Optimisation des processus de gestion des stocks et d évaluation des fournisseurs

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1 Optimisatin des prcessus de gestin des stcks et d évaluatin des furnisseurs Lab TEAM site de Liancurt : 4, Place du chanine Snejdareck THESE PROFESSIONNELLE Pur l btentin du Mastère spécialisé : Nrmalisatin, Qualité, Certificatin, Essais Rédigé par Sylvain-Akichi ADJE Sus la directin de Valérie DELAHAYE Référent UTC : Jean-Pierre CALISTE Respnsable Qualité SEPTEMBRE

2 SOMMAIRE TABLE DES ILLUSTRATIONS.3 TERMES ET DEFINITIONS 4 ABREVIATIONS ET ACRONYMES...8 REMERCIEMENTS.9 RESUME 10 ABSTRACT...10 INTRODUCTION CONTEXTE ET ENJEUX DEFINITION ET CADRAGE DU PROJET REALISATION DU PROJET Etude de l existant Elabratin d une méthde pur l ptimisatin du prcessus de gestin des stcks Elabratin d une méthde pur l ptimisatin du prcessus d évaluatin des furnisseurs MISE EN ŒUVRE DES OUTILS ET APPORT POUR LE LABO EAM..51 CONCLUSION ET PERSPECTIVES 52 BIBLIOGRAPHIE..53 ANNEXES..56 2

3 TABLE DES ILLUSTRATIONS Figure 1 : Les différents dmaines d analyses du labratire LABO TEAM. Figure 2 : Répartitin des dmaines d analyses de LABO TEAM seln les sites. Figure 3 : Organigramme de l entreprise LABO TEAM. Figure 4 : Répartitin du persnnel seln les sites Figure 5 : Répartitin du persnnel seln les fnctins. Figure 6 : cartgraphie des prcessus du labratire LABO TEAM. Figure 7 : Descriptin des prcessus de l entreprise. Figure 8 : Les enjeux de sécurité et de prévisin. Figure 9 : Schématisatin du prcessus de gestin des stcks (Prcessus : entrées/srties) Figure 10 : Schématisatin du prcessus d évaluatin des furnisseurs. Figure 11 : Définitin du type de prduit géré en stck. Figure 12 : Descriptin d un prduit en stck. Figure 13 : Pht d une étiquette cde barres. Figure 14 : Indicateurs de gestin des stcks. Figure 15 : Méthdlgie de réapprvisinnement des stcks. Figure 16 : Schéma simplifié illustrant la quantité d articles à cmmander. Figure 17 : Fiche de suivi et de cllecte d anmalies. Figure 18 : Fiche d évaluatin du furnisseur. Figure 19 : Schéma d un prcessus 3

4 TERMES ET DEFINITIONS Le stck : C est une quantité d article nn encre utilisé sit pur l en-curs, sit pur la cnsmmatin ; à un endrit dnné, en un mment dnné [1]. C est dnc l ensemble des articles livrés par un u plusieurs furnisseurs, stckés dans l attente d être utilisés et d alimenter les activités du labratire. Ces articles snt pur l entreprise LABO TEAM : les réactifs pur analyses, les cntrôles, les calibrateurs et les matériels pur prélèvement et analyses. Tenue d un stck : Actin d effectuer les entrées, les srties, les inventaires physiques des articles enregistrés sur fiche u infrmatiquement. Elle cnsiste aussi à valriser les stcks, pur alimenter la cmptabilité de l entreprise. Gestin de stck : La gestin des stcks u encre l rdnnancement des matières, c est planifier, rganiser, cntrôler et suivre les activités relatives au stck [1]. C est décider de quand et cmbien cmmander et apprvisinner, en vue de gérer les délais patients. C est aussi, mettre en œuvre une méthde pur maximiser la rentabilité. Sn but est d assurer la dispnibilité des articles pur satisfaire les besins en temps vulu. Une bnne gestin de stck cnsiste à avir la quantité nécessaire au bn mment. Si le stck n est pas assez imprtant, n parle de rupture de stck, ce qui est mauvais pur les activités qui risquent d être interrmpues. Avant de gérer les stcks, il faut au préalable les tenir. Piltage d un stck : C est définir : une plitique de stck et d apprvisinnement, leurs répercussins financières ainsi que les niveaux de risques. Optimiser un stck : C est btenir le niveau de stck qui va crrespndre au taux de service vulu. C est dispser de stck à tut mment et minimiser le cut du stck. Pur ce faire, il faut : Travailler avec un lgiciel de gestin des stcks Passer une cmmande au furnisseur lrsque le stck minimum est atteint, Ne pas faire de sur-stckage, 4

5 Travailler avec la cmmande livrée jusqu au seuil minimum, puis passer une nuvelle cmmande. Stck virtuel (lgiciel) et stck physique (stck réel) divent être en phase de manière à faire la gestin de stck à partir du lgiciel. Zne de stckage : Une zne de stckage est le lieu ù snt stckés un u plusieurs articles. Chaque article répnd à des règles de sécurité stricte. La grande variété de prduits utilisés dans un labratire de bilgie médicale nécessite un stckage adéquat en raisn : des différents états et natures des prduits (slide, liquide, inflammable, cmburant, txique ), des vlumes stckés, des matériaux d emballage. Furnisseur : Le furnisseur est la persnne u l entité qui furnit des biens et / u des services à un client. Les relatins de l entreprise avec ses furnisseurs snt étudiées d un duble pint de vue : écnmique : l entreprise a un puvir de négciatin variable, elle peut être en psitin de dépendance vis-à-vis d un furnisseur qui détient un mnple pur un prduit ; elle peut au cntraire être en psitin de dminatin en tant que dnneur d rdre. juridique : les relatins entreprise/furnisseurs snt variées en raisn de : - la nature des biens et des services prpsés - la nature des cntrats cnclus : cntrat de lcatin u cntrat de crédit-bail de matériel, cntrat de sus- traitance, etc. [1]. Client : Le client est la persnne u l entité qui achète un bien u un service à un cmmerçant, à une sciété de services, à un furnisseur [11]. Exemple : l entreprise LABO TEAM est client du furnisseur de réactifs Rche. Cmmande : Ordre par lequel est déclenché un prcessus de mise à dispsitin de celui dnt il émane, de certains prduits, dans les cnditins déterminées [1]. La cmmande peut se faire par tut myen de cmmunicatin : ralement, par téléphne, currier, télécpie, minitel, internet. Tute fis, pur puvir servir de preuve en cas de différends éventuels, la cmmande est passée par écrit. Dans certains cas, des dcuments préétablis (Bn de cmmande, bulletin de cmmande) snt utilisés. 5

6 Réceptin d une cmmande : Acte par lequel le destinataire de la cmmande prend pssessin de cette dernière au mment de sa livraisn par le furnisseur u le tiers désigné (transprteur). Elle est faite par un réceptinnaire. La remise de la cmmande par le furnisseur est effectuée cntre signature par le client réceptinnaire d un bn de livraisn. Livraisn : Acte par lequel le furnisseur remet les articles (prduits) cmmandés au dnneur d rdre. Le furnisseur exécute là sn bligatin de délivrance. Délai de livraisn : C est le nmbre de jurs séparant la cmmande de sa livraisn Patient : Un patient est une persnne qui suffre et attend un sulagement physique et mral de la part du persnnel médical. Au Labratire de Bilgie Médicale, le patient arrive pur un prélèvement de sang, d urine u autre. Cet acte est déterminant pur le diagnstic et le suivi de sa maladie et de ses sins. Prcessus : Un prcessus est un ensemble de myens et d activités interactives qui transfrment les éléments entrants en éléments srtants [1]. Un prcessus a pur bjectif de dnner, au prduit u à la persnne, les caractéristiques de l état final à partir des caractéristiques de l état initial. C est un ensemble d pératins, d actins, de prcédés agissant sur un milieu extérieur (matières premières, cnstituants, dcuments ) pur en changer les caractéristiques. Ces caractéristiques peuvent être : - physic-chimiques (prcessus de transfrmatin ) - psychlgiques (prcessus de frmatin ) - gégraphiques (prcessus de déplacement, de transprt ) [1]. La représentatin graphique appliquée pur schématiser un prcessus est la suivante : Cntrôle du prcessus Entrée Ensemble des activités Srtie (Livrable) Myens : -Matériel, humain, 6

7 -écnmique, financier. Figure 19 : Schéma d un prcessus [15] Prcédure : Manière spécifiée d accmplir une activité. Lrs d un prcessus de qualificatin, mis en place dans le cadre d une démarche d assurance qualité visant une certificatin, il est nécessaire de déterminer un ensemble de prcédures seln lesquelles les tâches snt réalisées. La définitin de ces prcédures, l étendue de leur applicatin et le détail de la rédactin snt fnctin de la cmplexité des tâches [1]. Labratire de Bilgie Médicale : Un labratire de Bilgie Médicale est un lieu ù snt prélevés et analysés les fluides bilgiques d rigine humaine (sang, urine, selle, crachat, sperme, liquide céphal-rachidien ) sus la respnsabilité des bilgistes médicaux. En France, n distingue tris types de labratires seln que l n exerce en milieu public u privé [13] : les labratires hspitaliers que l n retruve au sein des CHU u des CHR participant aux diagnstics des maladies et à la recherche au sein des hôpitaux. Les labratires privés qui se subdivisent en deux catégries : Les labratires plyvalents uverts au public dans lesquels les patients viennent se faire prélever sur prescriptin médicale u nn et qui réalisent l ensemble des analyses les plus curantes de chaque dmaine de la bilgie médicale. Les labratires spécialisés qui réalisent des analyses plus rares. 7

8 ABREVIATIONS ET ACRONYMES ARS CHU CHR : Agence Réginale de Santé : Centre Hspitalier Universitaire : Centre Hspitalier Réginal COFRAC : Cmité Français d Accréditatin EDTA HLA HPST ISO LBM M NQCE : Ethylène Diamine Tétra acétique Acide (Anticagulant) : Human Leuccyt Antigen (Antigènes des Leuccytes Humains) : Hpital, Patients, Santé et Territires : Internatinal Standard Organizatin (Organisatin Internatinale de Nrmalisatin) : Labratire de Bilgie Médicale : Prcessus de Management : Nrmalisatin, Qualité, Certificatin, Essais. QQOQCP : Qui, Qui, Où, Quand, Cmment, Purqui? R RAQ S SELARL TCA : Prcessus de Réalisatin : Respnsable Assurance Qualité : Prcessus Supprt : Sciété d Exercice Libéral à Respnsabilité Limitée : Temps de Céphaline Activée 8

9 REMERCIEMENTS Je suhaite adresser, en premier lieu, mes remerciements à tus les bilgistes crespnsables de l entreprise LABO TEAM: Madame Mnique RENOU, Mnsieur Aziz EL BORDI, Mnsieur Thierry BELLANGER, Mnsieur Abdel ALKASSAR, Mnsieur Kdj EQUAGOO, Mnsieur Mdeste MBALOULA, Mnsieur David AFONSO, Mnsieur Fabrice KRAUT, d avir accepté ma demande de stage et de m avir permis d avancer dans les démarches de ce prjet. Je remercie également Madame Valérie DELAHAYE, Respnsable Qualité et Tutrice de stage, pur m avir accueilli au sein de l entreprise et avec qui j ai eu le plaisir de travailler. Merci aussi pur la cnfiance accrdée et les activités enrichissantes cnfiées. Je remercie tute l équipe de la technique à Cmpiègne, que j ai énrmément côtyée durant mn stage. Merci à tut le persnnel de l entreprise LABO TEAM, ntamment: Les techniciens, la cmptable, les secrétaires, les infirmières, les cursiers, et le persnnel d entretien. Merci à Mnsieur Alain Dnadey et à sn équipe qui s ccupe, entre autres, de l accueil des étudiants venant de la Côte d Ivire pur l UTC. Merci à Mme Crinne Deletile et à tute l équipe du secrétariat du mastère spécialisé NQCE l UTC pur leur implicatin dans ns dssiers de stage. de Merci à tus les étudiants du Master Qualité Perfrmance dans les Organisatins de l UTC ainsi que ceux du Mastère spécialisé NQCE prmtin Enfin, je suhaite remercier Mnsieur Gilbert FARGES, et Mnsieur Jean-Pierre CALISTE, Enseignants et Chercheurs à l Université de Technlgie de Cmpiègne, pur leurs enseignements et leurs précieux cnseils. Je remercie particulièrement Mnsieur Jean-Pierre CALISTE, Respnsable du Mastère spécialisé NQCE, pur sn sutien et sn suivi tut au lng du stage et de la frmatin. 9

10 RESUME La législatin relative à la bilgie médicale impse depuis le 16 janvier 2010 la mise en place de l accréditatin seln la nrme NF EN ISO de tus les labratires (privés et publics) de bilgie médicale en France, et ceci pur le 31 ctbre 2016, date à laquelle le régime des autrisatins administratives prend fin [10]. L avenir pur cette accréditatin et la mise en place de l ISO est de se turner vers l accmpagnement technique dans les dmaines qui ne snt pas le cœur de métier des labratires tels que la gestin des stcks, l évaluatin des furnisseurs, facteurs cnditinnant le fnctinnement des labratires. Aujurd hui, pur ptimiser leurs activités, les labratires rérganisent leurs stcks pur parer, par exemple, à la pénurie, aux cnséquences imprévues qui peuvent influencer l arrêt des activités à tut mment. L entreprise LABO TEAM n est pas en reste, elle a décidé, pur les mêmes raisns, de se rérganiser ntamment, en ptimisant ses prcessus de : stcks et évaluatin des furnisseurs. Ces quelques pages présenternt dnc des enjeux, diagnstics, et méthdlgies en vue d une ptimisatin de ces prcessus. Mts clés : Prcessus, ptimisatin d un prcessus, stck, gestin de stck, furnisseur, évaluatin d un furnisseur, ISO ABSTRACT Legislatin relating t medical bilgy requires, since January 16, 2010 the establishment f accreditatin accrding t DIN EN ISO fr all medical bilgy labratries (public and private) in France, and this fr Octber 31, 2016, when the regime f administrative authrizatins ends [10]. The future fr the certificatin and implementatin f ISO is t turn t the technical supprt in areas that are nt the heart f business labratries such as inventry management, evaluatin suppliers, factrs affecting the peratin f labratries. Tday, t ptimize their peratins, labratries rerganize their stcks t deal, fr example, the shrtage f unintended cnsequences that may influence the cessatin f activities at any time. The cmpany LAB TEAM is nt utdne and decided, fr the same reasns, t rerganize, especially, by ptimizing its prcesses: inventry and assessment f suppliers. These pages therefre shw sme f the issues, diagnstics, and methdlgies fr ptimizing these prcesses. Key Wrds: Prcess, Optimizing a prcess, stck, inventry management, supplier, supplier evaluatin, ISO

