b-pack changelog version (Juin 2015)

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1 b-pack changelog version (Juin 2015)

2 INTRODUCTION La solution SaaS de b-pack est en constante évolution. Pour vous informer des dernières évolutions, nouvelles fonctionnalités et nouveaux modules disponibles, l équipe b-pack vous envoie chaque trimestre les changelogs. Chaque nouvelle fonctionnalité ou nouveau module présenté dans ce changelog est classé dans l une des catégories suivantes: La catégorie Standard feature concerne tous les clients qui vont passer sur cette nouvelle version. La catégorie On existing configuration concerne les clients qui utilisent le module concerné et qui vont passer sur cette nouvelle version. La catégorie On New Configuration concerne les nouvelles fonctionnalités activables sur demande dans cette nouvelle version.

3 SOMMAIRE CORE MODULE Mise en place d un récapitulatif des tâches "à faire Autorisations utilisateurs sur les interfaces et tâches planifiées Rajout de la colonne dernier approbateur Amélioration de la page d accueil avec widgets Amélioration de la page d accueil avec des graphiques issus des rapports créés Historique des modifications apportées à un document Historique des modifications d une commande réévaluée Notion d approbation tout le niveau à la ligne MODULE EASYCART MODULE COMMANDE Ecarts de commande pour réévaluation par société de facturation MODULE FACTURATION Affichage IBAN et SWIFT sur les factures MODULE FOURNISSEUR AUTRES FONCTIONNALITES

4 CORE MODULE

5 Mise en place d un récapitulatif des tâches à faire Objectif: Cette évolution permet de programmer l envoi périodique à chaque utilisateur qui reçoit par la liste de ses tâches à faire. Chaque utilisateur peut choisir de s abonner ou non à cet . Fonctionnement: L administrateur doit au préalable activer la tâche planifiée Notification par des actions à faire. L utilisateur doit paramétrer sa fiche utilisateur pour recevoir ou non cet périodique. Selon la périodicité indiquée dans la tâche planifiée, chaque utilisateur reçoit par la liste de ses tâches A faire, correspondant au bloc A faire de sa page d accueil.

6 Autorisations utilisateurs sur les interfaces et tâches planifiées Objectif: Cette fonctionnalité permet à des utilisateurs (qui n ont pas l habilitation administrateur ) d utiliser et/ou de gérer certaines tâches planifiées et certaines interfaces. Cette fonctionnalité est notamment utile pour les comptables qui sont en charge de la génération des écritures de provisions et de leur interfaçage dans le système comptable. Fonctionnement: Sur la tâche planifiée ou l interface, un administrateur a accès à une sous table permettant de lister les utilisateurs qui doivent hériter d une autorisation exceptionnelle : L utilisateur aura accès à la tache planifiée ou à l interface à partir du menu Traitements dans le sous-menu Actions additionnelles. Ce sous-menu donne accès à la liste de tous les objets pour lesquels l utilisateur possède une autorisation exceptionnelle :

7 Rajout de la colonne dernier approbateur Objectif: Cette fonctionnalité permet à tout approbateur de voir, dans la liste des documents à approuver, la dernière personne en date ayant approuvé le document : le dernier approbateur. En cas de problème, l utilisateur connaît ainsi le nom de la personne qui a approuvé la demande en dernier pour pouvoir le contacter. Fonctionnement: Dans l écran A approuver, pour tous les types de documents (demandes, commandes, factures, budgets, contrats, fournisseurs...) la colonne dernier approbateur a été ajoutée :

8 Amélioration de la page d accueil avec widgets Objectif: Ce nouveau design de la page d accueil avec des boutons widgets cliquables apporte une meilleure visibilité sur les actions en cours et à faire. Fonctionnement : en cliquant sur l un des widgets, la liste des actions associées s affiche et vous n avez plus qu à cliquer sur l action qui vous intéresse.

9 Amélioration de la page d accueil avec des graphiques issus des rapports créés Objectif: Si le module rapport est activé dans votre application: Tout utilisateur avec l habilitation générateur de rapports et ayant créé un graphique à partir d un rapport peut décider de mettre le graphique en avant sur sa page d accueil. Dès lors, toutes les personnes ayant accès à ce rapport, verront également celui-ci s afficher sur leur page d accueil.

