JUIN JUNE. Guide de l Exposant Exhibitor s guide

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1 JUIN JUNE Guide de l Exposant Exhibitor s guide 2009

2 Éditorial / Editorial «B Chère Cliente, Cher Client, «ienvenue au 48 e Salon International de l Aéronautique et de l Espace Paris Le Bourget Vous avez choisi d exposer au 48 e Salon International de l Aéronautique et de l Espace qui se déroulera du 15 au 21 juin 2009 sur le Parc des Expositions de Paris Le Bourget. ous vous remercions de la confiance que vous nous témoignez. NPour ce Salon, nous avons imaginé un guide plus simple, plus clair et plus efficace. Pour vous aider à organiser au mieux votre participation, vous y trouverez : les informations, bons de commande et formulaires nécessaires à la préparation de votre Salon. Vous y découvrirez également une liste de prestataires partenaires officiels susceptibles de vous apporter leurs services lors de la mise en place. En outre, un Guide Technique qui s adresse plus particulièrement à vos prestataires et décorateurs, et qui contient des informations nécessaires au montage et à l aménagement de votre surface d exposition est consultable sur le site Internet du Salon Dans l attente de vous retrouver en juin 2009, nous vous souhaitons une excellente préparation du Centenaire du Salon International de l Aéronautique et de l Espace - Paris Le Bourget. Très Cordialement, Louis Le Portz Commissaire Général W Dear Customer, elcome to the 48 th International Paris Air Show You have chosen to exhibit at the 48 th International Paris Air Show which will take place at Le Bourget Exhibition Centre from 15 to 21 June This guide contains all the information and forms you will need to prepare for the Show efficiently. e would like to thank you for the trust you have placed in us. You will be pleased to Wknow we have created a simpler, clearer and most efficient guide for next year's show. You will also find a list of service providers (official partners) capable of helping you with your preparations. In addition, a Technical Guide that your service providers and decorators will especially find useful is available at the following website: It contains all the information needed to install and fit out your exhibition area. We look forward to seeing you next June and hope that everything goes smoothly for you leading up to the Centenary of the International Paris Air Show - Le Bourget. Best regards, Louis Le Portz Chairman Préliminaires Preliminaries 1

3 Plan du Salon / Site map 2 Préliminaires Preliminaries

4 Sommaire / Contents Guide de l Exposant 5 A - Prestations 6 A Badges 6 A Communication et Services 8 B - Recommandations et obligations de l exposant 10 B Installation et occupation de l emplacement 10 B Règles de prévention Sécurité du travail 12 C - Informations pratiques 17 C Contacts 17 C Planning de préparation et d occupation de votre emplacement 18 D - Bons de commande Formulaires Annexes 19 Exhibitor s guide 39 A - Services 40 A Badges 40 A Advertising and Services 42 B - Recommendations and Exhibitors responsibilities 44 B Installation and occupation of your exhibition space 44 B Accident prevention Occupational safety regulations 46 C - Useful information 51 C Contacts 51 C Exhibition space planning and occupation schedule 52 D - Order forms Other forms Annexes 53 Guide des Services / Services Guide 73 Liste des Prestataires Partenaires Officiels 73 (Annonceurs du Guide de l Exposant) List of Official service providers (Official Partners) Préliminaires Preliminaries 3

5 4 Préliminaires Preliminaries

6 Guide de l Exposant Guide de l'exposant

7 Pure Performance Précision Absolue Emergency Chronographe avec émetteur de détresse 121,5 MHz et module Co-Pilot pour la mesure des temps de vol. Officiellement certifié chronomètre par le COSC.

8 Sommaire A - Prestations 6 A Badges Règles et définitions Dotation Commande de titres d'accès «Exposant» supplémentaires Commande d invitations «Visiteur Professionnel» Commande de billets «Grand Public» Commande de laissez-passer «Véhicule» Titres d'accès «Prestataires» Montage-Démontage Badges «Services» pendant le Salon Contacts utiles pour vos commandes de badges 7 A Communication et Services Insertion (texte et logo) dans le Catalogue Officiel Location d un Casier de Presse Dotation et achat de Catalogue Officiel Publicité et Sponsoring Rendez-vous d affaires et technologiques (B2B Meetings) Location de golf cars 9 B - Recommandations et obligations de l exposant 10 B Installation et occupation de l emplacement Principes d installation et responsabilité de l exposant Délai d installation Soumission des plans Déclaration des prestataires États des lieux d entrée et de sortie Matériel à exposer Occupation des emplacements Nettoyage Enseignes Publicité et distribution sur l emplacement Sûreté, surveillance du Salon 11 B Règles de prévention Sécurité du travail Principes généraux de responsabilité sur le chantier Coordination à mettre en place par l exposant Autres mesures à prendre par l exposant Formalités à accomplir et attestation à retourner à PLBpe Rappel des obligations aux prestataires étrangers intervenant sur le sol français 15 Internet C - Informations pratiques 17 C Contacts 17 C Planning de préparation et d occupation de votre emplacement 18 D - Bons de commande Formulaires Annexes 19 L ensemble de ce Guide est consultable sur notre site Exposants 5

