Journée de formation et d échanges sur la pratique : thème : «l animation de réunion»

Transcription

1 Jurnée de frmatin et d échanges sur la pratique : thème : «l animatin de réunin»

2 Finalité de la frmatin : tut faire pur éviter cela!!! Frmatin animatin de réunin 2

3 La vraie finalité : se sentir à l aise, réussir sn animatin de réunin Frmatin animatin de réunin 3

4 Les bjectifs pédaggiques Cnnaitre u se réapprprier les fndamentaux de l animatin de réunin Savir préparer une réunin et la valriser Cnnaitre et pratiquer quelques techniques d animatin pur faire échanger un grupe, le faire c-cnstruire, le faire décider Dispser d une bîte à utils pur maitriser les participants difficiles et les rallier au grupe Frmatin animatin de réunin 4

5 Prpsitin à valider! «Le living lab» Ntre jurnée : une expérimentatin! Rebndir sur vs réactins / interventins, les méthdes utilisées pur travailler cllectivement les utils et méthdes : ptimisatin de la frmatin Nécessite de se cnsidérer tus cmme «des cas d écle»et de s interrger sur ns pratiques pur les faire avancer Frmatin animatin de réunin 5

6 Les fndamentaux de l animatin de réunin Frmatin animatin de réunin RRR Gals PDL 6

7 Les fndamentaux de l animatin de réunin En réunin : plus jamais ça! Le meilleur des mndes pssibles Tut ce qui fait une réunin ratée - L avant - Le pendant - L après Tut ce qui fait une réunin réussie ce qu est une réunin, ce qu elle n est pas! - L avant - Le pendant - L après - Les grands principes Frmatin animatin de réunin 7

8 Méthde utilisée : Le scénari catastrphe en brainstrming Objectifs Cnnaitre de manière préventive tus les risques inhérents à une actin, une démarche afin de puvir anticiper sur les mesures à prendre pur éviter le scénari décrit et ne pas tmber dans les pièges recensés Cnsignes Décrire le scénari catastrphe recherché par brainstrming Recevir tutes les idées sur un pied d égalité dans un premier temps. Inscrire les idées sur un supprt visible par tus. En utilisant les mêmes rubriques, lister les parades au scénari catastrphe Frmatin animatin de réunin 8

9 Le scénari catastrphe Restitutin de l atelier sur les fndamentaux de l animatin de réunin Avant la réunin Pendant la réunin Après la réunin Défectin de participants, démbilisatin Décisin initialement prévue pas prise Présidentpasimpliqué, pas clair Réunin perçue inutile Cnflits dans le binôme Président/animateurs Pas de préparatin Invitatin tardive Ordre du jur pas clair Cnflits entre participants Pas de participatin Décisin déjà prise sans cnsultatin avant la réunin Pas de tenue du timing Participants ingérables Matériel défectueux, accès au lieu mal identifié Pas de cnvivialité Cnsensus mu Mécnnaissancedes suites dnnées : qui dit faire qui après la réunin, date de la prchaine rencntre Mécntentement envers l animateur Mauvaise valrisatin u valrisatin tardive Pas d utils de valrisatin (pas de cmpte rendu, pas d infrmatins ) Rôle de l animateur pas assuré u impssible à assurer Atelier démarches participatives 15/11/2011 Pas d évaluatin 9

10 Répnses préventives au scénari catastrphe Restitutin de l atelier sur les fndamentaux de l animatin de réunin Slutins / préventins Avant Pendant Après Préparer la réunin (invitatins, rdre du jur, dcuments annexes) Clarifier les bjectifs de la réunin (les écrire) Résultats attendus et définitin des myens d animatin RDV de préparatin avec le Président pur caler le rôle de chacun Cnvivialité: pt d accueil u pt de l amitié après (temps d ajustements et de règlement éventuel de cnflits) Cadrerl interventin en remplissant sn bjectif de participatin Tenir sn rôle d animateur Remplir sn bjectif Faire évaluer sa réunin Atelier démarches participatives 15/11/2011 «Maintien de la flamme» entre deux réunins:prévir un temps en fin de réunin sur un futur bjectif, reprter une décisin, date de prchaine réunin, qui fait qui en attendant la prchaine réunin, valrisatin de la réunin 10

11 Les 3 éléments cnstitutifs d une réunin Un bjectif cmmun, affiché, accepté, adapté ( les tris A) par le grupe Une méthde de travail : exprimer la cntributin attendu par les participants et la méthde utilisée Un rôle : déterminer le rôle de chacun, qui fait qui Frmatin animatin de réunin 11

12 5 grands principes Se servir de l intelligence cllective Frmatin animatin de réunin 12

13 5 grands principes Chisir des techniques d animatin simples et efficaces Frmatin animatin de réunin 13

14 5 grands principes La cnvivialité Frmatin animatin de réunin 14

15 5 grands principes Déterminer un rdre du jur clair, dans un timing raisnnable et s y tenir Frmatin animatin de réunin 15

16 5 grands principes Endsser l habit et la psture de l animateur efficace! Frmatin animatin de réunin 16

17 L animateur : sn rôle Du savir? Dans l avant le pendant l après Du savir être?dans l avant le pendant l après Du savir faire?dans l avant le pendant l après Frmatin animatin de réunin 17

18 L animateur : sn rôle Savir Savir faire Savir être Avant Pendant Après Frmatin animatin de réunin 18

19 Méthde utilisée : Métaplan Objectifs Visualiser, mettre en scène un débat pur le structurer, cllecter des infrmatins, cnstruire une représentatin cllective, créer un cnsensus. Frmatin animatin de réunin Cnsignes Elabrer les questins structurant le débat (imprtant car cnditinne la qualité des répnses). Chaque participant s exprime suite à une questin uverte (ex:«que pensez-vus de ce prjet?») et rédige ses idées sur les pst-it. Recueillir des répnses et mise en cmmun des pst-it sur un panneau. Regruper les pst-itayant un cntenu similaire de manière à cnstituer des thématiques. Hiérarchiser les thématiques et pndérer avec le grupe. La méthde peut être faire l bjet de cmptes rendus sus frme de carte heuristique. 19

