SERVICES EN LIGNE DES SUBVENTIONS ET CONTRIBUTIONS

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1 SERVICES EN LIGNE DES SUBVENTIONS ET CONTRIBUTIONS GUIDE DE L UTILISATEUR (DEMANDES ET PROJETS) AVRIL 2014

2 TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION... 4 Le saviez-vous?... 4 Les SELSC comportent trois modules :... 4 Éléments importants à retenir... 5 A. Délai d inactivité... 5 B. Compatibilité avec les navigateurs Web... 5 C. Sauvegarde de l information... 5 D. Restriction touchant les téléchargements... 5 E. Champs Obligatoires... 6 F. Questions ou préoccupations MODULE 2 DEMANDES ET PROJETS Bienvenue Demandes et projets... 9 Image 4 Demandes et projets Sélection des programmes Identification du projet Adresse postale Personnes-ressources de l organisme Coordonnées de la personne-ressource Capacité organisationnelle Sommes dues Ajouter une somme due Description du projet Détails sur le projet Lieux des activités Sources de financement prévues Détails du financement Budget

3 1.14 DÉTAILS SUR LE BUDGET Documents à l appui Revoir et soumettre Déclaration Signataire unique Signataires multiples Confirmation

4 INTRODUCTION Bienvenue à votre guide de l utilisateur des Services en ligne des subventions et contributions (SELSC) du module de demandes et projets. LE SAVIEZ-VOUS? Les SELSC consistent en une plateforme Web externe et centralisée qui vous permet de présenter des demandes de subventions et de contributions et de gérer vos projets actifs avec RHDCC. Vous profitez ainsi d un environnement convivial et sécuritaire pour présenter des demandes de financement en ligne et pour créer, voir, modifier, sauvegarder et soumettre des items liés à la gestion de vos projets (demandes de remboursement, prévisions de dépenses du projet, rapports d activité ainsi que le formulaire de suivi de la formation pour la Subvention canadienne de l emploi (SCE). On peut y accéder à partir du site Web sur les programmes de financement, lequel renferme l éventail complet de renseignements à jour et facile d accès sur les programmes de subventions et de contributions et sur les possibilités de financement. LES SELSC COMPORTENT TROIS MODULES : 1. Gestion des comptes : Gérer l accès aux SELSC vous permet de créer, de valider et de modifier votre compte ainsi que de gérer les renseignements de base de votre organisme, du mandat et des documents à l appui. 2. Demandes et projets : Gérer les demandes individuelles de subventions et de contributions vous permet de créer, de modifier, de soumettre et de voir vos demandes de financement. Pour obtenir des renseignements détaillés sur la soumission d une demande de financement à EDSC, veuillez consulter le Services en ligne des subventions et contributions Guide de l utilisateur (Demandes et projets). 3. Gestion de projets : Gérer les demandes de remboursement, les prévisions de dépenses du projet et les rapports d activité ainsi que les formulaires de suivi de la formation pour la SCE. Vous pouvez créer, modifier, soumettre et voir les items de la gestion de projets seulement une fois que votre demande de financement est approuvée par EDSC et que l entente de financement est signée. Pour obtenir des renseignements détaillés sur la soumission d un item de gestion de projet à EDSC, veuillez consulter le Services en ligne des subventions et contributions Guide de l utilisateur (Gestion de projets). 4

5 ÉLÉMENTS IMPORTANTS À RETENIR A. DÉLAI D INACTIVITÉ Les SELSC sont assortis d un délai d inactivité Après une période d inactivité de vingt (20) minutes, le message d avertissement s affichera «Message de la page Web» (voir Image 1) indiquant que la session est sur le point de se terminer. Si le bouton «OK» n est pas sélectionné dans les délais indiqué la session sera terminée et vous devrez vous reconnectez afin de poursuivre votre demande. ne cliquez pas sur «OK» avant délai précisé dans le message d avertissement «Message de la page Web», votre session prendra fin après 20 minutes d inactivité. Image 1 Message d avertissement d inactivité B. COMPATIBILITÉ AVEC LES NAVIGATEURS WEB Le système des SELSC est compatible avec les navigateurs Web suivants : Windows Internet Explorer 8 Mozilla Firefox Google Chrome Apple Safari C. SAUVEGARDE DE L INFORMATION Les SELSC ne sauvegardent pas automatiquement les renseignements. Il est important de sauvegarder fréquemment durant chaque session. D. RESTRICTION TOUCHANT LES TÉLÉCHARGEMENTS Aucun document téléchargé dans le système des SELSC ne doit dépasser 15 Mo. Il n y a pas de restriction relative au nombre de document qui peuvent être téléchargés. 5

