TERMES DE REFERENCE Mission n 13INI142 I. Informations générales Intitulé de la mission Composante Thématique(s) Bénéficiaire(s) Pays Subventions FM concernées Montant de la subvention Durée totale des jours prévus Expertise technique pour l évaluation de la file active des PVVIH sous ARV au Cameroun. 41 225 521 Euros 242 VIH MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE/CNLS Période de la subvention Phase 1 : du 1 er juillet 12 au 30 juin 2014 Cameroun Note de performance Date de la note de performance B1 30 juin 2013 Contact FEI Personne référente Coordonnées Clarisse Veylon-Hervet Clarisse.veylon@diplomatie.gouv.fr II. Justification de la mission Au Cameroun, le VIH/SIDA est reconnu comme un problème de santé publique et est placé au centre des préoccupations du gouvernement. Les statistiques révélées par le Ministère de la Santé Publique suite à la quatrième Enquête Démographique et de Santé (EDS), publiées fin 2012, indiquent que la prévalence du VIH/SIDA au Cameroun est de 4,3%, avec environ 560 000 personnes infectées en 2013. De manière générale, le Cameroun enregistre de nombreuses faiblesses dans la disponibilité des données de qualité du fait de l irrégularité de leur collecte et de leur faible complétude, entraînant des difficultés de gestion. Depuis 2012, le pays fait face à des tensions périodiques et prolongées en intrants VIH/SIDA. Une enquête de revue des données effectuée en mai 2013 par le CNLS fait état de cette situation, et met en exergue certaines discordances entre les données collectées au niveau des formations sanitaires et celles transmises au niveau régional et central pour la prise des décisions. Par conséquent, le CNLS a sollicité l appui de ses partenaires techniques et financiers pour la réalisation d une évaluation externe des données de la file active des PVVIH sous ARV. Les données collectées serviront de base pour un meilleur suivi de la file active des patients VIH/SIDA et Termes de références 13INI142 1
permettront, sur la base des recommandations et résultats de cette évaluation, le renforcement du système de remontées des données. Cette évaluation de la file active des PVVIH sous ARV fait partie intégrante du processus de rédaction de la note de concept qui devrait être soumise au Fonds mondial fin avril 2014. En effet, le CNLS a déjà soumis une première version du plan stratégique national 2014-2017 qui doit être validé prochainement. Ce plan stratégique national est le fondement de la note de concept qui sera soumise au FM en avril 2014 dans laquelle doivent être intégrées des données épidémiologiques à jour. Plusieurs partenaires ont exprimé leur intérêt à soutenir cette évaluation. L étude de file active et du système de collecte des données sera mis en œuvre par un appui de l Initiative 5% (mobilisation de l expertise technique), du Gouvernement du Cameroun et du PEPFAR - CDC, USAID (financement de la collecte des données sur le terrain). L évaluation portera sur les mois de novembre 2013 à janvier 2014. Le but est d avoir tous les résultats et recommandations de l évaluation pour l écriture de la note en 2014. III. Objectifs et résultats poursuivis 1) Objectif général de la mission L objectif général est de renforcer la fiabilité des données épidémiologiques du VIH/SIDA à travers une évaluation de la file active et des recommandations pour l amélioration du système de collecte et de remontée de données. 2) Objectifs spécifiques - Dénombrer les PVVIH sous ARV et évaluer l adéquation entre le nombre de patients sous traitement et les consommations mensuelles en ARV; - Evaluer le système de collecte et de remontée des données et définir des recommandations notamment sur l utilisation des outils de collecte et la qualité du rapportage des données de la file active. 3) Résultats à atteindre Résultat 1 : Le nombre total des PVVIH sous ARV au cours des mois de novembre, décembre 2013 et janvier 2014 est connu au niveau national et par formation sanitaire (FOSA), à savoir : - Nombre d enfants (0-14 ans) sous traitement; - Nombre d adultes (15 ans et plus) sous traitement; - Répartition de la file active par tranche d âge et par sexe; - Nombre de nouveaux patients (adultes et enfants) enrôlés; - Nombre d anciens patients (adultes et enfants) traités; - Nombre de patients (adultes et enfants) traités par régime; - Répartition des patients (adultes et enfants) traités par régime de traitement ; Termes de références 13INI142 2