20 Restitutin de l atelier sur l animateur 1/2 Savir Savir-faire Savir-être Savir écuter Maitriser le sujet de fnd Suivre le prgramme déterminé Se sentir légitime et assuré Etre à l écute Slliciter la parle des Définir clairement un bjectif participants Maîtriser la technique d animatin sans maîtriser le sujet de fnd Cnnaître le public Cnnaitre le rôle de chacun Cnnaître les relatins interacteurs Partager le temps de parle S adapter au public auquel n s adresse Utiliser des termes simples, clairs, cmpréhensibles Détendre l atmsphère Etre actif, s adapter Cadrer et uvrir Laisser la parle à tut le mnde Frmatin animatin de réunin Avir l art et la manière de répndre aux questins S adapter au public Neutre (garder sn avis pur si) Dynamique Dnner envie Encuragement à la parle Etre attentif aux prises de parles des timides et la valriser Ecute active pur rebndir sur le sujet 20

21 Restitutin de l atelier sur l animateur 2/2 Savir Savir-faire Savir-être Cnnaître les tenants les abutissants du sujet Maîtriser le temps de parle pur maîtriser l rdre du jur «Prvcateur» (dans le bn sens du terme!) Savir préparer S adapter au public Cnnaitre l histrique du grupe Synthétiser, refrmuler Cadrer Cnstructif Pratiquer des méthdes diversifiées d animatin Aider à décider Devenir expert d un sujet S exprimer clairement Gérer le temps Etre attentif à chacun Aimable Avir cnfiance en si Cadrer le binôme avec le Président Frmatin animatin de réunin 21

22 Qualités de l animateur Neutre Dynamique Calme Créatif, innvateur Suriant Sérieux Attentif Agréable, aimable Rassurant Ordnné /structuré Rôle et tâches de l animateur Préparer Intrduire/présenter Respecter le temps/ le prgramme/le cadre Distribuer /rganiser la parle, ne pas la garder Pser les bnnes questins, lancer et relancer les discussins Synthétiser /refrmuler Respecter et valriser les pinins Apaiser les tensins Écuter, regarder Avir une visin glbale et reculée Pas de paternalisme Frmatin animatin de réunin 22

23 L animateur : ce qui impacte Tn (40%) Attitude (50%) Cntenu (10% en myenne) Imprtance de la vix et des variatins de rythmes Surire, gestuelle, regard Écueil : suvent n ne prépare que le cntenu Frmatin animatin de réunin 23

24 L animateur : ce qui impacte Vix : prtée, audible, variée, claire (respiratin), débit mdéré avec pauses. Attentin aux tics de langage Regard : balayage, dans les yeux, régulier Gestuelle : maîtrisée, pas de gestes parasites, gestuelle basse (en haut émtinnel), assumée (debut) Se préparer : respirer, bire, drmir tôt la veille Ne pas négliger l aspect vestimentaire en fnctin du public et du psitinnement de l animateur Frmatin animatin de réunin 24

25 Le binôme animateur «Présidence»!!! Plus généralement, la distributin des rôles Frmatin animatin de réunin 25

26 Le binôme animateur «Présidence» Frmatin animatin de réunin 26

27 Binôme Animateur & Président Précautins à prendre avec le cmmanditaire: Préparatin impérative avant pur validatin du cntenu et de l animatin Définitin claire des rôles respectifs : qui fait qui? Qui répndra à quel type de questin? Utilité des apartés u petits mts écrits avec le Président pendant la réunin S asseir à côté de sn Président si pssible Frmatin animatin de réunin 27

28 Savir préparer une réunin et la valriser Frmatin animatin de réunin RRR Gals PDL 28

29 Quelques principes 1 ère questin à se pser : une réunin est-elle vraiment nécessaire pur atteindre l bjectif que l n s est dnné? Frmatin animatin de réunin 29

30 Quelques principes Préparer la réunin c est assurer sa réussite Frmatin animatin de réunin 30

31 Quelques principes En réunin, pser les règles du jeu, les annncer clairement Frmatin animatin de réunin 31

32 Quelques principes Préparer ses supprts, varier ses myens d animatin Frmatin animatin de réunin 32

33 Quelques principes Préparer et vérifier les aspects lgistiques Frmatin animatin de réunin 33

34 Quelques principes Rôle de l animateur : garder et faire garder le cap! Frmatin animatin de réunin 34

35 Une réunin réussie : l amnt ODJ u prgramme avec bjectifs clairs envyés suffisamment en avance Type de rencntres et répartitin éventuelle des rôles déterminés (animateur/présidence/pilte/expert/intervenant /rapprteur ) Liste des participants, public cible, prévenus suffisamment en avance Lieu adéquat; dispsitin de la salle adaptée à prévir Supprt mdéré : un pwer pint est un supprt à la parle! Préparer le fnd /cntenu etl animatin : quel niveau de participatin attendu? Préparatin de l évaluatin Cnvivialité / restauratin à prévir Frmatin animatin de réunin 35

36 Les niveaux de participatin dépendent des bjectifs assignés et du public cible Infrmatin Cnsultatin Cncertatin/C prductin Décisin À chacun sn (ses) mde (s) d animatin! Frmatin animatin de réunin 36

37 Une réunin réussie : pendant ODJ u prgramme et bjectifs respectés et atteints Rôles déterminés respectés (animateur/présidence/pilte/expert/intervenant /rapprteur ) Matériel pératinnel vérifié Supprt mdéré : un pwer pint est un supprt à la parle! Méthde d animatin respectée mais capacité d adaptatin nécessaire! Niveau de participatin suhaitée atteint Evaluatin de la réunin effectuée Cnvivialité / restauratin/ durée respectée et pauses «tenues» Suites de la réunin et dispsitins futures annncées et validées Frmatin animatin de réunin 37

38 Une réunin réussie : l aval Cmpte rendu seln ce qui était suhaité et validé envyé dans des délais raisnnables Synthèse de l évaluatin de la réunin réalisée et envyée (u pas ) Valrisatin de la rencntre sur autres supprts : vidé, lettre, site Internet Débriefing des aspects lgistiques, de fnd d animatin avec équipe et piltes Cntacts interpersnnels au besin (gestin pstérieure des tensins, attitudes atypiques ) Gestin de l entre deux réunins : cmment maintenir la flamme? Frmatin animatin de réunin 38

