TERMES DE REFERENCE Introduction FCFA

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1 TERMES DE REFERENCE Pour la réalisation de l audit de l exercice 2011 du Programme Régional «Santé de la Reproduction et prévention du VIH dans la région de la Communauté Economique des Etats de l'afrique de l'ouest (CEDEAO) et de ses partenaires d exécution que sont les Ministères de la Santé des cinq pays (Bénin, Burkina-Faso, Ghana, Guinée-Bissau et Niger) et certaines associations intervenant dans le domaine de la Planification Familiale. Introduction Dans le cadre du Programme Régional «Santé de la Reproduction et prévention du VIH dans la région de la Communauté Economique des Etats de l'afrique de l'ouest (CEDEAO)», et la Coopération Financière Allemande (Kreditanstalt für Wiederaufbau / KfW) ont convenu de la mise en place d un Mécanisme de Financement Régional des produits de la Santé de la Reproduction. L objectif général du Mécanisme de Financement Régional est de contribuer à la réduction de la morbidité et la mortalité maternelle dans les pays de la CEDEAO. Plus spécifiquement, il s agit de contribuer à (i) la sécurisation des produits de la Santé de la Reproduction (SR) et (ii) l augmentation de la demande des services de la Santé de la Reproduction. Pour atteindre ces objectifs, le Mécanisme de Financement Régional (MFR) défini lors de l étude de faisabilité, a été structuré suivant deux composantes : Un Fonds destiné à l acquisition de produits de la planification familiale ou «Fonds d Achat des Produits» (FAP): les produits concernés sont destinés à renforcer les stocks des pays bénéficiaires; Un Fonds destiné à financer les interventions dans le cadre du renforcement des capacités ou «Fonds de Renforcement des Capacités» (FRC): les actions visées concernent d une part le renforcement de, et d autre part celui des acteurs nationaux bénéficiaires. Le mécanisme est destiné à couvrir l ensemble des quinze pays de la zone CEDEAO. Mais pour une phase pilote de trois ans, le fonds destiné à l achat de produits contraceptifs (FAP) va intéresser cinq pays sélectionnés à savoir Bénin, Burkina Faso, Ghana, Guinée Bissau et Niger. La seule contrainte exigée est celle de la conformité des produits à la liste arrêtée conjointement par et la KfW. Dans chacun de ces pays suscités, les bénéficiaires potentiels seront aussi bien des organisations publiques (le ministère de la santé) et privées, que les ONG et les organisations de marketing social implantées dans ces pays. Depuis le 1 er août 2010, date d'installation de l'unité de Gestion, les activités ont réellement démarré avec la mission d'information et de sensibilisation des pays pour accéder aux deux fonds. Après lesdites missions, les cinq (05) pays pilotes ont soumis leurs requêtes pour financement. Après examen de ces requêtes par l'unité de Gestion du programme, une approbation a été donnée par le Directeur Général de l'ooas pour un montant de FCFA. Soucieuse du respect des principes fondamentaux de gestion transparente et de la pérennité du processus, a sollicité un audit annuel interne des fonds mis à disposition. Elle entend prôner,

