Projet d archivage et gestion des archives

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1 Les Mémos du CR2PA Projet d archivage et gestion des archives Documents de référence et de pilotage De la phase projet à l après-déploiement, la gestion des archives s appuie sur des livrables indispensables et complémentaires. La qualité du contenu, mais aussi celle de leurs processus d élaboration, de validation et de mise à jour facilitent la répartition des rôles et des responsabilités, donc la stabilité efficace de l archivage managérial visé. On trouvera ici un panorama des principaux documents de référence et de pilotage de l archivage managérial, décliné en fiche par livrable et en tableaux comparatifs des livrables par section. Document interne CR2PA rédigé par le groupe de travail AMOA février 2014 Ont participé à ce groupe de travail les responsables de politique et projets d archivage de : BnF, BNP Paribas, Renault, RFF, Systra, Thales Systèmes Aéroportés.

2 PANORAMA Les projets et politiques permettant d atteindre l archivage managérial prôné par le CR2PA sont portés par de nombreux livrables, qui en déterminent la stratégie, répartissent les rôles, facilitent le déploiement et rendent durable l appropriation du système par les personnels. Il n est pas question de les détailler tous, mais de présenter une vue synthétique des principaux et d en faciliter l utilisation, donc d en retirer l ensemble des avantages possibles. Plan de classement Référentiel de conservation Déclaration de pratiques Cartographie des applications et des espaces de stockage Archivage managérial Annuaires et référentiels d'autorité Ce panorama n inclut pas les livrables plus génériques (livrables de communication, reporting, planification, aides, manuels et tutoriels, notes réglementaires internes, mandat et lettres de mission ), sauf pour citation dans les fiches détaillées cidessous. DOCUMENT INTERNE CR2PA p. 2/11

3 LIVRABLES Affirmation des principes de gouvernance et d'action pour la gestion des documents et données Engagement de chercher à préserver et transmettre le capital de connaissances de l'institution, faciliter la création, description et classement des documents, assurer la validité juridique et administrative des documents et données Records manager,, service juridique Avis de la direction, des grandes directions et des représentants des personnels Comité directeur, Direction générale Records manager (sous signature Direction générale) Public interne Déclaration des pratiques Mandat du projet de gestion des documents et données, lettre de mission du chef de projet, plan de mise en œuvre à 1-3 ans Livre blanc CR2PA Déclinaison des rôles, moyens et actions pour l'application de la politique Définition, description de l'écosystème de production documentaire et des règles existantes, droits, devoirs et responsabilités des agents, des encadrants et des instances d'appui, de coordination et de contrôle. Records manager,, service juridique Avis de la direction, des grandes directions et des représentants des personnels Comité directeur, Direction générale Records manager (sous signature Direction générale) Public interne (si nécessaire par parties seulement) Mandat du projet de gestion des documents et données, lettre de mission du chef de projet Livre blanc CR2PA DOCUMENT INTERNE CR2PA p. 3/11

4 Référentiel de conservation Gestion du cycle de vie : justification et durée de conservation/élimination Type de document, catégorie d'information, description, valeur de l'information, points de droit applicables, durée de conservation minimale, durée de conservation choisie, justification, sort final Producteur et/ou records manager Service juridique Producteur Records manager (en lien avec service juridique) Producteurs de gouvernance de l'information, état des fonds, inventaires, engagement de la direction générale ou d un sponsor influent Droit national ou international, pratiques sectorielles --- Organisation de la production des documents et données Structure fiable et durable, selon une approche fonctionnelle, organisationnelle, géographique ou par projet Records manager Producteurs Direction de l'institution (Conseil d'administration, Comité directeur ou Direction générale) Records manager Public interne (si nécessaire par parties seulement) de gouvernance de l'information, cartographie des applications et des espaces de stockage, engagement de la direction générale ou d un sponsor influent DOCUMENT INTERNE CR2PA p. 4/11

5 Localisation des documents papier Etagères, cotes, métrage, types et qualification des contenus Gestionnaires des espaces Mise à jour régulière Utilisateurs des espaces Référentiel des espaces de conservation Etat des fonds et inventaires Pilotage des activités de traitement et des espaces Liste de fonds physiques ou numériques homogènes : étagères de début et fin (ou e-équivalents), volumes, qualification du classement, conditionnement, cycle de vie prévisionnel Mise à jour régulière DOCUMENT INTERNE CR2PA p. 5/11

6 --- Recherches, exploitation, valorisation Description d'ensembles intellectuels avec les moyens de recherche logique nécessaire : descriptions, métadonnées, classement, indexation, préparation de recherche informatique en force brute ou par algorithme, producteurs (via les bordereaux de versements ou les métadonnées descriptives) Selon sensibilité des informations (personnelles, stratégiques et financières notamment) Qualité de description ou richesse des métadonnées au versement Annuaires et répertoires des services, des personnes (et des fonctions), des projets Normes et standards professionnels --- Localisation et qualification des ensembles de documents et données numériques Liste d'applications, systèmes d'hébergement (niveau de sécurisation), qualification des formats, qualification de la qualité et de l'homogénéité des données, richesse des métadonnées, personnes ou entités gestionnaires/responsables Responsables exploitation et sûreté des SI --- Records managers Coopération forte /RM DOCUMENT INTERNE CR2PA p. 6/11