6 E. CHAMPS OBLIGATOIRES En utilisant les SELSC, vous pouvez naviguer d un écran à l autre, dans l ordre que vous choisissez afin de compléter l information obligatoire de votre demande de financement ou vos items de gestion de projet sur lequel vous travaillez. Si vous ne complétez pas un champ obligatoire et tentez de soumettre cet item, vous recevrez un message d erreur (e.g. Erreur 1: Vous devez entrer le demandeur principal.). Un champ obligatoire incomplet vous empêchera de soumettre votre item tant que l information obligatoire ne sera pas inscrite. F. QUESTIONS OU PRÉOCCUPATIONS Vous pouvez transmettre des questions de nature technique ou autre, ou encore faire part de vos préoccupations ou commentaires à tout moment durant le processus. Avant même d accéder à un compte, la fonction «Contactez-vous» est disponible au bas de l écran «Ouvrir une session», ce qui vous permet d accéder à l écran principal «Contactez-vous» (voir Image 2). 6

7 Image 2 Contactez-nous 1 A B C D E Remarque : Les chiffres et les lettres indiqués dans ce tableau correspondent à l image 2 (l astérisque désigne les champs obligatoires). 1 Champ J aimerais une réponse par* Description Sert à indiquer la façon dont vous souhaitez qu EDSC réponde à votre question ou à votre commentaire. A. Courriel B. Téléphone 7

8 Champ Description 2 Prénom* Prénom de la personne qui soumet la question ou le commentaire. 3 Nom de famille* Nom de famille de la personne qui soumet la question ou le commentaire. 4 Adresse courriel 5 Numéro de téléphone 6 Province ou territoire* Adresse courriel à laquelle on peut joindre la personne qui soumet la question ou le commentaire. A. Indicatif régional (trois chiffres) B. Numéro de téléphone (sept chiffres, p. ex ) C. Poste (poste de la personne) Province ou territoire où se trouve la personne qui soumet la question ou le commentaire. Menu déroulant Choisissez l une des cinq options proposées. 7 Ma question est* 8 Programme pour lequel vous faites une demande* 9 Question* 10 Numéro de projet 11 Numéro de confirmation en ligne Demande de financement : Financière Demande de financement : Non-financière Technique : Problématique de système Technique : Problématique d inscription Technique : Message d erreur Menu déroulant Choisissez le programme applicable. Écrivez votre question dans ce champ en fournissant le plus de précisions possible. Afin de mieux répondre à votre question, veuillez fournir : Nom légal de votre organisme Numéro d entreprise de votre organisme Votre rôle. Si vous est délégué, veuillez fournir les responsabilités qui vous sont assignées. Dans quelle section du système la problématique se produit-elle (e.g. Gestion de projets, Demandes de projet, demande de remboursement, prévision de dépenses de projet ou rapport d activité). Si une entente a été signée, le numéro du projet sera identifié sur la première page de l entente. Vous pouvez aussi le trouver en accédant les SELSC en visitant la page des «Demandes et projets» et en cliquant sur «Gérer» au côté du projet ayant un statut «Actif». Le numéro du projet sera affiché au haut de la boîte sommaire. EDSC attribue un numéro de confirmation en ligne une fois que vous avez rempli et soumis votre demande de financement en ligne. Ce numéro sera affiché à l écran de confirmation ainsi qu à l écran «Demandes et projets». Pour plus de détails sur les numéros de confirmation, consulter Services en ligne des subventions et contributions Guide de l utilisateur (Demandes et projets). 8