10 Historique des modifications apportées à un document Objectif: Cette fonctionnalité permet à tout utilisateur d identifier les modifications apportées à un document (commande, fiche fournisseur, etc.). Fonctionnement: En cliquant sur le nouveau bouton voir modifications à partir du menu Autres actions, l'utilisateur peut voir les champs qui ont été modifiés dans le document en question. Les modifications sont identifiées avec un trait bleu. Lorsque l utilisateur passe la souris sur le champ modifié, une infobulle apparaît, affichant l ancienne valeur du champ.

11 Historique des modifications d une commande réévaluée Objectif: Un approbateur qui a déjà approuvé une commande peut voir les modifications apportées à cette commande dans le cas d une réévaluation de celle-ci. Fonctionnement: En ouvrant la commande à réapprouver, l utilisateur voit directement les modifications apportées qui sont identifiées par un trait bleu. Lorsque l utilisateur passe la souris sur le champ modifié, une infobulle apparaît et montre l ancienne valeur du champ.

12 Notion d approbation tout le niveau à la ligne Objectif: Cette évolution permet de gérer plus finement la notion d approbation entre deux approbateurs dont les périmètres d approbation se recoupent sur un même niveau. L un des approbateurs doit avoir l habilitation tout le niveau par ligne. Fonctionnement: Cas 1 : Sur le même niveau d approbation, l approbateur tout le niveau par ligne A peut approuver le document de l approbateur B étant donné que son périmètre d approbation A englobe le périmètre d approbation de B. Cas 2 : Sur le même niveau d approbation, l approbateur tout le niveau par ligne A ne peut pas approuver le document de l approbateur B étant donné que son périmètre d approbation A n englobe que partiellement le périmètre d approbation de B.

13 MODULE EASYCART

14 Module EASYCART (page 1/6) Afin de répondre aux attentes de tous types d utilisateurs, l équipe b-pack a créé pour vous EASYCART, le nouveau module de saisie de demandes d achat. En reprenant les standards des plus grands sites de e-commerce, ce module vous permet en tant que demandeur de rechercher tous les articles dont vous avez besoin en toute simplicité grâce à son interface accessible, dynamique et ergonomique. La page d accueil: Un bloc a été ajouté à la page d accueil donnant accès au champ de recherche catalogue. Un bouton d accès direct permet également d être directement redirigé vers la page de saisie DA

15 Module EASYCART (page 2/6) La page de Recherche catalogue / Saisie panier 1. Cette page reprend les grands principes du e-commerce Catégories / Champs de recherche / Panier Bien visibles en haut de la page Carrousels cliquables Paniers présélectionnés Filtres pour affiner la recherche Plusieurs blocs, pilotés par la direction des achats, permettent de mettre en avant des news (avec lien direct vers le catalogue correspondant), des articles et des paniers présélectionnés. La direction des achats peut ainsi communiquer directement avec les demandeurs via cette page et orienter leurs choix vers certains articles.

16 Module EASYCART (page 3/6) La page de Recherche catalogue / Saisie panier 2. Cette page reprend également les particularités de b-pack Informations d en-tête de DA toujours accessibles. Saisie hors catalogue toujours disponible Catalogues punch-out

17 Module EASYCART (page 4/6) La page Résultats de recherche Vous permet de voir tous les articles associés à votre recherche avec les informations suivantes: Photo Description Prix Remises éventuelles

18 Module EASYCART (page 5/6) La page Article La page article apparaît différemment selon le type d article Article catalogue: Descriptif détaillé et non éditable. Article générique: Champs pré-remplis et modifiables, permettant de spécifier le besoin. Article hors-catalogue: Champs éditables pour définir un besoin ponctuel. Sans image.

19 Module EASYCART (page 6/6) La page récapitulative de votre Demande d achats Vous permet de visualiser en un coup d'œil vos lignes d achat grâce au visuel de l article. Vous pouvez choisir le service à imputer pour chaque ligne d achat directement dans la grille d allocation.

