Notice d utilisation de la fiche de relevé terrain

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1 Diagnostic Habitat Urbain Notice d utilisation Le diagnostic Habitat Urbain est un outil conçu par EcoEmballages pour aider les ambassadeurs du tri dans leur mission d état des lieux des «locaux propreté» en habitat collectif. Il est composé de : une fiche type de relevés terrain un outil de saisie des données et d analyse des indicateurs Cette présente notice d utilisation a pour but de fixer les objectifs des relevés de terrain et de vous permettre de renseigner les éléments qui vous serviront à optimiser ou modifier le dispositif de collecte sélective en place. Notice d utilisation de la fiche de relevé terrain Afin de réaliser votre diagnostic, vous avez le choix de compléter autant de fiches que vous le souhaitez, selon la configuration du terrain enquêté : soit une par adresse, soit une par local propreté ou encore par point de regroupement dans le cas où ce point est uniquement dédié au groupement d immeubles enquêté. Chaque fiche est composée de 7 rubriques : 1. Adresse enquêtée 2. Contact 3. Stockage des conteneurs existants 4. Etat du local et état des bacs 5. Etat du tri 6. Communication 7. Dotation Chaque fiche est amenée à vivre dans la durée : les rubriques 1 à 3 sont à renseigner une seule fois. Les rubriques 4 à 8 offrent la possibilité de recueillir vos données de mesures à 3 moments différents. Objectif : Analyser le dispositif existant pour optimiser le tri en habitat urbain. Notice d utilisation du diagnostic HUD version

2 1/ Adresse enquêtée Dans cette rubrique, le nombre de logements et le nombre d habitants doivent correspondre à une seule fiche. Par exemple, si dans une même résidence, vous répertoriez trois locaux propreté, vous pouvez décider de réaliser trois fiches de diagnostic distinctes. Dans ce cas, le nombre de logements et le nombre d habitants doivent correspondre à chaque local que vous diagnostiquez. De même, si vous décidez de rédiger une fiche par point de regroupement, vous devez faire correspondre le nombre de logements et d habitants qui sont desservis par ce point. Les données concernant le nombre d habitants et le nombre de logements serviront ensuite à analyser la cohérence de la dotation en place : il est donc important de relever ces données avec précision. Dans le cas où le nombre d habitants ne peut pas être connu, l outil d analyse appliquera une valeur théorique par défaut calculée à partir du nombre de logements renseigné. Attention, cet outil ne s adapte pas aux cas de collecte en apport volontaire (en colonnes aériennes, enterrées ou semienterrées), pour lesquelles les zones de chalandise approximatives ne s adaptent pas aux calculs réalisés avec cet outil.* Objectif : Faire correspondre le dispositif de collecte en place avec les habitants qu il dessert. *L outil le plus adapté pour l analyse des PAV en habitat collectif est le Diagnostic Verre proposé par EcoEmballages. Si vous souhaitez plus d information sur cet outil, rapprochezvous de votre interlocuteur régional EcoEmballages. 2/ Contact Renseigner les informations relatives au gestionnaire vous permettra d identifier l acteur avec qui vous pourrez intervenir sur le dispositif. De même, renseigner un contact vous permettra d identifier un interlocuteur privilégié susceptible de vous donner des informations précises sur le fonctionnement du dispositif, les habitudes des habitants, la manutention des bacs ou cibler un acteur relais (gardien, habitant ). Renseigner «Oui» s il existe un digicode mais aussi si l accès à l immeuble suppose une clé, un badge Cette information vous permettra de mieux préparer une intervention en porteàporte des ambassadeurs du tri, avec l aide de votre contact. Objectif : Savoir «qui est qui» et «qui fait quoi» au niveau de l adresse enquêtée. Notice d utilisation du diagnostic HUD version

