NOTICE D UTILISATION DU LOGICIEL GESTQUAL

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1 NOTICE D UTILISATION DU LOGICIEL GESTQUAL Avertissements - Le logiciel évolue, aussi des différences avec cette notice sont possibles Certains écrans peuvent avoir évolués, certains menus avoir été déplacés Certaines fenêtres peuvent avoir un look différent car celui ci est paramétrable - Pour faciliter l'échange et la maintenance, chaque écran est numéroté en haut à droite. - Un mécanisme de sécurité des données empêche de supprimer des données liées ente elles. - Les utilisateurs sont les salariés qui ont le droit d'utiliser le logiciel

2 TABLE DES MATIERES Page d'accueil Les listes pour le classement des modules et les calculs Modules : avec/sans plan d'actions et avec/sans gestion des risques Modules GED (Document et Enregistrement) Evaluation Fournisseur et- Enquête Satisfaction Client Planning du plan d'actions Requêteur intégré Paramétrage - Administrateur Import Annuaire LDPA et Active Directory Import Tiers, Salariés, Documents existants Modes de connexion au logiciel Créer vos notices personnalisées Commuter version Française <-> Anglaise Systèmes d'exploitation et matériels requis

3 Page d'accueil La page d'accueil contient des boutons et des informations générales modifiables. Menu Superviseur Le superviseur visualise tout le système qualité et peut notamment : - Modifier les informations de l'écran principal. - Voir le plan d'actions complet ainsi que les plannings complets - Envoyer un de rappel des encours à chacun avec un PDF joint récapitulatif - Voir les statistiques pour chaque module - Alimenter les documents d'accueil Menu Administrateur L'administrateur effectue tout le paramétrage du logiciel et peut notamment : - Saisir des salariés, fonctions, services, sites, tiers, critères pour les évaluations. - Importer de salariés et tiers à partir de fichier ASCII -EXCEL - Importer des salariés à partir d'active Directory ou tout annuaire LDPA - Créer les différents modules et listes - Quitter - Notes personnelles (++ si notes présentes) - Fonctions des salariés - Organigramme hiérarchique - Notice PDF - Agrandir-Réduire l'écran - Module sélectionnable dans liste déroulante - Document du système qualité - Enregistrement relatif à la qualité - Le Planning de l'utilisateur connecté - Les notes personnelles de l'utilisateur connecté - Evaluation Fournisseur - Enquête Satisfaction Client - Document d'accueil sélectionnable dans liste déroulante Voir toutes vos tâches en cours, en cliquant sur la table le plan d'actions s'affiche.

4 Les Listes pour le classement des modules et les calculs Le type 0 sont les listes pour le classement des modules Le type 1 sont les listes pour le calcul du produit de facteurs (risque) Le type 2 sont les listes pour le résultat du produit (risque)

5 Modules avec/sans plan d'actions et avec/sans gestion des risques Un module permet la gestion de différents domaines de la qualité. Exemples de modules qualité : Amélioration, Non Conformité, Audit,Processus,... mais vous pouvez aussi créer des modules RH : Formation, Habilitation, Pénibilité, EPI,... La fiche du module se compose de différents champs : - Le titre et mots clés - Le responsable et les deux sous responsables ainsi que le tiers concerné - Les dates : création, échéance, validation Tant que la fiche n'est pas validée, celle ci apparait au planning - Les champs facultatifs dont les libellés sont paramétrables jusqu'à 8 champs type liste déroulante jusqu'à 8 champs type texte sur onglet 2 à 4 champs type responsables supplémentaires Dans la table vous pouvez filtrer et classer suivant les différents filtres (rupture)

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7 Gestion des risques La formulation du risque est paramétrable sous la forme d'un produit composé de 2 à 8 facteurs : Risque = f1xf2xf3xf4xf5xf6xf7xf8 Le risque et chacun des facteurs sont représentés par des listes déroulantes contenant plusieurs valeurs associées à des expressions littérales. Le produit calculé est comparé aux valeurs du risque contenus dans sa liste déroulante. Vous pouvez associer une gestion des risques pour chaque module avec des grilles d'évaluation différentes. Les risques sont automatiquement classés dans la table

