Les systèmes informatiques de MILLOBIT, la solution depuis plus de 23 ans à la productivité des PME par l'innovation.

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1 Les systèmes informatiques de MILLOBIT, la solution depuis plus de 23 ans à la productivité des PME par l'innovation. Comment réduire vos coûts de transport avec un service d'optimisation de vos opérations? Atelier du 59 e congrès de l ACQ. Les avantages des solutions PGI / ERP. Patrick Millard, Président Millogiciel inc. Finaliste OCTAS 2007 pour le projet LE MILLO ENTRETIEN mc. Mérite 2007 du Français dans les Technologies de l'information. Reconnaissance Grand gala OQLF Mention Spéciale Association du Camionnage du Québec (ACQ): membre fournisseur depuis Certification Repérage Shaw: Sceau d'excellence 1996 pour l'intégration satellite. Détenteur d'un certificat d'agrément à titre d'organisme formateur délivré par Emploi Québec. PC*MILER R, seul revendeur agréé au Québec Fournisseur de services applicatifs (FSA ASP). Partenaire IBM Informix TM Distributeur canadien Querix TM International. Centre de compétence.

2 PGI: P pour Puissance, Performance, Partage de l information. Blackberry Iphone Chauffeurs Réseau sans fil public Modem internet ACE Douanes Vendeurs Pare feu et réseau sans fil privé PGI Concentrateur réseau Sécurité Terminal ou succursale Serveur opérations & comptabilité Garage Images Comptabilité Serveur web Edition pour archivage des documents Imprimantes réseau Dispatch 2 Le PGI pour le camionnage répond aux besoins des gestionnaires les plus exigeants pour lesquels connaître à chaque instant et rapidement la situation exacte de chacun des aspects de leur entreprise est primordial. Le progiciel est conçu à la base multi usagers, multi tâches, multi compagnies & multi sites. Ainsi, que la flotte du transporteur soit composée de dix camions ou de mille, qu elle soit centralisée à un endroit ou bien qu elle soit affectée à plusieurs dizaines de terminus, qu il y ait un ou cent usagers connectés au système, la conception du programme PGI fournit dans chaque cas autant de puissance et de performance que les serveurs informatiques le permettent. Le PGI pour le camionnage est un ensemble de programmes regroupés en différents modules. Chaque module correspond à une fonction de base des opérations d une entreprise de transport et d entreposage. Ce qui distingue le PGI des autres logiciels, c est que tous les programmes du PGI exploitent une seule et même base de données. Les mêmes données sont utilisées par tous les programmes. Dès qu une information est ajoutée ou modifiée dans un système PGI, elle est à jour pour tous les utilisateurs qui y ont accès. Partant alors du fait que l information est intègre, plusieurs systèmes automatiques de veille sont activés. Le but de ces systèmes de veille c est de libérer les personnes des vérifications élémentaires pour les aider à prendre des décisions en ayant les données justes en main. Toutes les alertes sont envoyées aux adresses courriels de personnes désignées au paramétrage du PGI. Voici des exemples de surveillance faite par le PGI Millo : avertissement de remorques n ayant pas bougé depuis plus de 5 jours ; avertissement de commande de pièces à faire pour rencontrer le planning des entretiens ; avertissement de PEP arrivant à échéance dans moins de 15 jours ; avertissement de camion en attente de chargement depuis plus de 2 heures avertissement de camion vide en attente de nouvelle assignation depuis plus de 1 heure ; 2

