Création d un nouveau dossier dans Cum@net

Transcription

1 Création d un nouveau dossier dans Cum@net version du 04/04/2012 Par le module ACHAT/VENTE UNIQUEMENT Dossier à créer : par défaut le système propose le 1 er numéro disponible. Il ne faut pas le modifier sans accord du GIE Informatique (dans certains cas, saisir un autre n de dossier permet de «boucher un trou», par exemple après une suppression de dossiers). Type de dossier : généralement CUMA sans gestion des stocks Cadre fédé de proximité : Environnement : [idem que pour transfert] Dossier : [idem que pour transfert] Clé de contrôle : [idem que pour transfert]

2 Une fiche vierge du dossier est créée, il faut remplir obligatoirement : N de gestion (ex : ) > c est le n que vous utiliserez de manière courante dans Cum@net pour identifier un dossier. Saisie libre jusqu à 20 caractères (chiffres & lettres). Raison sociale > nom de la CUMA. NB : ne pas taper le terme CUMA, à cet endroit mais dans le titre (=qualité) Code Postal (appel liste par <F8>) & Ville Sur l onglet comptabilité, vérifier les informations sur la TVA et la valeur de la part sociale : Une fois toutes les informations renseignées, il faut valider la fiche pour démarrer la génération du dossier. Cette opération prend environ une minute, merci de patienter. Un message vous informe que le dossier a été généré. Chaque dossier est créé avec une confidentialité (droit d accès) unique. Seules les personnes disposant de ce droit pourront accéder au dossier. Deux cas de figure : Soit vous disposez d un accès à tous les dossiers de la fédération : il faut alors simplement fermer les fenêtres Cum@net puis relancer (sans quitter Citrix) pour que l accès au dossier vous soit autorisé Soit vous ne disposez que d un accès dossier par dossier, et dans ce cas il faut que votre référent du département contacte le GIE pour demander qu on vous attribue l accès à ce dossier.

3 Dans le module ACHAT / VENTE : 1. Création des adhérents La création des adhérents se fait de manière standard. Généralement on utilisera la numérotation automatique (A , A ) proposée par le logiciel. A noter : si vous avez un grand nombre d adhérents à saisir, il est possible de les intégrer dans Cum@net à partir d un fichier excel. Pour cela, contactez le GIE. 2. Création des articles / activités La création des activités facturables se fera généralement par la création du Bien (= immobilisation) correspondant, grâce au système de chainage (Immo matériel article base de souscription). Si vous choisissez de créer directement les articles de vente par l écran Activités / Article, il sera nécessaire de créer manuellement le code analytique (Code + libellé) : faire <F8> dans le champ axe matériel puis <insert>) pour démarrer la création A noter : si vous avez un grand nombre d article (ex : pièces d ateliers pour gestion du stock) à saisir, il est possible de les intégrer dans Cum@net à partir d un fichier excel. Pour cela, contactez le GIE. (ou Dans le module COMPTABILITE : 1. Création Exercice : Le dossier est créé sans aucun exercice comptable. Une des premières opérations à faire est donc de créer l exercice adéquate (Compta > Tables & Paramétrages > Exercices comptables) et d activer cet exercice. 2. Période de balance : Il faut ajuster la période de balance (Compta > traitements périodiques > Changement période de balance) pour l initialiser sur ce même exercice.

4 3. Initialisation des immobilisations. Tables & Paramétrages > Organisation > Dossiers Puis clic sur le Bouton Immobilisation > zone Période de validation Il faut indiquer la période de validation des immobilisations, qui correspond à l exercice courant (exercice pour lequel seront calculés les prochains amortissements). Faire <F8> pour afficher et sélectionner l exercice souhaité, puis valider la fiche. 4. Saisie de la balance de début d exercice La saisie de la balance d ouverture doit être effectuée sur le journal AN. Note : Ce journal ne sert qu à l ouverture du dossier, puisque Cum@net ne génère pas de pièces dans un journal AN lors de la clôture mais fonctionne par un calcul de report (au contraire d Eurocuma). 5. Saisie des Biens Immobilisation > gestion des Biens La saisie des Biens facilite grandement la création des matériels correspondants ainsi que les activités facturables et bases de souscription. Dans la mesure du possible, il faut donc privilégier cela. Lors de la création d un Bien déjà en cours d amortissement, il faut bien vérifier les dates des périodes (celles sur lesquelles il y a déjà eu des amortissements) et le montant des amortissements déjà passés.

5 Dans le module REGLEMENT : 1. Création du RIB Tables & Paramétrages > Banque > Compte de banque Important : Il faut créer un compte de banque pour le journal BA et portant le Mnémonique BA. Le rattacher à une des banques (liste départementale) et compléter au moins le n de compte comptable de la banque (généralement ). 2. Saisie des factures impayées Les factures impayées peuvent être ressaisis dans Traitements exceptionnels > Saisie des factures pour qu elles soient prises en compte par le module de déclaration TVA (utile dans le cas de dossier TVA à l encaissement). L intérêt de saisir les factures impayées est double : pouvoir éditer une liste des impayées à jour (pour adhérents, et pour fournisseurs), permettre au module TVA d intégrer ces factures dans une future déclaration (si régime TVA à l encaissement). Dans le module ACHAT / VENTE : Initialisation du capital social Capital Social > Paramétrage > Historique Saisir une ligne par adhérent et par base de souscription pour chaque situation («appele», et «libere»). Si toutes les factures de capital ont été réglées (situation «libéré» ou «remboursé»), il faut quand même saisir 2 lignes avec le même nombre de parts : une en «appelé», l autre en «libéré». Utiliser la fonction «dupliquer» pour gagner du temps. Une fois l historique saisi, ainsi que la balance d ouverture, vous pourrez verrouiller l historique pour autoriser la facturation de capital.