2.1 Envoi d'un message

Transcription

1 MESSAGES Oulook Envoi d'un message La messagerie es desinée à l'envoi e à la récepion du courrier élecronique. Six dossiers peuven conenir les messages : les dossiers Boîe de récepion, Brouillons, Boîe d'envoi, Élémens envoyés, Élémens supprimés e Courrier indésirable. Oulook uilise un édieur de messagerie élecronique basé sur Microsof Word 2013 vous permean ainsi de disposer de nombreuses foncionnaliés e commandes de Word Ce édieur es inégré à Oulook e ne nécessie pas que l'applicaion Microsof Word 2013 soi insallée sur vore ordinaeur. A- Modifier la disposiion du conenu d'un dossier de messages Une disposiion es une combinaison prédéfinie d'un regroupemen e d'un ordre de ri. Par défau, l'applicaion Oulook possède quaorze disposiions sandard, disponibles pour le ype d'affichage Table. Acivez le dossier pour lequel vous souhaiez modifier la disposiion ; ce dossier doi bénéficier d'un ype d'affichage ableau (les dossiers de courrier ou le dossier Tâches). Pour ceraines disposiions, les élémens ne peuven êre regroupés que si l'opion Afficher dans des groupes es acive (ongle AFFICHAGE - groupe Réorganisaion - bouon Organiser par). Si vore fenêre Oulook es suffisammen large, vous ne visualisez pas le bouon Organiser par mais direcemen la galerie conenan les disposiions. Ongle AFFICHAGE - groupe Réorganisaion - bouon Organiser par Cliquez sur l'opion correspondan à la disposiion souhaiée pour le dossier en cours. u Pour rerouver l'affichage par défau du dossier sélecionné, dans l'ongle AFFICHAGE, cliquez sur le bouon Réiniialiser l'affichage du groupe Affichage acuel. u Pour appliquer une nouvelle disposiion à un dossier pour lequel l'affichage Compacer es acif, vous pouvez aussi cliquer sur l'en-êe de colonne Par : nom de la disposiion (par exemple Par Dae) puis sur l'opion correspondan à la disposiion de vore choix. B- Uiliser l'affichage Conversaion Vous pouvez organiser les messages des dossiers Courrier par conversaion. Une conversaion regroupe les messages liés enre eux au même message d'origine don l'obje es idenique, vous permean ainsi d'améliorer le suivi e la gesion de vos conversaions. Pour aciver l'affichage Conversaion, cliquez sur l'ongle AFFICHAGE puis cochez l'opion Afficher en an que conversaions du groupe Messages. Cliquez ensuie sur le bouon Toues les boîes aux leres ou Ce dossier selon que vous souhaiez aciver ous les dossiers Courrier ou seulemen les messages du dossier acif. Pour visualiser les messages associés à une même conversaion, cliquez sur le symbole. 12 Oulook 2013

2 u La posiion d'une conversaion dans la lise des messages se fai par rappor au dernier message ajoué à celle-ci. Ainsi, lors de la récepion d'un nouveau message, si celui ci s'ajoue à une conversaion alors, l'inégralié de cee conversaion s'affiche en hau de la lise des messages. C- Créer e envoyer un message Ongle ACCUEIL - groupe Nouveau - bouon Nouveau message élecronique ou C N MESSAGES Oulook

3 Saisissez l'adresse du desinaaire du message ; si plusieurs desinaaires son concernés, séparez leurs noms par des poins-virgules. Si vous uilisez un compe Exchange Server 2010 ou 2013, la barre Infos-courrier vous informe lorsque l'adresse d'un desinaaire de vore organisaion n'es plus valide ou si celui-ci a acivé la noificaion d absence. Saisissez l'adresse des desinaaires auxquels vous souhaiez envoyer une copie du message pour informaion (vous n'aendez pas de réponse de ces desinaaires). Saisissez évenuellemen l'adresse des desinaaires cachés : les desinaaires de la zone À e Cc ne verron pas que les desinaaires de la zone Cci on reçu une copie du message. Pour afficher le champ Cci, dans l'ongle OPTIONS, groupe Afficher les champs, cliquez sur le bouon Cci. Saisissez l obje de vore courrier. Renseignez le exe global du message puis, si besoin es, modifiez la mise en forme de ce exe (ongle FORMAT DU TEXTE). Procédez ensuie à l'envoi du message. Si l'envoi a éé possible, le message es classé dans le dossier Élémens envoyés de l'expédieur. Chez les desinaaires, il es socké dans la Boîe de récepion précédé d'un rai verical bleu signifian qu'il n'a pas éé lu. Si l'envoi n'a pas pu êre effecué, le message es socké dans le dossier Boîe d'envoi. Pour ne pas envoyer le message ou de suie car vous prévoyez d'y apporer des modificaions, enregisrez-le : ongle FICHIER - opion Enregisrer ou (barre d'ouils Accès rapide) ou C S, puis fermez-le à l'aide du bouon. Le message es alors classé dans le dossier Brouillons. Lorsque vous serez prê à envoyer le message, accédez au dossier Brouillons, double cliquez sur le message, réalisez vos modificaions puis envoyez-le. u Vous pouvez envoyer un message à un conac à parir de sa care Personnes : affichez les conacs, veillez à ce que l affichage Personnes soi acif (c es l affichage acif par défau), sélecionnez le conac concerné puis cliquez sur le lien de son adresse élecronique siué sous l opion Envoyer un message élecronique de la care qui s affiche dans le vole de droie. u Vous pouvez créer des messages basés sur un forma pariculier : dans l'ongle ACCUEIL, cliquez sur le bouon Nouveaux élémens, poinez l'opion Message en uilisan puis cliquez sur le forma Texe bru, Texe enrichi ou HTML. 14 Oulook 2013