39 Intrductin de la réunin Mt d accueil Tur de table Annnce des excusés Intégratin de nuvelles persnnes Règles de cnduite de la réunin dnt la prise de parle Demande d ajuts à l rdre du jur Ordre du jur /hraires/éléments matériels (pause) Et très vite dnner la parle au grupe! Frmatin animatin de réunin 39

40 Cnclusin de la réunin : qui fait qui pur quand? Temps d évaluatin de la réunin Synthèse par l animateur des suites à dnner Remerciements Se tenir à dispsitin des participants après la réunin - Écrite, individuelle - Tur de table à chaud : à éviter Prchaine date Type de cmptes rendus et mde de diffusin Ce qui va se passer entre les réunins Ce que divent faire u pas les participants entre les deux réunins Frmatin animatin de réunin Qui va lire et à qui dit servir le rendu pst réunin? Verbatim Relevé de décisins Cmpte rendu des débats 40

41 Quelques principes Utiliser l évaluatin par les participants pur se situer dans une démarche d améliratin cntinue Frmatin animatin de réunin 41

42 Le questinnaire de satisfactin Objectifs Evaluer, cnclure Cnsignes Distribuer le questinnaire et demander aux participants de le remplir et de s assurer de bien le rendre à l animateur Préparer à l avance les questins spécifiques et plus glbalement, n évalue en général (avec une nte de 1 à 4): Intérêt du sujet traité Qualité de l animatin Qualité des intervenants Hraires prpsés Facilité à prendre la parle Cnvivialité Une partie libre sur ce qui a plu et ce qu il faut amélirer Frmatin animatin de réunin 42

43 L évaluatin Utiliser l évaluatin par les participants pur se situer dans une démarche d améliratin cntinue : Ne pas craindre l évaluatin: les participants nt généralement un avis bienveillant même si les râleurs râlernt tujurs! Prévir le temps d évaluatin dans l rdre du jur, un questinnaire d évaluatin Préférer les évaluatins écrites à l évaluatin à chaud en tur de table qui purrait avir le travers de lisser la parle Imprtance de faire un retur aux participants de l évaluatin sus une frme claire L annymat dit être prpsé pur libérer la parle L évaluatin valrise le grupe Frmatin animatin de réunin 43

44 Savir animer une réunin pur faire échanger, pur c-cnstruire, pur décider Frmatin animatin de réunin RRR Gals PDL 44

45 Quelques techniques d animatin de rencntres Nuage de mts Le prtrait en creux Le scénari catastrphe Le brainstrming Plénière / sus grupes Les jeux de rôle Le théâtre frum Le pht langage Le duble tur Recherche de cnsensus Les grilles de structuratin du débat Faire vter Le wrld café Strytelling Le méta plan Speed dating 45

46 Pser les bnnes questins Frmatin animatin de réunin 46

47 Pser des questins au grupe Questin de cmpréhensin Questin de vérificatin Questin de valrisatin Questin de cmparaisn Questin mirir Questin cercueil Questin relais Questin générale Questin particulière Questin uverte/fermée Frmatin animatin de réunin 47

48 Cmment faire quand n ne sait pas répndre? Dire sincèrement qu n ne sait pas mais avant...faire refrmuler la demande pur être sur qu n a bien cmpris Slliciter les participants pur savir s ils peuvent répndre Prpser de répndre après un délai S enturer d un expert en canimatin si le sujet traité est vraiment spécialisé u technique Frmatin animatin de réunin 48

49 La refrmulatin Cnfirmer l écute Cnfirmer l accrd u l imprtance Renfrcer la cncentratin du grupe/sur grupe Crriger des erreurs Offrir un nuveau départ/élan Invitatin à une réflexin plus apprfndie u à l éclaircissement Invitatin à cmmunicatin plus riche Frmatin animatin de réunin 49

50 Faire échanger les membres du grupe : les enjeux? Les résultats attendus? Quel rôle pur l animateur? Frmatin animatin de réunin 50

51 Brainstrming Objectif Lancer des idées, stimuler la réflexin créative Cnsignes Demander à chaque participant de truver autant d idées que pssible. Recevir tutes les idées sur un pied d égalité dans un premier temps. Ne pas laisser les participants entamer un débat. Inscrire les idées sur un supprt visible par tus. Optin : Regrupement, triage et classement pssible par l animateur. Frmatin animatin de réunin 51

52 Carte heuristique Objectifs Résudre un prblème. Visualiser, mettre en relatins des idées. Créer des idées. Cmmuniquer, restituer. Frmatin animatin de réunin Cnsignes Déterminer l bjectif de réalisatin de la carte et le placer au centre de la carte. Lister les cncepts et idées assciées (utiliser le résultat d un brainstrming par exemple). Regruper les idées et les relier de manière radiale autur de l bjectif central. Ajuter autant de nœuds et de ramificatins nécessaires au classement Pssibilité d avir recurs à un lgiciel de mindmapping. Analyser les interrelatins pur mieux cmprendre la prblématique. 52

53 Carte heuristique Quelquesexemples d utilisatin Brainstrming structuré : permet aux participants de ne pas «penser dans la bîte». Planifier un prjet :mettre à plat les prirités d un prjet avant d emplyer des techniques de gestin de prjet plus cmplexes. Résudre des prblèmes : décmpser les prblèmes cnséquents en susprblèmes. Cnnecter une carte heuristique du prblème qui se pse avec des sus cartes heuristiques pur apprfndir les sus-prblèmes. Dévelpper la créativité :en cas de difficultés rencntrées pur être créatif. Cmmencer par une carte d idées puis y ajuter des icnes, des images, des captures d écran, des URL et autres éléments jusqu à ce que quelque chse de créatif émerge. Frmatin animatin de réunin 53

