Résumé des mdificatins apprtées (Jan 1, 2015) Page Rubrique Mdificatin 12 Annexe F Le mntant du rembursement des hôtels a été augmenté de 300,00 $ à 325,00 $ par nuit (taxes cmprises). i
POLITIQUE Titre : Plitique sur les vyages d affaires Diffusin : Services intégrés Apprbatin : Bureau du Cnseil Date : 4 décembre 2013 Date : 22 février 2014 Entrée en vigueur : 22 février 2014 Dernière mdificatin : 1 jan 2015 Objectif et prtée : Objectif Cette plitique explique les cnditins, les lignes directrices et la prcédure à respecter lrs de vyages d'affaires effectués au nm du Cllège ryal. Prtée La plitique s applique à tutes les persnnes qui effectuent un vyage d affaires au nm du Cllège ryal et explique la cntributin que ce dernier peu apprter pur les frais de vyage. Principes directeurs : i. Devir de diligence à l égard des vyageurs En vertu d une bligatin légale1, le Cllège ryal est tenu de s ccuper des persnnes qui effectuent des vyages d affaires en sn nm, en leur accrdant la même attentin qu aux persnnes qui travaillent dans les lieux ù il mène ses activités. ii. iii. Rembursement équitable et rentabilité En tant qu rganisatin dnt la slidité lui vient de ses membres, les ctisatins annuelles étant sa principale surce de financement, le Cllège ryal a le devir d utiliser les fnds destinés aux déplacements effectués en sn nm avec le suci de la plus grande rentabilité tut en s'assurant que les vyageurs snt rembursés. Respect des exigences de l'agence du revenu du Canada (ARC) Le Cllège ryal dit respecter les lignes directrices de l ARC qui exigent de furnir des reçus pur tus les frais de vyage et dépenses cnnexes. 1 Au Canada, le devir d exercer un niveau de diligence raisnnable est inscrit dans le Cde criminel. Le prjet de li C-45 est une li fédérale qui a mdifié le Cde criminel. Entré en vigueur le 31 mars 2004 3, il a ajuté l article 217.1 au Cde criminel qui prévit ce qui suit : «217.1 Il incmbe à quicnque dirige l accmplissement d un travail u l exécutin d une tâche u est habilité à le faire de prendre les mesures vulues pur éviter qu il n en résulte de blessure crprelle pur autrui.» Le prjet de li C-45 a aussi ajuté les articles 22.1 et 22.2 au Cde criminel, impsant une respnsabilité pénale aux rganisatins ainsi qu à leurs agents pur la négligence (22.1) et autres infractins (22.2). 1
Titre : Définitins : Plitique sur les vyages d affaires Aux fins de la présente plitique, les définitins qui suivent nt curs : Activité Désigne tut rassemblement en lien avec les affaires, dnt les salns prfessinnels, la frmatin, les réunins, les sndages et les grupes spéciaux. Agence de gestin des vyages L agence de gestin des vyages fficielle du Cllège ryal. Cmpte de facturatin du Cllège ryal Le numér de carte de crédit du Cllège ryal auquel l'agence de gestin des vyages impute les frais de vyage par avin et par train. Déplacement Le trajet effectué par le vyageur (avin, train, autcar, véhicule persnnel, viture de lcatin, etc.) pur se rendre vers le lieu de l activité. Frmulaire de demande de rembursement Le frmulaire à remplir pur btenir un rembursement. Furnisseurs Hôtels, transprteurs aériens et ferrviaires, autcars, services de lcatin de viture, taxis, etc. Hébergement Un hôtel, un mtel, une auberge u une habitatin ù le vyageur séjurne durant sn déplacement u l activité à laquelle il participe. Lieu d'activité Le lieu (ville u autre) ù se tient l activité. Lieu de départ Le lieu (ville u autre) d ù s effectue le vyage. Transprt lcal Déplacement dans une ville (taxi, métr, navette vers l'aérprt, viture urbaine, etc.) Vyage Le vyage d'affaires qui cmmence lrsque la persnne quitte le lieu de départ et prend fin lrsqu elle y revient. Vyages à l étranger Vyages effectués à l extérieur du Canada, dnt les vyages transfrntaliers en Amérique du Nrd et hrs de l Amérique du Nrd. Vyages au pays Vyages effectués partut au Canada. Vyageur Tute persnne qui effectue un vyage d affaires au nm du Cllège ryal, dnt les bénévles, les emplyés (à temps partiel et à temps plein) et les cnsultants. 2
