MANUEL D UTILISATION. un produit en Cloud développé par

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1 MANUEL D UTILISATION un produit en Cloud développé par Copyright NUMHERIT 2014

2 Manuel d utilisation sunuerp 2 BIENVENU SUR SUNUERP PROGICIEL WEB DE GESTION COMMERCIALE Vous PME/PMI, gérer votre activité commerciale devient simple et rapide avec sunuerp. Notre équipe de développement a mis plus d une année pour mettre en place ce progiciel web, année durant laquelle nous avons pris en compte les feedbacks de nos clients utilisant déja sunuerp. Actuellement sunuerp est devenu un ERP avec une bonne expérience utilisateur. Il est très simple à utiliser et ne nécessite aucune installation. Nous espérons que vous prendriez beaucoup de plaisirs à utiliser sunuerp. Encore merci d avoir choisi sunuerp. Cordialement. L équipe.

3 3 Manuel d utilisation sunuerp 1- ACCUEIL 2- TIERS a. création d un tiers b. création et mise à jour de contact c. création et mise à jour d une catégorie clients/prospects d. création et mise à jour d une catégorie fournisseurs 3- PRODUITS/SERVICES a. mise à jour d un produit b. mise à jour d un service c. mise à jour d une catégorie d. Gestion des stocks - création d un entrepôt - listing des entrepôts - valorisation des stocks - mouvements de stock 4- COMMERCIAL a. proposition commerciale b. commandes clients c. commandes fournisseurs d. contrats e. intervention 5- FINANCES a. factures clients b. factures fournisseurs c. commandes à facturer e. note de frais f. taxes et charges - charges sociales - TVA g. rapports 6- BANQUES/CAISSES a. banques/caisses - créer un nouveau compte - rubriques - liste des écritures - liste des écritures/rubriques - virements bancaires b. remises de chèque c. compte bancaire

4 Manuel d utilisation sunuerp 4 1. ACCUEIL a. Authentification L internaute se rend sur le portail de Orange et s authentifie grâce à ces accès (login et mot de passe). Si l internaute n est pas encore client, il a la possibilité de s incrire en cliquant sur Incrivez-vous Si l internaute a perdu son mot de passe il peut toujours le récuperer. b. le tableau de bord Le tableau de bord permet d avoir une vue global sur toute l activité commerciale de l entreprise.

5 5 Manuel d utilisation sunuerp 2. TIERS Sur le menu de gauche, on retrouve toutes les fonctionnalités de la rubriques TIERS. a. création d un tiers Pour créer un tiers, cliquez sur Nouveau tiers et remplisser le formulaire. Un tiers peut être un prospect, un client ou un fournisseur ou les deux à la fois. Une fois la création terminée, on peut passer à la création des contacts de ce tiers.

6 Manuel d utilisation sunuerp 3. GESTION DES PARAMETRES 6 b. création et mise à jour de contact Pour créer un contact, cliquez sur Nouveaux contacts c. création et mise à jour d une catégorie clients/prospects Pour créer une catégorie de clients/prospects, cliquez sur Nouvelle catégorie. d. création et mise à jour d une catégorie fournisseurs Pour créer une catégorie de clients/prospects, cliquez sur Nouvelle catégorie.

7 7 Manuel d utilisation sunuerp 3- PRODUITS/SERVICES En cliquant sur la rubrique produits/ services, obtient un tableau de bord des produits et services. a. mise à jour d un produit Pour créer un produit, cliquez sur Nouveau produit de la rubrique Produits, puis remplir le formulaire.

8 Manuel d utilisation sunuerp 4. GESTION DES TIERS 8 En cliquant sur Liste de la rubrique Produit, on obtient la liste des produits créés avec un système de recherche sur plusieurs critères b. mise à jour d un service Pour créer un service, cliquez sur Nouveau service de la rubrique Services, puis remplir le formulaire. c. mise à jour d une catégorie Pour créer une catégorie, cliquez sur Nouvelle catégorie de la rubrique puis remplir le formulaire.

9 9 4. GESTION DES TIERS Manuel d utilisation sunuerp d. Gestion des stocks En cliquant sur Stocks, obtient un tableau de bord des produits et des entrepôts. - création d un entrepôt Pour un créer un entrepôt, cliquez sur Nouvel entrepôt et pour consulter la liste des eltrepôts, Liste - valorisation des stocks

10 Manuel d utilisation sunuerp GESTION DES TIERS - mouvements de stock Cliquez sur Mouvements pour consulter les mouvements de stocks.

11 11 Manuel d utilisation sunuerp 4- COMMERCIAL Un clic sur la rubrique Commercial permet d avoir un tableau de bord sur la facturation a. proposition commerciale Pour créer une proposition commerciale, cliquez sur Nouvelle proposition. Une page s ouvre avec la liste des tiers. Cliquez sur le nom d un tiers pour continuer la création de la proposition commerciale.

12 Manuel d utilisation sunuerp GESTION DE LA TRESORERIE puis sur l onglet Client, cliquez sur le bouton Créer proposition. Notez quà partir de cette page vous avez la possibilité de créer directement une commande client, un contrat, une intervention, une note de frais ou une facture ou un avoir pour ce client. remplissez les champs préliminaires puis cliquez sur Créer brouillon

13 13 5. GESTION DE LA TRESORERIE Manuel d utilisation sunuerp Il s agit maintenant de choisir le ou les produits/services pour cette proposition commerciale. Pour cela, vous avez deux possibilités : - en utilisant la zone libre (saisir directement le nom du produit/service) - en utilisant l ajout nouvelle ligne - Produits/Services en vente : choisir à partir d une liste de produits Cliquez sur Valider après avoir choisi vos produits/services puis sur oui.

