Présentation Site Internet EVRARD/PHARMALPA CATEGORIE DE MEMBRE : CLIENT FINAL NOM AUTEUR DATE Mise en application Version du document VISA LAURENT AUBRAT 19/11/2012 1.0 MISE A JOUR LAURENT AUBRAT 05/12/2012 2.0 LAURENT AUBRAT 31/05/2013 3.0 Suivi des versions Version Date Commentaires 1.0 19/11/2012 Première version 2.0 05/12/2012 3.0 31/05/2013 Ajout du module de Duplicata de Factures suivant restriction de durée Modifications mineures dans le module de saisie de commande Ajout du module de statistiques Générales et Qualitatives
Table des matières 1. PRESENTATION... 3 2. ORGANISATION DES MODULES... 6 2.1 Liste... 6 2.2 Lien... 8 2.3 Complétion... 9 2.3 Calendrier... 10 3. MODULE COMMANDES... 11 3.1 Recherche... 11 3.2 Détails de la commande... 13 3.3 Facture... 15 3.4 DUPLICATA de Facture... 16 3.5 Lien transporteur (Tracking Colis)... 18 4. MODULES FACTURES... 20 5. MODULE TRACKING COLIS... 24 6. MODULE STATISTIQUES QUALITE... 26 6.1 Statistiques mois passé (M-1)... 28 6.2 Statistiques sur Année Civile ou sur 12 Mois lissés... 29
1. Présentation Les deux établissements EVRARD DPE et PHARMALPA mettent à disposition de leurs clients, sur son site Internet, un espace membres pour permettre de visualiser l activité quasiment en temps réel. En effet, une extraction de données du serveur de production (clients, commandes, factures ) ont lieu durant la journée quatre fois. L utilisateur a ainsi la possibilité d avoir une réponse rapide et actualisée à sa requête. L accès à cet espace membre se fait via le module de connexion en haut à droite du site (voir écran n 1). Les données rendues peuvent appartenir aux deux sites dans le cas où le membre a été configuré comme tel. 3/32
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Un manuel est disponible sur le site une fois que vous serez connecté. En effet, un lien dynamique pour le téléchargement du manuel PDF du site est inséré dans le bandeau inférieur, comme suit. Le site ouvrira une nouvelle fenêtre téléchargeant le manuel sous format PDF. Vous pourrez ainsi soit le visualiser, l enregistrer sur votre ordinateur ou l imprimer. 5/32
2. Organisation des modules 2.1 Liste L espace membre se découpe en plusieurs modules (voir écran n 2) :» Commandes» Factures» Tracking Colis» Statistiques Générales et Qualité Ces modules permettent d obtenir une vue d ensemble de l activité. La fonctionnalité insérée dans la version 2.0 concernant le duplicata de la facture PDF ne fait pas partie des modules accessibles dynamiquement via le module général. Il s effectuera soit via le module de factures (détail) soit via le module de commandes lors de la visualisation du détail de ces dites commandes. La version 3.0 implique l arrivée d un module très attendu par les membres à savoir un accès sur des statistiques générales mais aussi qualitatives, des extractions étant prévues, un rendu visuel se voulant ergonomique et convivial. 6/32
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2.2 Lien Il vous sera possible de naviguer à l intérieur des module dynamiquement suivant les liens de détails insérés sur chaque champ qui apparaissent en oranger, exemple : sur le module Commande vous pourrez accéder au détail de la commande en cliquant sur le numéro de bordereau de livraison 8/32
2.3 Complétion Les modules de recherche sont dotés d une méthode de saisie par complétion (voir écran n 3). Cette dernière propose à l utilisateur, à l aide d une liste déroulante, les mots candidats qui commencent par la même séquence de lettre que celle tapée dans le champ «Client». 9/32
Les données de recherche peuvent être aussi le CIP client par exemple 202 2.3 Calendrier Les modules Commandes et Mouvements contiennent un calendrier graphique (voir écran n 4). Ce calendrier est accessible via l icône situé à droite des champs de saisie (voir écran n 5). Il permet d apporter à l utilisateur un confort supplémentaire lors de sa recherche. 10/32
3. Module Commandes 3.1 Recherche Pour rechercher une commande, renseigner le champ «Client» et cliquer sur «Rechercher». Pour réinitialiser une recherche, cliquer sur «Reset». Pour affiner la recherche, il est possible de définir un intervalle de temps pendant lequel la commande a été passée. Il suffit pour cela, d utiliser les calendriers en cliquant sur les icônes. De la même manière, un critère de recherche sur le genre du client, le type de commandes et leur état à l instant T est accessible. Le critère sur le genre du client ne permettra que l accès à la typologie de client du membre connecté, exemple : 11/32
