Documents financiers. Contenu

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1 Contenu 7.1 Pourquoi les financiers sont-ils importants pour les organismes bienfaisance? 7.2 La nécessité possér financiers s types financiers s procédures 7.3 La tenue financiers Comptabilité caisse ou d exercice Compte bancaire Apurer votre compte en banque Enregistrement dépôts Enregistrement cotisations et subventions Enregistrement débours Facturation biens ou services Grand livre général Comment structurer les charges 7.4 États financiers État résultats Bilan État flux trésorerie Quelques conseils sur la mise en place états financiers 7.5 Outils planification financière : le 7.6 Foire aux questions : financiers et organismes bienfaisance enregistrés Comptables professionnels Gestion financière et reddition 7.7 pour la responsabilité du conseil d administration : obligations fiscales 7.8 Rapport financiers : criptions et Modèles Rapport mensuel du trésorier Rapport financier tiné à l ARC Rapport annuel du trésorier 7.9 : terminologie comptable 7.10 Où trouver renseignements 7.11 Dossiers : un endroit où classer vos financiers 1 Aperçu 2 Infos administratives 3 Acte constitutif 4 Statut d organisme bienfaisance 5 Procès-verbaux 6 Politiques et procédures 7 8 Déclarations annuelles 9 Reçus officiels aux fins l impôt 10 Infos opérationnelles Ressources 2010 gal Resource Centre, Edmonton, AB

2 Pourquoi les financiers sont-ils importants pour les organismes bienfaisance? i Info clé Un organisme bienfaisance doit conserver et livres suffisants, en anglais ou en français à une adresse canadienne figurant dans les dossiers dont dispose l ARC, afin que l ARC puisse vérifier les reçus officiels dons délivrés, ainsi que les revenus perçus et les dépenses effectuées. Aux fins cette section, les et livres comprennent : les états financiers, grands livres, relevés bancaires, dépenses et les feuilles travail du comptable; les et livres incluent aussi les pièces justificatives qui appuient les renseignements indiqués dans les livres et, et comprennent notamment les factures, pièces justificatives, contrats en bonne et due forme, les ordres travail, les borreaux livraison, les bons comman et les borreaux dépôt. D après www. charitycentral.ca/ site/?q=no/455 D après site Web l ARC gc.ca/chrts-gvng/chrts/ prtng/bks-fra.html Ce que cela signifie pour vous : Vous vez conserver un exemplaire vos financiers dans un endroit sûr et facile d accès. Ce qui suit vous renseignera sur la façon localiser vos. Déposez-en un exemplaire ici, dans votre Bureau poche. s financiers fournissent renseignements sur les revenus et les dépenses d un organisme et étayent les renseignements figurant dans les états financiers ayant été préparés. Ces peuvent servir à refléter la santé financière d un organisme à une date donnée. Tenir Version

3 financiers La nécessité possér financiers s financiers sont essentiels au fonctionnement d un organisme et aux à faire au conseil, aux donateurs, aux bailleurs fonds, au gouvernement, aux sympathisants et à la collectivité. s organismes bienfaisance enregistrés doivent tenir financiers adéquats en anglais ou en français afin que l ARC puisse s assurer la conformité et vérifier les revenus et les dépenses déclarés dans la déclaration annuelle renseignements. s comptables articles individuels recettes et dépenses sont essentiels pour remplir la déclaration renseignements annuelle. D après le Centre Organismes bienfaisance www. charitycentral.ca Reportezvous à la section 8.1 pour vos déclarations renseignements annuelles. s types financiers s financiers comprennent généralement : les états financiers; le grand livre général et autres grands livres; les relevés bancaires; les inventaires; les dépenses; les accords d investissement; les feuilles travail du comptable; les feuilles paie; les pièces justificatives tel que les factures, les pièces justificatives, les bons comman, les contrats, les reçus et les borreaux dépôt bancaire. s financiers comprennent généralement aussi : les copies reçus officiels dons, que vous trouverez à la section 9 du Bureau poche; les exemplaires déclarations renseignements T3010A et T3010B, que vous trouverez à la section 8.1 du Bureau poche. Centre Organismes bienfaisance a réalisé quatre Fiches-conseils qui peuvent s avérer très utiles pour vous. Elles abornt les thèmes suivants : Comment choisir un comptable professionnel La mise en place d un plan comptable pour les petits et moyens organismes bienfaisance enregistrés La mise en place financier Modèle plan comptable relatif au T3010B Vous pouvez accér à ces en ligne à site/?q=fr/no/435 Tenir

4 7.2 2 Procédures Gestion trésorerie/s internes L établissement s internes soli et efficaces est d une importance vitale pour la santé financière d un organisme car ce sont les indicateurs problèmes fiscaux éventuels. s s internes garantissent un système mécanismes régulateurs. D après Community ague Resource Gui, Sec. 6, p Resources/2009ResourceGui/ tabid/185/default.aspx s principes généraux du interne sont les suivants : les responsabilités doivent être clairement établies; dossiers adéquats doivent être tenus; l actif doit être assuré et les employés cautionnés; la tenue et leur gar doivent être distinctes; la responsabilité tous les aspects d une opération doit être divisée. s procédures suivantes sont recommandées comme système interne efficace. les sommes et les chèques sont remis au trésorier uniquement par la personne effectuant la collecte dans les 24 heures. La métho préférée collecte fonds est par chèque; le trésorier émet reçus écrits pour tous les fonds reçus qu il gar dans ses dossiers; les livres reçus doivent être prénumérotés; les toutes les sommes reçues et rapprochements bancaires doivent être présentés à toutes les réunions du conseil; ux signatures sont requises sur tous les chèques; les chèques doivent être prénumérotés et possér ux lignes pour les signatures; tous les remboursements doivent être effectués par chèque et être étayés par reçus ou une facture provenant d une dépense budgétaire approuvée; les signataires autorisés ne doivent pas vivre sous le même toit ni être apparentés; les signataires autorisés ne peuvent pas signer chèques émis en leur faveur ou émis à une personne qui leur est apparentée; ne jamais signer chèques en blanc; informer votre banque, par écrit, vos procédures eu égard à la compensation vos chèques; nommer un vérificateur interne pour vérifier/examiner les régulièrement et qui soit étranger aux opérations quotidiennes; établir une limite maximale ayant trait à l émission chèques pour les dépenses courantes normales; toute dépense excessive ou extraordinaire doit être approuvée par le conseil avant l émission du chèque. Tenir

5 La tenue financiers Comptabilité caisse ou d exercice Il existe ux grands systèmes ou métho comptables qui permettent rendre compte la situation financière d un organisme : la comptabilité caisse et la comptabilité d exercice. La comptabilité caisse comptabilise les opérations au moment où les espèces sont échangées. Cette métho ne montre pas tout l actif et le passif et est moins compliquée que la comptabilité d exercice. De nombreux petits clubs ou organismes qui effectuent relativement peu transactions chaque mois utilisent ce système. La comptabilité d exercice tient compte revenus lorsqu ils sont gagnés et dépenses lorsqu elles sont engagées. Suivant cette métho, une facture vant être payée par l organisme figure dans les états financiers comme un élément passif et les sommes dues à l organisme figurent comme un élément d actif. Cette métho donne une image précise la situation financière que la comptabilité caisse. Adapté Comprendre les états financiers d une organisation www. omafra.gov.on.ca/french/ rural/facts/ htm D après Infoimpôts d Imagine Canada charitytax.imaginecanada.ca L Agence du revenu du Canada (ARC) n indique pas comment mettre en place financiers ou quels systèmes comptables utiliser. Toutefois, les d un organisme bienfaisance doivent permettre à l ARC vérifier : les revenus, y compris les dons bienfaisance reçus; si les ressources sont consacrées à programmes bienfaisance; si les fins et activités l organisme relèvent toujours la bienfaisance. s comptables doivent être étayés par pièces justificatives permettant à l ARC vérifier les inscriptions figurant dans les livres. s doivent être tenus en anglais ou en français. Voici renseignements concernant huit thèmes que doivent comprendre les organismes bienfaisance afin tenir financiers adéquats. Nous les reproduisons ici avec l aimable autorisation d Info-impôts d Imagine Canada à l usage organismes bienfaisance, disponible en ligne à s thèmes comprennent : Compte bancaire Apurement d un compte bancaire Enregistrement dépôts Enregistrement cotisations et subventions Enregistrement débours Facturation biens ou services Grand livre général Comment structurer les charges Tenir