11 INTRODUCTION La gestin des stcks et l évaluatin des furnisseurs snt, aujurd hui, l bjet d enjeux très imprtants pur les entreprises. La nrme ISO définit les règles nécessaires pur accmpagner les labratires de bilgie médicale dans ces dmaines [6]. Dans un univers écnmique de plus en plus cmplexe et dans le suci d aider les patients à recuvrer la santé à partir des analyses bilgiques, beaucup de labratires de bilgie médicale nt repensé l rganisatin de leur stck adaptant sa gestin à partir de lgiciel. Cette rganisatin nuvelle a pu leur permettre de crriger des prblèmes récurrents liés à des ruptures imprévues, aux pertes incntrôlées de matériel et au final à un manque à gagner nn négligeable. Cnscient de cette réalité et de la nécessité de s amélirer en permanence, l entreprise LABO TEAM a décidé de se rérganiser en ptimisant en plus de sn prcessus de gestin des stcks, celui de l évaluatin des furnisseurs sur l ensemble de ses sites. Cette ptin purra lui permettre, par exemple, de : éviter les pénuries de réactifs, se prtéger cntre un délai de livraisn instable, diagnstiquer efficacement et sereinement les maladies à partir des analyses de labratire, répndre à tut mment à la demande des patients, L ambitin affichée de l entreprise est la maitrise et l améliratin cntinue des prcessus de gestin des stcks et d évaluatin des furnisseurs, prcessus vitaux pur alimenter cntinuellement les activités du labratire. 11

12 1. CONTEXTE ET ENJEUX 1.1 CONTEXTE L Entreprise LABO TEAM Structure juridique La structure juridique de l entreprise LABO TEAM est une SELARL. L Entreprise LABO T.E.A.M. est un labratire de bilgie médicale multi-sites regrupés sur sept sites d activités : Cmpiègne, Cuise la Mtte, Liancurt, Muy, Margny lès Cmpiègne, Thurtte et Clermnt de l Oise. Sn siège scial est situé au 21 rue de Slferin à Cmpiègne Les grandes lignes de sa créatin : La SELARL LABO TEAM a été créée en Elle était cnstituée de grupement de cinq labratires de bilgie médicale de la régin de l Oise : le labratire MONTEILHET de Cmpiègne, le labratire AL KASSAR de Clermnt de l Oise, le labratire EQUAGOO de Muy, le labratire TOUSSAINT de Margny lès Cmpiègne et le labratire de LIANCOURT. En 2010, le labratire BELLANGER de Thurtte et le labratire de bilgie médicale de Cuise la Mtte rejignent la SELARL LABO TEAM. Le nm TEAM dnné à l entreprise qui signifie : équipe en langue anglaise, est inspiré des initiaux des nms des bilgistes crespnsables, avec : T cmme TOUSSAINT E cmme EQUAGOO A cmme AL KASSAR M cmme MONTEILHET. L entreprise prpse une gamme d analyses médicales qui permettent de faire le diagnstic et le suivi de certaines maladies chez les patients. Une fièvre inexpliquée, une fatigue qui traine, une interventin chirurgicale en vue etc., snt autant de raisns qui justifient une prise de sang chez les patients et dnc des analyses à faire. 12

13 Le labratire est uvert du lundi au vendredi de 7heures à 12heures 30 puis de 13heures 30 à 18heures et le samedi entre 7heures 30 et 14heures Une implantatin dans l Oise : Le labratire fnctinne sur les 7 sites suivants : 8, rue du Dcteur Mussaud à Cuise la Mtte, site uvert au public 11, rue de la République à Thurtte, site uvert au public 21, rue de Slferin à Cmpiègne, site uvert au public 387, avenue Octave Buttin à Margny Lès Cmpiègne, site uvert au public 31, rue du général De Gaulle à Clermnt, site uvert au public 27, place de Cantrel à Muy, site uvert au public 4, Place du chanine à Liancurt, site uvert au public Ces différents sites implantés dans le département de l Oise prximité à la ppulatin. Chaque site réalise ses spécialités et ses activités Activités du labratire : permettent d ffrir un service de Le labratire réalise des analyses de bilgie médicale dans différents dmaines de bilgie médicale : Bichimie, Immunlgie, Hématlgie, Spermilgie, Parasitlgie-myclgie, Bactérilgie, Pharmaclgie, Txiclgie, Immun-hématlgie. Prescrite par un médecin, une analyse permet de vérifier l état général d un individu. Des infrmatins sur les différents dmaines d analyses réalisées par le labratire LABO TEAM snt dnnées dans le tableau ci-dessus. (Figure 1) Dmaine d analyse Bichimie médicale Immunlgie Eléments d infrmatin sur le dmaine La Bichimie médicale appelée aussi bichimie clinique est le dmaine de la bilgie médicale qui est cncerné par l analyse des mlécules cntenues dans les fluides crprels (sang, liquide céphal-rachidien, urines, etc.) et l interprétatin de ces résultats par un bilgiste médical dans le but de caractériser l rigine physipathlgique d une maladie. C est l étude de la cnstitutin et des réactins de la matière vivante [2] Les analyses bichimiques permettent de détecter des maladies rénales, hrmnales, métabliques, les anmalies de l hydratatin, les cnséquences d un traitement par antidiurétique, les gaz du sang, les glucides, les lipides, les prtéines rganiques, etc. L immunlgie permet d analyser les répnses immunitaires de l rganisme à partir des examens de sang. Par exemple le dépistage de l hépatite B u C u le dépistage du virus de l immundéficience humaine, fait partie de ce dmaine d analyse. Echantilln examiné Sang, urines sang 13

14 Hématlgie L hématlgie est l étude du sang au pint de vue cytlgique, physilgique et pathlgique [2]. L Hématlgie permet d analyser les éléments figurés du sang (glbules blancs, glbules ruges, plaquettes) et ses maladies (hémpathies). Elle permet d analyser également certaines mlécules plasmatiques que snt les facteurs de cagulatin. Par exemple la numératin frmule sanguine (NFS) u le temps de cagulatin (TCA) fait partie de ce dmaine d analyse. Sang, Lymphe Spermilgie La spermilgie est la spécialité de la bilgie médicale qui étudie le sperme. Le sperme est le liquide libéré lrs de l éjaculatin se prduisant pendant un rapprt sexuel u lrs d une masturbatin. C est un liquide qui est cmpsé de 10% de cellules reprductrices, les spermatzïdes qui snt fabriqués par les testicules, et 90% de liquide séminal prvenant de la prstate et des vésicules séminales [2]. La spermilgie permet d analyser la quantité et la qualité des spermatzïdes. Elle se pratique dans le cntexte de l éthique médicale et de la biéthique mais aussi avec les cntraintes des cntextes sciaux et culturels, idélgiques et juridiques. L analyse du sperme est l examen le plus imprtant dans l évaluatin de la fertilité masculine. Sperme Parasitlgiemyclgie La parasitlgie médicale étudie les parasites et les maladies de l hmme prvquées directement u indirectement par ces parasites.les parasites snt les rganismes qui vivent aux dépens d un autre rganisme vivant [2]. Les examens de parasitlgie - myclgie permettent de diagnstiquer des parasitses et/u des mycses chez l hmme. Celles-ci peuvent être respnsables des diarrhées accmpagnées d autres symptômes qui varient seln les parasites et/u les mycses en cause. Sang, Selles La bactérilgie médicale étudie les bactéries et les maladies de l hmme prvquées directement u indirectement par ces bactéries. Les bactéries snt des Bactérilgie rganismes micrscpiques qui infectent l rganisme humain hôte [2]. Une infectin bactérienne peut être accmpagnée de : éruptin cutanée, tux, fatigue, Urines, nausées, fièvre, duleurs musculaires Liquides de La bactérilgie permet la recherche et l identificatin sécrétin de bactéries respnsables d infectins. Par exemple génitale, pus l analyse bactérilgique des sécrétins génitales u de pus permet de rechercher et d identifier des bactéries puvant être respnsables d infectins génitales u d infectins lcales. Pharmaclgie La pharmaclgie est l étude des substances dnt les médicaments, capables d agir sur l rganisme [2]. Elle permet d analyser les effets et le devenir de ces Médicaments 14

15 Txiclgie Immunhématlgie substances dans l rganisme. La txiclgie est l étude de l identificatin et des effets sur l rganisme, des pisns [2]. La txiclgie permet d isler, d identifier et de dser un xénbitique (substance étrangère à l rganisme) à partir d un échantilln bilgique afin de déterminer sa cncentratin. Le plus suvent, ce n est pas la nature du prduit qui détermine sa txicité, mais c est sa cncentratin. L immun-hématlgie crrespnd à l étude [3] : Des antigènes prtés par les éléments figurés du sang De l immunisatin qu ils peuvent induire Des cnflits qui en résultent L immun-hématlgie étudie : les grupes sanguins ABO, les systèmes rhésus et HLA, les réactins allergiques tuchant les éléments figurés du sang Substances txiques (pisns) Sang Figure 1 : Les différents dmaines d analyses du labratire LABO TEAM Répartitin des activités sur les sites Les analyses snt reparties sur les sites de la façn suivante : (Figure 2) Figure 2 : Répartitin des dmaines d analyses de LABO TEAM seln les sites 15

16 Organisatin et management L rganisatin de l entreprise LABO TEAM est décrite au sein de l rganigramme ci-dessus : (Figure 3) Figure 3 : Organigramme de l entreprise LABO TEAM La Directin L entreprise LABO TEAM est dirigée par 7 Bilgistes crespnsables : Un bilgiste, Respnsable du Site de Clermnt Un bilgiste, Respnsable du Site de Cmpiègne Un bilgiste, Respnsable du site de Cuise Un bilgiste, Respnsable du Site de Liancurt Un bilgiste, Respnsable du Site de Margny lès Cmpiègne Un bilgiste, Respnsable du Site de Muy Un bilgiste, Respnsable du Site de Thurtte 16

17 La plitique qualité Le labratire s est engagé dans la démarche natinale BIOQUALITE et qualificatin jusqu à Les bilgistes directeurs de la SELARL LABO TEAM s engagent à : a btenu sa Garantir une ffre d examens dans les secteurs de la bilgie médicale humaine à des hraires adaptés à la patientèle de chaque site Offrir aux patients et aux prescripteurs des cmptes-rendus de résultats fiables, dans des délais curts Amélirer cntinuellement l efficacité du système qualité en vue de dévelpper un système de management de la qualité cnfrme aux dispsitins de la nrme ISO pur tutes les analyses et tus les sites Furnir les myens pur maintenir la qualificatin Biqualité Respecter les bnnes pratiques prfessinnelles Dévelpper par la frmatin et par une prise en cmpte qutidienne, la culture qualité du persnnel Maintenir le haut niveau de technicité et de cmpétences via un prgramme de frmatin cntinue et de veille technlgique. La directin s est fixé 5 bjectifs : Identifier et satisfaire l'évlutin des besins des patients et des prescripteurs Renfrcer la cnfiance dans les résultats d'analyses en utilisant des myens techniques perfrmants, innvants et fiables Cnslider et dévelpper les cmpétences du persnnel par la frmatin tant externe qu interne Dévelpper une participatin active de chacun des membres du persnnel dans le système qualité Expliter tutes les pssibilités d améliratin de l rganisatin Dans ce cadre, LABO TEAM s engage à mettre en place un système de mangement de la qualité permettant d ptimiser les différents prcessus internes et de maîtriser pleinement les systèmes analytiques Répartitin du persnnel Seln les sites (Figure 4) 86 persnnes travaillent au LABO TEAM dnt : 21 à Clermnt 24 à Cmpiègne 6 à Cuise 7 à Liancurt 8 à Margny lès Cmpiègne, 12à Muy 8 à Thurtte. 17

18 La répartitin du persnnel sur les sites est représentée par le graphique ci-dessus : 9% 14% 28% Cmpiègne Clermnt Cuise 12% Liancurt Margny 8% 7% 22% Muy Thurtte Figure 4 : Répartitin du persnnel seln les sites [15] Seln les fnctins : Outre les bilgistes crespnsables, l entreprise fnctinne avec : 2 Respnsables d Assurance Qualité (RAQ) 24 Techniciens de labratire 15Infirmières 24Secrétaires 1Cmptable 8Cursiers 4Persnnes d entretien La répartitin du persnnel seln les fnctins est représentée par le graphique ci dessus : 9% 1% 5% 9% BIOLOGISTES TECHNICIENS 28% RAQ INFIRMIERES 28% SECRETAIRES COURSIERS 2% COMPTABLE 18% PERS. ENTRETIEN Figure 5 : Répartitin du persnnel seln les fnctins [15] 18

