON", les rues s affichent à droite de l écran Avec la touche "Majuscules" ("shift") du clavier ou la commande contrôle + A, vous mettez en surbrillance toutes les lignes (rues) sur lesquelles vous voulez travailler, puis vous cliquez sur le bouton "Ajouter".

25 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 25 Votre fichier de recherche contient alors toutes les rues de la commune de Bonson, et vous pouvez lancer la qualification pour obtenir le fichier de tous les abonnés de la commune Si vous souhaitez créer un ensemble de communes, vous pouvez ajouter d autres communes dans le même fichier de recherche.

26 PAGE 26 QUALIFICATION DE FICHIERS Fermez le fichier et lancez la qualification.

27 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 27 Vous récupérez alors toutes les personnes habitant la commune, les informations sont enregistrées dans un fichier "résultats" dont le nom reprend le nom du fichier d'origine auquel est rajouté le suffixe "_RES". Dans notre exemple, une fois la qualification terminée, le fichier d'origine s'appelle "DT_bonson" et le fichier des résultats s'appelle "DT_bonson_RES".

28 PAGE 28 QUALIFICATION DE FICHIERS Qualification d un fichier Excel avec mise à jour du fichier Excel d origine. Au préalable, il faut s'assurer que ce fichier comporte un numéro d ordre unique : cet identifiant unique sera importé dans le champ "Origine" du fichier à qualifier et servira de lien lors de la "remontée" des informations. Si cette donnée n'existe pas, il faut rajouter une colonne dans laquelle vous indiquez un numéro d'ordre unique pour chaque ligne ; le plus simple est de la créer en utilisant la fonction "Remplissage d'une série" dans Excel. Il doit également comporter des colonnes vierges ou vont être écrit les résultats de la qualification.( Nom, prénom, adresse, CP, ville, tel, fax, portable, info opposé au marketing, date récup) Dans Ditel Qualif, le premier traitement va consister à importer les données provenant de votre fichier Excel dans un fichier que vous avez créé : "Gestion fichiers" "Nouveau" (ex. : «DT_test_qualif» ).

29 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 29 - Ouvrez le fichier en cliquant sur "Ouvrir fichier" - Choisissez "Import", le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, le bouton à droite de la zone de saisie vous permet de spécifier s'il s'agit d'un fichier Excel 97/2003 (XLS) ou d'un fichier 2010 (XLSX), dans notre exemple «test_qualif_excel.xlsx». - Cliquez sur "Ouvrir"

30 PAGE 30 QUALIFICATION DE FICHIERS - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. Si vous n importez que des rues, laissez le champ nom en position 0. Faites correspondre les colonnes de votre fichier Excel avec les champs du fichier d importation en faisant bouger les flèches "haut" et "bas" du tableau d import. Attention, n'oubliez pas de bien indiquer la colonne contenant le numéro d ordre unique de votre fichier Excel sur le champ "Origine" (dernière ligne du tableau). Dans notre exemple, cette information se trouve dans la première colonne (A) du fichier, nous allons donc mettre "1" dans la rubrique "Origine".

31 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 31 Dans notre exemple, le champ adresse concatène (ajoute / met côte à côte) les colonnes 8, 9 et 10 (H, I et J) du fichier Excel. - Lancez l importation en cliquant sur le bouton «Importer»

32 PAGE 32 QUALIFICATION DE FICHIERS Vous obtenez l écran suivant : Attention, si votre fichier Excel de base comporte le nom et le prénom dans le même champ vous devez obligatoirement séparer le nom du prénom. En effet, l annuaire Internet exige que le nom et le prénom soient inscrits dans deux champs différents ; si l on injecte le nom et le prénom dans le champ prévu pour le nom, on n obtient aucune réponse.

33 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 33 - Sélectionnez l option "Séparation des prénoms" Ce traitement utilise une base de données de prénoms qui se trouve dans les «Fichiers annexes» ; vous pouvez, bien sûr, modifier, ajouter ou supprimer des prénoms. - Lancez le traitement extraction des prénoms

34 PAGE 34 QUALIFICATION DE FICHIERS En fonction des prénoms contenus dans votre fichier prénoms et de la qualité de votre fichier de base, vous séparez un certain pourcentage de nom / prénom. Pour obtenir un fichier compatible avec l'annuaire (zone nom ne contenant que le nom), vous pouvez : soit rajouter dans la base les prénoms, puis relancer le traitement d extraction des prénoms, soit modifier manuellement les fiches.