7 --- Annuaires et référentiels d autorité Faciliter l identification des contextes et la cohérence de l information (richesse des données ou métadonnées) Espaces, projets, sites, annuaires des personnes et des groupes, habilitations d accès, organigrammes et fonctions, données techniques, géographiques et informatiques, etc. Gestionnaires d applications métiers Gestionnaires ou responsables d application, administrateurs ou utilisateurs Mise à jour réactive et rapide Selon besoins et types de données Procédures de mise à jour fiable et rapide pour garantier la qualité des informations et la non-diffusion des données obsolètes dans les applications clientes Pilotage transverse des SI Normes et standards professionnels DOCUMENT INTERNE CR2PA p. 7/11

8 TABLEAU COMPARATIF Affirmation des principes de gouvernance et d'action pour la gestion des documents et données Déclinaison des rôles, moyens et actions pour l'application de la politique Gestion du cycle de vie : justification et durée de conservation/élimination Organisation de la production des documents et données Localisation des documents papier Pilotage des activités de traitement et des espaces Recherches, exploitation, valorisation Localisation et qualification des ensembles de documents et données numériques Faciliter l identification des contextes et la cohérence de l information (richesse des données ou métadonnées) type Engagement de chercher à préserver et transmettre le capital de connaissances de l'institution, faciliter la création, description et classement des documents, assurer la validité juridique et administrative des documents et données Définition, description de l'écosystème de production documentaire et des règles existantes, droits, devoirs et responsabilités des agents, des encadrants et des instances d'appui, de coordination et de contrôle. Type de document, catégorie d'information, description, valeur de l'information, points de droit applicables, durée de conservation minimale, durée de conservation choisie, justification, sort final Structure fiable et durable, selon une approche fonctionnelle, organisationnelle, géographique ou par projet Étagères, cotes, métrage, types et qualification des contenus Liste de fonds physiques ou numériques homogènes : étagères de début et fin (ou e-équivalents), volumes, qualification du classement, conditionnement, cycle de vie prévisionnel Description d'ensembles intellectuels avec les moyens de recherche logique nécessaire : descriptions, métadonnées, classement, indexation, préparation de recherche informatique en force brute ou par algorithme Liste d'applications, systèmes d'hébergement (niveau de sécurisation), qualification des formats, qualification de la qualité et de l'homogénéité des données, richesse des métadonnées, personnes ou entités gestionnaires/responsables Espaces, projets, sites, annuaires des personnes et des groupes, habilitations d accès, organigrammes et fonctions, données techniques, géographiques et informatiques, etc. DOCUMENT INTERNE CR2PA p. 8/11

9 Records manager,, service juridique Records manager,, service juridique Producteur et/ou records manager Records manager Gestionnaires des espaces, producteurs (via les bordereaux de versements ou les métadonnées descriptives) Gestionnaires d applications métiers Avis de la direction, des grandes directions et des représentants des personnels Avis de la direction, des grandes directions et des représentants des personnels Service juridique Producteurs Responsables exploitation et sûreté des SI Comité directeur, Direction générale Comité directeur, Direction générale Producteur Direction de l'institution (Conseil d'administration, Comité directeur ou Direction générale) Gestionnaires ou responsables d application, administrateurs ou utilisateurs DOCUMENT INTERNE CR2PA p. 9/11

10 Records manager (sous signature Direction générale) Records manager (sous signature Direction générale) Records manager (en lien avec service juridique) Records manager Mise à jour régulière Mise à jour régulière Mise à jour réactive et rapide --- Diffusé (au minimum) à Public interne Public interne (si nécessaire par parties seulement) Producteurs Public interne (si nécessaire par parties seulement) Utilisateurs des espaces Selon sensibilité des informations (personnelles, stratégiques et financières notamment) Records managers Selon besoins et types de données --- Déclaration des pratiques de gouvernance de l'information de gouvernance de l'information Référentiel des espaces de conservation Qualité de description ou richesse des métadonnées au versement --- Procédures de mise à jour fiable et rapide pour garantier la qualité des informations et la non-diffusion des données obsolètes dans les applications clientes DOCUMENT INTERNE CR2PA p. 10/11

11 Mandat du projet de gestion des documents et données, lettre de mission du chef de projet, plan de mise en œuvre à 1-3 ans Mandat du projet de gestion des documents et données, lettre de mission du chef de projet, état des fonds, inventaires, engagement de la direction générale ou d un sponsor influent, cartographie des applications et des espaces de stockage, engagement de la direction générale ou d un sponsor influent et inventaires Annuaires et répertoires des services, des personnes (et des fonctions), des projets Coopération forte /RM Pilotage transverse des SI Livre blanc CR2PA Livre blanc CR2PA Droit national ou international, pratiques sectorielles Normes et standards professionnels --- Normes et standards professionnels DOCUMENT INTERNE CR2PA p. 11/11