Support. Interface Contacts. Aide iextranet V

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1 Support Interface Contacts Aide iextranet V

2 SOMMAIRE 1 INTRODUCTION Qu est ce qu iextranet? Configuration technique requise Les systèmes d'exploitation compatibles Les navigateurs Internet compatibles Les types de connexion compatibles Protocoles de transfert compatibles L'utilisation du service avec un Proxy PRESENTATION GENERALE DE LA PLATE-FORME IEXTRANET La page d accueil L interface générale Les boutons La Barre d options Le bouton Déconnexion Le bouton Mon Compte La gestion du mot de passe Les informations personnelles Le bouton Paramètres LES FONCTIONNALITES PRINCIPALES Gestion des fichiers et des dossiers Ajouter des fichiers / dossiers Le Transfert classique L Assistant de transfert Java Télécharger des fichiers ou des dossiers Créer un nouveau dossier Déplacer un fichier ou un dossier Renommer un fichier ou un dossier Visualiser un fichier Propriétés d un fichier ou d un dossier Rédiger un mémo Verrouiller / Déverrouiller un fichier Supprimer un fichier ou un dossier Partages de documents Aide iextranet V

3 3.2.1 Partager un fichier / dossier par Envoyer un lien en lecteur seule Créer un lien de partage INTRODUCTION 1.1 Qu est ce qu iextranet? iextranet est une plate-forme web sécurisée de partage de fichiers et de travail collaboratif entre les collaborateurs d une entreprise et leurs interlocuteurs externes. Grâce à iextranet vous pouvez : Partager en ligne et envoyer par tous types de fichiers, quel que soit leur taille ou leur format Collaborer quotidiennement de manière efficace avec vos interlocuteurs en interne comme en externe Renforcer la sécurité et disposer d une traçabilité forte sur tous les échanges de fichiers 1.2 Configuration technique requise Les systèmes d'exploitation compatibles Windows Vista, 7, 8 Mac OS 9 / Mac OS X Sun JRE 1.4 et + (dans le cadre de l utilisation de l assistant de transfert rapide) Les navigateurs Internet compatibles Internet Explorer 9 et + Firefox 10 et + Safari 6 et Les types de connexion compatibles Le service est compatible avec tous les types de connexion existants : RTC, Numéris, ADSL, Câble ou Satellite. Il est vivement conseillé d'avoir une connexion Internet haut débit (512 kbits/s ou plus) pour exploiter au maximum les capacités du service Protocoles de transfert compatibles HTTP/HTTPS FTP/FTPS Webdav REST WebServices L'utilisation du service avec un Proxy Si vous rencontrez des problèmes qui peuvent être dus à l'utilisation du service avec un serveur Proxy, veuillez contacter votre administrateur ou appeler notre service technique. Aide iextranet V

4 2 PRESENTATION GENERALE DE LA PLATE-FORME IEXTRANET 2.1 La page d accueil A partir de la page d accueil, chaque utilisateur ou gestionnaire se connecte en utilisant son identifiant et son mot de passe. En cas d oubli de l identifiant ou du mot de passe, contacter le gestionnaire. Le choix de la connexion peut s effectuer en mode crypté (https) ou en mode rapide (http) en cochant ou décochant la case prévue à cet effet. Le mode crypté garantit la confidentialité et l'intégrité des données envoyées par l'utilisateur et reçues du serveur. Selon les options, il est possible de choisir la langue de l iextranet depuis cette page. 2.2 L interface générale Aide iextranet V

5 A : Barre de navigation B : Volet d affichage C : Barre de boutons d action D : Barre d options Les boutons A : Ajouter des fichiers dans l arborescence B : Télécharger des fichiers vers un ordinateur C : Créer un nouveau dossier D : Déplacer un élément E : Renommer un élément F : Visualiser un fichier G : Partager par un élément H : Afficher les propriétés d un élément I : Ajouter un Mémo J : Verrouiller/Déverrouiller un fichier K : Supprimer un fichier ou un dossier La Barre d options Cette barre comporte différents boutons vous permettant d effectuer des réglages propres à votre compte iextranet Le bouton Déconnexion Le bouton Déconnexion vous permet de mettre fin à votre session sur l iextranet. Aide iextranet V

