Bulletin n janvier 2013

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1 Bulletin n janvier 2013 Annonce des évolutions Bulletins Procédures Fiches de synthèse Nouvelle gestion des curatelles simples Cette évolution a pour objectif d adapter les fonctionnalités d Astel afin de permettre une gestion propre des majeurs sous Curatelle simple. Ce qui apportera un gain de temps et une gestion simplifiée des curatelles simples tant pour les agences bancaires Crédit Coopératif que pour vous. Demandes d ouverture de dossiers / comptes L écran Ouverture de dossiers / comptes a été amélioré et est organisé par onglet. Editique et téléchargement en masse Les relevés de compte Astel papiers vous seront envoyés sous un nouveau format tel que celui que vous pouvez retrouver lors de vos demandes de relevés sur Astel. Les relevés seront également disponibles en masse sous format PDF dans Astel, de même pour l ensemble des tableaux de bord de votre association. Les relevés de compte bancaires ainsi que les relevés annuels de frais seront aussi téléchargeables dans l échange de fichier. Information : Fiabilisation d Astel Dans le cadre du projet de Portail MJPM, qui permettra de regrouper l ensemble des organismes tutélaires utilisateurs ou non d Astel, une fiabilisation de la base Astel avec le système d information bancaire du Crédit Coopératif est en cours comprenant : 1. Une renumérotation des dossiers clos, 2. Une modification de liste Brio «Mise à jour bureautique» a été effectuée afin d intégrer l ancien et le nouveau numéro de dossier 3. La clôture des dossiers à l état : «Décédé», «Transfert» et «Main levée», cela fait suite aux listes que certains d entre vous avez reçues par mail le 26 novembre 2012 pour fiabilisation. Consigne : Participation 2013 Dans le cadre de la mise en place du traitement de la participation de Février, vous pourrez choisir entre saisir : le montant global de l avis d imposition ou un complément les ressources calculées par le biais des codes nature. Pour vous avancer dans votre saisie vous pouvez dès à présent commencer à saisir les corrections de revenus sur vos dossiers pour l année N-2. Ceux-ci seront pris en compte en tant que Montant Global c est-à-dire que ce que vous saisirez viendra en remplacement du cumul des ressources calculées par le biais des codes nature. Astel 1/21 Bulletin n 48-17/01/2013

2 Astel 2/21 Bulletin n 48-17/01/2013

3 Sommaire détaillé. 1 Gestion des curatelles simples Généralités Gestion des Curatelles simples Activation de l option Curatelle Simple dans la gestion Client par l équipe Astel Mise à jour de la codification : Type de mesures Mise à jour ou création de la curatelle simple par le mandataire dans l écran Situation juridique Nouvelle gestion, le top est à «Oui» pour la gestion des curatelles simples Gestion des Comptes Fonctionnement du compte à vue Informations liées au solde Informations liées à l accès aux opérations Informations liées à la Gestion des ordres Non activation de l option Curatelle Simple dans la Gestion Client par l équipe Astel 12 2 Ouverture de dossier Editique et mise à disposition de documents sous Astel Editique : Relevés de compte Astel Mise à disposition de documents sous Astel Relevés de compte Astel Tableaux de bord Relevés bancaires (24M) et relevés annuels de facturation (CPGJL) 18 4 COORDONNEES DE L ASSISTANCE 21 Astel 3/21 Bulletin n 48-17/01/2013

