REUNION DES GESTIONNAIRES DU 12 JANVIER 2015

Transcription

1 REUNION DES GESTIONNAIRES DU 12 JANVIER

2 SOMMAIRE DIVERS RAPPELS DEPENSES Les demandes de création fournisseurs Les missions Avoir & Annulation de service fait Les immobilisations Les factures étrangères Divers 2

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5 Les Missions 5

6 A renseigner OBLIGATOIREMENT Cocher les cases Montant total des nuits Rayer la mention inutile 6

7 Nombre et non MONTANT Les montants doivent être exprimés en DEVISES. e.gouv.fr/dgfip/taux_ chancellerie_change La rubrique Divers doit être précisée selon l instruction. La rubrique «F» vous permet d expliquer la mission A renseigner OBLIGATOIREMENT 7

8 Toutes les missions dont la date de retour est supérieure à 2 mois doivent être traitées. Un nouvel état sur l INTRANET sera disponible en début de mois. Pour les CAC, après 3 relances sans réponse la mission sera soldée à zéro. La rubrique forfait «E» doit OBLIGATOIREMENT être renseignée. Tous les frais demandés en remboursement doivent être renseignés en devise et non convertis. Les Autres frais doivent êtres détaillés. La rubrique «F» doit être complétée dès qu un forfait est demandé. En cas de complément de mission (erreur labo), il faut envoyer une copie de l état de frais avec les modifications apportées et contresigné par le Directeur ou son délégataire. En cas d erreur DR, on établira un certificat administratif. Pas de correcteur et de rature sur les missions envoyées en DR. 8

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10 Cas 1 : L avoir concerne la facture à régler Saisir la facture dans Geslab puis ajouter une ligne de facture. Indiquer le N de la ligne de commande. Cette ligne va alors s afficher. Vous n aurez plus qu à modifier la quantité éventuellement, le libellé (indiquer, par ex, le N de l avoir), le montant (indiquer le montant de l avoir sans oublier le signe négatif devant), puis faites OK. Vous aurez alors le message d alerte suivant «le prix est différent de celui figurant sur la commande», faites OK, puis de nouveau OK pour valider la ligne. Indiquer, dans le «facturé net HT», le montant HT de la facture moins le montant HT de l avoir. Attention : le montant de l avoir doit être inférieur ou égal au montant de la facture à régler. 10

11 Ajouter ligne 11

12 Modifier éventuellement la quantité Modifier la désignation Rappeler le n de ligne concernée Ne pas oublier de mettre le signe «-» 12

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14 SAISIE DES AVOIRS DANS GESLAB Cas 2 : L avoir concerne une facture réglée sur l exercice en cours Vous devez envoyer à votre gestionnaire en délégation : La copie de la facture initiale sur laquelle porte l avoir en indiquant le N de facture de l organisme de gestion (N de facture BFC), la date de prise en charge et la date de règlement (voir case infos dans la facture). Attention : le montant de l avoir doit être inférieur ou égal au montant de la facture à régler 14

15 SAISIE DES AVOIRS DANS GESLAB Cas 3 : L avoir concerne une facture réglée sur un exercice antérieur Envoyer l avoir à votre gestionnaire : Attention : Ne pas saisir l avoir dans Geslab. Joindre la copie de la facture initiale sur laquelle porte l avoir en indiquant le N de facture de l organisme de gestion (N de facture BFC), la date de prise en charge et la date de règlement (voir case infos). La délégation émettra un ordre de recette. 15

16 INTEGRATION D UNE FACTURE MODIFIEE A «0» Cas n 1 : Avoir en quantité ou annulation d une facture 1.- Dans Dossier/gestion courante, rechercher la commande et la dé-solder. 2.- Dans le menu «Échange avec la délégation/intégration/facture/modification». Choisir la facture dans la liste et cliquer sur «Intégrer». 3.- Cliquer ensuite sur «Ligne» puis sur «modifier» et décocher la case «cumul quantité» et cliquer sur «OK». Faire la même chose pour la ligne suivante de la facture. Les quantités sont maintenant entre parenthèses. 4.- Pour amener la facture à zéro il faut maintenant cliquer sur «Ajouter». Une ligne avec un montant négatif se créée automatiquement. Décocher la case «cumul quantité». Dans la case «désignation» notez le numéro de l avoir du fournisseur, et renseignez éventuellement le taux de TVA applicable. Cliquer sur «OK» pour valider votre saisie. Une ligne apparait maintenant avec des quantités entre parenthèses. 16

