Portail achats Société Générale SOURCING HUB Guide Fournisseur

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1 Portail achats Société Générale SOURCING HUB Guide Fournisseur

2 Agenda 1. Comment mettre à jour son profil et ses données sur le portail Création de compte Consulter le profil Organisation Mettre à jour son Profil Entreprise Gérer les utilisateurs Gérer les données de classification 2. Comment répondre en ligne aux RFx Accès en ligne aux RFx Consulter et accuser réception Préparer et publier des réponses Mettre à jour des Réponses Consulter les messages 3. Support P.2

3 Comment mettre à jour son profil et ses données sur le portail achat SG 1. Comment mettre à jour son profil et ses données Création de compte Consulter le profil Organisation Mettre à jour son Profil Entreprise Gérer les utilisateurs Gérer les données de classification P.3

4 Création de compte XXXXXX XXXXXX Lorsque votre organisation est créée, vous recevrez une confirmation contenant votre nom d'utilisateur et mot de passe temporaire. Etant une notification automatique, vous ne pourrez pas répondre à cet . Vous devez vous connecter sur le portail et vous pourrez changer votre mot de passe temporaire. P.4

5 Tableau de bord Principal Depuis la Page principale, cliquez sur la flèche à côté de votre nom pour accéder aux Menus principaux. Contenu du tableau de bord: Contrats en négociation Mes questionnaires en cours Nouveaux messages Mes RFIs avec réponses en attente Mes consultation avec réponses en attente Enchères en cours et en attente Lien Directs: Dossier Liste d enchère Mes demandes d informations Liste des consultation Mes contrats Base documentaire Cliquez sur Changer de langue si vous souhaitez modifier la langue de navigation pour la session en cours Cliquez sur Données d entreprise et utilisateurs pour consulter et mettre à jour vos données de Profil, gérer des utilisateurs ou des domaines d activité Depuis le menu Profil Soumissionnaire, 5 onglets vous permettent de gérer et mettre à jour vos données d entreprise: Dossier Liste des Utilisateurs Données de classification Evaluations Scorecards P.5

6 Mettre à jour son Profil Entreprise Accédez à l onglet Dossier pour mettre à jour vos données. Cliquez sur p pour modifier vos données entreprise et utilisateur (ex:détailsd adresse,compte administrateur) Mettez à jour vos Données Entreprise et Utilisateur depuis la section Données d enregistrement. Cliquez sur votre mot de passe et pour changer/mettre à jour P.6

7 Gérer des utilisateurs - ajouter et modifier (1/2) La gestion des contacts et de leurs habilitations est sous la responsabilité du fournisseur (ex: Le fournisseur est responsable de la désactivation de tout collaborateur démissionnaire) Accédez à l onglet Liste des Utilisateurs pour gérer des utilisateurs et leurs rôles associés au sein de votre Entreprise. Les détails de connexion (Nom d utilisateur et mot de passe temporaire) sont automatiquement envoyés par e- mail à l adresse de contact renseigné Si vous êtes autorisé à créer des comptes Utilisateurs vous pourrez visualiser et gérer les Droits utilisateurs. Cliquez alors sur Cliquez sur modifier en haut de la page ou sur les boutons Traiter de chaque section pour gérer les droits liés aux RFx Accédez à la section Utilisateurs pour déclarer et/ou mettre à jour les contacts au sein de votre Entreprise (ex: Sales Manager) et cliquez sur Complétez tous les champs obligatoires* (ex: Nom, Prénom, , Nom d utilisateur) et cliquez sur Si vous sélectionnez Oui, les droits seront accordés, si vous sélectionnez Oui si j ai été ajoutée à la liste des utilisaterus invités à cet évènement, cet utilisateur particulier aura accès à certaines RFx uniquement 7 P.7

