Manuel Sepa Domiciliations européennes Les informations suivantes sont reprises dans le manuel. La domiciliation européenne Créancier Mandats Aperçu et détails Création d un mandat Modification d un mandat Annulation d un mandat Lots et encaissements Principes Aperçu des lots Détail du lot Encaissements refusés Création d un lot Copier un lot Modifier un lot Ajout d encaissements Utilisation de Twikey Débiteur Consultation des domiciliations La domiciliation européenne La domiciliation européenne peut être utilisée tant avec vos débiteurs belges qu étrangers de la zone SEPA (les 27 pays de l Union européenne + l Islande, le Liechtenstein, la Norvège, la Suisse et Monaco). Le mandat signé par votre débiteur (l avis de domiciliation) vous est remis (et non plus à la banque du débiteur). Vous attribuez une référence et la communiquez via un canal électronique tel que Belfius Direct Net. Le mandat peut porter à la fois sur des paiements récurrents et le paiement unique d une facture. Le système de domiciliation européenne comprend : Un système B2C (Business to Customer) pour vos débiteurs particuliers. Il renforce la protection du consommateur : ce dernier peut refuser une domiciliation avant son exécution et peut prétendre à un remboursement durant 8 semaines (et jusqu à 13 mois en cas de mandat non valable). Un système B2B (Business to Business) pour vos débiteurs professionnels. Il répond aux besoins spécifiques des entreprises : le délai pour présenter des encaissements est réduit, tout comme la période pour le remboursement des domiciliations impayées. Par ailleurs, dans un souci d éviter tout abus, le débiteur doit confirmer expressément le mandat à sa banque lors du premier encaissement. Ensuite, il ne pourra plus prétendre au remboursement d une transaction autorisée. Confirmation des mandats Accepter une domiciliation européenne Avertissements
Créancier Mandats Si vous n avez pas encore de contrat pour gérer vos domiciliations européennes, un message vous invite à prendre contact avec Belfius Banque via le numéro de téléphone 02 222 82 00 ou via l adresse mail BO.PAY.PERIODICAL@BELFIUS.BE avant de pouvoir utiliser ce service. Aperçu et détails Si vous avez déjà un contrat, vous pouvez pleinement utiliser ce service. Vous avez la possibilité de consulter les mandats créés pour vos débiteurs. Sélectionnez un créancier. Vous pouvez également combiner d autres critères de recherche. Si vous désirez retrouver un mandat spécifique, vous pouvez le faire sur la base de la référence du mandat (en encodant au minimum 1 caractère, suivi de %). 2
Vous obtenez la liste des mandats liés aux critères de recherche. Vous visualisez le statut de chaque mandat. Vous pouvez également modifier ou annuler un mandat si son statut le permet : si vous modifiez un mandat, celui-ci doit à nouveau être signé si vous annulez un mandat, vous devez le signer si celui-ci était déjà actif. Pour obtenir le détail d un mandat, il suffit de cliquer sur la flèche à gauche de sa référence. 3
Vous obtenez alors le détail. 4
Vous pouvez trier vos mandats par type de colonne. 5
Si la liste dépasse 20 mandats, vous pouvez visualiser les suivants en utilisant les flèches de couleur rouge en bas à droite. 6
Création d un mandat Vous avez la possibilité d ajouter et de signer des mandats. Choisissez «Ajouter un mandat». 7
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Vous créez un mandat en complétant au minimum les zones obligatoires * Vous pouvez directement signer ce mandat en cliquant sur le bouton «signer». Si vous avez plusieurs mandats à créer, vous pouvez le faire l un à la suite de l autre en cliquant sur le bouton «ajouter», puis les signer tous en une fois en cliquant sur le bouton «signer» à la fin de vos encodages. 9
Vous n êtes pas obligé de signer immédiatement. Dans ce cas, sur l écran initial de mandat, vient s ajouter un bouton «signer les mandats» qui vous permet de les retrouver. 10
Modification d un mandat Modifier un mandat qui n est pas encore totalement signé. Cette modification peut être effectuée au départ de deux écrans : au départ de la liste d aperçu des mandats au départ de la liste obtenue via le bouton «Signer les mandats» Vous sélectionnez le mandat qui n est pas encore complètement signé. Ou vous cliquez sur le bouton «Signer les mandats» et obtenez la liste des mandats qui ne sont pas encore complètement signés. 11
