HelloDOC Agenda Web. Manuel Utilisateur

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1 HelloDOC Agenda Web Manuel Utilisateur Aide Page 1 sur 115

2 Sommaire Vue d ensemble de l interface du nouvel agenda :... 5 Présentation des éléments d affichage Menu Sélecteur d agenda Sélecteur de praticiens Sélecteurs d affichage Consigne Périodes Evénements Menu contextuel... 7 Gestion de votre emploi du temps... 8 Création de nouveaux événements et périodes... 8 Procédure de saisie d événement Accès à la fenêtre de saisie d événements Fenêtre de saisie d événement Mise en place de la date et de l heure de l événement : Recherche d un patient existant : Création d un nouveau patient à la volée : Mise en place du type d événement : Autres détails de l événement : Rappel : Confirmation : Périodicité : Validation et Annulation Procédure de saisie de périodes Visualisation de votre emploi du temps Différentes vues disponibles Visualisation d un événement Détail d un événement Navigation dans votre emploi du temps Calendrier Navigateur de dates Boutons de déplacement rapides Modification des événements et des périodes Procédure de modification classique Sélection de l événement ou période à modifier Fenêtre de modification d événement ou de période A Modification d événement B Gestion du statut de confirmation d un événement C - Modification d une période D Validation des modifications Procédure de modification rapide Déplacement d éléments ponctuels Redimensionnement d éléments ponctuels Simplifications d affichage et ergonomie avancée Création d événement sur une grande plage horaire Aide Page 2 sur 115

3 Saisie d événement sur une ou plusieurs journée Suppression d événements et de périodes Suppression d événements ou de périodes simples Suppression de périodes ou d événements périodiques Paramétrages de vos agendas Paramètres de l agenda Durée des créneaux horaire : Hauteur des cases : Dénomination des patients : Heures de début et de fin de journée Praticien modérateur : Nom de l agenda : Consigne Paramétrage des types d événements Création d un nouveau type d événement Libellé : Nature : Couleur : Durée : Evénement bloquant : Alerte : Modification d un type d événement Suppression d un type d événement Lieux Création d un nouveau lieu Modification d un lieu existant Suppression d un lieu existant Administration Administration de la liste des patients Création d un nouveau patient Modification d un patient existant Liste Rouge Ajout d un patient en tant qu utilisateur Suppression d un patient existant Administration de la liste des utilisateurs Précisions sur les rôles Administration par un Praticien Modérateur Création d un nouvel utilisateur Description des différentes données de l utilisateur Procédure de création d un nouvel utilisateur Procédure de modification d un utilisateur existant Envoi des identifiants à un utilisateur Suppression d un utilisateur Administration pour un praticien non-modérateur Autres fonctionnalités Administration des agendas... Erreur! Signet non défini. Création d un agenda... Erreur! Signet non défini. Modification d un agenda... Erreur! Signet non défini. Gestion des mémos Création d un nouveau mémo Aide Page 3 sur 115

4 Modification d un mémo existant Suppression d un mémo existant Indicateur de lecture d un mémo Lu par Accès à vos informations utilisateur Fonctionnalités de partenariats Présentation des partenariats Partenariat Patient Partenariat Praticien Mise en place d un partenariat Mise en place d un partenariat Patient Mise en place d un partenariat Praticien Gestion des partenariats existants Modification des coordonnées du partenaire Modification d un partenariat Patient Modification d un partenariat Praticien Envoi des identifiants au partenaire Mettre fin à un partenariat Adaptation de votre emploi du temps Le point du vue du partenaire Le point de vue du partenaire Patient en mode «Plages Libres» Suivi des demandes Création d un nouvelle demande Le point de vue du partenaire Patient en mode «grille» Création d un nouvelle demande en mode grille Suivi des demandes existantes en mode «grille» Modification de demandes en mode grille Suppression d une demande Le point de vue du partenaire Praticien en mode «Plages Libres» Suivi des demandes Création d une nouvelle demande Le point de vue du partenaire Praticien en mode «grille» Création d un nouvelle demande en mode grille Suivi des demandes existantes en mode «grille» Modification de demandes en mode grille Suppression d une demande Fonctionnalités de suivi d événements Evénements en attente de votre confirmation Demandes auprès de vos partenaires Liste de vos demandes en attente de vos partenaires Liste des demandes confirmées par le partenaire Liste des demandes refusées par le partenaire Evènements supprimés Jours fériés Impression Aperçu avant impression Résumé journée Visualisation des derniers ajouts faits par le télé-secrétariat Thèmes graphiques Aide Page 4 sur 115

5 Vue d ensemble de l interface de l agenda : Déconnexion Sélecteur de praticien Sélecteur d agenda Sélecteurs d affichages Consigne Retour agenda Accès à votre profil Evènements Navigation par dates Menu contextuel Périodes Aide Page 5 sur 115

6 Présentation des éléments d affichage 1 Menu Le menu regroupe l accès aux fonctionnalités de gestion et de suivi de votre emploi du temps. Les éléments affichés sont dépendants de votre profil utilisateur et de votre rôle sur l agenda en cours d affichage. Une description plus complète des éléments du menu vous attend dans la suite de ce document. 2 Sélecteur d agenda Il est désormais possible de gérer votre emploi du temps sur différents agendas. Cela peut servir par exemple si votre pratique vous amène à exercer dans plusieurs structures. L ensemble de vos agendas sont accessibles via le même compte utilisateur. Vous pouvez avoir un rôle différent sur chacun de vos agendas. 3 Sélecteur de praticiens Vous pouvez accéder à l emploi du temps des autres praticiens inscrit sur un agenda où vous êtes inscrit vous-même. En fonction de votre rôle, il vous sera ou non possible d y saisir des événements. 4 Sélecteurs d affichage Votre agenda peut être visualisé de différentes manières : - Une vue «Semaine» qui présente l emploi du temps d une semaine complète. - Une vue «Journée» qui présente l emploi du temps d une journée - Une vue «Mois» qui présente l emploi du temps d un mois. Votre agenda dispose de deux modes d affichage : - Mode «normal» qui présente les périodes sous forme de fond de cellules colorés et les événements sous forme de blocs. - Mode «Périodes» qui présente les périodes sous forme d événements et permet leur création et leur modification. 5 Consigne Affiche une consigne de votre choix. Utile dans le cadre de l utilisation du télé secrétariat pour informer les secrétaires de vos instructions particulières pour la gestion de votre emploi du temps. Aide Page 6 sur 115

7 6 Périodes Les périodes sont des événements qui déterminent une activité particulière pour une période donnée. Cela peut être par exemple une absence, une période de remplacement. Les périodes peuvent générer des alertes ou interdire la saisie d autres événements sur cette période. 7 Evénements Un événement est un rendez-vous, une visite ou tout autre élément de nature ponctuelle de votre emploi du temps. 8 Menu contextuel Ce menu vous permet d ajouter, de modifier et de supprimer un événement. Aide Page 7 sur 115

8 Gestion de votre emploi du temps Création de nouveaux événements et périodes En mode d affichage normal, vous pouvez saisir de nouveaux événements dans votre emploi du temps ou dans celui d un autre utilisateur si votre rôle vous y autorise. En mode d affichage «Périodes», vous pouvez créer de nouvelles périodes qui définiront la trame de fond de votre emploi du temps et détermineront les modalités de création de nouveaux événements. Procédure de saisie d événement 1 - Accès à la fenêtre de saisie d événements Pour afficher la fenêtre de saisie d événement, faites un click avec le bouton droit de la souris dans la case correspondant à la plage horaire où vous souhaitez saisir votre événement. Le menu contextuel de saisie d événement se déroule alors : Aide Page 8 sur 115

9 Si votre souris ne possède qu un seul bouton (ordinateurs Macintosh) ou si votre navigateur internet ne supporte pas le click droit (Opéra par exemple, ou sur votre iphone), vous pouvez utiliser le bouton d accès qui apparaît après que la souris soit restée une seconde sur une plage horaire : Bouton d accès Un click sur ce bouton affiche alors le menu comme si vous aviez fait un click droit. Le menu propose la saisie d un rendez-vous, d une visite ou d un événement quelconque. Les éléments «Nouveau rendez-vous» et «Nouvelle visite» vont présélectionner le type d événement ainsi que sa durée par défaut dans la fenêtre de saisie des événements. Cliquez sur l option qui vous convient. Aide Page 9 sur 115

10 2 - Fenêtre de saisie d événement Mise en place de la date et de l heure de l événement : La date et l heure sont positionnées en fonction de la plage horaire sélectionnée. Notez qu il est possible, lors de la sélection de la plage horaire de faire une sélection plus large englobant plusieurs plages, les dates de début et de fin seront positionnées en fonction de votre sélection. Vous pouvez modifier les dates et heures de votre événement. Notez cependant qu un événement ne peut démarrer à une date et une heure antérieure au moment actuel. Vous pouvez également indiquer le patient pour lequel cet événement est prévu. Cette information est optionnelle. Il est possible de créer un nouveau patient à la volée en saisissant directement les informations indispensables dans cette fenêtre. Aide Page 10 sur 115

11 Recherche d un patient existant : Entrez au moins 3 lettres du nom du patient recherché dans la zone de texte «Patient». Appuyez ensuite sur la touche «Entrée» ou cliquer sur le bouton pour effectuer la recherche du patient. Après un court chargement (plus rapide si vous utilisez le bouton ), une liste s affiche comme ci-dessus présentant le résultat de votre recherche. Si un seul patient est trouvé, celui-ci est automatiquement sélectionné. Création d un nouveau patient à la volée : Entrez le nom, le prénom, la date de naissance, l adresse complète et les numéros de téléphone fixe et mobile pour le patient. Il sera ajouté à la liste des patients de votre cabinet et une fiche de patient sera créée dans HelloDOC lors de la synchronisation. Aide Page 11 sur 115

12 Mise en place du type d événement : Le type d événement que vous êtes en train de créer peut être pré positionné si vous avez sélectionné l option «Nouveau Rendez-vous» ou «Nouvelle Visite» dans le menu contextuel. Lorsque vous changez le type d événement, les dates de début et de fin de l événement se modifient pour prendre en compte la durée par défaut de ce type d événement. (Voir la rubrique Types d Evénements plus loin) Cette information est obligatoire. Autres détails de l événement : Il est possible d indiquer un lieu pour l événement. La liste des lieux peut être personnalisée et synchronisée avec la liste des lieux du logiciel HelloDOC. Une note peut aussi être entrée contenant du texte libre. Rappel : Vous pouvez demander à être prévenu d un événement. Le rappel peut se faire à votre convenance par courriel ou par SMS (sous réserve que votre numéro de mobile soit entré dans votre profil utilisateur) Le temps du rappel est également modifiable. Les «30 minutes» signifient qu un rappel vous sera envoyé 30 minutes avant le début de l événement. Aide Page 12 sur 115