8 Gérer des utilisateurs - ajouter et modifier (2/2) Les Droits Utilisateurs sur le Portail donneront accès aux objets et aux données. Ils définiront ce que l utilisateur sera autorisé à voir et/ou éditer sur le Portail. Par défaut, un nouvel Utilisateur n a pas de profil défini sur le Portail. Vous devrez vérifier les droits utilisateurs pour donner accès aux RFx. Cliquez sur eate pour créer un Profil. Sélectionnez les droits assignés au Profil puis cliquez sur Dès lors, vous pourrez assigner un Profil particulier à un utilisateur, depuis l onglet Données Utilisateur. Accédez à l onglet Liste des Utilisateurs pour gérer les utilisateurs et les rôles associés au sein de votre entreprise. Rappel : Les comptes utilisateurs peuvent être mis à jour depuis l onglet Liste des Utilisateurs puis en cliquant sur le Nom : Pour mettre à jour les détails du compte Sélectionnez la section Utilisateurs Pour mettre à jour les droits Sélectionnez la section Profils Utilisateurs Accédez à la section Profils utilisateurs pour créer et/ou mettre à jour des Profils spécifiques qui peuvent être associés aux utilisateurs. Toutes les spécifications du Profil seront automatiquement assignées à l utilisateur en le sélectionnant depuis le Compte Utilisateur. P.8

9 Droit d'utilisateur Afin de gérer les droits des utilisateurs pour un utilisateur spécifique, cliquez sur l Onglet l'utilisateur. Ensuite, dans le menu de l'utilisateur de voir la liste de votre utilisateur et donnant alors les droits sur les appels d offre,enchères, RFI etc. Sur cette page, vous pouvez gérer les droits d'utilisateur en cliquant sur le bouton modifier. Ne oubliez pas de sauvegarder les actions. Cliquez sur le nom de l'utilisateur (Mme Guy) par exemple P.9

10 Gérer des données de classification Accédez à l onglet Données de classification pour mettre à jour la liste des Biens ou Services que votre entreprise est susceptible de proposer à Sociéte Générale. Vous pouvez effectuer une recherche depuis la classification entière en cliquant sur Ou chercher par mot clé (ex: Maintenance) depuis le champs Description de catégorie puis cliquez sur Chercher. Créez / Mettez à jour les activités de votre entreprise depuis le sous onglet Classification actuelle Cliquez sur pour sélectionner des domaines de classification Achat Société Générale Sélectionner en cochant la case Cliquer sur P.10

11 Comment répondre en ligne aux RFx 2. Comment répondre en ligne aux RFx Accès en ligne aux RFx Consulter et accuser réception Préparer et publier des réponses Mettre à jour des Réponses Consulter les messages P.11

12 Accès en ligne aux RFx Si vous êtes invité à répondre à un RFx, vous recevrez un vous demandant de vous connecter au Portail Achats Société Générale : Les RFx auxquels vous êtes invités sont accessibles directement depuis la Page Principale du Portail, depuis l onglet Mes RFx avec réponses en attente, avec les statuts correspondants. Vous pouvez également cliquer sur la flèche située à côté de votre nom depuis la Page Principale pour accéder aux Menus principaux Cliquez sur la Description courte de la Consultation qui vous est dédiée pour ouvrir l objet. Les RFx ouverts à tous les fournisseurs sont accessibles depuis l onglet RFx ouvertes à tous les soumissionnaires disponible depuis le Tableau de bord de la Page Principale. Pour visualiser le contenu détaillé d une consultation ouverte à tous, vous devez cliquer sur Les Liens directs permettent également d accéder à vos menus favoris en un seul click (ex : Liste des RFx) Accédez à l onglet RFxs pour effectuer une recherche et ouvrir les RFx correspondantes depuis les 2 sections Emplacements disponibles. P.12

13 Consulter et accuser réception des invitations à RFX Cliquez sur la Description courte de la Consultation pour ouvrir l onglet détails de la RFI Veuillez noter que : Si vous cline to, vous devrez rajouter un commentaire Accédez à la section Configuration pour avoir un aperçu de la consultation Accédez à la section Pièces jointes pour afficher la liste des fichiers attachés à la consultation par l acheteur. Accédez à la section Ma réponse pour accuser réception de la consultation et afficher toutes les questions/besoins de Société Générale Il sera toujours possible de répondre à la consultation (avant la date de clôture) en cliquant sur Si vous cliquez sur Crea Des informations et/ou des fenêtres de confirmation vous guideront tout au long du process Vous pouvez accéder à la section Liste des utilisateurs pour ajouter des contacts dans l équipe en charge de suivre la consultation Vous pouvez cliquer sur AJOUTER pour sélectionner un utilisateur préalablement déclaré sur le Portail Votre réponse sera préparée, gérée et publiée depuis la section Ma réponse Vous pouvez cliquer sur Répondre pour accuser réception de la consultation et commencer à préparer votre réponse N oubliez pas d évaluer correctement le temps nécessaire pour compléter votre réponse en ligne pour vous assurer de respecter les délais de soumission de l offre Pour plus d informations sur la gestion des utilisateurs, veuillez vous référer au Guide utilisateur : Comment mettre à jour mon Profil et mes Données entreprise P.13

