Mdalités d rganisatin des déplacements Annexe Charte Afpa des déplacements respnsables Préambule Les déplacements liés à l activité d une entreprise cmme l Afpa snt nmbreux. Trajets dmicile /travail, trajets prfessinnels, trajets liés à la frmatin des salariés, trajets de ns stagiaires ils nt un triple impact : Un impact scial Les salariés de l Assciatin cnsacrent chaque année 550 000 heures, sit l équivalent de 350 ETP, à leurs déplacements prfessinnels, dnt près des tris quart snt effectués en viture Ces trajets snt une surce de fatigue supplémentaire, de stress et de pénibilité pur les salariés, par le temps passé en transprt, par les hraires parfis décalés qui rallngent une jurnée de travail. Ils snt également un facteur de risque d accidents crprels u matériels : 20%% des jurs d arrêts maladie liés à des accidents du travail snt imputables à des accidents de la rute. Ils représentaient 1 800 jurs d arrêts en 2009, pur 139 accidents crprels (3 par semaine en myenne). Un impact écnmique L ensemble de ns déplacements cûte en myenne près de 48 millins d eurs par an (hrs cûts liés aux accidents de trajets), de cûts directs u indirects. C est l équivalent de près de 5 % de ntre chiffre d affaires. Les déplacements prfessinnels snt bien un enjeu de perfrmance écnmique. L enjeu écnmique peut être également imprtant pur les salariés : On estime à 3000 par an le budget cnsacré à ses trajets dmicile travail par un autmbiliste travaillant à 20 kms de sn lieu de travail. Un impact envirnnemental : 90 % de l empreinte carbne de l Afpa est générée par l utilisatin de la viture lrs de ns déplacements, sient près de 7 000 tnnes de C2. Purqui une Charte? L Afpa s est dtée à la fin de l année 2010 d un Plan de déplacements d entreprise. Il répnd à plusieurs bjectifs : Minimiser les impacts négatifs de ns trajets, amélirer
ns cnditins de travail, amélirer ntre perfrmance écnmique et affirmer la respnsabilité sciale d entreprise de l AFPA. Les premiers acteurs de ce plan snt les salariés eux-mêmes, à tus les niveaux de la hiérarchie, qui par leur engagement pur des déplacements respnsables, en assurernt le succès. La présente charte vise à définir des bnnes pratiques, qui devrnt être adptées par l ensemble des salariés et du management. Principes applicables aux déplacements prfessinnels Une missin est un déplacement effectué hrs du lieu de travail habituel, à des fins prfessinnelles. Sa durée est variable elle peut durer quelques heures u plusieurs jurs et générer, en plus d un déplacement physique, des frais de restauratin u d hébergement. Avant le déplacement Chaque prjet de déplacement dit être évalué : Le salarié qui se déplace, cmme le cmmanditaire du déplacement, dit évaluer le bien fndé de la missin. S il est envisageable de parvenir au même résultat en ne se déplaçant pas, l Afpa cmme le salarié snt gagnants Certaines questins simples divent guider la réflexin. Les principales snt réunies dans la check-list ci-dessus. Anticipatin Le délai est-il suffisant pur garantir la dispnibilité de l ensemble des participants à une réunin? Le délai est-il suffisant pur rganiser le déplacement dans des cnditins de cût et de pénibilité acceptables? Les cnditins matérielles nécessaires peuventelles réunies dans le délai imparti? Organisatin Y a-t-il un rdre du jur précis pur la réunin? Un bjectif précis à mn rendez-vus? L hraire de la réunin est-il cadré? S assurer de la dispnibilité de l ensemble des participants, à valider par exemple avec les plannings Outlk. Salle adéquate, matériel de vide prjectin Ma présence à cette réunin est-elle nécessaire? Sera-telle prductive? L hraire de fin, ntamment, permet-il l rganisatin crrecte de mn trajet de retur? L hraire est-il cmpatible avec les cntraintes de Eviter les hraires trp