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21 Vous pouvez fermer la fenêtre «ligne facture». GESLAB retourne dans la fenêtre facture. Vous devez valider votre saisie en cliquant sur «OK» Le message suivant apparait. A la question «la délégation a soldé la commande. Confirmez-vous le solde?» Répondre : «NON». Vous pouvez ensuite fermer la fenêtre facture et ensuite fermer la fenêtre «intégrer les factures». Les services faits sont maintenant en attente de facturation ou sont à annuler. Si les services faits sont à supprimer : Aller dans gestion courante/dépenses/commande/trouver. Aller dans service fait, puis sur «service faits» - Cliquer ensuite sur «détruire». GESLAB a créé automatiquement des lignes négatives de services faits. Vous pouvez maintenant solder la commande en cochant la case «solde». 21

22 DECHARGEMENT ULTERIEUR DANS BFC Cas n 2 : Déchargement d un avoir (montant) Retour d une facture en modification dans GESLAB avec un montant à zéro. Les services faits sont facturés. La commande peut être soldée. Vous ne pouvez plus créer de facture. Si une nouvelle facture se présente : procéder à un chargement ultérieur dans BFC. Une facture arrive dans GESLAB dans le menu : Intégration /Facture/Modification» avec un montant à zéro. En cliquant sur différence, nous voyons les montants à zéro dans BFC. Il faut donc ramener les montants seulement à zéro dans GESLAB (ne pas toucher aux quantités). 22

23 Dans le menu : Intégration/Facture/Modification». Choisir la facture dans la liste et cliquer sur «Intégrer». Cliquer ensuite sur «Ligne» puis sur «Ajouter». Décocher la case «cumul quantité». Indiquer par exemple «déchargement ultérieur» dans la case «désignation». Le PU HT facturé apparait automatiquement en négatif pour le montant total de la facture. Renseignez si besoin la case taux de TVA. Cliquer sur «OK» pour valider votre saisie. Une ligne apparait maintenant avec des quantités entre parenthèses. Fermer la fenêtre lignes de facture. Cliquer sur «OK» pour valider votre saisie. Fermer ensuite la fenêtre "facture«. 23

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25 Les immobilisations 25

26 Définition : Une immobilisation est un actif : Les immobilisations - destiné à servir durablement (sup. à 1an ) matériel, logiciels, licences, mobilier etc - dont le prix unitaire est supérieur ou égal à 800 euros HT (limite fixée par le CNRS). Celui-ci comprend : - les droits de douane - les taxes non remboursables, après déduction des remises et rabais - Tout coût directement attribuable au transfert de l actif jusqu à son lieu d exploitation et à sa mise en état pour permettre son exploitation : frais de transport, de montage et d installation, les honoraires d architecte, de conseil - Les frais de formation ne sont pas dans le coût de l immobilisation. 98 % des immobilisations sont à caractère définitif, les autres dites «En cours» font l objet d un traitement particulier. 26

27 Les immobilisations «En cours» Une immobilisation en cours (IEC) signifie en cours de fabrication, non encore mis en service, pas encore en l état de fonctionner normalement. L IEC est enregistrée dans un compte spécifique ( ou ). Elle devient immobilisation définitive une fois qu elle est mise en service, date de départ des amortissements. Afin d assurer la qualité comptable de ces immobilisations, contacter OBLIGATOIREMENT : Jacques Bordessoulles afin de définir avec lui la procédure à suivre : - Choix du code famille sur NACRES - Procédures de rapprochement des différentes factures : numéro d inventaire labo UNIQUE pour toutes les factures adressées à la délégation. - La comptabilisation de l immobilisation définitive avec établissement du procès verbal d admission du matériel. 27

