Portail achats Société Générale SOURCING HUB Guide Fournisseur

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1 Portail achats Société Générale SOURCING HUB Guide Fournisseur

2 Agenda 1. Comment mettre à jour son profil et ses données Modifier votre mot de passe à la 1 ère connexion Consulter le tableau de bord principal Gérer les utilisateurs Gérer les données de classification 2. Comment répondre en ligne aux RFx Accès en ligne aux RFx Consulter et accuser réception Préparer et publier des réponses Mettre à jour des Réponses Supprimer une offre et consulter les messages 3. Support P.2

3 Comment mettre à jour son profil et ses données sur le portail achat SG 1. Comment mettre à jour son profil et ses données Modifier votre mot de passe à la 1 ère connexion Consulter le tableau de bord principal Gérer les utilisateurs Gérer les données de classification P.3

4 Modifier votre mot de passe à la 1 ère connexion XXXXXX XXXXXX Lorsque votre organisation est créée, vous recevrez une confirmation contenant votre nom d'utilisateur et mot de passe temporaire. Etant une notification automatique, vous ne pourrez pas répondre à cet . Vous devez vous connecter sur le portail et vous pourrez changer votre mot de passe temporaire. P.4

5 Tableau de bord Principal (1/2) Contenu du tableau de bord: En cliquant sur votre nom, vous pourrez modifier: - la langue - votre profil utilisateur Contrats en négociation Mes questionnaires en cours Nouveaux messages Mes RFIs avec réponses en attente Mes consultation avec réponses en attente Enchères en cours et en attente 1 2 Lien Directs: Dossier Liste d enchère Mes demandes d informations Liste des consultation Mes contrats Base documentaire 1 vous permet de modifier votre mot de passe 2 vous permet de modifier les informations de votre profil utilisateur (ex: numéro de téléphone,adresse, ) P.5

6 Tableau de bord Principal (2/2) La barre de navigation entre les différents modules se trouvent sur la gauche Accès rapide au tableau de bord Accès aux dossiers auxquels vous participez Accès aux détails de votre organisation Accès à la base documentaire Accès au module de gestion des utilisateurs de votre organisation P.6

7 Gérer des utilisateurs - ajouter et modifier La gestion des contacts et de leurs habilitations est sous la responsabilité du fournisseur (ex: Le fournisseur est responsable de la désactivation de tout collaborateur démissionnaire) Accédez à l onglet Gestion des Utilisateurs pour gérer des utilisateurs et leurs rôles associés au sein de votre Entreprise. Accédez à la section Utilisateurs pour déclarer et/ou mettre à jour les contacts au sein de votre Entreprise (ex: Sales Manager) Les détails de connexion (Nom d utilisateur et mot de passe temporaire) sont automatiquement envoyés par e- mail à l adresse de contact renseigné Si vous êtes autorisé à créer des comptes Utilisateurs vous pourrez visualiser et gérer les Droits utilisateurs. Cliquez alors sur Profil Utilisateurs Cliquez sur modifier en haut de la page ou sur les boutons xxxx de chaque section section pour gérer les droits liés aux RFx Si vous sélectionnez Oui, les droits seront accordés, si vous sélectionnez Oui si j ai été ajoutée à la liste des utilisateurs invités à cet évènement, cet utilisateur particulier aura accès à certaines RFx uniquement Cliquez sur et complétez tous les champs obligatoires* (ex: Nom, Prénom, , Nom d utilisateur) et cliquez sur 7 P.7

8 Gérer des données de classification Accédez à l onglet Mes catégories pour mettre à jour la liste des Biens ou Services que votre entreprise est susceptible de proposer à Sociéte Générale. Chercher depuis le champs Recherche libre puis cliquez sur rechercher. Cliquez sur pour sélectionner des domaines de classification Achat Société Générale Sélectionner en cochant la case Cliquer sur P.8

9 Comment répondre en ligne aux RFx 2. Comment répondre en ligne aux RFx Accès en ligne aux RFx Consulter et accuser réception Préparer et publier des réponses Mettre à jour des Réponses Supprimer une offre et consulter les messages P.9

10 Accès en ligne aux RFx Si vous êtes invité à répondre à un RFx, vous recevrez un vous demandant de vous connecter au Portail Achats Société Générale : Les Liens directs permettent également d accéder à vos menus favoris en un seul clic (ex : Liste des RFx) Les RFx auxquels vous êtes invités sont accessibles directement depuis la Page Principale du Portail, depuis l onglet Mes RFx avec réponses en attente, avec les statuts correspondants. Cliquez sur la Description courte de la Consultation qui vous est dédiée pour ouvrir l objet. Les RFx ouverts à tous les fournisseurs sont accessibles depuis l onglet Dossiers depuis le Tableau de bord de la Page Principale. P.10

