Sommaire 1. Import EDI-TDFC des données comptables... 3 2. Rapport Fiche de synthèse d une société... 5 3. Recherche... 6 3.1 Depuis le bandeau supérieur... 6 3.2 Depuis les listes de création/sélection rapide d une ressource... 6 4. Dupliquer un travail de rédaction... 7 5. Mise à jour automatique des modèles d actes... 8 6. Contrôle des dates d échéances sur les mandats et les conventions réglementées... 10 7. Synchronisation des données dans le questionnaire de rédaction... 11
1. Import EDI-TDFC des données comptables Vous avez désormais la possibilité de renseigner automatiquement les données comptables de la société (issues de la liasse fiscale et obligatoires pour établir le Rapport de gestion) en important dans AJ2WEB un fichier au format normé EDI-TDFC. Ce fichier est obtenu à partir des logiciels de comptabilité. Pour réaliser l import, depuis le sous-onglet Données comptables, cliquez sur Action > Créer un exercice. Dans la fenêtre qui s affiche, sélectionner Automatique : création des données par import d'un fichier EDI-TDFC, puis cliquez sur Suivant. Important : Notez que si vous souhaitez renseigner les exercices antérieurs d une société, le système vous informe que : les exercices sociaux doivent être saisis dans l ordre croissant de la date de clôture afin de pouvoir bénéficier du report des données de l exercice social précédent la création d un nouvel exercice social. Par exemple, pour renseigner les exercices ayant les dates de clôture N-1, N-2 et N-3, vous devez commencer par créer l exercice N-3, puis ensuite le N-2 et enfin le N-1.
Dans la fenêtre qui s affiche, cliquez ensuite sur le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier au format.edi depuis votre emplacement de stockage. Cliquez sur Suivant pour continuer : A ce stade, le système interprète le fichier et affiche les informations de la société, vous permettant ainsi d en vérifier l exactitude. Cliquez sur Sauvegarder pour valider la création :
2. Rapport Fiche de synthèse d une société La fiche de synthèse regroupe un ensemble d informations sur la société : siège social, mandats, détentions, répartition du capital social Pour générer le rapport, depuis le sous-onglet Accueil d une société, cliquez sur le lien Rapports > Fiche de synthèse Dans la fenêtre qui s affiche, renseignez une date de référence. Il s agit de la date à laquelle vous souhaitez connaître la situation de la société. Cliquez ensuite sur Export Word ou Export Pdf pour générer le rapport :
3. Recherche Avec cette nouvelle version d AJ2WEB, vous avez désormais la possibilité d accéder à un système simple pour rechercher rapidement : un dossier, une société, une personne ou une indivision. 3.1 Depuis le bandeau supérieur Dans la liste déroulante, sélectionnez l élément que vous souhaitez rechercher. Renseignez ensuite le nom de l élément dans la barre de recherche (il faut saisir au moins 3 caractères pour que la recherche se lance) puis cliquez sur le pictogramme loupe ou sur la touche Enter pour lancer la recherche. Selon l élément recherché, un onglet liste s ouvre avec les résultats. 3.2 Depuis les listes de création/sélection rapide d une ressource Depuis la liste de création/sélection rapide d une ressource, renseignez le nom de la ressource dans la barre de recherche puis cliquez sur le pictogramme loupe ou sur la touche Enter pour lancer la recherche.
4. Dupliquer un travail de rédaction La fonctionnalité de duplication vous permet de dupliquer (copier) un travail réalisé à l instant N-1 pour le rédiger à l instant N en reprenant la totalité de son contenu (actes et réponses du questionnaire) et en le mettant à jour automatiquement par rapport aux nouvelles données du dossier client. Cette fonctionnalité améliore ainsi considérablement votre productivité et le temps passé en rédaction, notamment pour les opérations récurrentes telle que l approbation des comptes annuels. Pour dupliquer un travail de rédaction, depuis le sous-onglet Travaux d un dossier, cliquez sur le pictogramme d action d un travail et sélectionnez l action Dupliquer : Dans la fenêtre qui s affiche, nommer votre nouveau travail dupliqué à partir du champ Nom et cliquez sur Sauvegarder et Ouvrir : Pour terminer, ouvrez votre travail dans le Rédacteur.
