Appel à projets Plan Cancer actions 21/22: Espace d accompagnement pour les enfants

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1 B Appel à projets Plan Cancer actions 21/22: Espace d accompagnement pour les enfants Introduction Cet appel à projet s inscrit dans le cadre de la poursuite de l action 21/22 du Plan Cancer: Soutien psychosocial au patient cancéreux et ses proche(s), qui a été lancée simultanément avec le Plan Cancer. Lors d une première phase, de 2009 jusqu à 2011, 52 projets ont été soutenus dans le cadre de cette action. Pour la deuxième phase de mise en œuvre de l Action 21/22, de 2012 jusqu à 2015, une deuxième série de projets de recherche pourront être soutenus. Cet appel à projets vise à soutenir les projets pilots «Espace d accompagnement pour les enfants». Cet «Espace d accompagnement pour les enfants» a comme objectif d accueillir les enfants et petits-enfants des patients cancéreux ou leurs proches et à leur offrir un soutien psychosocial. Exigences administratives minimales des projets - L'appel à projets est réservé aux hôpitaux agréés pour un programme de soins en oncologie. - Les personnes engagées et financées dans le cadre de ce projet ne peuvent pas bénéficier d'un autre financement par le biais du Budget des moyens financiers. - L'utilisation du canevas du dossier de candidature ci-joint est imposée pour le dépôt des candidatures. Les dossiers de candidature pour lesquels ce canevas n'a pas été utilisé ne seront pas pris en considération pour la sélection. - Si l'approbation d'un Comité d'éthique est requise, la preuve de la demande de cette approbation doit être jointe au dossier de candidature. Exigences minimales relatives au contenu et objectifs poursuivis - Objet : L objectif de l Espace d accompagnement pour les enfants est d offrir un soutien psychosocial aux enfants et aux petits-enfants des patients cancéreux ou à leurs proches. Aussi bien les projets pilotes qui souhaitent débuter avec un Espace d accompagnement pour les enfants que les projets pilotes qui faisaient déjà partie des projets financés dans le cadre des actions 21/22 pour la période peuvent poser leur candidature. - Fréquence : L Espace d accompagnement pour les enfants doit être accessible sur une base régulière. De manière générale, l'offre doit être suffisante pour permettre de répondre à la demande des enfants et des petits-enfants des patients et de leurs proches. 1

2 Concrètement, l Espace d accompagnement pour les enfants doit être accessible au moins une fois par mois à chaque enfant ou petitenfant d un patient ou de ses proches. L Espace d accompagnement pour les enfants doit être accessible au moins 52 fois par an aux enfants et petits-enfants des patients, ainsi qu à leurs proches. - Groupe cible et objectif : Le groupe cible des projets pilotes est constitué des enfants et petitsenfants des patients cancéreux et de leurs proches âgés de 0 à 18 ans, l offre sera de préférence spécifiée en fonction de l âge du groupe cible. Il s agit surtout d encourager la création d une offre spécifique pour adolescents. Les projets sont axés en premier lieu sur les enfants des patients atteints d un cancer, mais les enfants et les proches d autres patients gravement malades entrent également en ligne de compte pour le programme. Le projet pilote est axé sur les enfants des patients hospitalisés et les enfants des patients en ambulatoire. Les objectifs concrets et la plus-value attendue du projet pilote doivent être clairement définis au préalable. - Organisation : Les activités s'inscrivant dans le cadre du projet pilote doivent être intégrées dans le fonctionnement structurel de l'aide psychologique apportée au sein de l'hôpital au patient atteint d'un cancer. Le projet doit également faire partie intégrante du fonctionnement du programme de soins en oncologie. Par ailleurs, l hôpital où est organisé l Espace d accompagnement pour les enfants est tenu de collaborer avec la Cellule de coordination Espace d accompagnement pour les enfants qui sera mise en place par le SPF Santé publique. Cette cellule de coordination soutiendra l Espace d accompagnement pour les enfants dans son fonctionnement au moyen de matériel de documentation, de formations etc. et veillera à l échange des expériences et des connaissances entre les différents Espaces enfants. Exigences relatives à la méthodologie du projet A. Rôles et responsabilités dans le cadre du projet 1. Coordinateur du projet Le coordinateur du projet est la personne qui a pour rôle, au sein de l'hôpital, de veiller à la bonne exécution et à l'accomplissement du projet. Le coordinateur de projet doit au moins consacrer 0,2 ETP à cette fonction. Ses tâches consistent notamment à : - établir un planning du projet, réaliser une estimation budgétaire et une évaluation des ressources - constituer une équipe projet - coordonner la mise en œuvre du projet et piloter l'équipe projet - communiquer au sujet du projet avec l'équipe projet, le mandataire, la Cellule d'accompagnement, l équipe scientifique et les collaborateurs participant au programme de soins en oncologie 2