8 Plan d'actions A un module peut être associé un plan d'actions dont chacune comporte une date de début et de fin ainsi qu'une date de validation. Pour pouvoir valider une module toutes ses actions doivent être validées. Module document et enregistrement Un module document permet la gestion de différents documents de la qualité. Exemples de module : Documents GED, Enregistrements... Ils sont de 3 types : - Type Fichier : le plus courant Ce sont en général des fichiers Word - Type intégré : grâce au traitement de texte intégré Possibilités de 9 paragraphes et imprimable au format PDF - Type URL : lien vers un site internet ou fichier sur internet Ils sont gérés directement par le site notamment pour la veille réglementaire

9 Le module document dispose d'un Circuit de Validation ou Workflow La fiche du document se compose de différents champs : - Le lien vers le fichier document à gérer. - Le titre, mot clés et indice du document. - Le gestionnaire - Les dates : création, échéance, validation et révision Tant que la fiche n'est pas validée, celle ci apparait au planning - Les champs facultatifs dont les libellés sont paramétrables jusqu'à 8 champs type liste (encadré rouge) jusqu'à 8 champs type texte (encadré bleu) 2 à 4 champs type responsables supplémentaires Ces responsables supplémentaires sont des validateurs (approbateur, vérificateur,...) Ils doivent valider dans l'ordre, le gestionnaire devant valider en dernier. Paramétrages-Administrateur - Fiche Société Outre les informations facultatives, vous pouvez placez votre logo ainsi qu'un filigrane, ceux ci apparaitront sur les impressions. - Tiers (Client-Fournisseur) Client et Fournisseur sont gérés strictement de la même manière. Ceux ci sont classés par type qui est une liste paramétrable à renseigner

10 Pour les évaluations, les critères à évaluer sont aussi classés par type. Si les fournisseurs sont évalués de la même manière ne créer qu'un seul type. Un système de notation comprenant notes et expressions littérales correspondantes permet de calculer la moyenne pondérée globale. Dès que des évaluations sont effectuées, ce système ne doit plus être modifié. - Gestion des Salariés (utilisateurs) Les champs principaux sont : Civilité, nom et prénom, la fonction, le service et le site L'adresse est nécessaire pour l'envoi d' . Le responsable hiérarchique permet de créer l'organigramme hiérarchique. Les photos au format JPG qui apparaissent dans l'organigramme et trombinoscope doivent être placées dans un répertoire défini dans les paramètres locaux sous le libellé NomPrenom.jpg. Fiche salarié Organigramme hiérarchique calculé

11 Pour chaque utilisateur différents droits sont possibles : - Droit d'utiliser le logiciel avec mot de passe - Droit d'accéder aux différents modules - Droit administrateur donne le droit aux paramétrages - Droit superviseur donne le droit de tout voir - Droit aux Evaluations Fournisseur - Droit aux Enquêtes Satisfaction Client - Droit de modifier une fiche Concernant ce dernier droit seul le responsable de la fiche peut la modifier - Création de nouveaux Modules Il est possible de créer jusqu'à 20 modules différents Il existe 4 types de modules différents dans leur gestion. - Module sans plan d'action - Module avec plan d'actions - Module Document GED - Module Document Enregistrement A chaque module on peut associer des champs paramétrables - 8 listes déroulantes sont disponibles pour le classement du module - (1 + 8) listes déroulantes pour la gestion du risque R=1x2x3x4x5x6x7x8-8 champs type texte pour la description - 4 champs type responsables pour des responsables supplémentaires

12 Planning du plan d'actions Le planning affiche tous les encours (non validés ou non clôturés) Le planning général possède en ressources les salariés Le planning personnel possède en ressources les différents modules En cliquant sur un élément du planning sa fiche associée s'ouvre.