19 Organisatin des prcessus du labratire : L ensemble des activités de l entreprise LABO TEAM est regrupé en tris prcessus que snt : le prcessus de management, le prcessus de réalisatin, et le prcessus supprt. Ces prcessus snt regrupés au sein de la cartgraphie ci-dessus : (Figure 6) Figure 6 : Cartgraphie des prcessus du labratire LABO TEAM Descriptin des éléments clés des prcessus du labratire Afin de mieux cerner les prcessus du labratire, une descriptin des différentes activités de chaque prcessus a été mise en place. (Figure 7) Prcessus Activités du prcessus Persnne cncernée Pilter le labratire Bilgiste crespnsable PROCESSUS DE Manager la qualité, l hygiène et la sécurité Bilgiste MANAGEMENT crespnsable/raq (Garant des Bilgiste bjectifs généraux) Gérer la cmmunicatin crespnsable/raq Prcessus Pré analytique Prescrire l analyse Médecin traitant Enregistrer l analyse Secrétaire 19

20 PROCESSUS DE REALISATION Prélever l échantilln Infirmière /Bilgiste/Technicien Identifier l échantilln prélevé Infirmière/Bilgiste/ Technicien Prétraiter avant l analyse Technicien/Bilgiste/RA Q/Cursier/Pers ménage Prcessus analytique Analyser techniquement l échantilln Technicien permettant l btentin d un résultat Valider techniquement le résultat Technicien Valider bilgiquement le résultat Bilgiste Gérer le cntrôle qualité RAQ Prcessus pst-analytique Transmettre les résultats au patient et/u au Secrétaire /Cursier médecin Réaliser la sérthèque Technicien /Bilgiste Evacuer des échantillns traités Archiver les résultats et les demandes d analyses Gérer la dcumentatin : Cnceptin et mise en œuvre Technicien /persnnel de ménage Secrétaire RAQ Gérer la lgistique Etablir le budget lgistique Directeur des ressurces humaines et lgistiques Evaluer les besins matériels (transprt des échantillns, gestin du parc véhicule) Directeur des ressurces humaines et lgistiques Cncevir et gérer dcumentatin RAQ Gérer l infrmatique Etablir le budget infrmatique Directeur infrmatique Maintenance Gérer les myens financiers, techniques et humains relatifs à l infrmatique Prpser des équipements infrmatiques (matériels, lgiciels, réseaux) Directeur infrmatique Maintenance Directeur infrmatique Maintenance Gérer les licences infrmatiques Directeur infrmatique Maintenance Cncevir et gérer la dcumentatin Directeur infrmatique Maintenance/ RAQ Gérer le matériel Archiver les dcuments et enregistrements relatifs au matériel Mettre à jur l inventaire du matériel et leurs fiches signaler les besins d infrmatin et de mise à jur au respnsable qualité Référent Matériel et Métrlgie Référent Matériel et Métrlgie / RAQ Référent Matériel et Métrlgie 20

21 PROCESSUS SUPPORT Gérer le persnnel Définir, prpser et mettre en œuvre une plitique de recrutement Prmuvir la gestin des carrières (mbilité, affectatins, frmatins ) Directeur des ressurces humaines et lgistiques Directeur des ressurces humaines et lgistiques Prpser une plitique de rémunératins Directeur des ressurces humaines et lgistiques / Cmptable Evaluer les besins humains Directeur des ressurces humaines et lgistiques Encadrer la gestin administrative des emplyés (préparatin des cntrats, suivi des dssiers, etc.) Directeur des ressurces humaines et lgistiques Superviser le dérulement des campagnes de recrutement et de licenciement, Directeur des ressurces humaines et lgistiques/ RAQ Planifier et rganiser les frmatins. Directeur des ressurces humaines et lgistiques Gérer la paie Cmptable Gérer les achats et la sus -traitance Définir la plitique en matière d achats et pilter directement sa mise en œuvre Directeur des Achats et Finances Gérer les suivis et les litiges furnisseurs et sus traitants Négcier les meilleures cnditins en tenant cmpte des bjectifs techniques, qualité et cmmerciaux ; Chisir et évaluer les furnisseurs et les sus traitants ; Directeur des Achats et Finances Directeur des Achats et Finances Directeur des Achats et Finances Payer les furnisseurs et frais généraux cmptable Cntrôler l avancement des travaux et garantir le succès des pératins. Directeur des Achats et Finances / RAQ Figure 7 : Descriptin des prcessus de l entreprise [15] 21

22 Les prcessus de gestin des stcks et d évaluatin des furnisseurs Ces prcessus fnt partie du prcessus de gestin des achats et de la sus-traitance qui fait partie des prcessus supprt du labratire. La gestin des stcks et l évaluatin des furnisseurs restent des cmpsantes primrdiales de la gestin de l entreprise. C est purqui, maitriser les enjeux de ces prcessus est très imprtant ENJEUX Les raisns incitant l entreprise LABO TEAM à mettre en œuvre une ptimisatin de la gestin des stcks et de l évaluatin des furnisseurs snt nmbreuses. Premièrement, la gestin des stcks ainsi que bligatire impsée par la réglementatin. l évaluatin des furnisseurs est une démarche Deuxièmement, c est une manière pur la directin du labratire de relever les imperfectins et de les crriger. Ces différentes raisns permettent de créer des enjeux divers : Enjeux rganisatinnels Enjeux cmmerciaux Enjeux écnmiques Enjeux de gestin Enjeux de sécurité et de prévisin Enjeux rganisatinnels L idée d ptimiser ses prcessus de gestin des stcks et d évaluatin des furnisseurs permet de repenser l rganisatin du stck et des furnisseurs en cherchant cntinuellement à les amélirer. Il s agit d rganiser ces services afin de mieux satisfaire les usagers. En effet : Optimiser la gestin des stcks implique une rérganisatin des activités de stck. Cela engage nécessairement la directin de l entreprise à désigner un respnsable stck qui s ccupera de la gestin pleine et entière de ce prcessus. Optimiser l évaluatin des furnisseurs va permettre à l entreprise de se rérganiser en vue de prcéder à l évaluatin cntinuelle des furnisseurs pur n en retenir que les plus perfrmants Enjeux cmmerciaux L ptimisatin des prcessus de gestin des stcks et d évaluatin des furnisseurs laisse des avantages dans le chix des matériels et des réactifs utilisés pur la réalisatin des activités de l entreprise. 22

23 En effet, le fait d évaluer les furnisseurs permet nn seulement de cnnaitre la perfrmance de ces derniers, seln les critères du labratire, mais il permet également de furnir des éléments décisinnels dans la mise en œuvre des plitiques et stratégies d achat. L évaluatin des furnisseurs est dnc stratégique dans la mesure ù elle peut permettre une différenciatin de la cncurrence par un chix judicieux de matériels et de réactifs et cnsmmables utilisés au labratire Enjeux écnmiques D un pint de vue écnmique, la << nn qualité >> représente un cût nn négligeable pur l entreprise. En effet, l ptimisatin des prcessus de gestin des stcks et d évaluatin des furnisseurs permet de : Maitriser les stcks Garder les meilleurs furnisseurs. Ceci respecte les exigences de la qualité. Ces exigences favrisent la maitrise des cûts et permettent à termes de réaliser des perfrmances écnmiques à l entreprise cntrairement à la << nn qualité >> qui peut faire perdre ttalement l entreprise Enjeux de gestin L ptimisatin des prcessus de gestin des stcks et d évaluatin des furnisseurs permet, à termes, de mieux gérer les dépenses et les activités du labratire. Elle permet d éviter deux écueils : la carence en stck et la rupture. En effet, la carence en stck multiplie les risques de rupture qui purraient entrainer des arrêts d activités. Il faut dnc accrder particulièrement une grande attentin à la gestin des stcks dnt les enjeux s articulent autur de deux pints majeurs : Dispser à tut mment d un stck suffisant pur répndre aux besins des activités du labratire Minimiser les cûts de gestin des stcks Enjeux de sécurité et de prévisin Purqui une entreprise garde des stcks, sachant qu ils représentent une grsse smme d argent pur la plupart des cas? Deux raisns fndamentales permettent de l expliquer : la prévisin et la sécurité (Figure 8) Enjeux Objectifs De prévisin Répndre à tut mment à la demande des patients Fnctinner durant la péride de vacances des furnisseurs Absrber la grève d un furnisseur Atténuer et prfiter des hausses de prix 23

24 De sécurité Se prtéger cntre un délai de livraisn instable Eviter une pénurie Assurer une hausse subite de demandes d analyses Figure 8 : Les enjeux de sécurité et de prévisin [15] 24

25 2. DEFINITION ET CADRAGE DU PROJET 2.1. Définitin de la prblématique Dans le cadre de la validatin du mastère spécialisé en Nrmalisatin, Qualité, Certificatin et Essais, de l Université de Technlgie de Cmpiègne (UTC), un stage de fin d études est réalisé. Cette péride de 6 mis (du 18 février au 17 Aût 2013) en entreprise a pur bût de mettre en pratique et d élargir les différentes cnnaissances acquises à l UTC en menant un prjet dans le dmaine de la qualité au labratire de bilgie médicale LABO TEAM. La missin cnfiée cnsiste à ptimiser les prcessus de gestin des stcks et d évaluatin des furnisseurs. A cet effet, pur mieux appréhender ntre missin, la principale questin de ntre étude peut être frmulée cmme suit : Cmment le labratire LABO TEAM dit il gérer ses stcks afin de satisfaire pleinement les besins des patients? Cmment évaluer ses furnisseurs pur ne retenir que les plus perfrmants? De manière plus claire, ntre étude cherche à répndre aux préccupatins suivantes : Quelle méthdlgie utilisée pur gérer les stcks afin d éviter des ruptures et dnc satisfaire à tut mment les patients? Quelle méthdlgie utilisée pur évaluer les furnisseurs afin de ne travailler qu avec les plus perfrmants? Répndre à ces interrgatins nus permettra d atteindre ns bjectifs Identificatin des bjectifs Les bjectifs du prjet snt les suivants : - Relancer la dynamique de gestin des stcks - Dispser de stck de prduits à tut mment, pur puvir mener à bien les activités du labratire, - Avir des furnisseurs perfrmants, - Avir la traçabilité des prduits en stck (matériels, réactifs, calibrateurs, cntrôles) ainsi qu après leur cnsmmatin - Paramétrer les rubriques du lgiciel PROSTOCK nécessaires pur mener à bien le prjet. - Mettre en place une prcédure d évaluatin des furnisseurs, - Mettre en place une prcédure de gestin des stcks. - Frmer le persnnel par rapprt aux nuvelles dispsitins. Le stage abutira à la mise à dispsitin d utils qualité reflétant l entreprise et permettant à chacun de s y référer. la nuvelle rganisatin de 25

26 2.3. Cadre réglementaire et nrmatif Exigences législatives réglementaires : La bilgie médicale est un élément central du parcurs de sin des patients. Aussi, la li HPST du 21 Juillet 2009 a rendu bligatire l accréditatin des labratires de bilgie médicale en France, afin de garantir la qualité des examens [4]. De par l rdnnance du 13 Janvier 2010 du guvernement Français et d autres textes réglementaires, tus les labratires devrnt être accrédités seln la nrme ISO à partir de Nvembre 2016, afin de puvir exercer leurs activités [5]. L applicatin des recmmandatins incluses dans les lignes directrices cntribue à prmuvir les bnnes pratiques dans tus les prcessus du labratire : Management, Réalisatin, Supprt Le cntexte de la nrme ISO :2012 La nrme ISO est une nrme internatinale publiée par l ISO en 2012 qui spécifie les exigences de qualité et de cmpétences prpres aux Labratires de Bilgie Médicale (LBM). [6] Cette nrme est spécifique aux LBM à la différence de la nrme ISO/CEN (dnt elle est dérivée) qui cncerne tus les labratires d analyses et d essais. La versin de décembre 2012 cnstitue une révisin technique de la versin précédente, celle de Cnstitutin de la dite nrme Elle est cnstituée de 5 chapitres structurés de la façn suivante : Chapitres intrductifs : 1,2 et 3 Chapitre 4 : Exigences relatives au management Chapitre 5 : Exigences techniques. Cette nrme remplace la nrme hmlguée NF EN ISO d Aût 2007, qui reste en vigueur jusqu en Nvembre Nrme ISO et Gestin des stcks Nrme NF EN ISO (2012) : Réactifs et cnsmmables Gestin des stcks <<Le labratire dit établir un système de gestin du stck des réactifs et cnsmmables. Le système de gestin des stcks dit distinguer les réactifs et cnsmmables nn inspectés et nn acceptables de ceux qui nt été acceptés pur utilisatin>> [6]. L adaptant à ntre prjet, il est à nter que le labratire dit établir un système efficace de gestin des stcks qui cmprend : - L identificatin des matériels et réactifs gérés en stck - Un rangement et classement efficace de ces prduits - La gestin de leur apprvisinnement - La réalisatin d inventaires 26

27 - le suivi et le cntrôle de l intégrité des prduits. Lrsque l n parle de gestin des stcks, il s agit de la tenue et du suivi des quantités d articles en stck dans une zne de stckage. Dans le cas du labratire TEAM, il s agit plus précisément des réactifs, des calibrateurs, des échantillns de cntrôle et des matériels de prélèvement. En cnclusin, la nrme ISO cntient des dispsitins relatives à la gestin des stcks du labratire. L établissement d un système efficace de gestin des stcks, par le labratire lui-même, va permettre de maitriser les activités de stck. Ces activités snt regrupées par les Prcessus entrées et srties (Schématisatin figure 9).L bjectif principal est, entre autre, l évictin de tute rupture u ralentissement d activités. Prcessus entrées Livraisn des Prduits (par le Furnisseur) Vérificatin de l état des prduits livrés (Par le labratire) Chérence entre livraisn et Bn de cmmande Oui Nn Gérer la Nn-cnfrmité Infrmer le Furnisseur Gérer les litiges Rangement en zne tempraire de stck Enregistrement de la livraisn Editin d étiquettes cde barres Rangement des prduits livrés et leur classement dans le stck Cllage des étiquettes cde barres sur les prduits rangés et classés. Prcessus srties Srtie Prduit de stck Déstckage Prduit Utilisatin du prduit pur activités du labratire (cnsmmatin). Suivi et inventaire des stcks. Réalisatin d une Nuvelle cmmande (Par le labratire) Livraisn Prduits (Par le furnisseur) Figure 9 : schématisatin du prcessus de gestin des stcks (Prcessus : entrées/ srties) [15] 27