4 1 Gestion des curatelles simples. 1.1 Généralités. Cette évolution a pour objectif d adapter les fonctionnalités d Astel afin de permettre une gestion propre des majeurs sous Curatelle simple. Ce qui apportera un gain de temps et une gestion simplifiée des curatelles simples tant pour les agences bancaires Crédit Coopératif que pour vous. Les majeurs concernés sont ceux qui sont sous Curatelle simple en mesure active. Les comptes concernés par cette évolution sont les comptes à vue Crédit Coopératif ainsi que les comptes «TPSF» détenus par des majeurs sous Curatelle simple. Les adaptations qui ont été mises en place concernent principalement : Le mode de gestion des Curatelles Simples par l association : désormais il s agit d une option qui sera activé par l équipe Astel à votre demande. La situation juridique du majeur : la saisie d une mesure active en création ou en mise à jour détermine la nature de la mesure selon les catégories DGF. La gestion des comptes à vue : Une restriction est mise en place sur l affichage des informations liées aux soldes et aux opérations ainsi que l option caractéristique de fonctionnement du compte liée au virement fournisseur. La gestion des ordres de paiement : un blocage de l émission des ordres de paiement s enclenchera. 1.2 Gestion des Curatelles simples Activation de l option Curatelle Simple dans la gestion Client par l équipe Astel La gestion des Curatelles Simples est «optionnelle», cette option sera gérée au niveau de chaque association et la mise en place reste à la charge de l équipe Astel via l écran Gestion Client dont nous disposons. Par défaut l option sera à NON. A votre demande l équipe Astel met en place la gestion des Curatelles Simples sur l écran Gestion Client dont nous disposons : Le TOP sera à «Non» par défaut et sera modifiable par demande à Astel. Astel 4/21 Bulletin n 48-17/01/2013

5 A partir de la mise en place de cette option les nouvelles règles de gestion des majeurs sous Curatelles simples vont s appliquer Mise à jour de la codification : Type de mesures Pour que vos mesures soient considérées comme «Curatelles simples» par notre module de gestion «Curatelle simple», il faut que votre type de mesure «Curatelle simple» soit associé à la Catégorie DGF «Curatelle simple». Pour effectuer cette vérification ou cette mise à jour, allez dans Utilitaires / Fiches de codification / Type de Mesures» : Si vous avez plusieurs libellés pour des curatelles simples, pensez à bien toutes les rattacher à la catégorie DGF «Curatelle simple» Mise à jour ou création de la curatelle simple par le mandataire dans l écran Situation juridique Anciennement : Lorsque vous mettiez à jour ou créez une mesure active de Curatelle simple dans l écran Situation juridique : Astel 5/21 Bulletin n 48-17/01/2013

6 L ancienne règle vous permettait de continuer à visualiser les comptes d un majeur sous Curatelle simple ainsi que le détail des opérations également, de plus tous les boutons de l écran Comptes étaient actifs Nouvelle gestion, le top est à «Oui» pour la gestion des curatelles simples Une fois que vous avez créée la mesure de «Curatelle simple», des changements s opèrent sur l écran compte, le détail des comptes restent accessible, la ligne «Autorise(s) au Paiement des fournisseurs est grisée pendant toute la période de gestion de Curatelle Simple. La nouvelle gestion se déroule donc en plusieurs étapes : Astel 6/21 Bulletin n 48-17/01/2013

7 Vous faites la saisie d une mesure de Curatelle Simple et automatiquement plusieurs blocages se déclenchent : les opérations et le solde des comptes ne sont plus visibles, la saisie des ordres est bloquée via la ligne «Autorisation au paiement fournisseurs». Les comptes à vue passent à la fonction «Autorisés au paiement des fournisseurs» à Non et la ligne est grisée. La ligne de compte restera donc visible mais sans le solde et cette dernière s affichera en rouge si le compte est débiteur. Si vous faites la demande d une gestion de la curatelle simple pour votre structure auprès de nos services et que nous mettons le top à «Oui», cela impliquera les règles de gestion suivantes : Il est important de savoir tout d abord que cette option une fois posée sera valable pour tous les dossiers en curatelle simple, sans exception : Des blocages automatiques vont être enclenchés : Le paiement fournisseurs sera suspendu La présence du compte dans le CRG sera à «Non» La remontée des opérations sera bloquée Le solde du compte ne sera plus visible Les OAV ne seront plus visibles Les Encours n apparaîtront plus Quand l option est activée au niveau de la gestion client de l association, la saisie ou la mise à jour d une mesure active de nature «Curatelle simple» implique l affichage d un pop-up d avertissement sur les conséquences du changement de la mesure en curatelle simple : Pop-up d avertissement sur ce type de mesure qui bloquera les ordres fournisseurs Astel 7/21 Bulletin n 48-17/01/2013