6 7.3 2 Compte bancaire : Reproduit avec la permission Info-impôts d Imagine Canada Publié à Info-impôts ( Accueil > Compte bancaire Compte bancaire Votre organisme bienfaisance doit détenir un compte bancaire, qui sera au cœur du ses finances. Tout l argent reçu doit être déposé dans votre compte en banque et tous les règlements [1] effectués à partir lui (sauf pour les montants très modiques, conformément à la section consacrée aux débours en espèces). Voici le processus base à suivre pour ouvrir un compte bancaire. Ouvrez un compte dans une banque ou une caisse populaire. Choisissez un compte pour lequel vous recevrez un relevé et dont vos chèques vous seront retournés (ou doubles ou images numériques) chaque mois. conseil d administration doit adopter une motion pour autoriser l ouverture ce compte et désigner signataires autorisés. La banque ou la caisse populaire fournit souvent un exemple formulation d une motion ce type, qui satisfait ses avocats. Choisissez les signataires autorisés, souvent le présint du conseil d administration, ainsi que le trésorier bénévole et le directeur général. s signataires autorisés sont les seules personnes à pouvoir signer chèques. Commanz chèques pré- numérotés. Vous pourrez décir d inclure l adresse et le numéro téléphone votre organisme bienfaisance dans vos chèques. Il est judicieux faire signer les chèques par ux signataires autorisés. Vous pourrez cependant n exiger qu une signature pour les chèques inférieurs à un certain montant (modique), si la situation votre organisme bienfaisance l exige. N oubliez pas que, comme tous les signataires autorisés ne sont pas disponibles en permanence, d en désigner que ux. NE signez JAMAIS chèques en blanc à l avance, pour les utiliser quand aucun signataire autorisé n est disponible. URL source: Liens: [1] Tenir

7 7.3 3 Apurer votre compte en banque : Reproduit avec la permission Info-impôts d Imagine Canada Publié à Info-impôts ( Accueil > Apurer votre compte en banque Apurer votre compte en banque L apurement d un compte bancaire consiste à comparer son sol dans vos à celui la banque et à justifier les différences éventuelles. Ces différences s expliquent en comparant les informations détaillées contenues dans votre relevé compte les informations contenues dans vos livres compte et à recenser les éléments inscrits dans une série mais non dans l autre. Toutes les transactions sont enregistrées dans vos livres et dans les la banque. Elles sont souvent enregistrées dans ces ux types à moments différents, ce qui produit également une différence dans leurs sol. C est en apurant les qu il est possible s assurer qu aucune transaction ne manque dans un ensemble ou dans l autre et que le sol exact apparaît dans vos livres. La banque vous adresse chaque mois un relevé compte faisant apparaître les dépôts et les retraits effectués d après ses. Il arrive que les banques commettent erreurs dans ces relevés. L analyse ces relevés et l apurement votre compte en banque révéleront ces erreurs. L apurement vrait être effectué chaque mois, puisque la majorité banques n autorisent pas la contestation leur registre au-là d une certaine pério. Voici comment apurer un compte : cochez les chèques encaissés que la banque vous a adressés et qui apparaissent dans le relevé bancaire lui-même. Encerclez tous les débits (somme débitée) qui apparaissent sur le relevé sans être liés à un chèque (comme les frais bancaires mensuels). comparez les dépôts du relevé à ceux votre registre dépôts bancaires. Encerclez tous les crédits (somme créditée) n apparaissant pas sur votre registre dépôts bancaires. saisissez les éléments encerclés dans les correspondants votre grand livre général i [1] (sauf en cas d erreur la banque); notez le sol du compte bancaire apparaissant dans le relevé. Déduisez ce sol tous les chèques que vous avez éventuellement signés et que la banque n a pas encore fini traiter («compenser»). Ajoutez à ce sol tous les dépôts que vous avez éventuellement effectués et qui n ont pas encore été compensés. Vous obtiendrez ainsi un «sol bancaire véridique». votre compte bancaire est apuré quand le sol bancaire véridique, obtenu par la métho présentée ci-sus, concor avec le sol votre système comptable. L apurement bancaires vrait être réalisé par une autre personne que par celle qui émet les chèques ou encaisse les dépôts en espèces. Il vrait également être vérifié et approuvé par une personne exerçant responsabilités supérieures. URL source: Liens: [1] Tenir

8 7.3 4 Enregistrement dépôts : enregistrer-vos-d%c3%a9p%c3%b4ts Reproduit avec la permission Info-impôts d Imagine Canada Publié à Info-impôts ( Accueil > Enregistrer vos dépôts Enregistrer vos dépôts La banque ou la caisse populaire vous remettra borreaux dépôt à utiliser pour déposer l argent que vous recevrez dans votre compte. Ces borreaux sont souvent reliés pour les conserver ensemble et se présentent souvent en double ou en triple exemplaire. Vous remplissez un borreau par dépôt et le remettez à la banque avec les différents éléments à déposer. Remplir le borreau dépôt borreau dépôt doit contenir les informations suivantes : la date du dépôt; les initiales la personne effectuant le dépôt; la liste chèques déposés; les sommes déposées en espèces; le montant total chèques déposés; le montant total espèces déposées; le montant total du dépôt. Si vous avez souvent ieurs chèques à déposer, investissez dans une machine à additionner à ban. Joignez à votre borreau dépôt la récapitulation tous les chèques déposés sur la ban. Vous et le guichetier la banque économisez ainsi du temps. URL source: Tenir

9 7.3 5 Enregistrement cotisations et subventions : conservation-/--cotisation Reproduit avec la permission Info-impôts d Imagine Canada Publié à Info-impôts ( Accueil > Registres cotisations membres, subventions gouvernementales et reçus délivrés pour fins autres que fiscales Registres cotisations membres, subventions gouvernementales et reçus délivrés pour fins autres que fiscales Cotisations s frais d adhésion ou cotisations membres sont une source financement très fréquente pour les organismes bienfaisance. s organismes bienfaisance doivent conserver sur tous leurs membres cotisants. Ces doivent contenir les renseignements suivants : montants versés; date versements; date d expiration adhésions (si leur durée est limitée); nom, adresse et coordonnées membres; catégories d adhésion (s il y a lieu). Subventions gouvernementales s organismes bienfaisance peuvent également percevoir fonds sous forme subventions gouvernementales. Celles-ci exigent tenus minutieusement. s à conserver et les modalités production sont habituellement définis dans le contrat passé entre le gouvernement et l organisme bienfaisance. L organisme bienfaisance doit mettre en place ses pour suivre les mouvements fonds, subvention gouvernementale par subvention gouvernementale. Cette tâche peut être exécutée dans le cadre du grand livre général. N oubliez pas que la légitimité chaque dépense figurant au grand livre général doit être attestée par pièces justificatives. Une subvention gouvernementale exige suivre toutes les dépenses qu elle sert à financer avec une gran précision. s dépenses peuvent être suivies et récapitulées différemment selon les conditions fixées lors l attribution la subvention, à par type (p. ex., salaires ou déplacement) ou par catégorie coût du projet (p. ex., évaluation besoins ou construction d un site Web). Certaines dépenses peuvent être liées à 100 % à un projet (p. ex., les déplacements) et d autres peuvent être affectés à différentes activités (p. ex., le salaire du directeur général ou le coût d une activité promotion ieurs programmes Tenir

10 7.3 6 Enregistrement cotisations et subventions (cont.) l organisme bienfaisance). Voir Enregistrement et affectation dépenses [1] pour obtenir amples renseignements sur ce thème. L organisme bienfaisance doit veiller à conserver les doubles pièces justificatives liées à ces dépenses à un seul endroit, au cas où le gouvernement procérait à la vérification du projet. Délivrer reçus à fins autres que fiscales Un organisme bienfaisance peut délivrer reçus à fins autres que fiscales. Ces reçus attestent simplement la réception d un don d un certain montant. s donateurs ne peuvent pas les utiliser pour réclamer un crédit d impôt pour don bienfaisance. Ces reçus doivent être délivrés dans les cas où l organisme bienfaisance ne peut pas délivrer un reçu officiel don [2] (p. ex., en cas d absence d un montant admissible [3]) ou dans ceux où le donateur ne peut pas utiliser reçu officiel don. Ces reçus doivent comporter les renseignements suivants : date réception du versement; nom et adresse la personne à qui le reçu a été délivré; montant du versement; justification du versement (p. ex., numéro facture ou justification du versement, telle que «cotisation membre»). URL source: Liens: [1] [2] [3] Tenir