Le critère type de commande permettra de rechercher les commandes typées factures, avoirs, refacturation ou avoirs financiers Le critère Etat permettra de rechercher les commandes suivant leur état de préparation, exemple : Le résultat affiché comporte le numéro du bon de livraison de la commande, la date de saisie, la date de facturation, le code CIP du client, le nom du client, sa raison sociale, le nombre de lignes (pour chaque produit/lot), l état de la commande (préparation, différée, annulée, expédiée, etc.) et le type de facturation (facture, refacturation, avoir hors stock, avoir remis en stock). Il est donné à l utilisateur la possibilité d exporter, au format CSV (Excel), le résultat d une recherche. Il suffit de cliquer sur le bouton «Exporter». 12/32
Suivant les navigateurs, les résultats peuvent différer, soit un enregistrement automatique soit une demande d ouverture. Les données exportées sont celles du résultat affiché par la recherche, et celles du contenu de la commande (produit, code produit, quantité livrée/commandée/échangée, lots). 3.2 Détails de la commande Des détails supplémentaires sont accessibles en cliquant sur le lien dynamique qui est inséré sur le numéro de bordereau de livraison (N BL). 13/32
Si l on souhaite simplement récupéré le contenu de la commande, il faut utiliser le bouton «Exporter» dans l écran du détail de la commande. 14/32
3.3 Facture Il est possible de visualiser la facture de la commande à partir de l écran de détail de la commande. Pour cela, il faut cliquer sur le lien (de couleur orange) du champ «Factures». Il est cependant plus rapide de visualiser la facture d une commande en passant par le module Factures. 15/32
3.4 DUPLICATA de Facture Il est possible de télécharger un duplicata de facture. Pour cela, une nouvelle fenêtre s ouvrira téléchargeant le duplicata de facture sous format PDF. Vous pourrez ainsi soit le visualiser, l enregistrer sur votre ordinateur ou l imprimer. Pour cela, il faut cliquer sur l icône PDF pour la visualisation de la facture. du champ «Factures», à droite du lien ATTENTION : Le duplicata de facture n est accessible que pendant cinq mois, une fois passé ce délai, il faudra passer par le module de facture afin de faire la demande sur le site d un duplicata via un formulaire, comme suit, certains champs seront pré-remplis. 16/32
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3.5 Lien transporteur (Tracking Colis) Il est possible de suivre la livraison de la commande sur le site de suivi de colis du transporteur qui qui délivre la marchandise. Il faut pour cela cliquer sur le lien transporteur (couleur orange) 18/32
L action de cliquer ouvre automtiquement un autre onglet, sur la page du transporteur avec pour information le statut de la livraison des colis ou palettes. 19/32
4. Modules Factures Pour rechercher une facture, sélectionner le module Factures. Le module Factures possède la même interface que celui des restes à livrer. Il faut ensuite renseigner le champ de recherche «Produit» soit avec la désignation du produit, son CIP ou encore son code produit. La recherche affichera la totalité des factures des commandes qui contiennent ce produit. Il est également possible de rechercher les factures en fonction du client (champ «Client»), du genre du client, du type de facture (Avoirs, Avoirs financiers, refacturation, facture) et de son état (éditée, en attente, ). Le résultat de la recherche peut être exporté dans un fichier Excel. Pour cela cliquer sur le bouton «Exporter». L export prend également en compte le détail de la facture. 20/32
A partir de la recherche, l accès aux détails des factures se fait en cliquant sur les liens orange. La page de détail est partagée en 2 sections : - La 1ère détaille la facture (reprise des informations de la page de recherche, détail du montant, mode de paiement, type et statut de la facture). - La seconde recense le contenu de la facture (produit, quantité, nombre de colis, remise, TVA). 21/32
Il est possible de télécharger un duplicata de facture. Pour cela, une nouvelle fenêtre s ouvrira téléchargeant le duplicata de facture sous format PDF. Vous pourrez ainsi soit le visualiser, l enregistrer sur votre ordinateur ou l imprimer. Pour cela, il faut cliquer sur le lien «Facture PDF» en orange du champ «Téléchargement». ATTENTION : Le duplicata de facture n est accessible que pendant cinq mois, une fois passé ce délai, le lien «Facture PDF» sera remplacé par le lien suivant : Ce lien ouvrira automatiquement un formulaire de demande de duplicata qui sera envoyé au service compétent du dépôt concerné. 22/32