6 2.2.4 Le bouton Mon Compte Il se trouve dans la partie droite de la barre d options La gestion du mot de passe L Onglet Mot de passe vous permet de saisir un nouveau mot de passe. Saisissez votre mot de passe actuel puis saisissez le nouveau mot de passe Les informations personnelles L Onglet Informations personnelles vous permet de saisir/modifier vos informations personnelles, et personnaliser votre signature qui s affichera en bas des mail envoyés depuis la plateforme. Aide iextranet V

7 2.2.7 Le bouton Paramètres Paramètres de mon compte La rubrique Paramètres de mon compte vous permet d activer : Le module iextranet Aujourd hui (pour les Comptes Gestionnaire uniquement) L Assistant de transfert rapide des documents L Assistant de transfert de fichiers (Java) 3 LES FONCTIONNALITES PRINCIPALES 3.1 Gestion des fichiers et des dossiers Ajouter des fichiers / dossiers 1. Sélectionnez dans l arborescence à gauche le dossier dans lequel vous désirez ajouter des fichiers. 2. Cliquez ensuite sur l'icône «Ajouter des fichiers». Une fenêtre s ouvre : choisissez l un des trois modes de transfert (importation) Aide iextranet V

8 3.1.2 Le Transfert classique 3. Cliquez sur l'un des boutons Parcourir. 4. Sélectionnez le fichier que vous désirez importer. 5. Cliquez sur le bouton Ouvrir. 6. Si vous souhaitez importer plusieurs fichiers en même temps, recommencez les opérations 3, 4 et 5 avec le nouveau champ qui vient s ajouter 7. Cliquez sur Valider. Le(s) fichier(s) sélectionné(s) est alors transféré vers votre iextranet et apparait dans le dossier précédemment sélectionné lorsque le transfert est terminé. Une barre de progression vous informe de l avancement du transfert L Assistant de transfert Java Ajouter des fichiers Cet assistant de transfert de documents vous permet d importer plusieurs éléments en même temps. Vous pouvez ajouter des dossiers, des fichiers ou les deux à la fois. Ce système est idéal pour l importation d une arborescence complète ou de fichiers volumineux. Aide iextranet V

9 Cliquez sur le bouton «Choisir des fichiers» pour sélectionner les données à ajouter à votre espace.. Lorsque votre sélection est complète, cliquez sur le bouton Lancer le transfert et le transfert débute. Une barre de progression s affiche durant le transfert Les options Les Options de l assistant de transfert Java : le bouton Paramètres vous donne accès aux différents réglages de cet assistant de transfert. L option Compresser les données pendant le transfert permet de réduire le temps de transfert de vos documents vers l interface. L option Activer la reprise du Transfert permet de continuer un transfert quez vous avez stoppé ou qui a été interrompu par une coupure de connexion Internet par exemple. Cette option est idéale si vous transférez des fichiers volumineux. Les options suivantes permettent de paramétrer une connexion à travers un proxy. Par défaut la détection automatique du proxy est activée. Aide iextranet V

10 3.1.4 Télécharger des fichiers ou des dossiers Votre iextranet vous permet de télécharger plusieurs éléments en une seule fois (en un seul fichier compressé) depuis la plate-forme iextranet vers votre disque dur local. Pour télécharger des fichiers / dossiers : Sélectionnez dans la zone de contenu à droite, le dossier ou les fichiers que vous désirez télécharger. Note : il est possible de sélectionner plusieurs fichiers continus en utilisant la touche Shift et de sélectionner plusieurs fichiers séparés en utilisant la touche Ctrl. Cliquez sur l'icône Télécharger des fichiers. Une fenêtre s'ouvre et vous propose de choisir le nom et l'emplacement où télécharger votre fichier compressé. Sélectionnez l'emplacement désiré sur votre disque local puis cliquez sur le bouton Enregistrer. La fenêtre Téléchargement en cours affiche la progression du téléchargement. Note : Il n est pas possible de télécharger des dossiers vides Créer un nouveau dossier Vous pouvez créer autant de dossiers que vous désirez pour structurer les données présentes sur votre plate-forme de partage. Procédez comme suit : 1. Sélectionnez à gauche l'emplacement parent dans lequel vous souhaitez créer un nouveau dossier. Aide iextranet V

11 2. Cliquez sur l'icône Nouveau Dossier. 1. Saisissez le nom du nouveau dossier Déplacer un fichier ou un dossier 1. Sélectionnez dans la zone de contenu à droite les éléments que vous désirez déplacer. 2. Cliquez sur l'icône Déplacer. 3. La fenêtre Déplacer des Fichiers apparait. Sélectionnez dans l arborescence de gauche le répertoire vers lequel vous souhaitez déplacer le fichier ou le dossier. Aide iextranet V

