QuadraLiaisonsBancaires - Mise à jour pour Ebics

Transcription

1 QuadraLiaisonsBancaires - Mise à jour pour Ebics avril 2013 Sommaire 1. Evolutions des liaisons client-banque intégrées dans QuadraLiaisonsBancaires 2. Conditions d'acquisition de la mise à jour QuadraEtebac pour Ebics 2.1 Contenu du pack de mise à jour 2.2 Mise à jour du programme QET3 en version Téléchargement de la licence 3. Vos démarches préliminaires auprès des banques 4. Mise en œuvre des contrats Ebics dans QuadraLiaisonsBancaires 4.1 Enregistrer les paramètres de connexion 4.2 Générer les certificats utilisateur et les envoyer à la banque 4.3 Réceptionner les certificats "serveur bancaire" 5. Récupération des relevés bancaires via EBICS 6. Envoi de fichiers bancaires via EBICS (fichiers CFONB et virements SEPA) 1. Evolutions des liaisons Client-Banque intégrées dans QuadraLiaisonsBancaires Le module QuadraLiaisonsBancaires gère toutes les évolutions actuelles des liaisons Client-Banque : La réception et l'émission de fichiers bancaires via le protocole EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) qui assure des échanges sécurisés via internet, Les virements à la norme SEPA (Single Euro Payments Area) qui est commune à l'ensemble des pays européens et qui utilise l'iban à la place du RIB présent dans le format national CFONB. Les applicatifs Quadratus sont par ailleurs aménagés pour générer des fichiers de virements SEPA (virements fournisseurs dans QuadraCompta, virements salariés dans QuadraPaie, notes de frais dans QuadraGI). Précision sur EBICS Jusqu'en 2012, EBICS a cohabité avec les télétransmissions à la norme ETEBAC (Echanges TElématiques BAnques - Clients) via le réseau Transpac. Mais l'offre Transpac (X.25) a été arrêtée le 30 juin Précision sur SEPA C'est une gamme unique de moyens de paiement en euros commune aux pays européens et destinée à remplacer les formats nationaux pour les virements, prélèvements, cartes bancaires. Les banques devant adapter leurs infrastructures pour gérer la norme SEPA, les paiements nationaux et SEPA cohabitent actuellement. La migration des virements nationaux vers les virements SEPA est théoriquement achevée (celle des prélèvements interviendra ultérieurement). Mise à jour QuadraLiaisonsBancaires pour EBICS avril /13

2 2. Conditions d'acquisition de la mise à jour QuadraEtebac pour Ebics 2.1 Contenu du pack de mise à jour La mise à jour QuadraEtebac pour EBICS est commercialisée au prix de 590,00 euros HT par site utilisateur. Elle inclut : Les fonctions de QET3 qui gèrent les contrats EBICS en réception (relevés de compte), Les fonctions de QETEnv2 qui gèrent les contrats EBICS en émission (virements aux formats CFONB et SEPA, prélèvements et LCR au format CFONB), Les composants Prologue nécessaires aux connexions sécurisées via internet, 2.2 Mise à jour du module QuadraLiaisonsBancaires en version 3.1.x La dernière mise à jour du module QuadraEtebac pour Ebics est disponible : Par téléchargement à partir de l'espace client du site (programme QmajQET3.exe sur la page "Téléchargement"), Sur le CD-Rom Quadratus (depuis 4 novembre 2011). 2.3 Téléchargement de la licence de mise à jour EBICS Après mise à jour du programme QuadraEtebac en version 3.1.x, dérouler le menu "Fichier" et choisir "Télécharger la licence EBICS". La licence est créée après acceptation des conditions de commercialisation et saisie des informations client. Après acquisition de la licence "Mise à jour QuadraEtebac pour EBICS", les 3 premiers choix du menu "Paramétrages" permettent de décrire les contrats EBICS souscrits auprès des banques et de gérer les certificats qui sécurisent les liaisons. Le 4 ème choix "Ebics Proxy" est utile uniquement si les accès internet du site sont gérés par un serveur Proxy. Mise à jour QuadraLiaisonsBancaires pour EBICS avril /13

