Back office de gestion des CAC

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1 Back office de gestion des CAC SOMMAIRE 1- Création du bon de commande Xlab transport et/ou hébergement page 1 a Commande ON-LINE page 1 b Commande OFF-LINE.page Validation du transport sur le site FRAM... page 9 a Validation d une pré réservation transport.page 9 b Annulation/ Refus ou Transfert d une pré réservation transport t. page 13 3 Validation de l hébergement sur le site de la Centrale des Salles...page 14 a Validation d une pré réservation hébergement.page 14 b Annulation/ Refus ou Transfert d une pré réservation hébergement. page Engagement de la mission Xlab au retour de l agent. page 20 a - Création d un agent dans Xlab..page 21 b Création de la commande mission page 26 Arhatte Khadija Procédure CAC 1

2 Commande Xlab ON-LINE Saisir identité et le mot de passe. Une fenêtre Compteurs apparaît Cliquer fermer. Passer par le Menu Dépenses Commandes Arhatte Khadija Procédure CAC 2

3 Cliquer Ajouter Renseigner les champs : Souche : NOM de l agent Arhatte Khadija Procédure CAC 3

4 Date : Date du jour Livraison : Date du jour Libellé : NOM de l agent Date de la convocation Ville Vol/train ou Hôtel (voir exemple) Origine : n équipe figurant sur la convocation. Il figure en règle générale au bas de la convocation sous la forme FMCAC n En tapant? et tabulation la liste des codes équipes s affiche. Nature : FONCTIONNEMENT ATTENTION : cocher la case PREVISIONNELLE Choisir le fournisseur FRAM et saisir le MARCHE En tapant? puis tabulation le marché FRAM apparaît (R ) Arhatte Khadija Procédure CAC 4

5 Les commandes FRAM doivent être prévisionnelles (sans service fait) mono-lignes (une seule ligne cumulant les bons de transport et les frais (cf annexe 1) et être rattachées au marché FRAM (marché R ). Elles doivent être saisies entre la réservation et la validation sur Amadeus ou la centrale des hôtels. Cliquer LIGNES Cliquer AJOUTER Ne renseigner que les champs : Quantité : 1 Désignation : NOM de l agent Date de la convocation Ville Vol/train ou Hôtel (voir exemple) Arhatte Khadija Procédure CAC 5

6 Prix Unit : PRIX AFFICHER sur le site + FRAIS AGENCE TTC (voir tableau) Entité dépensière : DR20 Code famille : B622 Car. Achat : ne rien mettre POUR L HEBERGEMENT IL N Y A PAS DE FRAIS Cliquer OK Puis Fermer Avant de valider votre commande vérifier qu elle est bien prévisionnelle et sur le Marché FRAM Cliquer OK Apparaît le numéro de la commande qui est à reporter sur le site afin de valider le transport et/ou l hébergement. Arhatte Khadija Procédure CAC 6

7 Il ne faut pas oublier d imprimer cette commande. C est l impression du bon de commande qui fait passer le statut de la commande à «Complète». Pour rappel, seules les commandes au statut «Complète» sont transmises à BFC. Pour l impression du bon de commande, choisir l option Bon de commande avec logo CNRS Cliquer Ok Cocher Imprimante pour imprimer et écran pour visualiser le bon. Commande Xlab FRAM OFF-LINE Pour les réservations OFF-LINE (cas exceptionnel), la commande FRAM doit être prévisionnelle (sans service fait) mono-lignes (une seule ligne cumulant les bons de transport et les frais) et être rattachées au marché FRAM (marché R ). L agent doit envoyer la convocation et le devis FRAM de sa pré réservation Arhatte Khadija Procédure CAC 7

8 Lors d une commande off-line, un certain nombre d informations sont indispensables pour que la société FRAM ou la société la Centrale Des Salles puisse traiter votre réservation. Il est donc impératif d indiquer sur le bon de commande Xlab, en ligne de commentaire dans la «désignation du matériel», les informations propres à la mission. Pour les réservations de transport : - CAC - NUMERO DE DOSSIER - NOM PRENOM - ADRESSE MAIL DE L AGENT - BILLET ELECTRONIQUE - LE MONTANT DU TRANSPORT SANS LES FRAIS En cas de réservations hébergement, il faut saisir un bloc distinct d informations relatives à la réservation : - le nom de l hôtel ; - la ville de résidence de l hôtel ; - le nom et prénom du ou des voyageurs ; - l adresse ou les adresses mèl pour l envoi des vouchers ; - la date d arrivée ; - la date de départ ; - le type de chambre ; - les observations éventuelles ; - le montant TTC de la partie «hébergement» de la commande (uniquement si la commande porte également sur du transport). Un exemple de bon de commande XLAB portant à la fois sur des prestations de transport et d hébergement est donné en annexe2. NB : Les renseignements sont sur le devis envoyé par l agent. Arhatte Khadija Procédure CAC 8