3 - assurer la collaboration avec l équipe scientifique - rédiger les rapports d'activité pour la Cellule d accompagnement et participer aux Comités d'accompagnement - rédiger un rapport final dans lequel il sera procédé à une évaluation de l'impact du projet et qui sera remis à la Cellule d'accompagnement - garantir l'intégration du projet dans le fonctionnement du programme de soins en oncologie, en collaboration avec le mandataire - assurer la possibilité d'une généralisation éventuelle ou d'une mise en œuvre définitive des résultats du projet - procéder à l'évaluation (finale) du projet. 2. Mandataire Le mandataire représente l'hôpital dans le cadre du projet pilote. Le rôle du mandataire est endossé par un membre de la direction, désigné expressément à cette fin. Cette personne assure le suivi du projet depuis l'hôpital et garantit un soutien permanent de l'hôpital et de sa direction au projet pilote. Le mandataire est le principal point de contact du coordinateur du projet pour ce qui concerne la mise en œuvre et l'affectation des moyens du projet. 3. Cellule d accompagnement Le rôle de la Cellule d'accompagnement est assuré par la du SPF Santé publique. Cette cellule surveille l'évolution du projet et veille à ce que le projet parvienne aux résultats souhaités. Elle donne également des instructions concernant les rapports à rédiger au minimum sur l'évolution et les résultats du projet, ainsi que des instructions concernant la communication et la collaboration du projet avec l équipe scientifique. Le coordinateur du projet s'adresse à la Cellule d'accompagnement en cas de difficultés ou modifications concernant le budget et les objectifs du projet. Chaque projet pilote sera par ailleurs suivi et évalué par la Cellule d'accompagnement pendant la phase d'exécution. Cette évaluation sera effectuée sur la base des critères suivants : - l'évolution du projet par rapport au plan d'action remis - la qualité des rapports sur les résultats partiels atteints - la valeur ajoutée des résultats partiels obtenus - les dépenses financières par rapport au plan d'action remis et aux résultats déjà atteints La Cellule d'accompagnement demandera au coordinateur du projet de transmettre ces données à différentes dates au moyen des rapports d'activités et d'un rapport final. Il se peut également que le coordinateur et les collaborateurs des projets sélectionnés soient invités à participer aux initiatives relatives à l'échange d'informations et aux comités d'accompagnement qu'organise le SPF Santé publique. 4. Equipe scientifique L équipe scientifique garantira l'encadrement, la guidance et l'évaluation sur le plan scientifique des projets pilotes. Cette équipe scientifique sera désignée simultanément à la sélection des projets pilotes via un appel à projet séparé. 3

