Guide utilisateur Formulaires : Parametrages
Page 2 sur 24 Processus de validation Rédigé par Validé par Approuvé par BARTHONNET Lucile LE FEVRE Bertrand MOLIERE Corinne 25/03/2015 2015-04-09 2015-04-14
Page 3 sur 24 Sommaire 1 DEFINITIONS... 4 2 DESCRIPTIONS... 4 2.1 Formulaire sans workflow... 4 2.1.1 Paramétrage... 4 2.1.1.1 Création du type de Workflow... 5 2.1.1.2 Création des étapes... 5 2.1.2 Création d un formulaire... 7 2.1.3 Liste des variables disponibles... 8 2.1.4 Création du formulaire gestion du personnel... 9 2.1.5 Création du formulaire gestion des pièces jointes du matériel... 13 2.2 Formulaire avec workflow... 14 2.2.1 Paramétrage du workflow... 14 2.2.2 Création du formulaire... 18 2.3 Voir les données des formulaires... 20 2.4 Exemple Formulaire «Demande de réunion» (Avec workflow)... 21 2.4.1 Création du type de Workflow... 21 2.4.2 Création des étapes... 21 2.4.3 Création du formulaire «Demande de réunion»... 22 2.4.4 Création du formulaire «Demande de réunion»... 22 2.5 Création d un lien sur la page «Mes Alertes»... 23 2.5.1 Liens liés à un formulaire... 23 2.5.2 Liens intranet ou internet... 24
Page 4 sur 24 1 DEFINITIONS Il existe deux catégories de formulaires. - les formulaires sans WORKFLOW : (Ex. : Archivage d informations, ) - les formulaires avec WORKFLOW : (Ex. : Demande de congés, Demande de réunion ) Qu est ce qu un WORFLOW? On entend donc par WORKFLOW, tout processus consistant à faire circuler des informations d un utilisateur à un autre. C est un «simple» circuit de routage permettant de suivre un trajet prédéfini, pouvant être modifié par un des participants selon les cas. 2 DESCRIPTIONS Ce guide utilisateur permet de comprendre comment créer et gérer ces différents formulaires. 2.1 Formulaire sans workflow Un formulaire sans workflow, correspond à un formulaire ayant un workflow avec une étape unique. Dans le logiciel, il faudra créer un workflow portant le nom «SANS WORKFLOW». 2.1.1 Paramétrage Pour réaliser le paramétrage d un workflow «SANS WORKFLOW», cliquer sur le module [Paramétrage], puis sur le menu Formulaires et Risques> Administrer les workflows. L écran suivant va nous permettre de créer, dans un premier temps, le workflow lui-même et dans un second temps l étape.
Page 5 sur 24 2.1.1.1Création du type de Workflow Cliquer sur le bouton Puis saisir le nom du workflow «SANS WORKFLOW» et cliquer sur <Ajouter>. La ligne suivante apparaît. Après la création de ce workflow, cliquer sur le bouton pour revenir à l écran précédent. Choisir le workflow dans la liste déroulante pour configurer l étape. 2.1.1.2Création des étapes Pour ajouter une ou plusieurs étapes, cliquer sur le bouton sur <Ajouter> :, l écran suivant apparaît et cliquer Saisir le nom de l étape «Etape de début et de fin», le délai étant de 0 jour, et aucune sélection n est à faire.