Important : notez que dans le cadre de la duplication d un travail, le nouveau travail dupliqué reprend la totalité des éléments de l ancien travail : les actes, les réponses du questionnaire préalable, les réponses du questionnaire de rédaction, mais aussi la date de référence. Il faut donc systématiquement penser à vérifier et à modifier, selon l opération, la date de référence et les éléments du questionnaire préalable. Par exemple, si dans le cadre d une approbation des comptes réalisée l année N, la date de référence du travail est au 15/06/2014. Alors pour l approbation des comptes 2015 de l année N+1, lorsque vous dupliquez le travail de l année N pour créer un nouveau travail à N+1, il faut modifier la date de référence (par exemple au 15/06/2015), valider le questionnaire préalable pour prendre en compte cette modification et récupérer ainsi les données à jour dans le questionnaire de rédaction. Toujours dans le cadre de ce même exemple, de la même manière, il faut penser à sélectionner dans le questionnaire préalable le nouvel exercice social à approuver (créé depuis le sous-onglet Données comptables de la société Cf. section 1). 5. Mise à jour automatique des modèles d actes Les mises à jour d actes sont automatiques dans AJ2WEB. Vous n avez donc aucune opération spécifique à réaliser. Lorsqu une mise à jour des actes a été réalisée, pour vos travaux en cours, à l ouverture dans le Rédacteur, le système vous alerte automatiquement : Pour prendre connaissances de la mise à jour, vous cliquez sur le lien Mes Services > A propos qui se situe dans le bandeau supérieur. A partir du moment où le système vous a alerté d une nouvelle mise à jour, vous avez la possibilité d activer immédiatement ou ultérieurement. Pour l activer, cliquez sur le bouton Actes et questionnaire préalable depuis le
Rédacteur. Dans la fenêtre qui s affiche, les actes mis à jour sont indiqués par un pictogramme de couleur rose. Pour accepter la mise à jour, cochez la case En cliquant sur Suivant, j accepte de mettre à jour les actes du travail : Pour continuer, cliquez sur Suivant, puis cliquez ensuite sur Valider pour activer la mise à jour des actes.
6. Contrôle des dates d échéances sur les mandats et les conventions réglementées Depuis l espace Mes dossiers favoris du Bureau ou depuis le sous-onglet Accueil d un dossier, vous pouvez contrôler par rapport à une date (par exemple la date de la prochaine assemblée générale) les dates d échéances à venir des mandats et des conventions réglementées. Depuis l espace Echéances au, renseignez la date à laquelle vous souhaitez contrôler les échéances de la (ou des) société(s) gérée(s) du dossier. Par défaut, le champ est toujours renseigné à la date du jour : Notez que vous avez également la possibilité de voir les échéances à venir sur une société en générant le rapport fiche de synthèse depuis le sous-onglet Accueil de la société (Cf. section 2).
7. Synchronisation des données dans le questionnaire de rédaction Désormais, la synchronisation des données saisies dans les ressources est effectuée automatiquement dès que vous ouvrez un travail en rédaction ou dès qu un travail est sauvegardé depuis le Rédacteur (suppression du message de demande de synchronisation à chaque ouverture et sauvegarde d un travail). Par ailleurs, pendant la rédaction, si vous souhaitez modifier et mettre à jour les données des ressources utilisées dans le questionnaire, un clic sur le bouton Synchroniser vous permet de récupérer automatiquement les nouvelles données dans le questionnaire de rédaction : Notez que vous avez la possibilité d optimiser l affichage de votre écran en masquant le bandeau supérieur (cf. image ci-dessus)