11 7.3 7 Enregistrement débours : conservation-/registre--d%c3%a9bours-par Reproduit avec la permission Info-impôts d Imagine Canada Publié à Info-impôts ( Accueil > Registre débours par chèque ou en espèces Registre débours par chèque ou en espèces s débours ou versements, peuvent être effectués par chèque ou en espèces. montant versements en espèces (appelés petite caisse) vrait être très minime; les versements d un montant important ou les versements répétés doivent toujours être effectués par chèque. Sorties petite caisse Il est indispensable conserver un registre pour chaque sortie petite caisse, normalement sur un tableur séparé. s sorties petite caisse doivent contenir les renseignements suivants : date du débours; montant du débours; nom la personne à qui cette somme a été remise; nom la personne ayant remis cette somme; type dépense. Veillez à conserver toutes les pièces nécessaires pour justifier les sommes remises en espèces. La pièce justificative i [1] d une sortie petite caisse est une facture, un coupon dépense ou un reçu caisse enregistreuse correspondant au montant la dépense. s sorties petite caisse doivent être apurés chaque mois. En d autres termes, le montant total toutes les pièces justificatives du reliquat fonds en caisse doit être comparé au montant en caisse au départ (appelé normalement «fonds caisse»). Ces montants doivent être égaux. Registre débours Des détaillés tous les débours, ou versements, doivent être conservés dans un journal décaissements ou dans un programme comptable électronique. s débours doivent contenir les renseignements suivants : numéro chèques; date chèques; nom bénéficiaires; montant chèques; montant la TPS/TVH/TVQ inclus, le cas échéant, dans le montant chèques; type dépense (nécessaire pour le grand livre général). De, si vous émettez chèques manuellement, n oubliez pas remplir complètement le talon chaque chèque : c est votre registre permanent chèques émis. URL source: Liens: [1] Tenir

12 7.3 8 Facturation biens ou services : conservation---financiers/fa Reproduit avec la permission Info-impôts d Imagine Canada Publié à Info-impôts ( Accueil > Facturation biens ou services Facturation biens ou services Un organisme bienfaisance peut facturer frais d adhésion ou cotisations à ses membres ou facturer ses produits ou ses services à ses clients. L organisme bienfaisance doit conserver un registre toutes les factures émises et y noter tous les règlements [1] encaissés. De nombreux programmes comptabilité permettent gérer électroniquement les factures et les règlements dans un système comptabilisation créances. Ce rnier vrait être électronique quand un organisme bienfaisance émet nombreuses factures. Prenez contact avec votre venur logiciels pour vous renseigner en détail sur la mise en place d un système comptabilisation créances. s renseignements suivants doivent apparaître sur toutes les factures (électroniques ou sur papier) : nom et adresse votre organisme bienfaisance; numéro d inscription votre organisme bienfaisance au registre la TPS/TVH/TVQ; numéro la facture; date la facture; nom et adresse la personne ou l organisme facturé; justification la facture (cription biens ou services fournis); montant la facture, montant la TPS/TVH/TVQ et montant total la facture (n oubliez pas faire apparaître séparément le montant la TPS/TVH/TVQ); date d échéance du règlement ou «règlement dès réception». URL source: Liens: [1] Tenir

13 7.3 9 Grand livre général : conservation-/grand-livre-g%c3%a9n%c3%a9ral Reproduit avec la permission Info-impôts d Imagine Canada Publié à Info-impôts ( Accueil > Grand livre général Grand livre général grand livre général est le «livre comptable» central du système comptable l organisme bienfaisance. Chaque transaction un achat, un versement, un don i [1], une transaction en espèces est passée en écriture dans le grand livre général. La présentation ci-sous la mise en place d un grand livre général s applique à la fois aux systèmes comptables informatisés et manuels. Mise en place d un plan i [2] La mise en place d un grand livre général commence toujours par la mise en place d un plan. C est la liste tous les du grand livre général. Il existe nombreuses métho mise en place d un plan, mais il est important que l organisme bienfaisance choisisse avec soin celle qui sera la efficace dans sa propre situation. plan vrait être suffisamment souple pour être développé par la suite, tout en restant facile à utiliser et à comprendre. Un comptable professionnel contribuera efficacement à la mise en place d un plan satisfaisant. C est, dans nombreux cas, un système comptable informatisé qui définit la structure du plan. Ces systèmes attribuent très souvent un numéro aux différents, mais ils sont normalement faciles à changer. Voici quelques lignes directrices générales à appliquer pour mettre en place un plan relativement détaillé. Il ne vra peut-être pas être aussi détaillé si votre organisme bienfaisance est très petit. Tenir

14 Grand livre général (cont.) A. La première série chiffres représente souvent les différents programmes que vous souhaitez suivre près (p. ex., afin rendre au gouvernement sur un programme qu il finance). En voici un exemple. 01 Administration 02 Activité financement ou promotion 03 Programme financé par le gouvernement n o 1 (p. ex., un travail recherche sur l errance) 04 Programme d exploitation à financement interne (p. ex., patinage pour enfants) B. La série chiffres suivante fait apparaître le groupe auquel chaque compte appartient. Série 1000 Actif Série 2000 Passif Série 3000 Recettes Série 4000 Dépenses Série 5000 Actif net Chacun ces groupes peut se subdiviser. L actif peut, par exemple, être subdivisé en ieurs dont le numéro commence par les chiffres séries ci-sous. Série 1100 Actif à court terme Série 1200 Actif fixe Série 1300 Autres éléments d actif compte Actif à court terme peut être subdivisé en une série dont le numéro commence par les chiffres séries ci-sous. Série 1110 Comptes caisse Série 1120 Investissements à court terme Série 1130 Comptes débiteurs Série 1140 Autres éléments d actif rnier chiffre sert à intifier chaque compte au sein divers groupes compte, p. ex., 1113 d épargne. La subdivision charges doit être détaillée. Vous pouvez classer ces la façon suivante en utilisant le système classification présenté ci-sus, dans lequel les la série 4000 appartiennent à la catégorie charge. Série Paie Série Avantages sociaux (p. ex., prestations-maladie) Série Formation et éducation Série Communications (téléphone, site Web, etc.) Série Fournitures bureau (papier, reliures, etc.) Série Reproduction et impression Série Marketing et publicité Série Loyer et autre usage locaux Tenir

15 Grand livre général (cont.) Série Déplacements Série Comptes divers La numérotation chaque compte est formée sur la base la structure XX-XXXX ou, en d autres termes, numéro du programme numéro du compte. En règle générale, ce type structure est suffisamment souple pour permettre à un organisme bienfaisance suivre ses revenus avec la précision nécessaire URL source: Liens: [1] [2] Tenir

16 Comment structurer les charges : Reproduit avec la permission Info-impôts d Imagine Canada Publié à Info-impôts ( Accueil > Comment structurer les charges pour en tirer informations utiles Comment structurer les charges pour en tirer informations utiles La structure base du plan d un grand livre général est présentée dans la section intitulée Mise en place comptables. Elle est consacrée à une métho structuration charges, à par type dépenses. Cette métho répartit les dépenses entre diverses catégories, telles que : salaires et avantages sociaux; experts-conseils; loyer; chauffage; fournitures bureau; déplacements et ainsi suite. La structuration par type dépenses est très répandue et vous permet répondre à questions telles que : combien les salaires nos employés nous ont-ils coûté le mois rnier? combien nos locaux à bureaux nous ont-ils coûté cette année? combien le chauffage notre bâtiment nous a-t-il coûté cette année par comparaison avec l année rnière? Si votre organisme bienfaisance est très petit et ne gère qu un seul programme ou une seule activité, vous n aurez peut-être besoin d aucune autre information pour gérer vos activités et rendre à leur sujet. La majorité organismes bienfaisance ont cependant besoin d adopter une autre métho qui leur fournira un grand nombre d informations. La ventilation dépenses par fonction est également une métho très répandue. Elle s appuie sur les fonctions, les activités ou les programmes d un organisme bienfaisance pour structurer ses charges. s charges d un organisme bienfaisance peuvent se répartir entre les catégories suivantes, selon l organisme et ses activités : financement; services conseils; programmes éducatifs; recherche; administration et ainsi suite. Tenir