Dans les deux cas, choisissez l option «Modifier» via le bouton «Sélectionner». Vous pouvez ainsi modifier toutes les données à l exception de la date de création. Une fois les données sauvegardées, le mandat est à nouveau disponible pour signature (voir ci-dessus «Création de mandat»). 12
Modifier un mandat complètement signé. Prenez, dans la liste des mandats, un mandat complètement signé (statut actif ou validé). Choisissez l option «Modifier» via le bouton «Sélectionner». 13
Vous pouvez uniquement adapter les zones suivantes : identification du créancier référence de mandat compte IBAN du débiteur 14
Une fois les données sauvegardées, le mandat est à nouveau disponible pour signature. Attention au fait que le mandat original reste actif tant que le mandat modifié n a pas été signé. Le mandat modifié devient actif après signature. 15
Annulation d un mandat Les mandats qui ne sont pas complètement signés peuvent être sélectionnés via l aperçu des mandats ou via le bouton «Signer les mandats». Choisissez l option «Annuler» via le bouton «Sélectionner» et le mandat est supprimé de la liste. Des mandats déjà actifs peuvent être sélectionnés au départ de la liste d aperçu des mandats afin d être annulés. Dans ce cas, la demande d annulation doit être signée. 16
Lots et encaissement Via l onglet «mes lots et encaissements», vous accédez à la liste des lots liés aux mandats. Principes Un lot passe par divers stades au niveau de son «Statut» Ouvert : le lot est nouveau et peut être modifié À signer : vous avez créé et clôturé le lot En attente : le lot est signé mais n a pas encore atteint la date d exécution En cours de traitement : des contrôles spécifiques sont exécutés au cours des derniers jours avant la date d exécution Comptabilisé : la date d exécution est atteinte et les encaissements sont comptabilisés chez le débiteur et le créancier Annulé : le lot a été annulé et ne sera donc pas exécuté Les principes suivants sont appliqués en matière de date d échéance : si B2C et FRST : 6 jours avant la date d échéance si B2C et RCUR : 3 jours avant la date d échéance si B2B et FRST/RCUR : 2 jours avant la date d échéance 17
Aperçu des lots S il y a plusieurs comptes et/ou identifications de créanciers, vous pouvez les sélectionner via une liste déroulante. 18
Pour chaque lot, via le bouton «Sélectionner», vous pouvez, en fonction du statut : consulter le détail et les encaissements modifier un lot annuler un lot ajouter un encaissement clôturer le lot copier le lot 19
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Détail du lot À partir du détail du lot, vous pouvez modifier ou annuler un encaissement, en fonction du statut du lot.. Encaissements refusés Des encaissements peuvent être refusés pour diverses raisons. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des différentes raisons de refus. Code Description Code Description AC01 Iban incorrect MD06 Transaction contestée AC04 Compte clöturé MD07 Débiteur décédé AC06 Compte bloqué MS02 Refusé par débiteur AC13 Pas de partie de business MS03 Raisons diverses AG01 Compte non autorisé PY01 Banque pas disponible AG02 Opération invalide RC01 Bic incorrect et/ou compte non Belfius AM05 Transaction double RR01 Données manquantes Compte/id débiteur BE05 Créancier inconnu RR02 Données manquantes nom/adresse débiteur FF01 Format de fichier incomplet ou non valable RR03 Données manquantes nom/adresse créancier MD01 Mandat inexistant SL01 Service spécifique MD02 Données manquantes mandat 21
Via l aperçu «Lots et encaissements» pour un lot avec le statut «Comptabilisé», cliquez sur le bouton «Sélectionner» et choisissez l option «Détail du lot». Vous recevez ainsi un aperçu des encaissements individuels repris dans ce lot. 22
Pour un encaissement avec statut «INEXÉCUTABLE», vous pouvez consulter la raison du refus en cliquant sur la flèche précédant l encaissement qui permet d en consulter les détails. 23