13 Confirmation : Peu utile dans le cas d une utilisation simple, la confirmation prend son sens lorsque vous utilisez le service télé secrétariat ou que vous voulez vous réserver la possibilité d accepter ou de refuser certains événements saisis par d autres utilisateurs (secrétaires, patients, confrères, partenaires ) Si vous cochez la case «cet événement nécessite une confirmation», la liste du statut de confirmation apparaît. Lors de la création d un événement, le seul choix possible est le statut «En attente». Il pourra être modifié ensuite par vous-même ou par l utilisateur sur l emploi du temps duquel vous créez l événement. Périodicité : Pour mettre en place un événement périodique, par exemple, une série de visites de contrôle ou tout autre événement qui se répète à intervalles réguliers, vous pouvez indiquer les paramètres de répétition ici. Il existe 4 types de périodicité nécessitant chacun la saisie d informations particulières : Aide Page 13 sur 115

14 3. Validation et Annulation La validation de votre création d événement se fait par le bouton «Valider». Si des incohérences ou des erreurs sont détectées, un message d information vous les détaillera en haut de la fenêtre de saisie : Lors de la validation, plusieurs contrôles sont réalisés : o Cohérence des dates de début et de fin d événements : la date de début doit être antérieure à la date de fin. o Cohérence de la date de l événement par rapport à la date du jour : il n est pas possible de saisir un événement pour une date passée. o Conflits avec d autres événements ou périodes dont le type a été déclaré «Bloquant» (Voir Types d événements, plus loin) o Alertes si chevauchement avec des événements ou des périodes dont le type spécifie «Alerte» (Voir Types d événements, plus loin). Dans ce cas, une confirmation est demandée pour la validation de l événement. Le bouton «Annuler» annule la totalité de la saisie et vous ramène sur la fenêtre de l agenda. Aide Page 14 sur 115

15 Procédure de saisie de périodes Pour accéder à la saisie des périodes, il convient dans un premier temps de basculer votre affichage en mode «Période». Pour ce faire, utilisez le sélecteur d affichage en haut à gauche de la fenêtre de l agenda : Votre affichage bascule alors en mode période et le menu contextuel vous propose maintenant un choix unique lors d un click droit dans une plage horaire vide : Aide Page 15 sur 115

16 La fenêtre de saisie de période est similaire à celle de saisie d événement à ceci près qu elle comporte beaucoup moins d éléments : La procédure est identique à celle de la saisie d un événement. La liste des types de période vous propose les différentes périodes disponibles pour votre agenda. Cette liste est modifiable. (Voir la rubrique Types d Evénements plus loin) Il est également possible de définir une périodicité pour les périodes, de la même manière que pour les événements. Aide Page 16 sur 115

17 Visualisation de votre emploi du temps Différentes vues disponibles Vous pouvez sélectionner la vue depuis le sélecteur d affichage en haut à droite de l agenda : - Vue «Semaine» : La vue «Semaine» vous présente une vue des événements de toute la semaine de travail, week-end compris. - Vue «Journée» : La vue journée vous présente le contenu de la journée sélectionnée : Aide Page 17 sur 115

18 - Vue «Mois» qui présente l emploi du temps sur un mois : Ces vues sont également disponibles en mode d affichage «Périodes». Visualisation d un événement Sur l agenda, un événement est affiché sous forme d un petit bloc de couleur. La couleur du bloc correspond à la couleur associée au type d événement qu il représente. (Voir la rubrique Types d Evénements plus loin) Type de l événement Patient Note Indicateur de rappel Indicateur d exception Indicateur de lieu Indicateur de périodicité Indicateur de confirmation Aide Page 18 sur 115

19 L indicateur de rappel : Lorsqu un rappel est demandé pour un événement, une petite cloche bleue apparaît dans le bloc de l événement. Indicateur de périodicité et indicateur d exception : les deux flèches en rond indiquent que l événement est une occurrence d une série d événements. Lorsque cette flèche est barrée, cela indique une exception à la série. Une exception est un événement appartenant à une série mais qui a été modifié indépendamment du reste de la série. Indicateur de confirmation : Lorsqu un événement est sujet à la confirmation, une bande couleur apparaît à gauche du bloc de l événement : - La couleur orange indique que l événement est en attente de confirmation. - La couleur rouge indique que l événement a été refusé ou annulé. - La couleur verte indique que l événement est confirmé. Indicateur de lieu : Lorsqu un lieu est défini pour un événement, une bande de couleur apparaît à droite du bloc de l événement. La couleur de cette bande est la couleur associée au lieu sélectionné pour cet événement. (Voir plus loin : Gestion des lieux) Des infos-bulles vous donnent des informations sur le patient associé à un événement : Positionnez votre curseur sur le nom du patient et vous verrez apparaitre ses numéros de téléphones et son adresse : Détail d un événement Il est possible de visualiser un événement en détail à partir de l agenda. Pour ce faire, cliquez deux fois sur le bloc de l événement dont vous souhaitez voir le détail : L ensemble des informations saisies pour cet événement est alors affiché. Pour faire disparaître cette fenêtre, faîtes un click sur la petite croix rouge ou bien cliquez ailleurs dans l agenda. Aide Page 19 sur 115

20 Navigation dans votre emploi du temps Calendrier Dans tous les modes d affichage, il est possible de naviguer vers la date de votre choix en utilisant le calendrier qui se trouve au dessus du menu : Numéros de semaine Mois suivant Année suivante Date du jour Date affichée Dans ce calendrier, la date du jour est encadrée (ici le 8 décembre 2009) et la date affichée dans l agenda est surlignée en foncé (ici le 18 décembre 2009). Navigateur de dates Vous pouvez également passer d une date à l autre à l aide du navigateur de dates inclus dans l agenda. Cela changera la journée sélectionnée dans l agenda : Le comportement du navigateur de dates est dépendant de la vue sélectionnée : - En vue semaine, les flèches vous déplacent d une semaine vers le passé (flèche gauche) ou l avenir (flèche droite) - En vue mois, vous vous déplacez d un mois dans le sens de la flèche - Et en vue journée hé bien vous vous déplacez d une journée. Le bouton «Aujourd hui» vous repositionne sur la date du jour quelque soit la vue utilisée. Aide Page 20 sur 115

21 Boutons de déplacement rapides Comme il est délicat d afficher l ensemble d une journée tout en conservant la lisibilité correcte dans les blocs d événements, votre agenda s étend très souvent sur une surface plus importante que celle de votre écran. Pour vous éviter de trop solliciter la molette de votre souris ou les barres ascenseurs du bord de l agenda, nous avons inclus des boutons de déplacement rapide. Ces boutons apparaissent sur la gauche de l agenda lorsque des événements existent dans la partie masquée de votre agenda. Une flèche en haut apparaît quand des événements sont présents au dessus de la partie visible : Bouton de déplacement rapide haut Dans cet exemple, il existe des événements avant la partie affichée (avant 10 heures). Un click sur ce bouton vous positionne immédiatement sur les événements masqués sans avoir à faire défiler la fenêtre. Il existe également un bouton de déplacement rapide pour les événements qui seraient situés sous la partie visible : Bouton de déplacement rapide bas Si vous vous situez au milieu de votre agenda, les deux boutons de déplacement rapides peuvent s afficher simultanément. Ces éléments de navigation sont utilisables tant en mode d affichage «Périodes» qu en mode «Normal». Aide Page 21 sur 115

22 Modification des événements et des périodes Vous pouvez modifier l ensemble des événements et des périodes de votre emploi du temps de différentes manières. Vous pouvez également modifier les événements et les périodes des emplois du temps d autres utilisateurs si votre rôle vous y autorise. Par exemple, les Secrétaires Médicales (caux) sont autorisé(e)s à modifier les événements et les périodes sur l ensemble des emplois du temps aux quels elles ont accès. Deux cas sont à distinguer : - La modification d événements ou de périodes simples. - La modification d événements ou de périodes périodiques. La modification d événements ou de périodes périodiques peut s appliquer à l ensemble de la série ou à la seule occurrence sélectionnée. Il existe deux méthodes pour modifier les événements et les périodes : - La méthode classique, en modifiant les informations dans le formulaire de saisie vu plus haut - La méthode rapide, par le biais du glisser/déposer ou du redimensionnement du bloc de l événement et de la période. Cette méthode permet aussi d utiliser les simplifications d affichage que nous détaillerons plus loin. A noter que la méthode rapide ne peut être employée quand dans le cas d événements ou de périodes simples. Procédure de modification classique 1 Sélection de l événement ou période à modifier Lorsque vous faîtes un click droit sur un bloc d événement ou de période, le menu contextuel apparaît enrichi des options de modification et de suppression d événement ou de période : Si votre souris ne possède qu un seul bouton ou si votre navigateur ne prend pas en charge le click droit, vous pouvez utiliser le bouton d accès (voir page 6) Aide Page 22 sur 115

23 2 Fenêtre de modification d événement ou de période A Modification d événement Si l élément que vous désirez afficher est un événement, le formulaire suivant s affichera : Pour un événement simple (événement ponctuel), son fonctionnement est identique au fonctionnement de la création d événement (voir page 7). Aide Page 23 sur 115

24 Si vous modifiez un événement périodique, les boutons de validation seront différents : D une part, vous retrouverez les informations de périodicité que vous pourrez modifier. D autre part vous avez deux choix pour valider votre modification : Modifier Série : appliquera les modifications à l ensemble des événements qui constituent la série. Attention, dans ce cas, si vous aviez modifié les dates de l événement ou de la période, vos modifications seront ignorées. Les modifications des heures seront, elles, bien prises en compte. Modifier Occurrence : Appliquera les modifications uniquement à l occurrence sélectionnée (celle sur la quelle vous avez effectué le click). Dans ce cas, une exception est créée : Occurrences non modifiées Exception Enfin, si vous sélectionnez une occurrence qui a déjà été modifiée, vous obtiendrez l affichage suivant : Les informations de périodicité ne sont pas modifiables et vous ne pouvez intervenir que sur cette occurrence. Aide Page 24 sur 115