9 A - Prestations A Badges «Badges : terme générique regroupant les titres d'accès piétons et les laissez-passer véhicules» «Titres d'accès : terme utilisé pour les piétons» «Laissez-passer : terme utilisé pour les véhicules» 1.1. Règles et définitions L accès au site en toute période - Montage, Ouverture au Public et Démontage - est autorisé dans les conditions suivantes : Les piétons Le port apparent du titre d'accès est obligatoire. Les intéressés doivent pouvoir justifier de leur appartenance ou relation professionnelle avec le Salon, sous peine d expulsion du site. De plus, les services de l État présents sur les lieux se réservent le droit de vérifier l identité des détenteurs des titres d'accès. Les véhicules Le laissez-passer doit être apposé à l intérieur du véhicule et visible de l extérieur. Chaque véhicule doit respecter les zones de parking attribuées en fonction des phases du Salon ainsi que les sens de circulation et le code de la route. Les conducteurs et les passagers doivent également être munis de leur titre d'accès individuel Dotation Les dotations sont des badges gratuits attribués à chaque exposant au prorata de sa surface réservée, du nombre d exposants indirects et d aéronefs, comme indiqué dans la demande d inscription Commande de titres d'accès «Exposant» supplémentaires Vous pouvez faire une commande de titres d'accès Exposant Permanent supplémentaires à votre dotation. (Les titres d'accès Exposant 1 jour ne sont accessibles qu en dotation). IMPORTANT Les titres d'accès Exposant donnent un accès permanent pendant le Salon et durant les phases «Montage- Démontage». Les titres d'accès seront personnalisables sur Internet à partir de janvier Commande d invitations «Visiteur Professionnel» Vous pouvez faire une commande supplémentaire à votre dotation. Deux options sont possibles Invitation Professionnelle 1 jour : donne droit à l accès au Salon pour 1 jour entre le 15 et le 21 juin Invitation Professionnelle Permanente : donne accès au Salon du 15 au 21 juin Réglementation des dotations de badges La dotation = 10 % des surfaces réservées cumulées (stands + extérieurs + chalets + village + aéronefs), avec maximum de 250 titres d accès et 50 invitations visiteurs. Voir tableau ci-après. (L envoi des badges exposants est conditionné au règlement total de la surface par l exposant direct). Exposants directs Surfaces totales cumulées jusqu à 51 à 101 à 251 à 501 à sup. à (stands, chalets, extérieurs et village) 50 m m m m m m 2 * Titres d'accès Exposant Permanent 5 5 à à à à 250 limité à 250 * Titres d'accès Exposant 1 jour 5 5 à à à à 250 limité à 250 * Invitations Professionnelles 1 jour 5 5 à à à 50 limité à 50 limité à 50 * Nombre de places de parking par unité de chalet réservée = 2 laissez-passer véhicule donnant accès à la ligne de chalets. Exposants indirects et aéronefs Droits et dotations uniques Exposant indirect Dotation par aéronef réservé * Dotation titres d accès Exposant Permanent 1 2 * Dotation titres d accès Exposant 1 jour 1 2 * Dotation invitations Professionnelles 1 jour 5 5 6

10 1.7. Titres d'accès «Prestataires» Montage-Démontage 1.5. Commande de billets «Grand Public» Vous avez la possibilité de commander des billets «Grand Public». Ces billets sont non nominatifs et donnent accès au Salon pour 1 jour entre les 19, 20 et 21 juin Commande de laissez-passer «Véhicule» Les exposants chalets ont une dotation de 2 laissez-passer véhicules par chalet. Ce laissez-passer permet de stationner de 7h à 19h sur les places de parking devant leur(s) chalet(s). Les exposants peuvent ensuite commander pour leurs prestataires les laissez-passer véhicules suivants : Limousines, Minibus, accès aux chalets de 7h à 19h, stationnement limité dans le temps pour une dépose/reprise des passagers uniquement. Stationnement possible à la journée sur un parking dédié en dehors de la ligne des chalets. Vente dans la limite des stocks disponibles. Véhicules de service jour, accès à un secteur du Salon de 7h à 9h, stationnement limité dans le temps pour une livraison. Véhicules de service nuit, accès à un secteur du Salon de 5h à 7h et de 19h à 23h, stationnement limité dans le temps pour une livraison. Nota L accès au Statique se fait aussi par l entremise de ces laissez-passer. Toutefois les conditions d octroi et d utilisation sont plus draconiennes en raison de la présence des aéronefs. Se renseigner au préalable auprès de la Direction Commerciale pour une étude de faisabilité. Il est obligatoire de remplir le formulaire N 3A «Accréditation de vos prestataires pour l obtention des titres d accès piétons en période de Montage-Démontage» pour l accès au site de ces derniers durant les périodes de Montage-Démontage. Ces titres d'accès sont à retirer par vos soins, le jour de la prise de possession de votre espace, auprès de l accueil «Montage». En cas d impossibilité de vous déplacer, nous vous demandons de désigner un mandataire pour le faire à votre place. Voir l'annexe N 3A1 «Procuration retrait titres d'accès «Prestataires» pour le Montage-Démontage». Ces titres d'accès sont identifiés au nom de l exposant, obligation sera faite à chaque prestataire de les compléter lisiblement par : le nom de sa société, le nom et prénom du porteur, la photo d'identité du porteur. Nota Ces titres d'accès ne donnent pas droit à l accès pendant le Salon, soit du 15 au 21 juin Si vous faites appel à une société de gardiennage durant la période du Montage-Démontage ; il est obligatoire de remplir le formulaire N 3B «Déclaration «d'activité des Sociétés de gardiennage» pour le Montage-Démontage» Badges «Services» pendant le Salon Il est obligatoire de compléter une liste spécifique pour permettre à vos prestataires d assurer leur service durant le Salon. Il en est de même pour les véhicules qui doivent accéder à l intérieur du site durant le Salon. Voir bon de commande N 3C «Commande de badges (Titres d'accès piétons & Laissez-passer véhicules) pendant le Salon» ainsi que les annexes N 3C1 et N 3C Contacts utiles pour vos commandes de badges LÉNI 94 bis, rue Marceau Montreuil Cedex France Tél. : +33 (0) Fax : + 33 (0)