8 Le dossier passe en curatelle simple : La mesure active est bien une «Curatelle Simple» Gestion des Comptes Fonctionnement du compte à vue Seuls les comptes à vue Crédit Coopératif seront concernés par ces règles : L option «Autorisé au Paiement des fournisseurs» est désactivée au niveau du compte et positionnée à «Non». Cette option est activée par défaut sur tous les comptes à vue. Elle peut être désactivée à tout moment par l association sans restriction. L option «Présence dans le CRG» est positionnée à «Non». Astel 8/21 Bulletin n 48-17/01/2013

9 Le solde du compte à vue n est plus visible L option «Présence dans le CRG» est positionnée à «Non». L option «Autorisé au Paiement des fournisseurs» est positionnée à «Non», la ligne est grisée. Il s agit d un nouveau bouton disponible pour les comptes CC le solde du compte ne sera plus affiché, les opérations des fournisseurs «En cours»est», positionnée le cumul et à les opérations «en attente» ne seront plus affichées. «Non». Le solde du compte à vue n est plus visible, ainsi que l encours, le cumul et les opérations en Attente Si le compte est débiteur la ligne CAV concernée sera affichée en rouge. Astel 9/21 Bulletin n 48-17/01/2013

10 La ligne des comptes CAV passe en : - bleue si solde positif - rouge si solde négatif Informations liées au solde Le solde ne sera plus affiché sur la liste des ordres Informations liées à l accès aux opérations Dés l instant où le dossier est sous curatelle simple, les opérations du compte à vue Crédit Coopératif cesseront de remonter Informations liées à la Gestion des ordres Le passage d un dossier sous curatelle simple (mesure active) implique le blocage des ordres fournisseurs. (Ils seront considérés comme périmés en positionnant une date fin antérieure.) Le compte à vue ne sera plus proposé à la saisie d un ordre fournisseur : Astel 10/21 Bulletin n 48-17/01/2013

11 Le compte n est plus proposé au paiement des fournisseurs mais reste ouvert aux virements entre comptes Le traitement d émission des ordres sera modifié pour tenir compte de la nouvelle option positionnée sur les comptes à vue CC (Autorisé au Paiement des fournisseurs) Il est important de noter qu aucun blocage n est effectué sur les virements «compte à compte» Aucun blocage sur les virements «compte à compte» Astel 11/21 Bulletin n 48-17/01/2013

12 Pour tous les dossiers dont la Curatelle Simple a été placée avant l activation en automatique de la gestion par l équipe Astel, l option «Autorisé au Paiement Fournisseurs» reste activée à «OUI» vous devrez donc, sauf modification sur la mesure, bloquer le paiement aux fournisseurs en plaçant le top à NON. Le paiement aux fournisseurs doit être désactivé Non activation de l option Curatelle Simple dans la Gestion Client par l équipe Astel Deux solution s offrent à vous pour la gestion des curatelles simples et celle-ci est la deuxième solution, si vous ne souhaitez pas bénéficier de la première gestion des curatelles simple plus générale au sein de votre structure vous avez la possibilité de gérer vous-même dossier par dossier la mesure «Curatelle simple» pour vos majeurs : Pour cette solution aucun blocage ne s opère en automatique vous devez bloquer vous-même le paiement au fournisseur dans l écran détail du compte : En topant à «NON» l autorisation au Paiement des fournisseurs : Astel 12/21 Bulletin n 48-17/01/2013

13 Cette Option est à sélectionner par vos soins Astel 13/21 Bulletin n 48-17/01/2013

14 2 Ouverture de dossier. Une nouvelle configuration de l onglet Ouverture de dossier /compte vous est proposée. Il s agit d une modification de l ergonomie de cet onglet qui s exprime par la décomposition des différents pavés de la demande d ouverture de dossier en 6 onglets bien distincts. Identité du dossier : Naissance : Adresse : Activité et pièce d identité : Astel 14/21 Bulletin n 48-17/01/2013

15 Mesure et enregistrement du mouvement administratif d entrée : Demande d ouverture de dossier seul ou dossier + compte : Astel 15/21 Bulletin n 48-17/01/2013