25 B Gestion du statut de confirmation d un événement Les événements peuvent être sujets à une demande de confirmation. C est le cas si lors de la création de l événement vous avez coché la case «Cet événement nécessite une confirmation». Il est également possible, si vous ne l aviez pas demandé lors de la création de l événement, de demander une confirmation lors d une modification. Une fois qu il est stipulé qu un événement demande une confirmation, il devra obligatoirement être confirmé ou refusé. Il est impossible de désactiver la demande de confirmation d un événement sujet à la confirmation. Tous les événements saisis par un «patient utilisateur» sont par défaut sujets à la confirmation. Lors de la modification d un événement sujet à la confirmation, vous avez la possibilité de modifier le statut de confirmation (si votre profil et votre rôle sur l agenda en cours vous y autorisent) : Un événement confirmé est considéré comme étant validé par les deux parties (le praticien et le patient, le praticien et son partenaire ). Il peut néanmoins être remis en attente ou refusé. Un événement refusé est considéré comme étant refusé par l une des deux parties. Il est alors marqué comme étant supprimé et disparaît de l emploi du temps. Toute modification du statut de confirmation d un événement entraîne une notification des l une ou l autre (ou des deux si la modification est faite par un tiers) des parties. Ces notifications seront détaillées plus loin. Aide Page 25 sur 115

26 C - Modification d une période Si l élément que vous modifiez est une période, la fenêtre suivante s affiche : Dans le cas d une période périodique, le fonctionnement est identique à celui des événements. (Voir page 29) D Validation des modifications Les mêmes contrôles de cohérence sont réalisés lors de la modification d un événement ponctuel ou en série que lors de la création. Il en va de même pour les périodes. Aide Page 26 sur 115

27 Procédure de modification rapide Le nouvel agenda amène des améliorations de l ergonomie de l interface graphique. En particulier, l utilisation de la souris est rendue plus riche grâce à l utilisation du glisser/déposer et du redimensionnement. Plusieurs opérations sont possibles sur les événements en utilisant uniquement la souris : - Le déplacement d événements ou de périodes ponctuels sur l emploi du temps. - La modification de durée des événements. Déplacement d éléments ponctuels Le déplacement d éléments permet de glisser un événement (valable uniquement pour les événements ou périodes ponctuels et non confirmés) d une case de l emploi du temps à une autre. Si des erreurs (conflits ou autres) surviennent pendant l opération de glisser-déposer, elles sont signalées et l action est annulée. L élément déplacé revient automatiquement à son emplacement d origine. Aide Page 27 sur 115

28 Redimensionnement d éléments ponctuels Il est possible de redimensionner les blocs des événements ponctuels et des périodes ponctuelles. Le redimensionnement aura pour effet de modifier la date de début si vous déplacez le bord supérieur du bloc de l événement ou de la période : Il aura pour effet de modifier la date de fin si vous déplacez le bord inférieur du bloc de l événement ou de la période : Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, les modifications des dates de début ou de fin se produisent et les éventuelles erreurs sont signalées. Vous pouvez appuyer sur la touche «Echap» pour annuler le redimensionnement. En cas d erreur, l événement reprend ses dimensions initiales. Aide Page 28 sur 115

29 Simplifications d affichage et ergonomie avancée Création d événement sur une grande plage horaire Lors de la création d un événement, il est possible qu il s étende sur plusieurs plages horaires, indépendamment de la durée fixée par son type d événement. Si vous sélectionnez plusieurs plages horaires d un mouvement englobant de la souris avant d ouvrir la fenêtre de saisie d événement (par click droit ou avec le bouton d accès), les dates et heures de début et de fin se positionneront automatiquement sur en fonction de l ensemble des zones sélectionnées : Sélection de plages horaires multiples : Aide Page 29 sur 115

30 Affichage du formulaire de saisie : La date et l heure de début et de fin correspondent bien à l étendue de l ensemble des plages horaires sélectionnées. L événement qui sera alors saisi s étendra sur toute la durée spécifiée : Aide Page 30 sur 115

31 Saisie d événement sur une ou plusieurs journée Nota Bene : cette fonctionnalité est utilisable uniquement en «Affichage période». Il arrive souvent que les périodes que vous utiliserez (cabinet fermé, remplacement ) doivent s étendre à la journée complète, voire sur plusieurs jours. L interface graphique de votre nouvel agenda en ligne vous permet de gérer ces cas plus facilement à l aide du glisser-déposer et du redimensionnement que nous avons vus plus haut. Il existe dans votre emploi du temps en vue «Semaine», une case juste sous le nom du jour et avant la première plage horaire de la journée. Cette case est appelée case de journée complète : Case journée complète Si vous glissez un événement dans cette case, il sera considéré comme s étendant sur l ensemble de la journée concernée. Il sera alors affiché de cette manière : Aide Page 31 sur 115

32 Il est également possible de redimensionner les éléments se trouvant dans les cases journées complètes. Le redimensionnement se fait alors de manière horizontale et permet d étendre l événement su plusieurs journées : Après redimensionnement horizontal vers la droite : Le rendez-vous s étend maintenant sur les journées complètes de Lundi et Mardi. Enfin, la case journée complète peut aussi afficher des événements s étendant sur plus d une journée mais ne couvrant pas de journée complète. Par exemple, imaginons une période de formation qui débute le mercredi 23 mars à 14 heures pour se terminer le jeudi 24 mars à 16 heures : Aide Page 32 sur 115

33 Une fois cet événement validé, il s affichera comme suit dans les cases journées complètes des jours concernés : Comme il ne s étend pas sur l ensemble de la journée du mardi (début à 14 heures) et du jeudi (fin à 16 heures), de petites horloges vous indiquent l heure de début et de fin. Les informations de l événement affichent bien les heures reprises par les horloges : Aide Page 33 sur 115

34 Suppression d événements et de périodes Suppression d événements ou de périodes simples La suppression d événements ou de périodes se fait à l aide du menu contextuel qui apparaît lors d un click droit sur le bloc de l élément à supprimer : Pour rappel, ce menu est aussi accessible par le bouton d accès (voir page 7). Lorsque vous cliquez sur «Supprimer cet événement» dans ce menu, une confirmation vous est demandée : Si vous choisissez de confirmer, l événement est supprimé et n apparaîtra plus sur votre emploi du temps. Le fonctionnement est strictement identique pour les périodes. Aide Page 34 sur 115

35 Suppression de périodes ou d événements périodiques La suppression de périodes ou d événements périodiques se déclenche de la même manière que pour les événements ponctuels, un click droit (ou une action sur le bouton d accès décrit en page 7) sur un des blocs de la série déroule le menu contextuel : Lorsque vous sélectionnez «Supprimer cet événement» dans le menu, une confirmation vous est demandée : Si vous confirmez, vous avez la possibilité de supprimer uniquement l occurrence sur la quelle vous avez cliqué, soit toute la série. Vous pouvez encore annuler à ce moment : Si vous choisissez de supprimer la série complète, toutes les occurrences de cet événement ou période seront supprimées. Aide Page 35 sur 115

36 Si vous choisissez de ne supprimer que l occurrence sélectionnée (option «uniquement cette occurrence»), seule l occurrence sélectionnée disparaît : Notez qu il n est plus possible de récupérer un événement supprimé. Aide Page 36 sur 115

37 Paramétrages de vos agendas Paramètres de l agenda Accès par cet élément de menu : Chaque agenda au quel vous êtes inscrit peut être paramétré pour correspondre au mieux à vos attentes. Ces paramètres vous sont personnels et ne seront pas partagés par les autres utilisateurs de l agenda. Durée des créneaux horaire : Vous permet de spécifier la durée d un créneau horaire et de découper votre emploi du temps à votre guise. Aide Page 37 sur 115

38 Hauteur des cases : Il est possible de modifier la hauteur des cases qui représentent un créneau horaire et ainsi de faire correspondre l affichage à la taille de votre écran et à vos souhaits. Dénomination des patients : Vous permets d indiquer la manière dont vous voulez que vos contacts soient désignés : Contacts, Clients ou Patients. Heures de début et de fin de journée Vous permettent de définir les bornes de votre emploi du temps. Praticien modérateur : Ce réglage n apparaît que si vous êtes le praticien modérateur (voir «explications des rôles» plus loin dans ce document). Vous pouvez donner le rôle de modérateur à un autre praticien de votre cabinet. Nom de l agenda : Vous permet de changer le nom de l agenda. Ce paramétrage est uniquement accessible pour le praticien modérateur (voir «explications des rôles» plus loin dans ce document). Consigne C est ici que vous pouvez écrire et modifier les consignes particulières que vous voulez transmettre à vos secrétaires et confrères qui pourraient être amenés à noter des événements dans votre emploi du temps. Paramétrage des types d événements Accès par cet élément de menu : Aide Page 38 sur 115

39 Cet écran vous présente les différents types d événements et de périodes disponibles pour votre agenda. Les événements et les périodes sont dans deux listes séparées pour plus de clarté. Il existe différentes catégories de types d événements ou de périodes : - Les types «Utilisateur», représentés par l icône, qui sont les types d événements que vous avez-vous-même créés. Ces types seront disponibles pour tous les utilisateurs de votre cabinet et seront remontés dans HelloDOC lors des synchronisations. - Les types «de base», représentés par l icône, qui sont les types d événements déjà présents dans HelloDOC. Vous ne pouvez pas supprimer ces types d événements. Aide Page 39 sur 115

40 Plusieurs actions sont possibles à partir de cet écran : - Création d un nouveau type d événement - Modification d un type d événement existant - Suppression d un type d événement utilisateur. Création d un nouveau type d événement Le lien d événement : vous donne accès à l écran de création de type Libellé : C est le nom de votre type d événement. Ce nom doit être unique au niveau de vos types d événements. Nature : Vous permet d indiquer si ce type d événement représente un événement de nature ponctuelle ou une période. Couleur : Cette liste déroulante vous permet de sélectionner la couleur qui représentera ce type d événement. Aide Page 40 sur 115

41 Durée : Vous permet de définir une durée par défaut pour votre événement. Cela aura pour effet de calculer pour vous la date de fin lors de la saisie d un événement de ce type dans votre emploi du temps. La durée peut être celle du créneau horaire (voir paramètres de l agenda, page 37). Evénement bloquant : Si cette case est cochée, ce type d événement interdira la saisie de tout autre événement dans une plage horaire qu il occupe. Par exemple, la période «Pas de Rendez-vous» interdira la saisie de tout nouvel événement sur les plages horaires qu elle recouvre. Alerte : Si cette case est cochée, la saisie d un nouvel événement dans une plage horaire déjà occupée par un événement de ce type demandera une confirmation. C est utile pour attirer l attention de la personne qui saisit l événement. Les types d événements créés sur cet écran seront des types d événements utilisateur. Modification d un type d événement Vous pouvez modifier un type d événement à l aide du bouton. Vous accédez alors à l écran de modification d un type d événement : Vous pouvez modifier l ensemble des paramètres pour les types d événements utilisateurs. Pour les types d événements de base, le libellé et la nature ne peuvent pas être modifiés. Aide Page 41 sur 115