Titre : Plitique : Plitique sur les vyages d affaires 1. Préparatin des vyages Avant un vyage d affaires effectué au nm du Cllège ryal, tus les vyageurs divent cnsulter la liste de cntrôle de l Annexe A, qui s applique aux vyages au pays, et celle de l Annexe B, qui vise les vyages à l étranger. 2. Réservatins 2.1. Tutes les réservatins cncernant le déplacement et l hébergement, incluant les mdificatins et les annulatins, divent être faites directement auprès de l agence de gestin des vyages du Cllège ryal, dans la mesure du pssible. 2.2. Dans des cas spéciaux, lrsque l agence de gestin des vyages du Cllège ryal ne peut se charger des réservatins (p. ex., lrsque la chambre d hôtel dit être réservée sur le site Web de la cnférence à laquelle le vyageur dit assister), celui-ci dit furnir tus les détails de la réservatin au Cllège ryal pur lui permettre d ffrir un sutien en cas de prblème lrs du vyage d'affaires. 2.3. Les réservatins divent être effectuées dès que pssible pur prfiter des rabais fferts. 2.4. L annulatin des réservatins dit respecter la plitique du furnisseur cncernant le rembursement u le crédit. Le vyageur est tenu de cnnaître les plitiques du furnisseur et de s'y cnfrmer. 2.5. Il y a lieu de faire affaire avec les furnisseurs chisis par le Cllège ryal, à mins que les cûts u la durée du déplacement ne sient augmentés de façn cnsidérable parce que le lieu d hébergement n'est pas apprprié, ni à prximité du lieu de l activité u pur tut autre mtif raisnnable. On truve à l Annexe C une liste des furnisseurs chisis par le Cllège ryal. 2.6. Aux fins de gestin des risques, au plus quatre vyageurs divent se truver à brd du même vl. 3. Déplacement 3.1. Avin Les vyageurs peuvent vir à l Annexe D les classes permises lrs de vyages effectués au Canada et aux États-Unis, et à l Annexe E, les classes permises lrs de vyages internatinaux. Les réservatins auprès de transprteurs aériens nn inscrits aux annexes D et E divent être effectuées dans une classe permise équivalente. 3.1.1. Le Cllège ryal ne remburse pas les certificats de surclassement, les milles de prgrammes persnnels de récmpense u l accès aux salns des aérprts. 3.1.2. Les cûts liés au transprt aérien qui ne snt pas payés d avance peuvent être rembursés, y cmpris : Les frais de mdificatin en raisn de nuveaux hraires et d'annulatins de vls Frais d améliratins aérprtuaires Taxe d aérprt de départ Frais de sélectin de siège Frais d excédent de bagages u pur bagages de pids excédentaire 3
Titre : Plitique sur les vyages d affaires 3.2. Train Les vyageurs peuvent se rendre par train entre le lieu de départ et le lieu de l'activité, dans les classes et catégries permises décrites à l Annexe D. 3.3. Autcar Les vyageurs peuvent se rendre par autcar entre le lieu de départ et le lieu de l activité (tus les services d autcar snt autrisés). 3.4. Viture de lcatin Les vyageurs peuvent utiliser une viture de lcatin pur se rendre vers le lieu de l'activité u dans les lieux prévus à cet effet durant l activité en chisissant l une des catégries permises présentées à l Annexe D. 3.4.1. Les vitures de lcatin peuvent être utilisées au Canada et aux États-Unis seulement à des fins de sécurité. 