transprts des participants Est-il cmpatible avec un bn équilibre entre vie privée et vie prfessinnelle? Evitement Des slutins alternatives snt elles envisageables, cmme le téléphne u la visicnférence? Est-il pssible de remplacer certains déplacements récurrents par une alternative à distance? Mutualisatin Est-il pssible de regruper des déplacements? Est-il pssible de regruper les participants à une réunin sur un lieu plus pertinent? Est-il pssible de recurir à du cviturage prfessinnel? matinaux u tardifs si des participants viennent de lin. S assurer que chacun des participants a accès un util de visicnférence et en maîtrise l usage. Certaines échéances de réunins péridiques peuvent se faire en télé-réunin : Par exemple, ne cnserver qu une réunin mensuelle «physique» par trimestre. Par exemple, lrsque 5 persnnes se déplacent pur en rencntrer une, vérifier s il est pssible de n en déplacer qu une pur en rencntrer 5. Par exemple avec un cllègue participant à la même réunin. Grâce à l util de réservatin des véhicules de service. Le rapprt cût / bénéfice d un déplacement dit être évalué au cas par cas. Mais en tut état de cause, l ensemble de ces questins dit avir reçu une répnse avant que sit prise la décisin d un déplacement. Principes d rganisatin du déplacement Chaque prjet de déplacement est sumis à l accrd du hiérarchique N+1 qui en valide la pertinence et l rganisatin. Tus les déplacements et leurs prestatins assciées (train, avin, lcatin de véhicule de curte durée, hébergement ) snt réservés directement et uniquement à partir d Ulysse, dès sa mise en service, par le salarié qui se déplace. L usage d un util centralisé, intégrant l rganisatin du déplacement et le traitement des frais, présente de multiples bénéfices, pur l Afpa cmme pur l utilisateur : Bénéfice écnmique, en centralisant l ensemble de ns réservatins chez un prestataire unique, nus btenns un meilleur service à un meilleur prix. Bénéfice écnmique encre, en simplifiant la chaîne de traitement des frais de déplacements. Bénéfice pur le salarié, qui n a pas, u peu, d avances de trésrerie à faire, et qui est rembursé plus rapidement.
Bénéfice envirnnemental, par la dématérialisatin de dcuments tut au lng de la chaîne de traitement. Cmmdité : Le prtail prpse une prestatin intégrée, directement sur le pste de travail du salarié et lui permet d ptimiser simplement l rganisatin de sn déplacement. Avant tute réservatin effective, Ulysse génère une nte de déplacement qui précise l ensemble des éléments relatifs à la missin : Objet, lieu(x), date(s), myen(s) de transprt mbilisé(s), hébergement éventuel. C est sur cette base que le respnsable hiérarchique n+1 valide le prjet de déplacement, au regard de sa pertinence prfessinnelle, sa pertinence au regard des critères d efficacité et de sa cnfrmité aux principes de prise en charge. Cette validatin a priri, dans Ulysse, est bligatire (dès sa mise en service). C est sur cette base que snt ensuite émis les billets u réservées les diverses prestatins et déclenché le prcessus de gestin des frais de déplacement. Chix du myen de transprt Le chix du myen de transprt dit privilégier les transprts en cmmun, et en premier lieu le train. L rdre des prirités et le suivant : Train Véhicule de Service Véhicule persnnel L usage du véhicule persnnel dit être exceptinnel et réservé aux situatins u les autres slutins ne snt pas pertinentes. (Hrmis pur les catégries de salariés sumis à des dispsitins particulières adaptées à leur activité) Le train Le train est le myen de transprt privilégié. Il présente le bilan le plus favrable en matière de pénibilité, de sécurité, d ptimisatin du temps de travail effectif ainsi que d impact du déplacement sur l envirnnement. Réservatins Pur les trajets inférieurs à deux heures, la réservatin devra être effectuée en secnde classe, en pririté au tarif Lisirs u Prem s. Pur les trajets supérieurs à 2 heures, la réservatin purra être retenue en première classe mais uniquement au tarif SNCF Prem s (nn échangeable et nn rembursable). Si les billets Prem s ne snt pas dispnibles, la réservatin dit être effectué en secnde classe. Les billets Prem s n étant pas rembursables, il est impératif de veiller à limiter au maximum les annulatins, par une planificatin rigureuse des déplacements.