3 Administrateurs, dirigeants, gestionnaires, faites gagner du temps à votre entreprise, augmentez ses performances, restez compétitif et innovant en exploitant et gérant efficacement les informations, les connaissances, le savoir de votre entreprise avec un PGI. Dans nos PGI, le paramétrage est assez simple. La flotte, pièce maîtresse de l entreprise, est subdivisée en groupes et catégories. Cela permet de classer les équipements selon plusieurs caractéristiques telles que «48 pieds 3 essieux 109 pouces», «remorque réfrigérée», «camion de ville», etc. Les paramètres inscrits correspondent en fait aux codes de catégories imposés par les transferts EDI avec les douanes. Chaque véhicule a sa propre fiche informatique sur laquelle se retrouvent les poids et dimensions, les immatriculations, les numéros d identification pour les transpondeurs ou pour les douanes, le système de communication embarqué, satellite, GPS, cellulaire, GPRS, les autorisations et les permis de circuler dans un endroit ou un autre, les références des principaux composants, les pièces sous garantie, l historique des entretiens. Les commandes peuvent être saisies manuellement ou bien elles peuvent s enregistrer automatiquement lorsqu elles proviennent de site web ou d échanges EDI. Au fur et à mesure qu elles sont inscrites au système PGI, les nouvelles commandes apparaissent sur la banque de voyages avec les renseignements essentiels à leurs cueillettes: nom du client, dates, heures, adresses de chargement et de livraison, poids, contraintes (toiles, racks, coils stands, réfrigéré, B train, etc.), consignes pour le chauffeur, observations particulières à respecter. Un message prévient le service à la clientèle lorsque le client n est plus solvable. Les heures de fermetures pour la livraison ou la cueillette apparaissent à l écran ainsi que les exigences ou les contraintes de chaque site. 3

4 PGI: G pour Génial, Générer des routes, Générer de meilleurs revenus. Tout ce dont le répartiteur a besoin s affiche en temps réel sur son écran. Le PGI l assiste et l avertit de chaque évènement qui requiert son attention. Fini les temps d attente non facturés. Le répartiteur a devant lui l écran de répartition sur lequel sont affichés les équipements disponibles et les voyages à attribuer. Les équipements requis pour un entretien ou pour une réparation ne sont pas disponibles pour une nouvelle assignation s ils ne peuvent entrer au garage à temps. Une propriété intéressante du PGI est que dès que le garage les libérera, ces équipements apparaîtront alors disponibles à l écran de répartition. Chaque commande est représentée par une ligne dont la couleur qualifie son statut (à ramasser, en transit, à livrer, urgente, ) Les statuts sont automatiquement mis à jour avec les informations reçues par le PGI ou bien des ordinateurs embarqués, ou bien des terminaux mobiles comme les BlackBerry ou les Iphone. Le système est simple et souple ce qui permet au répartiteur d accéder rapidement à toutes les informations dont il a besoin. Par exemple, une simple touche dite "de fonction" permet de changer d écran pour consulter le statut des manifestes électroniques ACE. Une autre permet de visualiser les clients potentiels proches d'un équipement vide, avec leurs numéros de téléphone, le nom du contact, et les taux proposés. Une autre donne accès aux numéros de téléphone mobile et domicile des chauffeurs et sous contractants. Les commandes étant entrées au fur et à mesure dans le système informatique, le transporteur connaît d avance où il aura un camion dans 10 heures ou dans 3 jours. Le PGI donne au transporteur l historique de tous les retours faits depuis chaque endroit, à quel taux, avec quel équipement, pour quel client. Le service à la clientèle peut alors appeler à l avance chaque client potentiellement intéressant pour lui proposer ses services personnalisés dans 10 heures ou dans 3 jours. Connaissant la rentabilité de l aller, le calcul du taux minimum pour le retour se fait selon l objectif visé. À l inverse, si le nombre d équipements est insuffisant dans une zone donnée, il peut consulter son fichier d interlignes et faire ramasser le voyage par une autre compagnie. Le PGI s interface directement avec des banques de voyages externes comme LOADSURFER, via internet. Lorsque le PGI est utilisé pour répartir des conteneurs, chaque mouvement est enregistré, chaque châssis et chaque conteneur sont positionnés avec un statut, le système veille et prévient d avance des mouvements à faire pour ne pas avoir à payer des pénalités pour date de détention dépassée. 4