35 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 35 Qualification de fichier Vous pouvez maintenant lancez le module "Qualifier fichier". Vous pouvez choisir de spécifier comme critères de recherche : - le prénom et l adresse, si vous souhaitez des réponses exactes à 100%, - l un des deux paramètres seulement, si vous souhaitez obtenir le maximum de réponses et utiliser ensuite les options de comparaisons de fichiers. Vous pouvez également opter pour l enregistrement ou non des adresses «Opposées au Marketing direct». Ditel se connecte automatiquement sur l'annuaire via Internet et vous crée un fichier d'adresses exportable au format Excel comprenant les champs suivants : "Nom", "adresse", "code postal", "localité", "téléphone", "fax", "portable", "adresse mail" (dans la mesure où ces champs sont renseignés), "date et heure" de capture, "nombre de fiches capturées".

36 PAGE 36 QUALIFICATION DE FICHIERS En recherche "par rue", Ditel peut enregistrer entre 1500 et 3000 adresses à l'heure en fonction de la rapidité de votre accès Internet et de la densité d'informations contenues dans les rubriques recherchées. En qualification de fichier "adresse par adresse" le nombre d adresses qualifiées est généralement compris entre 100 et 200 adresses à l heure. Un «clic droit» prolongé sur la fenêtre de capture des "Pages Blanches" permet : - d arrêter la capture quand les adresses défilent à l écran - de réactualiser l affichage en cas d arrêt de la capture. L icône «Afficher le bureau» de la barre d outils «Lancement rapide» à droite du menu «démarrer» permet de réduire la fenêtre de capture. Notre logiciel est dépendant du service Internet, il peut arriver qu il se bloque (à cause, par exemple, d une rupture du flux d informations des serveurs), c est-à-dire que la barre de progression du chargement n avance plus. Pour relancer la capture, il vous suffit d effectuer un clic droit avec votre souris et de sélectionner dans le menu contextuel l option «Actualiser», ce qui, en général, relance la recherche (raccourci clavier : touche F5). Si cette manipulation ne fonctionne pas, il faut fermer le programme par la croix rouge en haut à droite. Le programme "Ditel_Qualif" est alors stoppé, les dernières informations récupérées sont enregistrées même si la recherche n est pas terminée. Vous pouvez ensuite redémarrer "DITEL_Qualif" et reprendre votre recherche.

37 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 37 Revenez au menu principal de Ditel Qualification de fichiers. Sélectionnez le menu traitement (menu du haut) puis mise à jour d'un fichier Excel Choisissez le fichier Excel à mettre à jour:

38 PAGE 38 QUALIFICATION DE FICHIERS Lancez la fusion de votre fichier résultat qualifié sur Pages Blanches avec votre fichier Excel d origine en choisissant les champs à exporter : Nom, prénom, adresse, CP, ville, tel, fax, portable, info opposé au marketing, date récup) La mise à jour s effectue sur le code origine qui est unique et correspond au no ordre de votre fichier Excel de base

39 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 39 Manipulation des fichiers récupérés. Ouvrir fichier : Cette option permet d ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en sélectionnant plusieurs fiches (selon la norme «Windows» : sélection par le pointeur souris en tenant enfoncée la flèche gauche des majuscules du clavier, ou en tenant appuyée la touche Ctrl pour sélectionner les fiches de manière unitaire).

40 PAGE 40 QUALIFICATION DE FICHIERS Le bouton «Normaliser» "Déboulonner" vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la capture. N oubliez pas de dé doublonner le fichier sur la nom ou le numéro de téléphone

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42 PAGE 42 QUALIFICATION DE FICHIERS Séparation des noms prénoms La séparation des prénoms vous permet de séparer le champ nom prénom en fonction des prénoms contenus dans le fichier de prénoms.

43 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 43 L option filtrage Vous pouvez vous créer votre propre fichier des motifs pour normaliser le champ adresse par exemple. Le bouton «Fusion N + P», fait l opération inverse et concatène (regroupe) le non et le prénom dans la zone «Nom». Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les injecter sur l annuaire ou de les exporter vers Excel. Le bouton «Majuscules» vous permet de mettre en majuscules les champs sélectionnés.

44 PAGE 44 QUALIFICATION DE FICHIERS Le bouton «Recopie» vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de fichiers existants. Vous devez donner un nouveau nom de fichier «destination» nécessaire à vos manipulations. Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale, créer des "sous fichiers" : Un contenant les fiches qui ont un nom de commune spécifique. Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ «nom adresse» ou celles qui commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc. A vous de créer les "sous fichiers" qui vous conviennent en fonction de votre campagne de marketing par mèl, fax ou courrier.