9 1. MODULE 2 DEMANDES ET PROJETS 1.1 BIENVENUE Une fois que vous aurez accédé aux SELSC avec succès, vous serez dirigé à l écran «Bienvenue» (voir Image 3) où vous pourrez effectuer les actions suivantes : voir liste des demandes et projets; ajouter une demande de financement; ajouter une demande de remboursement; ajouter une prévision de dépenses; ajouter un rapport d activité. Afin de voir une liste complète de vos demandes et projets, vous devez cliquer sur le lien «Voir liste des demandes et projets». Ce lien vous dirigera à l écran «Demandes et projets» (voir Image 4) Image 3 Bienvenue 1.2 DEMANDES ET PROJETS L écran «Demandes et projets» (voir Image 4) affiche la liste complète des demandes et des projets de votre organisme, selon différents paramètres : titre du projet, statut, numéro de confirmation, modifié par, date de mise à jour et fonctions. Cliquez sur le bouton «Ajouter» pour créer une nouvelle demande de financement. Vous pouvez cliquer sur le lien «Demandes et projets» dans la barre de navigation de gauche pour avoir accès à la liste des demandes et des projets de votre organisme. Remarque : si vous accédez à l information à partir de la barre de navigation, le système n affichera pas les renseignements les plus à jour dans la colonne «Statut». 9

10 I MAGE 4 D EMANDES ET PROJETS Remarque : Les chiffres et les lettres indiqués dans ce tableau correspondent à l image 4 (l astérisque désigne les champs obligatoires). Champ Description 1 Titre du projet Titre du projet utilisé dans la demande initiale. Étape à laquelle en est la demande ou le projet : - Ébauche : la demande est en cours de préparation. - En attente de signataires : un ou plusieurs signataires doivent encore compléter la déclaration devant être soumise à EDSC. - Soumis : la demande a été soumise à EDSC. - Échec de la soumission : la demande doit être soumise de nouveau. - Retiré : la demande a été retirée. 2 Statut - En attente d une nouvelle soumission : la demande nécessite des modifications ou des précisions. Un représentant d EDSC communiquera avec vous concernant les informations requises. La demande devra être soumise de nouveau afin d être évaluée. - Évaluation en cours : la demande est en cours d évaluation. - Actif : la demande a été approuvée. Les documents liés à la gestion du projet peuvent être présentés. - Rejeté : la demande a été rejetée par EDSC. - Fermé : le projet n est plus actif. 3 Numéro de confirmation Numéro de confirmation de la demande. 4 Créé par Nom du représentant qui a créé la demande. 5 Modifié par Nom du dernier représentant à avoir modifié la demande. 6 Date de mise à jour Date de la plus récente mise à jour de la demande. 7 Fonctions Selon le statut du projet, les fonctions suivantes sont disponibles : voir, modifier, action, gérer, supprimer et retirer. 10

11 1.3 SÉLECTION DES PROGRAMMES L écran «Sélection de programme» (voir Image 5) est le premier d une série d écrans servant à exécuter le processus de création d une demande de financement. Vous devez premièrement sélectionner un «Groupe de programmes» du menu déroulant correspondant au programme pour lequel vous soumettez une demande de financement. Vous devez ensuite sélectionner un programme du menu déroulant (voir Image 5a). Une fois que vous avez sélectionné un programme, un lien vous menant au guide du demandeur spécifique au programme sélectionné s affichera et pourra être ouvert dans une nouvelle fenêtre pour votre référence. Image 5 Sélection de programme Image 5a Sélection de programme Groupe de programme Image 5b Sélection de programme Guide du demandeur 11

12 1.4 IDENTIFICATION DU PROJET L écran «Identification du projet» (voir Image 6) est le premier d une série d écrans où vous devrez saisir des renseignements complémentaires aux fins du programme dans le cadre duquel vous présentez une demande de financement. La date de début doit être dans le futur. Vous pouvez entrer les dates prévues de début et de fin du projet dans les champs correspondants OU choisir la date à partir des calendriers fournis. Image 6 Identification du projet 1.5 ADRESSE POSTALE L écran «Adresse postale» (voir Image 7) sert à sélectionner l adresse postale associée à la demande de financement. Toute la correspondance (y compris les paiements) sera envoyée à cette adresse. Toutes les adresses postales saisies à la section «Gestion de compte» y seront affichées. Vous devrez choisir l adresse postale à utiliser relativement à la demande. Il est possible d ajouter des adresses postales à la section «Gestion de compte». Image 7 Adresse postale 12

