1 DOCUMENTATION Objet TAXE FONCIERE ET TEOM Logiciel(s) DOVADIS Métier Gestion locative
2 Sommaire PARAMETRAGES... 3 Prestations propriétaires et locataires... 3 Prestations de type propriétaire... 3 Prestation propriétaire Taxe foncière :... 3 Prestation propriétaire Autre taxe... 3 Prestation propriétaire Frais de Gestion... 3 Prestations de type locataire... 3 Prestation Locataire Taxe Ordures Ménagères... 3 Prestation Locataire Autres Taxes... 4 Prestation Locataire Frais de Gestion :... 4 Paramétrage de la taxe foncière... 4 Prestations propriétaires et locataires... 4 Rubriques de provisions Locataire... 4 Prises honoraire sur le propriétaire... 5 Prise honoraire si montant débiteur... 5 Prise honoraire si montant créditeur... 5 Autres... 5 Régularisation immédiate des provisions... 5 Type de traitement... 5 FONCTIONNALITES... 6 Paramètres... 6 Type de traitement... 6 Année de traitement... 6 Date de la dépense... 6 Paramètre locataire... 7 Paramétrage par défaut... 8 Traitement - facture fournisseur... 8 Choix du fournisseur... 8 Choix du propriétaire... 9 Saisie des montants... 9 Montants... 10 Honoraires... 10 Régularisation immédiate des provisions... 10 Bouton «Valider Propriétaire et suivant»... 10 Régularisation de la TEOM sur les locataires... 10 Bouton «Valider Propriétaire, locataire et suivant»... 10 Récapitulatif des factures ou dépenses... 10 Récapitulatif des taxes ordures ménagères aux locataires... 11 facturation immédiate ou élément variable... 11 Comptabilisation par facture... 11 Comptabilisation par éléments variables... 11 Traitement - dépense directe... 12 Choix de la banque... 12 Traitement - foncier uniquement... 12
3 PARAMETRAGES Ce nouveau module permet de saisir la taxe foncière envoyée par le propriétaire afin de récupérer la part de la taxe d enlèvement des ordures ménagères (TEOM) auprès du locataire et de comptabiliser la part de la taxe foncière au propriétaire pour la déclaration du foncier. PRESTATIONS PROPRIETAIRES ET LOCATAIRES Il est nécessaire de créer au préalable les prestations propriétaires et locataires nécessaires pour le bon fonctionnement de ce module depuis le menu Gérance - Paramètrages Prestations PRESTATIONS DE TYPE PROPRIETAIRE Il est conseillé pour la déclaration du foncier de créer 3 prestations différentes relatives à la décomposition de la taxe foncière suivante : Prestation propriétaire Taxe foncière : C est le montant de TEOM figurant sur l'avis de la taxe foncière payée par le propriétaire et récupérable auprès du locataire. Prestation propriétaire Autre taxe C est le montant total des cotisations sur les propriétés baties et non baties, déduit du montant de la TEOM figurant sur l'avis de la taxe et non récupérables sauf convention spécifique avec le locataire. Prestation propriétaire Frais de Gestion C est le montant des Frais de Gestion (ou Frais de Rôle) figurant sur l'avis de la taxe foncière payée par le propriétaires et non récupérable auprès du locataire sauf convention spécifique avec le locataire. Vous trouverez ci-dessous un tableau récapitulatif des valeurs à saisir lors de la création de ces prestations. Les codes et libellés sont donnés à titre d'exemple. le choix de la catégorie d'écritures de la prestation est importante pour la déductibilité au niveau de la déclaration du foncier. Elles sont saisies à titre indicatif. En cas de doute, renseignez-vous aupès de votre centre des impôts. N Code Libellé Type Prestation Type Tarif Compte Gestion Catégorie Ecriture 1 TEOM Taxe d'enlèvement des ordures ménagères AutrePrestation Montant TTC 41120000 Propriétaires D06 Dépenses non déductibles 2 TFAT Taxe Foncière Autres AutrePrestation Montant TTC 41120000 D05 Taxes Taxes Propriétaires 3 TFFG Taxe Foncière Frais de AutrePrestation Montant TTC 41120000 Gestion Propriétaires Catégorie écriture D05 : rattachée à la ligne 227 de la déclaration Foncière 2044. Foncières * D05 Taxes Foncières * PRESTATIONS DE TYPE LOCATAIRE Vous pouvez créer soit 3 prestations différentes, soit ne créer qu une seule prestation Ordures ménagères, cela n a aucune conséquence sur le foncier. Prestation Locataire Taxe Ordures Ménagères C est la prestation qui sera facturée au locataire pour le montant de la TEOM uniquement.