3.4.2. Dans certains cas, il est pssible d utiliser une viture de lcatin à l étranger en btenant au préalable l'autrisatin d'un directeur, d'un gestinnaire u d'un délégué du Cllège ryal. 3.4.3. Le nm du Cllège ryal des médecins et chirurgiens du Canada et le nm du vyageur divent être inscrits sur le cntrat de lcatin à des fins d assurance. 3.4.4. Il n est pas bligatire de se prcurer une assurance auprès de l'entreprise de lcatin de viture lrsque le vyage est effectué au Canada. 3.5. Véhicule persnnel Les vyageurs peuvent utiliser leur prpre véhicule pur se rendre vers le lieu de l activité u dans les lieux prévus à cet effet durant l activité. 3.5.1. Les vyageurs ne peuvent réclamer que le kilmétrage nécessaire pur assister à l activité. 3.5.2. Le Cllège ryal se dégage de tute respnsabilité pur les réclamatins des vyageurs résultant de l utilisatin de leur véhicule persnnel. 3.5.3. Le Cllège ryal n est pas respnsable de l assurance et du versement des primes d assurance liées aux véhicules persnnels. 3.5.4. Le taux par kilmètre payable pur l utilisatin d un véhicule persnnel est précisé à l'annexe F. Il cuvre tutes les dépenses liées à l utilisatin du véhicule, y cmpris (sans tutefis s y limiter) : L essence, l huile et tus les lubrifiants; Les frais de remrquage, d entretien, de réparatin et de nettyage; Les infractins aux règlements (cntraventins de statinnement u pur excès de vitesse, etc.); Les primes d assurance u les augmentatins de ces primes. 4. Statinnement Tus les frais de statinnement peuvent être rembursés. 4.1.1. Le service de viturier ne dit être utilisé que lrsqu aucune autre pssibilité de statinnement n'est fferte. 4.1.2. Les amendes pur les cntraventins de statinnement ne snt pas rembursées. 4
Titre : Plitique sur les vyages d affaires 5. Transprt lcal Lrs d un vyage, il est pssible d utiliser un taxi, une viture urbaine, une navette et d'autres services de transprt lcal. 5.1.1. Les purbires ne fnt pas partie des frais d'utilisatin des frmes de transprt décrites à l article précédent. 6. Hébergement Les frais d'hébergement durant le vyage et la participatin à une activité snt rembursés cnfrmément à ce qui est précisé à l'annexe F. 6.1. S il s avère impssible d btenir un hébergement ffrant un tarif inférieur u égal à celui qui est précisé à l'annexe F, le vyageur dit btenir au préalable une autrisatin de la part d'un directeur, d'un gestinnaire u d'un délégué du Cllège ryal pur se faire remburser le mntant intégral. 6.2. Les frais d utilisatin d Internet snt rembursés, lrsqu ils ne snt pas inclus dans le tarif des chambres. 6.3. Le nmbre de nuitées ne dit pas être supérieur au nmbre de jurs cnsacrés à l activité, à mins qu une nuitée supplémentaire ne sit nécessaire en raisn de l hraire de vl et de l activité, u de retards imprévus (p. ex., surréservatin, catastrphes naturelles, grèves, etc.). 7. Frais de repas et frais accessires Les frais de repas et les frais accessires inhérents à un vyage snt rembursés cnfrmément à l Annexe F. 8. Assistance et assurance vyage 8.1. Vyages au pays 8.1.1. Tus les vyageurs divent avir une carte d assurance maladie prvinciale (p. ex., Assurance-santé de l Ontari). Tus les vyageurs divent la prter en tut temps. 8.1.2. Tus les vyageurs divent faire appel aux furnisseurs de sins de santé u aux services d'urgence au besin. 8.1.3. Tus les accidents, blessures et prblèmes similaires, qu elle qu en sit la gravité, divent être signalés à un directeur, un gestinnaire u un délégué du Cllège ryal. 8.1.4. Le Cllège ryal ffre une assurance cntre les accidents de vyage (décès accidentel-mutilatin) en cas de perte u de maladie durant un vyage. 8.2. Vyages à l étranger 8.2.1. Pur tute frme d'aide (médicale, sécurité et assistance vyage), les vyageurs divent cmmuniquer immédiatement avec Internatinal SOS. 8.2.2. Les vyageurs divent assumer les frais médicaux d urgence de 500 $ u mins et sumettre le reçu au Cllège ryal aux fins de rembursement. Internatinal SOS fera appruver tus les frais médicaux de plus de 500 $ par le Cllège ryal. 8.2.3. Tus les accidents, blessures et prblèmes similaires, qu elle qu en sit la 5