13 1.6 PERSONNES-RESSOURCES DE L ORGANISME L écran «Personnes-ressources de l organisme» (voir Image 8) sert à désigner les personnes-ressources associées à une demande donnée ainsi qu à saisir certains renseignements de nature générale à leur sujet. Le bouton «Ajouter» vous mènera à l écran «Coordonnées de la personnes-ressource» Image 8 Personnes-ressources de l organisme 13

14 1.6.1 COORDONNÉES DE LA PERSONNE-RESSOURCE Lorsqu une personne-ressource de l organisme est ajoutée (voir Image 8a), les renseignements qui suivent doivent être saisis. Image 8a Coordonnées de la personne-ressource A B C D

15 Remarque : Les chiffres et les lettres indiqués dans ce tableau correspondent à l image 8a (l astérisque désigne les champs obligatoires). Champ Description 1. Prénom* Le prénom de la personne-ressource. 2. Nom de famille* Le nom de famille de la personne-ressource. 3. Titre du poste Le titre du poste de la personne-ressource au sein de l organisme Type de personneressource* Langue de communication préférée Écrite* Langue de communication préférée Parlée* Menu déroulant : Vous DEVEZ désigner un «demandeur principal». D autres personnes-ressources peuvent être ajoutées (signataire autorisé, personneressource concernant les activités dans le cadre du projet, etc.). La langue de communication que préfère utiliser la personne-ressource pour communiquer par écrit. A. Anglais B. Français La langue de communication que préfère utiliser la personne-ressource pour communiquer oralement. C. Anglais D. Français Sert à indiquer si l adresse de la personne-ressource est la même que celle de l organisme. 7. Adresse de la personne-ressource* Sélectionnez l adresse de la personne-ressource du menu déroulant ou ajoutez-en une. Lorsque vous en sélectionnez une de la liste, les champs de l adresse seront complétés automatiquement. Vous n aurez que les champs du numéro de téléphone à compléter. 8. Adresse Ligne 1* Les Renseignements relatifs à la rue de l adresse de la personne-ressource. 9. Adresse Ligne 2 La ligne 2 de l adresse de la personne-ressource. 10. Ville ou municipalité* La ville ou la municipalité de l adresse de la personne-ressource. 11. Province ou territoire * La province ou territoire de l adresse de la personne-ressource. 12. Code postal* Le code postal de la personne-ressource. 13. Pays Le Canada apparaît par défaut dans ce champ. 14. Numéro de téléphone* L indicatif régional du numéro de téléphone de la personne-ressource. Le numéro de téléphone de la personne-ressource. Le poste de la personne-ressource, s il en existe un. 15

16 Champ 15. Numéro de télécopieur Description L indicatif régional de la personne-ressource. Le numéro de télécopieur de la personne-ressource. 16. Adresse courriel L adresse courriel de la personne-ressource. Vous pouvez à tout moment «Modifier» la liste des personnes-ressources ou «Supprimer» des personnes-ressources (voir Image 8b) ; toutefois, il doit toujours y avoir un «Demandeur principal» désigné. Image 8b Personnes-ressources de l organisme 1.7 CAPACITÉ ORGANISATIONNELLE L écran «Capacité organisationnelle» (voir Image 9) sert à saisir les renseignements pertinents concernant la capacité de votre organisme à gérer, comme il se doit, les projets pour lesquels vous présentez une demande de financement (selon le profil de l organisme). Remarque : Il ne faut pas saisir de renseignements personnels de nature délicate dans ce champ (numéro d assurance sociale, renseignements financiers personnels, antécédents médicaux ou professionnels, etc.). 16

17 Figure 9 Capacité organisationnelle 1.8 SOMMES DUES L écran «Sommes dues» (voir Image 10) sert à saisir les montants que votre organisme doit verser au gouvernement du Canada. Vous ferez état des sommes que votre organisme doit au gouvernement du Canada à partir de cet écran. Pour ajouter une somme due, cliquez sur le bouton «Ajouter»; cela vous mènera à l écran «Détails de la somme due» (voir Image 10a). 17