45 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 45 L export Excel vous permet d exploiter vos fichiers vers d autres logiciels standards.

46 PAGE 46 QUALIFICATION DE FICHIERS Vous pouvez également sélectionner les colonnes à exporter sous Excel si votre application demande à n avoir qu une partie des champs du tableau. Faites un clic droit sur le tableau et sélectionnez les colonnes que vous souhaitez conserver pour l export. En cliquant sur exporter la table vers Excel votre fichier Excel ne contiendra que les colonnes que vous avez sélectionnées.

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48 PAGE 48 QUALIFICATION DE FICHIERS La fonction «Compare et sépare» : Vous choisissez vos fichiers à comparer, puis vos critères de comparaison, là encore, il est préférable de normaliser le fichier avec des données en majuscules sur les champs de comparaison. Vous obtenez en sotie de comparaison 3 fichiers : A sans B : ce sont les fiches présentes dans le 1 er d après les critères choisis, dans le 2eme fichier. fichier qui n ont pas de concordance, A et B : ce sont les fiches présentes à la fois dans le premier et dans le 2 me fichier. B sans A : ce sont les fiches présentes dans le 2 me fichier qui n ont pas de concordance, dans le premier fichier Si vous avez crée des fichiers à 2 mois d intervalle par exemple le fichier B sans A représentera les nouveaux venus sur le secteur.

49 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 49 Sélection des propriétaires de maisons individuelles. Après avoir récupéré l ensemble des abonnés au téléphone de la commune et après avoir séparé les noms prénoms et normalisé votre fichier Cliquez sur le titre de la colonne «Prénom» en haut du tableau, ce qui trie les prénoms par ordre alphabétique.

50 PAGE 50 QUALIFICATION DE FICHIERS Mettez les lignes sans prénom en surbrillance (flèche majuscule gauche ou droite du clavier + sélection par la souris ou les flèches de déplacement) et supprimez les lignes sans prénom. Vous n avez plus que les particuliers habitants la commune Dans l option «normaliser» Dé doublonnez le fichier sur le téléphone

51 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 51 Cliquez sur «Fermer» et revenez au menu principal.

52 PAGE 52 QUALIFICATION DE FICHIERS Vous allez pouvoir séparé le fichier initial en deux sous fichiers correspondants à ceux qui habitant une maison individuelle c est à dire qui sont seuls à l adresse et habitat collectif ctd plusieurs personnes à la même adresse Cliquez sur Traitements et sélectionnez «Habitat individuel / collectif». Le fichier Bonson_RES est séparé en deux fichiers les individuelles ctd habitant une maison et les collectifs.

53 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 53 Il ne vous reste plus qu à exploiter le fichier des personnes habitants une maison individuelle qui sont à 95% propriétaires de leur logement. Attention les personnes opposées au marketing sont clairement identifies dans le champ info :

54 PAGE 54 QUALIFICATION DE FICHIERS Traitements des fichiers. Nous avons inclus plusieurs modules complémentaires de traitement sur les fichiers qui vous seront utiles en fonction de votre prospection : - âge des personnes en fonction de leur prénom, - revenus par rapport au lieu d'habitat, - nouveaux habitants du quartier par comparaison des fichiers capturés à deux dates différentes. Vous devez au préalable séparer le nom du prénom (module ouvrir fichier, normaliser) Le module extraction des prénoms vous permet de gérer vos propres critères de sélection en fonction de vos campagnes de marketing : Homme, femmes, Personnes âgées ou jeunes en fonction de l histoire des prénoms à chercher sur le net etc. Séparation du fichier d une commune entre hommes et femmes Les champs nom prénom étant séparés en fonction de la base de données des prénoms fournie avec le logiciel (voir plus haut)

55 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 55 Vous pouvez séparer les hommes les femmes. Pour cela créez deux fichiers vides : test_commune_hommes et test_commune_femmes dans le menu gestion de fichiers, en cliquant sur nouveau.