54 Carte heuristique Frmatin animatin de réunin 54

55 Carte heuristique Frmatin animatin de réunin 55

56 Grille de structuratin de débat Objectifs Guider une réflexin en rdnnant et structurant les répnses Faciliter l animatin sur un sujet en déterminant à l avance les dmaines d échanges attendus Simplifier la restitutin de réflexin en séance Cnsignes Préparer avant le débat les axes sur lesquels n suhaite avir un échange Lister les axes sur un supprt (feuille, pwer pint ) Si réalisé en sus grupe, nécessite de désigner un animateur et un rapprteur qui remplit la grille en suivant les différents items Le timing de réflexin dit être déterminé pur chaque axe Frmatin animatin de réunin 56

57 Le prtrait en creux Objectif Enncer tut ce que n'est pas la chse suhaitée, pur permettre de préciser un bjectif peu clair Cnsignes Le prtrait en creux aide à définir un thème, une situatin, un prduit, un prjet. Nus savns plus facilement déterminer que l'n ne veut pas que l'inverse! Définissez la situatin, le prduit..., par ce qu'il n'est pas. Ntez tutes les idées recueillies en brainstrming. Reprendre chaque idée, une par une et décrire l'autre côté du mirir. Frmatin animatin de réunin 57

58 Le scénari catastrphe Objectifs Cnnaitre de manière préventive tus les risques inhérents à une actin, une démarche afin de puvir anticiper sur les mesures à prendre pur éviter le scénari décrit et éviter les pièges Cnsignes Décrire le scénari catastrphe recherché par brainstrming Recevir tutes les idées sur un pied d égalité dans un premier temps. Inscrire les idées sur un supprt visible par tus. En utilisant les mêmes rubriques, lister les parades au scénari catastrphe Frmatin animatin de réunin 58

59 Dessin u pht prjective Objectifs travailler sur la symblique s'exprimer de manière affective, intuitive, libre et spntanée. Cnsignes Utilisatin d'images impsées u des dessins des participants. Chacun cmmente sn dessin (u une image chisie), et explique en qui cela représente le sujet traité (sn prblème). Les participants dnnent ensuite leur lecture du dessin (interprétatin), et fnt leurs cmmentaires. La première persnne se tait et écute, elle «prend» u pas ce qui lui est prpsé Frmatin animatin de réunin 59

60 Le duble tur Objectifs S enrichir des pints de vue des autres participants du grupe Dnner la parle à tut le mnde en structurant sa pensée Obligatin d écute des autres Cnsignes Chacun prépare par écrit en quelques lignes une définitin u une visin du thème abrdé Une fis cela terminé, chacun s exprime à tur de rôle en écutant les autres Puis vient le deuxième tur de parle u chacun dnne un éch à ce qu il vient d entendre en répndant à une questin du type : «Enrichi par les autres, quelle ma nuvelle visin u ma nuvelle définitin du thème?» Frmatin animatin de réunin 60

61 Objectifs Synthétiser un débat, des échanges à partir des mts les plus utilisés au curs de ce débat Rendre visible les mts clés d un débat Le nuage de mts Cnsignes Un rapprteur dit être désigné : il sera chargé en fin de réunin de présenter les mts les plus utilisés au curs du débat, sit de manière visuelle (lgiciel gratuit )sit en les inscrivant sur un paper bard L animateur explique le prcessus au grupe, ce qui peut favriser la recherche par les participants de ces mts clés Tut au lng du débat, le rapprteur nte les mts qui reviennent le plus suvent et la fréquence de leur prnnciatin Frmatin animatin de réunin 61

62 Le nuage de mts : exemple Frmatin animatin de réunin 62

63 Objectifs Le speed dating Faire participer tus les membres d un grupe sur un sujet en un temps dnné identique pur tus Permettre la prise de parle en l ayant préparée Favrise l esprit de synthèse, blige à aller à l essentiel Cnsignes Pser les règles du jeu : temps de parle impératif et strictement identique pur chacun pur dnner un avis, u se présenter un gardien du temps chrnmètre et arrête celui qui parle dès que le temps est éculé. Tus les participants divent s engager à respecter la règle. Les participants au speed datingnt un temps de préparatin avant le début de l animatin : cela permet de dnner le temps de synthétiser ses prps. Les participants passent les uns après les autres. Un rapprteur du speed datingpeut nter sur paperbardles auditins et en faire ensuite la stynthèse Frmatin animatin de réunin 63

64 Faire prduire les membres du grupe : les enjeux? Les résultats attendus? Quel rôle pur l animateur? Frmatin animatin de réunin 64

65 Susciter la participatin «active» : faire faire Frmatin animatin de réunin 65

66 Objectifs Métaplan Visualiser, mettre en scène un débat pur le structurer, cllecter des infrmatins, cnstruire une représentatin cllective, créer un cnsensus. Frmatin animatin de réunin Cnsignes Elabrer les questins structurant le débat (imprtant car cnditinne la qualité des répnses). Chaque participant s exprime suite à une questin uverte (ex:«que pensez-vus de ce prjet?») et rédige ses idées sur les pst-it. Recueillir des répnses et mise en cmmun des pst-it sur un panneau. Regruper les pst-itayant un cntenu similaire de manière à cnstituer des thématiques. Hiérarchiser les thématiques et pndérer avec le grupe. La méthde peut être faire l bjet de cmptes rendus sus frme de carte heuristique. 66

67 Objectifs Le Wrld café Le Wrld Café est un prcessus créatif qui vise à faciliter le dialgue cnstructif et le partage de cnnaissances et d idées, en vue de créer un réseau d échanges et d actins. Cnsignes les participants débattent d une questin u d un sujet en petits grupes autur de tables. À intervalles réguliers, les participants changent de table. Un hôte reste à la table et résume la cnversatin précédente aux nuveaux arrivés. Les cnversatins en curs snt alrs fécndées avec les idées issues des cnversatins précédentes avec les autres participants. Au terme du prcessus, les principales idées snt résumées au curs d une assemblée plénière et les pssibilités de suivi snt sumises à discussin. Frmatin animatin de réunin 67