18 Image 10 Sommes dues A JOUTER UNE SOMME DUE Si votre organisme doit une ou plusieurs sommes au gouvernement du Canada, chaque montant doit être indiqué à l écran «Détails de la somme due» (voir Image 10a). Seul des chiffres peuvent être entrés dans le champ «Somme due»; on ne peut pas entrer d espace, de virgule ou de signe de dollar. Indiquez la nature de la somme due par votre organisme au gouvernement du Canada. Image 10a - Détails de la somme due 18

19 1.9 DESCRIPTION DU PROJET L écran «Description du projet» (voir Image 11) sert à saisir des renseignements sur le projet pour lequel vous demandez un financement. Ces renseignements servent à évaluer la qualité du projet et son admissibilité à un financement. Examinez le guide du demandeur spécifique au programme pertinent afin de savoir quels autres renseignements pourraient être requis. Image 11 Description du projet 1.10 DÉTAILS SUR LE PROJET L écran «Détails sur le projet» (voir Image 12) vous permet de fournir des renseignements complémentaires sur les activités rattachées au projet et sur l endroit où elles se dérouleront. 19

20 Image 12 Détails sur le projet 1 2 A B 3 4 C D 5 6 E F 7 8 G H 9 10 I J K L M N O 13 20

21 Remarque : Les chiffres et les lettres indiqués dans ce tableau correspondent à l image 12 (l astérisque désigne les champs obligatoires) Champ Le projet comporte-t-il des indicateurs de mesure des résultats?* Si oui, veuillez expliquer de quelle façon vous allez atteindre les résultats escomptés du projet et en faire le suivi. Le projet proposé cadre-t-il avec les autres activités de votre organisme?* Description A. Oui B. Non Description de la manière dont votre organisme prévoit atteindre les résultats attendus du projet et en faire le suivi. C. Oui D. Non 4. Si oui, veuillez expliquer de quelle façon. Description de la manière dont le projet concorde avec les autres activités de votre organisme Votre projet est-il conçu pour servir des personnes appartenant à des communautés francophones ou anglophones en situation minoritaire?* Si oui, veuillez fournir une explication et tout autre détail sur les possibilités de consultation auprès de ces communautés. Est-ce que d autres organismes, réseaux, individus ou partenaires participeront à la réalisation du projet?* Si oui, veuillez identifier clairement les groupes ou les individus de même que le rôle qu ils joueront et l expertise qu ils apporteront au projet. Le projet proposé répond-il aux priorités nationales, régionales ou locales du programme?* Si oui, veuillez cocher toutes les réponses qui s appliquent. E. Oui F. Non Description de la manière dont le projet est conçu en vue de servir ou de mobiliser des personnes appartenant à de telles communautés. G. Oui H. Non Description de la participation des groupes, réseaux, individus ou partenaires à l exécution du projet. I. Oui J. Non K. Nationales L. Régionales M. Locales Vous devez vérifier si les activités proposées figurent dans la loi précitée Consultez le site pour accéder à la liste du Règlement désignant les activités concrètes. Si «non», aucune évaluation environnementale n est requise. 11 Si «oui», en vertu de la Loi canadienne sur l évaluation environnementale, 2012, vous devrez alors soumettre votre description du projet par voie électronique à l ACEE ( pour un examen approfondi. L ACEE déterminera si une évaluation environnementale (EE) est nécessaire sur la base de votre description du projet. Le financement d EDSC sera conditionnel à la réception par EDSC, selon le cas, d une confirmation que l ACEE a déterminé qu une évaluation environnementale n est pas requise, ou d une copie de l évaluation environnementale achevée accompagnée d une confirmation que votre organisme est équipé pour répondre adéquatement aux conclusions de l EE. 21