Titre : Plitique sur les vyages d affaires gravité, divent être signalés à un directeur, un gestinnaire u un délégué du Cllège ryal. 8.2.4. Le Cllège ryal ffre une assurance cntre les accidents de vyage (décès accidentel-mutilatin et besins médicaux à l'étranger) en cas de perte u de maladie durant un vyage. 8.2.5. Le vyageur qui chisit d effectuer un séjur persnnel à l étranger durant u après sn vyage d'affaires pur le cmpte du Cllège ryal dit se prcurer une assurance vyage persnnelle (p. ex., Assistance médicale glbale de La Great- West), puisque l assistance d Internatinal SOS n est fferte que lrs d un vyage d affaires effectué au nm du Cllège ryal. Rôles et respnsabilités : Services intégrés Peaufiner et actualiser cette plitique au besin et la sumettre aux fins d apprbatin. Répndre aux questins relatives à cette plitique et au prgramme de vyages. Élabrer et gérer un prgramme de vyages glbal en fnctin des besins des vyageurs et des activités du Cllège ryal. Négcier et gérer les services des furnisseurs et de l agence de gestin des vyages. Finances S'assurer que les demandes de rembursement snt appruvées et signées par un directeur u un gestinnaire (u un délégué). S assurer que les cdes du grand livre (u centres de cûts) snt exacts. S assurer que les demandes de rembursement snt traitées. Directeur, gestinnaire u délégué Déterminer si un vyage est nécessaire et l'appruver. Distribuer cette plitique aux persnnes qu il supervise et dnner des cnseils au sujet des types et des niveaux de dépenses qui peuvent être engagées. S assurer que tus les frais étaient liés aux activités du Cllège ryal et que les reçus à l appui nt été jints à la demande de rembursement. S assurer que les demandes de rembursement snt cnfrmes à la plitique et qu elles snt vérifiées et appruvées avant le rembursement. Vyageur Prendre cnnaissance des dispsitins de cette plitique et s y cnfrmer. 6
Annexe A : Liste de cntrôle pur un vyage au pays 1. Envisager des slutins de rechange telles les télécnférences et les vidécnférences 2. Obtenir une autrisatin apprpriée le cas échéant 3. Prendre cnnaissance de la Plitique sur les vyages d'affaires et s y cnfrmer 4. Effectuer les réservatins auprès de l agence de gestin des vyages du Cllège ryal 5. Vérifier les crédits de vls émis à sn nm et s assurer qu ils snt utilisés u transférés avant la date d expiratin 6. Revir sn itinéraire lrsque l agence de gestin des vyages le remettra et en furnir une cpie à sn superviseur le cas échéant 7. Cmprendre tutes les plitiques des furnisseurs en matière de mdificatin et d'annulatin des réservatins 8. Prcéder aux mdificatins u aux annulatins de réservatins cnfrmément à la plitique des furnisseurs en matière de rembursement u de crédit 9. Vérifier l hraire de vl, de train u d autcar 24 heures avant l'heure de départ 10. Apprter une cpie de l itinéraire ainsi que les pièces d'identité apprpriées au cmptir d enregistrement (aérprt, train, autcar) 11. Apprter sa carte d assurance-maladie prvinciale au cas ù vus devriez vir un médecin u vus rendre à l hôpital durant vtre vyage 12. Cnserver tus les reçus à jindre à la demande de rembursement u au rapprt d'utilisatin de la carte de crédit 13. Vérifier l hraire de vl, de train u d autcar pur le vyage de retur 24 heures avant la date de départ 7