4 D-Choisir les desinaaires dans un Carne d'adresses Lors de la créaion ou de la modificaion d'un message, cliquez sur les bouons e pour sélecionner les desinaaires à parir d'un carne d'adresses Sélecionnez le carne d'adresses à uiliser. Acivez, si nécessaire, cee opion. Sélecionnez le nom du ou des desinaaires ; pour sélecionner plusieurs desinaaires à la fois, mainenez la ouche s enfoncée pour une sélecion coninue e/ou la ouche C pour une sélecion disconinue. Cliquez sur le bouon désiré. Pour reirer un desinaaire, cliquez sur son nom dans la zone À, Cc ou Cci puis appuyez sur S. Cliquez sur OK e poursuivez la créaion ou la modificaion du message. u Vous pouvez choisir des desinaaires de différens carnes d'adresses. MESSAGES E- Créer un message sur un papier à leres ou un hème Oulook Sélecionnez un des dossiers de messages. Ongle ACCUEIL - groupe Nouveau - bouon Nouveaux élémens - opion Message en uilisan - opion Davanage de papier à leres Oulook

5 1 2 Sélecionnez le papier à leres ou le hème désiré. Si vous avez choisi d'appliquer un hème à vore message, inervenez si besoin sur les opions : (a) applique des couleurs plus vives au exe e aux graphismes. (b) anime cerains graphismes du hème si celui-ci en conien. (c) applique l'image d'arrière-plan associée au hème. 3 Validez. Coninuez l'élaboraion de vore message comme n'impore quel aure message puis envoyez-le. u Après l'uilisaion d'un papier à leres, son nom apparaî dans la lise Message en uilisan du bouon Nouveaux élémens (ongle ACCUEIL). Il suffi alors de cliquer dessus pour créer un nouveau message avec ce papier à leres. u Le choix d'un papier à leres pour créer un message enraîne sysémaiquemen l'applicaion du forma HTML pour ce message. u Pour uiliser un papier à leres ou un hème par défau, assurez-vous que le forma des messages par défau es le forma HTML (cf B - Choisir le forma des messages par défau) puis sélecionnez son nom dans la boîe de dialogue Thème ou modèle (ongle FICHIER - Opions - caégorie Courrier - bouon Papier à leres e polices - bouon Thème). F- Créer un modèle de message Si vous avez besoin d'envoyer le même message régulièremen en changean uniquemen une parie du conenu de celui-ci, vous pouvez enregisrer la rame de ce message sous forme de modèle afin d'évier de la recréer lors de chaque envoi. Créez un nouveau message puis saisissez les informaions que vous souhaiez rerouver lors de l'uilisaion de ce modèle. 16 Oulook 2013

6 Ongle FICHIER - opion Enregisrer sous Saisissez le nom du modèle dans la zone de saisie Nom de fichier. Dans la lise Type, sélecionnez l'opion Modèle Oulook (*.of) : le dossier Templaes es auomaiquemen sélecionné. Cliquez sur le bouon Enregisrer. Fermez le message en cliquan sur le bouon puis cliquez sur Oui ou Non selon que vous souhaiez ou non enregisrer le message dans le dossier Brouillons. Pour uiliser un modèle de message, dans l'ongle ACCUEIL, cliquez sur le bouon Nouveaux élémens, poinez l'opion Aures élémens puis cliquez sur Choisir un formulaire. Sélecionnez l'opion Modèles dans le fichier sysème dans la lise Regarder dans puis faies un double clic sur le modèle à uiliser. u Vous pouvez égalemen, en procédan comme pour un message, créer un modèle de rendez-vous, de réunion, de conac, de âche, ou encore un modèle de noe. G-Renvoyer un message Acivez le dossier Courrier puis sélecionnez le dossier Élémens envoyés. Faies un double clic sur le message à renvoyer. Ongle MESSAGE - groupe Déplacer - bouon Acions - opion Renvoyer ce message Modifiez évenuellemen le message puis envoyez-le. H-Rappeler/remplacer un message déjà envoyé Un message envoyé peu êre rappelé ou remplacé uniquemen s'il n'a pas éé lu par les desinaaires. Cee foncionnalié n'es disponible que si vous ravaillez avec Microsof Exchange Server. Ouvrez le dossier Élémens envoyés visible dans le dossier Courrier. Ouvrez le message concerné par un double clic sur celui-ci. Ongle MESSAGE - groupe Déplacer - bouon Acions - opion Rappeler ce message MESSAGES 1 Choisissez (a) pour rappeler le message, (b) pour le remplacer. 2 Validez. Oulook