3 3. Vos démarches préliminaires auprès des banques (nouveaux contrats et nouveaux mandats) Les contrats EBICS sont à souscrire auprès des banques. A la conclusion d'un contrat EBICS, la banque envoie les informations nécessaires à la connexion internet. En voici 3 exemples. Quel que soit le format du document, on retrouve le même type d'informations qui seront à paramétrer dans QuadraLiaisonsBancaires : Type d'information Signification Exemple Host ID Identifiant internet CMBRFR2BXXX (Crédit Mutuel) par banque url banque Adresse internet par contrat Ebics Partner ID Identifiant du contrat QUADRATUSTEST (ou Customer ID) par utilisateur du contrat User ID Identifiant de l'utilisateur QUADRATUSTESTUTIL 4. Mise en œuvre d'un contrat Ebics dans QuadraLiaisonsBancaires Pré-requis : Choisir un poste de travail équipé d'une connexion internet et se munir du document bancaire Le paramétrage des contrats Ebics s'effectue en plusieurs étapes : Description de la banque (serveur bancaire) puis du contrat, Description de l'utilisateur, création des certificats "utilisateur" envoyés immédiatement à la banque via internet, Récupération des certificats "serveur" (étape différée également effectuée par internet). Mise à jour QuadraLiaisonsBancaires pour EBICS avril /13

4 4.0 Etape préalable facultative : paramétrer le serveur proxy (selon configuration du réseau) Au menu "Paramétrage", choisir "Ebics Proxy" si les accès internet du site sont gérés par un serveur Proxy. Les informations à renseigner (adresse, port, login et mot de passe sont à obtenir auprès de l'administrateur réseau. Après acquisition de la licence de mise à jour QuadraEtebac pour EBICS, les 3 premiers choix du menu "Paramétrages" permettent de décrire les contrats EBICS et de gérer les certificats qui sécurisent les liaisons. 4.1 Paramétrer le serveur bancaire (HostID et url) et le contrat Ebics (Partner ID) La fiche Banque (ou serveur bancaire) Saisir le "HostID" (identifiant internet du serveur bancaire) en respectant rigoureusement le code donné dans les paramètres de connexion envoyés par la banque. La saisie du nom est libre. Il est repris sur l'écran de récupération des relevés. Le n de fax est exploité à l'envoi des certificats utilisateurs à la banque (Cf. Etape 4.3). Saisir l'url de la banque (adresse internet du serveur bancaire), tel qu'il figure dans les paramètres de connexion envoyés par la banque. Cliquer sur <Sauver> puis sur le bouton <Tester le serveur bancaire>. Si la connexion est établie, le message "Serveur bancaire fonctionnel" s'affiche. Cliquer sur <Ok> pour poursuivre le paramétrage. Dans le cas contraire, un numéro d'erreur (non explicite) est renvoyé. Il convient de : vérifier que les informations enregistrées dans QuadraLiaisonsBancaires sont conformes à celles fournies sur le document bancaire. s'assurer sur un site équipé d'un firewall, que le port 443 est ouvert (pour permettre les connexions sécurisées), contacter la banque pour s'assurer que le serveur bancaire est en service. Mise à jour QuadraLiaisonsBancaires pour EBICS avril /13

5 Sur certains postes de travail (vista par exemple), il est possible de rencontrer le message d'erreur ci-contre. Il convient alors de : vérifier que le fichier aoebicslib.dll se trouve bien dans le répertoire des programmes Quadratus (\quadra\pgm32\). mettre à jour le poste de travail local en installant le package Microsoft (valable pour Windows 2000 Service Pack 4, Windows Server 2003, Windows Vista et Windows XP), téléchargeable sur le site de Microsoft à l'adresse : La fiche du contrat Ebics (Partner ID) Sélectionner la banque par son "HostID". Créer le "PartnerID" (identifiant du contrat) en respectant rigoureusement le code donné dans les paramètres de connexion envoyés par la banque. La désignation est libre. 4.2 Paramétrer l'utilisateur Ebics (User ID) Sélectionner la banque par son "HostID" et le contrat par son "PartnerID". Créer le "UserID" (identifiant de l'utilisateur) en respectant rigoureusement le code donné dans les paramètres de connexion envoyés par la banque. La saisie du nom est libre. Il est repris sur l'écran de récupération des relevés. Cliquer sur le bouton <Sauver>. Si le contrat Ebics comporte un descriptif complémentaire du format de fichiers (spécifique à la banque), rejoindre l'onglet "2 Format de fichiers" pour renseigner le suffixe correspondant. Si le contrat Ebics gère les relevés de LCR, cocher la rubrique correspondante et préciser éventuellement le suffixe spécifié par la banque. Mise à jour QuadraLiaisonsBancaires pour EBICS avril /13

