MANAGEMENT DE L ENVIRONNEMENT PAR ETAPES

Transcription

1 ACTION COLLECTIVE REGIONAL DE PROMOTION DU MANAGEMENT DE L ENVIRONNEMENT PAR ETAPES CAHIER DES CHARGES DE LA CONSULTATION Avec le soutien de : Chambre Régionale de Commerce et d'industrie Rhône-Alpes 75 Cours Albert Thomas Lyon Cedex 03 Tél Fax

2 NOTICE DESCRIPTIVE PREAMBULE 1 LA CONSULTATION 1.1 Objet et type de consultation 1.2 Organisation générale et formalisme de la consultation 1.3 Eléments de réponse à apporter 1.4 Finalités de la consultation 2 LA PRESTATION 2.1 Objectifs de la démarche globale 2.2 Démarches préalables de l entreprise auprès de la CCI 2.3 Entreprises concernées et pré-requis 2.4 Contenu de la démarche «1 environnement» 2.5 Contenu de la démarche «2-3 environnement» 2.6 Contractualisation de la formation entre le cabinet conseil et chaque entreprise concernée 2.7 Suivi de l opération collective Opération collective régionale de promotion du management de l environnement par étapes CRCI-RA Mars 2008 Page 2/14

3 PREAMBULE Si aujourd'hui, plus de sites sont certifiés, ce nombre ne reflète pas la totalité des démarches engagées par les entreprises, et en particulier celles des PME/PMI. Les chiffres de la certification ISO montrent que la France accuse globalement un retard dans la mise en œuvre des certifications ISO 14001, notamment par comparaison à ses homologues européens. Nous sommes en effet devancés par l'allemagne, le Royaume-Uni, l'espagne et l'italie. Dans ce retard français, les PME/PMI sont particulièrement touchées puisque les PME/PMI de moins de 250 salariés ne représentent qu'environ 30% des certifiés contre 50% pour les certifiés ISO Selon une étude ADEME, seulement 7% des entreprises sensibilisées dans le cadre d un prédiagnostic se dirigent par la suite dans des démarches de type ISO Au niveau de la région Rhône-Alpes, on comptabilise plus de 400 sites certifiés ISO et près de entreprises ayant bénéficié d un pré-diagnostic fin L objectif du pré-diagnostic n est pas d inciter les PME à se tourner vers des dispositifs de certifications mais de leur montrer quels sont leurs enjeux en matière d environnement, et de les inciter à engager des actions d amélioration. Les évaluations réalisées au plan national montrent d ailleurs à ce sujet que 73% des entreprises ayant bénéficié d un pré-diagnostic ont engagé un premier plan d action dans les 2 ans, et 15% en ont l intention à court ou moyen terme. Pour les entreprises, les enjeux liés à l environnement rendent nécessaire une vision à long terme, inscrite dans leur politique et leur stratégie, et intégrée au niveau de son management. Conscientes de ces enjeux et de la nécessité pour les entreprises d anticiper les exigences du marché et devant les apports évidents de la démarche de management environnemental pour les entreprises, les CCI de Rhône-Alpes se sont engagées depuis plusieurs années dans des opérations collectives destinées à accompagner leurs ressortissants à la mise en place de SME selon la norme ISO avec le soutien de la Région et de l ADEME. En 2005, 30 entreprises ont intégré un programme collectif d accompagnement à la mise en place d un SME certifiable selon la norme ISO En 2006, elles étaient 29. Malgré la constance de ce chiffre tout à fait positif, les efforts déployés par les CCI pour constituer ces collectifs sont de plus en plus conséquents et l engagement des entreprises, particulièrement les petites PME, demeure difficile, les démarches ISO leur apparaissant souvent trop contraignantes. Dans ce contexte, l initiative de l ACFCI (Assemblée des Chambres Françaises de Commerce et d Industrie) visant à développer une norme adaptée aux PME, progressive et cohérente avec la norme ISO 14001, qui s est concrétisée par la rédaction d un référentiel de management environnemental par étapes (document FD X publié par l AFNOR) constitue une alternative intéressante que les CCI de Rhône-Alpes souhaitent tester. Ce référentiel de management de l environnement par étapes comporte 3 niveaux, chacun subdivisé en plusieurs étapes, avec des résultats à atteindre, pouvant faire l objet d une évaluation par une tierce partie : Opération collective régionale de promotion du management de l environnement par étapes CRCI-RA Mars 2008 Page 3/14

