Devis. Comment mettre un devis en mode actif

Transcription

1 Devis Deux identifications de devis par défaut sont disponibles sur Mobile Claims: Urgence et Structure. D'autres identifications par défaut peuvent être ajoutées par l'administrateur d'une compagnie. Toute nouvelle réclamation se voit attribuer une identification Urgence ou Structure par la compagnie participante. L'identification Structure est attribuée par défaut à un devis actif Le nom de la compagnie à l'origine du devis est affiché entre parenthèses à côté de l'identification, permettant à l'utilisateur de voir rapidement quel devis appartient à quelle compagnie. Une fois ouvert, un devis peut être partagé ou voir son statut modifié à partir du devis lui-même. Mettre un devis en mode Actif signifie que toute addition, modification ou changement aux articles d'un diagramme seront associés exclusivement au devis auquel le diagramme correspond. Un devis actif apparaîtra toujours en caractères gras dans l Explorateur de la réclamation, cependant, sur chaque page d'une réclamation, le devis actif est aussi affiché en bas de page. Le rappel du devis actif sert aussi de lien avec le devis lui-même. Comment mettre un devis en mode actif Pour mettre un devis en mode actif, faites un clic droit sur le devis et cliquez sur Mettre en mode actif. Le devis apparaîtra alors en caractères gras et il sera modifié par tout changement apporté aux articles.

2 Vue d ensemble du devis Chaque devis comporte six onglets : Devis, Récapitulation, Sommaire, Totaux, Sommaire (Tous), et Totaux (Tous). Devis L onglet Devis affiche la liste complète des articles ajoutés aux diagrammes de ce devis. Les articles du devis sont groupés en fonction du diagramme auquel ils appartiennent et ensuite répartis par pièce et panier d'articles généraux. Les diagrammes et les pièces peuvent être agrandis et réduits pour montrer ou cacher les détails. Par défaut, le devis est groupé par pièce et parties de toit à l'intérieur du diagramme. Les articles peuvent être réarrangés en modifiant le type de sous-groupe. Les menus Voir, Options et Groupe sont disponibles sur Mobile Claims et Claims Connect pour réviser un devis. La revue des propriétés des articles d'un devis est accessible sur le menu Voir en faisant un double-clic sur l'article en question. Les articles peuvent aussi être supprimés directement de la liste. Annotations, photos ou commentaires verbaux peuvent aussi être ajoutés aux articles d'un plan d'étage et d'un plan de toit. Un double-clic sur l'image d'une pièce ouvre le diagramme associé à cette pièce. Récapitulation L onglet Récapitulation affiche les quantités et les surfaces pour chaque diagramme du devis; il affiche aussi le pourcentage du coût total par surface, par catégorie et par couverture. Sommaire L onglet Sommaire affiche le montant total pour les matériaux et la main d'œuvre. Il affiche la liste des mesures, les quantités achetées et le prix estimé total pour les matériaux ainsi que l'estimation des heures de travail requises, le taux horaire, le corps de métier et le coût total de la main-d'œuvre. Totaux L onglet Totaux affiche un aperçu des coûts totaux reliés au devis, incluant les matériaux, la main d'œuvre, l'équipement, les frais généraux, le profit, les taxes et toutes les charges minimum. Les rabais et les franchises applicables sont pris en compte dans ces totaux: seul le montant net est affiché. La valeur au jour du sinistre après dépréciation peut aussi être affichée s'il y a lieu

3 Sommaire (Tous) L onglet Sommaire (Tous) affiche le sommaire global de tous les devis approuvés, ou, si aucun devis n est approuvé, seuls les devis sélectionnés par l utilisateur s affichent. Totaux (Tous) L onglet Totaux (Tous) affiche le total global de tous les devis approuvés, ou, si aucun devis n est approuvé, seuls les devis sélectionnés par l utilisateur s affichent. Comment sélectionner les devis à afficher dans les onglets Sommaire (Tous) et Totaux (Tous) Dans l onglet Totaux (Tous), l utilisateur peut sélectionner les devis en cliquant sur le bouton Sélectionner les devis dans le ruban Affichage. Alternativement, l utilisateur peut cliquer sur Dans l onglet Sommaire (Tous), l utilisateur peut sélectionner les devis en cliquant sur, ou sinon à partir de l onglet Totaux (Tous) en cliquant sur Sélectionner les devis dans le ruban Affichage. Une fois que les devis ont été sélectionnés d un de ces deux onglets, ces mêmes devis demeurent sélectionnés et seront affichés dans les deux. Comment importer un devis Des devis déjà créés en format XML peuvent être importés directement dans la réclamation. Il existe deux façons de ce faire : Glisser et déplacer au moins un fichier XML de devis sur le nœud Devis ou sur un devis existant. Un devis sera créé quand le fichier XML et déplacer dans la section Devis. OU 1. Faire un clic droit sur Devis dans l Explorateur de la réclamation puis sélectionner Importer des devis XML 2. Sélectionner le fichier à partir de la fenêtre de navigation puis cliquer sur Ouvrir. The message "Importation des devis... veuillez patienter..." s affichera durant le téléchargement.