Annexe B : Liste de cntrôle pur un vyage à l'étranger 1. Envisager des slutins de rechange telles les télécnférences et les vidécnférences 2. Obtenir une autrisatin apprpriée le cas échéant 3. Prendre cnnaissance de la Plitique sur les vyages d'affaires et s y cnfrmer 4. Effectuer des recherches a. Vérifier l infrmatin sur le lieu de l activité, cmme les risques médicaux, les risques pur la sécurité, les risques pur les vyageurs, les us et cutumes et les caractéristiques culturelles Parmi les ressurces dispnibles, cnsulter Internatinal SOS et Guvernement du Canada Déterminer s il existe un danger à se rendre dans le pays ù a lieu l activité b. Vérifier les vaccins requis Parmi les ressurces dispnibles, cnsulter Internatinal SOS, Guvernement du Canada S assurer de recevir les vaccins avant le vyage c. Vérifier les exigences en matière de visa et les autres cnditins d entrée Cnsulter entre autres le site Web du cnsulat ù aura lieu l activité, l agence de gestin des vyages du Cllège ryal, Internatinal SOS et Guvernement du Canada S assurer d avir le temps d'btenir ces dcuments d. Vérifier sn passeprt et s'assurer qu'il sera valide plus de six mis après la date de départ 5. S assurer d btenir les passeprts, les visas, les dcuments d entrée requis, ainsi que les vaccins u médicaments requis u recmmandés 6. Effectuer les réservatins par l'entremise de l agence de gestin des vyages du Cllège ryal 7. Lrsque les réservatins sernt faites, le vyageur recevra autmatiquement un curriel d Internatinal SOS a. Lire les instructins du curriel b. Lire aussi les avertissements en matière de vyage, de santé et de sécurité c. Télécharger la demande d assistance pur téléphnes intelligents d. Cnfirmer que les avertissements nt bien été lus et cmpris en cliquant sur le butn «Cnfirm» dans le curriel 8. S inscrire au service d'inscriptin des Canadiens à l'étranger 9. Être à l affût de l infrmatin au sujet du lieu de l'activité, cmme les avertissements en matière de santé, de sécurité et de vyage, les exigences en matière de visas et les cnditins d'entrée 10. Vingt-quatre heures avant le départ, le vyageur recevra un curriel de cnfirmatin de la part de l agence de gestin des vyages au sujet de ses réservatins 11. Apprter une cpie de l itinéraire, le passeprt, le visa, la fiche d immunisatin et les médicaments 12. Si un séjur persnnel est prévu par la suite à l'étranger, s assurer de se prcurer une assurance vyage apprpriée (p. ex., Assistance médicale glbale de La Great- 8
West) puisque l assistance d Internatinal SOS n est fferte que lrs d un vyage d affaires effectué au nm du Cllège ryal. 13. Prendre cntact avec le Cllège ryal une fis arrivé sur les lieux de l activité 14. Cnserver tus les reçus à jindre à la demande de rembursement u au rapprt d'utilisatin de la carte de crédit 15. Vérifier l hraire de vl, de train u d autcar pur le vyage de retur 24 heures avant la date de départ 9
Annexe C : Furnisseurs chisis par le Cllège ryal Transprt par avin : Air Canada Prter Airlines Westjet Emirates Airline Qatar Airways Transprt par train : Via Rail Viture de lcatin : Service de lcatin de vitures Budget Hôtels : The Westin Ottawa The Fairmnt Chateau Laurier Ottawa Arc the Htel Ottawa The Marritt Dwntwn Ottawa The Delta Ottawa 10
Annexe D : Classes et catégries permises lrs de vyages au Canada et aux États-Unis Remarque : Les réservatins auprès de transprteurs aériens, ferrviaires et de services de lcatin de viture nn inscrits ci-dessus divent être effectuées dans une classe u catégrie équivalente, cnfrmément à cette annexe. Air Canada Tang Flex Latitude Permis Permis Permis si la durée ttale des segments + durée ttale des escales est de plus de tris heures Westjet Écnmie Flex Plus Permis Permis Permis si la durée ttale des segments + durée ttale des escales est de plus de tris heures Prter Fixe Flexible Liberté Permis Permis Permis si la durée ttale des segments + durée ttale des escales est de plus de tris heures VIA Rail Tarif en ligne Écnmie Écnmie Plus Affaires Affaires Plus Permis Permis Permis Permis Nn permis Viture de lcatin Budget Cmpacte Intermédiaire Standard Pleine grandeur Permis Permis Permis Permis 11