2 à travers la systématisation de cet audit, la bonne gouvernance et la transparence dans la gestion des fonds publics. Pour ce faire elle accorde une importance au caractère formateur que doivent revêtir les séances successives de l audit de la gestion des comptes. Objectif de l audit L objectif général de l audit au titre de l exercice 2011 (1 er janvier 2011 au 31 décembre 2011) est de donner une assurance raisonnable à la KfW de même qu un avis motivé que les ressources affectées sont gérées conformément aux: Règlements financiers, règles pratiques et procédures de gestion admises au plan international; Prescriptions énoncées dans les documents de base du Programme, y compris les dispositions applicables au suivi, à l'évaluation et à l'établissement de rapports; Procédures et normes de la CEDEAO en matière de comptabilité, de gestion financière, de passation de marché pour l approvisionnement de biens et d équipements et enfin d'établissement de divers rapports (rapports financiers, rapports de progrès etc). A ce titre, l objectif de l audit du/des fonds de disposition y compris le(s) compte(s) spécial/spéciaux ouvert(s) auprès des différentes banques agréées est de permettre à l auditeur de donner son avis sur les rapports financiers (c est-à-dire. situation des comptes et situation cumulée comme définie à l annexe «Procédure de versement» de la convention séparée) et les relevés de dépenses basées sur les demandes de réapprovisionnement du fonds de disposition. Des dépenses de cette nature ont été effectuées dans le cadre du prêt/apport financier No de la KfW pour le financement du Programme Régional «Santé de la Reproduction et prévention du VIH dans la région de la Communauté Economique des Etats de l'afrique de l'ouest (CEDEAO)». Portée de l audit Les entités ci-après sont concernées par l audit de l exercice 2011 : a) Bénin Le ministère de la Santé (Direction de la Santé de la Mère et de l Enfant) ; L Association Béninoise de la Planification Familiale ; Le PSI. b) Burkina-Faso Le Ministère de la Santé (Direction de la Santé de la Famille et la Direction générale de la pharmacie, du médicament et des laboratoires) ; Le Programme de Marketing social et de Communication pour la santé (PROMACO). c) Ghana Le Ministère de la Santé (Direction de la Santé de la Reproduction). d) Guinée-Bissau Le Ministère de la Santé (Direction de Service de Santé de la Reproduction) ; Associacao Guineense de Markting Social para a Saude (AGMS /GB) ; Associacao Guineense para o Bem Estar Familiar (AGUIBEF). e) Niger Le Ministère de la Santé (Direction de la Santé de la Mère et de l Enfant et ONPPC) ; ANIMAS SUTURA ; L Association Nigérienne pour le Bien-être familial. Il sera établi un audit de tous les comptes de ces entités, notamment le fonds de disposition de la KfW. L audit comprendra aussi la vérification du système de contrôles internes des cycles logistiques (par exemple entrées et sorties du dépôt, contrôles établis) dans les divers réseaux de

3 distribution avec un rapprochement des quantités et montants. Les recettes issues de la vente des produits (condoms masculins et féminins, journaux 100% Jeune, autres produits et autres recettes) étant autorisées à être utilisées comme contrepartie du Bénéficiaire au Projet, vont aussi faire l objet de vérification de leur utilisation effective au cours de la période d audit. L audit va porter surtout sur les fonds de disposition. Les informations sur les paiements directs opérés par le siège de la KfW (Consultant Régional) seront portées à sa connaissance. L audit sera effectué en conformité avec les normes internationales d audit publiées par l International Auditing and Assurance Standards Board de la Fédération internationale des experts comptables et, en particulier, par référence à la norme ISA 800 (Rapport de l'auditeur sur des missions d'audit spéciales). L audit comportera tous les essais et contrôles que l auditeur estime nécessaires. L auditeur prendra note qu il aura à réaliser un audit de conformité et non un audit statutaire régulier aux fins de la mission qui lui est confiée. Sans que cette liste ne soit limitative, l'audit doit porter sur les éléments suivants: comptabilité financière, suivi et établissement de rapports; systèmes de gestion pour la tenue de dossiers, la documentation et l'établissement de rapports sur l'utilisation des ressources; système de passation de marché pour l approvisionnement de biens d équipement; utilisation et gestion du matériel et du personnel; structure de gestion, y compris l'efficacité des mécanismes de contrôle interne et de tenue des écritures. L'audit doit confirmer et certifier que: les décaissements ont été effectués conformément aux activités planifiées dans le plan de travail et aux budgets financés dans le descriptif du Projet; les paiements à partir du fonds de disposition ont été faits en accord avec les conditions du/des contrat(s) (de prêt/de financement) correspondant(s) et la/les convention(s) séparée(s) y relative(s). Toute dépense non éligible éventuellement identifiée est à indiquer séparément; le fonds de disposition a été géré en conformité avec les dispositions du contrat (de prêt / de financement) correspondant et la convention séparée y relative (y compris les conditions complémentaires de la KfW pour des paiements dans le cadre de la procédure de fonds de disposition). Cela vaut également pour des produits d intérêts; les décaissements sont étayés par des pièces justificatives valides; les relevés de dépenses auditées constituent une base fiable des demandes de réapprovisionnement concernées. Il devrait y avoir des liens précis entre les relevés de dépenses, les demandes de réapprovisionnement soumises à la KfW et les documents comptables; les dépenses sont justifiées par des preuves correspondantes et fiables. Tous les justificatifs et documents d appui concernant les relevés de dépenses soumis en fondement des demandes de réapprovisionnement ont été rendus à sa disposition; les biens et services financés ont été fournis en conformité avec les dispositions du contrat (de prêt / de financement) correspondant et la convention séparée y relative; les divers rapports établis sont complets et exacts; le bilan sur la période couverte par l audit est conforme ; les comptes de l entité (Bilan et compte de résultat) sont exacts; une structure de gestion appropriée, des mécanismes de contrôle interne et des systèmes de tenue des écritures sont en place; les biens durables ont été acquis, utilisés, contrôlés et écoulés conformément aux règles établies; les recommandations des éventuels audits antérieurs ont été suivies et mises en œuvre. Dans son avis exprimé dans le rapport d audit, l auditeur précisera explicitement si l inventaire des stocks (entrées et sorties des biens) a été correctement géré et le