42 Suppression d un type d événement Vous pouvez supprimer un type d événement utilisateur. Les types d événements de base ne peuvent pas être supprimés. La suppression se fait à l aide du bouton. Si vous supprimez un type d événement, les événements de ce type déjà saisis dans votre emploi du temps ne sont pas supprimés. Ils restent en place et conservent leurs informations de type. Par contre, vous ne pourrez plus saisir d événements de ce type une fois supprimé. Lieux Accès par cet élément de menu : Si votre agenda est synchronisé avec HelloDOC, vous ne pourrez effectuer aucune action sur les lieux. Dans le cas d un agenda non synchronisé avec HelloDOC, vous pourrez gérer vos lieux. A partir de cet écran, vous pouvez administrer la liste des lieux qui seront disponibles pour les événements de votre emploi du temps. Tous les lieux sont modifiables. Vous pouvez, créer un nouveau lieu, modifier un lieu existant ou supprimer un lieu existant. Aide Page 42 sur 115

43 Création d un nouveau lieu La création d un nouveau lieu se fait à l aide du lien. En cliquant sur ce lien, vous affichez l écran de création de lieu : Vous pouvez définir un libellé (qui doit être unique) et une couleur pour représenter ce lieu. Modification d un lieu existant La modification d un lieu existant se fait par le bouton. Un click sur ce bouton vous affiche l écran de modification de lieu : Vous pouvez modifier le libellé (l unicité est alors vérifiée) est la couleur représentant ce lieu. Suppression d un lieu existant Vous pouvez supprimer les lieux existants à l aide du bouton. Si vous supprimez un lieu, les événements existants qui utilisent ce lieu ne sont pas supprimés. Leur information de lieu est conservée. Vous ne pourrez plus saisir de nouveaux événements utilisant ce lieu. Aide Page 43 sur 115

44 Administration Les tâches d administration comprennent la gestion de votre liste de patients et la gestion de vos utilisateurs. Administration de la liste des patients L accès à cette fonctionnalité se fait par cet élément de menu. Notez que le libellé de ce menu peut varier en fonction de votre choix de dénomination des patients. Lorsque vous arrivez dans l écran de gestion des patients, la liste est vide : Pour informations le total des patients est affiché. Pour afficher vos patients, vous devez effectuer une recherche. Pour ce faire, entrez les premières lettres (3 lettres minimum) du nom du patient recherché dans la zone «Nom», puis appuyez sur la touche «entrée» ou faite un click sur le bouton. La liste des patients correspondant s affichera alors : A partir ce de cet écran, vous pouvez réaliser plusieurs actions : - Création d un nouveau patient. - Modification d un patient existant - Ajout d un patient en tant qu utilisateur - Supprimer un patient existant. La liste des patients est commune à l ensemble des utilisateurs de votre cabinet, comme c est le cas dans HelloDOC. Aide Page 44 sur 115

45 Création d un nouveau patient Accès par le lien. Un click sur ce lien affiche l écran de création de patient : Vous pouvez renseigner les différents champs de la fiche du patient. Certaines données sont obligatoires : Aide Page 45 sur 115

46 Une fois l ensemble des données renseignées, vous pouvez valider la création du patient à l aide du bouton «Ajouter». Lors de la création du patient, son unicité est vérifiée. Si un autre patient existe déjà avec les mêmes Nom, Prénom et Date de Naissance, un message vous en avertira : Et la création du patient sera refusée. Les patients créés dans cet écran seront ajoutés à vos patients HelloDOC lors de la synchronisation. Modification d un patient existant Vous pouvez modifier les informations d un de vos patients à l aide du bouton. Vous pouvez modifier l ensemble des informations relatives au patient dans cette fenêtre. Les données obligatoires et l unicité du patient seront contrôlées lors de la validation. Aide Page 46 sur 115

47 Liste Rouge Vous pouvez déclarer un patient comme étant en liste rouge, c'est-à-dire que vous ne souhaitez pas avoir d événement associé à ce patient. Lorsque vous sélectionnerez ce patient en saisie d événement voici le message qui apparaîtra : Ajout d un patient en tant qu utilisateur Cette fonctionnalité a été implémentée, se reporter à la section Partenaire. Suppression d un patient existant Il n est pas possible de supprimer à proprement parler un patient existant à partir de l agenda web. Celui-ci est simplement marqué comme étant supprimé. Il n est plus disponible dans les listes mais les événements qui le concernent ne sont pas supprimés. La suppression se fait à l aide du bouton. Aide Page 47 sur 115

48 Administration de la liste des utilisateurs Accès par cet élément de menu : Précisions sur les rôles Dans HelloDOC Agenda Web, un utilisateur peut être amené à intervenir sur plusieurs agendas. Les utilisateurs n ont pas les mêmes privilèges sur tous les agendas sur les quels ils interviennent. Sur vos agendas de cabinets, il existe cinq rôles possibles pour un utilisateur : - Praticien modérateur : Le praticien modérateur est en quelques sortes l administrateur de l agenda. Il dispose de son propre emploi du temps et peut gérer les rôles des autres utilisateurs. Il peut aussi désigner un autre Praticien modérateur et changer le nom de l agenda. - Praticien : Le praticien dispose de son propre emploi du temps mais n a accès qu à ses informations personnelles. - Partenaire Patient: votre patient à la possibilité de prendre des rendez-vous sur votre agenda suivant les critères que vous aurez définit (voir section Partenariat). - Partenaire Praticien: votre confrère praticien à la possibilité de prendre des rendezvous sur votre agenda suivant les critères que vous aurez définit (voir section Partenariat). - Secrétaire médicale : Cet utilisateur n a pas son propre emploi du temps mais peut intervenir sur tous les emplois du temps de l agenda. C est ce rôle qu ont les opératrices du télé-secrétariat. Aide Page 48 sur 115

49 Administration par un Praticien Modérateur En tant que Praticien Modérateur, vous avez accès à toutes les informations de la gestion des utilisateurs sous cette forme : En tant que Praticien Modérateur, vous pouvez effectuer plusieurs actions à partir cet écran : - Créer un nouvel utilisateur. - Créer un nouveau partenariat. - Modifier les informations des utilisateurs existants - Envoyer les identifiants par mail à un utilisateur - Supprimer un utilisateur - Ajouter un patient en tant que patient utilisateur. Aide Page 49 sur 115

50 Création d un nouvel utilisateur Le praticien modérateur peut ajouter un utilisateur à son agenda. Les utilisateurs qu il peut ajouter peuvent être de nouveaux praticiens qui rejoignent son cabinet (profil Praticien) ou un membre de son personnel administratif, comme une secrétaire médicale (profil Utilisateur Standard). Un click sur le lien d utilisateur : ouvre la fenêtre de création Certaines données sont obligatoires, elles sont signalées en rouge lorsqu elles sont manquantes à la validation de la saisie. En plus des données obligatoires, des contrôles de saisies sont effectués sur les champs suivants : Téléphone fixe - Téléphone mobile. Aide Page 50 sur 115

51 Description des différentes données de l utilisateur Le Profil : Le profil d un utilisateur indique qui est cette personne, indépendamment de tout agenda (contrairement au rôle qui, lui, est propre à un agenda). Les profils disponibles lors de la création d un utilisateur sont : - Praticien : Il s agit d un médecin, un auxiliaire médical, ou de tout autre type de praticien. Il s agit d une personne ayant vocation à recevoir des patients. - Utilisateur Standard : Il s agit d une secrétaire médicale, d un directeur d établissement ou de toute autre personne à vocation administrative qui peut intervenir dans la gestion de l emploi du temps des praticiens. Le login et le mot de passe : Ce sont les informations qui servent à la connexion de l utilisateur. Ces informations sont générées automatiquement lors de la création de l utilisateur. Les zones de texte ne sont pas actives lors de la saisie d un nouvel utilisateur. La civilité : C est le titre de l utilisateur : Docteur, Madame, Monsieur Le nom, le prénom, le code postal et la ville : Inutile d en dire d avantage. Le numéro de téléphone fixe et mobile : Ces données sont importantes dans le cadre de l utilisation du service télé secrétariat. Le numéro de téléphone mobile est important pour la réception des notifications qui interviendront de manière plus présente lors de la mise en place des partenariats (version V1-B). L affichage par défaut : Il s agit de la vue par défaut pour présenter les emplois du temps à cet utilisateur. Les choix sont les mêmes que dans le sélecteur de vues décrit dans la première partie de ce document. Le numéro de poste : Cette donnée va disparaître de cet affichage dans la prochaine version. Elle n est d aucune utilité. Aide Page 51 sur 115

52 Procédure de création d un nouvel utilisateur Pour illustrer cette fonctionnalité, nous allons créer un nouvel utilisateur pour notre agenda de présentation : Lorsque vous validez la création, le nouvel utilisateur se trouve alors dans la liste des utilisateurs de l agenda : Son login et son mot de passe sont générés par le système. Il lui est attribué le rôle «praticien» automatiquement. Aide Page 52 sur 115

53 Procédure de modification d un utilisateur existant La modification d un utilisateur se fait à l aide du bouton. Lors d un click sur ce bouton, la fiche de l utilisateur correspondant s ouvre : A la différence de la création d un utilisateur, l information de profil disparaît et l information de rôle apparaît. Les champs «Login» et «Mot de passe» sont également ouverts à la modification. La liste «Rôle» contient les éléments suivant : Le rôle «Visiteur» n est pas utilisable dans cette première version. Il sera exploité lors de la mise en place des partenariats dans la version V1-B. Il est possible de modifier toutes les informations affichées dans cet écran. Aide Page 53 sur 115

54 Envoi des identifiants à un utilisateur Vous pouvez à partir de la liste des utilisateurs envoyer un courrier électronique à un des utilisateurs de la liste. Ce courrier contiendra les informations de connexion pour cet utilisateur. Dans la version actuelle, le contenu du mail est encore identique à celui du premier agenda Web. Le contenu de ce mail va évoluer pour être rendu d une part plus attractif dans sa présentation et d autre part pour présenter également des informations qui seraient manquantes aujourd hui (par exemple, le numéro de l agenda pour le paramétrage de la synchronisation dans HelloDOC). Suppression d un utilisateur La suppression d un utilisateur se fait à l aide du bouton. Lorsque vous le supprimez, un utilisateur n est pas exactement supprimé de la liste des utilisateurs mais il est simplement retiré des utilisateurs de votre agenda. Il pourra continuer à utiliser ses autres agendas s il en dispose. Administration pour un praticien non-modérateur Pour un praticien non modérateur, les informations disponibles sont beaucoup plus succinctes. Seules ses propres informations lui sont accessibles et il ne peut intervenir que sur celles-ci. Il a tout de même la possibilité d ajouter des patients utilisateurs. Aide Page 54 sur 115