11 A - Prestations A Communication et Services «D ifférents moyens de visibilité vous sont proposés à l occasion du Salon : 2.1. Insertion (texte et logo) dans le Catalogue Officiel Le Catalogue Officiel du 48 e Salon International de l Aéronautique et de l Espace - Paris Le Bourget est l annuaire incontournable des professionnels du secteur Insertion «Gratuite» Votre forfait Inscription vous donne droit à une insertion gratuite dans le Catalogue, comportant : les coordonnées de votre société (adresse postale, téléphone, fax, de contact, site web), les noms de 3 contacts, votre ou vos emplacement(s) sur le Salon (N du stand...). Cette insertion est gratuite pour chaque exposant direct ou indirect dans une seule rubrique de la nomenclature officielle du Salon. Pour faire figurer un texte supplémentaire ou vos coordonnées dans d autres rubriques de la nomenclature, il vous faut commander une «Insertion payante» Insertions «Payantes» Ajout de plus de 3 contacts, d un texte descriptif de vos activités, d une insertion dans d autres rubriques : - coût 0,49 HT le caractère, Insertion de votre logo en quadrichromie : - coût 500,00 HT le logo, indépendamment du nombre de rubriques où il figure. Contact utile pour votre commande d insertion I-BUSINESS SOLUTIONS 41, avenue du Centre Montigny-le-Bretonneux Tél. : +33 (0) Les étapes de saisie de votre insertion dans le Catalogue en ligne Pour saisir vos informations «on-line», allez sur : Exposants Le Bon à Tirer (BàT) en ligne Une fois toutes les informations remplies, un fichier PDF de contrôle qui met en page les informations que vous avez saisies s affiche. Le BàT est aussi proche que possible de la mise en page finale, cependant l Organisateur se réserve le droit d apporter les modifications nécessaires pour une mise en page harmonieuse de l ensemble du Catalogue. ATTENTION Seul l'exposant direct est responsable des insertions catalogues de ses éventuels exposants indirects. L'exposant direct sera seul facturé. Plus de Exposants référencés et classés dans les 12 rubriques de la nomenclature du Salon. Le calcul automatique du coût de votre commande Le devis est mis à jour en temps réel au fur et à mesure de votre saisie : vous savez à tout moment quel sera le montant facturé. L enregistrement du devis Vous pouvez enregistrer plusieurs versions d insertions avant de valider la version définitive. Chaque modification déclenche le calcul de votre devis. La commande finale Pour passer votre commande finale, il vous suffit de valider les insertions de votre choix avant le 30 avril ATTENTION Une fois votre devis transformé en commande, il ne vous sera plus possible d en modifier le contenu. Vous recevrez avant le Salon une facture conforme à cette commande finale. À la parution du Catalogue, elle ne sera plus contestable Règles de saisie de votre insertion Le respect des règles de saisie que nous vous demandons de respecter nous permettra d homogénéiser le Catalogue Officiel et la lisibilité de son contenu : Le texte Le texte doit être écrit en minuscules. Les majuscules sont seulement acceptées sur les noms propres, raisons sociales et abréviations. Classement alphabétique Le classement alphabétique de votre société est défini automatiquement à partir de la 1 re lettre de votre saisie dans le champ «Nom de la Société». Il vous faut donc saisir le nom de votre société de manière à ce que la première lettre soit pertinente pour le classement exemples : - The Scottish company > taper Scottish company, the pour apparaître à la lettre S, - SA Aubernois > taper Aubernois SA pour apparaître à la lettre A. Type de société Si vous souhaitez faire apparaître la forme juridique de votre société (SA, SARL, Plc, Inc...), nous vous remercions de la faire figurer à la fin du nom, ce qui assure un classement alphabétique adéquat (voir ci-dessus). Numéros de téléphone et fax Le formulaire vous proposera automatiquement le préfixe international correspondant à votre pays. Nous vous remercions de bien vouloir respecter la syntaxe suivante dans le formulaire. Par exemple : pour la France : +33 (0)

12 Logo (en option payante) Un seul format d image est accepté par le formulaire : nous vous remercions de bien vouloir nous fournir les images en format JPEG en colorimétrie RVB : préférentiellement des fichiers JPEG en 300 dpi, sinon des fichiers EPS bitmap (par exemple d origine Adobe Photoshop), qui devront avoir une définition minimale de 300 dpi pour une impression maximale de 300 pixels de large sur 150 pixels de haut (environ 3 cm x 1,5 cm). Ces fichiers devront être transférés via le formulaire en ligne. Aucun envoi de CD ne sera accepté. Informations variables selon les rubriques (dans le cadre d une insertion payante) Si vous souhaitez apparaître dans plusieurs rubriques, il vous est possible de différencier pour chaque rubrique : les noms des contacts que vous souhaitez faire figurer, le texte descriptif de vos activités. Les textes descriptifs de vos activités peuvent être saisis en anglais, en français ou dans les deux langues Location d un Casier de Presse 2.4. Publicité et Sponsoring L Organisateur met en place, durant la manifestation, un certain nombre d espaces publicitaires à la fois dans ses documents d édition (catalogues, guides visiteurs), sur site (panneaux d affichage) et par le sponsoring de certains de ses services aux exposants et aux visiteurs (navettes ). Pour toute information sur les espaces publicitaires disponibles, parcourez notre site dédié Vous avez également la possibilité de mettre en avant votre société dans le Catalogue Officiel via des pages de publicités et des fiches techniques. Voir bon de commande N 1B «Catalogue Officiel : Publicité - Fiche Technique». Pour accéder aux informations «on-line», allez sur : Exposants L Organisateur met à la disposition des exposants des «Casiers de Presse», situés à l intérieur du Centre de Presse accueillant tous les journalistes et les médias mondiaux venus couvrir le 48 e Salon de l Aéronautique et de l Espace du Bourget Rendez-vous d affaires et technologiques (B2B Meetings) Durant les 3 jours «clés» du Salon, les 16, 17 et 18 juin, l Organisateur met en place un espace dédié aux rendez-vous d affaires pour optimiser des contacts très ciblés entre sociétés exposantes. Le service proposé prend en charge toute demande d un exposant de rencontrer les interlocuteurs d une autre société de manière forfaitaire et «clés en main» : constitution d un panel de donneurs d ordre et preneurs d ordre, programmation de rendez-vous personnalisés, accueil sur site, gestion des plannings de rendez-vous, services «B2B» associés. Plus de détails sur ce service en consultant notre brochure ou en allant vous inscrire sur : La location d un Casier de Presse vous donne l opportunité de mettre à la disposition des journalistes tous vos communiqués de presse. Dimension d un casier : 40 cm de large x 20 cm de haut (possibilité de louer plusieurs casiers). Tarif de location : 133,00 HT/casier (pour toute la durée de la manifestation). Nota Il appartiendra à chaque exposant d assurer l approvisionnement de son casier de presse Dotation et achat de Catalogue Officiel Chaque exposant reçoit gratuitement 1 exemplaire du Catalogue Officiel. Il vous est possible de commander des exemplaires supplémentaires en utilisant le bon de commande N 1C : «Catalogue Officiel : exemplaires supplémentaires» Location de golf cars Des voitures électriques «golf cars» sont proposées en nombre limité et à titre onéreux, exclusivement aux exposants ayant réservé des chalets. Il est possible d en louer en nous retournant le bon de commande N 1A «Location de Golf Cars». 9