28 Nrme ISO et évaluatin des furnisseurs : Nrme NF EN ISO (2012) : 4.6. Services externes et apprvisinnement << Le labratire dit sélectinner et appruver les furnisseurs en fnctin de leur capacité à furnir des services externes, matériels, réactifs et cnsmmables cnfrmément aux exigences du labratire; il peut cependant être nécessaire de cllabrer avec d autres départements u fnctins de l rganisatin pur répndre à cette exigence. Les critères de sélectin divent être établis. Une liste des furnisseurs sélectinnés et appruvés de matériel, réactifs et cnsmmables dit être mise à jur. Les infrmatins nécessaires à l achat divent inclure les exigences relatives au prduit u au service. Le labratire dit surveiller la perfrmance des furnisseurs pur garantir que les services u matériels achetés répndent en permanence aux critères mentinnés >> [6]. L adaptant à ntre prjet, il est à nter que le labratire dit chisir ses prestataires sur la base d une étude et des critères. C est ainsi qu il purra définir parmi ses furnisseurs ceux qui snt cnsidérés cmme critiques, et perfrmants. Rejeter les mauvais furnisseurs seln ses critères. Une évaluatin péridique dit être menée afin de garantir le maintien de la qualité. L évaluatin dit tenir cmpte de la spécificité de chaque furnisseur et des exigences relatives aux prduits. En cnclusin, la nrme ISO cntient des dispsitins relatives à l évaluatin des furnisseurs du labratire. L évaluatin régulière du niveau de qualité des furnisseurs permet de garder les plus perfrmants et de rejeter les mins bns. Avir des furnisseurs perfrmants, c est aider à vite gagner la santé des patients. C est aussi sauver la vie des patients. C est sauver des vies humaines. C est faire gagner la sciété. La figure 10, ci dessus, schématise le prcessus d évaluatin des furnisseurs. Réaliser une EPF : Evaluatin Préliminaire des Furnisseurs EPF : Satisfaisante Furnisseur retenu EPF : Nn Satisfaite Furnisseur rejeté Frmaliser dans un cntrat avec le furnisseur les exigences du labratire Utiliser l util de suivi des livraisns et de cllecte d anmalies Furnisseur cnçu à cet effet pur suivre chaque furnisseur Enregistrer sur cet util : chaque date de livraisn, tute anmalie cnstatée et tus les manquements aux clses du cntrat et seln les critères retenus : Respect des délais, Qualité du matériel à la livraisn, Réclamatins nn traitées, Respect du prix, SAV Traiter mensuellement, puis annuellement les dnnées de l util en : définissant le nmbre de cmmandes livrées, le nmbre de livraisns nn cnfrmes et en quantifiant tus les manquements aux clses du cntrat. Attribuer une nte à chaque critère : De 1 à 4. 1= Résultat Inacceptable ( Trp de défaillances) ; 2=Résultat Insatisfaisant ( Des défaillances ntables) 3=Résultat Acceptable (Puvant s amélirer) ; 4= Résultat Cnfrme aux attentes Attribuer une nte à chaque furnisseur : Classement en catégrie A, B, C, D. A= Niveau très satisfaisant (Nte supérieure à 16 sur 20) ; B= Niveau satisfaisant ( Nte cmprise entre 12 et 16 ) C=Niveau Passable (Nte cmprise entre 10 et 12) ; D= Niveau Insuffisant ( Nte inférieure à 10 ) Infrmer l entreprise des résultats du traitement des dnnées Suivi Furnisseur Décider de la recnduite u nn du référencement du furnisseur. Figure 10: schématisatin du prcessus d évaluatin des furnisseurs [15] 28

29 3. REALISATION DU PROJET 3.1. Etude de l existant Un état des lieux est fait pur cnnaitre les actins qui avaient déjà été menées afin d y dégager les améliratins à apprter. Une visite sur l ensemble des sites et une bnne cnnaissance du lgiciel PROSTOCK (lgiciel de gestin des stcks) snt nécessaires, autant pur la gestin des stcks que pur l évaluatin des furnisseurs. La méthdlgie utilisée pur réaliser l état des lieux est la suivante : Etape 1 : Dresser un questinnaire aux différents sites (ANNEXE 1 : Etat des lieux) cncernant : L utilisatin du lgiciel PROSTOCK Dcuments utilisés pur la gestin des stcks par défaut de lgiciel Désignatin d un respnsable stck Frmatin et sensibilisatin du persnnel à la gestin des stcks Maitrise de la réalisatin des inventaires et de l évaluatin des Furnisseurs Znes de stckage, type de stck, rangement physiques des stcks Améliratins suhaitées Etape 2 : Faire la synthèse des répnses Ce cnstat avec le persnnel a permis de se rendre cmpte que : 6 sites sur 7 visités utilisent le lgiciel PROSTOCK 3 sites sur 7 nt suivi une frmatin sur la gestin des stcks 6 sites sur 7 nt des stcks mal rangés (ANNEXE 2 : Phts de rangement des stcks en début de prjet ) Les quantités des stcks physiques sur sites et les quantités virtuelles indiquées sur le lgiciel snt discrdantes u ininterprétables Des lts d articles périmés nt été signalés Des ruptures de stck nt été signalées Evaluatin de Furnisseur inexistante Etape 3 : Plans d actins (ANNEXE 3 : Prpsitin de plan d actins) Cette étape primrdiale a permis d énumérer les actins à déplyer cncernant la gestin des stcks, l évaluatin des furnisseurs ainsi que l ptimisatin de ces prcessus Elabratin d une méthde pur l ptimisatin du prcessus de gestin des stcks (ANNEXE 9 : Prcédure de gestin des stcks) Pur mieux maitriser cette apprche méthdlgique, il faut d abrd cnnaitre les différents prduits gérés en stck Les différents types de prduit gérés en stck : 29

30 Calibrateurs d autmate Cntrôles qualité Réactifs pur analyses Matériel de prélèvement En gérant ces prduits en stck, le labratire entend marquer leur traçabilité. Ce snt des prduits qui snt d une part utilisés pur la réalisatin d analyses et d autre part pur le cntrôle qualité des analyses et le prélèvement de prduits bilgiques à analyser. Sans ces prduits, il n y a pas d analyses pssibles et dnc pas de résultats d analyses Définitin du type de prduit géré en stck La définitin du type de prduit en stck (Figure 11) permet de cnnaitre les différents types de prduits gérés en stck. Type de Prduit en stck Calibrateurs et cntrôles Réactifs Matériel de prélèvement Définitin du type de prduit Ils assurent la précisin des résultats d analyses. Les calibrateurs snt des prduits chimiques qui permettent de faire la calibratin de l autmate (appareil de mesure). Cette méthde cnsiste à utiliser l autmate sur un étaln (cntrôle) et à vérifier que la valeur prduite crrespnde bien à la valeur attendue. Si ce n est pas le cas, le réglage de l appareil dit être crrigé: cette pératin s appelle calibrage. Il existe des calibrateurs et cntrôles de chimie, d hématlgie (cagulatin), d immun-hématlgie. ce snt des suspensins liquides cnditinnées en cartn, cffret et cassette. Ce snt des substances chimiques utilisées pur faire des analyses de bilgie médicale. Elles snt spécifiques aux différents dmaines d analyses. On peut citer les réactifs de bichimie, d hématlgie, d immunlgie Ces réactifs snt cnservés sus frme de cffret, de cassette, de bite, de cartn Quelques réactifs de bichimie dnnés en exemple: - Acide urique - Chlestérl ttal - Urée - Glucse - Magnésium - Créatinine - Transaminases - Phsphatase alcaline - Digxine - Créatine Kinase Ce snt les matériels qui permettent de faire le prélèvement (sang, urines, selles, sperme ) Exemples de matériel de prélèvement de sang : -Tubes de prélèvement sanguin : tubes secs, tubes citrates, tubes héparines, tubes EDTA - Vacutainers - Cmpresses 30

31 -Gants latex - Prduits antiseptiques - Seringues -Aiguilles de prélèvement Figure 11 : Définitin du type de prduit géré en stck [15] Descriptin d un prduit géré en stck : Chaque article (Figure 12) est identifié par sn étiquette cde barres qui cmprend : le nm du prduit, l identifiant, le numér de lt et le nm du furnisseur, la date d entrée en stck et la zne de stckage. Furnisseur N Lt Zne de stckage Nm du prduit Identifiant Date d entrée en stck Date de péremptin Figure 12 : Descriptin d un prduit en stck [15] L entreprise recnnait le prduit géré en stck à travers sn étiquette cde barres (Figure 13) Furnisseur Nm du prduit Date de Zne de stckage Péremptin Identifiant Numér de lt Figure 13 : Pht d une étiquette cde barres Date d entrée en stck 31

32 3.2.4 Suivre la gestin du stck à partir d un lgiciel Pur gérer les stcks à partir du lgiciel, il faut d abrd rattacher des indicateurs à chaque prduit suivi en stck Le rattachement d indicateurs à chaque prduit suivi en stck : stck minimum, stck maximum, stck de sécurité, stck alerte, Stck myen. Pur ce faire, un paramétrage est effectué sur le lgiciel PROSTOCK, utilisé par l entreprise LABO TEAM pur la gestin des stcks Cmment le Stck minimum a-t-il été défini? Exemple de déterminatin du stck minimum pur les cassettes d urée : - La cassette d urée permet de réaliser 500 tests au ttal. - Or le labratire réalise 125 tests d urée en myenne par jur : Il faut dnc cnsmmer ¼ de cassette d urée par jur de travail (125/500) - Le stck minimum est par définitin le stck qui crrespnd à la cnsmmatin du réactif pendant le délai de livraisn [1]. - Ce stck est calculé en multipliant le délai(d) de livraisn(en jur) par la quantité de réactif cnsmmé par jur (Q). - D ù le calcul du stck minimum d un article dnné par la frmule suivante : Stck minimum= Q*D - Pur un délai de livraisn de 3 jurs et un taux de cnsmmatin de 1/4 cassette d urée par jur, nus avns : Stck minimum urée = 1/4 *3= 0.75 sit envirn 1 cassette C est ainsi que le stck minimum de chaque article a été défini et calculé. Les autres calculs (stck de sécurité, stck alerte, stck myen, stck maximum) dérivent du calcul du stck minimum. Pur calculer le stck minimum d un article, il faut cnnaitre dnc : sn délai de livraisn et la quantité cnsmmée par jur Les indicateurs de gestin des stcks Pur puvir utiliser crrectement le lgiciel PROSTOCK, il faut d abrd cmprendre la significatin de ces indicateurs de stck (Figure 14). 32

33 Le Stck minimum : Le stck minimum est le stck qui crrespnd aux srties d articles pur cnsmmatin pendant le délai de livraisn [1]. Exemple : Le délai de livraisn d un furnisseur est d une semaine. Si la cnsmmatin d un article est de 15 unités par semaine, c est le stck minimum. Si l entreprise attend pur cmmander lrsqu il n en reste que 10 unités, elle sera en rupture de stck avant la fin de la semaine prévue pur la livraisn. Le Stck de sécurité u stck tampn: Le stck de sécurité est une quantité de prduit à avir en stck en plus du stck minimum qui permet de faire face à un retard éventuel de livraisn[1].exemple : Pur un stck minimum de 15 articles, un stck de sécurité de 2 articles peut être suffisant. Le Stck alerte : Le stck alerte est le stck qui déclenche la cmmande. Il est égal à : Stck minimum + Stck de sécurité. Le Stck maximum : Le stck maximum est la quantité de stck crrespndant à l espace de stckage dispnible. Le Stck myen : Le stck myen est le stck de sécurité + la myenne de série d apprvisinnement. Figure 14 : indicateurs de gestin des stcks [7] 33

34 Le réapprvisinnement des prduits en fnctin du stck minimum Lrsque le stck arrive au niveau de l alerte, il déclenche la cmmande. Le pint de réapprvisinnement est la quantité de stck censée lancer une cmmande. Dans ce cas, une nuvelle cmmande dit être passée à partir du lgiciel (ANNEXE 5 : prcédure de réalisatin d une nuvelle cmmande) La méthdlgie de réapprvisinnement des stcks après avir passé une nuvelle cmmande est : Réceptinner la livraisn (ANNEXE 4 : Prcédure Gestin des livraisns) OUI Bn de livraisn cnfrme aux prduits livrés NON Vérifier l état et l intégralité des prduits livrés PAS CORRECT CORRECT Enregistrer la livraisn sur PROSTOCK (vir prcédure d enregistrement : ANNEXE 6) Faire l éditin des étiquettes (vir prcédure d éditin des étiquettes cde barres : ANNEXE 7) Cller les étiquettes imprimées sur les articles respectifs Ranger les prduits étiquetés en zne de stckage. Mettre à jur les stcks sur PROSTOCK Téléphner u Faire un fax au furnisseur pur Nn-cnfrmité(NC) Figure 15 : Méthdlgie de réapprvisinnement des stcks [15] Maitriser les cûts relatifs au stck L une des étapes essentielles de l ptimisatin de la gestin des stcks est la maitrise des cûts des stcks Le cût des stcks NC crrigé : enregistrer la livraisn et suivre la méthdlgie Le stck a un cût : le cût d acquisitin encre appelé cût de passatin de cmmande, et le cût de pssessin [11]. Le cût d acquisitin du stck u cût de passatin de cmmande: C est le prix d achat des prduits. Il se calcule en multipliant le cût d achat unitaire par le nmbre d unités cmmandés. Le cût de pssessin du stck : 34