Page 6 sur 24 Une seule et unique étape a été créée. Puis Cliquer sur le bouton Voici l écran après confirmation de la création. Cliquer sur le bouton pour revenir à l écran précédent. Nous venons donc de créer l intitulé du workflow et son étape unique. Il reste à créer le cheminement du workflow. L écran suivant laisse apparaitre le bouton qui permet de configurer le processus (ce bouton n est accessible qu après avoir effectué les étapes précédentes). Dans notre exemple, «L étape» et «l étape suivante» sont similaires. Voir l écran ci-dessous :
Page 7 sur 24 Ainsi que les options [Première] et [Dernière] doivent être cochées. Ces paramètres permettent de déterminer que la première étape est aussi la dernière. Puis cliquer sur le bouton. La suppression d un Workflow «Ex. : Sans Workflow» entraine SYSTEMATIQUEMENT la perte de tous les formulaires utilisant ce workflow. Toutes les options de paramétrage sont maintenant terminées, nous allons donc passer à la création du formulaire. 2.1.2 Création d un formulaire Pour réaliser le paramétrage du formulaire, cliquer sur le module [Formulaires], puis sur le lien [Administrer les formulaires qualité]. L écran suivant apparaît : saisir le nom du formulaire, sélectionner le workflow associé et cliquer sur le bouton Le titre du formulaire vient d être créé. Cliquer sur le bouton pour sélectionner votre formulaire et cliquer ensuite sur le bouton Des formulaires peuvent être confidentiels c est-à-dire que l ensemble des données est masqué. Ceci est utilisé pour les formulaires avec des informations sur le personnel. Les informations sont alors uniquement disponibles dans le module [personnel].
Page 8 sur 24 2.1.3 Liste des variables disponibles Voici la liste des variables disponibles dans le formulaire : Voici un exemple de chaque variable : Champs automatiques Champs paramétrables Dans la zone de [Déclaration / modification d un champ de saisie], Saisir le nom du libellé affiché sur le formulaire, Saisir son Type (ou format) : Cocher les options [Obligatoire] et [Visible dans la grille]. Et cliquer sur le bouton Comme l indique l écran ci-dessous :
Page 9 sur 24 L option [Champ de suivi] ne sera pas utilisée dans notre exemple. Cette option permet de pouvoir masquer certains champs lors de la déclaration et de les afficher lors du traitement. 2.1.4 Création du formulaire gestion du personnel A la création du document, il est conseillé d identifier le formulaire avec Référence et version. le N de version n est pas automatique, il faudra le modifier à chaque modification du formulaire. Il faut écrire le titre en cliquant sur le bouton puis Valider. EX VERSION3 doit être écrit au niveau du champ et dans détails. Cliquer sur <Générer> pour mettre à jour et activer le formulaire.
Page 10 sur 24 Cliquer sur le module [Formulaires] puis sur le formulaire nouvellement créé pour l afficher. le début du formulaire ci-dessous : Cliquer sur <Annuler> puis <Gestion des champs> pour poursuivre le paramétrage du formulaire : Ligne Ordre 3 : le type de champ = sélection d une personne : permet de sélectionner une personne déclarée dans le logiciel.? Ligne Ordre 4 : le type de champ = choix en liste déroulante Pour configurer le contenu de la liste déroulante, cliquer sur le bouton :
Page 11 sur 24 Saisir les items désirés, Appuyer sur <Entrée> pour passer à la ligne. Cliquer sur le bouton pour enregistrer le contenu de la liste. Une prévisualisation s affiche, cliquer sur <Sortir> pour revenir à la gestion du formulaire ou <Modifier> pour retourner à l écran précédent. Cliquer sur le bouton pour actualiser le formulaire. Une fenêtre de confirmation indique la mise à jour du formulaire : Cliquer sur <OK>. Pour visualiser le formulaire, <Sortir> de la fenêtre de gestion des fiches de déclaration puis cliquer sur le [lien direct vers le formulaire] :
Page 12 sur 24 Le formulaire apparaît : Il est possible d ajouter autant de champ que désiré. Dans la liste des champs du formulaire, des coches permettent de définir si les champs sont [Oblig.] obligatoires, [Visi.] visibles ou [Suivi.] suivi. Dans le cas où un champs est obligatoire, il est précédé d un astérisque rouge dans le formulaire. Voici le formulaire complet : Dans ce type de formulaire, une personne étant sélectionnée les informations du formulaire sont accessibles via le module du personnel.