17 Comment structurer les charges (cont.) La structuration par fonction vous permet répondre à questions telles que : combien avons-nous dépensé le mois rnier pour le financement? combien les services conseils que nous avons offerts nous ont-ils coûté cette année? combien avons-nous dépensé cette année pour la recherche par comparaison avec l année passée? Il existe d autres métho, moins courantes, ventilation dépenses, qui peuvent être utiles dans certains cas particuliers. s peuvent être, par exemple, structurés la façon suivante : par service, pour les organismes bienfaisance importants (p. ex. : communications, services aux membres, finances, ressources [1] humaines, haute direction et ainsi suite); géographiquement, pour les organismes bienfaisance qui exercent leur activité à ieurs endroits (p. ex., par province, par ville ou par pays); par sous-unité organisationnelle pour les organismes bienfaisance fédérés ou pour les autres organismes bienfaisance complexes et à multiples paliers (p. ex. : sections locales, bureaux régionaux, bureaux provinciaux, etc.) Chacune ces métho permet répondre à un ensemble questions différent, mais une métho permet rarement répondre à toutes vos questions à elle seule. De, aucune ces métho ne permet fournir à elle seule tous les renseignements exigés par la reddition annuelle organismes bienfaisance à l Agence du revenu du Canada (ARC). Vous vrez probablement combiner ieurs métho ventilation dépenses pour répondre aux besoins votre organisme bienfaisance. URL source: Liens: [1] Tenir

18 7.4 États financiers terme «d états financiers» sert en principe à désigner les suivants : l état recettes et dépenses (ou état résultats); le bilan; l état flux trésorerie; les notes accompagnant les états financiers «États financiers» est reproduit avec l autorisation d Infoimpôts d Imagine Canada, disponible en ligne à charitytax.imaginecanada. ca Certains organismes bienfaisance y ajoutent séparément un état l évolution l actif net. Cette présentation états financiers est très brève; adressez-vous à un comptable professionnel qui aira votre organisme bienfaisance à mettre en place ces états financiers. Même si les états financiers votre organisme bienfaisance ne sont pas vérifiés systématiquement par un comptable, il est préférable manr à un comptable vous air à les mettre en place. Dans ces conditions, leur présentation sera correcte et vous saurez ce qui doit être inclus à chaque ligne états financiers. s informations enregistrées au cours l exercice alimentent le contenu ces. C est pour cette raison que la rigueur la comptabilité et s internes est si importante. La qualité états financiers dépend la qualité informations recueillies tout au long l année. État résultats terme d état résultats d exploitation ou d état recettes et dépenses est parfois également employé pour le désigner. Ce rapport fait apparaître le montant revenus gagnés pendant une certaine pério (habituellement d un an) et le montant dépenses engagées pendant la même pério. La différence entre ces ux montants est l excént («profit») ou le déficit («perte») pour cette pério. Bilan Ce rapport fait apparaître tous les éléments d actif, toutes les ttes et les fonds propres d un organisme à un moment donné, en principe à la fin d un mois ou d un exercice. L actif est ce que l organisme possè ou ce qui lui est dû. Il se répartit entre l actif à court terme (ou actif courant), dont la conversion en espèces ou l utilisation est prévue dans un an au et l actif à long terme, qui sera converti en espèces ou utilisé dans d un an. Tenir

19 7.4 2 passif est le montant ttes l organisme envers d autres organismes ou particuliers. passif à court terme (ou ttes à court terme) est le montant ttes qui viennent à échéance dans un an; le passif à long terme le montant celles que l organisme remboursera dans d un an. L actif net est ce qui reste après avoir soustrait le passif l actif. État flux trésorerie L état flux trésorerie fait apparaître les rentrées et les sorties fonds d un organisme pendant l exercice. Il fait apparaître les recettes (comme l argent collecté pendant une campagne financement) et les dépenses (comme les salaires versés), ainsi que les autres rentrées fonds l organisme bienfaisance (comme le produit d un prêt bancaire) et ses sorties fonds (comme l achat d une camionnette livraison). Un organisme bienfaisance n est pas tenu préparer un état flux trésorerie, si les mêmes informations apparaissent déjà clairement ailleurs dans les états financiers. Quelques conseils sur la mise en place d états financiers Un organisme bienfaisance vrait mettre en place états financiers et classer les informations ses redditions dans catégories qui feront apparaître les informations les utiles aux tinataires états financiers. L organisme doit : préparer états financiers appliquant les principes comptables généralement retenus («PCGR»); classer les informations contenues dans les états financiers en catégories pertinentes; veiller à classer chaque montant important dans une catégorie séparée; employer un langage simple, clair et éviter le jargon. Reportezvous à la section 7.8 pour voir modèle d états financiers. Tenir

20 Outil planification financière : le votre organisme décrit ce que vous vous attenz à dépenser («dépenses») et à gagner («recettes») selon une pério donnée. Un est très utile pour projeter la somme d argent qui sera nécessaire pour certaines choses et il permet si vous allez droit au but fiscalement. Un est un document planification et surveillance financière pour un organisme, un projet ou une dépense en immobilisations. le courant est le annuel (ou «annuel d exploitation»). Il y a d autres s : Budgets caisse Budgets d immobilisation (pour l actif taille tel que l équipement et les installations) Budgets projets proposés (pour les campagnes financement) Un annuel d exploitation montre les exigences financières pour qu un organisme effectue ses activités. Il est très important qu un organisme emploie ce plan financier détaillé pour gérer ses finances. conçu antérieurement à un exercice aira l organisme à générer recettes et à surveiller ses dépenses tout au long l année. Généralement, un organisme utilise son état recettes et dépenses l année précénte comme point départ pour édifier un annuel d exploitation. Il doit contenir l ensemble articles recettes et dépenses pour l organisme. C est ensuite ajusté afin refléter le plan l organisme pour l année. Par exemple, si le conseil avait décidé d avoir un nouveau programme, alors les recettes et les dépenses nécessaires correspondants vront être inclus, en ajoutant une marge pour les imprévus. sert tout au long l année but à atteindre pour l organisme. s recettes et dépenses réelles doivent être comparées avec le mensuel pour s assurer que l organisme se trouve en bonne santé financière. davantage, consultez le bulletin d information du Board Development Program intitulé Budgeting for Not-for-profit Organizations Tenir

21 Foire aux questions : financiers et organismes bienfaisance enregistrés Reproduit avec la permission Centre Organismes bienfaisance Comptables professionnels D après le Centre Organismes bienfaisance www. charitycentral.ca/site/?q=no/4 CP1. Une fois que nous sommes un organisme bienfaisance enregistré, avonsnous besoin d un comptable professionnel? Non. Ce n est pas nécessaire d avoir un comptable professionnel. L engagement d un comptable professionnel n est pas lié à votre statut d organisme bienfaisance enregistré auprès l Agence du revenu du Canada (ARC). L ARC recomman que les organismes bienfaisance produisent états financiers vérifiés si leur revenu brut toutes provenances est supérieur à $. Vous vriez évaluer les besoins votre organisme et les ressources à votre disposition au sein l organisme. Quelqu un l organisme doit comprendre les exigences relatives au statut d organisme bienfaisance enregistré, y compris comment remplir la déclaration renseignements organismes bienfaisance enregistrés (T3010), et où trouver les informations et les ressources nécessaires. trésorier l organisme bienfaisance vrait signer les états financiers n ayant pas été préparés par un professionnel. CP2. Que fait un comptable professionnel que notre ai-comptable ou notre teneur bénévole ne peut pas faire? Tandis que la tenue enregistre les opérations votre organisme, la comptabilité comprend tout le processus d enregistrement, classification, présentation et d interprétation opérations financières. Il y a une gran différence entre la comptabilité et la tenue. L enregistrement et la préservation opérations est la tenue. Cette fonction assure qu il existe et la documentation appropriés pour toutes les opérations financières. La présentation opérations financières par le biais états financiers et autres requis est une fonction comptabilité. Ces états et montrent les résultats opérations ainsi que la situation financière l organisme. volet interprétation du processus comptabilité comprend l analyse, l explication et l utilisation informations présentées dans les financiers. Un comptable professionnel est formé et possè l expérience lui permettant d interpréter les renseignements financiers et d en faire un rapport selon une perspective qui pourrait échapper à un ai-comptable. Tenir