13 B - Recommandations et obligations de l exposant B Installation et occupation de l emplacement 1.1. Principes d installation et responsabilité de l exposant L installation de l emplacement (stand nu, chalet, surface sur le statique, village des médias) incombe à l exposant qui peut l aménager ou le décorer à son goût, en respectant les préconisations de l Organisateur et les règles de Prévention Sécurité-Incendie, et à condition de ne porter préjudice ni à l esthétique générale du Salon ni aux stands voisins. Tous les plans d aménagement des surfaces nues doivent être adressés avant le 16 mars 2009 au Support Exposants de l Organisateur pour approbation par la Commission de Validation des plans. L Organisateur se réserve le droit de faire supprimer ou modifier les installations qu il estime, à sa seule discrétion, nuire ou pouvoir nuire à l aspect général de la manifestation ou gênant voisins ou visiteurs, ou qui ne seraient pas conformes au plan préalablement soumis et approuvé par l Organisateur ou qui ne seraient pas conformes aux règles de sécurité. L Organisateur désigne un Coordinateur Sécurité pour assurer la coordination entre les divers chantiers sur le site et mettre en place les mesures de sécurité et d'architectures définies dans le Guide Technique. Allez sur : Exposants RAPPEL IMPORTANT Les travaux de construction, d aménagement, de démontage, réalisés par l exposant et/ou ses sous-traitants (prestataires de services, décorateurs ) sont placés sous l entière responsabilité de l exposant. Nous invitons chaque exposant à prendre connaissance et à porter à la connaissance de ses sous-traitants l ensemble des Règles de Prévention des Accidents du Travail, Protection de la Santé et Sécurité Incendie. Nous vous rappelons que dans certaines circonstances, l exposant peut être également assimilé à un «Maître d Ouvrage» et devra désigner un Coordinateur. Se reporter au chapitre «Règles de Prévention-Sécurité du Travail» dont vous trouverez un condensé, ci-après, et au chapitre «Règles de Prévention et Contrôles» dans le Guide Technique Délai d installation Tous les aménagements doivent être terminés pour le samedi 13 juin au matin, date du passage de la Commission de Sécurité. Les exposants, ou leurs représentants, doivent impérativement être présents sur les stands et être en mesure de présenter les certificats et procès-verbaux de classement au feu des matériaux utilisés sur leur espace. En cas d absence de l exposant ou de son représentant, et du non-respect de la réglementation, la Commission de Sécurité se réserve le droit de fermer le stand Soumission des plans L exposant doit fournir au Support Exposants de l Organisateur ses plans d aménagement de tous les espaces (stands, chalets, bâtiments, modules médias) construits sur des surfaces nues. L exposant doit envoyer le formulaire N 2A «Fiche Travaux», pour toute installation effectuée sur le site d exposition. En retour, chaque exposant ou son décorateur recevra un avis de la Commission de Sécurité, pour avis, observations et/ou consignes à respecter Déclaration des prestataires Si vous utilisez les services d un réalisateur de stand, décorateur, traiteur, etc. vous devez les faire connaître auprès de l Organisateur en remplissant le formulaire N 3A «Accréditation de vos prestataires pour l obtention des titres d accès piétons en période de Montage- Démontage». Ces derniers restent sous la responsabilité de l exposant et doivent se conformer à la réglementation française en vigueur en matière de Prévention des Accidents du Travail Sécurité et Protection de la Santé États des lieux d entrée et de sortie Toute prise de possession d un emplacement par un exposant est soumise à un état des lieux d entrée qui s effectuera dans le cadre d un rendez-vous avec le Support Exposants. ATTENTION Les exposants et installateurs ont l obligation de restituer l emplacement après le Salon tel que fourni lors de l état des lieux d entrée. À la fin du démontage, et suivant rendez-vous obligatoire pris avec le Support Exposants, il sera établi un état des lieux de sortie. Les états des lieux d entrée et de sortie doivent OBLIGATOIREMENT être contresignés par l exposant ou son représentant et l Organisateur. Les exposants et décorateurs devront donc prendre leurs dispositions pour faire enlever déchets et détritus avant leur départ. Dans le cas contraire, l enlèvement et la remise en état éventuelle seront facturés par l Organisateur à l exposant. 10