35 Il est cnstitué de l ensemble des frais se rapprtant à la détentin des stcks : primes d assurances, de nettyage, de cnservatin, de gardiennage Maitrise des cûts de stck A partir du lgiciel, Tus les prduits stckés fnt l bjet d un traitement individuel. Les délais d apprvisinnement et les stcks d alerte snt cnnus pur chaque prduit. Le cût des prduits en stck est cnnu. Les frais engendrés par la passatin d une cmmande snt cnnus Déterminatin de la quantité d articles à cmmander (mdèle de Wilsn) [8],[1] La quantité (q) d articles à cmmander, c est la quantité (q) pur laquelle les frais F engagés snt minimum. Elle est fnctin : - De la cnsmmatin annuelle du prduit: s - Du prix de la pièce : u - Du cût de passatin d une cmmande : c - Du taux de pssessin annuelle : i - Du nmbre d apprvisinnement : n Aussi, le cût ttal (CT) lié à une plitique d apprvisinnement en quantité q est la smme : - Du cût des prduits cmmandés : s.u - Du cût lié à la pssessin du stck induit : i.u.q / 2 - Du cût lié au nmbre d apprvisinnements effectués : n.c CT= s.u + i.u.q / 2 + n.c (Figure 16) De plus, le nmbre de cmmandes passées est fnctin de la quantité cnsmmée à chaque fis. Cela implique que : n.q= s, d ù n=s/q On en déduit alrs CT= s.u + i.u.q / 2 + s.c / q Si l n dérive cette fnctin et calcule la valeur de q annulant cette dérivée, nus btenns : δct / δq = 0 = i.u / 2 - s.c / q² 35

36 D ù : s.c /q² = i.u /2 q².u.i =2s.c q = (2s.c / u.i) 1/2 : quantité à cmmander Sit encre : n = (i.u.s / 2c) 1/2 : nmbre d apprvisinnements F = cût de pssessin du stck +cût des prduits cmmandés par an Cût des prduits cmmandés par an = s.c / q Cût de pssessin du stck= i.u.q / Faire l inventaire Figure 16 : schéma simplifié illustrant la quantité d articles à cmmander [8] Le but de l inventaire est la régulatin ttale des stcks, c'est-à-dire : Pur ce faire, il faut : Avir une adéquatin entre les stcks virtuels (lgiciel) et les stcks physiques : au niveau des quantités, des numérs identifiants et des numérs de lt. Vir si les prduits snt à leur place, au niveau des znes de stckage respectives. S assurer au préalable que les articles snt bien rangés et facilement identifiables par les étiquettes cde barres. Le lcal de stckage dit être prpre, rganisé, fermé, des articles à prtée de main, pas d articles psés au sl. 36

37 Imprimer ensuite, à partir du lgiciel PROSTOCK, la liste des articles en stck par furnisseur et par zne de stckage. Cette liste cmprte : la lcalisatin de l article, la référence, le nm de l article, la quantité d articles en stck. Faire minutieusement le cmptage physique des articles Faire le recmptage des références ayant présenté des écarts significatifs (s il y en a eu) avant validatin des quantités cmptées. En cnclusin, il cnvient de rechercher les raisns des écarts cnstatés (s il y en a eu), et de prpser des slutins adaptées au prblème pur éviter un renuvellement de la situatin. Une bnne gestin d inventaire va permettre d abutir à la crrespndance des dnnées physiques : nmenclature, référence, identifiant, quantité ; aux dnnées virtuelles du lgiciel Faire la restitutin des dnnées de l inventaire La restitutin de l inventaire des stcks est la dernière étape de ntre apprche méthdlgique en vue de l ptimisatin du prcessus de gestin des stcks. Elle cnsiste à : Infrmer l entreprise sur les résultats de l inventaire des stcks Remettre à l entreprise les dnnées de l inventaire en vue de sn explitatin dans le but d une améliratin cntinue Plan de décisin pur une améliratin cntinue Pur le suivi et l améliratin cntinue des activités du stck, un util de suivi a été cnçu (ANNEXE 12 : Fiche de suivi des stcks), imprimable à partir du fichier wrd. L util sert à : Pinter qutidiennement les quantités de prduits en stck. Cmparer les quantités truvées aux quantités virtuelles inscrites sur PROSTOCK Crriger les écarts Faire l inventaire des stcks chaque fin de mis Pur réussir ttalement cette méthdlgie, le persnnel a été sensibilisé à «déstcker» sur le lgiciel PROSTOCK chaque fis qu il srt un prduit du stck (ANNEXE 8 : Prcédure de déstckage) Cnclusin pur cette apprche méthdlgique : Optimiser le prcessus de gestin des stcks, c est : -Dispser de stck à tut mment, -Minimiser le cût du stck. Pur ce faire, il faut : -Paramétrer les rubriques du lgiciel PROSTOCK nécessaires pur mener à bien la méthde. 37

38 -Suivre la gestin du stck à partir du lgiciel -Rattacher des indicateurs à chaque prduit suivi en stck -Passer une nuvelle cmmande lrsque le stck minimum est atteint et ne pas faire de sur-stckage -Maitriser les cûts relatifs au stck -Savir déterminer la quantité à cmmander -Avir une cncrdance des dnnées entre le stck virtuel (lgiciel) et le stck physique. -Travailler avec la cmmande livrée jusqu au seuil minimum, puis passer une nuvelle cmmande. -Faire des inventaires péridiques et faire la restitutin des dnnées des inventaires 3.4. Elabratin d une méthde pur l ptimisatin du prcessus d évaluatin des furnisseurs (ANNEXE 10 : Prcédure d évaluatin des furnisseurs) L bjectif de l évaluatin des furnisseurs est d avir un nmbre limité de furnisseurs, sûrs, dignes de cnfiance et perfrmants. Il faut distinguer deux niveaux d évaluatins : -L Evaluatin Préliminaire des Furnisseurs (EPF) -L évaluatin des furnisseurs ptentiels Purqui une évaluatin préliminaire des furnisseurs? L EPF permet de retenir les furnisseurs qui crrespndent aux attentes de l entreprise dnneur d rdre. En effet, chaque entreprise a ses besins prpres et sa prpre plitique, et le chix d un furnisseur s inspire frtement de ces besins. Par exemple, si l n attend d un furnisseur qu il sit innvant, l accent sera mis sur ce pint. (ANNEXE 11 : EPF de l entreprise LABO TEAM) Après avir clarifié ses exigences prduits/prestatins et le niveau de qualité attendu, l entreprise établit un tri préliminaire des furnisseurs ptentiels Qui snt les furnisseurs ptentiels? Ce snt les furnisseurs qui nt été retenus par l entreprise dnneur d rdre après l EPF. Il s agit de sciétés qui satisfnt le besin du labratire LABO TEAM (client) en lui livrant des réactifs, des cntrôles, des calibrateurs, des matériels de prélèvement, pur que le labratire puisse s en servir pur réaliser ses activités d analyses. La relatin client furnisseur est un cncept qui met en évidence que pur satisfaire les deux parties, il faut s entendre sur un échange (cntrat) le plus clair pssible. Chaque furnisseur est représenté par : sn nm, sn cde, sn adresse, un représentant des cmmandes (nm et cntacts), un représentant technic cmmercial (nm et cntacts). 38

39 L évaluatin des furnisseurs Le prcessus d évaluatin des furnisseurs permet à l entreprise de ne travailler qu avec des furnisseurs perfrmants capables de livrer des prduits cnfrmes aux attentes définies dans le délai cnvenu et ce, au juste prix [14]. La livraisn des prduits cnfrmes aux attentes permet de faire de bns diagnstics bilgiques par le labratire et dnc favrise un bn suivi thérapeutique et une bnne prise en charge des patients. C est purqui, garantir la qualité des livraisns nécessite de travailler de manière structurée, sur une évaluatin bjective des furnisseurs, qui va cnduire à une sélectin des meilleurs furnisseurs dans une lgique << qualité-cût-délai>> [9] Critères : Ntre première démarche fut de recenser tus les critères d évaluatin des furnisseurs qui semblaient pertinents : Qualité du prduit Délai de livraisn Plitique de garantie Respect du prix Existence d une gamme de prduits Stck dispnible Cnfrmité du prduit Respect de la quantité Cnstance de la qualité Réclamatins nn traitées Frmatins prpsées Cmpétence technique situatin financière du furnisseur Système de cmmunicatin Service après vente Perfrmance passée Dispnibilité des cmmerciaux Ancienneté de relatin Relatins sciales Vlume d achat dans le passé Lcalisatin gégraphique Critères retenus Dix critères principaux de la liste nt été chisis, classés par rdre d imprtance. Enfin, quatre critères de perfrmance nt été retenus à savir : Qualité du prduit/ matériel à la livraisn Respect du prix, Respect des délais de livraisn, 39

40 Réclamatins nn traitées Service après vente. Ces critères nt été retenus à cause de leurs pertinences, en accrd avec l entreprise LABO TEAM. En effet, la qualité du prduit, le respect des prix et des délais de livraisn, les réclamatins nn traitées, le service après vente peuvent avir un impact nn négligeable sur la réalisatin des analyses du labratire. Ce snt les premières surces de dnnées factuelles utilisables dans l évaluatin des furnisseurs Réalisatin de l évaluatin : L évaluatin cncerne tus les furnisseurs ptentiels retenus qui nt passé le cap de l EPF et qui travaillent régulièrement avec le labratire LABO TEAM. Elle se passe en 5 étapes : Le cntrat L util de suivi et de cllecte d anmalies Traitement des dnnées de l util de suivi Restitutin du traitement des dnnées Prises de décisin Première étape : le cntrat La première étape de l évaluatin d un furnisseur cnsiste à frmaliser dans un dcument (cntrat), les exigences de l entreprise. Le furnisseur ne peut ignrer le cntenu du dcument, cnsidéré cmme la base réglementaire. Cette psitin est déterminante dans le succès des relatins entre le furnisseur et le labratire.elle permet de : Décrire de façn exhaustive et détaillée tutes les exigences de l entreprise et les attentes du furnisseur Assurer la bnne cmpréhensin entre le furnisseur et l entreprise Préciser le rôle de chacun En claire, la relatin entre l entreprise et sn furnisseur dit repser sur une base réglementaire susceptible de garantir le bn dérulement des différentes pératins cmmerciales entre les deux parties. Le furnisseur est tenu de respecter le cntenu du cntrat. Les écarts cnstatés vnt crrespndre au nn respect des clauses du cntrat et sernt transcrits sur l util de suivi et de cllecte d anmalies. Deuxième étape : L util de suivi et de cllecte d anmalies (Figure 17) L util de suivi et de cllecte d anmalies permet de suivre le furnisseur. Chaque furnisseur a sa fiche. Cette fiche cmprend : Le nm, l adresse, le téléphne et le fax du furnisseur Les différentes dates auxquelles les cmmandes nt été livrées 40

41 Les anmalies cnstatées au cntrôle à la réceptin Les réclamatins auprès du furnisseur En résumé : L util de suivi et de cllecte des anmalies cnçu sus frme de tableau Wrd permet d enregistrer : chaque date de livraisn, tute anmalie cnstatées et tus les manquements aux clauses du cntrat et seln les critères retenus : Respect du délai, Qualité du matériel à la livraisn, Réclamatin nn traitées, Respect du prix, Service après vente. Il s agit encre, et surtut, de faire respecter les engagements des furnisseurs. Cet util est intégrable dans un frmulaire Gesqualweb (Lgiciel de Gestin de la Qualité) accessible au persnnel. Fiche de suivi et de cllecte d anmalies Nm du furnisseur : .. Adresse Téléphne.Fax : Date de livraisn Anmalies cnstatées (nn cnfrmités) Appréciatins / Réclamatins Figure 17 : Fiche de suivi et de cllecte d anmalies [15] Trisième étape : A- Le Traitement des dnnées de la fiche de suivi (ANNEXE 13) Dans le traitement des dnnées, il s agit de réaliser des calculs mensuels, puis annuels en: Définissant le nmbre de cmmandes livrées pur chaque furnisseur Définissant le nmbre de livraisns nn cnfrmes pur chaque furnisseur Et en partant des critères d évaluatin que snt : Le Respect des délais de livraisn, La Qualité du matériel à la livraisn, Les Réclamatins nn traitées, Le Respect des prix, Le service après vente 41

42 B -La nte attribuée à chaque critère (Figure 18) Chaque critère bénéficie d une ntatin : 4, 3,2 et 1 4 : Résultats Cnfrmes aux attentes 3 : Résultats Acceptables (puvant s amélirer) 2 : Résultats Insatisfaisants avec des défaillances ntables 1 : Résultats Inacceptables (trp de défaillances) C- La nte attribuée à chaque furnisseur: (Figure 18) La nte btenue par chaque furnisseur définit un classement en catégrie : A, B, C u D A : Niveau tres satisfaisant (Nte supérieure u égale à 16 sur 20) B : Niveau satisfaisant (Nte cmprise entre 12 et 16) C : Niveau Passable (Nte cmprise entre 10 et 12) D : Niveau Insuffisant (Nte inférieure à 10) Chaque furnisseur nté devra recevir un currier l infrmant de la nte btenue. D- La fiche d évaluatin du furnisseur : (Figure 18) Cette fiche présente l ensemble des ntes attribuées à chaque critère et la nte finale. Date :.. Evalué par :.. Evaluatin N :. Fnctin :... Furnisseur Nm : Adresse :... Type de prduit.. Fax Téléphne Evaluatin Respect des délais de livraisn Qualité des prduits à la livraisn Respect du prix Réclamatins nn traitées SAV TOTAL Figure 18 : Fiche d évaluatin du furnisseur [15] 42