4 B. Planning Un planning détaillé de l'exécution du projet pilote doit être établi. Ce planning doit préciser les principales phases et phases intermédiaires de la mise en œuvre du projet pilote, ainsi qu'un timing concret de chaque phase et de chaque phase intermédiaire. C. Estimation du budget et évaluation des moyens humains et matériels Il faut procéder à une estimation budgétaire globale et à une répartition du budget sur base annuelle. Les besoins en moyens humains et matériels doivent en outre faire l'objet de l estimation budgétaire. Les frais du personnel recruté et occupé dans le cadre d'une autre action du Plan Cancer ne peuvent pas être repris dans le budget. Si des frais d overhead sont imputés par l'hôpital, ils doivent être pris en compte dans cette estimation budgétaire. Ces frais d overhead ne peuvent en aucun cas représenter plus de 10% du budget total. D. Communication Le responsable de projet doit au moins communiquer de la manière suivante sur le projet à la cellule d accompagnement, aux collaborateurs de projet, au mandataire et au coordinateur du Programme de Soin en Oncologie : - En utilisant un rapport d'activité annuel (canevas imposé par le Comité d'accompagnement) (1x par an) - En utilisant un rapport final dans lequel il sera procédé à une évaluation de l'impact du projet (canevas imposé par la Cellule d'accompagnement) (1x à la fin du projet) - En participant aux comités d'accompagnement et à d'autres activités organisées par la Cellule d'accompagnement ou par le SPF Santé publique dans le cadre du projet pilote (minimum 1x par an) Le coordinateur du projet doit de surcroît communiquer spontanément les modifications importantes apportées aux objectifs, au plan d'action, à la composition de l'équipe ou au budget du projet. Dossier de candidature Les demandes de projet doivent être introduites en français ou en néerlandais et contenir au moins les informations suivantes (voir canevas joint en annexe): 1. Une brève présentation du programme de soins en oncologie (incluant les données de base relatives au nombre de patients, au nombre de nouveaux diagnostics par an, au nombre de COM) et une description du fonctionnement des oncopsychologues participant au programme de soins en oncologie et financés par le biais des actions 10/11 du Plan Cancer "Financement de psychologues en oncologie, d'infirmiers en oncologie, d'assistants sociaux et de data managers". 2. Une description générale de l'organisation de l'espace d accompagnement pour les enfants", y compris une description du groupe cible visé, le nombre de participants estimé, des thèmes qui seront abordés, de l'approche et de l'organisation pratique du projet ainsi que du calendrier des activités. 4

5 3. Un aperçu détaillé des objectifs concrets de l'"espace d accompagnement pour les enfants" et de la plus-value concrète attendue par rapport à la situation actuelle. 4. Une description de la manière dont le projet sera intégré dans le mode de fonctionnement actuel du programme de soins en oncologie. 5. Un plan d'action détaillé pour la réalisation du projet avec indication des différentes phases intermédiaires et du calendrier pour chaque phase intermédiaire. 6. Une estimation budgétaire (budget global et répartition sur une base annuelle) et une évaluation des besoins en ressources humaines et matérielles. Les qualifications souhaitées des différents collaborateurs du projet doivent de surcroît être indiquées. Les personnes engagées et financées dans le cadre de ce projet ne peuvent pas être rémunérées par un autre financement par le biais du Budget des moyens financiers. Si des frais d overhead sont imputés par l'hôpital, ils doivent être pris en compte dans l'estimation budgétaire. Ces frais d overhead ne peuvent en aucun cas représenter plus de 10% du budget total. 7. Une description de la façon dont le projet peut être généralisé à l'ensemble du terrain. 8. Une proposition d'évaluation de l'impact de "l'espace d accompagnement pour les enfants" en termes de résultats mesurables. 9. Si l'approbation d'un Comité d'éthique est exigée, une preuve de la demande de cette approbation. 10. Si, pour la période , l'hôpital a perçu un financement pour un projet pilote s'inscrivant dans le cadre de l action 21/22 du Plan Cancer: "Soutien psychosocial au patient cancéreux et ses proches": le titre et le numéro de ce projet pilote. 11. Un aperçu des autres financements dont bénéficiera le projet. 12. Les collaborations internes et externes à mettre en place pour la réalisation du projet. 13. Une description de la façon dont vous imaginez la suite réservée au sein de votre hôpital, une fois le projet pilote terminé, à la prise en charge psychosociale des enfants, des petits-enfants et des proches du patient cancéreux. 14. Informations complémentaires. Les demandes de projet doivent être introduites au moyen du dossier de candidature joint en annexe. Vous pouvez bien entendu joindre des éléments complémentaires à la fin de la demande de projet, sous le titre 14 "Informations complémentaires". Les dossiers de candidature doivent être introduits avant le 29 février Sélection des projets Les projets remis seront évalués par un jury composé au minimum de représentants du Cabinet de la Santé publique et des Affaires sociales ainsi que du SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement (DG1). Il sera en premier lieu vérifié que chaque dossier de candidature : - Satisfait aux exigences administratives minimales; - Respecte les objectifs visés et les conditions afférentes au contenu; - Respecte la méthodologie demandée pour le projet. 5