4 rapprochement des ventes de produits (quantités et montants) dans les réseaux de distribution (siège et antennes) n a relevé aucune différence. Méthodologie En prélude à sa mission d analyse, l auditeur devra avoir pris connaissance des accords contractuels relatifs aux financements dont une première liste se trouve en annexe; Il doit notamment entreprendre les actions suivantes: consulter les entités ci-dessus citées et organismes appropriés en cas de besoin; obtenir et analyser les documents disponibles; examiner les procédures et systèmes utilisés; vérifier les comptes et les documents; présenter les conclusions du rapport aux parties concernées etc..; Visiter les 5 pays et. Les frais de transport sont pris en charge par ; Avant la présentation du rapport final, il doit analyser et prendre en compte les prises de position des parties concernées et émettre un avis motivé à inclure dans le rapport final, y compris une analyse des forces majeures éventuelles qu auraient soulevées les parties concernées. Rapport d audit Au terme de l analyse, il est demandé à l auditeur dans son rapport par entité qui doit inclure tous les aspects indiqués aux paragraphes ci-dessus d établir entre autres, un tableau présentant les recettes et les décaissements sur la période auditée et le solde du compte spécial ainsi que, le cas échéant, le solde de tous les sous-comptes au début et à la fin de la période auditée. Comme mentionné cidessus, le rapport sera présenté sur la période allant de 1 er janvier 2011 au 31 décembre Pour l audit à, l auditeur prendra en compte les recommandations du rapport d audit de l année 2010 pour en ressortir les points de faiblesse identifiés et qui n ont jusqu à ce jour trouvé des mesures correctrices telles que recommandées. Par ailleurs, l'auditeur évaluera et quantifiera les effets de défaillances spécifiques éventuelles et précisera les risques qui pourraient se présenter à l avenir ainsi que ses recommandations. Les recommandations porteront entre autres sur l amélioration de la comptabilité, du système de gestion, et de celle des inventaires. L auditeur préparera, de plus, une "lettre à la gestion" dans laquelle il: formulera des commentaires et observations sur les documents, systèmes et contrôles comptables qu il aura examinés au cours de l audit (dans la mesure où cela est nécessaire à la compréhension des rapports financiers et des relevés de dépenses); identifiera les défaillances et faiblesses spécifiques dans les systèmes et procédures de contrôle du promoteur dont il a eu connaissance, notamment dans le domaine du décaissement, de l approvisionnement, du stockage et des opérations de paiement, et formulera les recommandations pour remédier à ces défaillances ou faiblesses; informera sur les mesures prises par les responsables du promoteur pour remédier aux défaillances et faiblesses relevées dans le passé; signalera au promoteur tout autre aspect qu'il considère opportun. Chaque entité citée dans le chapitre «Portée de l audit» fera l objet d un rapport séparé. Avant la mise au point du rapport, l auditeur doit examiner leurs conclusions avec les divers acteurs impliqués. Il doit aussi présenter les réponses de ces derniers ou les incorporer au rapport d'audit. L auditeur soumettra cinq (05) originaux du rapport d audit final de chaque entité à la Coordination. Il remettra aussi à la Coordination les versions électroniques de ces rapports.

5 Calendrier d exécution de l audit Les tâches Calendrier Responsable Oct Nov Dec Jan Fev 1. Etape préparatoire de l évaluation Rédaction et Publication des TDR de l évaluation Collecte des dossiers soumis (CV et offres techniques Sélection des consultants par le comité de marché sur la base de critères établis Notification au consultant sélectionné Finalisation et validation des offres (technique et financière) Elaboration du contrat de consultation Comité de marché de Signature du contrat par les consultants retenus 2. Mise en œuvre de l évaluation Audit au niveau des pays Consultants Audit au niveau de Consultants Rédaction du rapport préliminaire Consultants de l évaluation Restitution des résultats Consultants préliminaires de l évaluation Restitution du rapport final Consultants Dépôt du rapport final Consultants Consultants et comité de suivi et évaluation de et le conseiller juridique de La durée de réalisation de l audit de l exercice 2011 est de 45 jours. Le démarrage de l audit est prévu à compter du 20 janvier Le rapport de l audit est attendu au plus tard le 28 févier 2012.