3 3/ Stockage des conteneurs existants Cette partie comprend : les caractéristiques du (des) lieux de stockage, des flux de déchets, la présence d un dispositif pouvant influer positivement ou négativement sur le tri sélectif et le potentiel d aménagements de l existant. Le renseignement de la colonne «fréquence» renvoie à la fréquence de collecte des bacs dédiés. Il doit vous permettre de vérifier la bonne dotation en équipement de collecte pour l adresse enquêtée (en regard des dotations moyennes en litres/hab/jour théoriques). Exemple : renseigner «1» pour collecte une fois par semaine, «0,5» pour une fois par quinzaine Précisions sur les caractéristiques du lieu de stockage : Accès verrouillé : à préciser quelque soit le lieu de stockage des bacs (intérieur ou extérieur/ cloisonné ou non). A renseigner si l accès aux bacs est réservé et nécessite clé, code, badge, Le lieu de stockage peut être un espace sur un parking sousterrain (stockage intérieur et non cloisonné) mais l accès à cet espace peut être verrouillé (porte d accès au parking fermé à clé, ascenseur avec clé ). Pour vous aider, voici quelques illustrations de lieux de stockage : Local intérieur fermé : il s agit d un espace intérieur cloisonné (verrouillé ou non) Stockage intérieur autre : espaces réservés dans un couloir, un parking, Notice d utilisation du diagnostic HUD version

4 Local extérieur : il s agit d un espace extérieur cloisonné (verrouillé ou non) Cour/ zone de regroupement : espace extérieur ouvert Abri bac : espace extérieur abritant les bacs Précisions sur les aménagements éventuels : Cette partie vous permettra, dans l éventualité d une modification ou d une réadaptation du dispositif, de renseigner le (ou les) espace(s) disponible(s) pour le stockage des conteneurs. La rubrique «autre surface disponible» renvoie à une surface potentiellement exploitable pour stocker des bacs (mais non utilisée au moment du relevé terrain). Conseil/Astuce : Pensez à prendre des photos de ces espaces pour vous rappeler des différentes configurations visitées. Dans ce cas, il est essentiel de «nommer» vos photos afin de les retrouver facilement et de les rattacher à vos fiches de relevé. Notice d utilisation du diagnostic HUD version

5 4/ Etat du local Trois catégories sont prévues pour la propreté du local. A titre d exemples : Propre : local nettoyé régulièrement, bacs rangés, odeurs acceptables, pas d encombrants ou de dépôts sauvages => aucune intervention à prévoir Moyen : local nettoyé de façon aléatoire, murs abîmés ou fissurés, quelques dépôts => local à surveiller, voire quelques actions à planifier Sale : local non nettoyé, sols et murs sales, odeurs fortes, présence importante d encombrants => actions à planifier et à réaliser en priorité Conseil/ Astuce : ces quelques éléments de définition sont mentionnés à titre indicatif pour vous permettre de matérialiser des situations types. Il revient bien évidemment aux ambassadeurs du tri de classer les locaux qu ils visitent dans la catégorie qui leur semble la plus adaptée à la réalité du terrain. Afin de vous permettre un audit «homogène» entre les différents points de mesure, notamment dans la perspective ou l auditeur ne serait pas la même personne, vous pouvez, avant le lancement du diagnostic, sélectionner trois exemples de photos représentants les trois catégories de locaux afin d établir un modèle de référence. Concernant l état de propreté des bacs, le relevé a pour objectif de recenser l état général des équipements rattachés à l adresse enquêtée. Il s agit pour vous de prévoir ou non une opération de lavage/nettoiement. Trois catégories sont prévues pour la propreté des bacs : Propre => aucune intervention à prévoir Moyen => à surveiller OU lavage à planifier Sale => lavage à planifier et à réaliser en priorité Différents aménagements du local sont prévus (liste non exhaustive). A vous de juger de l intérêt ou non de renseigner ces éléments en fonction des moyens dont vous disposez pour agir et optimiser l aménagement. Deux catégories sont prévues pour l organisation des bacs dans le local : vous avez la possibilité de préciser «OK» ou «pas OK» : Ok : les bacs jaunes sont «protégés», c estàdire positionnés bien distinctement et idéalement après les bacs à ordures ménagères, l affichage est présent et conforme à la disposition des bacs, Pour exemple, voici l organisation idéale d un local : Pas Ok : l organisation du local n est pas satisfaisante aux regards des critères énoncés cidessus. Notice d utilisation du diagnostic HUD version