4 Prestation Locataire Autres Taxes Dans le cas où vous avez des mandats pour lequel vous refacturez cette taxe aux locataires, il faut que celle-ci soit renseignée avec une rubrique différente de la TEOM. Sinon vous pouvez utiliser la même que ci-dessus. Prestation Locataire Frais de Gestion : Dans le cas où vous avez des mandats pour lequel vous refacturez cette taxe aux locataires, il faut que celle-ci soit renseignée avec une rubrique différente de la TEOM. Sinon vous pouvez utiliser la même que ci-dessus. N Code Libellé Type Prestation Type Tarif Compte Gestion 4 50 Ordures ménagères AutrePrestation Montant 41120000 Propriétaires 5 50AT Taxes Foncières AutrePrestation Montant 41120000 Autres Taxes Propriétaires 6 50FG Taxes Foncières AutrePrestation Montant 41120000 Frais de Gestion Propriétaires Catégorie Ecriture A06 Autres charges locatives A06 Autres charges locatives A06 Autres charges locatives Code Recette * 5 Charges Locatives 5 Charges Locatives 5 Charges Locatives * Code recette : ce code permet de prendre en compte cette prestation dans la base de calcul de vos honoraires de gestion, si vous souhaitez prendre des honoraires sur cette prestation. PARAMETRAGE DE LA TAXE FONCIERE Dans les paramètres DOVADIS Paramètres généraux - onglet Gérance, vous devez renseigner les zones relatives au paragraphe Taxe Foncière PRESTATIONS PROPRIETAIRES ET LOCATAIRES Remplir les zones en fonction des prestations de type propriétaire créées précédemment Remplir les zones en fonction des prestations de type locataire créées précédemment RUBRIQUES DE PROVISIONS LOCATAIRE Il est possible de paramétrer jusqu'à 3 rubriques différentes de provisions pour Ordures ménagères (TTC, HT...)
5 PRISES HONORAIRE SUR LE PROPRIETAIRE Prise honoraire si montant débiteur Si elle est cochée, alors le logiciel calcule et comptabilise des honoraires au moment de l imputation de la taxe foncière sur le compte propriétaire quel que soit le type de traitement (foncier uniquement, dépenses directe ou factures fournisseur). Prise honoraire si montant créditeur Si elle est cochée, alors le logiciel calcule et comptabilise des honoraires au moment de l imputation de la taxe foncière sur le compte propriétaire quel que soit le type de traitement (foncier uniquement, dépenses directe ou factures fournisseur). C est le cas de l annulation d une taxe foncière avec rétrocession des honoraires. Dès qu une des cases est cochée, il faut paramétrer la prestation honoraire propriétaire à utiliser par défaut s il n y a pas de prestations honoraire de gestion sur le mandat (onglet fonctionnement ou prestation immeuble-lot) AUTRES Régularisation immédiate des provisions Si la case est cochée, alors le logiciel calculera le montant des provisions appelées dans la période de régularisation (voir prestation provision OM paramétrée) et le déduira du montant de la quote-part de la TEOM. Si la case n est pas cochée, alors on ne régularisera pas le montant des provisions appelées. Si vous optez pour un type de comptabilisation pour le locataire en facturation immédiate ou facturation lors du prochain quittancement, vous avez le choix de régulariser ou pas les provisions. Type de traitement Vous pouvez choisir entre 3 options : Dépenses directes : Le montant de la taxe foncière sera debité sur le compte du propriétaire et crédité sur le compte banque. Facture fournisseur : ce traitement génère une facture qui si intègrera dans l échancier. Il faudra donc passer par le module «Paiement factures» pour débiter le compte du propriétaire. Foncier uniquement : Aucune écriture comptable n est saisie sur le compte du propriétaire. Le propriétaire a donc payé lui-même sa taxe foncière. On ne fait qu intégrer les éléments pour les revenus fonciers et la récupération de la TEOM auprès du locataire. Ce paramètre est repris par défaut et est modifiable au moment de la saisie de la taxe foncière.
6 FONCTIONNALITES Le module «Taxe Foncière et TEOM» est disponible depuis l'écran Gérance. PARAMETRES En cliquant sur le lien, vous arrivez sur la fenêtre suivante. Le paramétrage par défaut tient compte de ceux saisis dans les Paramètres Généraux de DOVADIS. Certains paramétrages affichés peuvent être modifiés à chaque saisie. Type de traitement Par défaut le logiciel reprend le type de traitement des paramètres généraux, mais vous pouvez le modifier à chaque utilisation du module. Le type de traitement choisi au départ permet d'accéder à des étapes différentes. Année de traitement Saisir l année de la taxe foncière à régulariser. Par défaut, il affiche l'année en cours. Date de la dépense C est la date à laquelle seront comptabilisées la dépense et les facturations des OM sur le locataire. Par défaut c est la date du jour ( modifiable si nécessaire).