14 Manuel d utilisation sunuerp GESTION DE LA TRESORERIE Une fois validée, vous avez la possibilité de modifier la proposition, de l envoyer par mail en pdf, de la clôturer ou de la supprimer. Une fois que votre client est d accord avec la proposition commerciale, cliquez sur le bouton Clôturer puis dans la page suivante sélectionnez signée (à facturer) ou Non signée (fermée) si le client désiste. Ensuite cliquez sur Valider pour terminer l opération.

15 15 Manuel d utilisation sunuerp A n importe quel moment, vous avez la possibilité de visualiser la proposition en format pdf en cliquant sur l icône pdf.

16 Manuel d utilisation sunuerp 6. EMPLOI DU TEMPS 16 Pour l envoyer par mail, sur le bouton Envoyer par mail, personnalisez votre message, joignez un fichier au besoin puis cliquez sur le bouton Envoi mail.

17 17 6. EMPLOI DU TEMPS Manuel d utilisation sunuerp b. commandes clients Il existe deux méthodes pour créer une commande client : la première consiste à cliquer directement sur le menu de gauche dans la rubrique Commandes client. Dans ce cas vous serez amené à choisir un client pour lequel vous voulez faire la commande. la deuxième méthode consiste cependant à cliquer sur le bouton Créer une commande et cela a pour effet de créer un commande liée à la proposition commerciale validée par le client précédemment. Quelque soit la méthode utilisée, une page s ouvre avec un formulaire pour remplir les informations préliminaires de la commande. Cliquez ensuite sur le bouton Créer brouillon pour continuer l élaboration de la commande.

18 Manuel d utilisation sunuerp 18 Quand la commande est lié à la proposition commerciale, les produits/services choisis au niveau de la proposition sont transférés directement dans la commande. S il n y a pas de modifications, il suffit simplement de cliquer sur le bouton Valider pour finaliser la commande du client. NB : Vous remarquerez qu il existe aussi un bouton Cloner après avoir créée une proposition commerciale ou une commande. En effet ce bouton permet de dupliquer la commande ou la proposition en cours tout en attribuant un autre client. En résumé, cela vous permet de gagner du temps. Une fois validée, vous avez la possibilté de modifier, d envoyer par mail, de créer directement une facture associée à la commande, de clôturer, de cloner, d annuler ou de supprimer la commande en cliquant sur les boutons correspondants.

19 19 Manuel d utilisation sunuerp Après avoir cliqué sur le bouton Créer facture, une page s ouvre pour la création du brouillon de la facture. Après avoir cliqué sur le bouton Créer brouillon, une page s ouvre pour la création de la facture en transférant les produits/services. Ensuite cliquez Valider

20 Manuel d utilisation sunuerp 20 Après avoir validée la facture, nous allons maintenant émettre un règlement. Pour cela cliquez sur le bouton Emettre règlement Après avoir cliqué sur Emettre un règlement, une page s ouvre pour remplir les informations du règlement. Renseignez le montant reçu puis cliquez sur Enregistrer

21 21 7. EVALUATION Manuel d utilisation sunuerp c. commandes fournisseurs Pour créer une commande fournisseur, cliquez sur Nouvelle commande de la rubrique Commande fournisseur. Après avoir cliqué, une page s ouvre pour sélectionner le fournisseur. Cliquez ensuite sur le bouton Créer commande pour finaliser la création de la commande ou sur le bouton Créer facture ou avoir pour créer une facture interne pour le fournisseur en cours.

22 Manuel d utilisation sunuerp 22 Pour finaliser la création de la commande, suivez les étapes suivantes : - créer le brouillon - valider la commande Une fois validée, il s agit maintenant de passer la commande. Nous allons cliquer sur le bouton passer la commande

23 23 8. G.E.D Manuel d utilisation sunuerp A la livraison, cliquez sur le bouton Accepter la commande Cliquez sur le bouton Réceptionner.

24 Manuel d utilisation sunuerp G.E.D Cliquez sur le bouton Envoyer mail pour envoyer un bon de livraison et/ou créer une facture interne pour le fournisseur. Cliquez sur le bouton Créer brouillon pour finaliser la facture fournisseur

25 25 Manuel d utilisation sunuerp Cliquez sur le bouton Valider. Après avoir validée, vous pouvez envoyer par mail, émettre un règlement...

26 Manuel d utilisation sunuerp 26 d. contrats Pour créer un contrat, cliquez sur Nouveau contrat. Une page s ouvre pour séléctionner le tiers Après avoir sélectionné le tiers, cliquez sur le bouton Créer contrat ou Créer intervention

27 27 Manuel d utilisation sunuerp Remplissez les informations préliminaires, puis cliquez sur le bouton Créer Puis sur Valider

28 Manuel d utilisation sunuerp 28 e. intervention Pour créer une intervention, cliquez sur Nouvelle intervention, sélectionnez le tiers puis cliquez sur le bouton Créer Brouillon

29 29 Manuel d utilisation sunuerp Cliquer sur Valider

30 Manuel d utilisation sunuerp FINANCES a. factures clients : se référer à la page 18 b. factures fournisseurs : se référer à la page 24 c. note de frais

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