Résultat 2 : Les facteurs identifiés comme pouvant influencer la file active et la qualité des services au cours des mois de novembre 2013 à janvier 2014, au niveau national, par région et par FOSA sont connus et chiffrés : - Nombre de patients absents; - Nombre de patients perdus de vue; - Nombre de patients décédés; - Nombre de patients non enregistres mais traités (aides ponctuelles) dans les FOSA au cours des mois ciblés; - Nombre de migrations enregistrées au cours des mois ciblés ; - Date d initiation du traitement antirétroviral TARV; - Stade clinique (OMS) à l initiation et à la dernière visite ; - Taux de CD4 : à l initiation et à la dernière visite; - Nombre de patients ayant réalisé au moins une charge virale au cours des douze derniers mois; - Date de la dernière dispensation ; - Le nombre de jours de rupture par protocole et par mois ; - Le nombre de jours de dispensation des ARV dans la semaine. Résultat 3: Le système de collecte et remontée des données est évalué, des recommandations et un plan d action pour l améliorer sont approuvés par les membres du Comité de pilotage. IV. Description de la mission 1) Activités prévues Durant toute la durée de l évaluation de la file active, le travail des experts sera encadré par un Comité de pilotage (CP) constitué des experts du Groupe Technique Central (GTC)/CNLS et des partenaires de lutte contre le VIH/SIDA i. Ce comité sera chargé de faciliter l ensemble du processus à tous les niveaux. Il participera à l analyse des données et à l élaboration et la validation du rapport final. Les membres participeront avec les consultants à l élaboration du protocole d enquête, à l organisation et à la coordination des activités en générale. Dans le cadre de leur mission, les consultants auront à conduire les activités suivantes (la méthodologie pourra faire l objet d ajustements sur accord des experts et du CP) : a. Préparation de la méthodologie pour l évaluation de la file La période d observation de la file active concerne les mois de novembre 2013, décembre 2013 et janvier 2014 et sera menée dans 159 structures de prise en charge du Cameroun. Les consultants seront en charge de définir, organiser et coordonner la méthodologie pour l évaluation de la file active (définition des grilles d évaluation, des questionnaires, des modules de formation, définition du plan d action, etc.). Cette méthodologie sera validée par le CP et présentée à tous les partenaires en atelier. b. Formation des superviseurs Les consultants devront définir le format de la formation et ensuite former les 22 superviseurs des équipes régionales de collecte de données selon la méthodologie qui aura été définie. Termes de références 13INI142 3
c. Supervision de la collecte de données Les experts seront en charge de la supervision de la collecte de données en collaboration avec le CP. Les experts devront superviser la collecte, la saisie des données et s assurer de la qualité et la précision des données. La collecte des informations sur le terrain se fera par région. Chaque équipe sera constituée de superviseurs et d enquêteurs recrutés et formés au niveau régional. Les superviseurs travailleront sous la supervision directe des experts. Le superviseur chef d équipe devra coordonner, suivre et superviser la collecte de données au niveau de sa région, centraliser les données de chaque enquêteur et assurer leur transmission sécurisée aux experts. CDC/PEPFAR/USG finance la collecte de données. d. Elaboration du rapport d évaluation incluant la synthèse des résultats, l analyse, les recommandations et le plan d action Le rapport devra inclure la synthèse des résultats : - Le nombre total des PVVIH sous ARV au cours des mois de novembre 2013 à janvier 2014 au niveau national par région, par FOSA et par mois, et leur consommation réelle en ARV; - Les facteurs identifiés comme pouvant influencer la file active et la qualité des services au cours des mois de novembre 2013 à janvier 2014, au niveau national, par région et par FOSA. L analyse et les recommandations : - Les recommandations d amélioration des outils de suivi et évaluation nécessaires pour un meilleur suivi des patients; - Les recommandations sur l utilisation des outils de collecte et la qualité du rapportage des données de la file active; Le plan d action : - Le plan d action permettra de fixer les objectifs à atteindre sur la base des recommandations, de définir les responsabilités des différents acteurs, d établir une ligne directrice et des indicateurs de performance pour le suivi-évaluation des actions. e. Atelier de restitution Un atelier de restitution sera organisé pour présenter la synthèse des résultats, l analyse, les recommandations et le plan d action. Le plan action d action devra être validé par le CP et présenté durant cet atelier de restitution. 