6 Concernant l état des bacs, le relevé a pour objectif de recenser le nombre d équipements rattachés à l adresse enquêtée qui peuvent ou doivent faire l objet d une opération de maintenance. La case «commentaires» vous permet d apporter les précisions utiles : nature de l opération de maintenance, n des bacs concernés,... Par exemple : A changer : 2 roues de 660L + 1 couvercle operculée de 770L (+ n des bacs le cas échéant) 5/ Etat du tri Quatre catégories sur l état du tri dans les bacs de tri ont été prévues, voici quelques exemples pour mieux vous aider à juger de la qualité du tri : Pas de tri Qualité mauvaise (présence d ordures ménagères, d encombrants, de verre, de produits dangereux, ) : Qualité moyenne (présence d erreurs de tri mineures) : Qualité bonne : Conseil/Astuce : Pensez à vous accorder en amont avec vos équipes et votre centre de tri sur les critères de qualité retenus avec des exemples concrets. Cela vous assurera une plus grande fiabilité de vos mesures entre équipes et dans la durée. Notice d utilisation du diagnostic HUD version

7 6/ Communication Le renseignement de cette rubrique doit vous permettre de vérifier l état de la signalétique en vue d assurer la visibilité des équipements et des consignes de tri pour l habitant. La signalétique recouvre deux grandes familles d outils : La première concerne les affiches et panneaux de tri et la seconde les autocollants de consignes de tri sur les contenants. Pour les affiches/panneaux, vous devez juste relever leur présence en cochant la case correspondant à leur état et indiquer leur emplacement. Pour les autocollants, vous devez comptabiliser le nombre d autocollants concernés (emplacement/état) et en faire le total en dernières lignes. Trois choix sont possibles pour qualifier la présence ou non d affiches, panneaux et autocollants : OK, / En mauvais état ou Ancienne version/ Absent. La mention «mauvais état» recouvre les supports peu lisibles, partiellement arrachés, La mention «ancienne version» renvoie à des consignes de tri non mises à jour, ancienne charte Conseil : si vous jugez que les affiches/panneaux/autocollants bien que présentes ne sont pas visibles (par ex. autocollant sur la cuve mal positionné et impossible à lire (bac devant, affiche ou panneau derrière une porte,.)), considérez que ces supports n existent pas pour l habitant et comptabilisezles parmi les «non». Les affiches ou panneaux de tri peuvent indiquer des informations relatives aux consignes de tri mais aussi des informations sur la présence d un dispositif de tri à l adresse enquêtée (exemple : affiche «cet immeuble est équipé pour le tri»). Les autocollants de consignes sur les contenants concernent ici trois types de flux : emballages, verre et papier. Le nombre d autocollants «en bon état et à jour», «en mauvais état ou ancienne version».est à compléter pour chaque flux. Conseil/Astuce : Trois types de flux ont été prévus dans cette fiche d état des lieux. Dans le cas d une collecte sélective en mélange des emballages et papiers, ne pas tenir compte de la catégorie «Papier». Notice d utilisation du diagnostic HUD version

8 7/ Dotation Le renseignement de cette rubrique doit vous permettre de vérifier le niveau d équipement de l adresse enquêtée en vue de procéder à d éventuels ajustements. Le calcul de dotation optimale tient compte du litrage disponible et de la fréquence de collecte renseignée dans la rubrique 3/ stockage des conteneurs. A la différence de la fréquence de collecte qui reste généralement inchangée, la dotation en bacs peut varier sensiblement dans le courant de l année. Pour cette raison, la fiche d état des lieux comprend 3 mesures à 3 moments différents. Le tableau recense la majorité des capacités individuelles les plus couramment utilisées. Cependant, vous disposez de 2 colonnes pour renseigner d autres capacités (ex, bacs de 1000L ou 1100L). Ces capacités optimales exprimées en litres figurent presque toujours sur la cuve des bacs et vous pourrez les retrouvez en cas de doute. Conseil/Astuce : Pour vous permettre de calculer la dotation idéale, il est nécessaire de faire un état des lieux des capacités au plus près de l existant. Dans le cas où les 2 colonnes «Autres capacités» ne suffiraient pas, nous vous recommandons de retenir la capacité proposée la plus proche de vos bacs (par ex : 340L pour 360L, 770L pour 750L). Pour chaque capacité retenue, vous devez indiquer la quantité de bacs présente par type de flux de collecte. Nous avons retenu 4 types de flux de collecte : Les OMr (Ordures ménagères résiduelles), les emballages à recycler (hors verre), le verre, le papier (s ils sont collectés séparément des emballages). Conseil/Astuce : Si la collecte sélective de votre territoire distingue des flux différents, vous pouvez adapter le renseignement du tableau en conséquence. Par exemple, certaines collectivités distinguent le flux «corps creux» (bouteilles plastiques, emballages en acier/alu, briques) du flux «corps plats» (Papiers, carton). Dans ce cas, réserver la ligne «Emballages» aux corps creux, et la ligne «Papiers» aux corps plats. A chaque étape de mesure, la ligne «Modifications à apporter» vous permet de notifier librement les aménagements à prévoir concernant la dotation (par ex. retirer/ajouter 1 bac de 770L, changer 1 bac de 660L par 2 bacs de 340L, remplacer bacs de 240L non operculés par bacs 240L operculés ). Notice d utilisation du diagnostic HUD version