55 Autres fonctionnalités Gestion des mémos Vous avez la possibilité, quelque soit votre rôle sur un agenda, de publier des mémos qui seront lus par l ensemble des utilisateurs de cet agenda. Ces mémos consistent en un petit texte. Accès par cet élément de menu : Lorsqu un nouveau mémo est publié et que vous n en avez pas encore pris connaissance, une alerte «Nouveaux Mémos» vous l indique au dessus du menu, à gauche de l écran principal : Un click sur «Nouveaux Mémos» vous dirige vers la lite des mémos décrite ci-dessus. A partir de cet écran, vous pouvez réaliser plusieurs actions sur les mémos : - Créer un nouveau mémo. - Modifier un mémo dont vous êtes l auteur. - Supprimer un mémo dont vous êtes l auteur. - Indiquer que vous avez pris connaissance d un mémo. Aide Page 55 sur 115

56 Création d un nouveau mémo Vous pouvez écrire un nouveau mémo à destination des utilisateurs de votre agenda à l aide du lien Vous accédez alors à l écran de saisie de mémos : Aide Page 56 sur 115

57 Vous pouvez indiquer un titre pour votre mémo dans la zone «objet». Pour le corps du mémo, vous pouvez utiliser les fonctions de mise en forme disponibles dans la barre d outils de la zone de saisie. Ces fonctions de mise en forme sont les fonctionnalités de base qu on retrouve sur tous les logiciels de traitement de texte. Lorsque vous validez la création de votre mémo, celui-ci est affiché dans la liste des mémos et l alerte «Nouveaux Mémos» s active pour les autres utilisateurs de votre agenda. Modification d un mémo existant Vous pouvez à tout moment modifier un mémo dont vous êtes l auteur. Pour ce faire, utilisez le bouton de la liste des mémos. Le contenu du mémo concerné s affichera dans l écran de saisie de mémos et vous pourrez le modifier : Aide Page 57 sur 115

58 Suppression d un mémo existant Vous pouvez à tout moment supprimer un mémo dont vous êtes l auteur. Utilisez le bouton du mémo concerné pour le supprimer. Une confirmation vous est alors demandée : Si vous confirmez, le mémo est alors supprimé. Les alertes «Nouveaux Mémos» pour les autres utilisateurs s actualisent dans ce cas et disparaissent le cas échéant. Indicateur de lecture d un mémo L alerte «Nouveaux Mémos» sera visible tant que vous n indiquerez pas avoir pris connaissance de tous les mémos disponibles. Pour indiquer que vous avez pris connaissance d un mémo, utilisez le bouton des mémos. de la liste Ce bouton se transforme alors pour prendre cette apparence :. Si vous n avez plus de mémos non lus, l alerte disparaîtra de votre écran principal. Lu par Vous pouvez savoir qui a lu votre mémo en cliquant sur liste des utilisateurs ayant lu ce mémo :, une fenêtre s ouvrira avec la Aide Page 58 sur 115

59 Accès à vos informations utilisateur Vous pouvez à tout moment accéder à vos informations utilisateur en cliquant sur le lien à votre nom ou sur l icône personnage au dessus du menu de l écran principal : L icône affichée à sa gauche correspond à votre Profil. Ici, l utilisateur étant un praticien, un petit médecin apparaît. Un click sur le lien affichant votre nom vous amène à l écran de modification de vos informations : Vous pouvez modifier toutes les informations présentes sur cet écran. Aide Page 59 sur 115

60 Fonctionnalités de partenariats Présentation des partenariats Les partenariats vous permettent d ouvrir l accès à votre emploi du temps à d autres acteurs que ceux de votre propre cabinet. Vous pouvez ainsi permettre à certains de vos patients de faire leurs demandes de rendez-vous et de visites directement depuis Internet ans avoir à solliciter votre secrétariat ou vous-même. Vous pouvez également permettre à d autres praticiens de faire des demandes de rendez-vous pour leurs patients sur votre emploi du temps. Partenariat Patient Un partenariat patient permet à un de vos patients d avoir accès à votre emploi du temps. Il peut alors y déposer des demandes de rendez-vous ou de visites. Ces éléments sont ensuite visibles dans votre emploi du temps. Vous décidez vous-même des plages horaires qui seront disponibles pour vos patients partenaires. Vous avez, à tout moment, la possibilité de refuser une demande de rendez-vous ou de visite déposée par un de vos patients partenaires. Les patients partenaires peuvent visualiser votre emploi du temps de deux manières : Une vue simplifiée de votre grille d emploi du temps ou uniquement une liste des créneaux disponibles dans les plages horaires que vous avez définies. Un exemple serait un patient qui vient régulièrement pour renouveler son ordonnance dans le cadre d un traitement de fond. Il peut ainsi, au grès de ses disponibilités, prendre ses rendezvous sans avoir à vous solliciter. Partenariat Praticien Un partenariat praticien vous permet d ouvrir votre emploi du temps à d autres praticiens d autres structures, qu ils soient utilisateurs de HelloDOC ou non. Vos confrères partenaires auront la possibilité de demander des rendez-vous et des visites sur votre emploi du temps pour leurs propres patients. Ainsi, dans le cadre de la relation entre praticiens généralistes et spécialistes liée au parcours de soins, il vous sera possible, en tant que généraliste, de faire des demandes de rendez-vous pour vos patients chez vos confrères spécialistes. Les coordonnées de votre patient sont alors transmises à votre partenaire. Seul l état civil est les coordonnées électroniques (mobile et adresse mail) de vos patients sont transmises. Bien entendu, vous pouvez à tout moment supprimer une des demandes que vous avez faites ou refuser les demandes qui vous sont faites. Les différentes parties étant alors notifiées du devenir de l événement par mail ou par SMS, selon votre choix. Aide Page 60 sur 115

61 Mise en place d un partenariat Tous les praticiens d un cabinet peuvent établir leurs propres partenariats indépendamment de leurs confrères. L accès à la création des partenariats se fait le menu de gauche, par un click sur l élément de menu de la gestion des utilisateurs de votre agenda : L écran de gestion des utilisateurs s affiche alors : Pour créer un partenariat, vous devez cliquer sur le lien :. Aide Page 61 sur 115

62 Lorsque vous cliquez sur ce lien, l écran de création de partenariat s affiche : Cet écran vous permet de créer des partenariats patients ainsi que des partenariats praticiens. Aide Page 62 sur 115

63 Mise en place d un partenariat Patient Pour mettre en place un partenariat avec un de vos patients et lui permettre d accéder à votre emploi du temps, vous devez tout d abord afficher l écran de création de partenariats, puis cliquez sur l onglet «Partenaire Patient». La première chose à faire est de rechercher un patient par son nom. Vous devez, comme toujours, entrer au moins trois lettres du nom du patient recherché. Cliquez ensuite sur le bouton. La recherche s effectue et la liste déroulante vous propose les patients correspondant : Sélectionnez le patient avec qui vous souhaitez établir un partenariat. Vous devez ensuite indiquer un mode de visualisation pour votre patient : Si vous sélectionnez «Afficher les plages horaires que vous avez définies», votre patient partenaire verra une liste d horaires disponibles dans les périodes que vous avez définies. Il n aura pas accès à la grille de votre emploi du temps. (Voire plus bas) Si vous choisissez «Afficher votre emploi du temps», votre patient partenaire aura accès à la grille de votre emploi du temps. Il ne pourra pas voir le détail du contenu mais verra les zones libres. (Voire plus bas) Vous pouvez définir le mode de communication préféré pour ce nouveau partenaire soit par mail soit par SMS Cochez la case Confirmation automatique pour valider automatiquement tous les événements émanant de ce partenaire. Aide Page 63 sur 115

64 Vous pouvez définir la profondeur de la recherche des plages libres qui seront proposées à votre partenaire patient : Vous indiquez le nombre de mois pour lesquels vous voulez proposer les plages libre. Ceci peut s avérer utile pour limiter ou étendre les possibilités de demandes de patients en fonction de votre pratique particulière. Une fois que vous avez sélectionné votre patient et un mode de visualisation, vous pouvez créer le partenariat à l aide du bouton. Vous ne pouvez créer qu un seul partenariat par patient. Suite à la validation du partenariat, vous revenez automatiquement à la gestion des utilisateurs de votre agenda et le nouveau partenariat apparaît dans la liste : Nous reviendront plus tard sur les actions possibles à partir de cette liste. Aide Page 64 sur 115

65 Mise en place d un partenariat Praticien Pour mettre en place un partenariat avec un de vos patients et lui permettre d accéder à votre emploi du temps, vous devez tout d abord afficher l écran de création de partenariats, puis cliquer sur l onglet «Partenaire Praticien». Notez que vous pouvez établir des partenariats avec des praticiens existants déjà en tant qu utilisateurs de HelloDOC Agenda Web ou pour d autres praticiens dont vous allez pouvoir renseigner les coordonnées dans cet écran. La première chose à faire est de rechercher votre futur partenaire. Pour ce faire entrez les premières lettres de son nom (3 lettre au minimum, comme toujours) et cliquez sur le bouton. La liste déroulante pour propose alors les différents praticiens existants portant ce nom : Aide Page 65 sur 115

66 Il se peut que votre partenaire ne soit pas dans la liste, vous avez alors la possibilité de le créer directement à partir de cet écran. NB : Néanmoins, veuillez vous assurer que votre partenaire n existe pas déjà parce que si vous le créiez alors qu il existe déjà, il se verrait alors attribuer une nouvelle identité et ses patients ainsi que ses disponibilités ne seront pas exploitables. Si votre partenaire n est pas dans la liste, vous pouvez le créer directement dans cet écran à l aide du lien Lorsque vous cliquez sur l image, une zone de saisie des informations sur votre partenaire apparaît : Notez que l ensemble des informations doivent être saisies pour valider la création de votre partenaire. Vous devez ensuite choisir un mode de saisie pour ce partenaire : Vous pouvez définir le mode de communication préféré pour ce nouveau partenaire soit par mail soit par SMS Cochez la case Confirmation automatique pour valider automatiquement tous les événements émanant de ce partenaire. Aide Page 66 sur 115