En cmplément du train. Les visiteurs internes d un établissement de l Afpa devrnt être, autant que pssible, accueillis et raccmpagnés à la gare la plus prche dans le cas ù les transprts en cmmun seraient nn existants u nn pertinents (impseraient des cntraintes, ntamment hraires, incmpatibles avec le bn dérulement de la missin). En cmplément d un trajet en train, un véhicule de service purra être mis le sir à la dispsitin du salarié Afpa visiteur qui passe une nuit sur place. Celui-ci s engage à restituer le véhicule, prpre et apprvisinné en carburant, dans le parc de l établissement le matin suivant, et en tut état de cause à un hraire cmpatible avec les réservatins déjà effectuées. La viture de service Dans de nmbreux cas de déplacements prfessinnels, le recurs à un véhicule individuel est nécessaire, à la place u en cmplément d un mde de transprt cllectif. L usage d un Véhicule de Service (VS) plutôt que d un véhicule persnnel, dans un cadre prfessinnel, présente de nmbreux bénéfices : En termes écnmiques pur l Afpa (le cût au kilmètre est inférieur de mitié dans le cas du VS) cmme pur le salarié. En termes de sécurité : Les VS snt récents, en bn état de marche et crrectement assurés. En termes d image, avec des VS prteurs du lg Afpa. En termes d impact envirnnemental : Les VS snt des véhicules récents, cnfrmes aux dernières nrmes d émissins, et de puissance raisnnable. Des véhicules mutualisés Un véhicule de service ne saurait être assimilé à un véhicule de fnctin : Les véhicules de service de l Afpa snt mutualisés au sein de l établissement (Campus, DR, DIR ). Les VS snt réservés le plus lngtemps pssible à l avance, à l aide de l util de réservatin dédié. Le salarié s attache à ne cnserver le véhicule que le temps nécessaire à l accmplissement de la missin. Le VS est returné au parc prpre, apprvisinné en carburant, en bn état de fnctinnement, avec ses clés et ses papiers. Le VS dispse d une carte de carburant et d une carte de lavage, qui évitent au salarié d avancer ces frais. Par respect pur les autres utilisateurs, n s abstiendra de fumer, dans les VS. Véhicules fléchés. Certaines fnctins nt été identifiées cmme présentant des besins particulièrement imprtants en matière de déplacement en VS :
En particulier : Ligne Filière Fnctin Explitant Dir. Cciale Directeurs Dévelppement Respnsable d'affaires Grands Cmptes DRCS Dir. Explitatin Resp. Affaires territ./ Chargés clientèle Manageur Sécurisatin Parcurs Directeurs Territriaux Afpa Office. AO Natinal Manager de Campus Restauratin Patrimine DSI Afpa Transitin Afpa Transitin DAOR Superviseurs Manager Platefrme Ingénieurs cnseils Respnsable. Infrmatique Réginal Directeur Agence Territriale Manager Antenne Réginale Cnsultant Nmade Ces fnctins, sit envirn 800 salariés, dispsent de véhicules de service fléchés, principalement affectés à une persnne (usage priritaire mais nn exclusif), et distincts du parc mutualisé de l établissement. Pendant les pérides de cngés, ces véhicules snt remis à la dispsitin du parc autmbile cmmun. Ecnduite Les salariés «nmades» se verrnt prpser une frmatin à l éc-cnduite et à la sécurité rutière. Une écnmie directe de carburant de 10% à 20% (et une réductin crrespndante de ns émissins de CO2) est attendue ainsi qu une réductin de l accidentlgie. Cette cmpétence, transpsable dans la vie persnnelle, bénéficie à l Afpa cmme aux salariés. Usage privé. L usage d un VS est prfessinnel et réservé, sauf exceptins, à des trajets entre l établissement et les lieux de missin, u entre les lieux de missin eux-mêmes. Il ne saurait être utilisé pur des trajets dmicile travail, u à des fins persnnelles, en particulier pendant les cngés u les samedis, dimanches et jurs fériés.