68 Objectifs Analyser une actin à mettre en œuvre, un sujet, une rientatin à prendre en tenant du cmpte du jeu d acteurs Bâtir un argumentaire / une actin qui satisfasse une pluralité d acteurs en tenant cmpte de leur apprche Le fait de faire «juer» les rôles frce le système de représentatin, et blige à exprimer ce que l acteur lui-même n aurait peut-être pas dit Le jeu de rôles Cnsignes Lister les acteurs essentiels Tirage au srt par chaque membre du grupe u sus grupe (petit grupe) d un rôle à endsser À partir d une grille de structuratin de débat, faire s exprimer chaque membre du grupe en fnctin du rôle qui lui est imparti Les grilles les plus curamment utilisées cmprennent généralement la déclinaisn des pstures d acteurs et les myens de les cnturner u de les utiliser Frmatin animatin de réunin 68

69 Objectifs Apprendre à gérer, anticiper et prévenir des situatins cnflictuelles en passant de spectateur à acteur d une scénette Se mettre en situatin, cmprendre le psitinnement de l autre Le théâtre frum Frmatin animatin de réunin Cnsignes Écrire une scénette cmpsée de plusieurs rôles sur une situatin difficile u cnflictuelle qui se termine mal Juer la scénette une première fis, une secnde fis au besin pur que tus les spectateurs cmprennent bien le rôle et l attitude de chacun Un débat s instaure pur laisser s exprimer les remarques, les ressentis, les slutins pssibles À partir de la secnde u trisième fis, la scénette est rejuée mais à tut mment un spectateur peut venir remplacer un des acteurs pur juer sn rôle d une autre manière de manière à infléchir u briser l épilgue qui se termine mal. 69

70 Le travail en plénière /sus grupes Objectifs Séquencer le travail et ptimiser le temps de travail d un grupe en rganisant des sus grupes en parallèle Favriser la participatin de tus les membres d un grupe : les timides s expriment plus en petit grupe qu en plénière Cnsignes En plénière expliquer le principe du décupage du travail en plusieurs sus grupes parallèles Désigner un animateur et un rapprteur pur chaque sus grupe Élabrer des grilles de restitutin identiques pur chaque sus grupe de manière à cadrer la restitutin en plénière des rapprteurs L animateur dit être garant du temps imparti aux sus grupes La restitutin en plénière des travaux dit être très cadrée : elle a l avantage de faire partager les travaux de l ensemble des sus grupes à tus les participants. Frmatin animatin de réunin 70

71 Faire décider les membres du grupe : les enjeux? Les résultats attendus? Quel rôle pur l animateur? Frmatin animatin de réunin 71

72 Faire vter u faire se psitinner un grupe : les préalables indispensables Bien préciser l bjet du vte, la questin psée, le but à atteindre Organiser un débat /un échange préalable au psitinnement : faire s exprimer la salle, surtut si c est plémique Ne pas hésiter à lister tus les arguments : en faveur / en défaveur Respecter et faire respecter les pinins de chacun Frmatin animatin de réunin 72

73 Faire se psitinner un grupe : les préalables indispensables Vérifier qui est directement cncerné par la décisin (une persnne, un grupe). Rappeler les mdalités de la décisin : vte, cnsensus, unanimité. Frmuler les étapes qui vnt suivre pur arriver à la prise de décisin. Dnner u faire dnner les infrmatins liées à la prise de décisin, sans débats. Organiser un tur de table : chacun exprime sn ressenti, sn pinin sur le sujet, et sn avis sur la décisin à prendre ; pas de débat général pendant le tur de table. Laisser un temps de débat. Faire le pint sur les accrds et les désaccrds ; négcier et refrmuler. Prpser la prise de décisin en fnctin des mdalités définies au préalable. Refrmuler la décisin prise et la faire écrire. Si la décisin ne peut pas être prise, définir quand et par qui elle sera ré-abrdée. Frmatin animatin de réunin 73

74 Faire vter, faire se psitinner un grupe : les myens bjectifs Les gmmettes : deux u plusieurs culeurs si nuances suhaitées Les panneaux ruge et vert : ui u nn, c est tut! Les grilles de critères Frmatin animatin de réunin 74

75 La grille de critères Objectifs Hiérarchiser / pririser des actins Objectiver un chix Se dnner des critères d appréciatin et/u de hiérarchisatin validés par le grupe Justifier des chix Cnsignes Ordnner un débat autur du sujet pur dégager différentes rientatins Un débat peut aussi avir lieu pur déterminer les critères de chix Lister les différentes rientatins/ actins et les critères Préparer une grille avec un item par ligne et 1 critère par clnne. Les participants attribuent des ntes par critère à chaque actin. Le tableau fait le ttal des ntes et n hiérarchise alrs les actins. Excellent util d aide à la décisin. Frmatin animatin de réunin 75

76 Exemple de grille de critères : principe de Valeur ajutée par rapprt à l existant hiérarchisatin Transférabilité du prjet Diversité des partenariats Caractère innvant du prjet Prjet Prjet Prjet Ttaldes pints attribués Chaque critère est nté de 1 à 5 ( mais attentin aux graduatins qui permettent de dnner une nte myenne, les indécis chisirnt tujurs la nte du milieu!) Frmatin animatin de réunin RRR Gals PDL 76

77 Etes-vus pur u cntre la chasse? Répndre ui u nn La chasse est un régulateur nécessaire de la faune La chasse est une barbarie La chasse est une activité de pleine air cmme une autre La chasse cntribue au dévelppement des circuits curts de cnsmmatin Les animaux ne snt pas plus maltraités à la chasse qu en abattir Nmbre de OUI Nmbre de NON Bertrand Chantal Sandra Éric TOTAL Frmatin animatin de réunin RRR Gals PDL 77

78 Objectifs Chercher l accrd du grupe et nn l unanimité Faire chabiter les différences, ne pas les éliminer Explrer le champ de tus les pssibles : faire preuve d imaginatin, de créativité Le cnsensus Cnsignes Présenter les termes du débat et les règles du cnsensus Organiser un tur de table pur que chacun exprime sn pinin Lancer un débat «respectueux» À la fin du débat, l animateur refrmule une prpsitin de décisin avec les réserves entendues s il y a lieu Questin finale à pser : la frmulatin de la décisin est elle satisfaisante? Y a -t il encre des prblèmes, des réserves? Frmatin animatin de réunin 78