67 Vous pouvez définir la profondeur de la recherche des plages libres qui seront proposées à votre partenaire praticien : Vous indiquez le nombre de mois pour lesquels vous voulez proposer les plages libre. Ceci peut s avérer utile pour limiter ou étendre les possibilités de demandes de praticiens en fonction de votre pratique particulière. Vous pouvez ensuite valider à l aide du bouton gestion des utilisateurs de vos agendas. et vous serez alors renvoyé à la La liste des partenariats contient alors votre nouveau partenaire praticien : Vous pouvez avoir autant de partenaires, patients et praticiens que vous le souhaitez. L établissement des partenariats se fait à l initiative du praticien qui ouvre l accès à son emploi du temps. C est ainsi toujours vous qui avez le contrôle de la visibilité de votre emploi du temps. Aucun autre utilisateur ne peut accéder à votre emploi du temps sans que vous ayez explicitement établi un lien de partenariat avec lui. Gestion des partenariats existants La liste des partenariats vous montre vos partenaires actuels. A partir de cette liste, vous pouvez réaliser 3 actions distinctes : - Voir ou modifier les coordonnées de votre partenaire. - Envoyer ses identifiants à votre partenaire. - Mettre fin à une relation de partenariat. Modification des coordonnées du partenaire Vous pouvez accéder à la modification des coordonnées d un partenaire en cliquant sur le bouton de la ligne correspondante. Cela vous amène alors à l écran de modification d un partenariat. Cet écran est différent selon qu il s agisse d un partenariat Patient ou d un partenariat Praticien Aide Page 67 sur 115

68 Modification d un partenariat Patient L écran de modification d un partenariat patient est le suivant : Sur cet écran, vous voyez les données de votre partenariat. Vous pouvez y modifier le mode de saisie pour ce patient partenaire et modifier également les identifiants de connexion de votre patient partenaire. Ceci peut être souhaitable, les identifiants générés automatiquement n étant pas particulièrement évidents à retenir Il est également possible de modifier les coordonnées et téléphone (mobile et fixe) de votre patient partenaire. Ces données seront également reportées dans la fiche patient du patient et synchronisées avec HelloDOC si vous utilisez cette fonctionnalité. Le patient peut lui aussi modifier ses coordonnées à l aide de sa fiche utilisateur comme nous le verrons plus bas. Un fois vos modifications réalisés vous pouvez valider avec le bouton «Valider». Vous pouvez annuler à tout moment à l aide du bouton «Annuler». Vous revenez alors à la page de gestion des utilisateurs de votre agenda. Aide Page 68 sur 115

69 Modification d un partenariat Praticien L écran de modification d un partenariat praticien est le suivant : Sur cet écran sont rappelées les informations relatives à votre partenariat. Vous pouvez y modifier uniquement le mode de saisie. Les coordonnées étant celles de votre partenaire, elles ne peuvent être modifiées que par lui, même si c est un partenaire que vous avez-vous-même créé. Il pourra modifier ces informations à l aide de sa fiche utilisateur, nous le verrons plus loin. Vous pouvez valider le changement éventuel de mode de saisie à l aide du bouton «Valider» ou, à tout moment, annuler les modifications et revenir à la liste à l ide du bouton «Annuler». Envoi des identifiants au partenaire Vous pouvez, à l aide du bouton, envoyer les identifiants de connexion à l application à votre partenaire. Le système lui envoie alors un contenant ses identifiants de connexion ainsi que le lien vers l application de l agenda. Il est conseillé d envoyer les identifiants lorsque vous modifiez les informations de connexion, en particulier dans le cadre d un partenariat Patient. Aide Page 69 sur 115

70 Mettre fin à un partenariat A tout moment vous pouvez mettre fin à un partenariat existant, que ce soit un partenariat Patient ou Praticien. Cela se fait à partir de la liste des partenariats, à l aide du bouton. Lorsque vous supprimez un partenariat, les demandes de votre partenaire restent actives mais il n aura plus la possibilité d en déposer de nouvelles et ne pourra plus accéder aux informations concernant votre emploi du temps. Adaptation de votre emploi du temps Une de nos principales préoccupations lors de l élaboration des fonctionnalités de partenariats a été de vous garantir un contrôle maximum sur les éléments de votre emploi du temps visibles par vos partenaires et également un contrôle sur les plages que vous désirez ouvrir à la saisie de demandes par vos partenaires. Il a donc été créé deux nouveaux types de période, dédié à la gestion des plages horaires ouverte à la saisie pour les partenaires : Ces périodes sont dite «de base» qui, à ce titre, elles ne sont pas modifiables au niveau de leur libellé. Elles ne sont pas Bloquantes pour vous permettre de saisir tout de même des événements dans des plages horaires qu elles occupent. Elles sont marquées Alerte de manière à vous avertir, lorsque vous saisissez un événement dans une de ces périodes, que cette période est prévue pour la prise de rendez-vous par vos partenaires. Vous pouvez bien entendu personnaliser ces éléments pour que le comportement de cette période s adapte à votre pratique. Afin de permettre à vos partenaires d utiliser votre emploi du temps pour leurs demandes, vous devez y prévoir des plages horaires dédiées à l aide de période de type «Prise de rendezvous Partenaires». Aide Page 70 sur 115

71 Pour ca faire, placez-vous sur votre emploi du temps en mode «Périodes» (voire plus haut dans ce document pour la gestion des affichages). Saisissez ensuite une nouvelle période, comme vous le feriez pour n importe quel autre type de période. Dans cet exemple, nous mettons en place une plage d ouverture de l emploi du temps aux partenaires tous les Vendredi et Samedi après-midi, à l aide d une période en série : Aide Page 71 sur 115

72 Une fois validée, cette période se présente sur votre emploi du temps en mode «Normal» comme ceci : En ce qui vous concerne, elle se comporte exactement comme toutes les autres périodes et n a aucunes autres incidences que celles liées à son statut Bloquant ou Alerte. Définissez ainsi les périodes pendant les quels vous voulez que vos partenaires puissent saisir des demandes de rendez-vous ou de visites. Vos partenaires ne pourront pas saisir de demandes hors de ses périodes. C est pour ça qu il est indispensable d en prévoir si vous comptez ouvrir votre emploi du temps à d éventuels partenaires. Aide Page 72 sur 115

73 Le point du vue du partenaire Nous allons à présent nous placer du coté du partenaire. Nous allons voir comment le partenaire peut saisir des demandes de rendez-vous sur votre emploi du temps et comment il peut suivre l évolution de ses demandes et gérer ses demandes en attente. Lors de la création du partenariat, vous avez indiqué un mode de saisie pour le partenaire concerné. Il existe deux modes de saisie : - Le mode «plages libres» qui n affiche pas la grille de votre emploi du temps à votre partenaire mais lui présente juste une liste de plages libres. - Le mode «grille» qui affiche une grille de votre emploi du temps. Cette grille présente l ensemble des événements de votre emploi du temps mais sans en rendre visibles les détails. Il est conseillé d utiliser principalement le mode «plages libres» qui est beaucoup plus simple d utilisation pour votre partenaire. Cependant, si vous voulez que votre partenaire ait une vue de la grille, lui permettant de se faire une idée de votre taux d occupation, vous pouvez bien entendu opter pour le mode «grille». Le point de vue du partenaire Patient en mode «Plages Libres» Suivi des demandes Lorsqu un patient pout lequel vous avez défini le mode de saisie plages libres se connecte à l application à l aide des identifiants que vous lui avez envoyés (voire plus haut), il arrive sur la page de suivi de ses demandes : Aide Page 73 sur 115

74 Sur cette page, il peut voir ses demandes en attente sur les différents agendas dont il est partenaire. Il peut également voir les éléments qui ont été confirmés par le praticien. Si lui ou le praticien a adjoint une note à l événement, celle-ci est visible sous forme d info-bulle en positionnant la souris sur l icône de note : A partir de cet écran, le patient partenaire à la possibilité d annuler une demande en attente. Celle-ci disparaîtra alors de la liste ainsi que de l emploi du temps du praticien concerné. Le praticien recevra alors une notification lui informant de l annulation de l événement. Création d un nouvelle demande Le patient partenaire peut également créer une nouvelle demande. Il peut utiliser le lien suivant : Ou l élément de menu suivant : Il accède alors à la page de saisie de nouvelles demandes en mode «plages libres» : Le patient sélectionne la date dans la liste proposée correspondant aux paramétrages des plages partenaires patients effectués par vous au préalable. Aide Page 74 sur 115

75 Il sélectionne alors une plage horaire dans la liste, puis ajoute éventuellement une note. Il peut valider sa demande à l aide du bouton «Valider». Il peut à tout moment revenir à la page de suivi et à l aide du bouton «Annuler» ou de l élément de menu suivant : Lorsqu il valide sa demande, il est renvoyé vers la page de suivi des demandes et sa nouvelle demande est visible dans la liste des demandes en attente : Le point de vue du partenaire Patient en mode «grille» En mode grille, lorsque le patient partenaire se connecte à l application à l aide des identifiants que vous lui avez envoyés (voire plus haut), il accède directement à une vue édulcorée de votre emploi du temps : Seuls les événements le concernant (dont il est le patient) apparaissent sur l emploi du temps. Les autres événements apparaissent sous forme de bloc gris indiquant que la plage horaire est indisponible. Aide Page 75 sur 115

76 Il lui est impossible d afficher les détails d un événement matérialisé en gris : Il lui également impossible d utiliser les fonctionnalités de glisser/déposer et de redimensionnement d un bloc d événement. Création d un nouvelle demande en mode grille Lorsque le patient fait un click droit dans une zone libre de l agenda, qu elle soit dans une période de type «Prise de rendez-vous Partenaires» ou non, le menu contextuel suivant lui est proposé : Il peut alors faire une nouvelle demande de rendez-vous ou de visite. S il tente de faire une demande dans une zone non matérialisée par une période «Prise de rendez-vous Partenaires», le message suivant s affiche : Lorsqu il clique sur «Demander un rendez-vous» ou sur «Demander une visite», s il est sur une plage horaire correspondant à une période de type «Prise de rendez-vous Partenaires», il accède à, l écran de saisie d une demande : Aide Page 76 sur 115

77 Cet écran est très semblable à l écran de saisie d événement et de périodes que vous connaissez (voire plus haut). Le patient partenaire n a pas la possibilité de modifier les dates et les heures de sa demande dans le formulaire de saisie. Il doit annuler sa demande et en faire une autre sur une autre plage horaire possible. Le type de demande, rendez-vous ou visite, est fonction de l élément de menu sélectionné dans le menu contextuel. Il peut être modifié lors de la saisie. Le patient peut également demander un rappel. Le fonctionnement de ce rappel est identique au rappel proposé au praticien, à ceci près que dans ce cas, le rappel sera adressé au patient. Le statut de confirmation est forcément «En attente» lors de la création d une nouvelle demande. Le patient partenaire peut également ajouter une note à sa demande. Il valide ensuite sa création de demande à l aide du bouton «Valider». Il peut annuler sa saisie en cours à l aide du bouton «Annuler». Une fois la demande créée, elle apparaît sur la grille de l emploi du temps du praticien : Aide Page 77 sur 115