13 Requêteur intégré Tous les modules disposent du requêteur intégré qui vous permet de créer vos requêtes personnalisées.

14 Evaluation Fournisseur et Enquête Satisfaction Client Cet outil développé pour l'évaluation de prestations dans l'automobile permet l'évaluation des fournisseurs et d'effectuer des enquêtes de satisfaction client. Fournisseur et Client sont gérés et évalués de manière strictement identique. Pour le fournisseur c'est la société qui évalue le fournisseur, pour le client c'est le client qui évalue la société. On ne présentera donc que l'évaluation fournisseur. Chaque fournisseur est classé par type et peut être coché "soumis à évaluation" A chaque type de fournisseur est associé un objectif à atteindre.et une liste de critères pondérés chacun par un coefficient. REMARQUE : Si la liste des critères à évaluer est la même pour tous les fournisseurs il ne faut créer qu'un seul type de fournisseur.

15 Le système de notation associé permet d'évaluer chaque critère. Une fois les évaluations commencées, il ne faut plus modifier ce système de notation La moyenne pondérée ainsi obtenues permet la comparaison avec la note objectif associée au type de fournisseur.

16 Dans la table vous pouvez ainsi visualiser les évolutions de chaque fournisseur Import annuaire LDPA et Active Directory L'administrateur peut récupérer les utilisateurs (nom, prénom, login) d'un annuaire LDAP ou LDAPS (sécurisé). Le paramétrage de l'annuaire est à effectuer par votre service informatique. Par défaut des paramètres sont ceux d'active Directory qui est l'annuaire LDAP de Windows. Vous pouvez ensuite mettre à jour les logins des utilisateurs pour la connexion automatique sur compte windows et intégrer les nouveaux utilisateurs de Windows

17 Import Tiers, Salariés, Documents existants Vous pouvez importer des tiers (clients ou fournisseurs) ainsi que des salariés à partir de fichiers ASCII ou Excel (CSV)

18 Vous pouvez importer des documents à partir de répertoires.

19 Modes de connexion au logiciel Il existe 2 modes de connexion au logiciel 1 - Connexion avec mot de passe. Pour cela vous devez vous placer sur votre nom et tapez votre mot de passe. Celui peut être mémorisé sur le poste. 2 - Connexion automatique sur Login Windows. Celui ci doit être saisi dans la fiche salarié ou récupéré d'active directory. Dans les paramètres locaux, la coche "se connecter sur login windows" doit être cochée. Créer vos notices personnalisées Vous pouvez créer vos propres notices au format PDF avec Word ou autre. Enregistrer au format PDF puis placez le fichier dans le sous répertoire notice.

20 Pour copier des écrans du logiciel dans le fichier Word, utilisez l'utilitaire Paint de Windows. La touche impr.écran place l'image de l'écran en mémoire, puis dans Paint faire un coller, puis sélectionnez la zone, puis Couper, puis Coller dans Word. Commuter version Française <-> Anglaise 1 - En mode principal : à faire pas l'administrateur 2 - En mode local : afin de panacher les deux langues Placez dans les propriétés du raccourci de l'icône Gesqual de l'écran (clic droit souris sur l'icône) sur la rubrique cible : 3/ pour l'anglais, 5 / pour le français

21 Systèmes d'exploitation et Matériels requis Logiciel client-serveur sous système d'exploitation (OS) Windows. Base de données Hyper File SQL sans redevance Gestqual fonctionne sous tous les OS Windows (2000, XP, Vista,7, 8, 8.1) ainsi que sur les tablettes PC sous Windows 8 et 8.1 Gestqual ne fonctionne pas sous OS Mac,IOS,Android,WindowsRT(abandonné par MS) L'installation idéale consiste à installer sur le serveur Windows l'application ainsi que sa base de données. Il suffit alors de placer un raccourci sur chaque PC, aucune installation n'étant nécessaire sur les PC. Pour installer ou mettre à jour une application Il suffit de télécharger la procédure d'installation (1mn), celle ci installe ou met à jour l'application ainsi que sa base de données

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