4 Page Devis L'utilisateur peut cliquer sur le lien Devis actif pour ouvrir un devis et en voir les onglets Devis, Récapitulation, Sommaire et Totaux. Sur la page Devis, l'utilisateur peut modifier ou supprimer des articles. Les ajouts doivent être faits à partir du diagramme approprié. Le statut actuel du devis est affiché en haut à gauche, en dessous du nom du devis.

5 Colonnes du devis Dans le ruban Affichage de la page Devis, l utilisateur peut sélectionner les colonnes qu il veut afficher par défaut dans les devis. Quantité : Quand l option de calcul des pertes «Calculer les pertes en augmentant la QUANTITÉ DE MATÉRIAU par le pourcentage de perte» est sélectionnée (se reporter à la section Sommaire pour plus de détails), le montant incluant l augmentation pour les pertes de matériaux s affichera entre parenthèses à côté de la quantité dans la colonne Quantité. VJS : Si un article inclut un montant recouvrable, il est indiqué par une coche dans la colonne dépréciation quand l option VJS est activée.

6 Options de devis Les options de devis permettent à l'utilisateur de changer les apparences des articles et des objets dans les devis. Une fois qu'une option a été activée ou désactivée, le réglage est retenu pour le devis. Masquer les pièces ne contenant aucun article Cette option supprime les pièces, surfaces de toit et les paniers d'articles généraux d'un devis auxquels aucun article n'a été appliqué. Cette option est activée par défaut. Masquer les détails des pièces Cette option permet à l'utilisateur de masquer l'image et les dimensions des objets sur le diagramme d'un devis. Cette option est désactivée par défaut. Masquer les prix L'utilisateur peut masquer tous les prix d'un devis. Note : Cette option ne s'applique qu'à l'onglet devis; les autres onglets, tel que Totaux par exemple, continuent à afficher les prix. Numéroter les articles Cette option permet à l'utilisateur d'afficher ou masquer les numéros à côté de chaque article. Cette option est activée par défaut.

7 Combiner les pièces secondaires associées Par défaut, dans les devis contenant des pièces secondaires ou plusieurs formes de toit différentes, les articles seront groupés ensemble comme pour une seule pièce. Les pièces ou les composants d une pièce secondaire peuvent, alternativement, s afficher en tant que pièces séparées dans le devis, avec les articles énumérés chaque fois qu ils s appliquent à une pièce ou composant dans le groupe. Cette option aide aussi à combiner les toits dans les cas où une partie de la toiture déborde sur une autre. Combiner les articles associés L'utilisateur peut choisir de combiner les articles qui ont la même description et quantité, même si leurs actions et leurs grades sont différents. Cela condense le devis et le rend plus facile à lire. Voir plus bas pour plus de détails. Sous-totaux Cette option permet à l'utilisateur d'afficher les sous-totaux des colonnes uniquement pour les colonnes Totaux/VJS ou pour toute colonne comportant des valeurs monétaires. Les sous-totaux apparaissent après chaque objet ou diagramme. Par défaut, l'option est activée pour afficher seulement le résultat pour «Additionner toutes les colonnes financières». Regrouper les articles d un devis L'utilisateur peut regrouper les articles d un devis en accédant aux méthodes de regroupement qui se trouvent dans le menu Grouper par. Le regroupement par défaut est toujours par pièce. Note : En regroupant les articles, ceux qui sont en double parce qu ils se trouvent dans plusieurs pièces seront combinés, ce qui combinera aussi toute valeur numérique. Ceci ne s applique pas s il y a une différence de prix ou de propriété pour les articles à travers les surfaces structurelles. Cela s applique par contre à toutes les options de regroupement sauf Grouper par pièce.