4 - Niveau 1 : l entreprise a réalisé une analyse réglementaire et environnementale préliminaire, a mesuré les écarts par rapport à la réglementation et les bonnes pratiques et identifie et met en œuvre les actions prioritaires - Niveau 2 : l entreprise a réalisé un état des lieux approfondi, accompagné d une hiérarchisation des risques et de l établissement d un programme environnemental au sens de la norme ISO Niveau 3 : l entreprise formalise et évalue le système de management environnemental. L opération organisée en région Rhône-Alpes permettra de tester ce nouveau référentiel. Son objectif est d accompagner les entreprises intéressées dans la mise en œuvre d une démarche de management de l environnement certifiable, in fine, selon le référentiel ISO en suivant les étapes du référentiel FD X Cette opération s inscrit dans le cadre d Objectif Environnement, le programme triennal conclu entre l ADEME, la Région Rhône-Alpes, la CRCI-RA, et les CCI de Rhône-Alpes pour la période Ce programme permet de conduire des actions tendant à promouvoir la prise en compte de l environnement et la maîtrise de l énergie par les entreprises, tout en mettant en œuvre une stratégie en matière de développement durable et de management environnemental. L action régionale «Management de l environnement par étapes» est coordonnée par la CRCI Rhône-Alpes. Opération collective régionale de promotion du management de l environnement par étapes CRCI-RA Mars 2008 Page 4/14

5 1 LA CONSULTATION 1.1 Objet et type de consultation. Une première consultation a été lancée en novembre 2007 par la CRCI Rhône- Alpes avec l appui d un comité de pilotage afin d établir un référencement régional de cabinets conseil qui pourront être amenés à intervenir dans le cadre de l opération collective. Le comité de pilotage (COPIL) regroupe les personnes suivantes : - Un permanent de la CRCI Rhône-Alpes, - Un ingénieur de l ADEME en charge du suivi du dossier, - Un ingénieur du Conseil Régional Rhône-Alpes en charge du suivi du dossier, - Un représentant d une CCI désigné par les chargés de mission environnement (CME) des différentes Chambres de Commerce et d Industrie, Ce comité a examiné les dossiers des candidats et a présélectionné une liste de cabinets de consultants. Une journée a été organisée par la CRCI-RA en février 2008, en présence de toutes les CCI de la région participant à l opération, afin d auditionner les cabinets présélectionnés. Dans le prolongement de cette audition, une liste de cabinets référencés a été arrêtée et permettra à chaque CCI d opérer sa propre sélection. Cette liste pourra être révisée durant toute la durée de l opération ( ). Les premières sessions pourront être organisées dans le courant du premier semestre 2008 et seront constituées dès lors qu un nombre d entreprises suffisant sera réuni (4 entreprises minimum pour constituer un collectif). 1.2 Organisation générale et formalisme de la consultation Toutes les informations relatives à ce dossier pourront être obtenues auprès de la : CRCI Rhône-Alpes Coralie BELICARD 75, cours Albert Thomas Lyon cedex 03 Tél : belicard@rhone-alpes.cci.fr Opération collective régionale de promotion du management de l environnement par étapes CRCI-RA Mars 2008 Page 5/14