Page 13 sur 24 On cherche le formulaire, et on récupère directement toutes les informations. La pièce jointe est directement accessible en cliquant sur le lien. 2.1.5 Création du formulaire gestion des pièces jointes du matériel Il est possible d utiliser le «sans workflow» plusieurs fois sur plusieurs formulaires. Les champs obligatoires sont identifiés par un astérisque. Si le champ n est pas renseigné, un message d alerte apparaît lors de la validation.
Page 14 sur 24 2.2 Formulaire avec workflow Un formulaire avec workflow, correspond à un formulaire avec plusieurs étapes. Dans le logiciel, il faudra créer un workflow portant un nom significatif. Dans notre exemple : «DEMANDE DE CONGES». 2.2.1 Paramétrage du workflow Pour réaliser le paramétrage d un workflow «DEMANDE DE CONGES», cliquer sur le module [paramétrage], puis sur le menu Formulaires et Risques> Administrer les workflows. L écran suivant permet de créer dans un premier temps le Nom du workflow. Création du type de WORKFLOW Cliquer sur le bouton, puis saisir le workflow «W F demande Congés» et Cliquer sur. Cliquer sur.
Page 15 sur 24 La ligne suivante est créée. Après la création du nom du workflow, cliquer sur le bouton Choisir le workflow dans la liste déroulante pour configurer les différentes étapes. pour revenir à l écran précédent. Création des étapes Pour bien concevoir les différentes étapes et ne rien oublier, il est conseillé d établir au préalable un logigramme. Déclaration de la demande de congés Demande en attente d étude Ressource H Congés refusés FIN NON Demande acceptée? OUI Congés acceptés Biologiste Archivage FIN
Page 16 sur 24 Pour ajouter une ou plusieurs étapes, cliquer sur le bouton, L écran suivant apparaît, cliquer sur : Dans l exemple, 4 étapes vont être créées. Etape 1 : Saisir le nom de l étape «En attente d étude» et son délai «15» jours (nombre de jours accordés pour le traitement de l étape). Lors de la première étape, il est impératif de sélectionner le ou les service(s) ainsi que la mission de la personne devant recevoir l alerte. Puis cliquer sur Etape 2 : Saisir le nom de l étape «Conges refusés - archivage» et son délai «1» jours (Il faut indiquer une valeur par défaut). Aucune sélection de service ou de mission n est paramétrée car il s agit d une étape de fin. Puis cliquer sur Etape 3 : Saisir le nom de l étape «Congés acceptés» et son délai «5» jours (nombre de jours accordés pour le traitement de l étape au biologiste du site du laboratoire Dupond).
Page 17 sur 24 Puis cliquer sur Etape 4 : Saisir le nom de l étape «Congés acceptés - archivage» et son délai «1» jours (Il faut indiquer une valeur par défaut). Aucune sélection de service ou de mission n est paramétrée car il s agit d une étape de fin. Lorsque les étapes sont créées, on obtient l écran suivant : Options complémentaires pour la gestion du workflow Pour chaque étape, des options complémentaires peuvent être sélectionnées. Elles vont avoir une incidence sur le cheminement du workflow. La sélection d une mission, d un service ou d une personne permet de choisir l intervenant qui pourra valider le passage à l étape suivante. Dans ce cas, ajouter le service, la mission ou la personne. L option Accessible à toutes les missions et Accessible à tous les services permet à toutes les missions et services de suivre l évolution de chaque étape. Il reste à créer le cheminement du workflow.