22 7.6 2 Il se peut que vous ayez la chance d avoir un bénévole qui soit comptable professionnel, mais qui n ait peut-être pas le temps ou l expertise dans le domaine organismes sans but lucratif pour remplir complètement ce rôle. Si tel est le cas, il vous reste à examiner la nécessité d un comptable professionnel ayant l expertise requise. CP3. Quels types comptables sont considérés comme comptables professionnels au Canada? Au Canada, ce sont les provinces qui régissent la profession comptable et les différents services que chaque type comptable peut fournir. Toutes les provinces reconnaissent les trois principales désignations en matière comptabilité au Canada, à : CGA (comptable général(e) accrédité(e)) CA (comptable agréé(e)) CMA (comptable en management accrédité(e)). CP4. De quel type comptable professionnel avons-nous besoin et pour quoi? Comme mentionné à la question CP3, les provinces déterminent quels services peut offrir au public chaque désignation. s services sont d habitu classés selon les catégories suivantes: les services certification, comprenant les services vérification et d examen; les services autres que la certification, comprenant les missions compilation ou d avis au lecteur (voir la question GFR7) et les productions déclaration dont les déclarations renseignements d organismes bienfaisance enregistrés (T3010). Une fois que votre organisme déci quels services il vous faut, consultez le site Web provincial chaque organisme comptable afin déterminer quelle désignation est à même répondre à vos besoins. La plupart ces sites Web comportent également une liste référence comptables dans votre région offrant les services que vous recherchez. s sites Web nationaux pour les organismes comptables sont Association comptables généraux accrédités du Canada : Comptables agréés du Canada : Comptables en management accrédités : Chacun ces sites Web contient liens vers sites provinciaux. T3010 en anglais est disponible sur le site Web l ARC à T3010 en français est disponible sur le site Web l ARC à Tenir Version

23 7.6 3 CP5. Quels vraient être nos critères sélection d un comptable professionnel, bénévole ou rémunéré? Votre comptable professionnel vrait déjà avoir travaillé avec organismes bienfaisance et comprendre les exigences eu égard à l observation qui s appliquent à un organisme bienfaisance enregistré. Qu il soit bénévole ou rémunéré pour ses services, votre comptable vrait avoir le temps fournir tous les services dont vous avez besoin. Idéalement, un comptable professionnel potentiel vrait produire références d autres organismes bienfaisance auxquels il a fourni services. CP6. Nous sommes un nouvel organisme sans but lucratif ayant reçu récemment le statut d organisme bienfaisance enregistré. Devrions-nous obtenir l ai d un comptable professionnel pour mettre en place nos dossiers comptabilité? s systèmes comptabilité peuvent être mis en place par quiconque ayant l expérience en comptabilité ou en tenue. Un comptable professionnel peut fournir précieux conseils si votre organisme bienfaisance exécute opérations complexes ou connaît une circonstance particulière ou inhabituelle nécessitant l expertise d un professionnel. En particulier, quiconque met en place vos dossiers comptabilité vrait connaître ce qui est nécessaire pour remplir le T3010 (déclaration renseignements organismes bienfaisance enregistrés). T3010 en anglais est disponible sur le site Web l ARC à T3010 en français est disponible sur le site Web l ARC à CP7. Comment vraient être mis en place les dossiers comptabilité afin que nous puissions remplir facilement la déclaration renseignements organismes bienfaisance enregistrés (T3010)? Votre organisme bienfaisance doit tenir compte tous les utilisateurs vos renseignements financiers et leurs exigences. Un importants utilisateurs renseignements financiers d un organisme bienfaisance est l Agence du revenu du Canada (ARC). Vous vez comprendre les renseignements financiers requis pour le T3010 : s renseignements du bilan tiné au T3010 sont principalement les mêmes que dans n importe quel jeu d états financiers. s recettes et dépenses figurant dans le T3010 sont conçus pour fournir à l ARC les renseignements qui lui sont nécessaires pour surveiller les organismes bienfaisance. La façon dont les catégories l ARC fournissent les renseignements Tenir Version

24 7.6 4 peut différer ce dont vous avez besoin aux fins gestion ou pour répondre aux besoins autres utilisateurs. Votre organisme bienfaisance vrait concevoir votre système comptabilité afin que vous puissiez facilement transférer les renseignements à la déclaration T3010. Garz une trace l origine renseignements dans le système comptabilité afin pouvoir faire cohérents à l ARC d une année à l autre. Ceci est particulièrement important si la personne qui remplit la déclaration change chaque année, comme ce peut être le cas lorsqu un bénévole ou une compagnie comptabilité externe accomplit cette tâche. davantage, consultez la fiche-conseil no 4 Renseignements financiers et autres renseignements indispensables pour remplir la déclaration renseignements organismes bienfaisance enregistrés (T3010) T3010 en anglais est disponible sur le site Web l ARC à T3010 en français est disponible sur le site Web l ARC à Tenir Version

25 7.6 5 Gestion financière et reddition GFR1. Quelle est la différence entre les états financiers provenant notre système comptabilité et «les états financiers vérifiés»? s «états financiers vérifiés» signifient habituellement qu une personne indépendante la direction l organisme a réuni éléments documentaires pour étayer les renseignements financiers fournis par la direction. Cette personne ou cet organisme indépendant ajoute un rapport aux renseignements exprimant s ils sont présentés façon juste (lorsque les comptables disent que les renseignements sont «présentés façon juste», ils veulent dire que les renseignements sont complets et qu ils ont été partagés manière ouverte et honnête). Il vous faut traiter le fait que les états financiers vérifiés ne le sont pas toujours par un comptable professionnel. s personnes impliquées dans les organismes sans but lucratif considèrent généralement les états financiers vérifiés comme ceux ayant été vérifiés par les comptables professionnels. s règlements administratifs certains organismes indiquent que ux membres l organisme peuvent aussi fournir les services vérification et faire un rapport au conseil. Lorsque comptables professionnels externes effectuent une vérification et émettent leur opinion, ils suivent généralement les normes reconnues en matière vérification et reddition, employant les principes comptabilité généralement retenus. Il s agit règles générales et spécifiques adoptées par la profession comptable comme lignes directrices pour mesurer, enregistrer et rapporter les opérations financières et les activités d un organisme. Cela permet d avoir la cohérence dans la reddition entre les organismes et d une année à l autre. Par contraste, les états provenant du système comptabilité d un organisme bienfaisance n offrent pas la même garantie aux utilisateurs d états financiers et ne sont très souvent pas conformes aux normes comptabilité. GFR2. Qu est-ce qu on entend par «bonne gestion financière»? En fin compte, qui est responsable la gestion financière d un organisme bienfaisance? Votre organisme bienfaisance jouit d une bonne gestion financière s il prend soin manière appropriée fonds qui lui sont confiés pour répondre aux besoins votre collectivité et à vos exigences en tant qu organisme bienfaisance enregistré. Une bonne gestion financière comprend la planification vos besoins financiers, l établissement et le suivi politiques financières, ainsi que l établissement et le suivi s internes convenant à votre organisme. Tenir

26 7.6 6 L ensemble du conseil est responsable la gestion financière l organisme, pas uniquement le trésorier ou le comité finances. conseil vrait établir politiques financières et en assurer le suivi pour garantir qu elles reflètent les volontés ou pratiques actuelles du conseil et apporter changements au besoin. conseil doit aussi garr un œil sur les pratiques financières afin d assurer que les politiques sont mises en œuvre comme prévu. GFR3. s états financiers vérifiés le sont-ils toujours par comptables professionnels? Non. terme «état financier vérifié» ne fait pas toujours référence à états financiers vérifiés par un comptable professionnel. s règlements administratifs certains organismes bienfaisance enregistrés indiquent que ux membres l organisme peuvent aussi fournir les services vérification et faire au conseil et aux membres. GFR4. s organismes bienfaisance enregistrés sont-ils tenus soumettre états financiers vérifiés à l Agence du revenu du Canada avec leur T3010 annuel? Non. s organismes bienfaisance enregistrés sont tenus fournir une copie leurs états financiers avec leur T3010, mais les états n ont pas besoin d avoir été vérifiés. L ARC recomman que les organismes bienfaisance produisent états financiers vérifiés si leur revenu brut provenant toutes sources est supérieur à $. GFR5. Si l ARC n a pas besoin d états financiers vérifiés, pourquoi doit-on en avoir? s états financiers vérifiés assurent les utilisateurs vos renseignements financiers que les renseignements sont présentés façon juste. Il se peut que vous ayez besoin d états financiers vérifiés pour répondre à exigences juridiques figurant dans votre acte constitutif et vos règlements administratifs ou bien pour respecter les réglementations gouvernementales et les besoins utilisateurs. s utilisateurs comprennent les bailleurs fonds, les membres, le conseil, la direction, les créanciers, les banquiers, les employés, les donateurs, les bénéficiaires services et la collectivité dans son ensemble. GFR6. Est-ce une bonne pratique faire vérifier nos états financiers par un comptable professionnel? L exigence d une vérification peut se trouver dans un règlement administratif d organisme bienfaisance ou dans d autres juridiques, ou bien peut être due à un bailleur fonds ou à un autre utilisateur états financiers. Une vérification peut souvent déterminer les erreurs financières figurant dans les renseignements, mais la question s il s agit d une bonne pratique, nécessaire ou non diffère selon le type et la taille organismes. Tenir