Annexe E : Classes et catégries permises lrs de vyages effectués à l extérieur du Canada et des États-Unis Remarque : Les réservatins auprès de transprteurs aériens, ferrviaires et de services de lcatin de viture nn inscrits ci-dessus divent être effectuées dans une classe u catégrie équivalente, cnfrmément à cette annexe. Air Canada Classes écnmiques Classes affaires Tang Flex Latitude Affaires (plus bas tarif) Affaires (Flex) Permis Permis Permis Permis Nn permis Qatar Airways Classes écnmiques Classes affaires Flexible Affaires (semiflexible) Affaires (flexible) Permis Permis Nn permis Emirates Airways Classes écnmiques Écnmie Classes affaires Affaires Permis Permis 12
Annexe F : Directives et mdalités de rembursement Rembursement des frais d hébergement Au Canada = jusqu à 325 $ Le Cllège ryal remburse un mntant maximal de 325 $ la nuitée, y cmpris les taxes et autres frais. Celui-ci ne cmprend que l hébergement et nn les frais de repas et frais accessires, le statinnement, le service Internet u les interurbains. À l étranger (y cmpris les États-Unis) Un rembursement sera accrdé pur le cût d'une chambre d'hôtel de base dans un hôtel quatre diamants (u quatre étiles) affilié à l'american Autmbile Assciatin (AAA). Frais de repas et frais accessires Jur(s) de vyage = jusqu à 50 $ Il s agit d un jur nn cnsacré à l'activité mais aux aller-retur entre le lieu de l'activité et le pint de départ. Jur(s) d activité = jusqu à 50 $ lrsque deux repas snt furnis. Jur(s) d activité = Jusqu à 150 $ lrsque mins de deux repas snt furnis. Jur que le vyageur cnsacre à une activité. Regrupement des mntants du rembursement Il est pssible de regruper les mntants du rembursement des frais engagés durant les jurs de déplacement et d activité. Par exemple, pur deux jurs de déplacement (50 $ x 2) et un jur d activité (150 $ x 1), le rembursement peut aller jusqu à 250 $. Véhicule persnnel Le rembursement accrdé par le Cllège ryal est de 54 cents le kilmètre lrsque le vyageur utilise sn véhicule persnnel. Mdalités de rembursement 1. Le vyageur dit remplir le frmulaire de demande de rembursement et le sumettre à l apprbatin d un directeur, d un gestinnaire u d un délégué du Cllège ryal. 2. Des reçus snt exigés pur btenir le rembursement des dépenses effectuées. 3. Aucun reçu n est exigé pur le kilmétrage effectué avec un véhicule persnnel u pur le cût du billet d'avin u de train imputé directement au numér de cmpte du Cllège ryal. 4. Tus les reçus divent être jints au frmulaire de demande de rembursement. Il est pssible de furnir une versin phtcpiée u numérisée. En cas de perte d'un reçu fficiel, il est pssible de sumettre un reçu écrit à la main prtant la signature d un directeur, d un gestinnaire u d un délégué du Cllège ryal. 5. Les frmulaires de demande de rembursement dûment remplis et les reçus divent être sumis dans un délai de 40 jurs uvrables suivant la date du vyage. 6. Les Services financiers du Cllège ryal émettrnt un rembursement lrsque tus les frmulaires et reçus dûment appruvés sernt reçus. 7. Tus les vyageurs qui sumettent des frmulaires de demande de rembursement divent s inscrire auprès des Services financiers pur btenir leur rembursement par transfert électrnique de fnds. 13