12 Note : Vous pouvez déplacer un fichier ou un dossier tout en créant une copie, en cochant la case Déplacer et créer une copie 4. Cliquez sur Déplacer. L élément sélectionné est maintenant déplacé dans le répertoire de destination choisi Renommer un fichier ou un dossier 1. Sélectionnez dans la zone de contenu à droite le dossier ou le fichier que vous désirez renommer. 2. Cliquez sur l'icône Renommer. 3. Saisissez le nouveau nom que vous désirez donner à cet élément. Note : Les noms de fichiers ne peuvent pas contenir les caractères suivants : \ / : *? " < >. 4. Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer vos modifications. Note : Attention aux extensions! Veillez à ne pas modifier l extension de votre fichier, ce dernier pourrait alors devenir inutilisable Visualiser un fichier Cette fonction permet de visualiser différents formats de fichiers multimédia. Pour visualiser en ligne un fichier multimédia : 1. Sélectionnez dans la zone de contenu à droite, le dossier ou le fichier que vous désirez visualiser. Aide iextranet V

13 2. Cliquez sur l'icône Visualiser un fichier. 3. Le fichier s'ouvre automatiquement dans une nouvelle fenêtre. Pour visualiser en ligne des fichiers possédant d'autres extensions que celles citées précédemment, voir comment télécharger un fichier. Dans l exemple ci-dessous un fichier Word est visualisé : Aide iextranet V

14 3.1.9 Propriétés d un fichier ou d un dossier Chaque élément présent sur votre plate-forme de partage iextranet possède un ensemble de propriétés. Celles-ci sont accessibles comme décrit ci-dessous. Sélectionnez le dossier dont vous souhaitez voir les propriétés. 1. Cliquez sur le bouton Propriétés : 2. Vous accédez alors à la fenêtre suivante : Description des éléments de la fenêtre : A : Nom du document B : Auteur du document C : Taille/Emplacement/date d importation D : Plus de détail sur le fichier E : Champ commentaires Rédiger un mémo La plate-forme iextranet intègre un outil de gestion de mémos. Celui-ci vous permet de rédiger une note et de l'associer à un fichier. Ce mémo est consultable en regard du fichier lui-même par les contacts y ayant accès. Ce mémo peut également être très facilement envoyé à différents contacts du carnet d adresses ou à des contacts n y figurant pas. Si vous souhaitez ajouter un mémo à un fichier, procédez comme suit : 1. Sélectionnez dans la zone de contenu à droite le fichier auquel vous désirez attacher un mémo. Aide iextranet V

15 2. Cliquez sur le bouton Ajouter un mémo 3. Editez votre mémo : depuis l onglet «Objet» 4. Saisissez l objet (sujet) du Mémo 5. Saisissez le texte composant ce mémo. 6. Destinataires Vous pouvez transmettre ce mémo par en plus de l attacher à un document. Cliquez sur l onglet «Destinataires» 7. Sélectionnez un contact depuis la colonne «Carnet d adresses» 8. Puis cliquez sur l icône pour l ajouter à la colonne «Contact(s) sélectionnés» Utilisez l icône afin de supprimer la sélection d un contact. Le champ «Recherche des contacts» permet de retrouver facilement des contacts dans le carnet d adresses. Saisissez le début du nom ou du prénom de la personne recherchée. Vous pouvez également saisir une ou plusieurs adresses (séparées par des virgules) dans le champ de saisie situé sous les deux colonnes. Aide iextranet V

16 9. Copie du memo Cochez la case «M envoyer une copie du mémo» pour recevoir une copie de ce mémo par Cliquez sur Valider pour créer le mémo. Le mémo est visible et accessible dans la dernière colonne «Mémo» à droite du fichier (Notifié ici (ci-dessous) par le chiffre 1) Tous les utilisateurs ayant un droit d'accès à ce fichier pourront lire ce mémo et y répondre Verrouiller / Déverrouiller un fichier La plate-forme iextranet intègre un outil permettant de verrouiller un fichier. Celui-ci vous permet de bloquer temporairement l accès à un fichier le temps que vous le modifiez ou le renommiez, par exemple. Pour cela : 1. Sélectionnez le fichier que vous voulez verrouiller 2. Cliquez sur le bouton Verrouiller / Déverrouiller 3. Le fichier est désormais verrouillé : un cadenas apparaît à droite du fichier. Aide iextranet V