5 D UN SEUL ET MÊME ÉCRAN, au simple appui d une touche, le répartiteur envoie sans les retaper, les coordonnées des cueillettes et des livraisons à effectuer à ses chauffeurs. Chaque répartiteur reçoit les messages et les confirmations qui le concernent directement sur ce même écran. Avec l intégration satellite de Repérage SHAW et l intégration PC*MILER, le PGI permet au chauffeur qui cherche sa route, à l appui d une touche sur son terminal, de recevoir dans le camion le meilleur itinéraire à suivre pour arriver à destination. Réduisez le coût des communications. Rendez payant le millage à vide. Mais où est donc encore passé Carl? Le PGI sait en tout temps où quel équipement et quel chauffeur sont disponibles. 6 Connaissant la position exacte du camion et sachant sur quelle commande il est, le PGI active la fonction guidage. Il interroge alors la base PC*MILER sur le serveur de l entreprise et renvoie aussitôt la route à suivre. L intégration amène une diminution du millage pour rien, une suppression des pertes de temps à tourner à chercher le client, une suppression des heures d attentes non facturées dues à des rendez vous manqués pour avoir par exemple, raté la bonne sortie. C est une diminution des coûts, c est de l argent pas dépensé. Gagnez en productivité! Faites réellement travailler les ordis. Prise de commande Assignation Cueillette L expéditeur se connecte au site du transporteur. Il entre sa commande. Le système l assiste en lui présentant les points de chargements et de cueillettes pour lesquels il existe une entente de taux.. Ou bien la commande entre directement dans le système par un transfert de type E.D.I La commande s affiche sur l écran du répartiteur. Il confirme automatiquement par courrier électronique que la commande est traitée. Il l assigne à un équipement disponible. Le chauffeur reçoit sur son écran dans le camion, la commande et le chemin à suivre pour se rendre à son rendez vous. Le système PGI avertit le répartiteur que le camion est en attente au chargement. Lorsque le délai d attente est dépassé et que le camion n est pas reparti, le système PGI avertit le répartiteur du retard. Avec l intégration satellite, le camion n est pas seulement un point qui se déplace sur une carte, c est la commande d un client que le système suit pas à pas. Le système avertit le répartiteur si un retard est probable sur l horaire prévu. Le client est aussitôt avisé par courriel qu un camion venant chercher ou livrer la commande vient d entrer dans la cour ou bien est en attente à la barrière. Les temps d attente peuvent être automatiquement facturés au client qui avait été prévenu que le camion était bien là à l heure. 5 7 C est encore de l argent de gagné;

6 Gagnez en efficacité! Une image vaut mille mots! Intégration de la numérisation et de l archivage des documents aux opérations, dés la prise de commande. Numérisation de l ordre de transport et du connaissement du client. Directement depuis le logiciel de répartition, tous les documents sont accessibles au service à la clientèle. Ils sont transmis aux portables ou aux téléphones intelligents des chauffeurs. Facturation automatique aussitôt la livraison faite. Numérisation des documents de transport et feuilles de route des chauffeurs. Disponibilité de toutes les images en tout temps depuis le PGI. Facture produite automatiquement, conforme aux exigences de chaque client. Courriel automatique au client avec la facture et la preuve de livraison jointes. Documents sécurisés dans le serveur d imagerie du PGI. Les images sont indexées aux commandes. Elles sont instantanément disponibles à l appel de n importe quel champ de recherche depuis l historique des commandes ou des factures. Les clients ont accès à leurs documents via une connexion internet sécurisée. 8 L idéal est de numériser tous les documents de transport ayant un rapport avec un voyage, une cueillette ou une livraison dès leur entrée dans la compagnie. Ainsi, connaissements, feuilles de routes, coupons de carburants, reçus divers, de toutes tailles et de tous formats sont numérisés et archivés. Ces documents sont alors disponibles à travers le réseau de l'entreprise pour être consultés par tout employé en ayant l'utilité et le droit d'accès. Fini les papiers qui transitent d'un bureau à l'autre. Le répartiteur et le service à la clientèle peuvent vérifier les connaissements depuis leur écran. Dès que la preuve de livraison est numérisée, le PGI sait qu il doit produire la facture. La commande apparaît alors automatiquement sur l écran d audition des factures à tarifer. La personne qui fait la tarification voit les documents à son écran et confirme poids et numéro de connaissement. Le PGI envoie alors automatiquement par courriel la facture et les preuves de livraison au client. Le temps écoulé entre le moment où la commande est livrée et le moment où elle est facturée est réduit au maximum. Fini les attentes au photocopieur, fini les recherches dans les classeurs poussiéreux, les documents sont localisés en un clic de souris. Toutes les photocopies épargnées, toutes les recherches de documents devenues inutiles, sont autant d heures de salaire économisées. Avec l avantage non négligeable que toutes les économies de papier et d encre contribuent à préserver un environnement vert. 6