Création d un lot Pour créer un lot, vous avez 2 possibilités : soit créer un nouveau lot, soit copier un lot existant et l adapter. 24
Vous créez un lot en complétant au minimum les zones obligatoires *. Le nombre de transactions et le montant total peuvent être des données indicatives. Si le total réel n est pas conforme à ce que vous avez introduit, vous aurez un message d avertissement. Si vous désirez avoir la même communication pour tous les encaissements de ce lot, introduisez-la dans cet écran. Dès que vous cliquez sur le bouton «confirmer», le lot est créé. 25
Copier un lot La deuxième possibilité pour créer un lot est de partir d un lot existant, de le copier et l adapter. 26
Sélectionnez un lot existant. 27
Complétez le nouveau nom et introduisez une date d échéance. Ajoutez une communication si vous le désirez. N oubliez pas de confirmer. Votre nouveau lot est visible dans la liste des lots avec le statut «ouvert». Vous pouvez maintenant le modifier. 28
Modifier un lot Toutes les données peuvent être modifiées pour un lot avec statut «Ouvert» ou «À signer». 29
Ajout d encaissements Vous pouvez ajouter des encaissements à un lot existant depuis l écran (mais aussi à partir de la liste des lots via le bouton «Sélectionner» si celui-ci a le statut «ouvert»). Vous devez sélectionner le mandat et compléter le montant. Attention! Si c est la dernière fois que vous voulez utiliser ce mandat, cochez «oui» à côté de «dernière utilisation du mandat». En cliquant sur le bouton «ajouter» vous pouvez introduire un autre encaissement. Vous finalisez votre opération en cliquant sur «Clôturer un lot». Lorsqu un ou plusieurs lots sont clôturés, vous devez les signer pour qu ils soient mis en attente de traitement. Quand la date d exécution est atteinte, ils sont alors traités automatiquement. Pour les signer, vous pouvez le faire directement après la clôture du lot ou, à partir de la liste des lots où un bouton «Signer lots» apparaît quand 1 ou plusieurs lots sont en attente de signature. 30
Utilisation de Twikey Twikey est une application externe qui vous propose de prendre en charge la gestion de vos mandats. Si vous disposez d un contrat avec Twikey, vous pouvez, au départ de Belfius Direct Net, démarrer l application Twikey en cliquant sur le bouton «Gérer Twikey» à partir de l écran «Gérer mandats». Vous trouvez votre nom ou celui de votre société dans l en-tête de cet écran. Il existe 2 façons de travailler : Vous gérez vos mandats entièrement en Twikey ; dans ce cas, en Belfius Direct Net, vous pouvez uniquement consulter les mandats (le bouton «Sélectionner» n est alors pas disponible). Vous gérez vos mandats partiellement en Twikey ; dans ce cas, vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités de Belfius Direct Net en complément de Twikey. 31
Pour un créancier géré entièrement en Twikey, vous ne pouvez donc créer de mandats en Belfius Direct Net. Vous recevez dans ce cas un message d erreur. 32
Débiteur Consultation des domiciliations Avec la domiciliation européenne, vous ne devez plus envoyer le mandat à votre banque mais à votre créancier qui l activera avec sa banque. À partir du menu «Gérer mes domiciliations» et l onglet «Domiciliations européennes», vous obtenez la liste des mandats pour lesquels vous êtes débiteur. Vous pouvez ainsi les suivre en toute transparence. Le détail est visible en cliquant sur la flèche à gauche. 33
Confirmation des mandats Si vous devez confirmer des mandats, ceux-ci apparaissent dans la liste. 34
À partir de cet écran, vous pouvez : signer une confirmation de mandat introduire une confirmation de mandat si vous désirez accepter une domiciliation européenne B2B plus rapidement. 35
Accepter une domiciliation européenne À partir de l écran précédent, vous pouvez accepter une domiciliation européenne B2B. Vous devez obligatoirement l accepter la première fois que le mandat est envoyé. Dans cet écran, cochez les mandats que vous voulez signer puis cliquez sur «Signer». 36
Avertissements Lorsque vous changez d entité ou que vous quittez l application, vous recevrez un message d avertissement si des mandats, des lots ou des confirmations de mandat ne sont pas signés. Exemple : 37