6 Le cas échéant, le jury évaluera ensuite chaque projet sur la base des critères et clés de répartition qui suivent : la possibilité de généraliser le projet à l'ensemble du terrain (25%) l intégration du projet pilote dans l ensemble de l aide psychosociale au patient cancéreux et à ses proches, au sein de l hôpital et dans le fonctionnement pluridisciplinaire de l équipe du programme de soins en oncologie (25%) La taille et la nature du groupe cible (15%) La plus-value potentielle du projet concernant la prise en charge psychosociale des enfants, des petits-enfants et des proches du patient cancéreux (15%) La faisabilité et la viabilité du projet (15 %) L'expertise et l'expérience qu'ont acquises l'hôpital et le coordinateur du projet dans le cadre de projets menés précédemment pour le Plan Cancer (5%) Sur la base de cette évaluation, et compte tenu de leur répartition géographique, les projets seront ensuite sélectionnés ou non pour un financement. Le résultat de cette procédure de sélection leur sera communiqué au début du mois de mai Durée : Les projets ont une durée de trois ans. Ils débuteront le 1er juillet 2012 et prendront fin le 30 juin Il sera procédé à une évaluation des projets au terme de cette période de trois ans. Étant donné le caractère temporaire des projets (début et fin fixes), les collaborateurs engagés dans le cadre de ces projets ne seront liés aux projets que pour une durée limitée. Un contrat sera conclu entre l'état belge et l'hôpital pour la durée du projet. Financement Le montant forfaitaire de sur base annuelle sera octroyé à chaque projet. Si la nature des activités et du groupe cible décrits dans le dossier de candidature dépassent les exigences minimales telles que définies dans l appel à projets, un budget supplémentaire annuel peut éventuellement être octroyé. Les projets sélectionnés seront financés par le biais de la sous-partie B4 du Budget des moyens financiers. Modalités pratiques du dépôt du dossier de candidature Les dossiers de candidature, signés par le directeur général, le coordinateur du programme de soins et le coordinateur du projet, doivent être envoyés au plus tard le 29 février 2012 en deux versions (une version Word et une version numérisée pourvue des signatures requises) par voie électronique à l'adresse suivante : KankerPlanCancer@health.belgium.be De plus amples informations peuvent être obtenues à l'adresse suivante : 6

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8 ANNEXE DOSSIER DE CANDIDATURE Nous vous invitons à compléter votre dossier de candidature et à nous le renvoyer pour le 29 février 2012 au plus tard en deux versions (une version Word et une version numérisée pourvue des signatures requises) par voie électronique à l'adresse suivante : KankerPlanCancer@health.belgium.be Données d'identification du projet Titre du projet : Nom de l'hôpital : Adresse de l'hôpital : Nom du coordinateur du programme de soins en oncologie : Nom du coordinateur du projet : N de tél. du coordinateur du projet : du coordinateur du projet : 8

