Comité provisoire de la CMPQ. Ordre du jour

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1 Le 8 mars 2012 Comité provisoire de la CMPQ Ordre du jour 1. Ouverture de la réunion : Quorum : Adoption de l ordre du jour tel que modifié : Adoption du procès-verbal de la dernière réunion tel que modifié : Congrès 2012 : Sondage : Citation provinciale : Préparation de l assemblée générale : Embauche d une adjointe administrative : Responsabilité des administrateurs : Compétition photo Identification des retoucheurs : Régularisation fiscale : Groupe assurance Essor : Formation : Sondage : Webinaire : Didacticiels, tutoriels : Titres de photographes Marques de commerce : Varia : Nouveaux membres : Accès Internet impossible pour certains membres : Développement du site pour la gestion : Fin de la réunion :... 7 Procès-verbal - réunion no.6 du comité provisoire, le 8 mars 2012 Page 1

2 Procès-verbal de la réunion virtuelle no. 6 Le 8 mars Ouverture de la réunion : La réunion est ouverte à 08 :41 2. Quorum : Présences : Alain Coulombe Michaël Drapeau Claude Mazerolle Renay Lavoie Absence motivée : Christine Giroux 3. Adoption de l ordre du jour tel que modifié : L ordre du jour de la réunion est acceptée tel que présentée. Proposé par : Claude Appuyé par : Renay 4. Adoption du procès-verbal de la dernière réunion tel que modifié : La résolution de l annexe 1 (Décarie-Fortin Notaire-Avocats) fut acceptée et remplace la résolution précédente faites en cours de la réunion no. 5. Le paiement de la dite facture est donc autorisé. L ordre du jour est acceptée tel que présentée Proposé par : Alain Appuyé par : Renay 5. Congrès 2012 : Participation compétition : 31 inscriptions en date du 8 mars 2012 Nombre d inscriptions au congrès : 65 incluant les bénévoles, mais les conjoints sont inscrit à même le nom du photographe Sondage : Doit-on inclure un sondage sur les besoins de formation dans le sac d inscription? Évaluation des activités du congrès et suggestions pour l an prochain. Le tout sur une feuille 8½x11 mise dans le sac d inscription et rappel à la dernière activité. On réserve 5 minutes pour ce sondage à la dernière conférence. Responsable du formulaire sondage : Renay 5.2. Citation provinciale : Aucune citation provinciale pour 2011 dû au contexte particulier en Procès-verbal - réunion no.6 du comité provisoire, le 8 mars 2012 Page 2

3 6. Préparation de l assemblée générale : Matériel requis : Ordinateur portable (Claude Mazerolle) Projecteur multimédia et câble (Alain Coulombe) Écran (hôtel Nathalie Mathieu) Bulletin de vote (Renay va communiquer avec Manon pour récupérer ceux déjà faits) Copies des Règlements généraux mis à jour (Alain fera 15 copies) Micros de table et micro sur pied (Claude auprès de Frédéric) Règlements généraux : Le seul commentaire reçu provient de Michaël Drapeau. Le vote portera sur l acceptation globale des règlements mis à jour. La lecture doit être faîtes par les membres avant l assemblée. Cotisations membres pour le reste de 2012 : 150$ + taxes pour tous 7. Embauche d une adjointe administrative : Poste rémunéré à combler Adjointe administrative Les Photographes professionnels du Québec est à la recherche d une personne pour combler le poste de secrétaire adjointe en remplacement de Mme Loraine Lacroix. Descriptions des tâches : Assurer l envoi de la documentation aux nouveaux membres, Assurer la réception des appels téléphoniques, courriels et messageries de notre organisation et en faire le suivi, Effectuer la gestion des membres, Assure la communication de notre organisation avec l externe ou l achemine aux personnes concernées, Toute autre tâche connexe demandée par le CA. Conditions de travail : Le travail se réalise à la résidence de la personne, La personne accepte que son adresse soit celle du siège de notre organisation, La personne accepte le poste pour un mandat minimum de 2 ans, La rémunération est établie à l heure sur le principe temps fait, temps payée, Le salaire est payé à la fin de chaque mois, La charge de travail est établie à environ 20 hrs par semaine selon la demande, mais varie beaucoup selon les périodes de l année. Exigences requises : Connaissance adéquate du français, La connaissance de l anglais est un atout, Maitrise des logiciels Word, Excel et courriels, Se présenter de manière courtoise et professionnelle dans toutes les communications internes et externes. Être assez disponible du lundi au vendredi, pour le suivi des communications. Procès-verbal - réunion no.6 du comité provisoire, le 8 mars 2012 Page 3