Le formulaire comportera certains champs pré-remplis pour faciliter la demande du pharmacien. 23/32
5. Module Tracking Colis Pour rechercher une livraison, sélectionner le module Tracking Colis. Il faut ensuite renseigner le champ de recherche «Numéro de bordereau de Livraison» Ce numéro a été fourni au membre lors des mails d accusé et d envoi de la commande. Il est également possible de rechercher les livraisons sur une période donnée. 24/32
Le résultat de la recherche peut être exporté dans un fichier Excel. Pour cela cliquer sur le bouton «Exporter». Le résultat par défaut est l ensemble des commandes que le membre possède, un lien suivant son état pourra être disponible et le redirigera dynamiquement vers le site du transporteur. 25/32
6. Module Statistiques Qualité Les données sur les copies d écran sont des données tests et ne reflètent en rien la réalité. Ce module permet de visualiser différentes statistiques quantitatives (dites générales) et qualitatives reprenant les réclamations clients regroupées en catégories à partir desquelles il est possibles d en connaitre le détail. Les statistiques reprennent 12 mois d antériorité et sont divisées en trois sections. Statistiques mois passé (M-1) Statistiques sur Année Civile (à partir du 01 janvier de l année en cours) Statistiques sur 12 mois lissés (reprise des informations des 12 derniers mois) L écran d arrivée au module reprend un grand nombre d informations, telles que le nombre de commandes, de lignes, d unités, de colis, de lignes manquantes plus des informations qualitatives telles que le nombre de réclamations (détail accessible en cliquant sur le nombre) et des pourcentages de réclamations par rapport au nombre de commandes et de lignes. Une visualisation du taux de réclamations par nombre de lignes préparées sur l année lissante. Cela permet d un premier coup d œil de connaître l évolution qualitative des préparations pour ce membre. 26/32
ATTENTION Les listes détails des réclamations sont dorénavant «exportables» via le bouton «Exporter» à côté du titre. De la même manière, il a été ajouté dans la liste détail, les informations clients pour chaque ligne de réclamations. 27/32
6.1 Statistiques mois passé (M-1) Le détail des statistiques sur le mois précédent (M-1) sont accessibles en cliquant sur le nombre de réclamations, par exemple ici 9 Un nouvel onglet sur votre navigateur s affiche. Il reprend les informations et le détail des réclamations par type, en y associant les numéros de bordereau de livraison. Nous différencions les réclamations dites justifiées de celles qui ne le sont pas. Vous pourrez remarquer que le nombre de réclamations ne comprend pas les réclamations non justifiées par nos services. C est pourquoi le détail peut afficher un nombre de réclamations supérieurs au nombre sur lequel vous avez cliqué. 28/32
6.2 Statistiques sur Année Civile ou sur 12 Mois lissés Le détail des statistiques sur l année civile ou les 12 mois lissés sont accessibles en cliquant sur le nombre de réclamations, par exemple ici 28 pour les statistiques sur l année civile et 68 sur les 12 derniers mois. Une fois cliquée, un nouvel onglet s ouvre et contient tout d abord un graphique type camembert et le détail des réclamations justifiées. 29/32
Les réclamations sont découpées en quatre catégories principales : Réclamations avec une responsabilité Laboratoire Réclamations avec une responsabilité Dépositaire Réclamations avec une responsabilité Client Réclamations avec une responsabilité Transport Elles sont dispatchées comme suit par couleur. Si par exemple vous cliquez sur la partie de camembert 6 correspondant aux réclamations avec responsabilité laboratoire, un détail de ces 6 réclamations s affiche sous forme de camembert reprenant d une part le code couleur de la catégorie et d autre part le pourcentage des types de réclamations pour la catégorie sélectionnée. Le détail des types de réclamations est listé dans le tableau en dessous des graphiques camemberts. 30/32
Un autre exemple avec la catégorie Dépositaire. Le tableau se remplit dynamiquement suivi le détail demandé. Le tableau reprend la totalité des détails des réclamations quelle que soit la catégorie. Si toutefois vous ne voulez sélectionner qu une partie du camembert, par exemple les réclamations ayant comme libellé Produit Préparé différent de celui demandé, il suffit de cliquer sur sa partie de camembert (ici 25% )et le tableau se met à jour automatiquement. 31/32
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