6 4.3 Générer les certificats utilisateur Revenir en modification de l'utilisateur Ebics et activer le bouton <Générer les certificats>. Il s'agit des 3 certificats utilisateur qui devront être envoyés à la banque à la fois au format papier et au format dématérialisé. Ils sont d'abord créés et stockés dans les données Quadratus. Il s'agit des certificats d'authentification, de chiffrement et de signature du transport. La fin de l'opération est signalée par le message "Génération des certificats effectuée avec succès". Cliquer sur <Ok> pour poursuivre le paramétrage. L'étape d'initialisation "Générer les certificats" est marquée d'une coche verte. Information technique La génération des certificats utilisateur s'effectue sans échange avec le serveur bancaire (donc sans utilisation de la Dll Ebics). Les certificats utilisateurs sont créés par l'outil de chiffrement openssl, localisé dans le répertoire \pgm32\ebics\openssl\. Si un message signale "Openssl manquant", il convient de reprendre l'installation de qmajqet3.exe 4.4 Envoyer les certificats utilisateur à la banque (envoi dématérialisé et impression papier) Cliquer sur le bouton <Envoyer les certificats> pour effectuer l'envoi dématérialisé via internet. L'impression papier devra être ensuite effectuée puisque les 2 modes d'envoi, dématérialisé et papier (courrier ou fax) sont exigés par les banques pour valider les certificats. Informations techniques L'envoi des certificats utilisateur utilise le fichier aoebicslib.dll (Dll Ebics) situé dans le répertoire \pgm32\. Il correspond à 2 étapes (sur 3) de l'initialisation du compte Ebics : 2 ordres consécutifs sont adressés au serveur bancaire : * INI : émission vers le serveur bancaire du certificat de signature. * HIA : émission vers le serveur bancaire des certificats d authentification et de chiffrement. Si les certificats ne sont pas conformes au format attendu, le serveur bancaire retourne une erreur. Exemple : "Certificat pas encore valide". Il convient alors d'attendre quelques minutes avant de recommencer l étape. Mise à jour QuadraLiaisonsBancaires pour EBICS avril /13

7 Après l'envoi dématérialisé des certificats, le bouton devient <Générer les lettres>. Les lettres éditées correspondent : Aux 3 certificats (avec un feuillet par certificat), et éventuellement à la lettre ou fax d'accompagnement. Renseigner la fenêtre des paramètres d'édition. En cas d'impression de la lettre fax, compléter les renseignements utiles à la banque (téléphone, fax, mail) lorsqu'elle voudra faire part de la validation des certificats. Avant de lancer l'édition, vérifier que l'imprimante dispose de papier. Si nécessaire, différer l'envoi des certificats en cliquant sur le bouton <Annuler Etape>. Cliquer sur <Oui> pour lancer l'impression. La fin de l'opération est signalée par le message : En cas de problème d'impression, l'envoi papier reste possible en localisant manuellement les certificats stockés dans les données Quadratus (\database\ebics\hostid\partnerid\userid\). Exemple d'édition papier du fax d'accompagnement et des 3 certificats. Les 3 certificats portent les noms suivants : cerauth.pem cercryp.pem cersign.pem Les 3 certificats rééditables portent les noms suivants : LettreAuth.txt LettreCryp.txt LettreSign.txt Mise à jour QuadraLiaisonsBancaires pour EBICS avril /13

8 4.5 Réceptionner les certificats "serveur" (étape différée de la mise en œuvre d'un contrat Ebics) Attention : La récupération des certificats serveur n'est pas immédiate. Elle s'effectue obligatoirement à l'initiative de la banque, après un délai variable. La banque indique alors (par contact téléphonique, fax, mail ) que : que les 3 certificats utilisateur ont été validés par la banque, que les 2 certificats serveur générés par la banque peuvent être récupérés par l'utilisateur. Revenir en modification de l'utilisateur Ebics et activer le bouton <Certificats du serveur bancaire>. La réussite de l'opération est signalée par le message : Cliquer sur <Ok>. Le paramétrage du contrat EBICS et du compte utilisateur associé est terminé. Information technique La réception des certificats "serveur" termine la phase d'initialisation du compte Ebics en envoyant l'ordre : * HPB = récupération des certificats du serveur bancaire (authentification et chiffrement). (HPB est recevable uniquement si INI et HIA ont été effectués avec succès et les courriers d initialisation acceptés par la banque.) En cas d'échec de l'opération, un numéro d'erreur (non explicite) est renvoyé. Il convient alors de contacter la banque. Le bouton "Certificats du serveur bancaire" reste accessible après la réception initiale pour permettre de renouveler le téléchargement à la demande de la banque si elle a procédé à la mise à jour des certificats. Un mot sur les fonctions de Réinitialisation et de Mise à jour. Leur utilisation doit rester exceptionnelle : La réinitialisation peut être effectuée à la demande de la banque. Elle implique la reprise complète de toutes les étapes de création d'un contrat et d'un utilisateur EBICS (avec la création des certificats utilisateur et serveur). La mise à jour concerne uniquement les certificats utilisateur. Elle peut être effectuée à l'initiative du site client s'il estime que la confidentialité des certificats n'est plus garantie, ou avant l'expiration de la durée de validité des certificats (5 ans). Mise à jour QuadraLiaisonsBancaires pour EBICS avril /13