7 Dans le PGI, le suivi des heures de conduite est intégré à la disponibilité des chauffeurs. Il est directement accessible au répartiteur depuis son écran. Le logiciel vérifie les heures de service des chauffeurs conformément aux dernières lois canadiennes et américaines. Il produit les rapports «récap» et les rapports d'infraction. Un scanner numérise les fiches journalières des chauffeurs. Le programme vérifie les heures de services à partir de ces images numérisées et en interprète les textes. Maintenez de bonnes cotes. PGI: i pour intégré, intégrité, intégral. Contrôle intégral du respect des réglementations. Quel tracteur va pouvoir prendre le voyage à Buffalo cet après midi? Le PGI suit les log books. Intégration du suivi des heures de conduite dés la répartition, numérisation des fiches journalières. 9 Les heures mal entrées peuvent alors être corrigées à l écran et les rapports peuvent à nouveau être produits après que les corrections y soient apportées. Le système gère également les journées de congé en créant des fiches pour ces repos. Ensuite, des lettres d'avertissements ou de félicitations sont automatiquement émises pour être remises aux chauffeurs. Chaque chauffeur a dans sa fiche, la vitesse maximale permise selon son type de travail, et son habilitation à aller aux États Unis. Les manquements sont paramétrables pour chaque compagnie: vitesse maximale dépassée, absence de signature, documents manquants, odomètres erronés, falsification des temps de conduite ou de repos, heures de départ ou d'arrivée incongrues, manque de concordance entre heures de conduite et prise de carburant, ou péages & ponts, etc. Accepter l imprévisible, savoir et comprendre, définir des objectifs, s adapter pour mieux agir, Plus qu'un simple logiciel, le PGI est un véritable projet demandant une intégration totale d'un outil logiciel au sein de la compagnie de transport. Sa mise en place dans l'entreprise entraîne des modifications importantes des habitudes de travail d'une grande partie des employés. Beaucoup croient encore que c est le logiciel qui doit s adapter à l entreprise, mais dans le cas des PGI, c est plutôt l inverse. Il faut s y intégrer. En vingt trois ans de pratique dans le camionnage, nos clients qui réussissent sont ceux qui ont compris qu ils avaient entre les mains un outil conçu pour aider à optimiser leurs opérations et réduire les coûts. Et comme pour tout outil, il faut respecter le mode d emploi. LE M I L L O. prenez en main les outils qui ont la vision. 7

8 Le Millogiciel du Camionnage 100% intégré. Retrouvez sur notre site internet nos nouvelles les plus récentes dans le Millo Journal, nos logiciels vedettes à télécharger pour un essai gratuit, des diaporamas présentant nos produits, notre magasin en ligne, Le Millo Panier (carte Visa), nos publicités et nos documentations commerciales. des témoignages d entreprises clientes. Coordonnées Adresse postale pour la correspondance. MILLOGICIEL DU CANADA INC. MILLOGICIEL INC. Sièges sociaux, 6400, 27ème avenue Montréal, Province du Québec Canada H1T 3J Démonstrations et salle de cours. Ventes, formation & support à la clientèle MILLOGICIEL INC. 137 avenue du Pacifique Laval des Rapides, QC, H7N 3X9 support@millogiciel.ca Sans frais GO MILLO Atelier Centre technique & fabrication. BITIMPEX INC. 50 rue Audubon Dollard des Ormeaux, QC H9B 3G