14 1.6. Matériel à exposer Tous les matériels doivent être pris en charge par le Pool Manutention (voir chapitre correspondant dans le Guide Technique). Les matériels très volumineux doivent être signalés à la Direction Commerciale pour accord préalable. Nous rappelons que le Salon est placé sous contrôle de la Douane, et que toute marchandise, originaire d un pays non-membre de l Union Européenne doit obligatoirement être prise en charge par le bureau des douanes. Voir chapitre «Douane» sur : Exposants Partie «Montage-Démontage» Publicité et distribution sur l emplacement L Organisateur se réserve le droit exclusif à l affichage à l intérieur de la manifestation. L exposant ne peut donc utiliser, à l intérieur de son stand seulement, que les affiches et enseignes de sa propre maison, à l exclusion de toutes autres sauf celles de l exposant indirect inscrit sur son emplacement. Toute signalétique en suspension (type aérostat) à des fins signalétiques ou publicitaires est interdite pour des raisons de sécurité. De même, il est interdit de s adresser aux visiteurs de manière à former un attroupement dans les allées, ce qui serait une gêne ou un danger pour les exposants voisins. Toute distribution de prospectus, circulaires, brochures, catalogues, imprimés de toutes natures, est interdite en dehors de l emplacement occupé par l exposant (y compris revues, magazines, support multimédia ) à l exception des dérogations écrites accordées par l Organisateur, et sous réserve de respect des consignes de distribution Occupation des emplacements Conformément aux Conditions Générales de Vente, les emplacements doivent être occupés durant TOUTE la durée du Salon, soit jusqu au dimanche 21 juin 18h00. Aucune manifestation, réception, cocktail, symposium, conférence de presse n est autorisée dans l enceinte du Salon en dehors des heures d ouverture, sauf dérogation expresse préalable demandée auprès de la Direction Commerciale du Salon Nettoyage La tenue des emplacements doit être irréprochable. Il incombe à chaque exposant de faire nettoyer son espace quotidiennement durant le Salon et ses abords avant et après le Salon. L'exposant et son décorateur sont responsables de leurs déchets pendant le montage et pendant le démontage. Il appartient à chaque exposant de prendre contact avec un prestataire spécialisé pour la mise à disposition des bennes et l'enlèvement de ses déchets. Les emballages en vrac et les objets ne servant pas à la présentation du stand doivent être mis à l abri des regards des visiteurs Sûreté, surveillance du Salon L Organisateur met en place : un service de contrôle des accès, un service de gardiennage général du Salon et une vidéosurveillance. Malgré cela, étant donné le grand nombre de personnes circulant dans l enceinte du Parc pendant les périodes de Montage- Démontage et pendant le Salon, nous vous recommandons la plus grande vigilance vis-à-vis de vos effets personnels et de votre décoration (plasma, ordinateur) ou produits présentés. Nous vous conseillons aussi de laisser votre espace sous surveillance, en particulier la nuit précédant l ouverture et le soir de la fermeture du Salon. Un Poste de Commandement Central de Gardiennage coordonnera les actions de surveillance et de sûreté du Salon Enseignes Pour les surfaces nues, emplacements extérieurs, aucune enseigne n est fournie par l Organisateur. Pour les stands aménagés et pour les chalets, le libellé de l enseigne est à fournir par l exposant avant le 27 avril Voir formulaire N 2C «Libellé enseigne». Nota Le texte de l enseigne reprend la raison sociale de l exposant, sans logo ni graphisme particulier. 11

15 B - Recommandations et obligations de l exposant B Règles de prévention Sécurité du travail 2.1. Principes généraux de responsabilité sur le chantier Coordination Pour prévenir les accidents du travail, le dispositif de la loi du 31 décembre 1993 impose la coordination liée aux chantiers, bâtiments ou Génie Civil, sous le contrôle d organismes officiels comme : l Inspection du Travail, la CRAM et l Organisme Professionnel de Prévention du Bâtiment et des Travaux Publics (l OPPBTP), pour tout chantier mettant en présence au moins deux entreprises ou travailleurs indépendants. Cette obligation est à déroulement continu et s impose durant la phase de montage, lors du déroulement du Salon et durant la phase de démontage Coordination à mettre en place par l exposant Dans quel cas l exposant est-il tenu de désigner un responsable pour assurer la coordination des travaux de montage et de construction de son espace? Principes généraux de sécurité sur le chantier Au plan général, l Organisateur assure la coordination des travaux de montage et de démontage des infrastructures. Au plan particulier, chaque exposant et/ou prestataire, réalise sous son entière responsabilité les travaux de construction, d aménagement et de démontage lui incombant. Rappel des principales règles à respecter Respect des panneaux de signalisation et des sens de circulation. Vitesse limitée à 20 km/h rouler au pas. Chacune des entreprises intervenant pendant le Montage- Démontage est responsable de la sécurité de son propre chantier et également vis-à-vis des tiers. Respect du Code de la route. Chaque entreprise pénétrant sur le chantier doit respecter les consignes d hygiène et de sécurité, notamment : respecter la conformité des échafaudages, respecter la conformité de ses engins de manutention (dans son espace) et l aptitude de ses conducteurs, respecter leurs zones de stockage dans l enceinte du stand, respecter les mesures de sécurité en matière d électricité, d eau, de protections collectives, de protection incendie, respecter la réglementation en matière de protections individuelles. Cas 1 - Votre stand est fourni par l Organisateur. Vous n avez pas l obligation de mettre en place une Coordination Sécurité Protection de la Santé (CSPS). Cas 2 - Vous installez vous-même votre stand sans aucun prestataire. Vous n avez pas l obligation de mettre en place une Coordination Sécurité Protection de la Santé (CSPS). Cas 3 - Vous faites réaliser l installation de votre espace en faisant directement appel à plusieurs entreprises. Exemple : un électricien, un menuisier, un poseur de moquette, prestataires du parc (élingues) (L article L spécifie qu il y a une Obligation pour le Maître d Ouvrage de faire appel à un coordinateur SPS dès lors que 2 entreprises y compris soustraitants sont appelées à intervenir sur un chantier). Vous avez l obligation de mettre en place une Coordination Sécurité Protection de la Santé (CSPS). 12