6 Les candidatures sont à adresser à la CRCI-RA sous enveloppe (comprenant un exemplaire papier et une copie de sauvegarde sur Cd Rom) ou par mail La consultation comporte 2 prestations : - L accompagnement collectif et/ou individuel dans la démarche de management de l environnement par étapes (niveau 1 et niveau2/3) - L accompagnement dans l audit blanc. 1.3 Eléments de réponse à apporter Critères de sélection Les différentes propositions devront obligatoirement être en adéquation avec le présent cahier des charges. Elles seront examinées en fonction des critères d évaluation suivants : 1. Pertinence, efficacité et originalité de la méthodologie proposée (*), 2. Références de moins de 1 an de préférence, à la date de la présente consultation d interventions, notamment dans la conduite d opérations collectives et la mise en place de systèmes de management (qualité, environnement, sécurité, ), 3. Expériences en formation de moins de 1 an de préférence, pour faciliter l élaboration d un cahier des charges formation pour les niveaux 1 et 2, 4. Connaissance des acteurs locaux de l environnement, de la problématique environnement en PME PMI, et de la maîtrise de la méthodologie de mise en place d un SME, 5. Démonstration de la capacité d animation d un groupe d entreprises sur la base d expériences récentes (moins de 1 an de préférence), 6. Niveaux de formation, références des consultants sur la base de CV (précisions sur les secteurs d activités des intervenants, et si des prestations similaires, individuelles et/ou collectives, et/ou d accompagnement individuel ont été précédemment conduites). (*) L offre comprendra une note relative notamment à la méthodologie employée pour les jours d accompagnement individuels et collectifs, le contenu et ainsi que le planning d intervention de la démarche pour chacun des niveaux souhaités. Opération collective régionale de promotion du management de l environnement par étapes CRCI-RA Mars 2008 Page 6/14

7 1.3.2 Note détaillée de l intervention En plus des éléments requis dans le présent cahier des charges (article 1.3), chaque candidat établira une note détaillée comprenant : Une note de présentation de l activité du cabinet conseil ; Les précisions sur le ou les niveaux au(x)quel(s) le consultant veut répondre, Le nom et les coordonnées des ingénieurs-conseils intervenants. L intervenant mentionnera la personne qui interviendrait, pour le cas où il ne pourrait pleinement assurer sa mission jusqu à son terme, en fournissant les mêmes informations que demandées pour sa propre personne. Un bilan financier des 2 dernières années (liasse fiscale) et les éléments prouvant la solidité financière et la pérennité de la société. Le consultant devra fournir son numéro d enregistrement au titre de la formation. 1.4 Finalités de la consultation La présente consultation porte exclusivement sur une mission de formations collectives et de conseil individuel d entreprises pour la mise en place d un système de management environnemental par étapes. La prestation d audit blanc, bien que devant être réalisée par un autre cabinet conseil, devra être intégrée dans la proposition ; tous les éléments inhérents à cette prestation seront fournis. 2 LA PRESTATION 2.1 Objectifs de la démarche globale L ACFCI a développé une norme adaptée aux PME, progressive et cohérente avec la norme ISO 14001, qui s est concrétisée par la rédaction d un référentiel de management environnemental par étapes (document FD X publié par l AFNOR). Elle constitue une alternative intéressante que les CCI de Rhône-Alpes souhaitent tester. Ce référentiel de management de l environnement par étapes comporte 3 niveaux, chacun subdivisé en plusieurs étapes, avec des résultats à atteindre, pouvant faire l objet d une évaluation par une tierce partie : Opération collective régionale de promotion du management de l environnement par étapes CRCI-RA Mars 2008 Page 7/14

8 - Niveau 1 : l entreprise a réalisé une analyse réglementaire et environnementale préliminaire, a mesuré les écarts par rapport à la réglementation et les bonnes pratiques et identifie et met en œuvre les actions prioritaires - Niveau 2 : l entreprise a réalisé un état des lieux approfondi, accompagné d une hiérarchisation des risques et de l établissement d un programme environnemental au sens de la norme ISO Niveau 3 : l entreprise formalise et évalue le système de management environnemental. L opération organisée en région Rhône-Alpes s inscrit donc dans le cadre du programme expérimental «1,2,3 Environnement» défini au niveau national pour tester ce nouveau référentiel. L objectif de l opération collective envisagée par les CCI de Rhône Alpes est d accompagner les entreprises intéressées dans la mise en œuvre d une démarche de management de l environnement selon en suivant les étapes du référentiel FD X Cette démarche devra bien évidemment s appuyer sur les systèmes de management déjà en place ou en cours de mise en place dans l entreprise (qualité, sécurité, ) et permettre l introduction d un système de management intégré. L objectif de la démarche est de constituer un ou deux groupes de 4 entreprises minimum autour d un projet commun de management de l environnement (un ou plusieurs groupe(s) niveau 1 et un ou plusieurs groupe(s) niveau2/3) 2.2 Démarches préalables de l entreprise auprès de la CCI Les entreprises qui souhaitent intégrer l opération collective régionale de management de l environnement par étapes auront la possibilité de s adresser aux chargés de mission environnement de leur CCI afin de bénéficier d un audit de positionnement qui permettra d évaluer le profil environnemental de l entreprise et de mesurer l intérêt pour elle de mettre en place une démarche de management de l environnement par étapes et de définir le niveau le plus approprié. Opération collective régionale de promotion du management de l environnement par étapes CRCI-RA Mars 2008 Page 8/14