27 7.6 7 GFR7. Qu est-ce qu une «lettre mission» avec un comptable professionnel? Une lettre mission est un contrat officiel service conclu avec un comptable professionnel. Cette lettre précise les conditions l arrangement avec le comptable et le type rapport qui sera fourni. Lisez-la attentivement; une fois signée, elle vient un contrat légal. S il y a questions concernant le contenu la lettre, discutez-en avec le comptable avant signer. GFR8. Quels sont les différents types services qu un comptable professionnel peut fournir? Vous pouvez engager un comptable pour trois types services relatifs aux états financiers disponibles pour les organismes bienfaisance : missions compilation (ou missions d avis au lecteur); missions d examen; missions vérification. Une mission compilation convient à nombre petits organismes privés. La compilation a pour but préparer les états financiers ou tout autres renseignements financiers nécessaires à votre organisme bienfaisance, en fonction données et renseignements que vous fournissez. Étant donné que c est vous qui avez fourni l information, le comptable ne donne aucune certification quant à la fiabilité ou l exactitu renseignements financiers préparés. s états financiers préparés dans le cadre d une mission compilation sont considérés comme «états compilés». Une mission d examen est considérée comme une mission certification limitée. Cela signifie que l on s attend à ce qu un comptable indépendant détermine si les renseignements financiers présentés par l organisme bienfaisance sont plausibles ou crédibles, mais n exprime pas véritablement d opinion quant à la fidélité ou la validité états financiers. Contrairement à une compilation, qui n offre aucune certification aux utilisateurs états financiers, une mission d examen est conçue pour offrir une promesse modérée que l information est fiable. Pour certains organismes bienfaisance enregistrés, une mission d examen peut être adaptée pour répondre aux besoins utilisateurs états financiers. Il vous faut déterminer si les utilisateurs vos états financiers se satisferont d une mission d examen ou si vos règlements administratifs permettent une mission d examen au lieu d une vérification. s états financiers préparés dans le cadre d une mission d examen sont considérés comme «états examinés». Une mission vérification est conçue pour fournir le niveau le élevé certification aux utilisateurs états financiers. s procédures vérification sont conçues spécialement pour permettre au vérificateur d élaborer et d exprimer une opinion indépendante par rapport à la fiabilité globale états financiers. vérificateur examine également les états Tenir

28 7.6 8 financiers afin vérifier s ils ont été préparés conformément aux principes comptables généralement reconnus (PCGR) au Canada. s états financiers préparés dans le cadre d une mission vérification sont les seuls qui peuvent être considérés comme «états financiers vérifiés». Plus le comptable fournit certification aux utilisateurs états financiers, il a besoin temps pour effectuer la mission et donc, ses tarifs seront élevés. Ainsi voyez-vous, une mission compilation qui n offre aucune certification coûte bien moins qu un examen, qui offre un certain gré certification. Une vérification offre le certification c est pourquoi son coût en sera le élevé. Une vérification produit également une lettre tinée à la direction qui contient recommandations d améliorations aux s internes et d autres domaines d intérêt pour la direction. GFR9. Comment est déterminé le coût faire vérifier nos états financiers? En général, les frais vérification reposent sur une combinaison du temps nécessaire pour effectuer une vérification et le niveau personnel requis pour la mission en question. s frais vérification peuvent être facturés en fonction d une proposition prix fixe sur laquelle on s est entendu avant le début du travail ou ils peuvent correspondre au nombre d heures nécessaires pour effectuer le travail. Bien que la durée et l expertise soient les facteurs prépondérants pour déterminer les frais vérification, les caractéristiques d un organisme, tel que sa complexité et sa taille, ont une incince. GFR10. Quel est le travail que doit effectuer notre organisme bienfaisance lors d une vérification nos états financiers? Afin que la vérification se déroule sans problème et efficacement, vous vez jouer un rôle actif dans le processus vérification. vérificateur fournira à votre organisme une liste et feuilles travail indispensables pour que la vérification aille l avant. Vous vrez les préparer et les fournir au vérificateur en temps opportun. Votre personnel direction et comptabilité vrait être au courant la vérification et être disponible durant le phase travail sur le terrain la vérification, afin répondre aux questions. Si du personnel essentiel n est pas disponible, vous vriez en informer le vérificateur dès que possible, sorte que cela puisse être prévu dans le plan vérification. La direction est responsable d informer le vérificateur votre calendrier prévu pour la réalisation la vérification, en particulier dates d échéances impératives et raisons afférentes. Vous êtes aussi responsable continuer à tenir les comptables durant la pério vérification et mettre ces à la disposition du vérificateur à sa man. Tenir

29 7.6 9 La direction vrait lire attentivement toutes les lettres du vérificateur et poser questions immédiatement concernant tout élément peu clair ou incorrect. Lorsque vous recevez les ébauches états financiers vérifiés, la direction et les autres principaux intéressés doivent prendre le temps passer en revue les états et contacter le vérificateur s il y a questions, commentaires ou préoccupations. La direction doit aussi examiner toutes les inscriptions correction après vérification et les approuver avant produire les états financiers définitifs. Si votre organisme et le vérificateur sont en mesure collaborer efficacement et garr ouverte une ligne communication, la vérification pourra se dérouler comme prévue et toutes les échéances seront respectées. conseil d administration a obligations légales et fiduciaires incluant la surveillance financiers. Au jour le jour, le conseil compte sur le personnel ou les bénévoles pour lui fournir les renseignements financiers nécessaires à la prise décisions efficaces. Même si d autres fournissent au conseil renseignements financiers, en fin compte il incombe au conseil d administration rendre compte aux membres et aux bailleurs fonds. Pour cette raison, il est mandé au conseil lire, comprendre et approuver l ébauche finale états financiers avant que le vérificateur ne publie le rapport vérification. Selon votre organisme, il se peut que vous ayez un comité finances ou un comité vérification. S il existe un comité, il joue d habitu un rôle surveillance et est responsable surveiller la direction comme le vérificateur externe durant le processus vérification. comité est responsable vérifier la sélection politiques et les pratiques comptables au sein l organisme, ainsi que leur respect. S il existe un comité vérification, il est principalement responsable surveiller la nomination d un vérificateur externe. comité est aussi responsable passer en revue les systèmes interne l organisme afin d assurer qu ils fonctionnent avec efficacité. En l absence ces comités, le conseil d administration assume d habitu ces responsabilités. Tenir

30 GFR11. Quel est le travail du vérificateur? vérificateur rassemble l information provenant clients afin d évaluer si les renseignements financiers fournis sont corrects. Une fois le risque évalué, le vérificateur planifie la façon rassembler les preuves permettant d étayer les états financiers. vérificateur s assure que les états financiers respectent les principes comptables généralement reconnus et ajoute un rapport qui offre la certification aux utilisateurs états financiers. vérificateur remettra un rapport à la direction recommandant les améliorations nécessaires dans les s internes et autre inscription données financières et domaines reddition. GFR12. Une vérification ai-t-elle l organisme bienfaisance à remplir sa déclaration annuelle renseignements organismes bienfaisance enregistrés? Non. Pas nécessairement. Une vérification est effectuée pour répondre aux exigences décrites à la question GFR4. Lorsque les états financiers vérifiés sont requis par utilisateurs autres que l Agence du revenu du Canada, les informations sont souvent présentées différemment ce qui est exigé dans la déclaration renseignements organismes bienfaisance enregistrés. Une vérification déterminera erreurs figurant dans les dossiers comptables d un organisme bienfaisance susceptibles d avoir une incince sur l exactitu renseignements fournis dans la déclaration. Tenir