9 5. Récupération des relevés via EBICS La fonction de récupération des relevés a été aménagée pour gérer les contrats EBICS. Selon l'équipement du poste de travail, il est possible de récupérer consécutivement les relevés Ebics, les relevés envoyés par le portail JeDeclare.com et les relevés du serveur Transpac-Etebac. Rappels des équipements nécessaires à chaque type de récupération : Contrats EBICS Connexion internet Réseau Transpac Modem RTC et ligne analogique, Portail Jedeclare.com. Outlook Express, Windows Mail ou Windows Live Mail. On retrouve les comptes utilisateurs des contrats EBICS dans la partie haute de l'écran. Si le poste ne gère pas la récupération de relevés sur le réseau Transpac, décocher l'option "Afficher les cartes d'appel" pour agrandir l'espace de travail réservé aux comptes utilisateurs EBICS. Ils peuvent être sélectionnées / désélectionnées globalement ou utilisateur par utilisateur, au clavier ou à la souris : Touches <Ctrl+> / <Ctrl->, <+>, <-> ou <Espace>, Cases de sélection / désélection globale à gauche de la fenêtre, ou case de sélection ligne à ligne à gauche des comptes utilisateurs EBICS. Cliquer sur le bouton <Lancer le traitement> pour obtenir la connexion sur les serveurs bancaires sélectionnés. Par défaut la récupération concerne les nouveaux relevés disponibles sur le serveur bancaire pour le compte utilisateur. Les relevés récupérés prennent alors de statut "archivé" à la banque (et ne seront pas récupérés à la prochaine connexion). Mise à jour QuadraLiaisonsBancaires pour EBICS avril /13

10 Erreurs pouvant intervenir à la récupération des relevés "Order type inconnu ou non autorisé". Elle peut intervenir à la 1ère récupération si le délai entre l activation du compte par la banque et la 1ère récupération n'est pas atteint. Démarche : reprendre l'opération le jour suivant "Erreur format de fichier non autorisé". Démarche : reprendre le document bancaire et vérifier le paramétrage des fichiers autorisés (fenêtre "Ebics UserID", onglet 2). Ex. : préciser si nécessaire une extension de fichier ou décocher l'option "Relevés de LCR" si elle ne figure pas au contrat Ebics "Erreur création FDL initialisation". Démarche : revenir sur le paramétrage de la banque ("Ebics Banques") et cliquer sur le bouton <Regénérer Ebics.conf>. Si nécessaire, le bouton permet de récupérer des relevés archivés après avoir spécifié la période concernée. Auparavant, un message d'alerte invite l'utilisateur à vérifier les comptes utilisateurs sélectionnés pour le traitement puisque les dates indiquées sont communes à tous les utilisateurs EBICS sélectionnés". Après leur récupération, on retrouve les relevés bancaires dans les relevés en attente de saisie. Mise à jour QuadraLiaisonsBancaires pour EBICS avril /13