9 2.3 Entreprises concernées et pré-requis Cette action s adresse à toutes les entreprises de la Région Rhône-Alpes, quel que soit le secteur d activités, qui souhaitent s engager dans la mise en place d une politique de gestion de l environnement. La prestation concernera principalement des entreprises ayant un effectif consolidé de moins de 250 salariés, considérées comme PME au sens de la réglementation européenne. La participation à l action «1 environnement» nécessite : - soit que l entreprise dispose d un pré-diagnostic environnemental classique réalisé ou reconnu par la CCI et qu elle souhaite poursuivre une démarche de management de l environnement par étapes selon le référentiel FD X publié par l AFNOR, - soit qu elle manifeste un intérêt pour le management de l environnement par étapes en tant qu opération pouvant la mener vers la certification ISO Pour la participation à l action «2-3 environnement», le CME s assure du niveau requis suite à l évaluation par la grille de positionnement. Par ailleurs, cette démarche nécessite pour l entreprise : - soit une motivation importante et des moyens humains adaptés, - soit une démarche environnementale initiée, une connaissance de la réglementation environnementale, une situation environnementale plus ou moins connue, une volonté de formalisation d un plan d actions et un besoin de reconnaissance des actions engagées, - soit une démarche SME en cours (interlocuteur identifié ), connaissance de la réglementation, plan d actions formalisé et volonté de reconnaissance, - soit d avoir obtenu une certification ou une attestation de niveau Contenu de la démarche «1 Environnement» L accompagnement des entreprises tout au long du niveau 1 est assurée par la CCI depuis l audit de positionnement jusqu à la remise éventuelle de l attestation. Les formations collectives étant assurées par un cabinet de consultants désigné par la CCI. Opération collective régionale de promotion du management de l environnement par étapes CRCI-RA Mars 2008 Page 9/14

10 Cette étape sera constituée : - d une formation collective de 2 jours modulables, - d un pré diagnostic environnement réalisé par la CCI pour celles qui n en ont jamais bénéficié suivi d un module étape 1. Cet outil permet de positionner l entreprise par rapport aux exigences du niveau 1, dés lors que l entreprise a formalisé et mis en place un plan d actions environnementales, - pour les entreprises ayant déjà bénéficié d un pré diagnostic environnement (dans les 18 mois précédents), seul le module étape 1 est requis (même outil utilisé). Cette étape 1 fera l objet d un bilan dressé par le CME suivi, le cas échéant, d un dossier de demande d attestation préparé par la CCI. Cette attestation sera délivrée par la CCI, après examen par le Comité National d Attribution (CNA). Une autre possibilité s offrira à l entreprise, qui sera de contacter un organisme agréée pour obtenir la certification niveau 1. Dans sa proposition, le cabinet devra présenter le programme détaillé des 2 séances collectives qui selon lui, sont propres à préparer les entreprises au niveau 1. Nombre de sessions collectives maximum : 2 sur l année 2008 pour chaque CCI. 2.5 Contenu de la démarche «2-3 Environnement» Il s agit d amener les entreprises successivement à valider les niveaux 2, puis 3 si elles le souhaitent Accompagnement du niveau 1 au niveau 2 Les entreprises engagées directement dans «2-3 Environnement» auront à leur disposition dès le début de l accompagnement la trame du dossier de demande d attestation niveau 1 qu elles pourront compléter et déposer avec l aide du consultant en charge de leur accompagnement individuel. Le consultant sera destinataire des audits de positionnement des entreprises du groupe. C est sur cette base qu il établira le contenu de la première journée qui devra permettre une mise à niveau de tous les participants. Opération collective régionale de promotion du management de l environnement par étapes CRCI-RA Mars 2008 Page 10/14