43 Quatrième étape : Restitutin du traitement des dnnées La restitutin du traitement des dnnées est l avant dernière étape de ntre apprche méthdlgique en vue de l ptimisatin d évaluatin des furnisseurs. Elle cnsiste à : Infrmer l entreprise des résultats du traitement des dnnées de l util de suivi furnisseur et des ntes btenues par le furnisseur Remettre à l entreprise les résultats du traitement des dnnées du furnisseur en vue de prendre cnnaissance de la perfrmance de chaque furnisseur. Suivre annuellement les perfrmances de chaque furnisseur. Cinquième étape : prises de décisin. Cette étape de décisin appartient aux bilgistes crespnsables du labratire. Ils décident de la recnduite u pas du référencement du furnisseur, face aux résultats du traitement des dnnées de la fiche de suivi du furnisseur et de la nte attribuée au furnisseur. Cnclusin pur cette apprche méthdlgique : Optimiser le prcessus d évaluatin des furnisseurs cnsiste à élabrer une méthde dnt l applicatin va permettre de : -Retenir des furnisseurs perfrmants avec qui travailler -Minimiser le cût de l évaluatin, Pur ce faire, il a fallu : - Faire d abrd l étude de l existant -Elabrer ensuite un questinnaire d évaluatin préliminaire des furnisseurs pur retenir les furnisseurs ptentiels -Evaluer péridiquement ses furnisseurs retenus et garder les plus perfrmants, -Eviter des frais supplémentaires pur évaluer ses furnisseurs : L EPF, le cntrat, l util de suivi et de cllecte d anmalies, puis la fiche de traitement des dnnées purraient suffire pur réaliser cette activité d évaluatin. 43

44 4. MISE EN ŒUVRE DES OUTILS ET APPORT POUR L ENTREPRISE LABO TEAM 4.1 Résultats du prjet : ptimisatin du prcessus de gestin des stcks Ci-dessus, les résultats btenus : Stcks dispnibles à tut mment Traçabilité de tut prduit srti de stck Demandes d analyses satisfaites à 100% Pénurie et date de péremptin maitrisées pur les différents prduits Stcks : Minimum et Alertes, cntrôlés. Prcédure de Gestin des stcks dispnible et applicable. Identificatin et paramétrage des différentes znes de stckage effectués Maitrise des stcks et de leurs cûts. 4.2 Résultats du prjet : ptimisatin du prcessus d évaluatin des furnisseurs Ci-dessus, les résultats btenus : Outil d EPF ; Evaluatin Préliminaire des Furnisseurs, dispnible et applicable. Outil d évaluatin des Furnisseurs seln les critères : Respect des délais de livraisn, Qualité du matériel à la livraisn, Réclamatins nn traitées, Respect du prix, SAV ; dispnible et applicable. Maitrise des Nn-cnfrmités Furnisseur. Prcédure d évaluatin des furnisseurs, dispnible et applicable. Liste des furnisseurs revue, crrigée et maitrisée. CONCLUSION ET PERSPECTIVES DU PROJET Partant des enjeux assciés à une bnne gestin des stcks et d évaluatin des furnisseurs, l entreprise LABO TEAM a su démntrer, grâce aux travaux réalisés lrs de ce stage, sn intérêt pur une démarche d améliratin cntinue des prcessus de gestin des stcks et d évaluatin des furnisseurs. Le stage a permis de mettre en évidence la nécessité pur l entreprise LABO TEAM, et tute autre entreprise suhaitant amélirer sa gestin des stcks et l évaluatin de ses furnisseurs, de s attacher à prmuvir la culture qualité par une mise en place des méthdes et des prcédures, par leurs applicatins effectives et par un travail de fnd sur les bnnes pratiques. Ces bnnes pratiques nt permis de : -Cmprendre et de clarifier la prblématique du prjet, -Faire un état des lieux afin d avir du recul sur la situatin, -Suivre la gestin du stck à partir du lgiciel, -Rattacher des indicateurs à chaque prduit suivi en stck -Déterminer la quantité à cmmander 44

45 -Identifier les znes de stckage et les emplacements des articles -Définir le classement des articles afin d rganiser le stck -Editer l étiquetage cde barres de tus les articles gérés en stck -Faire des inventaires et le suivi qutidien des stcks -Faire l évaluatin des furnisseurs à partir de bases bjectives. L avenir sera turné vers la cntinuité du travail, l bjectif du travail réalisé étant de rendre les activités de gestin des stcks et d évaluatin des furnisseurs pérennes. Pur autant, afin de cnserver une efficience maximum et rester dans la bnne dynamique de gestin des stcks et d évaluatin permanente des furnisseurs, il faudra : - Dispser réellement du persnnel pur les activités du stck -Maintenir un respnsable des stcks dnt le rôle et les activités sernt clairement définis par la directin de l entreprise. -Nmmer un suppléant au respnsable stck -Permettre que des activités spntanées des stcks telles que : transprt des prduits en zne de stckage prvisire, déballage, cllage d étiquettes cde barre sur les articles, classement en znes de stckage ; sient réalisées par une équipe de deux persnnes pur être encre plus efficace. - Etendre l évaluatin aux sus traitants du labratire Le labratire devra amélirer en cntinu l efficacité du système de management de la qualité, y cmpris les prcessus de gestin des stcks et d évaluatin des furnisseurs, au myen de revues effectuées par la directin pur cmparer sa perfrmance dans les activités d évaluatin, actins crrectives et actins préventives avec ses intentins cmme indiqué dans la plitique qualité et bjectifs qualité. 45

46 BIBLIOGRAPHIE [1] : Dictinnaire des sciences de l ingénieur : cnceptin, prductin, gestin, maintenance, 2 ème éditin, Mai 2000, (414p.) [2] : Dictinnaire médical : Le dic médical Avril 2012, cnsultable sur : site cnsulté le 04/04/2013 [3] : Immun-hématlgie Erythrcytaire, <<Généralité >>, 14/08/ 2011, cnsultable sur : site cnsulté le 05/05/2013 [4] : Li N du 21 Juillet 2009 prtant refrme de l hôpital et relative aux patients, à la santé et aux territires, site cnsulté le 30/04/2013 [5] : Prjet de li ratifiant l rdnnance N du 13 Janvier 2010 relative à la bilgie médicale, cnsultable sur : site cnsulté le 01/05/2013 [6] : NF EN ISO Labratire de Bilgie Médicale Exigences particulières cncernant la qualité et la cmpétence, Assciatin Française de Nrmalisatin (AFNOR), Editin [7] : Gestin des stcks, cabinet de cnseil spécialisé en lgistique, 26 avril 2013, site cnsulté le 03/05/2013 [8] : Gestin des stcks : la gestin sur seuil, janvier 2003, cnsultable sur : site cnsulté le 25/05/2013 [9] : La bite à utils du Respnsable Qualité, 2ème éditin, Janvier 2009, (190p.) [10] : Arrêté du 12 Octbre 2012 définissant les cnditins justificatives d entrée d un LBM dans une démarche d accréditatin, dispnible sur : page cnsulté le 13/06/2013. [11] : MINI Dictinnaire Hachette, éditin 01, juin 2012, (825p.) [12]: Gilles Lasnier, Gestin des apprvisinnements et des stcks dans la chaine lgistique, éditin Lavisier, 16/10/2004, (297p.) [13] : Définitins et principes généraux relatifs à la bilgie médicale, cnsultable sur le site santé du ministère des affaires sciales et de la santé : cnsulté le 08/07/2013. [14] : Evaluatin des furnisseurs, Article extrait des guides en lgistique du cabinet de cnseil en lgistique GCL, cnsultable sur : 46

47 cnsulté le 08/07/2013. [15] :, ptimisatin des prcessus de gestin des stcks et d évaluatin des furnisseurs, Mastère spécialisé NQCE, UTC,

48 ANNEXES TABLE DES ANNEXES ANNEXE 1 : Etat des lieux ANNEXE 2 : A - Phts de rangement des stcks en début de prjet B- Phts de rangement des stcks en fin de prjet. ANNEXE3 : Prpsitin de plan d actins ANNEXE 4 : Prcédure de gestin des livraisns ANNEXE 5 : Prcédure de réalisatin d une nuvelle cmmande ANNEXE 6 : Prcédure d enregistrement d une nuvelle livraisn ANNEXE 7 : Prcédure d éditin d étiquettes cde barres d un article déjà enregistré ANNEXE 8 : Prcédure de déstckage ANNEXE 9 : Prcédure de gestin des stcks ANNEXE 10 : Prcédure d évaluatin des furnisseurs ANNEXE 11 : Questinnaire : Evaluatin préliminaire des Furnisseurs ANNEXE 12 : Fiche de suivi des stcks ANNEXE 13 : Fiche de traitement des dnnées de suivi Furnisseur 48

49 ANNEXE 1 : Etat des lieux (Questinnaire pur Evaluatin de l état des lieux : LABO TEAM) QUESTIONNAIRE ETAT DES LIEUX Q R Cmpi Thurtte Margny Liancurt Muy Clermnt Cuise ègne Utilisatin du lgiciel PROSTOCK Dcuments utilisés par défaut du lgiciel Désignatin d un respnsable de stck Frmatin et sensibilisatin du persnnel à la gestin du stck Maitrise de la réalisatin des inventaires Cnnaissance sur l évaluatin des furnisseurs Cncrdance entre les znes de stckage : lgiciel et physique Types de stcks Etat de rangement physique des stcks Estimatin de la quantité de stcks qui arrivent en péremptin Les améliratins suhaitées 49

50 ANNEXE 2 : A- Phts de rangement physique des stcks en début de prjet Pht 1 : -cartns rangés à même le sl -Cartn uvert -Etagère nn identifié Pht 2 : cartns rangés à même le sl Pht 3: -Cartns rangés à même le sl, nn identifiés Pht 4 : -cartns vides nn évacués -Cartns rangés à même le sl -Cartns uverts -Etagères nn identifiées Pht 5 : Rangement nn identifié Pht 7 : -cartns rangés à même le sl -Étagères nn identifiées Pht 6 : Rangement nn identifié 50

51 ANNEXE 2 : B Phts : Rangement des stcks en fin de prjet Furnisseur : sarstedt Furnisseur : Rche Furnisseur : Rche Furnisseur : Stag 51

52 ANNEXE 3 : Prpsitin de plan d actins Site Plan d actins Persnne cncernée Désigner un respnsable pur la Respnsable du site gestin des stcks, frmaliser ses missins et activités Etablir le stck minimum pur Stagiaire Q chaque prduit géré en stck Identifier tus les cmpartiments Stagiaire Q des étagères en fnctin des prduits à ranger Ranger tus les matériels psés Stagiaire Q par terre Cmpiègne Thurtte Margny Liancurt Acheter deux étagères supplémentaires : raynnage milurd, Hauteur=145cm ; prfndeur=44cm, lngueur=140cm Identifier les cntenus en termes de stck des réfrigérateurs Faire faire une frmatin sur la gestin du stck au persnnel à partir du lgiciel Prstck Faire faire une frmatin sur la gestin des stcks au persnnel à partir du lgiciel prstck Acheter une étagère supplémentaire pur la zne de stckage Identifier les cntenus des réfrigérateurs,en termes de stck Faire une frmatin sur la gestin des stcks au persnnel à partir de Prstck Identifier les cntenus des réfrigérateurs, en termes de stck Mettre en place le lgiciel Prstck Faire faire une frmatin sur la gestin des stcks au persnnel à partir de prstck Acheter des étagères supplémentaires pur la cave Ranger le matériel qui est psé par terre (salle technique, cave) Respnsable site Stagiaire Q Respnsable site Respnsable site Respnsable site Stagiaire Q Respnsable site Stagiaire Q Respnsable site Respnsable site Respnsable site Persnnel du site Muy NB. CHANGEMENT DE SITE 52

53 Clermnt Faire faire une frmatin sur la gestin des stcks au persnnel à partir de prstck Ranger le matériel psé par terre (sus sl) Ranger le stck de prduit ménager (sus sl) identifier tus les réfrigérateurs qui cntiennent des stcks Faire faire une frmatin à l utilisatin du lgiciel Prstck au persnnel Respnsable site Persnnel du site Persnnel de ménage Persnnel du site Respnsable du site Enlever tut le matériel psé à même le sl au niveau de la cave Persnnel du site Cuise Aménager les équipements de la petite salle de prélèvement pur en faire une salle adéquate de prélèvement. Vestiaire : Acheter une étagère supplémentaire: Hauteur =2m Prfndeur=40cm Lngueur =2m Persnnel du site Respnsable du site 53

54 ANNEXE 4 : Prcédure de gestin des livraisns PROCEDURE LABO TEAM GESTION DES LIVRAISONS PAGE Indice de révisin 1/ Objet du dcument : Cette prcédure a pur bjet de décrire les différentes actins à mener lrsqu une cmmande (matériel de prélèvement, réactifs, cntrôles et calibrateurs) est livrée. 2/ Dmaine d applicatin : Elle s applique à tus les sites du labratire. 3/ Respnsabilités : -Bilgistes -Service Qualité -Respnsable u Suppléant Stck (ST) 4/ Dcuments de référence : Nrme ISO / Bn de Livraisn (BL) / Bn de Cmmande (BC) 5/ Dérulement de la prcédure : Respnsabilités Actins Myens / Méthdes Secrétariat Respnsable stck u suppléant Réceptin de la livraisn Furnisseur Vérificatin de la livraisn Bn de livraisn/ Accusé de réceptin cmparaisn : BL et BC Livraisn cnfrme NON Respnsable u suppléant stck OUI Gérer la Nn-cnfrmité/infrmer téléphne/fax le furnisseur/ Gérer les litiges Respnsable u suppléant Validatin du Bn de livraisn Respnsable u ST Déplacement des prduits livrés du secrétariat à la zne transitire de stckage Manuellement et/u avec mnte-charge Respnsable u ST Enregistrement de la livraisn Lgiciel PROSTOCK/BL 54