14 Préparer et publier des réponses Cliquez sur la section Ma réponse pour accéder aux enveloppes Sous la section Aperçu de ma réponse, vous pouvez ouvrir les enveloppes de réponse et commencer à compléter toutes les informations nécessaires Ou Vous pouvez cliquer sur enveloppe. en haut de chaque Veuillez noter que l'enveloppe réponse Qualification est automatiquement rempli avec les informations fournies dans votre profil (consultez le guide de l'utilisateur: Comment mettre à jour le profil Organisation et données). Il est possible de modifier directement sous la section Profil ou sous la Réponse Technique Cliquez sur dd/view attents e en bas à droite de chaque section pour joindre si besoin des documents additionnels Cliquez sur on pour vérifier les réponses et surligner les données requises manquantes. Une fenêtre s affichera si des informations obligatoires sont manquantes. Cliquez sur pour sauvegarder les données et continuer à compléter la même page ou cliquer sur pour fermer la fenêtre et compléter une autre enveloppe de réponses si nécessaire P.14

15 Publier et mettre à jour Réponses Cliquez sur on pour extraire sous Excel une copie du questionnaire à compléter hors ligne. N oubliez pas d évaluer correctement le temps nécessaire pour compléter votre réponse en ligne afin de vous assurer de respecter les délais de soumission de l offre Après publication, il sera toujours possible de modifier votre réponse jusqu à la date de clôture de la Consultation Cliquez sur pour exporter l intégralité du questionnaire Une fois complété hors ligne et sauvegardé, cliquez sur Importer fichier Excel pour charger le tableur. Toutes les réponses seront alors automatiquement remontées dans le questionnaire en ligne Cliquez sur pour mettre à jour les informations Veuillez noter que tous les champs obligatoires* seront requis pour publier une réponse Après avoir vérifié toutes vos réponses aux questions ainsi que les pièces jointes : Cliquez sur Une fenêtre de confirmation s affiche et une notification est automatiquement envoyée (à vous et à Société Générale) Sous la section Aperçu de ma réponse, vous pouvez ouvrir les enveloppes et modifier/mettre à jour toutes les informations nécessaires Ou Vous pouvez cliquer sur enveloppe Cliquez sur effectuées en haut de chaque une fois les modifications Cliquez sur pour envoyer la réponse mise à jour à l acheteur en charge de la consultation Si besoin, vous pouvez cliquer sur pour supprimer une réponse. Une notification est alors envoyée pour en informer l acheteur concerné Après évaluation de votre offre, et le cas échéant, vous serez notifié par dans l éventualité où vous seriez invité à soumettre une offre révisée. A cette occasion, la procédure de publication reste telle que décrite ci-dessus. P.15

16 Consulter les messages Toute communication relative à une Consultation doit être effectuée depuis la section Messages accessible depuis chaque consultation. Vous serez notifié dans votre boîte de tout nouveau message posté sur le Portail Vous pourrez accéder à tous les messages reçus/envoyés de/à l acheteur en charge de la consultation depuis cette section Messages Vous pouvez cliquer sur le lien ci-dessus Base documentaire vous y trouverez les documents fournis par les acheteurs P.16

17 Support 3.Support P.17

18 Hotline Support Pour toute information relative à votre accès au portail Achats Sourcing Hub et son utilisation, merci de contacter les numéros supports disponibles sur la page d accueil ou envoyer un à supportsocgen@bravosolution.com Pour toute information relative aux procédures Achats, merci d utiliser la section messagerie disponible depuis les RFx pour contacter l acheteur Société Générale P.18