22 Champ Est-ce que votre projet comprend des activités énumérées dans le Règlement désignant les activités concrètes de l Agence canadienne d évaluation environnementale (ACEE) établi en vertu de la Loi canadienne sur l évaluation environnementale, 2012?* Description N. Oui O. Non Si «oui», en vertu de la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale, 2012, vous devrez alors soumettre votre description du projet par voie électronique à l'acee pour un examen approfondi. L'ACEE déterminera si une évaluation environnementale (EE) est nécessaire sur la base de votre description du projet. Le financement d EDSC sera conditionnel à la réception par EDSC, selon le cas, d'une confirmation que l'acee a déterminé qu'une évaluation environnementale n'est pas requise, ou, d'une copie de l'évaluation environnementale achevée accompagnée d'une confirmation que votre organisme est équipé pour répondre adéquatement aux conclusions de l'ee LIEUX DES ACTIVITÉS L écran «Lieux des activités» (voir Image 13) vous permet d indiquer tous les endroits où des activités seront menées dans le cadre du projet, s il s agit d autres endroits que l emplacement de votre organisme. Pour ajouter un emplacement (différent de celui où est situé votre organisme), appuyez sur le bouton «Ajouter»; cela vous mènera à l écran «Détails sur l emplacement» (voir Image 13a). Image 13 Lieux des activités 22

23 Image 13a Détails sur l emplacement 1.12 SOURCES DE FINANCEMENT PRÉVUES L écran «Sources de financement prévues» (voir Image 14) vous permet de saisir des renseignements sur la manière dont le projet sera financé. Remarque : De façon générale, les programmes de financement d ESDC vous encouragent à solliciter des contributions en argent ou en nature auprès d autres sources pour votre projet proposé; il peut aussi s agir d une exigence de ces programmes. Chaque programme prévoit une limite de cumul, c est-à-dire un montant maximal autorisé de financement combiné provenant des administrations fédérale, provinciales et municipales pour une initiative ou un projet donné. Les sommes accordées pour la réalisation du projet ne peuvent pas dépasser 100 % des dépenses admissibles. EDSC se fondera sur les renseignements fournis dans cette section pour s assurer que la demande de financement respecte la limite de cumul ou le critère de financement provenant d autres sources. Les «autres sources de financement» comprennent toutes les sources (y compris votre propre organisme) autres que le programme dans le cadre duquel vous présentez une demande de financement. Pour indiquer le montant du financement demandé à EDSC, cliquez sur le lien «Saisir le montant demandé». Cela vous mènera à l écran «Détails du financement» (voir Image 14a). Pour ajouter de nouvelles sources de financement prévues, cliquez sur le bouton «Ajouter». Cela vous mènera à l écran «Détails du financement» (voir Image 14b). 23

24 Image 14 Sources de financement prévues DÉTAILS DU FINANCEMENT L écran «Détails du financement» (voir Image 14a) vous permet d ajouter ou de modifier les renseignements suivants au sujet des sources de financement prévues de votre organisme. Image 14a Détails du financement A B C D 24

25 Image 14b - Détails du financement A B C D Remarque: Les chiffres et les lettres indiqués dans ce tableau correspondent à l image 14a et 14b (l astérisque désigne les champs obligatoires). Champ 1. Nom de la source* 2. Type de la source* 3. Contribution en argent Description Au moment de consigner un montant pour EDSC, ce champ sera en lecture seule et affichera EDSC. Lorsque vous ajoutez une source de financement autre qu EDSC, inscrivez le nom de l entité fournissant des fonds pour le projet. Au moment de consigner un montant pour EDSC, ce champ sera en lecture seule et affichera EDSC. Lorsque vous ajoutez une source de financement autre qu EDSC, choisissez le type de secteur de l entité fournissant des fonds pour le projet à l aide du menu déroulant. Au moment de consigner un montant pour EDSC, veuillez indiquer le montant que vous demandez comme financement. Lorsque vous ajoutez une source de financement autre qu EDSC, inscrivez le montant du financement accordé par l entité pour le projet. Au moment de consigner un montant pour EDSC, ce champ sera en lecture seule. 4. Contribution en nature (valeur en argent) Lorsque vous ajoutez une source de financement autre qu EDSC, veuillez inscrire la valeur monétaire de la contribution en nature offerte pour le projet. Les contributions en nature sont des biens ou des services non monétaires qui peuvent être fournis aux fins du projet par votre organisme, d autres organismes ou des partenaires, et pour lesquels votre organisme ne demandera pas de remboursement. L apport en nature peut consister en équipement, en services ou en installations nécessaires à la réalisation du projet et qui devraient sinon être achetés. Pour être considérées comme étant valides, les contributions en nature doivent concourir à la réussite du projet, et leur estimation doit être fondée sur leur juste 25