11 Consulter et accuser réception des invitations à RFX Cliquez sur la Description courte de la Consultation pour ouvrir l onglet détails de la RFI Veuillez noter que : Vous pouvez refuser de répondre en cliquant sur Accédez à la section Configuration pour avoir un aperçu de la consultation Accédez à la section Pièces jointes pour afficher la liste des fichiers attachés à la consultation par l acheteur. Accédez à la section Ma réponse pour accuser réception de la consultation et afficher toutes les questions/besoins de Société Générale Un commentaire vous sera demandé, puis vous devrez cliquer sur refuser de répondre Vous pourrez toujours annuler le refus en cliquant sur annuler le refus Vous pouvez accéder à la section Liste des utilisateurs pour ajouter des contacts dans l équipe en charge de suivre la consultation Vous pouvez cliquer sur AJOUTER pour sélectionner un utilisateur préalablement déclaré sur le Portail Votre réponse sera préparée, gérée et publiée depuis la section Ma réponse Vous pouvez cliquer sur Répondre pour accuser réception de la consultation et commencer à préparer votre réponse N oubliez pas d évaluer correctement le temps nécessaire pour compléter votre réponse en ligne pour vous assurer de respecter les délais de soumission de l offre Pour plus d informations sur la gestion des utilisateurs, veuillez vous référer aux slides précédentes P.11

12 Préparer et publier des réponses Cliquez sur la section Ma réponse pour accéder aux enveloppes Sous la section Aperçu de ma réponse, vous pouvez ouvrir les enveloppes de réponse et commencer à compléter toutes les informations nécessaires Ou Vous pouvez cliquer sur Répondre en haut de chaque enveloppe. Veuillez noter que l'enveloppe réponse Qualification est automatiquement rempli avec les informations fournies dans votre profil (consultez le guide de l'utilisateur: Comment mettre à jour le profil Organisation et données). Il est possible de modifier directement sous la section Profil ou sous la Réponse Technique Cliquez sur dd/view attents e en bas à droite de chaque section pour joindre si besoin des documents additionnels Cliquez sur on pour vérifier les réponses et surligner les données requises manquantes. Une fenêtre s affichera si des informations obligatoires sont manquantes. Cliquez sur pour sauvegarder les données et continuer à compléter la même page ou cliquer sur pour fermer la fenêtre et compléter une autre enveloppe de réponses si nécessaire P.12

13 Publier et mettre à jour Réponses Après publication, il sera toujours possible de modifier votre réponse jusqu à la date de clôture de la Consultation Sous la section Aperçu de ma réponse, vous pouvez ouvrir les enveloppes et modifier/mettre à jour toutes les informations nécessaires Ou Cliquez sur Exporter/Importer réponse pour exporter l intégralité du questionnaire Une fois complété hors ligne et sauvegardé, cliquez sur Importer fichier Excel pour charger le tableur. Toutes les réponses seront alors automatiquement remontées dans le questionnaire en ligne Cliquez sur Sauvegarder les modifications pour mettre à jour les informations Vous pouvez cliquer sur Répondre en haut de chaque enveloppe Cliquez sur effectuées une fois les modifications Cliquez sur pour envoyer la réponse mise à jour à l acheteur en charge de la consultation Veuillez noter que tous les champs obligatoires* seront requis pour publier une réponse Après avoir vérifié toutes vos réponses aux questions ainsi que les pièces jointes : Cliquez sur Une fenêtre de confirmation s affiche et une notification est automatiquement envoyée (à vous et à Société Générale) Après évaluation de votre offre, et le cas échéant, vous serez notifié par dans l éventualité où vous seriez invité à soumettre une offre révisée. A cette occasion, la procédure de publication reste telle que décrite ci-dessus. P.13

14 Supprimer une offre et consulter les messages Vous pouvez à tout moment supprimer l offre Toute communication relative à une Consultation doit être effectuée depuis la section Messages accessible depuis chaque consultation. Un message s affiche vous demandant de confirmer votre action Vous pourrez accéder à tous les messages reçus/envoyés de/à l acheteur en charge de la consultation depuis cette section Messages Vous serez notifié dans votre boîte de tout nouveau message posté sur le Portail P.14

15 Support 3.Support P.15

16 Hotline Support Pour toute information relative à votre accès au portail Achats Sourcing Hub et son utilisation, merci de contacter les numéros supports disponibles sur la page d accueil ou envoyer un à [email protected] Pour toute information relative aux procédures Achats, merci d utiliser la section messagerie disponible depuis les RFx pour contacter l acheteur Société Générale P.16