9 On ne renseigne que la désignation pour les lignes commentaires. Une fois le bon de commande imprimé le faire signer par Brigitte et faxer : - Pour le transport à FRAM au Pour l hébergement à La Centrale des Salles au VALIDATION FRAM TRANSPORT Arhatte Khadija Procédure CAC 9

10 Pour toutes réservation sur le marché FRAM pour les titres de transport ainsi que les hôtels un mèl de pré réservation vous arrivera automatiquement sur votre adresse mail. Pour consulter et/ou valider le transport il faut, via le portail Simbad, se connecter à l adresse suivante : Identifiant : Mot de passe : On ne valide le voyage qu à condition d avoir la convocation. Attention : en l absence de la convocation, aucune réservation ne doit être validée au niveau de la DR et aucune relance par mèl ne sera envoyée!! Afficher la réservation en cliquant sur la case Mes Voyages Cocher les voyages en attente d autorisation en cliquant sur afficher Arhatte Khadija Procédure CAC 10

11 Vérifier que les dates et la destination du voyage correspondent bien aux dates qui figurent sur la convocation. Après avoir saisi le bon de commande sur Xlab, on peut confirmer le voyage. Pour ce faire il faut cliquer sur Continuer La référence à indiquer lors de la validation doit être saisie sous la forme code division de l unité sur quatre chiffres (ex : 0780) + numéro de commande sans espace entre le L et le numéro de commande. (ex 0780L00340). Arhatte Khadija Procédure CAC 11

12 La saisie d un numéro d engagement est indispensable lors de la validation de toute demande de réservation en ligne. Une attention particulière doit être portée au report de ce numéro vers l agence de voyage en ligne. La saisie manuelle peut en effet être source d erreur. De plus, la structure de ce numéro d engagement étant propre au CNRS, il n y a pas de contrôle automatique sur ce champ. Toute erreur de saisie du numéro d engagement entraînera des dysfonctionnements dans le traitement du ROP des factures FRAM. Cliquer sur Continuer Arhatte Khadija Procédure CAC 12

13 On constate que le voyage est bien autorisé. Et on retrouve la référence code division + numéro de commande. (ex : 2137L01668). Pour continuer cliquer sur Retour à la liste de voyage. Important : Des frais d agence sont appliqués en fonction des prestations réservées. Ces frais ne sont pas inclus dans les tarifs affichés lors de la réservation. Un mèl de confirmation vous arrivera automatiquement sur votre adresse mail, ainsi que la Facture FRAM. Celle-ci doit être imprimée et agrafée au bon de commande avec la convocation. Le service fait est considéré comme implicite à réception du ROP par le service financier et comptable de la délégation régionale. Arhatte Khadija Procédure CAC 13

14 En revanche, il est de la responsabilité de l unité qui passe commande de dénoncer sans délai le service «non fait», au vu de la facture (ou extrait de ROP) qui est transmise par l agence de voyage au fur et à mesure des commandes honorées. L agent reçoit aussi par mèl la confirmation et son billet électronique. Remarque : ATTENTION : Penser à imprimer la facture FRAM et la joindre au bon de commande On peut aussi annuler le voyage en cochant la case Refuser et annuler ce voyage puis Continuer et indiquer un motif. Cette option annule la réservation. En cochant la case Nouvelle attribution on peut transférer la pré réservation vers un autre valider. (labo ou formation permanente ou autre) On peut aussi refuser le voyage, en indiquant un motif (ex : absence de convocation). Cette option bloque le voyage celui-ci n est pas perdu. L agent reçoit par mèl le motif du rejet. Il peut se connecter et récupérer son voyage en cliquant sur Mon voyage Une fois que le voyage est validé, afficher l agent cliquer Répéter et la demande de confirmation est retransmise par mèl au valideur. Arhatte Khadija Procédure CAC 14

15 Pour sortir il faut cliquer sur Se déconnecter VALIDATION HEBERGEMENT Pour l hébergement l adresse est : Arhatte Khadija Procédure CAC 15

16 Le mot de passe et l identifiant sont les mêmes que pour les validations de transport. Attention : il faut renseigner l ESPACE VALIDEUR. Dans le menu principal choisir les pré réservation en attente de validation. Arhatte Khadija Procédure CAC 16

17 Les pré réservation sont classées par code unité. (ex : UMR6543) Cliquer VOIR pour afficher les pré réservations concernant le laboratoire. On ne valide l hôtel qu à condition d avoir la convocation. Attention pour tout ce qui est concours interne et sélection professionnelle, il y a une règle nationale (1 voyage par an et par agent - pas de prise en charge de l'hôtel ni de remboursement de repas. On a alors la liste de toutes les réservations en attente de validation Arhatte Khadija Procédure CAC 17

