Termes de références

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1 Termes de références Mission n Burundi / Assistance technique pour l appui au renforcement du système de gestion des achats et des approvisionnements Demandeur : Secrétariat Exécutif Permanent du Conseil National de Lutte contre le Sida I. Contexte Après l introduction des ARV en 1997 au Burundi, l accès au traitement a été accéléré par les programmes du Fonds Mondial de lutte contre le Sida, la tuberculose et le paludisme avec un nombre de personnes sous ARV désormais estimé à à la fin C est dans le cadre de ces financements que le Secrétariat Exécutif Permanent du CNLS (SEP/CNLS) s apprête à assurer la mise en œuvre de la phase 2 de la subvention VIH accordée lors du round 8. Le renforcement du système de gestion des achats et des approvisionnements est une des conditions de la poursuite de décaissement des fonds relatifs à cette subvention à l échéance de Juin Le manque de coordination entre les filières d approvisionnement et de distribution des produits pharmaceutiques a provoqué un problème récurrent de rupture d intrants VIH (tests de dépistage, réactifs de laboratoire, ARV). Les causes de ces ruptures sont le manque de justesse des prévisions des besoins (qualitatif et quantitatif) en intrants et une insuffisance sur la maintenance des équipements de laboratoire limitant leur fonctionnement optimal. II. Description de la mission d expertise 1) Objectif général de la mission L objectif général de la mission d expertise est d appuyer techniquement le Ministère de la Santé Publique et de la lutte contre le Sida afin d améliorer le système de gestion et d approvisionnement des intrants VIH au Burundi. 2) Objectifs spécifiques 1. Faire une analyse de la situation du système de gestion et d approvisionnement en intrants VIH. 2. Mettre en place un système précis de quantification des intrants et de suivi de la gestion des approvisionnements et des stocks. 3. Améliorer la coordination entre les différents acteurs (filières d approvisionnement, filières de distribution). 1/5

2 3) Description des tâches : 1. Mener une analyse des forces, des faiblesses et des opportunités du système GAS du Burundi. - Produire un état des lieux du système GAS ; - Identifier les différents gaps et goulots d étranglement en Gestion des Approvisionnements et des Stocks ; - Etablir une analyse des goulots et des gaps ; - Cartographier le système des approvisionnements en intrants VIH du Burundi. 2. Mettre en place un système précis de quantification des intrants et de suivi de la gestion des approvisionnements et des stocks. - Implanter un système de suivi d indicateurs de suivi des approvisionnements et des stocks (type AMDS par exemple) et une supervision des intrants VIH (Pharmacie et laboratoire). Proposer une solution logicielle si besoin ; - Mettre en place un tableau de bord de suivi des stocks ; - Etablir une estimation des besoins basée sur les consommations moyennes, et un mécanisme d actualisation ; - Renforcement des capacités nationales de Gestion des Approvisionnements et des Stocks avec les outils mis en place (formations à différents niveaux) ; - Proposer un système de secours permettant de compenser le plus rapidement possible les ruptures de stocks. 3. Amélioration de la coordination entre les différents acteurs. - Mettre en place un système ou une unité de coordination des intervenants (CAMEBU, USLS et autres donateurs) pour tout le système pharmaceutique du niveau central au niveau décentralisé ; - Contribuer à la création et à l animation d un comité national de quantification et de gestion des intrants pharmaceutiques et biologiques nécessaires à la lutte contre le VIH/sida ; - Elaborer un manuel des procédures pharmaceutiques spécifiques au FM applicable à la CAMEBU et autres pharmacies des structures de prise en charge (Pharmacie de district). - Mettre en place un système de communication entre les différentes structures périphériques et la centrale d achats ; - Prendre en compte les recommandations de l expert de l Union européenne du projet en termes d amélioration de la qualité et de système d information. 4) Résultats à atteindre - la gestion des Approvisionnements et des Stocks est renforcée et la disponibilité des intrants pharmaceutiques est améliorée. - la coordination entre les acteurs permet une meilleure gestion des ressources disponibles et permet de planifier la couverture des besoins. 2/5