79 Le cnsensus Cnsensus : signifie que l'n est d'accrd sur quelque chse, mais ne signifie pas nécessairement accrd ttal de tus sur tut, c'est à dire unanimité Le cnsensus tend à faire chabiter les différences, nn à les éliminer. Ainsi lrs d'une décisin cnsensuelle, il peut y avir différents degrés d'accrd et de nmbreuses nuances au regard des engagements que les différents membres assument par rapprt à une décisin déterminée, cependant le tut a lieu de façn explicite et glbalement accepté. Frmatin animatin de réunin 79

80 Le cnsensus L'utilisatin du puvir : l'individu ne se fait pas écraser par le grupe, le grupe n'est pas blqué par l'individu Faire la distinctin entre les persnnes et les prblèmes et se cncentrer sur les prblèmes Faire la distinctin entre les besins et les slutins et se cncentrer sur le fnd Inventer des slutins : - Générer des ptins et définir des bjectifs factuels -Faire des chix sur la base de critères recnnus et transparents -Savir être cnstructif dans une situatin de malaise (frustratin, irritatin, préccupatin) Frmatin animatin de réunin 80

81 Le cnsensus les règles à faire respecter A) déclaratin des drits de chaque participant J'ai le drit d'être traité avec respect. Les autres aussi. J'ai le drit d'avir et d'exprimer des pinins et des sentiments. Les autres aussi J'ai le drit d'être écuté et pris au sérieux. Les autres aussi. J'ai le drit de dire "nn" ; sans me sentir en faute. Les autres aussi. J'ai le drit de demander ce dnt j'ai besin. Les autres aussi. J'ai le drit de changer d'pinin. Les autres aussi. B) indicatins pur une cmmunicatin cnstructive Utiliser des messages "je" de débat cnstructif. Ecuter attentivement, et vérifier si n a vraiment cmpris ce que les autres vulaient dire, et vice versa. Faire attentin nn seulement aux cntenus, mais aux sentiments exprimés. Distinguer les persnnes des prblèmes et de leurs actins : éviter d'attribuer des intentins aux autres et de les juger, s'en tenir aux faits et aux cmprtements. Etre précis et éviter les généralisatins. C) indicatins pur cpérer dans le cnflit. Passer de la visin "mi cntre ti" à celle de "nus". Passer de la "prise de psitin "aux intérêts et besins en jeu. Se cncentrer nn sur le passé, mais plutôt sur le présent et sur le futur. Passer de l'impssible au Pssible. Passer de la culpabilisatin à la respnsabilisatin. Frmatin animatin de réunin 81

82 Principes de base : Chaque persnne détient une partie de la vérité. Le cnsensus Le grupe a des bjectifs cmmuns qu'il veut réaliser ensemble. Vlnté de chacun de partager le puvir. Le grupe peut prpser un facilitateur, cela peut être l animateur(il dit être neutre, pser suvent des questins au grupe pur vir si tut est clair pur tus, être patient et calme, avir une bnne mémire et le sens de l'humur!) Il n'y a pas de vte après une discussin. Pur la prise de décisin, il y a 3 pssibilités : Une persnne au mins peut blquer si elle pense que la décisin n'est pas bnne pur le grupe. Certaines persnnes peuvent s'abstenir car leurs cnvictins les empêchent de sutenir la décisin, mais elles snt quand-même d'accrd avec la décisin prise par le grupe car elles pensent que celle-ci est bnne pur le grupe. Il y a un sutien ttal au grupe. Pur que la décisin sit prise, il faut que la plus grande partie du grupe sit d'accrd, sinn n remet la décisin à plus tard. Frmatin animatin de réunin 82

83 3 sujets : Les Rendus pst réunin Atelier wrld café Cmment structurer un débat? Cmment rendre clair un sujet rebutant et cmplexe? Frmatin animatin de réunin 83

84 Restitutin de l atelier : les rendus pst-réunin 1/2 Différentes frmes Cmpte rendu ral Cmpte rendu écrit (synthèse) Relevé de décisins Prcès verbal Vidé, interview Articles de presse Actes de cnférence Différents usages Frmatin animatin de réunin Infrmer faire valider des infrmatins à des persnnes nn présentes à la réunin Tracer les débats, les décisins (cnsensus) Permettre aux absents d êtreinfrmés; envi des diapramas Uniquement sur les décisins de prise; pur les participants et les partenaires extérieurs Valeur juridique Pur les débats publics Infrmatin grand public, jurnaliste extérieur à la réunin Pur frmat de rencntres à plus grande dimensin 84

85 Restitutin de l atelier : les rendus pst-réunin 2/2 Les mdes de diffusin : - Capitalisatin - Site Internet - Lettre d infrmatin interne - Radi - Phtgraphies - Envi par mail - Reprtage télévisin Frmatin animatin de réunin 85

86 Restitutin de l atelier : cmment rendre clair un sujet rebutant et cmplexe? 1/2 - Tester le sujet sur une persnne nn initiée - Truver les surces de la cmplexité du sujet u de sn côté rebutant - L animateur dit s apprprier le sujet et s en cnvaincre - Faire intervenir une persnne ressurce - En réunin définir le sujet : Avec des mts simples Avec des schémas et illustratins Avec des exemples cncrets et parlant - Décuper, décliner le sujet en sus ensemble - Cmparer avec un sujet plus cmplexe pur relativiser - Pratiquer l humur / faire des pauses Frmatin animatin de réunin 86

87 Restitutin de l atelier : cmment rendre clair un sujet rebutant et cmplexe? 2/2 - Faire un verre de l amitié avant de traiter le sujet - Bien pser les enjeux et mntrer l intérêt du sujet en fnctin du public cible - Faire appel à des cmédiens u des dessinateurs pur faire passer les messages - Préparer, sensibiliser les acteurs en amnt : envi de dcuments de travail - Répéter, abrder plusieurs fis le sujet - Surmnter ses à priri sur la cmplexité - Laisser libre curt aux échanges du grupe Frmatin animatin de réunin 87

88 - Définir, cibler un bjectif Restitutin de l atelier : Cmment structurer un débat? 1/2 - Définir une méthdlgie, un calendrier - Scinder le débat par thématique - Utiliser des utils interactifs - Organiser les temps de parle - Fixer le résultat attendu ( frme ) - Laisser place à la cntradictin en régulant la parle - Avir un panel diversifié des psitins existantes cnnaitre au préalable les pstins de chacun - Définir les règles du débat (prise de parle, timing, écute, respect ) Frmatin animatin de réunin 88