20 MODULE COMMANDE

21 Ecarts de commande pour réévaluation par société de facturation Objectif: Cette évolution permet de pouvoir réaliser les paramétrages suivants par société de facturation: Ecart de commande nécessitant réapprobation (en montant) Ecart de commande nécessitant réapprobation (en %) Fonctionnement: Aujourd hui, avec la modélisation permettant de relancer un workflow d approbation suite à la modification d une commande, les champs suivants sont disponibles dans les paramètres généraux (onglet Achats ): Lorsque on coche la case Valeur spécifique société de facturation pour un champ, celui-ci devient modifiable (on affiche quand même la valeur par défaut) et on peut rentrer une valeur.

22 MODULE FACTURATION

23 Affichage IBAN et SWIFT sur les factures Objectif: Les codes IBAN et BIC/SWIFT sont maintenant affichés sur le dossier facture et la facture. Fonctionnement: Sur le dossier facture, lorsque le RIB est sélectionné, les codes IBAN et BIC/SWIFT sont affichés automatiquement : Ces informations seront également affichées sur la facture.

24 MODULE FOURNISSEUR

25 : Intégration Altares, membre du réseau Dun&Bradstreet (page 1/3) Nouveau partenariat Altares est membre du réseau Dun&Bradstreet (D&B). Altares fournit les codes DUNS ainsi que des informations sur plus de 20 millions d entreprises en France et 230 millions dans le monde. Des informations telles que: Des données financières Des données légales Des données marketing L intégration D&B permet d obtenir les codes DUNS et des informations d une entreprise directement depuis la fiche fournisseur b-pack. Note : b-pack n est pas un revendeur de D&B mais un fournisseur de solutions. Pour plus d informations, vous pouvez contacter directement Altares ou votre membre du réseau local D&B. Plus d informations sur l intégration D&B dans les pages suivantes >>>

26 : Intégration Altares, membre du réseau Dun&Bradstreet (page 2/3) Sur la page fournisseur, cliquez sur Get D&B data : Une liste d entreprises est proposée avec les informations code DUNS, nom, adresse, code postal, ville et pays : Plus d informations sur l intégration D&B dans les pages suivantes >>>

27 : Intégration Altares, membre du réseau Dun&Bradstreet (page 3/3) Une fois le choix fait (bouton Valider le DUNS ), toutes les données de cette entreprise sont rapatriées dans b-pack: Code DUNS Adresse Et dans un onglet dédié, toutes les informations concernant la société:

28 AUTRES FONCTIONNALITES

29 Autres fonctionnalités Création de règles de vue métier avec des filtres pour les axes analytiques CORE MODULE Rajout d une colonne qui indique la présence d une note dans les documents suivants : demandes d achat, commandes, bons de livraison, factures, budgets, contrats, fiches fournisseurs, RIB Possibilité de gérer des managers sur les fiches des axes analytiques. Chaque analytique est ainsi géré par un manager préalablement désigné Possibilité de choisir les colonnes du rapport pour lesquelles afficher les sous-totaux MODULE RAPPORT Ajout d un indicateur de performance (KPI) permettant de montrer le nombre de fournisseurs actifs dans l application. Les fournisseurs actifs sont ceux qui ont reçu au moins un bon de commande dans la période préalablement définie

30 Autres fonctionnalités MODULE FACTURATION Autoriser les comptables à envoyer à tous les approvisionneurs (acheteur) de l application un dossier facture. Ne pas avoir de restriction de vue sur la liste du champ "Responsable approvisionnement" des dossiers factures. MODULE CATALOGUE Possibilité de choisir le nombre de présélections (presetkit) à commander sans avoir à changer les quantités de chaque ligne de présélection. MODULE COMMANDE Lorsqu un utilisateur désire associer un document à sa demande, ou sa commande, il peut préciser, à l aide d une case à cocher, si ce document est une facture. Dans la liste des documents, la notion de Facture est indiquée dans une colonne dédiée MODULE FOURNISSEUR Un utilisateur avec l habilitation Gestion Fournisseurs peut devenir propriétaire de la nouvelle fiche fournisseur et ainsi l envoyer en approbation.

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