8 Regroupement par pièce/pièce partielle L'option regroupement par pièce (incluant pièces partielles) s'applique par défaut, structurant ainsi le devis par diagramme, pièce et sections de toit. Toutes les mesures sont affichées dans le diagramme représentant la partie de la structure. Regroupement par pièce/détails d articles Le regroupement par détails d article par pièce donne presque le même résultat que l option Combiner les articles associés (se reporter à Options de devis dans la section précédente). Les articles qui ont la même description et quantité sont regroupés dans une seule ligne d article, mais, contrairement à l autre option, les détails des articles individuels sont toujours visibles après avoir été combinés. Voir plus bas pour plus de détails. Regroupement par article Le regroupement par article présente les articles d'un devis par ordre alphabétique. Pour chaque article, le regroupement inclut les actions de toutes les sections de la structure qui apparaissent dans la colonne Se trouvant dans. Regroupement par catégorie Le regroupement par catégorie rassemble les articles d'un devis dans l ordre de la catégorie principale où chaque article se trouve dans la base de données des prix. Chaque regroupement inclut toutes les actions de toutes les sections de la structure qui apparaissent dans la colonne Se trouvant dans. Regroupement par action Le regroupement par action affiche les articles du devis selon leurs actions. Chaque regroupement inclut tous les articles de toutes les sections de la structure. Regroupement par corps de métier Le regroupement par corps de métier regroupe les métiers associés aux articles dans le devis. Chaque regroupement inclut toutes les actions de toutes les sections de la structure, affichées dans la colonne Se trouvant dans. Regroupement par couverture Le regroupement par couverture réunit les articles selon la couverture qui leur est appliquée.

9 Gérer les articles sur la page devis Comment modifier les articles d un devis Pour modifier un article dans le devis, l utilisateur peut faire un double-clic sur l article ou un clic droit et sélectionner Propriétés. Les propriétés de l'article sont identiques à celles d'un plan de pièce ou de toit. Comment combiner (ou grouper) les articles Une façon de combiner les articles associés est d employer l option Combiner les articles associés. Quand cette option est activée, les articles sont combinés par pièce et sont représentés par une seule ligne d article. Si les articles combinés ont des valeurs identiques pour une des colonnes, cette colonne affichera la valeur originale. Dans certaines autres colonnes, les valeurs seront additionnées et la somme totale des articles combinés sera affichée. D autres colonnes seront vides s il n existe aucune équivalence ou possibilité de combiner les valeurs. 1. Dans le ruban Affichage de la page Devis, cliquer sur Options. 2. Sélectionner Combiner les articles associés. Avant de combiner les articles: Après avoir combiné les articles:

10 Une deuxième façon de combiner les articles qui offre un affichage plus détaillé après le regroupement est d utiliser l option Pièce/détails d article. Quand cette option est activée, les détails des articles individuels sont toujours visibles après avoir été combinés. L utilisateur peut choisir d afficher ou de cacher les détails des articles regroupés si nécessaire. 1. Dans le ruban Affichage de la page Devis, cliquer sur Grouper par. 2. Sélectionner Pièce/détails d article. Avant de regrouper les articles: Après avoir regroupé les articles:

11 Comment ajouter une photographie, une note ou une annotation vocale à un article Pour ajouter une photographie, une note ou une annotation vocale à un article dans un devis, sélectionner l article et cliquer sur un des boutons dans le ruban Insertion pour ajouter une Note, une Photo ou une Annotation vocale. Comment ajouter un titre à un devis 1. Sélectionner la ligne par-dessus laquelle vous voulez que le titre apparaisse. 2. Faire un clic droit et sélectionner Ajouter un titre. 3. Dans la fenêtre qui apparaît, saisir le titre. 4. Cliquer sur OK. Le titre apparaîtra par-dessus une ligne horizontale dans le devis. Comment ajouter du texte à un article de devis 1. Sélectionner la ligne par-dessus laquelle vous voulez que le texte apparaisse. 2. Faire un clic-droit et sélectionner Ajouter du texte. 3. Dans la fenêtre qui apparaît, saisir le texte à ajouter au devis. 4. Cliquer sur OK.

12 Article provisoire Si le prix d un article n est pas final, l article peut être marqué comme étant provisoire, ce qui joindra une note à l article signalant son état provisoire. L utilisateur peut ainsi facilement retrouver l article et y retourner plus tard pour modifier le prix si nécessaire. Pour marquer un article comme étant provisoire, cocher la case Article provisoire dans l onglet Général de la fenêtre Propriétés de l article. Cette propriété peut aussi être appliqué en utilisant les fonctionnalités Rechercher et Remplacer sur la page Devis. Reportez-vous à la section Recherche et remplacement d articles pour plus de renseignements. Statut du devis Comment changer le statut d un devis Quand le statut du devis est à Complété, le devis est rendu visible au cédant. Les détails du devis ne sont disponibles qu aux partenaires et aux fournisseurs nommés dans une réclamation partagée. Pour changer le statut d un devis, cliquer sur la flèche à côté du statut dans le coin supérieur gauche du devis et sélectionner le nouveau statut approprié. Signature des devis Quand le statut du devis est à Complété, le devis peut être signé en bas de la page devis. Une signature indique que le devis est approuvé afin d'autoriser le travail. Une fois la signature saisie, toute modification au devis aura l effet d enlever la signature.