56 PAGE 56 QUALIFICATION DE FICHIERS Revenez au menu principal après avoir sélectionné votre fichier de travail DT_test_qualif Ouvrez le menu traitement et sélectionnez extraction prénoms

57 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 57

58 PAGE 58 QUALIFICATION DE FICHIERS Commençons par les hommes, le fichier à traiter est test_commune_res le fichier résultat est test_commune_hommes (sélectionnez le avec le bouton à droite de la ligne Fichier des résultats

59 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 59 Le bouton du milieu fichier des prénoms à extraire ouvre le tableau des prénoms En sélection 1 nous avons coché les prénoms masculins En sélection 2 les prénoms féminins En sélection 3 les prénoms anciens En sélection 4 colonne vide vous pouvez y sélectionner 1 seul prénom pour souhaiter la fête aux Daniel et Danielle le 11 décembre En sélection 5 tous les prénoms Attention de ne pas valider la case traitement colonne entière sinon vous sélectionnez ou désélectionnez toute la colonne et il faut tout re cocher manuellement (Vous pouvez bien sur importer vos propres fichiers Excel des prénoms, les fichiers Excel se trouvent dans le répertoire Ditel Qualif.)

60 PAGE 60 QUALIFICATION DE FICHIERS Cochez la sélection colonne 1 (les hommes) et le champ prénom et lancez l extraction bouton extraire fiche

61 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 61

62 PAGE 62 QUALIFICATION DE FICHIERS Recommencez la même opération avec le fichier test_commune_femmes en sélectionnant cette fois la colonne 2

63 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 63 Vos deux fichiers hommes et femmes sont terminés Attention si des fiches hommes se retrouvent dans les femmes et vice versa vérifiez les cases cochés dans le fichier des prénoms à extraire.

64 PAGE 64 QUALIFICATION DE FICHIERS Sélection des personnes âgées avec l extraction de prénoms anciens : Nous avons mis par exemple les prénoms anciens en prénoms colonne 3. Vous avez au préalable crée un fichier vide ici test_prénoms_anciens. Vous lancez l extraction en fonction de la colonne 3 qui contient le fichier des prénoms anciens. Attention au préalable de bien avoir normalisé vos fichiers.

65 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 65

66 PAGE 66 QUALIFICATION DE FICHIERS

67 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 67 Secteurs pour les agents commerciaux : Commencez par recopier les rues de la ou des communes sur lesquels vont travailler vos agents commerciaux à partir du fichier Excel des rues de votre département (fichier fourni avec l achat du logiciel)

68 PAGE 68 QUALIFICATION DE FICHIERS Cliquez sur le bouton Recopier donnez le nom de la commune à recopier et le fichier destination (sélectionnez avec le a droite du fichier) Cliquez sur Recopier Sure le menu principal choisissez fichiers annexes rues

69 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 69 Vous cochez les rues par zone de prospection en vous aidant de mappy par exemple :

70 PAGE 70 QUALIFICATION DE FICHIERS Et vous lancez la création des rues par zone bouton création FR après avoir crée un fichier vide pour chaque zone

71 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 71 Vous recommencez cette opération pour la zone

72 PAGE 72 QUALIFICATION DE FICHIERS Il ne reste plus qu a lancer la création de fichier zone par zone pour votre prospection commerciale

73 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 73

74 PAGE 74 QUALIFICATION DE FICHIERS Le fichier résultat est directement exportable sous Excel pour vos commerciaux

75 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 75

76 PAGE 76 QUALIFICATION DE FICHIERS Importation d un fichier ASCII à qualifier Vous pouvez importer dans «Ditel Qualif» votre propre fichier d adresses au format Txt pour le qualifier. Lancez Ditel Qualif. Cliquez sur Gestion Fichier Créez un nouveau fichier test_commune par exemple Ouvrez ce fichier vide bouton ouvrir fichier

77 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 77 Cliquer Import (en bas à gauche)

78 PAGE 78 QUALIFICATION DE FICHIERS Rechercher le fichier à importer : Fichier BONSON.txt, ne pas oublier de sélectionner dans «types de fichiers» fichiers texte (*.TXT). (Le fichier d exemple de trouve dans le répertoire Ditel qualif) Le sélectionner puis cliquer «Ouvrir» Renseigner les champs suivants : «Adresse» «Code Postal» «Ville» Puis cocher : «Séparateur d enregistrement» CR «Séparateur des Champs» TAB Cochez «Le code postal ne contient que des lettre ou des chiffres» Cliquer «Importer» Dans notre exemple l adresse est en position 3 le code postal en 4 et la ville en 5 Vous pouvez faire varier la position des champs avec les petits curseurs de la première colonne Cliquez sur le bouton Importer

79 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 79 Les boutons et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier TXT et ainsi de vérifier la conformité de votre importation.