18 Cliquer sur le numéro de la pré réservation Après avoir saisi la commande sur Xlab comme pour le transport il faut valider l hôtel. Cliquer Vers validation Arhatte Khadija Procédure CAC 18

19 Remarque : Tout comme pour le transport on a la possibilité de refuser ou transférer un hôtel. Pour ce faire cliquer sur Vers Refus pour annuler une pré réservation ou sur Transférer pour la transférer vers un autre valideur. Arhatte Khadija Procédure CAC 19

20 Pour valider on saisit le code division = 2137 dans la 1 ère case et numéro de commande Xlab dans la 2 ème. Exemple : 2137 L Cliquer Confirmer la réservation La réservation est alors confirmée. Arhatte Khadija Procédure CAC 20

21 Un mèl de confirmation vous arrivera automatiquement sur votre adresse mail. Attention : Il est important de suivre les arrivées des factures de la Centrales des Salles, car les factures ne sont envoyées par mèl qu au retour de la mission. Missions Xlab Arhatte Khadija Procédure CAC 21

22 Au retour de la mission, la gestionnaire de laboratoire doit transmettre un état de frais signé de l agent et rempli avec toutes les pièces justificatives ainsi que l original de la convocation. Menu Dépense - Mission Type : CA Organisme : CNRS Objet : Autres Instance comité national : N/A ( pour toutes les convocations sauf pour celles du Comité National) Pour le Comité National c'est-à-dire les codes équipes 90-91et 93 on saisi le code instance qui figure sur la convocation. Nom : Saisir le nom et faire tabulation Si l agent existe le prénom apparaît avec le numéro INSEE. Arhatte Khadija Procédure CAC 22

23 Si l agent n est pas créé dans Xlab on clique Agent et on renseigne les champs en fonction des données qu on a dans BFC. Cliquer Ajouter Renseigner les cases grisées qui sont obligatoires. Cliquer Missionnaire Arhatte Khadija Procédure CAC 23

24 Renseigner le type missionnaire et le groupe de l agent + le code laboratoire d affectation avec le nom du DU et l adresse du laboratoire. Lorsqu un agent utilise souvent son véhicule personnel renseigner les cases Immatriculation véhicule et la Puissance fiscale du véhicule dès la 1 ère utilisation. Une fois l agent créé on clique sur Lieu de séjour Puis Ajouter Arhatte Khadija Procédure CAC 24

25 Saisir la ville de destination et les dates et heures d arrivée et de départ Si l agent est passé par le marché pour l hébergement il faut cocher la case Marché hébergement. Cliquer OK Inscrire des retenues (si retenue il y a) avec un motif. (ex : 1 repas administratif retenue 7,63 ) Cliquer sur Transport Arhatte Khadija Procédure CAC 25

26 Cliquer Ajouter Il faut ajouter à l appui des tickets justificatifs tous les transports de l agent. Arhatte Khadija Procédure CAC 26

27 Remarque : pour le bus, le métro et le RER les tickets ne sont pas obligatoires Attention : lorsque les justificatifs de transport sont souvent absents pour le même agent penser à les demander. Avion, dans la case BON il y a inscrit OUI automatiquement car l agent passe en règle générale par le marché transport (si ce n est pas le cas on peut modifier manuellement et inscrire NON). Lorsque l agent a des indemnités kilométriques on ajoute le type de transport Véhicule personnel. Et à l appui de la copie de la carte grise et la carte assurance du véhicule de l agent on saisit l immatriculation et la puissance fiscale du véhicule. Pour les indemnités kilométriques il faut vérifier sur Michelin. Cliquer sur Cdes Miss Cliquer Ajouter et inscrire l origine de crédit qui correspond au code équipe qui figure sur la convocation. (ex : FMCAC , les deux premiers chiffres correspondent en règle générale au code équipe) Cliquer Tabulation Puis Cliquer Lignes Arhatte Khadija Procédure CAC 27

28 Cliquer Ajouter Cliquer dans la case Montant, le montant apparaît et valider par Ok et Fermer Remarque : le reste à imputer doit être = à 0 Important : Il faut rattacher la mission au bon de commande transport et/ou hébergement. Par le menu dépenses commande on va rechercher la commande. Cliquer sur Trouver Dans l onglet Souche saisir le Nom de l agent puis cliquer Rechercher Arhatte Khadija Procédure CAC 28

29 Les commandes apparaissent cliquer sur le bon de commande concerné et valider. Cliquer Modifier et inscrire dans la case N Mission le numéro de la mission que l on vient de saisir Arhatte Khadija Procédure CAC 29

30 Valider et fermer Remarque : ne pas oublier de noter sur l état de frais le code division (2137), le numéro de la mission et le montant total à rembourser dans la case forfait Arhatte Khadija Procédure CAC 30