55 Respnsable u ST Editin d étiquettes cde barres. Lgiciel/Imprimante/Planche d étiquettes v Respnsable u ST Rangement des prduits livrés et classement en znes de stckage respectives Manuellement Respnsable u ST Cllage d étiquettes cde barres sur les prduits rangés et classés. Manuellement Respnsable u ST Regrupement : Bn de cmmande, Bn de livraisn, Accusé de réceptin ; pur leur remise au service de cmptabilité. Manuellement Respnsable u ST Mise en service des prduits livrés Prduits enregistré et étiquetés 6/ Liste de diffusin : 7/Annexes : Site de Cmpiègne Site de Cuise Site de Margny lès Cmpiègne Site de Clermnt Site de Muy Site de Thurtte Site de Liancurt prcédure d enregistrement sur PROSTOCK prcédure d éditin des étiquettes à partir de PROSTOCK prcédure de déstckage à partir de PROSTOCK 8/ Cadre des signatures : Emis par : Visa : Indice de révisin Date : Date : Appruvé par : Visa : Indice de révisin Date : Date : 55

56 ANNEXE 5 : Prcédure de réalisatin d une nuvelle cmmande PROCEDURE LABO TEAM REALISATION D UNE NOUVELLE COMMANDE PAGE Indice de révisin 1/ Objet du dcument : Cette prcédure a pur bjet de décrire les différentes actins à mener lrsqu n dit passer une nuvelle cmmande au furnisseur. 2/ Dmaine d applicatin : Elle s applique à tus les sites du labratire. 3/ Respnsabilités : -Bilgistes -Service Qualité -Respnsable u Suppléant Stck(R u ST) 4/ Dcuments de référence : -Nrme ISO Liste des furnisseurs référencés -Fiche de suivi des stcks 5/ Dérulement de la prcédure : Respnsabilités Actins Myens / Méthdes Bilgiste Respnsable u ST Bilgiste/Respnsable u ST Ouvrir le lgiciel PROSTOCK. Saisir sn identifiant. Puis valider. 4 menus apparaissent hrizntalement Cliquer sur le menu : COMMANDES, puis NOUVELLE COMMANDE Lgiciel PROSTOCK Lgiciel PROSTOCK Bilgiste / R u ST Chisir le labratire crrespndant. Exemple : LABO TEAM COMPIEGNE Lgiciel 56

57 Bilgiste /R u ST Bilgiste / R u ST Chisir le furnisseur, à qui n veut passer la cmmande. Exemple : ROCHE La liste des articles et leur référence apparaissent Chisir l article suhaité. Exemple : TOXO IGG Lgiciel lgiciel Bilgiste / R u ST Prcéder ainsi pur le chix de tus les articles que nus suhaitns cmmander. Lgiciel Bilgiste /R u ST Enregistrer la cmmande : cliquer sur le 3 e icône en bas à drite Lgiciel Bilgiste / R u ST Imprimer la cmmande Lgiciel/imprimante et papier Bilgiste/ R u ST Cnfirmer le dnneur d rdre Lgiciel Bilgiste / R u ST Faxer la cmmande au furnisseur : N inscrit sur le Bn de cmmande Fax Bilgiste / R u ST Garder l riginal de la cmmande et l accusé de réceptin en attendant la livraisn Classeur 6/ Liste de diffusin : Site de Cmpiègne Site de Cuise Site de Margny Site de Clermnt Site de Thurtte Site de Liancurt Site de Muy 7/Annexes : prcédure d enregistrement sur PROSTOCK prcédure d éditin d étiquettes à partir de PROSTOCK prcédure de déstckage à partir de PROSTOCK 8/ Cadre des signatures : Emis par : Visa : Indice de révisin Date : Date : Appruvé par : Visa : Indice de révisin Date : Date : 57

58 ANNEXE 6 : Prcédure d enregistrement d une livraisn PROCEDURE LABO TEAM 1/ Objet du dcument : ENREGISTREMENT D UNE LIVRAISON PAGE : Indice de révisin : Cette prcédure a pur bjet de décrire les différentes actins à mener lrsqu n dit enregistrer une livraisn. 2/ Dmaine d applicatin : Elle s applique à tus les sites du labratire. 3/ Respnsabilités : -Bilgistes / Respnsable u Suppléant stck (R u ST) 4/ Dcuments de référence : -Nrme ISO Bn de livraisn (BL) / Bn de cmmande (BC) 5/ Dérulement de la prcédure : Respnsabilités Actins Myens / Méthdes Bilgiste/ R u ST Bilgiste/ R u ST Bilgiste / R u ST Ouvrir le lgiciel. Saisir sn identifiant puis valider. 4 menus apparaissent hrizntalement Cliquer sur le menu : COMMANDES, puis LIVRAISONS. La liste des cmmandes passées apparait Cliquer sur la cmmande passée et livrée et qui dit être enregistrée. Valider cette actin avec l icône : Valider. La liste des articles livrés apparait avec leur référence et leur quantité Lgiciel Prstck lgiciel Prstck lgiciel Prstck Bilgiste / R u ST Entrer la quantité livrée pur chaque article, puis valider en appuyant sur Entrée. lgiciel Bilgiste / R u ST Bilgiste / R u ST Remplir : date de péremptin et numér de lt de chaque article. Valider ces actins en appuyant sur : Entrée. Prcéder ainsi pur tus les articles livrés lgiciel Prst Lgiciel Prstck Bilgiste/ R u ST Enregistrer la livraisn : cliquer sur le 3 e icône en bas à drite Lgiciel Prstck 6/ Liste de diffusin : 58

59 7/Annexes : Sites de : Cmpiègne / Cuise / Margny / Clermnt / Muy / Thurtte / Liancurt prcédure de gestin des livraisns prcédure d éditin des étiquettes à partir de PROSTOCK prcédure de déstckage à partir de PROSTOCK 8/ Cadre des signatures : Emis par : Visa : Indice de révisin Date : Date : Appruvé par : Visa : Indice de révisin Date : Date : 59

60 ANNEXE 7 : Prcédure d éditin d étiquettes cde barres PROCEDURE LABO TEAM EDITION D ETIQUETTES CODE BARRES D UN ARTICLE PAGE Indice de révisin 1/ Objet du dcument : Cette prcédure a pur bjet de décrire les différentes actins à mener lrsqu n dit faire l éditin d étiquettes cde barres d un article déjà enregistré. 2/ Dmaine d applicatin : Elle s applique à tus les sites du labratire. 3/ Respnsabilités : -Bilgistes -Respnsable u Suppléant Stck (R u ST) 4/ Dcuments de référence : -Nrme ISO Bn de cmmande (BC)/Bn de livraisn (BL) 5/ Dérulement de la prcédure : Respnsabilités Actins Myens / Méthdes Bilgiste / R u ST Bilgiste / R u ST Ouvrir le lgiciel PROSTOCK. Saisir sn identifiant. Puis valider. 4menus apparaissent hrizntalement Cliquer sur le menu : STOCK, puis ETAT DU STOCK Lgiciel PROSTOCK Lgiciel PROSTOCK Bilgiste / R u ST Chisir le labratire crrespndant. Exemple : LABO TEAM COMPIEGNE Lgiciel PROSTOCK Bilgiste/R u ST Bilgiste / R u ST Chisir le furnisseur. Exemple : ROCHE. Valider le chix. Cliquer ensuite sur : l article dnt n veut éditer les étiquettes Les détails cncernant l article s affichent en bas. Lgiciel Prstc k lgiciel Prstck Bilgiste/ R u ST Bilgiste/ R u ST Cliquer sur l identifiant de l article dnt n veut éditer l étiquette.puis sur : imprimer Lgiciel Lgiciel Chisir l imprimante. Puis le numér d étiquette dispnible sur la planche vierge (Exemple : 1) 60

61 Bilgiste / R u ST Lgiciel Bilgiste/ R u ST Bilgiste/ R u ST Bien placer la planche étiquettes vierges au niveau de l imprimante Cliquer sur l icône : valider, u faire F1 pur lancer l impressin Imprimante+planche d Étiquettes vierges Lgiciel Prstck 6/ Liste de diffusin : 7/Annexes : Site de Cmpiègne Site de Cuise Site de Margny Site de Clermnt Site de Muy Site de Thurtte Site de Liancurt prcédure d enregistrement sur PROSTOCK prcédure d éditin d étiquettes cde barres à partir de PROSTOCK prcédure de déstckage à partir de PROSTOCK 8/ Cadre des signatures : Emis par : Visa : Indice de révisin Date : Date : Appruvé par : Visa : Indice de révisin Date : Date : 61

62 ANNEXE 8 : Prcédure de déstckage PROCEDURE LABO TEAM DESTOCKAGE PAGE Indice de révisin 1/ Objet du dcument : Cette prcédure a pur bjet de décrire les différentes actins à mener lrsqu n dit déstcker un prduit : réactif, cntrôle, calibrateur u matériel de prélèvement sur le lgiciel PROSTOCK. 2/ Dmaine d applicatin : Elle s applique à tus les sites du labratire. 3/ Respnsabilités : -Bilgistes / Respnsable u Suppléant Stck (R u ST) 4/ Dcuments de référence : -Nrme ISO / Fiche de suivi des stcks 5/ Dérulement de la prcédure : Respnsabilités Actins Myens / Méthdes Persnnel LABO Ouvrir le lgiciel PROSTOCK. 4 menus apparaissent hrizntalement Lgiciel PROSTOCK Persnnel LABO Cliquer sur le menu : STOCK, puis : SORTIES POUR CONSOMMATION Lgiciel PROSTOCK Persnnel LABO Chisir le labratire crrespndant. Exemple : LABO TEAM COMPIEGNE. Valider le chix. Lgiciel PROSTOCK Persnnel LABO Un cadre apparait avec l emplacement du numér identifiant Scanner l étiquette à déstcker avec la duchette de cde barres u à défaut écrire le numér identifiant du prduit à déstcker précédé du signe $. Puis valider. lgiciel+ Duchette + cde barres Bilgiste/ R u ST Cliquer ensuite sur l icône : Quitter la fenêtre, en bas à drite. Lgiciel Bilgiste/R u ST Valider avec l icône : valider, en bas à gauche. Lgiciel 62

63 6/ Liste de diffusin : Site de Cmpiègne Site de Cuise Site de Margny Site de Clermnt Site de Muy Site de Thurtte Site de Liancurt 7/Annexes : prcédure d enregistrement sur PROSTOCK prcédure d éditin des étiquettes à partir de PROSTOCK prcédure de gestin des livraisns 8/ Cadre des signatures : Emis par : Visa : Indice de révisin Date : Date : Appruvé par : Visa : Indice de révisin Date : Date : 63

64 ANNEXE 9 : Prcédure de gestin des stcks PROCEDURE LABO TEAM GESTION DES STOCKS PAGE ENTREES / SORTIES STOCK Indice de révisin 1/ Objet du dcument : Cette prcédure a pur bjet de décrire les différentes actins à mener pur les << Entrées/Srties stcks >>, c'est-à-dire de la livraisn de la cmmande jusqu à sn utilisatin (cnsmmatin) pur les activités du labratire. 2/ Dmaine d applicatin : Elle s applique à tus les sites du labratire. 3/ Respnsabilités : -Bilgistes -Respnsable u Suppléant Stck ( R u ST ) 4/ Dcuments de référence : -Nrme ISO Liste des furnisseurs référencés -Fiche de suivi des stcks Bn de Livraisn (BL) Bn de Cmmande (BC) 5/ Dérulement de la prcédure : Respnsabilités Actins Myens / Méthdes Prcessus entrées Furnisseur Livraisn Prduits Prduits livrés+bl Secrétariat Réceptin de la livraisn Furnisseur BL+Accusé de réceptin R u ST Vérificatin de la livraisn BL/ BC/Prduits livrés Livraisn cnfrme au BC NON 64

65 Gérer la Nn-cnfrmité R u ST OUI Infrmer le furnisseur Gérer les litiges téléphne/fax R u ST Validatin du Bn de livraisn R u ST R u ST Déplacement des prduits livrés du secrétariat à la zne transitire de stckage Enregistrement de la livraisn Référence et signature Manuellement et/u mnte-charge BL + Lgiciel R u ST Editin d étiquettes cde barres Lgiciel +imprimante+ Planche d étiquettes R u ST Rangement des prduits livrés et leur classement dans le stck Manuellement R u ST R u ST Cllage des étiquettes cde barres sur les prduits rangés et classés. Mise en service des prduits livrés Manuellement Prduits enregistrés et étiquetés Persnnel du labratire Prcessus srties Srtie Prduit de stck Manuellement Persnnel du labratire Déstckage Prduit Lgiciel+duchette+étiquette Persnnel du labratire Utilisatin du prduit pur activités du labratire (cnsmmatin) Autmate/Manuellement Bilgiste / R u ST Furnisseur Réalisatin Nuvelle cmmande Livraisn Prduits Lgiciel+imprimante+fax Prduits livrés + BL 6/ Liste de diffusin : Site de Cmpiègne Site de Cuise Site de Margny Site de Clermnt Site de Muy 65

66 7/Annexes : Site de Thurtte Site de Liancurt prcédure d enregistrement sur PROSTOCK prcédure d éditin des étiquettes à partir de PROSTOCK prcédure de déstckage à partir de PROSTOCK 8/ Cadre des signatures : Emis par : Visa : Indice de révisin Date : Date : Appruvé par : Visa : Indice de révisin Date : Date : 66