80 PAGE 80 QUALIFICATION DE FICHIERS Si le fichier contient déjà des adresses cliquez sur le bouton Mise à zéro Cliquez ensuite sur le bouton Import Fermez la fenêtre et revenez au menu principal

81 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 81 Ouvrez le fichier ainsi crée pour corriger les anomalies éventuelles 1ere ligne à supprimer etc. Fermez cette fenêtre Vous pouvez alors lancer la Qualification de fichier

82 PAGE 82 QUALIFICATION DE FICHIERS

83 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 83

84 PAGE 84 QUALIFICATION DE FICHIERS Interface CRM EBP Ditel Qualification de Fichiers vous permet de mettre à jour vos fiches clients et prospects de votre CRM EBP Vous pouvez importer les différents contacts de votre CRM EBP pour les compléter des informations téléphone fax adresses mails à partir du site Pages Jaunes. Choisissez le fichier à mettre à jour dans votre CRM EBP Lancer Ditel Qualif et créer un fichier vierge par exemple Mise à jour pistes EBP

85 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 85 Ouvrir ce fichier Cliquer sur le bouton EBP Renseigner les Paramètres du CRM EBP présent sur l ordinateur - Localisation du CRM EBP sur l ordinateur - Nom de la base EBP - Identifiant et mot de passe s ils ont été définis dans votre CRM - Répertoire de travail pour les fichiers interfaces (en général c:\temp\)

86 PAGE 86 QUALIFICATION DE FICHIERS Puis valider Cocher les cases correspondantes à votre travail Ici : - Mode silencieux (évite de rouvrir le CRM EBP) - Interface des donnés depuis le CRM vers Ditel - Donnés à traiter : - Pistes Clients / Prospects - - Puis cliquer sur la ligne du bas Export depuis le CRM EBP des Pistes Clients/Prospects vers Ditel

87 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 87 Cliquer sur OK Cliquer sur OK Fermer cette fenêtre et revenir au menu principal

88 PAGE 88 QUALIFICATION DE FICHIERS Cliquer sur le bouton Qualifier fichier Conseil : qualifiez vos fichiers à partir des champs nom adresse en enregistrant les opposés au marketing direct puisse que ce sont vos propres clients.

89 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 89 Ditel Qualif se connecte sur Pages Blanches et recherche adresse par adresse les réponses En fin de recherche ouvrir le fichier résultat (RES) et cliquer sur le bouton Normaliser

90 PAGE 90 QUALIFICATION DE FICHIERS De doublonner sur l index d origine Lancer la séparation nom prénom Puis cliquer sur Fermer et revenir au menu principal de Ditel Qualif Sélectionner le fichier résultat (DT_Mise à jour Pistes EBP_RES) Cliquer sur Ouvrir fichier

91 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 91 Cliquer sur le bouton EBP Cocher la case Interface des données depuis le CRM vers Ditel Et cliquer sur la ligne Mise à jour des Pistes Clients / Prospects à partir des données renseignées dans Ditel Les pistes sont mises à jour à partir des résultats trouvés sur Pages Blanches

92 PAGE 92 QUALIFICATION DE FICHIERS Les Pistes prospects ont été mise à jour dans le CRM EBP

93 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 93 La procédure est identique pour les Pistes Fournisseurs les Contacts les Comptes/Clients Prospect et les Comptes Fournisseurs

94 PAGE 94 QUALIFICATION DE FICHIERS Les Utilitaires Pour une utilisation plus complète des fichiers, les commandes se trouvent dans le menu «Utilitaires» ; L option «Ré indexation» vous permet de remettre en état vos fichiers qui ont pu être détériorés lors d une coupure de courant, par exemple. Généralement, si le fichier est endommagé, le programme vous envoie des messages d erreurs vous demandant de ré indexer les fichiers. L export Txt vous permet d exporter tous les fichiers adresses, paramètres» au format "ASCII" et vous affranchir ainsi de certaines limitations du format Excel (limitation du nombre de fiches, export vers une application sous Linux etc.) Les paramètres de temporisation sont standards vous pouvez les augmenter si votre accès Internet est très lent.

95 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 95

96 PAGE 96 QUALIFICATION DE FICHIERS Configuration d Internet Explorer Nous avons observé des erreurs de capture de notre produit venant de la configuration d Internet Explorer. Vous devez toujours avoir la dernière version sur votre ordinateur même si vous utilisez un autre navigateur Voici donc comment configurer Internet Explorer 1-Ouvrer votre navigateur et cliquer sur «outils» en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur puis dans le menu déroulant sélectionner option Internet (cf. ci-dessous)

97 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 97

98 PAGE 98 QUALIFICATION DE FICHIERS Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l onglet avancé Dans les options de navigation les 2 options Désactiver le débogage des scripts doivent impérativement être cochées