89 Restitutin de l atelier : Cmment structurer un débat? 2/2 - Dispser d un lieu adapté au débat lieu exemplaire, espace adapté ) - Structurer en : Thèse, antithèse, synthèse Avantages incnvénients Grille AFOM Scinder le débat - Intrduire avec le cntexte - Partir d une citatin, d une prvcatin pur faire réagir - Intrduire par un intervenant extérieur qui lance le débat en présentant le sujet Frmatin animatin de réunin 89

90 La régulatin du grupe et les différents types de participants Frmatin animatin de réunin RRR Gals PDL 90

91 Les 6 temps d une réunin Le retrait Les rituels sciaux Les prcès d'intentins L'intimité Les passe-temps Temps imprductifs, pur certains nécessaires L'allcatin prductive Frmatin animatin de réunin 91

92 Les 6 temps d une réunin Le retrait des participants, lrsque ceux-ci fnt, pensent u réfléchissent à autre chse que le thème de travail cmmun, Les rituels sciaux cmme les pauses café lngues en début de réunin u les présentatins qui n'en finissent pas.. Les prcès d'intentins existent lrsque deux u plusieurs participants utilisent à trt la réunin cmme tribune u champ cls de leur clère, de leur mal-être u de leurs règlements de cmpte. L'intimité truve sn expressin dans des cnversatins «privées» entre deux participants assis côte à côte. Les passe-temps permettent au grupe de «respirer», d'échanger des infrmatins «hrs sujet», et de détendre le grupe. Les passe-temps, surce de cnvivialité snt les plus grs cnsmmateurs de temps. Le rôle de l'animateur est d'en faire prendre cnscience le grupe et de les faire cesser. L'allcatin prductive est, bien sûr l'activité c'est à dire la pursuite de l'bjectif du grupe accepté, affiché et partagé. Frmatin animatin de réunin 92

93 Un grupe c est Un terrain d expérimentatin pur tester sn cmprtement scial 95% de persnnes à attitude «nrmale» qui snt la cible et l bjectif de l animateur et 5% de persnnes à attitude «atypique» (besin de recnnaissance) dnt la cible est l animateur! Frmatin animatin de réunin 93

94 Le besin de recnnaissance En réunin : Quelle applicatin? Cmment satisfaire ces besins? Frmatin animatin de réunin 94

95 Le besin de recnnaissance : Maslw Les besins physilgiques (bire, manger, drmir, se reprduire, etc.). Les besins de sécurité (dispser d'un tit, d'un travail, d'argent, etc.). Les besins d'appartenance à un grupe, u affectifs (fnder une famille, s'inscrire dans un club, etc). Les besins de recnnaissance par autrui (être apprécié, estimé, par les autres pur ce qu'n est u ce qu'n fait). Les besins de réalisatin persnnelle (épruver une prfnde satisfactin à se cnsacrer à une activité u à un art de façn désintéressée). Frmatin animatin de réunin 95

96 Gérer un cnflit, quelques règles.. Écutez tus les arguments Refrmuler Truver l intérêt cmmun, la u les alternatives Analyser les alternatives : pints frts / pints faibles Négcier sa réslutin, faire adhérer à la slutin chisie S rienter vers l avenir Frmatin animatin de réunin 96

97 D.E.S.C D.E.S.C. se décmpse en quatre phases bien distinctes : (D)écrire : expliquer les faits cncrets et bservables une situatin u un cmprtement prblématique avec simplicité et sans exagératin; (E)xprimer: c est faire cnnaître ses sentiments, ses émtins, ses désaccrds que le prblème crée chez vus. Dnne de la sincérité à la relatin. (S)pécifier: c est explicitement indiquer ce que l n suhaite vir mdifier pur que le prblème et le ressentiment asscié ne se reprduise plus et suggérer une slutin sans impser et en étant psitif dans les prps (C)nséquences: c est dnner les cnséquences psitives, heureuses qui se réaliseraient si tut se passait cmme dans le (S)pécifier. Et inversement quels seraient les incnvénients, les cnséquences négatives si le prblème, cmprtement persistait. Frmatin animatin de réunin 97

98 Les grands principes Rester calme Ne prter aucun jugement sur les persnnes Rester cnstructif et aller de l avant Utiliser le grupe Utiliser le regard Utiliser le silence Utiliser le tn de la vix, et si vus savez le faire, la gestuelle Utiliser l espace dans la salle Utiliser les temps de pause u de déjeuner pur cadrer certains participants Essayer de déminer avant la réunin les prblèmes prévisibles Frmatin animatin de réunin 98

99 Le discureur Frmatin animatin de réunin 99

100 Le discureur Ne pas hésiter à le recadrer sur le timing, quitte à l interrmpre pendant sn interventin : même s il ne s arrête pas, il aura été entendu par tut le mnde y cmpris par lui que sn interventin est interminable. Vus lui mntrez que vus êtes maitre du jeu, et le grupe vus sera recnnaissant d être intervenu, même si cela n a pas prté ses fruits Et dès que cette persnne vudra à nuveau intervenir : tut de suite lui dnner le cadre de l interventin avant qu il ne cmmence Lui rappeler aussi qu il n est pas seul en réunin! Frmatin animatin de réunin 100

101 Les bavards, les apartés Frmatin animatin de réunin 101

102 Les bavards les apartés 4 slutins : - S arrêter de parler, faire silence s il ne remarque pas ce silence leur visin leur fera généralement remarquer - S apprcher d eux dans la salle tut en cntinuant à parler - Utiliser le DESC - Interrger l un u l autre des participants Frmatin animatin de réunin 102

103 Le buté, l ppsant Le cntradicteur Frmatin animatin de réunin 103

104 Le buté, l ppsant Le cntradicteur Il faut le canaliser mais aussi empêcher les autres de le critiquer uvertement de façn à ce qu il n y ait pas d hstilités déclarées dans le grupe, ce qui purrait ralentir la prise de décisin Chercher dans ses avis ce qui peut intéresser et faire avancer le grupe pur faire avancer le débat Frmatin animatin de réunin 104