31 pour la responsabilité du conseil d administration : obligations fiscales Que doit faire votre conseil pour être fiscalement responsable? Jetez un coup d œil à certaines pratiques essentielles concernant les dépenses, la comptabilité et la reddition. Dépenses Dans le cadre ses responsabilités relatives aux dépenses, votre conseil doit : s assurer que les ressources financières l organisme servent à accomplir sa mission bienfaisance; consacrer à activités bienfaisance au moins 80 % ses dons donnant lieu à la délivrance reçus, pour respecter les règlements l Agence du revenu du Canada (si votre organisme est un organisme bienfaisance enregistré); s assurer que les dépenses reliées à l administration et aux activités financement meurent raisonnables; surveiller et r les dépenses selon un annuel qu il a approuvé; s assurer que les dons et les subventions sont utilisés d une manière qui respecte les intentions donateurs ou bailleurs fonds. D après Fundamentals of Effective Board Involvement www. mentoringcanada.ca/ training/boards/modules/3_ fiscal_duties.html Pratiques comptables et reddition Certaines pratiques financières avisées votre conseil pourraient inclure notamment : s assurer que toutes les pratiques financières corresponnt aux principes comptables généralement retenus (PCGR) pour les organismes bienfaisance ou sans but lucratif; former tous les membres du conseil quant à la façon lire et comprendre les états financiers; examiner régulièrement les états financiers; faire effectuer une vérification annuelle indépendante par un cabinet comptable qualifié; approuver les états financiers vérifiés sur une base annuelle; établir politiques financières concernant les placements, les fonds réserve, les pratiques en matière d acquisitions et les autres s internes; s assurer que les reçus bienfaisance sont délivrés et enregistrés conformément aux règlements l Agence du revenu du Canada (si votre organisme est un organisme bienfaisance enregistré); revoir périodiquement l exactitu financiers et l adhésion aux politiques financières; offrir une voie confintielle permettant recevoir les signalements mauvaise conduite financière. Tous les organismes n ont pas besoin d une vérification annuelle! Reportez-vous à la la section 7.6. Tenir

32 Rapport financiers : criptions et modèles The types and frequency of reports that are required by your charity pend on the nature and the situation of your organization. For example: banks might want reports to verify financial strength to pay back loans foundations, individuals, or other donors may want reports to verify that donations are being spent as expected by the foundation or donor l ARC voudra un certain rapport lorsque la déclaration renseignements (T3010B) annuelle sera produite. Rapport mensuel du trésorier trésorier d un organisme fait un rapport au conseil opérations financières. Ce rapport est effectué mensuellement. Si l organisme se réunit tous les ux mois ou chaque trimestre, il peut être suffisant faire un rapport à chaque réunion. but ce rapport financier consiste à s assurer que le conseil comprend la position financière l organisme. À l ai cette compréhension, le conseil peut prendre décisions importantes reposant sur bonnes informations financières. Peu importe la fréquence réunions du conseil, il est quand même utile donner aux membres du conseil le rapport mensuel du trésorier par écrit et une semaine avant la réunion. D après alberta.ca/bdp/ workbooks/financial_ Responsibilities09.pdf, p.32 et 33 Pour un petit organisme, le rapport du trésorier énumère simplement : a. le nom l organisme; b. la pério couverte par le rapport; c. le sol caisse au début la pério; d. les recettes perçues durant la pério; e. les dépenses effectuées durant la pério; f. le sol caisse à la fin la pério; g. la signature du trésorier. sol caisse à la fin la pério vrait correspondre au sol du rapprochement bancaire. formatage est facultatif. Nous vous présentons un modèle ci-sous. Il est utile comme rapport au conseil d administration ou pour une réunion membres en général. Il est important qu il soit exact mais pas détaillé. Tenir

33 7.8 2 Rapport du trésorier pour le mois se terminant le 31 octobre Sol caisse au 30 septembre Recette 5 dons Produits du social Autre dépenses 11 Social Téléphone Reproduction affranchissement papeterie autre Sol caisse au octobre Sharon McNalley, trésorière les financiers sont confintiels et ne doivent pas circuler à l extérieur du conseil. Ils doivent porter la mention «confintiel». Ce rapport montre la situation caisse l organisme. Il n inclut pas ce qui lui est dû (créances) et ce que l organisme doit (ttes). Pour les petits organismes utilisant la comptabilité caisse qui ont recettes et dépenses mensuelles régulières, ce modèle rapport peut suffire. Pour les organismes ayant multiples sources revenus et les recettes ne sont pas toujours reçues durant le mois où les dépenses sont engagées, le rapport du trésorier doit contenir notes expliquant les créances et les ttes, afin fournir une image la situation financière précise. Tenir

34 7.8 3 rapport du trésorier n a pas besoin détailler chaque opération effectuée durant la pério. En rapportant les recettes et les dépenses, seuls les articles significatifs sont indiqués tandis que les montants petits apparaissent dans la catégorie «autre». Un rapport compréhensible par tous est préférable à un rapport contenant trop détails. rapport du trésorier est écrit et il y a exemplaires pour tous les membres présents lors la réunion à l occasion laquelle le rapport est présenté. s membres reçoivent le rapport avant la réunion. rapport adopte le même format que le sorte que les catégories recettes et dépenses dans le rapport du trésorier corresponnt à celles du. La reddition est cohérente d un rapport au suivant. Des articles peuvent être ajoutés temps en temps mais l ordre est maintenu. Cela permet au conseil comparer les d un mois à l autre et d une année à l autre. Rapport financier tiné à l ARC i Info clé Tel qu indiqué à la section 8.1, un organisme bienfaisance doit joindre une copie ses états financiers à sa déclaration renseignements annuelle (T3010B). Si l organisme bienfaisance ne joint pas ses états financiers à sa déclaration, l ARC considèrera la déclaration incomplète et l enregistrement l organisme pourrait être révoqué! Au minimum, les états financiers soumis à l ARC vraient comprendre : un état l actif et du passif (c est-à-dire, le bilan), un état recettes et dépenses pour l exercice. Ils doivent indiquer les différentes sources revenus l organisme bienfaisance et la façon dont il a dépensé ses fonds. La déclaration(à l exception éléments confintiels) et les états financiers produits avec celle-ci sont mis à la disposition du public. D après l ARC gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/ rtrn/smpls-fra.html L ARC recomman que les organismes bienfaisance produisent états financiers vérifiés si leurs revenus bruts toutes provenances est supérieur à $. trésorier l organisme bienfaisance doit signer les états financiers qui ont été préparés sans l ai d un professionnel. Voyez à la page suivante le modèle rapport financier créé par l ARC pour un organisme bienfaisance petite taille fictif. Il est disponible en ligne à chrts/prtng/rtrn/smpls-fnncl-fra.html Tenir Version

35 Renseignements relatifs aux états financiers État actifs et passifs Éléments d'actifs Actifs actuels Sol bancaire $ Certificats placement garanti (CPG) $ Actifs à long terme $ Total partiel $ Certificats placement garanti (CPG) $ Obligation $ Immobilisations Total partiel $ Immeubles (église) $ Terrain $ Éléments passifs Passifs actuels Prêts - aucun Passifs à long terme Total partiel $ Total $ Hypothèque $ Total $ État recettes et dépenses Recettes Enveloppes $ Donneurs intifiables 100 $ Contributions anonymes 925 $ gs $ Programme estival d'étu biblique $ Vente pâtisserie 550 $ Location salle 150 $ Total $ Dépenses Frais bancaires 175 $ Contribution au diocèse $ Frais d'impression 275 $ Dépenses bureau 375 $ Prestation services 950 $ Rémunération $ Programme estival d'étu biblique $ Services publics, assurances (pour l'église et les terrains) $ Entretien du bâtiment et du terrain (pour l'église et les terrains) $ Versements hypothécaires (pour l'église et les terrains) $ Total $

36 Remarques : i) Réf. : Actifs actuels - CPG - échéance en 2008, intérêt 3,1 % ii) Réf. : Actifs à long terme - CPG - échéance en 2010; intérêt 3,3 %; obligation - échéance en 2012; intérêt 3,5 % iii) Dépenses - rémunération - ministre du culte : $; secrétaire : $; organiste : $ iv) Recettes - contributions anonymes : 925 $; donneurs non intifiables Signature du trésorier : Allocation dépenses Éléments Bienfaisance Administration Autres (frais bienfaisance) Totaux Frais bancaires 175 $ 175 $ Contribution au diocèse $ $ Frais d'impression 150 $ 15 $ 110 $ 275 $ Dépenses bureau 200 $ 175 $ 375 $ Prestation services 950 $ 950 $ Rémunération $ $ $ Programme estival d'étu biblique Services publics, assurances Entretien du bâtiment et du terrain Versements hypothécaires $ $ $ $ $ $ $ $ Total $ $ 110 $ $