4 Les candidatures accompagnées d un CV doivent être présentées à Claude Mazerolle (129 av. Parent, Baie-Comeau, QC G4Z 2X7) avant le 30 avril prochain. Cette démarche est mise de côté pour l instant. La décision appartiendra au prochain CA. 8. Responsabilité des administrateurs : Selon les informations reçues le 2 mars 2012, de Mme Leclerc du Registre des Entreprises du Québec, notre organisation est inscrite sous le nom La Corporation des Maîtres photographes du Québec et Photographes professionnels du Québec. L appellation «Inc.» n est pas inscrite. Notre statut juridique est une association personnifiée, c est-à-dire à personne morale. Par conséquent, selon Mme Leclerc, les membres du CA possèdent la même protection contre les poursuites qu une compagnie incorporée. C est la personne morale (CMPQ) qui soutien la responsabilité, non les administrateurs personnellement. En cas de poursuite personnelle en diffamation ou propos émis par un administrateur, y a- t-il risque de poursuite? Il est probable que ce soit le cas. Renay vérifiera auprès des assureurs. Il est avantageux de prendre le même assureur que celui qui nous couvre en assurance responsabilité dans les hôtels. Renay : fournira le dossier de l assureur sollicité. 9. Compétition photo Identification des retoucheurs : Peur de dérapage en revendiquant le mérite de la retouche, Parfois, plus d un retoucheur réalise l œuvre, Le retoucheur est payé pour faire le travail de retouche, Le retoucheur peut obtenir plus de visibilité dans la compétition en retouche, Les photos de compétition sont des concepts différents des ventes courantes, Environ la moitié des retoucheurs acceptent l anonymat, Les «collaborations» sont plus acceptées en commercial, Au concours Graphik de la CAPIC, il faut donner tous les collaborateurs, même le modèle de caméra. Annonce «avec la collaboration de», Catégorie à part : Fine Art comme PPOC, ou Bloc distinct «tout démarche artistique particulière majeure d une photo», Proposition 1 : CONSIDÉRANT QUE les retoucheurs font partie intégrante et de manière significative du résultat des photos présentées en compétition. IL EST RÉSOLU QUE : Leur contribution devrait être soulignée aux endroits et lieux suivants : Procès-verbal - réunion no.6 du comité provisoire, le 8 mars 2012 Page 4