26 Champ Description valeur marchande Contribution confirmée en argent Contribution confirmée en nature (valeur en argent) Au moment de consigner un montant pour EDSC et lorsque vous ajoutez une source de financement autre qu EDSC, veuillez indiquer si la contribution en nature est confirmée.. A. Oui B. Non Les contributions en argent devraient faire l objet d un engagement écrit de la part de la source de ces contributions. Au moment de consigner un montant pour EDSC, ce champ sera en lecture seule. Lorsque vous ajoutez une source de financement autre qu EDSC, veuillez indiquer si la contribution en nature est confirmée. C. Oui D. Non Les contributions en nature devraient faire l objet d un engagement écrit de la part de la source de ces contributions. 26

27 1.13 BUDGET L écran «Budget» (voir Image 15) vous permet de fournir une liste détaillée des dépenses prévues, ventilées par catégorie et sous-catégorie de dépenses ainsi que par source de financement. EDSC utilise les renseignements saisis à cet écran pour déterminer le coût total du projet proposé, établir si des coûts donnés sont liés aux activités et déterminer la nature générale des dépenses devant être couvertes par les fonds provenant de l ensemble des sources de financement prévues. Vous devez saisir les données sur le budget du projet selon les catégories de coûts (pour en savoir plus à ce sujet, reportez-vous au lexique des catégories de coûts, disponible en utilisant le lien «Aide» à la droite des champs de catégorie de coûts. Image 15 Budget 27

28 1.14 DÉTAILS SUR LE BUDGET L écran «Détails sur le budget» (voir Image 16) vous permet de saisir des renseignements détaillés sur la valeur des contrats éventuels et sur les dépenses en immobilisations prévues aux fins du projet. Image 16 Détails sur le budget 1 A B C 2 D E

29 Remarque: Les chiffres et les lettres indiqués dans ce tableau correspondent à l image 16 (l astérisque désigne les champs obligatoires) Champ Entreprises ou personnes affiliées : Veuillez cocher tous les énoncés ci-dessous qui s appliquent à vos dépenses prévues et couvertes par le financement d EDSC : Immobilisations : Est-ce que des immobilisations feront partie des dépenses prévues par le financement de EDSC? Si oui, veuillez expliquer pourquoi il est nécessaire d acquérir des immobilisations pour réaliser les activités du projet. Autres renseignements sur le budget : ( caractères maximum) Description Cliquez sur tous les énoncés qui s appliquent à vos dépenses prévues ou au financement devant provenir de EDSC. A. Contrats dont la valeur est de $ ou plus et qui font partie des dépenses prévues. B. Contrats conclus avec des entreprises ou des personnes légalement affiliées à l organisme demandeur et qui font partie des dépenses prévues. C. Contrats conclus avec des fournisseurs externes qui assurent la gestion totale ou en partie de toutes les activités du projet au nom de l organisme demandeur et qui font partie des dépenses prévues. Remarque : pour plus de renseignements sur ce champ, cliquez sur le lien «Aide» dans la partie droite de la page. Ce champ sert à indiquer si l organisme a mentionné l achat d immobilisations parmi les dépenses prévues qui seront assumées au moyen du financement fourni par EDSC. D. Oui E. Non Remarque : pour plus de renseignements sur ce champ, cliquez sur le lien «Aide» dans la partie droite de la page. Description des avantages découlant des achats requis afin de mener à bien les activités dans le cadre du projet, dans les cas où il est nécessaire d acquérir des immobilisations. Renseignements supplémentaires (le cas échéant). Remarque : Vous devrez résumer les données du budget de votre projet conformément au modèle de budget détaillé fourni en annexe du guide du demandeur lié au programme dans le cadre duquel vous présentez une demande. Le modèle de budget détaillé, qui est conforme à la nouvelle structure de catégories de coûts et au lexique connexe, a été établi pour les demandes de financement standardisées et il permettra de suivre une approche uniforme de collecte des données relatives au budget durant le processus de soumission de la demande. De manière à assurer l uniformité entre les programmes, le modèle de budget détaillé remplace les versions existantes des remarques relatives à la négociation du budget. 29