2) Livrables attendus - Méthodologie pour l évaluation de la file des PVVIH sous ARV (incluant les grilles d évaluation, les questionnaires, le format des modules de formation et tout autre outil pertinent concernant la mise en œuvre de l évaluation de la file active) ; - Rapport d évaluation incluant la synthèse des résultats sur la file active - Rapport d évaluation de la collecte et remontée des données, accompagnées de recommandations et d un plan d action. V. Lieu, Durée et Modalités d exécution 1) Période de mise en œuvre : de février à mai 2014 2) Date de démarrage : mi-février 2014 Termes de références 13INI142 4
3) Date de fin : mi-mai 2014. L évaluation de la file active devra être quantifiée dans les temps pour l écriture de la note. 4) Durée effective : 242 jours prestés au total La durée effective des prestations (jours ouvrables) pour les experts internationaux est de 61 jours sur place et 4 jours à distance chacun. La durée effective des prestations (jours ouvrables) pour les experts nationaux est de 56 jours sur place chacun. 5) Planning/calendrier : Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit : Description des activités Préparation de la méthodologie pour l évaluation de la file Atelier de présentation de la méthodologie Atelier de formation des superviseurs Supervision de la formation des enquêteurs et de la collecte de données Elaboration du rapport d évaluation incluant la synthèse des résultats, l analyse, les recommandations et le plan d action Atelier de restitution Lieu Durée (H/J) Expert international 1 : Durée (H/J) Expert international 2 : Durée (H/J) Expert national 3 : Yaoundé 20 20 15 15 Yaoundé 1 1 1 1 Yaoundé 6 6 5 5 4 jours à distance et 11 jours sur le terrain pour les experts internationaux, 15 jours sur le terrain pour les nationaux 15 15 15 15 Yaoundé 18 18 14 14 Yaoundé 5 5 6 6 Total 65 65 56 56 Durée (H/J) Expert national 4 : Termes de références 13INI142 5
Les experts se rendront au Service de Coopération et d'action Culturelle (SCAC) de l'ambassade de France en début et en fin de mission pour une réunion d'échanges avec la Conseillère Régionale de Coopération en Santé, Caroline Comiti. VI. Expertise et profil demandés 1) Nombre d experts : 4 2) Profils des experts En termes de compétences, les profils internationaux et nationaux devront être complémentaires. Poste 1 : Expert international en prise en charge des PVVIH A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) dans les domaines suivants : Médecine, santé publique ou expérience équivalente. - Spécialisation épidémiologie du VIH - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de supervision d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative de rédaction et de synthèse - Excellente maitrise du français et de l anglais (écrit / oral) - Une bonne maîtrise des logiciels statistiques (SPSS, Stat, CSPro, EPI-INFO) est un atout B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnel d au moins 10 ans dans la gestion, la mise en œuvre et/ou l évaluation de programmes de lutte et de prise en charge du VIH en Afrique, dont minimum 7 ans à des postes de responsabilités (chef de projet, management d équipes ) C. Expérience professionnelle spécifique - Expérience médicale en Afrique indispensable, notamment en prescription des ARV. - Expérience indispensable similaire à la mission d évaluation de la file active. - Une expérience préalable dans le pays ou la zone est un atout. Poste 2 : Expert international en suivi et évaluation des programmes VIH/Sida A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) dans les domaines suivants: Médecine, sciences sociales, santé publique ou expérience équivalente. - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel Termes de références 13INI142 6