9 Description du projet 1 Présentation du programme de soins en oncologie Donnez une brève présentation du programme de soins en oncologie (incluant les données de base relatives au nombre de patients, au nombre de nouveaux diagnostics par an, au nombre de COM, ) et une description du fonctionnement des oncopsychologues participant au programme de soins en oncologie et financés par le biais des actions 10/11 du Plan Cancer "Financement de psychologues en oncologie, d'infirmiers en oncologie, d'assistants sociaux et de data managers". Programme de soins en oncologie : Fonctionnement des oncopsychologues : 2 Description générale du projet (1/2 page maximum) Donnez une description générale de l'organisation de l'"espace d accompagnement pour les enfants", y compris une description du groupe cible visé, le nombre de participants estimé, des thèmes qui seront abordés, de l'approche et de l'organisation pratique de l"'espace d accompagnement pour les enfants" ainsi que du calendrier des activités. Description générale : Groupe cible et nombre de participants estimé: Thématiques : 9

10 Organisation pratique et type d'approche : Calendrier des activités : 3 Objectifs concrets et plus-value du projet Donnez un aperçu détaillé des objectifs concrets de l'"espace d accompagnement pour les enfants" et de la plus-value concrète attendue par rapport à la situation actuelle. 4 Description de l'intégration dans le programme de soins en oncologie Décrivez la manière dont le projet sera intégré dans le mode de fonctionnement existant du programme de soins en oncologie. 10

11 5 Plan d'action Donnez un plan d'action détaillé pour la réalisation du projet, avec indication des différentes phases intermédiaires et d un calendrier pour chacune de ces phases intermédiaires (phases possibles d'un projet: préparation, période test, réalisation, évaluation, ). N phase Description Echéancier 6 Estimation budgétaire et évaluation des besoins en moyens humains et matériels Faites une estimation du budget (budget global et répartition sur une base annuelle) et une évaluation des besoins en moyens humains et matériels. Les qualifications souhaitées des différents collaborateurs du projet doivent de surcroît être indiquées. Les personnes engagées et financées dans le cadre de ce projet ne peuvent pas être rémunérées par un autre financement par le biais du Budget des moyens financiers. Si des frais d overhead sont imputés par l'hôpital, ils doivent être pris en compte dans cette estimation budgétaire. Ces frais d overhead ne peuvent en aucun cas représenter plus de 10% du budget total. Budget global : Répartition du budget sur une base annuelle : Évaluation des besoins en moyens humains et matériels : 11

12 7 Généralisation Décrivez la façon dont le projet peut être généralisé à l'ensemble du terrain. 8 Méthodologie d'évaluation Décrivez la méthodologie d'évaluation de l'impact de "l'espace d accompagnement pour les enfants" en termes de résultats mesurables (enregistrement des données, analyse des données, nature des données mesurées et enregistrées,...). 9 Approbation par le Comité d'éthique Si l'approbation d'un Comité d'éthique est exigée, veuillez joindre en annexe une preuve de la demande de cette approbation. L'approbation d'un Comité d'éthique est-elle exigée? OUI NON 12

13 10 Projet pilote dans le cadre des actions 21/22 pour la période Si, pour la période , l'hôpital a perçu un financement pour un projet pilote s'inscrivant dans le cadre des actions 21/22 du Plan Cancer : le numéro et le titre de ce projet pilote. Un financement a-t-il été perçu au cours de la période pour un projet pilote s'inscrivant dans le cadre des actions 21/22 du Plan Cancer? OUI NON Si oui, numéro de ce projet : 21_0.. Titre : 22_ Autres financements Donnez un aperçu des autres financements dont se servira le projet. 12 Collaborations à mettre en place Donnez un aperçu des collaborations internes et externes envisagées dans le cadre du projet. 13

14 13 Perspectives d'avenir Décrivez de la façon dont vous imaginez la suite réservée au sein de votre hôpital, une fois le projet pilote terminé, à la prise en charge psychologique des enfants, des petits-enfants et des proches du patient cancéreux. 14 Informations complémentaires Le cas échéant, donnez des informations complémentaires. SIGNATURES Directeur général Coordinateur du programme de soins en oncologie Coordinateur du projet 14