28 Bilan 2014 : Les immobilisations mono-ligne et mono-quantité Depuis le début de l année 2014, les commandes d équipement mono-ligne et mono-quantité saisies au sein de votre unité génèrent automatiquement la création d une fiche immobilisation dans BFC valorisée lors de la saisie du service fait. La génération automatique de cette fiche d immobilisation dans BFC vous oblige à renseigner sur le client léger : - le numéro d inventaire de l unité. - Le numéro de Brevet - Le numéro de série - La marque - Le type - La localisation Au 31/12/2014, 526 fiches ont été créées automatiquement dans Geslab client léger (Geslab WEB). Cependant, seulement 65 % de ces fiches ont été renseignées dans le client léger. Pour les 35 % restant, vous devez IMPERATIVEMENT régulariser ces fiches avant le 09/02/

29 RECOMMANDATIONS La désignation de l acquisition doit toujours être clairement identifiée sur la ligne de commande, car cette information est celle qui figurera sur la désignation du matériel de la fiche immobilisation dans le Client léger. Il est formellement interdit d y noter «selon devis» pour cela, Geslab pour permet de renseigner sur toutes les lignes de commandes un numéro de devis. 29

30 Exemple de fiche immobilisation renseignée sur le client léger Champs à renseigner 30

31 RECOMMANDATIONS Service Fait : La valorisation automatique de la fiche immobilisation s effectue avec la saisie du SF, à la date de mise en service. - Pour rappel : la date de mise en service est la date à laquelle l immobilisation est opérationnelle et en état de fonctionner selon l utilisation prévue par l entité. - Renseigner OBLIGATOIREMENT la fiche immobilisation dans le client léger après saisie de la facture dans Geslab. 31

32 RECOMMANDATIONS Pour tous les achats d immobilisations effectués par carte achat, transmettre au pôle immobilisation les copies de facture avec le numéro d inventaire renseigné et la copie du bon de commande. - Pour tout achat supérieur à ,00, vous devez OBLIGATOIREMENT envoyer le procès verbal d admission ( - Le tableau de recensement des matériels supérieurs à ,00 envoyé en début chaque année, doit impérativement être retourné au pôle immobilisation pour le 15 mai Les matériels présents sur cette liste doivent être en priorité étiquetés. Pour rappel, tous les matériels inventoriés doivent néanmoins être étiquetés, notamment en cas de contrôle de la cour des comptes. - Les procès verbaux de destruction ainsi que les demandes de transfert de matériels, doivent toujours être signés par le DIRECTEUR. 32

33 FACTURES ETRANGERES Toutes les factures en devises étrangères doivent être signées par le directeur ou son délégataire accompagnées du bon de commande signé. Sur les factures de l UE doit figurer le numéro de TVA Intra-communautaire de l établissement (FR ) et celui du fournisseur étranger. Dans le cas de facture d immobilisation, il convient de préciser exactement le type de matériel acheter. Pour toutes ces factures, il convient de joindre les coordonnées bancaires (BIC + IBAN). 33

34 FACTURATION INTERNE DIVERS La facturation interne concerne toutes les factures entre laboratoire CNRS sur des crédits CNRS. Le code division renseigné doit IMPERATIVEMENT être celui du destinataire de la recette et non la délégation (Ex : pour les inscriptions aux colloques). Les crédits reçus dans le cadre de cette facturation peuvent seront positionnés exclusivement en Ressources Propres (RP) Banalisées. Réception des factures en laboratoire Toutes les factures doivent être datées dés leur arrivée dans le laboratoire sur le RECTO. Sans tampon d arrivée, la date retenue pour le calcul du DGP sera la date de facture +2J. 34

35 Lors de la création du fournisseur dans Geslab, vous devez renseigner le numéro de division dans la rubrique identifiant. 2.- Choisir un code famille adapté. 35