16 Insertion des pièces justificatives : Remontée du dossier dans la liste des dossiers en attente d ouverture : Fonctionnement de la saisie et des boutons présents sur chacun des onglets en dessous des éléments à saisir : Le bouton Le bouton Le bouton saisis. : permet de vérifier les éléments saisis et de passer à l onglet suivant. : permet de vérifier et de retourner à l écran précédent. : permet de revenir au premier onglet de l écran sans contrôler les éléments Les boutons valables pour la demande d ouverture globale (présentés au dessus des onglets) : Le bouton : est grisé tant que l ensemble des éléments obligatoires à la demande sur chacun des onglets ne sont pas saisis. Il devient actif ensuite et permet de passer à l étape suivante de détection de l homonyme et permet de joindre les pièces justificatives. Le bouton : permet d annuler toute la demande. Astel 16/21 Bulletin n 48-17/01/2013

17 3 Editique et mise à disposition de documents sous Astel Quelques nouveautés vont être mises à votre disposition pour la fin du mois de janvier 2013 concernant les éditions que vous proposent le service Astel. 3.1 Editique : Relevés de compte Astel Les relevés papiers Astel (également connus sous le nom de 04R) vont être édités sous un nouveau format, identique à celui déjà disponible dans Astel sous l onglet «Relevés» de l écran comptes. Exemple 3.2 Mise à disposition de documents sous Astel Relevés de compte Astel Une mise à disposition en masse des relevés Astel au format PDF sera également disponible. Pour les associations et mandataires privés ne souhaitant plus recevoir de relevés papier, il vous est possible de demander la suppression de leur édition en faisant une demande auprès de l équipe Astel. Astel 17/21 Bulletin n 48-17/01/2013

18 3.2.2 Tableaux de bord L ensemble des tableaux de bord de l association est désormais disponible sous format zippé (compressé) sous Astel dans l onglet «Echange de fichiers» Relevés bancaires (24M) et relevés annuels de facturation (CPGJL) Les relevés 24M ainsi que les CPGJL, regroupés par association dans un fichier zip, sont mis à disposition des associations. L accès se fait par «Outils groupes», «Echanges de fichiers» puis «Relevés banque». Relevés de comptes bancaires Les relevés bancaires 24 M regroupés par association dans un fichier zip sont mis à disposition. Les relevés bancaires seront disponibles à cet endroit pendant 2 mois et devront être enregistrés par vos soins car ils ne seront pas stockés dans Astel. Relevés annuel de frais bancaires Les relevés annuel de frais bancaires seront également disponibles sous le format pdf dans seront nommés CPGJL. Les relevés bancaires annuel de facturation seront disponibles à cet endroit pendant 2 mois et devront être enregistrés par vos soins car ils ne seront pas stockés dans Astel. Attention : Vous avez jusqu à fin février 2013 pour récupérer ces relevés de comptes bancaires. Astel 18/21 Bulletin n 48-17/01/2013

19 En accédant à cette page effectuer : un «Ctrl + clic» sur «Relevés de banque Un nouvel onglet est créer, cliquer sur ce nouvel onglet Astel 19/21 Bulletin n 48-17/01/2013

20 En accédant à cette page cliquer sur «Emission» En accédant à cette page cliquer sur le document souhaité : 24M ou CPGJL Astel 20/21 Bulletin n 48-17/01/2013

21 4 COORDONNEES DE L ASSISTANCE Pour toute question nécessitant une réponse rapide (notamment liée à la connexion), vous pouvez contacter notre équipe d Assistance Utilisateurs (EAU) de 8h à 18h : - Par mail de préférence en cliquant sur le bouton du menu ASTEL. - Ou à défaut par téléphone au : Votre contact répondra à votre question ou la transmettra à la personne la plus qualifiée pour y répondre. Selon la nature des questions que vous vous posez, vous pouvez aussi contacter : - Le Conseiller Produits et Services de votre délégation générale. - Votre agence si votre question est d ordre bancaire grâce au bouton - Mme BENDARI, Melle PHILIPPE et Mr MARTIN par mail grâce au bouton ou à l adresse astel@coopanet.com Astel 21/21 Bulletin n 48-17/01/2013