Page 18 sur 24 L écran suivant laisse apparaitre le bouton qui permet de configurer les étapes entre elles. Ce bouton n est accessible qu après avoir effectué les étapes précédentes. Sélectionner la première étape qui correspond à : «En attente d étude» elle est liée avec l étape «congés acceptés», indiquer le résultat Et cocher la case [Première] étape. Puis «En attente d étude» elle est liée avec l étape «congés refusés», indiquer le résultat Puis. Ne jamais avoir sur une même ligne une première et une dernière étape. 2.2.2 Création du formulaire La création du formulaire se fait de la même façon avec ou sans Workflow Pour réaliser ce formulaire :
Page 19 sur 24 Les premières lignes sont déclarées en champs «titre» : Les informations du cadre rouge, sont déclarées en champs automatiques, c est-à-dire que ces informations sont renseignées directement lors de la création du formulaire. Dans la zone de [Déclaration d un champ automatique], cliquer sur «nom de la personne» puis cliquer sur le bouton Réitérer cette opération pour la date de création, puis le service, puis l heure. La liste des champs du formulaire se présente alors de la manière suivante :
Page 20 sur 24 L option [Champ de suivi] permet de pouvoir masquer certains champs lors de la déclaration et de les afficher lors du traitement. Les personnes recevant les alertes de traitement du formulaire peuvent ajouter des informations dans ce formulaire. Ligne 13 est déclarée en champs de suivi. Cliquer sur le bouton et le formulaire est prêt à l emploi. Pour le visualiser, l utilisateur doit revenir à sa liste de formulaires, sélectionner celui qu il désire puis cliquer sur [lien direct vers le formulaire]. Il est possible de modifier des éléments du formulaire : Pour modifier l ordre d un champ : il faut cliquer sur <Modifier>, le champ apparaît dans la partie haute de la fenêtre. Changer le numéro d ordre, puis valider. Cliquer sur <Générer>. Pour ajouter un champ : créer le champ (il se placera automatiquement à la fin du formulaire). Pour le déplacer, faire comme indiquer au-dessus. 2.3 Voir les données des formulaires Cliquer sur le module [Formulaire], puis Sélectionner les critères de recherche désirés : Boutons Description Permet d ouvrir le formulaire Permet de supprimer entièrement l enregistrement. Exportation des données dans un tableau Excel Etude statistique sur chaque critère du formulaire.
Page 21 sur 24 Boutons Description Pour un formulaire établir le temps moyen de traitement de chaque étape. Répartition du nombre de formulaires utilisés Si le formulaire est confidentiel, les données sont masquées et les enregistrements ne sont pas supprimables. Dans ce cas, il faut rendre le formulaire non confidentiel pour avoir accès aux données, puis supprimer l enregistrement avant de le reparamétrer comme confidentiel. 2.4 Exemple Formulaire «Demande de réunion» (Avec workflow) 2.4.1 Création du type de Workflow 2.4.2 Création des étapes
Page 22 sur 24 2.4.3 Création du formulaire «Demande de réunion» 2.4.4 Création du formulaire «Demande de réunion» Les champs obligatoires sont identifiés par un astérisque. Si le champ n est pas renseigné, un message d alerte apparaît lors de la validation.
Page 23 sur 24 2.5 Création d un lien sur la page «Mes Alertes» 2.5.1 Liens liés à un formulaire La création d un lien permet d ajouter sur la page principale l accès au formulaire déjà créé. La création de ce lien s effectue par le module [Paramétrage], puis dans le menu Général> Liens Sélectionner le service concerné par ce formulaire ou [éléments globaux] si le lien du formulaire doit être accessible à tous les Services. Cliquer sur le bouton et cliquer sur le bouton pour choisir le formulaire à ajouter. Dans l exemple ci-dessus, les formulaires «demande de congés», et «demande d amélioration qualité» ont été ajoutés.
Page 24 sur 24 Si plusieurs liens ont été créés, il peuvent être classés par ordre de priorité en cliquant sur les boutons ou. Voici l écran d alerte avec les liens accessibles. 2.5.2 Liens intranet ou internet La création d un lien permet d ajouter sur la page principale l accès à une adresse intranet ou internet. Dans l exemple ci-dessus, le site internet de Diagdirect a été ajouté. Pour ajouter un nouveau lien, cliquer sur le bouton Copier-coller l adresse internet : ( http://www.diagdirect.com) puis saisir le Nom.