67 ANNEXE 10 : Prcédure d évaluatin des furnisseurs LABO TEAM EVALUATION DES FOURNISSEURS PROCEDURE PAGE Indice de révisin 1/ Objet du dcument : Cette prcédure a pur bjet de décrire les différentes actins permettant de suivre les furnisseurs et de les évaluer. 2/ Dmaine d applicatin : Elle s applique à tus les sites du labratire. 3/ Respnsabilités : -Bilgistes -Respnsable u Suppléant Stck ( R u ST ) 4/ Dcuments de référence : -Nrme ISO Liste des furnisseurs référencés / Evaluatin Préliminaire des Furnisseurs (EPF) - cntrat /Fiche de suivi des stcks / Fiche de suivi Furnisseurs - Bns de livraisns (BL ) /Bns de cmmandes( BC) 5/ Dérulement de la prcédure : Respnsabilités Actins Myens / Méthdes Directin/ RAQ Réaliser une EPF : Evaluatin Préliminaire des Furnisseurs Questinnaire EPF Directin/ RAQ EPF : Satisfaisante Furnisseur retenu EPF : Nn Satisfaisante Furnisseur rejeté Résultats EPF Directin/RAQ/Furnisseur Frmaliser dans un cntrat avec le furnisseur, les exigences du labratire cntrat R u ST Utiliser l util de suivi des livraisns et de cllectes d anmalies Furnisseur cnçu à cet effet, pur suivre chaque furnisseur PC+imprimante+papier 67

68 R u ST Enregistrer sur cet util de suivi : chaque date de livraisn, tute anmalie cnstatée et tus les manquements aux clauses du cntrat et seln les critères retenus : Respect des délais, Qualité du matériel à la livraisn, Réclamatins nn traitées, Respect du prix, SAV Outil de suivi R u ST Traiter mensuellement, puis annuellement les dnnées de l util en : définissant le nmbre de cmmandes livrées, le nmbre de livraisns nn cnfrmes et en quantifiant tus les manquements aux clauses du cntrat. Outil de suivi R u ST Attribuer une nte à chaque critère : de 1 à 4 1=Résultats Inacceptables (Trp de défaillances) ; 2= Résultats Insatisfaisants (Défaillances ntables 3=Résultats Acceptables ( Puvant s amélirer ) 4= Résultats Cnfrmes aux attentes Fiche d évaluatin furnisseur R u ST Attribuer une nte à chaque furnisseur : classement en catégries A, B, C, D A=Niveau très satisfaisant (nte supérieure à 16 sur 20) B=Niveau satisfaisant (nte cmprise entre 12 et 16) C=Niveau Passable (nte cmprise entre 10 et 12 ) D=Niveau Insuffisant ( nte inférieure à 10 ) Fiche d évaluatin Furnisseur R u ST Infrmer l entreprise des résultats du traitement des dnnées Suivi Réunin / Furnisseur Nte d infrmatin Directin Décider de la recnduite u nn du référencement du furnisseur. Nte de service 6/ Liste de diffusin : 7/Annexes : Site de Cmpiègne /Site de Cuise/Site de Margny/ Site de Clermnt Site de Muy/ Site de Thurtte /Site de Liancurt prcédure d enregistrement sur PROSTOCK prcédure de gestin des stcks Prcédure de gestin des livraisns 8/ Cadre des signatures : Emis par : Visa : Indice de révisin Date : Date : Appruvé par : Visa : Indice de révisin Date : Date : 68

69 69

70 ANNEXE 11 : Evaluatin Préliminaire des Furnisseurs SELARL LABO TEAM QUESTIONNAIRE POUR EVALUATION PRELIMINAIRE DES FOURNISSEURS (EPF) Le questinnaire a été rempli le :.. Par :. Nm : Fnctin : Furnisseur : 70

71 Identificatin du furnisseur Raisn sciale : Statut juridique : Adresse : Cde APE : N Registre du cmmerce : N d'agrément rganisme de frmatin : Date de créatin : Effectif de l'entreprise : Appartenance à un grupe : Cntacts : Nm Fnctin Téléphne Mail Identificatin des activités Principaux secteurs d'activités : Dispnibilité Péride de fermeture : Assurance Qualité Accréditatin COFRAC Certificatin Champ d'applicatin (prestatins cuvertes et sites cncernés) : Date limite de validité du certificat : 71

72 EGP : En Grande Partie, P : Partiellement, NA : Nn Applicable Dispsitins Qualité (À remplir uniquement si furnisseur nn accrédité u certifié) Respnsable Qualité Oui Nn Nm : Plitique et bjectifs qualité Oui Nn EGP P NA Manuel Qualité Oui Nn EGP P NA Gestin des dcuments qualité Oui Nn EGP P NA Revue du système qualité par la Directin au mins 1 fis par an Oui Nn EGP P NA Mise en œuvre d'audits qualité internes Oui Nn EGP P NA Audits qualité réalisés par des clients Oui Nn EGP P NA Prcédure Revue de cntrat Oui Nn EGP P NA Prcédure de gestin des réclamatins Oui Nn EGP P NA Plan d'étalnnage pur tus les appareils de cntrôle et d'essai Oui Nn EGP P NA Cntrôle réceptin des cmpsants Oui Nn EGP P NA Cntrôle en curs de fabricatin Oui Nn EGP P NA Cntrôle en fin de fabricatin Oui Nn EGP P NA Prcédure de gestin des prduits nn cnfrmes Oui Nn EGP P NA Système d'améliratin cntinue Oui Nn EGP P NA 72

73 Furnisseur Prduits : Réactifs / Cnsmmables Catalgue de prduits Oui Nn EGP P NA Fréquence de mise à jur Infrmatin des clients Oui Nn EGP P NA Adaptatin des réactifs sur plusieurs autmates Oui Nn EGP P NA Dcuments de cmmande préétablis Oui Nn EGP P NA Dcuments de cmmande persnnalisables Oui Nn EGP P NA Etablissement d'abnnement Oui Nn EGP P NA Présence des N de lt sur les bns de livraisn Oui Nn EGP P NA Réservatin d'un même lt pur tute une année Oui Nn EGP P NA Présence des dates de péremptin sur les bns de livraisn Oui Nn EGP P NA Dispsitins prises pur valider les durées de péremptin des prduits Dispsitins mises en œuvre pur assurer le transprt des réactifs dans le respect de leurs spécificatins (température) Délais de livraisn Cmmande nrmale : Cmmande urgente : Surcût : 73

74 Fiche technique Méthde de recnstitutin des réactifs Oui Nn EGP P NA Cnditins de cnservatin du réactif Oui Nn EGP P NA Durée de stabilité Oui Nn EGP P NA Caractéristiques de linéarité et de sensibilité Oui Nn EGP P NA Oui Nn EGP P NA Langage Diffusin Supprt Mdificatin (diffusin) Fiches de sécurité Oui Nn EGP P NA Dysfnctinnement Dispsitins mises en œuvre en cas de rupture de stck Dispsitins mises en œuvre en cas de rappel de lts Dispsitins mises en œuvre en cas de nn cnfrmités détectées lrs de la livraisn Influence du transprt à température hrs des plages requises sur la durée de cnservatin 74

75 Validatin Furniture de cffrets gratuits en vue des tests de crrélatin (répétabilité, reprductibilité, linéarité, sensibilité, ) Oui Nn EGP P NA Aide à la validatin des réactifs Oui Nn EGP P NA Aide à l'estimatin des incertitudes de mesure Oui Nn EGP P NA Aide à la validatin des incertitudes de mesure Oui Nn EGP P NA Publicatins relatives aux études d'évaluatin de la qualité des prduits (essais cmparatifs) Oui Nn EGP P NA Publicatins relatives aux curbes de sensibilité spécifique Oui Nn EGP P NA Publicatins relatives aux études d'évaluatin de la qualité des prduits seln le tube de prélèvement Oui Nn EGP P NA Publicatins relatives à la stabilité de l'analyte (délai, tube ) Oui Nn EGP P NA Type de cntrôle permettant la maîtrise de la qualité des prduits Suivi écnmique des cnsmmables/réactifs de l'année éculée 75

76 Furnisseur Autmates Livraisn Délai de livraisn Durée d'installatin Livraisn des appareils accmpagnés d'un certificat de cnfrmité aux exigences spécifiées (certificat de cnfrmité machine "usine") Livraisn des appareils accmpagnés d'un certificat d'étalnnage de ses grandeurs fndamentales (température, masse, lngueur d'nde, ) Oui Nn EGP P NA Oui Nn EGP P NA 76

77 Livraisn des lgiciels piltant les autmates, accmpagnés d'un certificat attestant la validité du lgiciel pur répndre aux exigences spécifiées Oui Nn EGP P NA Furniture d'un certificat validant l'installatin Oui Nn EGP P NA Qualificatin technique des autmates sur site à la livraisn Oui Nn EGP P NA Dcumentatin systématique des qualificatins Oui Nn EGP P NA Dispsitins mises en œuvre en cas de nn cnfrmités détectées lrs de la livraisn Frmatin Dispsitins prévues pur la frmatin du persnnel du labratire lrs de l'installatin Frmatin des utilisateurs sur site Oui Nn EGP P NA Frmatin dans les lcaux de la sciété Oui Nn EGP P NA Cntrôle des cnnaissances Oui Nn EGP P NA Attestatins de frmatin Oui Nn EGP P NA 77

78 Frmatins qualifiantes Oui Nn EGP P NA Maintenance / SAV Maintenance sur site Oui Nn EGP P NA Prtcle d'interventins SAV Oui Nn EGP P NA Dcumentatin systématique des interventins Oui Nn EGP P NA Présence de check list pur les maintenances préventives Oui Nn EGP P NA Assistance téléphnique Oui Nn EGP P NA Hraire d'uverture Cût Délai myen d'attente Lcalisatin du centre de maintenance Rédactin systématique par le SAV de rapprts lrs d'interventins par télémaintenance u téléphne Cmmunicatin systématique des rapprts d'interventins par télémaintenance u téléphne au client Cmmunicatin systématique des rapprts d'interventins sur site, au client Oui Nn EGP P NA Oui Nn EGP P NA Oui Nn EGP P NA Dispsitins prévues pur assurer la cnfidentialité lrs des interventins SAV (engagement de cnfidentialité) Lgiciel Traçabilité du lgiciel pur : 78

79 Des résultats de cntrôle de qualité interne Oui Nn EGP P NA Des résultats des calibratins Oui Nn EGP P NA La gestin des stcks et des N de lt des réactifs Oui Nn EGP P NA Dispsitins de securs prévues permettant de traiter les paramètres les plus imprtants en cas de panne Pssibilité de sauvegarder les dnnées sur un supprt externe Oui Nn EGP P NA Restauratin des dnnées sauvegardées sur un autre équipement infrmatique Système d'infrmatin aux utilisateurs sur les prblèmes, les expériences et sur les évlutins des lgiciels Oui Nn EGP P NA Oui Nn EGP P NA Dispsitins d'infrmatin des clients quant à la mise à jur des lgiciels Cmmunicatin aux clients de la nature des mdificatins Oui Nn EGP P NA Prtcle d'installatin de la mise à jur Oui Nn EGP P NA 79

80 Cntrôles effectués pur maîtriser la qualité des appareils Oui Nn EGP P NA Dispnibilité de publicatins relatives à des essais cmparatifs des appareils Oui Nn EGP P NA Service Club utilisateurs Frum BILAN ANNEE ECOULEE (Partie remplie par le LABO TEAM) Dysfnctinnements Date Descriptin 80

81 Pints frts Date Descriptin BILAN ANNEE ECOULEE (Partie remplie par le furnisseur) Dysfnctinnements Date Descriptin Pints frts Date Descriptin 81

82 CONCLUSION (Partie à remplir en présence du furnisseur et du client) Présents : NOM FONCTION 82

83 ANNEXE 12 : Fiche de suivi des stcks Fiche de suivi des stcks Furnisseur : xxxxxx Mis de : 2013 (Quantité d articles en stck) Article Date Chlestérl ttal HDL TRIGLYCERIDES APO A1 LDL CHOLESTEROL MICROALBUMINE ASAT ALAT PAL GGT BILIRUBINE T BILIRUBINE D CKMB CFAS CKMB CO2 BICARBON. UREE LIPASE AMYLASE CRP GLYCEMIE FERRITINEII ANTI-TG RUBELLA IGM ACE CA 125 CA 15-3 CA 19-9 AFP PRO BNP MAGNESIUM PSA TOTAL PSA LIBRE VITA B12 FOLATE PT CREATININE ALBUMINE MULTI PACK ISE REFERENCE EL RUBELLA IGG TOXO IGG TOXO IGM ANTI-HCV II ANTI-HAV HBS AG 83

84 ANTI-HBS ANTI-HBC ACIDE URIQUE LDH HAPTOGLOBINE PHOSPHORE FER TRANSFERRINE CK BETA 2 MICROGLO MYOGLOBINE MYOGL CTRL SET IGG IGA IGM DILUANT NACL CALCIUM (CA2) DIGOXINE PTH IGE CORTISOL TESTOSTERONE PROLACTINE TSH FTA FT3 ANTI-TPO OESTRADIOL PROGESTERONE FSH LH PRO BNP CYFRA 21-1 NSE THYROGLOBULINE TROPONINE BETA CROSS L( ctx) HIV COMBINE ACIDE VALPROIQ. BETA HCG 84

85 ANNEXE 13: Fiche Traitement des dnnées de suivi Furnisseurs Fiche Traitement des dnnées de suivi Furnisseur Nm du furnisseur : Adresse :..Téléphne.Fax : Date de réceptin livraisn Anmalies cnstatées (nn cnfrmités) Appréciatins / Réclamatins Nmbre ttal de livraisns Nmbre de livraisns nn cnfrmes Statistiques Appréciatins % Nn Respect des délais % Nn Qualité du prduit % Réclamatins nn traitées % Nn Respect du prix % SAV Nn respecté 85