78 Suivi des demandes existantes en mode «grille» Le patient partenaire en mode «grille» peut accéder à la page de suivi des demandes décrite plus haut à l aide de l élément de menu suivant : Il dispose des mêmes fonctionnalités que le patient Partenaire en mode «plages libres». Il peut également suivre ses demandes de manière visuelle, directement sur la grille de l emploi du temps de son praticien : La symbolique est la même que celle que vous connaissez, les demandes en attente de confirmation sont matérialisées par une bande orange sur la gauche du bloc les représentant. Les demandes confirmées par le praticien sont matérialisées par une bande verte. Les demandes refusées n apparaissent plus. L affichage des détails (affiché suite à un double click sur le bloc de la demande) contient alors les informations relatives à l évolution de la demande : Aide Page 78 sur 115

79 Aide Page 79 sur 115

80 Modification de demandes en mode grille Le patient Partenaire peut éventuellement modifier ses demandes existantes à partir de l affichage «grille». Pour ce faire, il fait un click droit sur le bloc de la demande qu il souhaite modifier. Le menu contextuel apparaît alors : S il sélectionne «Modifier cette demande», l écran de modification de demande apparaît : Les seules données modifiables dans cet écran sont les données concernant le rappel, les notes et le type de demande. Les autres données ne sont pas modifiables par le patient Partenaire. Le patient Partenaire valide ses modifications à l aide du bouton «Valider». Il peut fermer cet écran sans rien modifier à l aide du bouton «Annuler». Aide Page 80 sur 115

81 Suppression d une demande Le patient Partenaire peut supprimer un de ses demandes, que celle-ci soit confirmée ou non par le praticien. Il utilise pour ce faire l élément «Supprimer cette demande» du menu contextuel. Si le patient Partenaire supprime une demande qui a été confirmée par le praticien, celui-ci est averti de la suppression de la demande par une notification, par mail ou SMS. Le point de vue du partenaire Praticien en mode «Plages Libres» Le praticien Partenaire, lorsqu il se connecte, est d abord orienté vers son propre agenda s il en possède un. Les agendas de ses partenaires, dont le votre, apparaissent dans la liste de ses agendas. Ces agendas portent la mention «(Part.)» pour les différencier des agendas propres au praticien : Lorsqu il sélectionne votre agenda (ici, «Présentation»), il accède alors à l affichage que vous avez indiqué lors de la création du lien de partenariat avec ce praticien. S il ne possède pas d agenda propre, le praticien Partenaire est directement envoyé sur l affichage de votre emploi du temps, dans le mode que vous avez indiqué lors de la création du lien de partenariat avec ce praticien. Si le mode choisi est le mode «plages libres», votre partenaire est alors envoyé vers la page de suivi de ses demandes sur votre emploi du temps. Aide Page 81 sur 115

82 Suivi des demandes Votre partenaire praticien a la possibilité de suivre l évolution de ses demandes faîtes sur les emplois du temps de ses différents partenaires. Le fonctionnement est strictement identique à celui en mode patient Partenaire (voire plus haut). Le praticien partenaire peut à tout instant naviguer entre ses propres agendas et ceux de ses partenaires à l aide du sélecteur d agenda : Il existe une autre fonctionnalité de suivi des demandes pour les praticiens. Nous nous y pencherons plus loin. Aide Page 82 sur 115

83 Création d une nouvelle demande L objectif principal du partenariat entre praticiens est de permettre une synergie entre les différentes structures intervenant dans le parcours de soins d un patient. Vos partenaires ont donc la possibilité de déposer des demandes de rendez-vous pour leurs propres patients sur votre emploi du temps. Le praticien partenaire accède à la création d une nouvelle demande à l aide du lien Il peut également utiliser l élément de menu L écran de création d une demande de rendez-vous apparaît alors : Aide Page 83 sur 115

84 Cet écran ressemble beaucoup à l écran de demande de rendez-vous du patient partenaire. La seule étape supplémentaire est la recherche du patient concerné par cette demande. Les sélecteurs d agendas et de praticiens sont également présents, permettant au praticien partenaire de naviguer entre ses agendas et les praticiens utilisateurs de ceux-ci. La partie «Choix du patient» propose au praticien partenaire de rechercher un patient dans l ensemble des agendas dont il est utilisateur de rôle Praticien (i.e. : sur les quels il possède un emploi du temps propre) Il peut changer de structure à l aide de la liste déroulante «Mes listes de patients». Le nombre de total de patients disponibles dans cette structure s affiche alors à coté. Il entre ensuite les premières lettres (3 minimum) du nom du patient qu il cherche et le sélectionne ensuite dans la liste déroulante. NB : Si le praticien Partenaire ne possède pas d agenda, et donc pas de patients, il peut indiquer les coordonnées et l identité du patient au niveau des notes associées à la demande. Dans la version V1-C, le sélecteur de patient n apparaîtra plus et un message indiquer au partenaire d écrire les coordonnées de son patient dans la note. NB : Il n est pas possible de créer un patient directement à partir de cet écran. Le patient doit exister dans une des structures dans les quelles intervient votre partenaire. Il sélectionne ensuite une date pour la demande et une plage horaire libre dans vos disponibilités. La validation de la demande se fait à l aide du bouton «Valider». Le praticien Partenaire peut à tout moment revenir à la page de suivi et à l aide du bouton «Annuler» ou de l élément de menu suivant : Aide Page 84 sur 115

85 Lorsque la création d une demande est validée, celle-ci apparaît dans la liste des demandes en attente : Le point de vue du partenaire Praticien en mode «grille» Le praticien Partenaire, lorsqu il se connecte, est d abord orienté vers son propre agenda s il en possède un. Les agendas de ses partenaires, dont le votre, apparaissent dans la liste de ses agendas. Ces agendas portent la mention «(Part.)» pour les différencier des agendas propres au praticien : Lorsqu il sélectionne votre agenda (ici, «Présentation»), il accède alors à l affichage que vous avez indiqué lors de la création du lien de partenariat avec ce praticien. S il ne possède pas d agenda propre, le praticien Partenaire est directement envoyé sur l affichage de votre emploi du temps, dans le mode que vous avez indiqué lors de la création du lien de partenariat avec ce praticien. Si ce mode d affichage est le mode «grille», votre partenaire accède alors à une grille représentant votre emploi du temps. Cette grille, comme dans le cas du patient partenaire, ne montre pas le détail de votre emploi du temps mais indique simplement quelles sont les plages occupées et quelles sont les plages libres. Elle présente aussi les plages horaires dédiées à la saisie des demandes par vos partenaires (Périodes de type «Prise de rendez-vous Partenaires Praticien») Aide Page 85 sur 115

86 Seuls les événements le concernant (dont il est l auteur) apparaissent sur l emploi du temps. Les autres événements apparaissent sous forme de bloc gris indiquant que la plage horaire est indisponible. Il lui est impossible d afficher les détails d un événement matérialisé en gris : Il lui également impossible d utiliser les fonctionnalités de glisser/déposer et de redimensionnement d un bloc d événement. Aide Page 86 sur 115

87 Création d un nouvelle demande en mode grille Lorsque le praticien Partenaire fait un click droit dans une zone libre de l agenda, qu elle soit dans une période de type «Prise de rendez-vous Partenaires» ou non, le menu contextuel suivant lui est proposé : Il peut alors faire une nouvelle demande de rendez-vous ou de visite. S il tente de faire une demande dans une zone non matérialisée par une période «Prise de rendez-vous Partenaires», le message suivant s affiche : Lorsqu il clique sur «Demander un rendez-vous» ou sur «Demander une visite», s il est sur une plage horaire correspondant à une période de type «Prise de rendez-vous Partenaires», il accède à, l écran de saisie d une demande : Aide Page 87 sur 115

88 Cet écran est quasiment identique à celui utilisé par le patient Partenaire à ceci près qu il inclut la zone de choix du patient. La partie «Choix du patient» propose au praticien partenaire de rechercher un patient dans l ensemble des agendas dont il est utilisateur de rôle Praticien c'est-à-dire sur les quels il possède un emploi du temps propre) Il peut changer de structure à l aide de la liste déroulante «Mes listes de patients». Le nombre de total de patients disponibles dans cette structure s affiche alors à coté. Il entre ensuite les premières lettres (3 minimum) du nom du patient qu il cherche et le sélectionne ensuite dans la liste déroulante. NB : Si le praticien Partenaire ne possède pas d agenda, et donc pas de patients, il peut indiquer les coordonnées et l identité du patient au niveau des notes associées à la demande. Dans la version V1-C, le sélecteur de patient n apparaîtra plus et un message indiquer au partenaire d écrire les coordonnées de son patient dans la note. NB : Il n est pas possible de créer un patient directement à partir de cet écran. Le patient doit exister dans une des structures dans les quelles intervient votre partenaire. La validation de la demande se fait à l aide du bouton «Valider». Le praticien Partenaire peut à tout moment revenir à l affichage de l emploi du temps et annuler sa demande à l aide du bouton «Annuler». Une fois la création de la demande validée, celle-ci apparaît dans l emploi du temps du partenaire : Aide Page 88 sur 115

89 Suivi des demandes existantes en mode «grille» Le praticien Partenaire en mode «grille» peut accéder à la page de suivi des demandes décrite plus haut à l aide de l élément de menu suivant : Il dispose des mêmes fonctionnalités que le praticien Partenaire en mode «plages libres». Il peut également suivre ses demandes de manière visuelle, directement sur la grille de l emploi du temps de son partenaire : La symbolique est la même que celle que vous connaissez, les demandes en attente de confirmation sont matérialisées par une bande orange sur la gauche du bloc les représentant. Les demandes confirmées par le praticien sont matérialisées par une bande verte. Les demandes refusées n apparaissent plus. L affichage des détails (affiché suite à un double click sur le bloc de la demande) contient alors les informations relatives à l évolution de la demande : Aide Page 89 sur 115

90 Modification de demandes en mode grille Le praticien Partenaire peut éventuellement modifier ses demandes existantes à partir de l affichage «grille». Pour ce faire, il fait un click droit sur le bloc de la demande qu il souhaite modifier. Le menu contextuel apparaît alors : S il sélectionne «Modifier cette demande», l écran de modification de demande apparaît : Les seules données modifiables dans cet écran sont les données concernant le patient, le rappel, les notes et le type de demande. Les autres données ne sont pas modifiables par le praticien Partenaire. Le praticien Partenaire valide ses modifications à l aide du bouton «Valider». Il peut fermer cet écran sans rien modifier à l aide du bouton «Annuler». Aide Page 90 sur 115