3 III. Expertise demandée Profil d expert demandé 1) Nombre d experts : 2 2) Nombre d'homme/jours : 6 mois (deux fois trois mois) pour l expert international 3 mois sur trois trimestres pour l expert burundais 3) Profils d experts Le profil général de l expert international est celui d un pharmacien, spécialisé dans la gestion des approvisionnements et des stocks. A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) de Pharmacie. - Spécialisation dans la gestion des approvisionnements et des stocks, et maitrise des instruments logiciels - Excellentes qualités /capacités : o de coordination o de communication o de travail en équipe et relationnel o de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 5 ans dans la Lutte contre le VIH/SIDA. - Expérience similaire à la mission au sein de 3 projets de santé démontrant les savoirs et l expérience de l expert. - Expérience professionnelle probante dans les pays en développement, C. Expérience professionnelle spécifique - Bonne connaissance des problématiques d approvisionnement en intrant pharmaceutique souhaitée. - Une expérience professionnelle au Burundi est souhaitable. 1 Expert technique burundais pharmacien, spécialisé dans la gestion des approvisionnements et des stocks. A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2 e cycle) de Pharmacie ; - Spécialisation dans la gestion des approvisionnements et des stocks, et maitrise des instruments logiciels ; - Excellentes qualités : o de communication 3/5

4 o travail en équipe et relationnel o prise de décision et initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 3 ans dans la lutte contre le VIH/SIDA ; C. Expérience professionnelle spécifique Expérience similaire à la mission de 1 projet au minimum IV. Lieu, Durée et Modalités d exécution 1) Période de mise en œuvre : Juin Décembre ) Date de démarrage : Juin 2012 La mission débutera par un briefing avec le demandeur, portant sur la présentation de la mission, des objectifs et de la méthodologie envisagée, des résultats à atteindre. 3) Date de fin : Décembre 2012 La mission se terminera par un débriefing de la mission avec le demandeur. 4) Durée effective : 6 mois prestés La durée effective des prestations de l'expert est de 6 mois. 5) Planning/calendrier : Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit : L assistant technique interviendra au Burundi lors d une mission de 3 mois au premier semestre 2012 débutant avec le mois de juin 2012, puis 3 mois complémentaires au deuxième semestre 2012(octobre décembre 2012)-. Description des activités Lieu Période Durée (H/J) Expert 1 : 1. Analyse des forces et faiblesses SEP/CNLS Mai 15 jours 2. Mise en place d un système de SEP/CNLS Juin -Juillet 2.5 mois quantification et suivi 3. Amélioration de la coordination SEP/CNLS Septembre- 3 mois Novembre Total 6 mois 4/5

5 V. Livrables - Définition et opérationnalisation d un système de suivi des approvisionnements et des stocks et de supervision en matière de tous les intrants VIH (Pharmacie et laboratoire). - Mise en place d un tableau de bord de suivi de niveau des stocks - Mise en place d un système ou une unité de coordination des différents intervenants (CAMEBU, USLS et autres donateurs) pour tout le système pharmaceutique du niveau central eu niveau décentralisé. - Manuel des procédures pharmaceutiques spécifiques au FM ; applicable à la CAMEBU et autres pharmacies des structures de prise en charge (Pharmacie de district). - Recommandations pour le renforcement du système de gestion des achats et des approvisionnements incluant les Termes de référence du comité national de quantification. - Révision des termes de référence de l équipe des pharmaciens du Bénéficiaire Principal (SEP/CNLS). - Un plan d action détaillé de mise en œuvre des recommandations de l Assistance Technique. VI. Rapport de mission - Un rapport devra être remis à la fin de chaque mission de 3 mois, dans un délai de 15 jours après le retour de mission. - Langue du rapport : français. - Modalités : Le rapport de mission devra être envoyé par mail à FEI et partagé avec le Demandeur. 5/5