37 7.8 6 le rapport du trésorier constitue une partie du rapport annuel l organisme. Rapport annuel du trésorier Il incombe au trésorier préparer et présenter un rapport à l assemblée générale annuelle (AGA). Ce rapport fournit renseignements sur la situation financière l organisme sous la forme d un état financier. rapport comprend : un état l actif et du passif (c est-à-dire, le bilan), un état recettes et dépenses pour l exercice. Il s agit mêmes renseignements que ceux soumis chaque année dans le cadre la déclaration annuelle à l ARC ainsi qu à l organisme réglementation provincial ou fédéral. rapport du trésorier doit être accepté par les membres lors l AGA. La question si l état financier doit être vérifié dépend du type d organisme et sa loi dominante. La plupart organismes à but non lucratif en Alberta sont constitués en société aux termes la Societies Act qui exige une vérification annuelle états financiers. La vérification pourrait être effectuée par un comptable qualifié ou revue par ux membres la société élus à cette fin lors l assemblée générale annuelle. formulaire T3010B d accompagnement pour l organisme bienfaisance, la déclaration renseignements organismes bienfaisance enregistrés, se trouve en ligne à Reportezvous à la la section 7.6 pour en davantage sur les exigences en matière vérification. Dans certains cas, les bailleurs fonds/subventionneurs exigent états financiers vérifiés. Tenir Version

38 7.9 : Terminologie comptable Actif ce que possè un organisme ou ce qui lui est dû suite à opérations ou événements antérieurs. Actif net - différence entre ce qui est possédé et ce qui est dû. Amortissement - a) répartition du coût sur la durée d utilisation l actif manière rationnelle et systématique, b) répartition d une recette (apports reportés) sur ieurs pério afin correspondre aux dépenses reliées à cette recette. Assurance - protection par contrat aux termes laquelle une partie accepte d inmniser ou garantir une autre contre la perte due à événements ou périls éventuels mentionnés. Bilan l état comptable la situation financière d un organisme à une date donnée, généralement à la fin son année financière ou du trimestre. Budget le plan financier d un organisme, habituellement préparé chaque année afin prévoir les articles recettes et dépenses. Tout au long l année, le conseil examine si l organisme est sur la bonne voie à l ai chiffres réels comparés aux chiffres prévus dans le. est un outil suivi activités financières tout au long l année Adapté avec la permission : Board Development Program Workbook: Financial Responsibilities of Not-for- Profit Boards, p.55. Alberta Culture and Community Spirit & The Muttart Foundation bdp/workbooks/financial_ Responsibilities09.pdf, Board Development Program, Information Bulletin: Unrstanding Financial Documents, p.8. Alberta Culture and Community Spirit UnrstandingFinancialStatementsprint_09.pdf Comptes créditeurs - montants dus par un organisme, p. ex. factures impayées pour une acquisition, obligations mensuelles, remboursements prêt. Comptable professionnel professionnels formés et agréés qui sont autorisés à mener examens financiers et vérifications. En Alberta, il existe trois types comptables professionnels qui sont en mesure faire cela : Certified General Accountants ou CGA (comptables généraux accrédités), Chartered Accountants ou CA (comptables agréés) et Certified Management Accountants ou CMA (comptables en management accrédités). Contrôles internes - plans, procédures et adoptés en vue d améliorer la sauvegar l actif et la fiabilité renseignements financiers. Un exemple interne est une séparation adéquate tâches, c.-à-d. la personne approuvant une dépense n est pas celle qui signe le chèque. Coût - le montant payé ou imputé pour quelque chose. Débours - paiement. Déficit un manqué fonds - un excès dépenses par rapport aux recettes. Dépenses - montants payés par l organisme en tant que coûts d exploitation l organisme. Tenir

39 7.9 2 Exercice la pério douze mois désignée par une organisation comme son «année» budgétaire. Facture pièce comptable pour biens ou services reçus ou fournis. Fiduciaire les responsabilités fiduciaires se rapportent à l occupation d un poste confiance qui exige d un membre du conseil qu il agisse honnêtement, bonne foi et dans les meilleurs intérêts l organisme. Flux trésorerie le flux sommes entrant (reçus) dans l organisme et en sortant (débours). Fonds - une somme d argent ou ressources visant un but particulier. Gouvernance la manière dont un conseil exerce son autorité, son et sa direction sur l organisme. Investissement utilisation d argent pour produire un revenu ou un profit. Journal général - registre opérations, soit manuscrit soit informatisé. Mission d examen examen comptables moins approfondi que la vérification et où aucune opinion vérification n est exprimée. Passif ce que doit l organisme à quelqu un d autre. PCGR (principes comptables généralement reconnus) les normes, procédures et applications larges et précises adoptées par la profession comptable comme lignes directrices pour mesurer, enregistrer et rapporter les opérations et activités financières d un organisme. Politique un énoncé précisant une ligne conduite en vue d action future. s politiques expriment la volonté du conseil. Recettes - argent parvenant à un organisme pour services fournis ou biens vendus. À partir subventions, dons, intérêts, frais service, frais d adhésion, collecte fonds et autres sources revenus. Réserve ou affectation - sommes mises côté à fins capital. Vérification revue et examen et financiers et s internes afin déterminer la fiabilité renseignements. Tenir

40 Où trouver renseignements sur les financiers Agence du revenu du Canada, Direction organismes bienfaisance Assistance à la clientèle organismes bienfaisance : Centre Organismes bienfaisance Quatre Fiches-conseils dans Registre et livres The Audit Process: A Two Way Street (sous presse). Betty Thompson. Lo Porter Hetu. Basic Gui to Non-Profit Financial Management. Carter McNamara. Authenticity Consulting. Board Development Program, Information Bulletin: Unrstanding Financial Statements (2009). Alberta Culture and Community Spirit. En ligne : Board Development Program, Information Bulletin: Budgeting for Not-for-profit Organizations (2009). Alberta Culture and Community Spirit. Board Development Program Workbook: Financial Responsibilities of Not-for-Profit Boards (éd. révisée 2008). Gouvernement l Alberta et The Muttart Foundation Community ague Resource Gui (avril 2009). Edmonton Feration of Community agues. Comprendre les états financiers d une organisation : Fiche technique (novembre 1997). Katharine Schmidt. Ministère l Agriculture, l Alimentation et Affaires rurales l Ontario. Tenir Version

41 Fundamentals of Effective Board Involvement. Mentorat Canada (Grands Frères Gran Soeurs du Canada). Gui tenue livres à l intention organismes sans but lucratif: Fiche technique (février1991). Laurinda Lang. Ministère l Agriculture, l Alimentation et Affaires rurales l Ontario. Imagine Canada, Info-impôts Tenir

42 Un endroit où classer vos financiers États financiers Grand livre général et autres grands livres CONSEIL : même si vous utilisez un logiciel, il est recommandé d imprimer régulièrement une copie ou les dossiers Relevés bancaires CONSEIL : n utilisez pas les «relevés électroniques». Il vous faut une copie vos chèques. Comptes dépenses CONSEIL : Organisez-les par compte/catégorie et par date. Feuilles travail du comptable Accountant s working papers Feuilles paie CONSEIL : même si vous utilisez un logiciel, il est recommandé d imprimer régulièrement une copie ou les dossiers Pièces justificatives (factures, justificatifs, bons comman, contrats, reçus et borreaux dépôt bancaire) CONSEIL : organisez-les par mois et par numéro compte. Inventaires Registres et livres : Pério conservation Type document Description Pério conservation Grand livre général Autres et livres grand livre général ou tout autre livre d inscriptions définitives renfermant le sommaire transactions reportées d une année à l autre Accords ou contrats spéciaux nécessaires à la compréhension inscriptions du grand livre général ou tout autre livre d inscriptions définitives Registres et livres, ainsi que les et les pièces justificatives, renfermant le sommaire transactions reportées d une année à l autre l organisme bienfaisance six ans après le rnier jour l année d imposition à laquelle se rapporte le document, tant que l organisme bienfaisance est enregistré ux ans après la date révocation l enregistrement l organisme bienfaisance six ans après le rnier jour l année d imposition à laquelle se rapporte le document, tant que l organisme bienfaisance est enregistré ux ans après la date révocation l enregistrement l organisme bienfaisance six ans après le rnier jour l année d imposition à laquelle se rapporte le document, tant que l organisme bienfaisance est enregistré ux ans après la date révocation l enregistrement l organisme bienfaisance Autres États financiers Factures/pièces justificatives six ans après le rnier jour l année d imposition à laquelle se rapporte le document, tant que l organisme bienfaisance est enregistré ux ans après la date révocation l enregistrement l organisme bienfaisance (D après : Tenir