16 Cas 4 - Vous faites réaliser l installation de votre espace en faisant appel à un décorateur ou un standiste. Cas Votre décorateur/standiste intervient avec ses propres employés sans aucun sous-traitant. Vous n avez pas l obligation de mettre en place une Coordination Sécurité Protection de la Santé (CSPS). Cas Votre décorateur/standiste fait appel à plusieurs entreprises (ou artisans) sous-traitantes (L article L spécifie qu il y a une Obligation pour le Maître d Ouvrage de faire appel à un coordinateur SPS dès lors que 2 entreprises y compris sous-traitants sont appelées à intervenir sur un chantier). Vous avez l obligation de mettre en place une Coordination Sécurité Protection de la Santé (CSPS). Dans les Cas 3 et 4.2, l exposant fait élaborer un Plan Général de Coordination en matière de Sécurité et de Protection de la Santé (PGCSPS) par son propre coordinateur, qui recueillera les Plans Particuliers de Sécurité et de Protection de la Santé dans les entreprises et auprès des prestataires travaillant pour son profit. Le coordinateur désigné par l exposant prendra en compte la Notice Générale de Coordination SPS de l Organisateur et assurera la coordination de la sécurité de votre construction pendant les périodes de Montage-Démontage. Chaque exposant doit veiller à ce que son Plan Général de Coordination en matière de Sécurité et de Protection de la Santé soit conforme au PGCSPS global de l Organisateur, en particulier en ce qui concerne les circulations et les protections collectives. Les PGCSPS des exposants doivent pouvoir être consultés sur site. Si nécessaire, le coordinateur de l Organisateur peut apporter toute information ou aide complémentaire à chacun Autres mesures à prendre par l exposant L exposant est seul responsable des entreprises travaillant pour son compte vis-à-vis de l Organisateur. De ce fait, lui-même ou tout prestataire travaillant sur le chantier à son profit : doit être titulaire d une police d assurance «responsabilité chef d entreprise», doit respecter les consignes d hygiène et de sécurité rappelées dans le Plan Général de Coordination en matière de Sécurité et de Protection de la Santé (PGCSPS) de l Organisateur et dans le PGCSPS de ses propres travaux, doit respecter la législation française en vigueur. Il appartient à l exposant qui fait appel à des prestataires de vérifier sous sa propre responsabilité, que chaque prestataire : 1) lui a remis : une attestation de fourniture de déclarations sociales émanant de l Organisme de Protection Sociale chargé du recouvrement des cotisations sociales datant de moins d 1 an, un avis d imposition afférent à la Taxe Professionnelle pour l exercice précédent ; 2) a établi une attestation sur l honneur certifiant que : les travaux réalisés sur le site du Salon sont effectués par des salariés régulièrement employés au regard des articles L.143-8, L et L du Code du Travail, une déclaration préalable d embauche est faite pour chaque employé, lorsqu il est fait appel à des salariés de nationalité étrangère, ceux-ci sont autorisés à exercer une activité en France ; 3) a remis une liste de personnels affectés sur le site du Salon indiquant les noms, prénoms et qualifications des salariés concernés ; 4) a souscrit l ensemble des assurances nécessaires à l exécution de sa prestation et fourni une attestation d assurance en responsabilité civile conforme aux usages de la profession concernée précisant notamment : le nom de la compagnie d assurance, la période de validité de la police souscrite, la nature des dommages garantis, et leurs limites. Des formalités sont également à respecter lorsque l exposant fait intervenir un ou plusieurs prestataires établis ou domiciliés à l étranger. 13

17 B - Recommandations et obligations de l exposant 2.4. Formalités à accomplir et attestation à retourner à PLBpe FORMALITÉS OBLIGATOIRES À ACCOMPLIR LORSQUE LE PRESTATAIRE INTERVENANT EN FRANCE EST ÉTABLI OU DOMICILIÉ À L ÉTRANGER Lorsque le prestataire qui intervient sur le territoire français est établi ou domicilié à l étranger, les obligations dont le respect doit être vérifié sont celles qui résultent de la réglementation d effet équivalent de son pays d origine et celles qui lui sont applicables au titre de son activité en France. Dans ce cadre, certains documents sont à se faire remettre obligatoirement par ce dernier si l objet du contrat porte sur une obligation d un montant au moins égal à euros (I) et des autorisations de travail sont à obtenir. 1. Sur les documents à vous faire remettre par votre cocontractant En matière sociale Pièces à fournir Fréquence Un document attestant de la régularité de la situation sociale du cocontractant au regard du règlement (CEE) n 1408/71 du 14 janvier 1971 ou d une convention internationale de Sécurité sociale, ou à défaut, une attestation de fourniture de déclaration sociale émanant de l organisme français de protection sociale chargé du recouvrement des cotisations sociales incombant au cocontractant. Lorsque le cocontractant emploie des salariés pour effectuer une prestation de services d une durée supérieure à 1 mois, une attestation sur l honneur établie par ce cocontractant certifiant de la fourniture à ces salariés de bulletins de paie comportant les mentions prévues à l article R et suivants ou de documents équivalents. Une attestation sur l honneur certifiant que ses salariés sont ou seront autorisés à exercer une activité professionnelle en France. En matière fiscale À signature de la Convention, puis tous les 6 mois jusqu à la fin de l exécution de la Convention. À signature de la Convention puis tous les 6 mois. À signature de la Convention puis tous les 6 mois. Pièces à fournir Fréquence Document mentionnant son numéro individuel d identification attribué en application de l article 286 ter du Code général des impôts. Si le cocontractant n est pas tenu d avoir un tel numéro, un document mentionnant son identité et son adresse ou, le cas échéant, les coordonnées de son représentant fiscal ponctuel en France. En matière de droit des sociétés Situation Pièces à fournir Fréquence Lorsque l immatriculation du cocontractant à un registre professionnel est obligatoire dans le pays d établissement ou de domiciliation. Un document émanant des autorités tenant le registre professionnel ou un document équivalent certifiant cette inscription. Ou Pour les entreprises en cours de création, un document datant de moins de 6 mois émanant de l autorité habilitée à recevoir l inscription au registre professionnel et attestant de la demande d immatriculation au dit registre. Ou Un devis, un document publicitaire ou une correspondance professionnelle, mentionnant le nom ou la dénomination sociale, l adresse complète et la nature de l inscription au registre professionnel. Les documents et attestations doivent être rédigés en français ou être accompagnés d une traduction en langue française. À signature de la Convention, puis tous les 6 mois jusqu à la fin de l exécution de la Convention. À signature de la Convention et tous les mois jusqu à la fin de l exécution de la Convention. 14