Cependant, par exceptin et sur autrisatin du supérieur hiérarchique, il est admissible d utiliser un VS pur un trajet vers le dmicile si le retur à l établissement à l issue d un déplacement prfessinnel et en fin de jurnée amènerait à un allngement imprtant du temps de trajet. Le salarié s engage alrs à n utiliser le véhicule que pur ce seul trajet, par les vies les plus rapides, ainsi qu a le restituer à plus bref délai. De la même façn exceptinnelle et sur autrisatin du supérieur hiérarchique, il est admissible de prendre pssessin u de cnserver un VS le sir et de l utiliser pur se rendre à sn dmicile dans le cas d un déplacement prfessinnel le lendemain matin qui impliquerait un allngement imprtant du temps de trajet pur prendre pssessin du véhicule dans l établissement. Le salarié s engage alrs à n utiliser le véhicule que pur ce seul trajet, par les vies les plus rapides. Il purra être également admis qu un salarié cnserve un VS pendant la durée d un week-end, de façn exceptinnelle, pur l un des mtifs définis aux deux précédents paragraphes. L usage du véhicule sur cette péride sera strictement limité aux trajets entre le lieu de travail et le dmicile, par les vies les plus rapides. Tute dérgatin à ces règles serait cnstitutive d un avantage en nature fiscalisable. Elles s appliquent également aux véhicules du parc fléché. La viture persnnelle L usage d un véhicule persnnel à des fins prfessinnelles dit demeurer exceptinnel (hrmis pur certaines catégries prfessinnelles bénéficiant de dispsitins spécifiques). En effet il présente de multiples incnvénients : Il revient plus cher à l Afpa (cût des indemnités kilmétriques). Il ne garantit pas une image hmgène vis-à-vis de l extérieur Il nécessite une clause spécifique au cntrat d assurance du salarié. Le niveau de sécurité et de cnfrmité aux nrmes envirnnementales du véhicule snt nn maitrisés par l Afpa. Dans certaines cnditins, le recurs au véhicule persnnel est cependant nécessaire : Indispnibilité d un véhicule de service, ffre insuffisante de transprts en cmmun, trajet cmplexe Il devra être justifié, sur la base d un cmparatif avec la slutin VS et / u train. Les critères d arbitrage snt les durées de trajet, la pénibilité et les cûts. Il sera réalisé par le respnsable hiérarchique préalablement au déplacement. Le salarié se verra alrs verser des indemnités kilmétriques seln le barème Afpa. L avin
L usage de l avin est autrisé lrsque l ffre en transprts en cmmun ne permet pas un trajet dans des délais cmpétitifs et/u qu il évite de passer une nuit supplémentaire sur place quand une slutin mins rapide l impserait. Dans cette hypthèse, et sus réserve d un cmparatif de cûts, intégrant l ensemble des prestatins assciées (hébergement, repas ) et cmpte tenu des nécessités du service, le hiérarchique peut autriser un déplacement en avin. Les billets d avin snt réservés au tarif le plus écnmique, en privilégiant, si pssible, les cmpagnies dite Lw cst. Le véhicule de lcatin de curte durée. En cmplément d un déplacement en train u avin, le recurs cmplémentaire à un véhicule de lcatin de curte durée est pssible, sur autrisatin préalable du respnsable hiérarchique, et sus cnditins de l absence de slutins alternatives cmpétitives en termes de temps de transprt. Le recurs à un véhicule de lcatin de curte durée est également pssible, sur autrisatin préalable du respnsable hiérarchique, en substitutin à l usage d un véhicule persnnel et en l absence de VS, pur effectuer des trajets supérieurs à 200 kms par jur. En tute hypthèse, la réservatin et la lcatin du véhicule s effectue par l intermédiaire du prtail vyage. Le taxi Le recurs à un taxi est pssible sur autrisatin préalable du respnsable hiérarchique et sus cnditins de l absence de slutins alternatives cmpétitives en terme de temps de transprt à l hraire cnsidéré (transprts en cmmun, véhicule de service Afpa ). Trajet dmicile travail Ce trajet relève exclusivement de la respnsabilité du salarié L Afpa met cependant à la dispsitin des salariés qui le suhaitent une slutin de cviturage. Celle-ci sera accessible depuis Agra et Afpa.fr et uverte aux stagiaires. Accessible sur une base abslument vlntaire, elle bénéficiera aux salariés cmme aux stagiaires : Un élément de répnse aux prblèmes de parking de certains établissements Ecnmie ptentielle de 3000 par an pur un trajet qutidien de 20kms.. Réductin de ntre empreinte carbne Un élément de répnse aux prblèmes de mbilité des stagiaires. Ils snt la deuxième cause de srtie anticipée de frmatin. : Plus d un tiers des stagiaires est cncerné.