105 L agressif Frmatin animatin de réunin 105

106 L agressif Une seule attente de sa part : une réactin agressive de vtre part! Attendre qu il se calme, le laisser aller jusqu au but Faire cmprendre à sn interlcuteur qu il est difficile de créer une discussin sur des prps emprtés Mais tenir cmpte de sn avis car c est un participant cmme un autre Faire le tri dans les prps pur retenir ce qui est cnstructif et faire avancer le débat Lui faire citer ses surces ses expériences pur tenter de le déstabiliser : il est à l aise à l ral mais ne peut suvent pas argumenter lngtemps! Frmatin animatin de réunin 106

107 Le muet Frmatin animatin de réunin 107

108 Le muet Pas frcément grand-chse à faire : il faut accepter que certaines persnnes ne parlent. Si cette même persnne participe à plusieurs réunins de suite, lui faire préparer quelque chse pur la prchaine fis, ce qui peut la rassurer dans la prise de parle À la fin d une vs interventins, turner vus vers le muet en silence, peut-être prendra t il la parle Pser une questin «facile» à la cantnade et turnez vus vers le muet Mais ne jamais lui pser directement de questin pur ne pas le déstabiliser en public Frmatin animatin de réunin 108

109 Le faux expert Frmatin animatin de réunin 109

110 Le faux expert Mnsieur «je sais tut» est à l aise à l ral mais attaquable sur ses surces Lui pser la questin des surces : s il est fragile de ce côté-là, il s embruillera tut seul et de là faites le candide, celui qui ne cmprend pas et slliciter à nuveau des explicatins Nrmalement, une seule petite interventin de cette nature de vtre part devrait suffire à rendre sage vtre faux expert! Frmatin animatin de réunin 110

111 Le cntre leader Frmatin animatin de réunin 111

112 Le cntre leader Sa cible : l animateur! Suvent placé en face de lui, il est là pur «casser de l animateur» Ne jamais se pser en rival Le regarder en silence, l air un peu navré, et pursuivre ensuite avec enguement l animatin avec le reste du grupe Ne pas s étnner s il quitte la réunin lrs d une pause : surtut faire cmme si de rien n était! Frmatin animatin de réunin 112

113 Le timide Frmatin animatin de réunin 113

114 Le timide Ne pas les brusquer! Ce n est pas de la mauvaise vlnté de leur part. Surtut ne pas les interrger directement Amrcer leurs répnses avec des frmules du type : «vus cnnaissez très bien tel u tel sujet, et il serait intéressant que vus puissiez quand vus le suhaiterez apprter vtre cntributin» Le timide à l ral peut être plus à l aise à l écrit u au sein de plus petit grupe : au besin adapter ses méthdes d animatin Frmatin animatin de réunin 114

115 Le spécialiste Frmatin animatin de réunin 115

116 Le spécialiste A besin de la recnnaissance de l animateur sur sn savir Lui ménager un temps d animatin u de prise de parle, type expsé afin de la valriser : ca peut suffire à le satisfaire S il intervient trp suvent sur du détail : le recadrer sur le niveau attendu de la rencntre, lui prpser des alternatives type : nter ses remarques u suggestins qu il purra faire à un mment que vus chisirez type : 10 mn avant la pause u avant le déjeuner, et s il est trp lng le grupe se chargera de lui faire cmprendre que sn temps de parle est éculé Frmatin animatin de réunin 116

117 Le maniaque du téléphne l accr à la nictine Frmatin animatin de réunin 117

118 Le maniaque du téléphne l accr à la nictine Pur les prtables : passer un cntrat mral avec les participants : mde silencieux et vibreur et temps de pause pur lire les messages et y répndre Utiliser le regard : ca culpabilise vite! D un autre côté se dire aussi que certains ne seraient peut-être pas venu si ils ne puvaient lire leurs messages pendant le temps de la réunin! Pur les fumeurs : renvyer aux temps de pause Frmatin animatin de réunin 118

119 Le cnservateur Frmatin animatin de réunin 119

120 Le cnservateur Il est campé sur ses psitins, a peur du changement Lui faire le retur de cette difficulté que vus cmprenez Faire argumenter le grupe u refrmuler les arguments du grupe sur l accmpagnement aux changements évqués Ne pas attendre de changements radicaux d attitude: même s il change d avis, il ne l exprimera pas frcément! Ne pas lui dnner la parle en premier lrs d un tur de table par exemple : il imprimerait au grupe une influence négative Frmatin animatin de réunin 120

121 Le fu du ri, le rigl du grupe Frmatin animatin de réunin 121

122 Le fu du ri, le rigl du grupe Ne pas le brider, il peut décntracter le grupe et cncurir à la cnvivialité de la rencntre, mais le cntenir en limitant sn temps de parle si les prises de parle snt répétées Refrmuler de manière sérieuse les prps utiles au grupe pur faire rebndir la discussin plus sérieusement Au besin, chisir le temps de pause pur lui demander gentiment de réduire ses interventins décalées Frmatin animatin de réunin 122

123 L inquiet Frmatin animatin de réunin 123

124 L inquiet Ses questins snt sérieuses et elles relèvent du détail qui généralement n intéresse pas les autres L animateur dit éviter qu il sit marginalisé en valrisant certaines de ses questins L animateur devra aussi quelque fis recadrer sur les axes de l interventin pur ne laisser trp dévier vers le détail (timing à tenir) L animateur peut renvyer les questins trp détaillées à des répnses pendant les temps de pause u à d autres interlcuteurs Frmatin animatin de réunin 124

125 Le pilte Frmatin animatin de réunin 125

126 Le pilte Dit nécessairement avir sa place dans la réunin Il est impératif de prévir sn rôle et la cmplémentarité de ses interventins avec l animateur dans le cadre de la préparatin de la rencntre De brèves apartés entre eux peuvent permettre de déterminer qui va répndre à quelle questin, mais attentin à rester attentif au grupe et à celui qui parle pendant l aparté! Frmatin animatin de réunin 126

127 C est l heure de nus séparer! Frmatin animatin de réunin 127

128 Merci de vtre attentin et de vtre participatin! Frmatin animatin de réunin 128