11 A l issue de cette étape, l entreprise est en mesure de se présenter à la certification de niveau 2, c'est-à-dire avoir : - rédigé sa politique environnementale, - identifié les exigences légales et les aspects environnementaux significatifs, - défini les objectifs, cibles et programmes environnementaux, - établi la maîtrise opérationnelle (rédaction des modes opératoires), - défini les compétences, formations et sensibilisations nécessaires, - être préparée à répondre aux situations d urgence, - effectué une revue de direction, - effectué un audit blanc. Le principe pédagogique de la formation-action-validation pourra être le suivant, sauf au consultant de proposer une pédagogie plus pertinente : Formation : Ce principe nécessite des séances collectives à l occasion desquelles le formateur donnera d une part une formation générale, et d autre part une explicitation des outils applicables. Action : Les entreprises pourront alors travailler individuellement à l aide des méthodologies apprises et avec le support technique du consultant. Validation : Une fois les outils utilisés, une validation individuelle sera menée lors des journées d accompagnement en entreprise. Le consultant planifiera les opérations d intervention individuelles en accord avec chaque entreprise. Un diagnostic initial permettant de dresser un état des lieux de l organisation et de la gestion de l environnement au regard de la réglementation et des normes, et au regard de la connaissance du système environnemental exigé par les référentiels, pourra être réalisé par le consultant. A l issue de cette phase de diagnostic, le consultant remettra un rapport de diagnostic qu il présentera à l entreprise. Toute opération qui ne pourrait être réalisée, à la date prévue, quelle qu en soit la raison devra être reprogrammée dans le cadre du forfait d intervention. Dans le cas où plusieurs intervenants seraient mobilisés sur cette démarche, il faudra impérativement que l accompagnement de chaque entreprise soit effectué par la même personne. Dans sa proposition, le cabinet devra intégrer et présenter le programme détaillé des séances collectives, ainsi que le nombre de jours pour les formations Opération collective régionale de promotion du management de l environnement par étapes CRCI-RA Mars 2008 Page 11/14

12 collectives et l accompagnement individuel qui selon lui, sont propres à amener les entreprises au niveau 2. Nombre de journées collectives maximum : 5 Nombre de journées individuelles maximum : 6 Durée de la formation-action, audit à blanc compris : 12 à 14 mois Accompagnement du niveau 2 au niveau 3 A l issue de cette étape, l entreprise est en mesure de se présenter à la certification de niveau 3 (ISO 14001), c'est-à-dire avoir : - défini les ressources, rôles, responsabilités et autorités, - rédigé les procédures (maîtrise opérationnelle), - mis en place la communication, - mis en place les systèmes de surveillance et de mesurage, - évalué la conformité réglementaire, - défini le système de détection des non conformités ainsi que de formalisation des actions correctives et préventives, - maîtrisé la documentation et les enregistrements, - effectué un audit interne, - effectué une revue de direction. Cette étape ne comprendra que des journées d accompagnement individuel. Dans sa proposition, le cabinet devra préciser le nombre de jours d accompagnement individuel qui selon lui, sont propres à amener les entreprises au niveau 3. Nombre de journées individuelles maximum : Accompagnement dans la phase d audit blanc En fin de démarche et afin de mesurer le travail effectué, un audit blanc sera réalisé. Cet audit devra être mené par un consultant autre que celui qui aura réalisé l accompagnement. Néanmoins et dans le cadre de la présente consultation, il convient aux prestataires consultés d intégrer également dans leur proposition cette prestation. Cette dernière devra être décrite précisément ; nom de l auditeur, références, agrément, Opération collective régionale de promotion du management de l environnement par étapes CRCI-RA Mars 2008 Page 12/14