18 2. Sur les autorisations de travail nécessaires Cocontractants Cocontractant intervenant sur le territoire français envoyant un ressortissant de nationalité des pays membres de l Union Européenne + Suisse + Malte + Chypre + EEE (Norvège, Lichtenstein et l Islande). Ressortissant de pays 1/3 régulièrement employés par les entreprises de l Union Européenne ou Suisse + EEE. Cocontractant intervenant sur le territoire français envoyant un ressortissant de nationalité des pays 1/3 à l Union Européenne et ressortissants de nationalité bulgare et roumain. Autorisation de travail à obtenir préalablement Non Non Oui Formalités Déclaration de détachement rédigée en français avant début prestation par RAR ou télécopie adressée à l Inspecteur du travail territorialement compétent pour le lieu de la prestation accompagnée du certificat de couverture sociale. Déclaration de détachement rédigée en français avant début prestation par RAR ou télécopie adressée à l Inspecteur du travail territorialement compétent pour le lieu de la prestation accompagnée du certificat de couverture sociale. Procédure d introduction de détachement en France + certificat de couverture sociale. OBLIGATOIRE : nous retourner l attestation obligatoire dans l hypothèse d un recours à un prestataire intervenant en France et domicilié ou établi à l étranger, formulaire N 4C Rappel des obligations aux prestataires étrangers intervenant sur le sol français Obligations de l entreprise de droit étranger à l égard de l autorité administrative française (DDTE et Inspection du Travail) Prestataire intervenant sur le territoire français et établi ou domicilié en : Union Européenne, Suisse, Malte, Chypre, Norvège, Lichtenstein, Islande, Estonie, Hongrie, Lettonie, Lituanie, Pologne, République Tchèque, Slovaquie, Slovénie Les ressortissants des États membres précités bénéficient d un libre accès au travail en France. Par conséquent, ils ne sont pas soumis à autorisation de travail préalable pour exercer une activité salariée ou pour prester un service en France. Toutefois, ces entreprises ont l obligation d adresser à l inspecteur du travail du département où s effectue la prestation, ou du premier lieu de l activité même si la prestation doit se poursuivre dans d autres lieux, une déclaration de détachement rédigée en français mentionnant un certain nombre d information sur l entreprise d origine, l entreprise d accueil et les salariés concernés. En l occurrence, il convient d adresser ce document : Inspection du travail Section n 5 1, avenue Youri Gagarine Bobigny Tél. : +33 (0) Cette déclaration doit être effectuée avant le début de la prestation, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par télécopie Prestataire intervenant sur le territoire français et établi ou domicilié dans un autre pays que ceux visés au 1.1. Les salariés étrangers ressortissants de pays tiers à l UE ainsi que les salariés bulgares et roumains sont soumis à la demande d autorisation de travail préalablement à leur entrée en France (1.2.1.) ainsi qu à déclaration préalable (1.2.2.). Auprès des services Main d œuvre étrangère de la Direction Départementale du Travail et de la Formation Professionnelle (DDTEFP) Ces entreprises doivent solliciter auprès des services du ministère du travail (DDTEFP), des autorisations provisoires de travail pour les salariés qu elles détachent temporairement en France. La DDTEFP compétente pour délivrer les autorisations provisoires de travail est celle du domicile (établissement principal ou, à défaut siège social) du client de l entreprise étrangère ou du lieu de la prestation. À noter que compte tenu de l éloignement géographique de l entreprise étrangère et du fait que les documents fournis doivent être rédigés et traduits en français, la demande d autorisation de travail peut être présentée par une personne physique ou morale résidant en France, à condition qu elle justifie d un mandat écrit de l entreprise étrangère. Les demandes d autorisation doivent être présentées pour instruction dans un délai estimé entre 6 et 10 semaines et l autorisation de travail obtenu avant la prise de fonction en France. Les autorisations de travail sont valables pour la durée de la prestation. Si l intervention de l entreprise dure plus de trois mois, le salarié est soumis à une procédure d introduction en France coordonnée par l ANAEM avec obligation de présenter un visa long séjour et de se soumettre à une visite médicale ANAEM. 15