17 Pour déverrouiller un fichier, procédez comme précédemment. Note : Seule la personne qui a verrouillé un fichier ou le gestionnaire de la plate-forme peut déverrouiller le fichier Supprimer un fichier ou un dossier Avertissement : Toute suppression d'un dossier entraîne automatiquement la suppression des fichiers/dossiers qu'il contient. 1. Sélectionnez dans la zone de contenu à droite le dossier ou le fichier que vous désirez supprimer. 2. Cliquez sur l'icône Supprimer. 3. Confirmez votre demande de suppression en cliquant sur Oui. Les éléments sélectionnés sont alors supprimés. Note : Si la corbeille est activée, ces éléments y seront placés et seul le gestionnaire de la plate-forme pourra les restaurer si besoin. 3.2 Partages de documents Partager un fichier / dossier par Votre iextranet vous permet de partager vos documents en envoyant par un lien vers ces éléments. Vos correspondants peuvent alors récupérer ces fichiers et dossiers sur leur ordinateur ou directement les visualiser. Note : Seuls les contacts ayant le droit de Partage attribué par le gestionnaire de la plate-forme ont accès à cette fonctionnalité. Pour envoyer un lien vers un fichier ou dossier, procédez comme suit : 1. Sélectionnez un ou plusieurs fichiers ou dossiers dans la zone de contenu à droite. 2. Passer la souris sur l'icône Partager par mail. Aide iextranet V

18 3. Choisissez Envoyer un lien par et cliquez sur Suivant. 4. La fenêtre suivante s ouvre : 5. Sélectionnez les correspondants avec lesquels vous souhaitez partager les fichiers en cliquant sur le carnet d'adresse : Vous accéderez alors à votre carnet d'adresse des membres de votre espace. Il suffit de cocher les cases pour sélectionner les destinataires de votre choix : Aide iextranet V

19 Vous pouvez également inclure des groupes de votre carnet d'adresse. Note : Si un des contacts avec lequel vous souhaitez partager ce fichier n existe pas dans votre carnet d adresses vous pouvez soit saisir son adresse dans le champ dédié (adresses séparées par une virgule), soit le rajouter au carnet d adresses en cliquant sur le bouton Créer un nouveau contact. 6. Un type est envoyé à vos contacts lors de la création d un partage. Cependant, il est possible de le personnaliser, pour cela, aller dans la partie Message pour personnaliser l intitulé et au corps du message. 7. Vous pouvez modifier les options de votre partage. Pour cela, cliquez sur l onglet Options de partage. Aide iextranet V

20 Depuis cette fenêtre, vous pourrez définir la période pendant laquelle ces fichiers ou dossiers seront accessibles. 8. Si vous avez sélectionné des fichiers, vous pouvez également choisir le nombre de fois que chaque correspondant pourra télécharger ces derniers. 9..Cliquez sur le bouton Valider. Un contenant un lien vers ces fichiers / dossiers est automatiquement envoyé aux correspondants sélectionnés pour ce partage Envoyer un lien en lecteur seule Ce partage vous permet d empêcher le téléchargement des fichiers par les destinataires. Le mail de partage contiendra un lien leur permettant d accéder aux fichiers via leur navigateur web et ainsi les visualiser en ligne à l aide de viewer iextranet. Les étapes de partage sont identiques à «Envoyer un lien» de la section précédente Créer un lien de partage Il vous est possible de créer un lien vers les éléments que vous souhaitez partager et de l inclure dans un par exemple. Pour cela : Aide iextranet V

21 1. Sélectionnez un ou plusieurs fichiers / dossiers à partager dans la zone de contenu à droite. 2. Passer la souris sur l'icône Partager par mail. 3. Choisissez Créer un lien pour le copier et cliquez sur Suivant. 4. Dans la fenêtre Créer un lien pour le copier, vous pouvez modifier la date de fin de partage en utilisant le bouton d accès au calendrier. Vous pouvez également ajouter un mot de passe nécessaire au téléchargement en cliquant sur l option Mot de passe demandé lors du téléchargement des fichiers. 5. Cliquez sur Suivant. Dans la fenêtre Créer un lien pour le copier, vous pouvez alors récupérer le lien qui vient d être généré. Aide iextranet V