30 1.15 DOCUMENTS À L APPUI L écran «Documents à l appui» (voir Image 17) sert à visualiser, ajouter et gérer des fichiers téléchargés à titre de documents à l appui de la demande de financement. Tous les fichiers sont conservés dans le même format que lors de leur téléchargement. Tous les types de fichiers sont acceptés. Tous les fichiers téléchargés dans le système des SELSC sont analysés par un antivirus avant d être transmis à EDSC. Si un fichier contient un virus, il n est pas transmis à EDSC. Image 17 Documents à l appui Le bouton «Ajouter» vous mènera à l écran «Détails des documents» (voir Image 17a), vous permettant de parcourir votre structure de fichiers et choisir le document à télécharger. Remarque : Examinez le guide du demandeur spécifique au programme pertinent afin de savoir quels sont les documents requis pour ce programme. Image 17a Détails des documents 30

31 Vous pouvez choisir un document lié à votre organisme dans la liste créée à la section «Gestion de compte» (voir Services en ligne des subventions et contributions Guide de l utilisateur (Inscription et Gestion de compte) en cliquant sur «Sélectionné/Désélectionné». Image 17b Documents à l appui - Sélectionnez documents à l appui Le bouton «Sauvegarder» vous mènera à l écran «Documents à l appui» (voir Image 17c). Cet écran affichera, sous forme de tableau, tous les documents liés à cette demande de financement. Image 17c Documents à l appui 31

32 1.16 REVOIR ET SOUMETTRE L écran «Revoir et soumettre» (voir Image 18) présente un résumé complet de l information saisie sur la demande. Cela vous permet d examiner l information et de modifier, au besoin. Si un champ obligatoire n a pas été complété, un message d erreur s affichera au le haut de l écran. Une fois tous les champs obligatoires complétés, les sections seront masquées, mais il sera possible de les afficher pour examen. Pour soumettre votre demande de financement, cliquez sur «Soumettre» et cela vous mènera à l écran «Déclaration» (voir Image 19). Image 18 Revoir et soumettre 1.17 DÉCLARATION Pour que votre demande de financement soit admissible à un financement, elle doit être complétée et signée par les représentants officiels de votre organisme, conformément aux règlements administratifs de ce dernier ou à d autres documents constitutifs. Le premier paragraphe indique le nombre de signatures requises pour soumettre la demande de financement. Le chiffre indiqué est fondé sur l information fournie à la page «Signataires» (reportez-vous au Services en ligne des subventions et contributions Guide de l utilisateur (Inscription et Gestion de compte)) SIGNATAIRE UNIQUE Dans le cas où il n y a un seul signataire, vous devez compléter la déclaration et cliquer sur «Soumettre» pour indiquer que vous avez pris connaissance des déclarations, que vous êtes en accord avec leur contenu, et que vous «signez» le formulaire de demande qui sera soumis à EDSC. Une fois ces renseignements soumis, un message de confirmation s affichera (voir Image 22). 32

33 Image 19 Déclaration 1 signataire SIGNATAIRES MULTIPLES S il y a plus d un signataire, vous devrez compléter la déclaration et avant de cliquer sur «Soumettre» vous verrez s afficher un tableau contenant le nom du représentant à qui a été délégué le droit de soumettre une demande de financement. Vous pourrez, ou non, informer les autres représentants par courriel (voir Image 20). 33

34 Image 20 Déclaration Plusieurs signataires Une fois que vous aurez cliqué sur «Soumettre», un message de confirmation s affichera (voir Image 21). Image 21 Confirmation Premier signataire Les utilisateurs qui reçoivent le courriel seront informés qu ils ont une procédure à exécuter. Ils pourront avoir accès à leur propre compte et chercher un projet dont le statut est «En attente de signataire». Ils pourront examiner l information avant de la soumettre au ministère. Une fois que tous les signataires ont exécuté la procédure à la page «Déclaration», le dernier à l avoir fait recevra un message de confirmation (voir Image 22). 34

35 1.18 CONFIRMATION L écran «Confirmation» (voir Image 22) affiche une confirmation de la soumission de la demande de financement, de même qu un message et un numéro de confirmation. Le numéro de confirmation figurera à la ligne d objet du courriel de confirmation que vous recevrez d EDSC. Image 22 Confirmation«Soumettre» 35