9 Notice d utilisation de l outil de saisie NB : L outil est livré avec 2 fiches test renseignées, afin de protéger les formules et fonctionnalités (fiches «Triville»). L utilisateur pourra supprimer ces deux fiches test après en avoir renseignées quelquesunes pour faciliter les analyses : la manipulation de suppression de lignes correspondantes sera alors à effectuer sur l onglet «Données» ET sur l onglet «Plan d actions». ONGLET ACCUEIL En ouvrant l outil de diagnostic de locaux propreté pour saisir une fiche, l utilisateur a la possibilité de : Créer une nouvelle fiche (1ere mesure) Créer une mesure 2 ou 3 (à partir d une mesure 1 existante) Rechercher une fiche La saisie des données terrains se fait par onglet, en suivant l ordre logique des rubriques de la fiche de relevé terrain. ONGLET INDICATEURS Cet onglet permet à l utilisateur de générer automatiquement des graphiques sur des indicateurs prédéfinis. L utilisateur a la possibilité d appliquer des filtres par commune/quartier/résidence/bailleur pour générer des analyses sur un périmètre défini. ONGLET DONNEES Cette base de données recense l intégralité des données saisies, et génère également des statistiques sur la dotation en place. L utilisateur, en fonction de son profil utilisateur (voir paragraphe «Onglet sécurité»), peut manipuler les données contenues dans cet onglet pour générer ses propres analyses, en complément de celles proposées automatiquement dans l onglet «Indicateurs». ONGLET PLAN D ACTIONS Cet onglet synthétise les informations importantes de l onglet Données, et permet à l utilisateur d assurer un suivi de ses actions grâce à des champs personnalisables «Actions à réaliser». Il a pour vocation de servir de feuille de route à l utilisateur pour le suivi des actions sur la signalétique, la dotation et toute autre action locale visant à améliorer le local propreté. Notice d utilisation du diagnostic HUD version

10 ONGLET PARAMETRAGE DOTATION Les valeurs prises en compte par défaut dans les analyses générées par l outil correspondent aux dotations théoriques de référence préconisées par EE. L onglet «Paramétrage dotation» permet à l utilisateur de personnaliser ces valeurs de dotation prises en compte dans l analyse des indicateurs (notamment dans les graphiques générés automatiquement dans l onglet «Indicateurs»). ONGLET SECURITE Il existe 3 niveaux d utilisateur de l outil: basique/coordinateur/administrateur. L utilisateur a la possibilité de se connecter sur chacun des niveaux en rentrant les mots de passe suivants : Accès au niveau coordinateur : mot de passe diaghu Accès au niveau administrateur : mot de passe diaghuecoemballages ATTENTION A LA CASSE : mot de passe à renseigner en minuscule. Le niveau par défaut (correspondant au niveau d utilisation à l ouverture de l outil) est le niveau basique : pas de mot de passe requis Les fonctionnalités autorisées pour chaque niveau sont détaillées cidessous : Sélectionner les filtres Copier/Coller la feuille ds un autre fichier Onglet indicateurs Copier les graphiques (en image) Modifier les graphiques Supprimer/Effacer (hormis les filtres) Copier/Coller la feuille ds un autre fichier Masquer/filtrer Onglet données Ecraser les données Rajouter des onglets Supprimer des colonnes Copier/Coller la feuille ds un autre fichier Masquer/filtrer Possibilité d écrire du texte dans les colonnes plan d actions Onglet Synthèse Ecraser les données Supprimer cellules copiées/collees de l onglet données Supprimer des colonnes Onglet paramètre Accès et modification des valeurs de paramètres Accès au code VBA Général Rajouter des onglets Toute autre action Niveau 3 : Basique Niveau 2 : Coordinateur Niveau 1 : Administrateur Notice d utilisation du diagnostic HUD version