de transmission des savoirs de supervision d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative de rédaction et de synthèse - Excellente maitrise du français et de l anglais (écrit / oral) - Excellente maîtrise des logiciels statistiques (SPSS, Stat, CSPro, EPI-INFO) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnel d au moins 10 ans dans la gestion, la mise en œuvre et/ou l évaluation de programmes de lutte et de prise en charge du VIH en Afrique, dont minimum 5 ans à des postes de responsabilités (chef de projet, management d équipes ) - Expérience en suivi et évaluation de programmes de santé de minimum 5 ans. C. Expérience professionnelle spécifique - Expérience indispensable similaire à la mission d évaluation de la file active. - Une expérience préalable dans le pays ou la zone est un atout. Poste 3 : Expert national en prise en charge des PVVIH A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) dans les domaines suivants: sciences sociales, médecine, santé publique ou expérience équivalente. - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de supervision d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative de rédaction et de synthèse - Excellente maitrise du français et de l anglais (écrit / oral) - Excellente maîtrise des logiciels statistiques et bureautiques (SPSS, Stat, CSPro, EPI-INFO, Excel, Word, PPT) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 7 ans sur des programmes de santé, notamment en matière de lutte contre le VIH. - Expérience professionnelle d au moins 5 ans en suivi-évaluation (de projets, programmes, audits ) - C. Expérience professionnelle spécifique - Expérience indispensable en prescription des ARV. - Une bonne connaissance du système de santé camerounais est exigée. Poste 4 : Expert national en suivi et évaluation des programmes VIH/Sida A. Qualifications et compétences : Termes de références 13INI142 7
- Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) dans les domaines suivants: sciences sociales, médecine, santé publique ou expérience équivalente. - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de supervision d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative de rédaction et de synthèse - Excellente maitrise du français et de l anglais (écrit / oral) - Excellente maîtrise des logiciels statistiques et bureautiques (SPSS, Stat, CSPro, EPI-INFO, Excel, Word, PPT) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 7 ans sur des programmes de santé, notamment en matière de lutte contre le VIH. - Expérience professionnelle d au moins 5 ans en suivi-évaluation (de projets, programmes, audits ) C. Expérience professionnelle spécifique - Une bonne connaissance du système de santé camerounais est exigée. Les consultants nationaux travailleront sous la direction des consultants internationaux. Ils devront fournir des informations sur l organisation du système de santé camerounais et sur le programme de lutte contre le VIH/SIDA. Leurs tâches seront principalement axées sur la gestion des données de terrain. VII. Compte-rendu de mission Un compte rendu (maximum de 15 pages et suivant le modèle fourni) devra être remis par mail après chaque mission dans un délai de 10 jours après le retour. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra pouvoir être diffusable auprès de l ensemble des partenaires concernés par la mission. VIII. Suivi-évaluation Dans l intérêt du bénéficiaire et de FEI, les indicateurs ci-dessous permettront d évaluer pendant et après la mission les résultats de la mission d expertise, afin de pouvoir à terme mesurer l atteinte des objectifs propres à la mission ainsi que l évolution de la performance des programmes financés par le Fonds mondial. Indicateurs de performance Livrables Effets immédiats Effets intermédiaires Méthodologie pour l évaluation de la file des PVVIH sous ARV Une méthodologie est définie et validée par les membres du comité de pilotage. L évaluation de la file active peut démarrer. Rapport d évaluation incluant la Le rapport d évaluation est Les résultats et Sources de vérification Réunions avec le comité de pilotage ; Atelier de restitution. Termes de références 13INI142 8
synthèse des résultats, l analyse, les recommandations et le plan d action. rédigé et présenté lors de l atelier de restitution. Le plan d action est validé par le CP. recommandations de la file active permettent la rédaction d une note de concept dans le cadre du nouveau modèle de financement du Fonds mondial. IX. Informations pratiques Le bénéficiaire met à disposition de l expert les moyens matériels suivants : - Un espace de travail (bureau et chaise) ; - Un accès internet. i Constitution du Comité de Pilotage (CP) : Constitution du Comité de Pilotage (CP) : Instance de Coordination Nationale, Bénéficiaire Principal du FM, PTF (Ambassade de France, PEPFAR (CDC, USAID), ONUSIDA, MWS, UNICEF, MSH/SIAPS, ESTHER Cameroun, ICAP, Fondation Clinton), Ministère de la Santé Publique, ONG et associations (Care Cameroun, CAMNAFAW, CHP, CRS, Positive Generation), CNLS. Termes de références 13INI142 9