91 Suppression d une demande Le praticien Partenaire peut supprimer un de ses demandes, que celle-ci soit confirmée ou non par le praticien. Il utilise pour ce faire l élément «Supprimer cette demande» du menu contextuel. Si le praticien Partenaire supprime une demande qui a été confirmée par le praticien, celui-ci est averti de la suppression de la demande par une notification, par mail ou SMS. Aide Page 91 sur 115

92 Fonctionnalités de suivi d événements La notion de confirmation ou de refus d événement a été renforcée par la mise en œuvre des partenariats. En outre, la mise en route du service de télé secrétariat (voire plus loin dans ce document) renforce encore le besoin d une gestion fine des événements et de leurs statuts de confirmation. Afin de centraliser et de faciliter le suivi des événements concernant votre emploi du temps, nous avons créé une fonctionnalité de suivi accessible via l élément de menu : La fenêtre de suivi des événements s affiche alors. Cette fenêtre comprend trois onglets : Evénements pour les quels vous devez donner une confirmation ou un refus : Aide Page 92 sur 115

93 Demandes que vous avez saisies dans les agendas de vos partenaires éventuels : Liste de vos événements supprimés (par vous ou les autres utilisateurs) : Aide Page 93 sur 115

94 Evénements en attente de votre confirmation Cette liste vous présente l ensemble des événements nécessitant une confirmation de votre part. Vous retrouvez dans la liste les événements dont le statut de confirmation est «en attente». Ces événements peuvent avoir été créés par vous-même, vos partenaire, le service de télé secrétariat ou tout autre utilisateurs de votre cabinet (confrères ou secrétaires). Plusieurs actions sont possibles à partir de cette liste : - Vous pouvez visualiser la note associée à l événement en survolant à l aide de la souris : Seuls les événements pour les quels une note a été saisie propose l icône de note. Aide Page 94 sur 115

95 - Vous pouvez confirmer un événement ou une demande d un de vos partenaires à l aide du bouton de confirmation : - Vous pouvez refuser un événement ou une demande d un de vos partenaires à l aide du bouton de refus : Les actions de confirmation ou de refus d événements engendrent les notifications nécessaires aux différentes parties prenantes d un événement. Demandes auprès de vos partenaires Cet onglet vous permet de suivre l évolution des demandes que vous avez faites sur les agendas de vos partenaires. Aide Page 95 sur 115

96 Cet affichage est filtré par partenaire. Le sélecteur de partenaires vous permet de naviguer entre vos différents partenaires. Les listes d événements s affichent filtrées en fonction de votre choix de partenaire. Liste de vos demandes en attente de vos partenaires Cette liste vous présente les demandes que vous avez faites sur les agendas de vos partenaires et qui sont encore en attente de confirmation de la part de ce dernier. Plusieurs actions sont possibles à partir de cette liste : - Vous pouvez visualiser la note associée à l événement en survolant à l aide de la souris : Seuls les événements pour les quels une note a été saisie propose l icône de note. - Vous pouvez également annuler une demande qui est encore en attente à l aide du bouton d annulation :. La demande que vous annulez disparaît alors du système, elle n apparaîtra plus dans les listes de suivi de votre partenaire et sera considérée supprimée. Liste des demandes confirmées par le partenaire Cette liste vous présente vos demandes qui ont été acceptées (confirmées) par votre partenaire. Aucune action n est possible sur cette liste. Aide Page 96 sur 115

97 Liste des demandes refusées par le partenaire Cette liste vous présente des demandes qui ont été refusées par votre partenaire. Aucune action n est possible sur cette liste. Evènements supprimés Cet onglet vous renvoi une liste des événements supprimés entre deux dates qui par défaut sont celles du début et de fin du mois en cours. Vous pouvez choisir l intervalle par le biais des deux contrôles de dates : Puis cliquez sur : pour effectuer la recherche des événements supprimés. Aide Page 97 sur 115

98 Jours fériés L agenda vous informe des jours fériés de la manière suivante : Le fond des cellules est colorié et vous êtes informé qu il s agit d un jour férié et de son libellé. Si un événement périodique est présent sur un jour férié la couleur reste la même et vous êtes informé de la nature de l événement périodique : Aide Page 98 sur 115

99 Impression Vous accéder à la fonctionnalité d impression en cliquant sur le lien suivant : Voici la page qui sera affiché : Il s agit de l agenda regroupant les événements ponctuels ainsi que les périodiques. Trois fonctionnalités vous sont proposées depuis cette page. - Impression - Le résumé de la journée en cours - Les derniers ajouts effectués par les télésecrétaires Vous ne pouvez effectuer aucune action au niveau des événements sur cette page. Aide Page 99 sur 115

100 Aperçu avant impression L aperçu avant impression vous ouvre une fenêtre qui contient un rapport des événements sur sept jours. Ce rapport est divisé en sept pages. Aide Page 100 sur 115

101 Résumé journée Depuis cette page retrouvez vos événements pour la journée en cours ou la journée sélectionnée depuis le navigateur de dates. Aide Page 101 sur 115

102 Visualisation des derniers ajouts faits par le télé-secrétariat Il vous est possible de visualiser les 50 derniers événements créés sur votre emploi du temps par nos opératrices de télé secrétariat. Vous pouvez y accéder à l aide ce bouton, situé dans le bandeau haut de votre emploi du temps : Vous accédez alors à une présentation des détails des 50 derniers événements créés sur votre emploi du temps par notre équipe de télé secrétariat : Aide Page 102 sur 115

103 Thèmes graphiques Vous avez dorénavant la possibilité de choisir le style d affichage de votre agenda par le biais des thèmes. Une fois le thème sélectionné, l application se recharge avec le nouveau thème choisi. Le thème est mémorisé via un cookie qui est récupéré à chaque nouvelle connexion. Le thème par défaut est «Glass», il est chargé si l application ne trouve pas le cookie par exemple dans le cas ou avez supprimés tous les cookies par le biais de votre navigateur internet. Des nouveaux thèmes vous seront proposés dans le futur. Merci pour votre attention. Aide Page 103 sur 115

104 HelloDOC Agenda web Version Mobile La version mobile de l agenda est une version allégée de l agenda classique. Le principal avantage de cette version est que vous puissiez regarder et gérer rapidement vos événements où que vous soyez. Cette version a été testée sur les dispositif suivant IPhone (OS3, OS4), et sur Plateforme Android. Voici les principales fonctionnalités : - Visualisation des différents agendas auxquels vous êtes abonnés. - Saisie des événement ponctuels. - Modification des événement ponctuels. - Suppression des événement ponctuels. La connexion s éffectue avec votre identifiant et mot de passe habituel. Aide Page 104 sur 115

105 Vue d ensemble de l interface de l agenda mobile: Après connexion, votre agenda est affiché le jour présent : Sélecteur d agenda Navigation par dates Sélecteur de praticien Evènements Retour agenda Déconnexion Nouvel événement Liste événements Aide Page 105 sur 115

106 Afin de pouvoir naviguer correctement sur l agenda mobile voici les zones réactives, c'est-àdire les zones touchables qui vont engendrer un comportement spécifique : Zone touchable pour ouverture d un événement en modification Zone touchable pour création d un événement Zone de défilement Zone de défilement Zone touchable à privilégier pour faire défiler le planning Aide Page 106 sur 115

107 Gestion de votre emploi du temps Navigation par date Vous pouvez afficher votre planning suivant la date choisi à travers le contrôle de navigation par date : Création de nouveaux événements. L affichage des événements sur l agenda mobile correspond au mode d affichage normal en journalier de votre agenda vos navigateurs habituels (Internet Explorer, Chrome, Mozilla Firefox...). La gestion des événements sur l agenda mobile se veut plus simplifié, ainsi vous ne pourrez créer, modifier et supprimer vos événements ponctuels. Puisque la gestion des évéments périodiques demande une meilleure vue, elle ne sera pas disponible sur la version mobile. La gestion des alertes et des conflits reste la même. Il ne vous sera possible d ajouter un événement sur une période de type bloquante et vous serez alerté si vous ajoutez un événement sur une période générant une alerte. Aide Page 107 sur 115

108 Procédure de saisie de nouveaux événements Il y a deux façons de saisir de nouveaux événements depuis votre mobile : 1. par la zone touchable pour la création d un événement 2. par la zone touchable pour la création d un événement à la volée La première méthode ouvre le formulaire de saisie d un nouvel événement avec comme intervalle de début et de fin celui correspondant à celui de la cellule touchée. Aide Page 108 sur 115

109 La saisie des événements s effectue de la même manière que sur les plateformes fixes. La deuxième méthode ouvre le même formulaire avec comme intervalle de l heure présente et comme heure de fin l heure présente additionnée de la durée de base de vos créneaux. Aide Page 109 sur 115

110 Liste des événements pour une journée choisie Après avoir sélectionné une date depuis le contrôle de date de la page principale, l agenda se chargera et affichera le planning pour la date sélectionnée. Vous pouvez visualiser les événements pour la date choisie en appuyant sur : Vous verrez s afficher la liste de tous les événements ponctuels de cette manière : Aide Page 110 sur 115

111 Appuyez sur un événement et le formulaire de modification s ouvrira à condition que l événement ne soit pas en statut «Confirmé». Modification d un événement Voici le formulaire de modification d un événement : Depuis ce formulaire vous pouvez modifier les informations souhaitées ou bien supprimer l événement. La suppression de l événement demandera une confirmation par le biais de cette boite de dialogue : Aide Page 111 sur 115

112 Les partenariats en mode mobile Vous avez accès à liste de tous les agendas auxquels vous êtes abonnés dont vos partenaires. La prise de Rendez-vous auprès d un partenaire se réalise de cette manière : 1- Connectez-vous à un agenda de vos partenaires par un choix dans la liste de vos agendas : 2- Vous serez redirigé vers la page de suivi de vos événements avec le partenaire choisi : Aide Page 112 sur 115

113 Depuis cette page vous pouvez saisir de nouveaux de nouvelles demandes depuis le lien :, afficher les détails d un événement en appuyant sur le boutton : ou supprimez un événement en appuyant sur : Une nouvelle demande engendredra l ouverture du formulaire pour la saisie, il se présente de cette façon : Aide Page 113 sur 115

114 L utilisateur devra choisir une date ainsi qu une plage horaire disponible pour prendre un rendez-vous ou une visite chez son partenaire Les détails sont affiché sous forme de boite de dialogue lorsque l on appuie sur le boutton : Aide Page 114 sur 115

115 La suppression d un événement par le boutton suppression par une boite de dialogue : demandera une confirmation de Rappel des fonctions des items de menu Retour sur le planning. Création d un nouvel événement à la volée. Liste des événements ponctuel suivant la date choisie. Déconnexion de l application. Aide Page 115 sur 115