11 6. Envoi de fichiers bancaires via EBICS C'est le programme QETEnv2 intégré au module QuadraLiaisonsBancaires qui permet d'envoyer aux banques, les fichiers de paiements issus des applications Quadratus : virements, remises de LCR, avis de prélèvements. Concernant les virements, 3 formats coexistent actuellement. Le format des fichiers à générer doit nécessairement être choisi en concertation avec la banque : Virements nationaux à la norme CFONB (enregistrements sur 160 caractères), Virements internationaux à la norme CFONB (enregistrements sur 320 caractères), Virements européens SEPA. Synthèse des paiements, protocoles de transfert et formats de fichiers gérés par QuadraLiaisonsBancaires Virements QuadraPaie (salaires / acomptes) QuadraCompta (fournisseurs) QuadraGI (notes de frais) Prélèvements clients QuadraCompta QuadraFact / QuadraGI LCR clients QuadraCompta QuadraFact / QuadraGI CFONB 160 caractères (national) Transpac et Ebics CFONB 320 caractères (international) Non concerné Ebics uniquement SEPA (espace européen) Ebics uniquement mise en œuvre différée Utilisation de QETEnv2 pour Ebics Après acquisition de la licence "Mise à jour QuadraEtebac pour EBICS" (Cf. section 2.3), le menu "Paramétrage" de QETEnv2 comporte les mêmes choix "Ebics " que QET3 (Cf. Chapitre 4). Les contrats EBICS souscrits auprès des banques peuvent donc être créés indifféremment dans QET3 ou dans QETEnv2. Rappel : si le document bancaire précise l'extension (ou suffixe) des fichiers concernés par le contrat, il est nécessaire de renseigner l'information dans le paramétrage de l'utilisateur Ebics. Lorsqu'un fichier de paiements a été généré par un applicatif Quadratus, son envoi s'effectue au menu "Transferts", choix "Emission". Le fichier est à localiser librement sur le système. Un fichier SEPA est repérable à son extension "xml". QEtEnv2 analyse le format du fichier sélectionné et l'affiche en bas de la fenêtre d'émission. Sélectionner le mode d'envoi "EBICS" puis préciser les caractéristiques du contrat (HostID, PartnerID, UserID). A la mise en œuvre d'un nouveau contrat, demander éventuellement à faire un "Envoi en mode test". Dans ce cas, la banque contrôle la validité de l'envoi vers le serveur bancaire mais non la conformité du fichier envoyé et n'effectue pas les opérations. On retrouve la trace de chaque envoi effectué dans le journal des transferts. Mise à jour QuadraLiaisonsBancaires pour EBICS avril /13

12 Virements SEPA dans les applicatifs QuadraPaie, QuadraCompta (règlements Fournisseurs) et QuadraGI Pré-requis : Disposer des dernières versions des applicatifs Quadratus diffusées sur le CD-Rom de novembre 2011, Vérifier que les coordonnées bancaires des bénéficiaires de virements, comme celles des donneurs d'ordre sont enregistrées au format IBAN : - fiches employés et fiche Dossier / Etablissement pour les virements des salaires de QuadraPaie, - comptes fournisseurs et journal de trésorerie pour les virements fournisseurs de QuadraCompta, - fiches collaborateurs et banque du cabinet pour les virements de notes de frais de QuadraGI. Rappel : pour faciliter la mise à jour des bases de données Quadratus, l'outil de conversion "RIB vers IBAN" sera très prochainement commercialisé. Dans QuadraPaie, menu "Paiements", fonction "Virement automatique": Choisir le format de fichier "320 caractères". Choisir le type d'opération "Virement ordinaire". Vérifier que les coordonnées bancaires de l'entreprise sont au format IBAN. Cocher l'option "Fichier SEPA". Dans QuadraCompta, saisie des règlements fournisseurs : Vérifier que les règlements pointés sont affichés au format IBAN. Dans le cas contraire, taper <F7>. Sur l'écran de génération du fichier des virements, Choisir "Virement ordinaire". Cocher l'option "Conversion vers le format SEPA". Dans QuadraGI, menu "Temps passés", fonction "Disquette de virement des notes de frais" : Vérifier que les coordonnées du cabinet sont au format IBAN. Choisir le type de virement "Ordinaire". Choisir le format "320 caractères". Cocher l'option "Fichier SEPA" qui apparait lorsque le format "320 caractères est coché. Mise à jour QuadraLiaisonsBancaires pour EBICS avril /13

13 Dans tous les applicatifs, à la validation de la génération, Le fichier de virements est préalablement créé au format CFONB international (enregistrements 320 caractères). Le fichier SEPA est ensuite automatiquement créé à partir du fichier CFONB. Il porte le même nom suivi de l'extension xml. Les 2 fichiers sont enregistrés dans le répertoire de destination choisi. Attention : si le fichier de virements CFONB 320 n'est pas correctement rempli, la conversion au format SEPA n'est pas effectuée pas. Un fichier texte avec extension ".log" et portant le même nom que le fichier de virement CFONB est alors créé dans le même répertoire. Si la conversion SEPA n'a pas été demandée à la génération du fichier, il est possible de convertir le fichier CFONB en différé grâce à l'outil "Conversion manuelle SEPA" disponible au menu "?". La conversion est possible uniquement pour un fichier CFONB 320 créé avec l'option "séparateur CR-LF". Mise à jour QuadraLiaisonsBancaires pour EBICS avril /13