5 Leur nom sur le formulaire d inscription, Leur nom lors du dévoilement des trophées au banquet des lauréats, Leur nom doit être annexé à celui du photographe sur toute parution dans le cadre de la Corporation. La discussion reste ouverte. Aucune décision n est prise. L opinion des membres pourraient éventuellement être entendue. 10. Régularisation fiscale : À la suite de l entente entre Me Marco Lavoie et le président CMPQ, les documents suivants furent reçus par le président, le 1 mars 2012 : Les relevés de compte bancaires des régions et du provincial, Les états financiers 2005 à 2010 de Deloitte (avis au lecteur), Les sommaires Recettes/Fournitures 2005 à 2010 par région et global. Les principales factures numérisées. Selon le rapport sommaire amendé, la CMPQ doit 2 970,09$ en TPS et 3 922,10$ en TVQ pour la période 2005 à 2010 pour les 4 régions. Il s agit donc d un total de 6 892,19$ en taxes non payées. Toutefois, les crédits sur les intrants (CTI) doivent être vérifiés à savoir si toutes les factures des dépenses y sont incluses. Selon M. Pelletier, les factures de faibles coûts n avaient pas été numérisées. 11. Groupe assurance Essor : Le courtier d assurance Essor nous propose un programme d assurance très étendu : Équipements (bris, perte), Dommages aux biens utilisés en contrat, Dommages chez autrui, Assurance salaire Assurance voyage Assurance (droit d auteur) Autre soumissionnaire : Stéphane Larivière devait demander à sa compagnie d assurance une offre. À suivre auprès de Stéphane, Autre : La Capitale. Que propose-t-on aux membres? Salaire, dentaire, etc. Inclure un minimum dans la cotisation des membres (ex : assurance-médicaments) et les autres services en option selon chaque membre. L assurance-médicament est moins cher que celui chargé par le gouvernement (Réf : Renay). Procès-verbal - réunion no.6 du comité provisoire, le 8 mars 2012 Page 5

6 12. Formation : Sondage : L étude des besoins sera effectuée par sondage Renay a écrit à Wisibility (français) pour connaître leurs choix de séminaires, Renay va faire d autres démarches auprès du Collège Marsan sur leurs formations Webinaire : Programmation : prochain Webinaire et sujet Responsable : Michaël Conférencier : à déterminer Sujet : à déterminer GoToWebinar : à s abonner au moment requis Date de diffusion : avant fin avril 2012 Accessibilité : aux membres seulement Paiements aux non membres (en différé ou en direct comme au PPOC) Didacticiels, tutoriels : Sujets traités : Demander des favoris aux membres Accessibilité : aux membres seulement 13. Titres de photographes Marques de commerce : Photographes : Le titre de Maître photographe est enregistré jusqu en 2021, soit une période de 15 ans. Les titres Photographe agréé, Maître photographe agréé et Maître photographe Émérite n ont pas d enregistrement. Autres mentions à éventuellement à enregistrer : Photographe portraitiste de l année Photographe commercial de l année Les enregistrements peuvent se faire en ligne à l adresse : L enregistrement en ligne coûte environ 50$ de moins. Coûts : Production (art. 1) : 250 $ / marque. Enregistrement (art. 15) : 200 $ / marque. Délivrance (copie électronique) : 35 $ / marque Coûts et étapes à vérifier avec un représentant. Il est possible qu un montant de 300 $ suffise pour un enregistrement en ligne. Responsable : à déterminer avec le nouveau CA Procès-verbal - réunion no.6 du comité provisoire, le 8 mars 2012 Page 6

7 14. Varia : Nouveaux membres : Trois (3) nouveaux membres s interrogent sur le dépôt de leur chèque non effectué et aucune trousse d accueil soumis. Responsable actuel : Claude Mazerolle Sa charge de travail de 30 à 35 hrs/sem. comme président ne lui a pas permis de se consacrer à la préparation des documents. Michaël Drapeau soumettra un certificat de membre du PPDQ. Claude apposera le sceau. Éventuellement une personne devra prendre cette tâche. Pour l immédiat, Claude acheminera une lettre d accueil et la trousse suivra plus tard Accès Internet impossible pour certains membres : Accès problématique pour les profils personnels. Michaël va vérifier le tout avec l aide de Stéphane. Les transferts du site CMPQ à PPDQ seront effectués lorsque nous aurons un programmeur Développement du site pour la gestion : Le président souligne que le développement du site actuel doit se poursuivre pour permettre la gestion. Ex : les envois de masse, les points services et Mérites, les nouveaux membres, les cotisations, sites Internet, liste des membres, etc. Un petit comité devra éventuellement se pencher sur les exigences techniques. Par la suite, un mandat avec un cahier de charge doit être donné à une entreprise pour l intégration. 15. Fin de la réunion : La réunion prend fin à 10 :56. Procès-verbal - réunion no.6 du comité provisoire, le 8 mars 2012 Page 7