7 Paramètre locataire Ces paramètres permettent de choisir la façon dont seront comptabilisées les Ordures Ménagères sur les locataires et de régulariser si nécessaire les provisions de TEOM et/ou Taxe foncière que vous avez quittancées chaque mois aux locataires. 3 types de comptabilisation sont proposés : Facturation directe Le logiciel va automatiquement facturer le montant de la régularisation comme une saisie de facturation immédiate. Pour ce type de comptabilisation, vous pouvez ou pas faire la «régularisation immédiate des provisions». Par défaut, la période de régularisation du 01/10/N-1 au 30/09/N est proposée. Elle est modifiable. Si vous cochez cette case, le montant des provisions à déduire sera enregistré à la même date que la régularisation. Les 2 lignes seront donc automatiquement facturées au locataire Facturation lors du prochain quittancement La régularisation calculée pour le locataire sera enregistrée en tant qu'éléments variables à la date de la dépense, sauf si le locataire est parti, dans ce cas le logiciel va automatiquement générer une facturation directe. Pour ce type de comptabilisation, vous pouvez ou pas faire la «Régularisation immédiate des provisions». Par défaut, la période de régularisation du 01/10/N-1 au 30/09/N est proposée. Elle est modifiable. Si vous cochez cette case, le montant des provisions à déduire sera mémorisé dans les éléments variables à la même date que la régularisation. Les 2 lignes seront donc automatiquement ajoutées au prochain quittancement de ces locataires. Facturation lors de la régularisation Cette option signifie que vous souhaitez effectuer la régularisation des OM et/ou Taxe foncière en même temps que la régularisation de charges locatives. La régularisation calculée pour le locataire sera enregistrée en tant qu'éléments variables à la date de la dépense plus un an, sauf si le locataire est parti, dans ce cas le logiciel va automatiquement générer une facturation directe. Cet élément variable sera donc facturé automatiquement lors de la régularisation de charge à condition que celle-ci soit effectuée avant la date de prise en compte. Dans le cas contraire, cet élément variable sera ajouté automatiquement au quittancement suivant la date calculée.
8 Exemple : Si la date de dépense est égale au 09/10/2014 alors la date de prise en compte de l élément variable sera au 09/10/2015. Soit la régularisation de charges est faite avant le quittancement de Novembre 2015 et la TEOM sera alors facturée au travers de la régularisation des charges locatives. Soit la régularisation des charges locatives n'est pas faite avant le quittancement de Novembre 2015 et la TEOM se rajoutera au quittancement de Novembre 2015. Pour ce type de comptabilisation, la «Régularisation immédiate des provisions» est impossible. Paramétrage par défaut Le paramétrage par défaut est relatif aux paramètres du module «Régularisation charges locatives» (voir Paramètres généraux Dovadis onglet Gérance) : En facturation immédiate, si les paramètres sont en facturation immédiate. En facturation lors du prochain quittancement, si les paramètres sont en éléments variables. TRAITEMENT - FACTURE FOURNISSEUR Ce traitement permet d enregistrer la taxe foncière du propriétaire par le biais d une facture fournisseur pour la payer au Trésor Public. CHOIX DU FOURNISSEUR Si vous optez pour le traitement par facture fournisseur, vous devez saisir le fournisseur qui est en général le centre des impôts collecteur de la taxe foncière, et la date échéance de la facture.
9 CHOIX DU PROPRIETAIRE Vous devez sélectionner le mandat concerné par la taxe foncière. Le lot s affiche s il n y a qu un seul lot géré sur ce mandat. Attention : Si le mandat a plusieurs lots, on fait une répartition de la TEOM à l unité par rapport au nombre de lots rattachés à ce mandat. La zone «clé de répartition» est actuellement inactive Le libellé proposé est «Taxes foncières» suivi de l année de d imposition est modifiable. SAISIE DES MONTANTS Cette partie permet de saisir le montant total de la taxe foncière à régler et de l éclater entre la TEOM, les frais de gestion (ou frais de rôle) et les autres taxes.