13 Dans sa proposition, le cabinet devra préciser le nombre de jours d audit à blanc qui selon lui, sont propres à amener les entreprises à un système de management de l environnement certifiable. Nombre de journées individuelles maximum : Contractualisation de la formation entre le cabinet conseil et chaque entreprise concernée La prestation chiffrée que le cabinet proposera à l entreprise devra intégrer, en plus des frais de formation / certification, les frais engagés et supportés par le consultant retenu : Frais de déplacement, d hébergement, de repas, de reproduction de documents (supports de formation) de fournitures et frais annexes, nécessaires à l exécution de la prestation. ainsi que les jours dédiés à la gestion du projet (comités de pilotage), mais hors coût de repas des entreprises. Les frais de réservation de salles de formation (équipées) seront quant à eux supportés par la CCI concernée. Pour des raisons pratiques, le cabinet intégrera les coûts des repas des entreprises lors des formations collectives, charge à lui de le répercuter ensuite dans sa facturation. Le consultant contractualisera son intervention avec chaque entreprise concernée ; la facturation se fera directement auprès des entreprises. Une convention d intervention précisant les modalités d intervention, de suivi, et de rendu sera signée entre le consultant et chacune des CCI concernées. 2.7 Suivi de l opération collective Les différents partenaires de cette opération collective sont, avec les entreprises, l ADEME, la Région Rhône-Alpes, les 12 CCI de la Région Rhône-Alpes concernées par l opération et la CRCI-RA. Un comité de pilotage se réunira, en présence du consultant retenu, autant de fois que nécessaire et a minima : - au lancement de l action, - à la fin des diagnostics, lors de l élaboration des plans de formation, Opération collective régionale de promotion du management de l environnement par étapes CRCI-RA Mars 2008 Page 13/14

14 - à mi-parcours des formations collectives, - à la fin des formations collectives, - pour clore l action. A cet effet, il est demandé au(x) consultant(s) de fournir, tout au long de l opération collective : - Une synthèse du diagnostic qu il aura réalisé dans chaque entreprise, - Le programme de formation collective des entreprises, - Les feuilles de présence pour la formation collective, - Une fiche d évaluation de la formation par l entreprise, - Les fiches de suivi d accompagnement signées par l entreprise (1), - Le rapport d audit à blanc, - Un bilan final pour chaque entreprise accompagnée, précisant : 1 - Les points faibles de son Système de Management Environnemental, 2 - Les principales conclusions de l audit blanc, 3 - Les recommandations d actions correctives, 4 - Un calendrier pour le passage à la certification, si tel est l objectif de l entreprise, (1) Ces fiches seront réalisées à l issue de chaque intervention individuelle en entreprise. Elles mentionneront la date et le nombre d heures d intervention. Le consultant portera une évaluation de l appropriation et de la mise en œuvre des outils fournis lors des formations inter entreprises et proposera des axes d amélioration. Le consultant considère comme confidentielle toute information qui lui sera communiquée par les entreprises et par le Comité de Pilotage. La documentation remise aux entreprises par le consultant lors des formations et de l accompagnement, sera élaborée par celui-ci. Il se chargera également de sa reproduction. Le logo de la CCI concernée et des organismes partenaires, Conseil Régional et ADEME, ainsi que le nom de l opération figureront sur la couverture de tous les documents pédagogiques distribués. Opération collective régionale de promotion du management de l environnement par étapes CRCI-RA Mars 2008 Page 14/14

15 QUESTIONNAIRE / CABINETS PRE-SELECTIONNES Personne contact sur ce dossier (précisez le nom, fonction, adresse, tél, mail) Avez-vous déjà suivi une formation sur le FD X30-205? Si oui, quelle formation avez-vous suivie? Quand et par qui avez-vous été formé? Avez-vous déjà accompagné des entreprises sur du SME par étapes? Si oui, à quel niveau : 1 ou 2? Combien d'entreprises? Pour quel résultats (certification...)? Avez-vous, dans la mise en place de SME, une expertise dans un secteur d'activité particulier? Si oui, lequel? PME ou non PME? Agroalimentaire Industrie chimique / pétrole / pharmacie Industrie textile / cuir / habillement Métallurgie Tourisme (hebergements, restaurants) Commerces Services Entreprises du BTP Transports Biens d'équipement Plasturgie Tertiaire / Bureaux Mécanique Industries et métiers du bois Autre, précisez.. Avez-vous déjà participé à des opérations collectives? Si oui lesquelles? Quels étaient les partenaires de l'opération? Combien de personnes ressources peuvent intervenir, dans votre structure, sur le SME par étapes? Avec quels acteurs locaux travaillez-vous? Quel est, à titre indicatif, le coût d'une journée d'accompagnement individuel? Quel est, à titre indicatif, le coût d'une journée de formation (collective)?