19 B - Recommandations et obligations de l exposant Auprès de l inspection du travail Ces entreprises doivent, comme au point 1.1., adresser à l inspecteur de travail compétent une déclaration de détachement. Les entreprises étrangères doivent également transmettre à l Inspecteur un document précisant les heures auxquelles commence et finit le travail ainsi que les heures et la durée du repos. Elles joignent à la préfecture du département du lieu de la prestation la déclaration relative à l hébergement collectif des salariés. Il conviendra de communiquer une liste nominative des salariés étrangers employés soumis à l autorisation de travail mentionnée à l article L qui doit préciser, pour chaque salarié, sa date d embauche, sa nationalité ainsi que le type et le numéro d ordre du titre valant autorisation de travail. La communication de cette liste doit être effectuée tous les six mois, jusqu à la fin de l exécution du contrat de prestation de service Obligations de l entreprise de droit étranger à l égard de ses salariés détachés en France L Entreprise de droit étranger est soumise aux dispositions légales, règlementaires et conventionnelles applicables aux salariés employés par les entreprises de la même branche d activité établies en France en matière de législation du travail pour ce qui concerne les matières suivantes : Libertés individuelles et collectives dans la relation de travail, exercice du Droit de grève. Durée du travail, repos compensateurs, jours fériés, congés annuels payés, congés pour évènements familiaux, congés de maternité, congés de paternité, conditions d assujettissement aux caisses de congés et intempéries. Salaire minimum et paiement du salaire y compris les majorations pour les heures supplémentaires. Lorsque la prestation effectuée en France est supérieure à un mois, sont également applicables les dispositions légales relatives à la périodicité, à la date et au lieu de paiement du salaire ainsi que celles déterminant les formalités de paiement et prévoyant notamment l obligation d établir un bulletin de paie (ou un document équivalent). Si la durée de la prestation de services est inférieure à un mois, la preuve du respect des dispositions du Code du Travail est administrée par tous moyens. Règles relatives à la sécurité, la santé, l hygiène au travail et la surveillance médicale, le prestataire de services devra adhérer, pour la durée d exécution de la prestation, au service médical interentreprises de son choix territorialement compétent. Discrimination et égalité professionnelle entre les hommes et les femmes, protection de la maternité, âge d admission au travail, emploi des enfants, durée du travail et travail de nuit des jeunes travailleurs. Les salariés détachés dans le cadre d une prestation de services bénéficient des dispositions des conventions et accords collectifs étendus applicables aux salariés employés par les entreprises établies en France exerçant une activité principale identique à la prestation de service effectuée. Lorsque le bénéfice des avantages conventionnels est soumis à des conditions d ancienneté, il convient de prendre en compte l ancienneté du salarié dans l entreprise prestataire à compter de la date de conclusion de son contrat de travail. Les dispositions des accords collectifs et conventions étendus applicables sont celles relatives : - à la sécurité, la santé et l hygiène au travail, - à la durée du travail, - au travail du dimanche, - aux mesures protectrices applicables aux conditions de travail et d emploi des femmes enceintes et des femmes venant d accoucher, des enfants et des jeunes, - au travail de nuit, - aux congés payés, aux congés pour évènements familiaux, aux jours fériés, - aux classifications, - à la rémunération y compris les primes et compléments de salaires et aux remboursements des frais de route de toute nature, - à l égalité de traitement entre hommes et femmes ainsi qu à toutes dispositions en matière de non-discrimination, - à l indemnisation des absences pour maladie ou accidents, - les salariés détachés dans le cadre d une prestation de services bénéficient des dispositions de l accord national interprofessionnel de mensualisation du 10 décembre Leur sont applicables les dispositions suivantes :. au paiement mensuel du salaire,. à la rémunération des jours fériés,. aux congés pour évènements personnels,. au maintien du salaire en cas de maladie ou d accident Incidences du détachement sur l affiliation des salariés détachés au régime de sécurité sociale Incidences du détachement sur l affiliation des salariés détachés d un pays membre de l Union Européenne (UE) au régime de sécurité sociale Si l activité n excède pas 12 mois, le salarié détaché continue à cotiser et à bénéficier de son régime de sécurité sociale dans son pays d origine. Le délai d un an peut être prolongé de manière exceptionnelle et sous réserve de l accord, sous forme d échange de lettres, des autorités compétentes des deux états membres concernés. A défaut, le salarié devra être affilié aux régimes français de sécurité sociale Incidences du détachement sur l affiliation des salariés détachés en provenance d un pays tiers à l UE ayant signé avec la France un accord bilatéral en matière de sécurité sociale Le salarié détaché continue à cotiser et à bénéficier de son régime de sécurité sociale dans son pays d origine. Les durées de détachement dépendent du pays de provenance des salariés détachés (durée maximale de détachement de 6 mois à 5 ans) Incidences du détachement sur l affiliation des salariés détachés en provenance d un pays tiers à l UE n ayant pas signé avec la France un accord bilatéral en matière de sécurité sociale Les salariés devront être affiliés aux régimes français de sécurité sociale via l URSSAF de Strasbourg. 16

20 C - Informations pratiques C Contacts «Contacts au sein de l Organisateur Direction Commerciale Jean T. FERRUS - Directeur Commercial Karima CHEHBOUN - Directeur Commercial Adjoint Tél. : + 33 (0) Anne-Catherine BOISSELET - Responsable Commerciale Tél. : + 33 (0) Olivier DEBRAS - Responsable Commercial Tél. : + 33 (0) Cellule Chalets Jean T. FERRUS - Directeur Cellule Chalets «Services Techniques du Parc des Expositions du Bourget Pour répondre à tous vos besoins techniques (fluides, élingues, informatique, audio-visuel, téléphonie, Internet, parking, salle de conférences ). Contactez Viparis Le Bourget - Service Exposants au : Tél. : 33 (0) Fax : 33 (0) «Catalogue Officiel Pour toutes questions relatives à votre insertion Catalogue Administration des ventes Virginie SEROT Tél. : + 33 (0) I-BUSINESS SOLUTIONS 41, avenue du Centre Montigny-le-Bretonneux Tél. : +33 (0) Direction Technique et Logistique Franck Teyssier - Directeur Technique et Logistique Wilfrid Grüner - Directeur Logistique Adjoint Le Support Exposants de l Organisateur Pour répondre à vos besoins en information générale (plannings, dérogations, montage, accès, plans, sécurité, suivi de commandes organisateur ). «Billetterie Pour toutes questions relatives aux titres d'accès piétons et laissez-passer véhicules LÉNI 94 bis, rue Marceau Montreuil Cedex France Tél. : +33 (0) Fax : + 33 (0) Tél. : + 33 (0) Fax : + 33 (0) IMPORTANT À compter du 18 mai 2009 L Organisateur regroupera toutes ses directions sur le site du Bourget, bâtiment O. 17

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