10 Montants Au fur et à mesure que vous remplissez les montants, la zone «reste à imputer» diminue. Vous ne pourrez pas passer à la saisie suivante tant que les reste à imputer est différent de zéro. Honoraires Si vous avez paramétré un calcul d honoraires de gestion, le logiciel affiche le taux d honoraire de gestion paramétré au niveau de l onglet fonctionnement ou des prestations du lot du mandat s il existe, sinon le taux de la prestation honoraire paramétré au niveau des paramètres de la taxe foncière (paramètre Dovadis Gérance). Il calcule le montant HT et la TVA. Régularisation immédiate des provisions En fonction du type de comptabilisation choisi à l étape précédente, vous pourrez encore régulariser les provisions OM appelées aux locataires en cochant ou décochant la case. Bouton «Valider Propriétaire et suivant» Ce bouton permet de valider cette saisie et de passer à l étape suivante. REGULARISATION DE LA TEOM SUR LES LOCATAIRES Cette étape permet de valider le calcul de la régularisation de la TEOM sur le ou les locataires du mandat. On affiche le ou les locataires présents dans la période de régularisation pour pouvoir affecter la TEOM sur chacun au prorata du temps d occupations du lot. Attention : Par défaut, seul le montant de la TEOM est réparti. Il est possible de saisir manuellement les autres taxes et frais de gestion par un double clic sur la ligne et la colonne concernée. Bouton «Valider Propriétaire, locataire et suivant» Ce bouton permet de valider la régularisation de la TEOM et de passer au propriétaire suivant. Après validation vous revenez sur le 1 er écran où le fournisseur est toujours le même. Vous avez le choix entre saisir une taxe foncière pour un nouveau propriétaire ou passer à «étape suivante» au récapitulatif des factures ou dépenses. RECAPITULATIF DES FACTURES OU DEPENSES Cet état présente la liste des factures saisies.
11 Depuis cette liste, vous ne pouvez que supprimer ou comptabiliser des factures. Le logiciel vous affiche un message de confirmation, si vous passez à l étape suivante sans comptabiliser Le bouton «Comptabiliser» permet d enregistrer les écritures comptables des factures et des honoraires si la prise d honoraires a été demandée. RECAPITULATIF DES TAXES ORDURES MENAGERES AUX LOCATAIRES Cet état présente la liste des locataires à régulariser avec leur montant de TEOM. Aucune action de suppression ou de comptabilisation ne peut se faire depuis cet écran. Cette liste sert seulement de contrôle. FACTURATION IMMEDIATE OU ELEMENT VARIABLE Comptabilisation par facture Cet écran affiche la liste des facturations locataires pour pouvoir éditer les avis échéances et comptabiliser les taxes Ordures Ménagères aux locataires. Cet écran est similaire à celui du quittancement automatique. Comptabilisation par éléments variables
12 Le bouton «Enregistrer les éléments variables» permet de retrouver ces éléments variables dans le catalogue des éléments variables et de les facturer lors du prochain quittancement automatique ou lors de la régularisation des charges locatives. TRAITEMENT - DEPENSE DIRECTE Ce traitement permet d enregistrer la taxe foncière du propriétaire par le biais d une dépense directe sur le compte propriétaire pour la payer au Trésor Public. CHOIX DE LA BANQUE Si vous optez pour le traitement par une dépense directe, il affiche par défaut le journal de trésorerie du dossier comptable. Vous pouvez le modifier. Vous pouvez saisir un n de chèque obligatoirement avec 7 chiffres. Si vous ne remplissez pas le N de chèque, la dépense sera considérée comme un virement manuel (pas de fichier de virement généré). La suite de la saisie du mandat et des différents montants de la taxe foncière est conforme à la saisie par facture fournisseur. Le déroulement des différentes étapes est conforme au traitement par facture fournisseur : Régularisation de la TEOM aux locataires. Récapitulatif des dépenses que l on peut supprimer ou comptabiliser. Récapitulatif des locataires. Liste des factures locataires ou éléments variables avec comptabilisation. TRAITEMENT - FONCIER UNIQUEMENT Ce traitement est obligatoire si le propriétaire a déjà payé sa taxe foncière et qu il faut seulement récupérer la TEOM sur le locataire et saisir les éléments nécessaires à la déclaration des revenus fonciers.
13 Dans ce traitement pas de fournisseur ou de journal de trésorerie à sélectionner, il suffit seulement de choisir le mandat et remplir les différents éléments de la taxe foncière comme pour les traitements par facture fournisseur ou dépense directe. Le déroulement des différentes étapes est conforme au traitement par facture fournisseur : Régularisation de la TEOM aux locataires. Récapitulatif du foncier que l on peut supprimer ou comptabiliser. Récapitulatif des locataires. Liste des factures locataires ou éléments variables avec comptabilisation.