Rapport d avancement: Suivi des livrables produits et mise à jour des indicateurs. Janvier 2015 Presage CTE

Transcription

1 Rapport d avancement: Suivi des livrables produits et mise à jour des indicateurs Janvier 2015 Presage CTE

2 Selon le calendrier établi dans le Contrat de Subvention, le Chef de file du projet doit soumettre au STC un rapport d avancement et une demande de paiement. Les deux documents doivent être produits sur Presage CTE.

3 1.- Le Chef de file crée le rapport d avancement global - appelé «Avancement du projet (Chef de File uniquement) - Mai 2011» sur Presage CTE

4 2.- Pour compléter le rapport, le Chef de file doit rentrer dans chaque rubrique pour inclure les informations relatives à la période de reporting.

5 3.- Le suivi des livrables produits dans le cadre du projet se fait dans la section «8.1 Avancement par rapport au plan de travail prévu»

6 Pour chaque phase du plan de travail prévue dans le dossier de candidature, le Chef de file doit mettre à jour les «produits réalisés» au cours de la période de reporting Dans cette section le Chef de file devra inclure les: Produits/livrables réalisés au cours de la période de reporting Livrables non prévus mais réalisés au cours de la période de reporting

7 A) Produits/livrables réalisés au cours de la période de reporting et indicateurs liés La liste de produits/livrables prévus dans le dossier de candidature est reprise dans le rapport d avancement. Pour mettre à jour l information concernant un produit/livrable, il faut cliquer sur le bouton orange «+».

8 Le Chef de file doit inclure les informations suivantes: - Date de réalisation - Commentaire - Quantité réalisée Si plusieurs produits/livrables du même type sont produits au cours de la même période de mise en œuvre mais avec des dates de réalisation différentes, merci de remplir un formulaire séparé. Dans le cas des projets de l appel maritime, il faudra remplir aussi les onglets dépenses rattachées et justificatifs N oubliez pas d enregistrer!

9 Ensuite, il faut rattacher les dépenses liées à la réalisation du livrable Sélectionnez les dépenses de tous les partenaires qui ont participé à l élaboration du livrable. L'objectif étant de connaître le coût de chaque livrable. N oubliez pas d enregistrer! * A ne remplir que par les projets maritimes

10 Pour finir, il faut télécharger le livrable Cliquez sur le bouton orange «+» pour ajouter un nouveau justificatif. * A ne remplir que par les projets maritimes

11 Le Chef de file doit inclure les informations suivantes: - Nom du document et description (en anglais et français) - Date du document Pour le téléchargement du document, veuillez noter qu il y a des limites techniques: la taille du document ne peut pas dépasser 8M. Veuillez compresser les éléments de vos documents, notamment photos et graphiques, afin de ne pas dépasser cette limite. Cette compression permettra de faciliter le téléchargement des documents vers vos sites internet. N oubliez pas d enregistrer! * A ne remplir que par les projets maritimes

12 Un tableau récapitulatif avec les informations mises à jour s affiche. Pour modifier les informations saisies veuillez cliquer ici. * A ne remplir que par les projets maritimes

13 Après avoir enregistré, cliquez sur «Retour au chapitre avancement du plan de travail» pour retourner à la liste de produits/livrables prévus Pour voir ou modifier la mise à jour du produit/livrable cliquez ici. Veuillez vérifier que la mise à jour a bien été prise en compte dans ce tableau. Cette marque indique qu un justificatif à été téléchargé.

14 B) Livrables non prévus mais réalisés Il est nécessaire de renseigner également les produits/livrables non prévus dans le dossier de candidature mais réalisés par le projet. L enregistrement de ces livrables doit se faire dès que la décision de production d un livrable non prévu est prise. Cliquez sur le bouton orange «+» pour ajouter un nouveau livrable non prévu. Une nouvelle page s affichera, dans laquelle il faudra cliquer à nouveau sur le bouton orange «Ajouter un livrable».

15 Le Chef de file doit inclure les informations suivantes pour créer un nouveau livrable: - Nom du livrable (en français et en anglais) - Description du livrable (dans la langue du projet). - Type d unité Veuillez noter que l ajout d un nouveau livrable doit se faire dès que la décision de la production de ce nouveau livrable est prise par le projet. En cas de doute, veuillez contacter le STC. N oubliez pas d enregistrer! N oubliez pas d enregistrer!

16 Une fois que le produit/livrable est crée, il va apparaitre dans la liste de produits/livrables, qui sera mis à jour une fois le produit/livrable achevé Pour mettre à jour l information concernant un produit/livrable il faut cliquer sur le bouton orange «+» Pour voir ou modifier la mise à jour du produit/livrable cliquez ici. Pour modifier les informations du produit/livrable cliquez ici. Pour effacer complétement le produit/livrable cliquez ici.

17 Le Chef de file doit inclure les informations suivantes: - Date de réalisation - Commentaire - Quantité réalisée Si plusieurs produits/livrables du même type sont produits au cours de la même période de mise en œuvre mais avec des dates de réalisation différentes, merci de remplir un formulaire séparé. Dans le cas des projets de l appels maritime, il faudra remplir les onglets dépenses rattachées et justificatifs, tel que détaillé plus haut dans la partie «livrables prévus» N oubliez pas d enregistrer!

18 Si le projet décide d inclure un nouveau livrable il doit impérativement justifier cette décision dans la section «Evolution dans le plan de travail et sur les produits prévus». Il faut également inclure dans cette section tout autre changement mineur du plan de travail. En cas de doute veuillez contacter le STC.

19 4.- Le suivi de l avancement sur les indicateurs du Programme se fait dans la section 8.4 du rapport d avancement Ces indicateurs doivent être mis à jour dans chaque rapport d avancement!

20 Si c est la première fois que l indicateur est mis à jour: Cliquez sur le bouton orange «+». Saisissez le chiffre atteint pendant la période concernée.

21 Si vous voulez vérifier ou mettre à jour un indicateur: Cliquez sur la quantité réalisée, par exemple «509» Saisissez le chiffre total atteint depuis le début du projet. Il doit être toujours supérieur à celui qui avait été enregistré dans les rapports d avancement précédents.

22 5.- Vérifier que le Rapport d avancement soit complet Est-ce que toutes les informations ont été bien enregistrées dans le document? Avant de valider, produisez le Rapport d avancement en format PDF afin de le relire. Est-ce que dans les parties générales du rapport (2, 3, 4 et 6) il est possible d avoir un bon aperçu global de l évolution du projet au cours de la période de reporting? Est-ce que tous les livrables, prévus et non prévus, ont été mis à jour? Dans le cas des livrables non prévus, est-ce que leur réalisation a été justifiée? Est-ce que le téléchargement des livrables à été bien renseigné dans le tableau récapitulatif de la version imprimable du rapport? S il y a des livrables qui n ont pu être téléchargés sur Presage CTE veuillez les envoyer par au STC. Est-ce que la mise à jour des indicateurs à été bien prise en compte dans la section 8.4 du Rapport? Avant de l envoyer, le Rapport d avancement a-t-il été signé et tamponné?

23 MED PROGRAMME JTS - STC Région Provence-Alpes-Côte d'azur 27, Place Jules Guesde Marseille Cedex 20 - France Tel: or Fax: programme_med@regionpaca.fr