Guide pratique de mise en œuvre du référentiel IRIS Des informations utiles, pour une préparation optimale en vue de votre certification Le référentiel IRIS (International Railway Industry Standard) est un modèle de système de management destiné aux fabricants du matériel roulant de l industrie ferroviaire et de leurs fournisseurs. Né de constats de dysfonctionnements à plusieurs niveaux de la chaîne d approvisionnement, IRIS vous permet de bénéficier d un outil d évaluation homogène et internationalement reconnu. Engager dès maintenant la démarche, c est anticiper les événements et assurer une phase transitoire optimale, notamment en la combinant au mieux avec vos certifications existantes. Comment peut-on savoir si IRIS est adaptée à votre entreprise? La norme IRIS définit les exigences du système de management de l organisation destinées à être appliquées au travers de la totalité de la Chaîne d Approvisionnement des Produits liés au matériel ferroviaire roulant et à la signalisation... dès qu il existe des activités de conception et de développement et/ou de fabrication et/ ou de Maintenance (parc de matériels roulants, rénovation et mise à niveau/ réparation de composants). Plus simplement, la conception, fabrication et maintenance du matériel roulant et ses composants. La seule exception d un produit non embarqué dans un train est le cas particulier des équipements de signalisation qui peuvent être installés au sol, mais qui communiquent avec le train. La norme inclut en annexe une liste de familles de produits concernés. Pour savoir si votre système de management peut être considéré pour une certification IRIS, il convient de consulter cette liste. Attention : tout produit ou activité en dehors de ces définitions ne peut pas faire l objet d une certification IRIS. Exemple : Distributeurs de billets dans une gare, Fabrication ou maintenance des caténaires, laboratoire d essai, entretien des voies,... En cas de doute et avant d engager une démarche de certification vous devez consulter votre organisme de certification ou l organisme IRIS. Qu apporte IRIS à votre entreprise? Le système IRIS vise à une reconnaissance et à une acceptation mondiale des résultats de l audit, à éviter les audits multiples des systèmes de management de l organisation et, par conséquent, à améliorer la rentabilité en : permettant de bénéficier d audits de haut niveau basés sur les exigences IRIS, collectant et consignant les Enregistrements et les résultats des audits dans une base de données centralisée. Ce principe a amené les acteurs majeurs de l industrie ferroviaire, en particulier les constructeurs et intégrateurs à prendre l engagement formel de privilégier les fournisseurs ayant obtenu ou qui visent une certification IRIS. Le but de cette norme est le développement d un système de management qui permette une amélioration continue privilégiant la prévention des défauts et leur réduction dans la Chaîne d Approvisionnement. Ainsi, l audit de votre système de management inclut une évaluation de votre niveau de maturité. L outil de reporting dédié et utilisé à chaque audit inclut des exigences supplémentaires clairement établies qui donnent des axes de progrès permettant une amélioration continue sur la base des critères objectifs. Améliorer la performance, Réduire le risque
Le référentiel IRIS Comme la norme ne permet pas à ce jour une certification sous accréditation telle que cela existe pour la plupart des normes de système de management, le référentiel IRIS (appelé le booklet) inclut toutes les règles concernant la démarche de certification. Ceci inclut les règles pour les organismes de certification, les auditeurs, le processus de certification et les exigences. Les exigences proprement dites de la norme IRIS concernant le système de management de la qualité consistent en : l intégralité des exigences ISO 9001:2008 et des exigences spécifiques à l industrie ferroviaire. un audit du système qualité inclut également une évaluation d un niveau de maturité avec des exigences supplémentaires au-delà du minimum nécessaire pour obtenir une certification. Cependant, le détail de ces exigences n est pas explicité dans la norme elle-même (ça serait trop volumineux), mais est accessible dans l outil de reporting, un logiciel dédié l IRIS TOOL. L IRIS TOOL peut être acheté pour une utilisation interne (audits internes, évaluation de maturité,...) et son utilisation est imposée aux organismes de certification pour la réalisation des audits. Cet outil permet d imprimer un questionnaire complet avec les exigences pour chaque niveau de maturité. Dans le cas des audits de certification, le questionnaire et le niveau de maturité constaté lors de l audit font partie du rapport de l organisme de certification. Avant de démarrer la mise en œuvre D abord vous pouvez consulter le Portail IRIS en accès libre pour obtenir des informations essentielles : http://www.iris-rail.org/. Note : le Portail étant destiné à une utilisation internationale, il est rédigé exclusivement en anglais. Ici vous pouvez obtenir des renseignements, télécharger des documents et consulter une base des entreprises certifiées partout dans le monde. Seuls les organismes de certification habilités par IRIS peuvent délivrer une certification. Une liste des organismes est disponible en accès libre sur le Portail IRIS. Cependant, pour pouvoir obtenir plus d information et, surtout, pour démarrer votre processus de certification il faut obligatoirement s inscrire comme membre d IRIS. Cette étape d enregistrement est critique car, même si vous avez déjà identifié votre organisme de certification, voire finalisé un contrat, l auditeur ne peut pas établir les rapports d audit si cette démarche n a pas été effectuée. Une fois enregistré comme membre vous pouvez ensuite acheter le référentiel, l outil de reporting l IRIS TOOL et sélectionner votre organisme de certification. Il faut noter que le référentiel IRIS et l IRIS TOOL sont disponibles dans les quatre langues officielles d IRIS - Anglais, Français, Allemand et Italien. Le référentiel (IRIS BOOKLET) existe également dans d autres langues et d autres traductions sont envisagées. De plus, des guides pratiques ont été établis par IRIS pour vous aider à comprendre certaines exigences et comment les traiter dans votre système de management. Cependant, l accès à ces documents est réservé aux entreprises inscrites comme membres d IRIS. Une attention particulière doit aussi être apportée à la gestion du système qualité en cas d application sur plusieurs Rappel du vocabulaire sites, car des règles particulières s appliquent en fonction de la structure de l entreprise. Chaque site de production ou de maintenance doit obtenir sa propre certification IRIS. Cependant, un système qualité peut couvrir des sites externes dans certaines conditions. «Site» : une entité légale ou appartenant à un groupe ayant un Système de Management de l Entreprise autonome, et au moins une activité IRIS : fabrication ou maintenance ou conception, éligible pour un des champs d application IRIS listés dans le fascicule IRIS et située sur un site unique. «Fonctions externes» (Remote functions) : Les fonctions externes sont des fonctions supports dans des lieux externes au Site (par ex. : bureaux d étude, ventes, logistique, achats et magasin). Elles doivent être auditées, mais ne peuvent obtenir leur propre certificat IRIS. «Extensions de site» (Site extensions) : Une extension de site est définie comme telle si : Le site ne peut obtenir un certificat IRIS indépendamment, il a une activité de fabrication ou de maintenance appartenant au site certifié connecté, il est inclus dans le même champ d application de la certification que le site certifié connecté, il déploie exclusivement des processus de fabrication ou de maintenance et il est inclus dans les plans d audit (au moins lors de l audit de certification du processus d évaluation du site certifié connecté.
Plus simplement : Les fonctions externes sont les activités à l exception de la fabrication ou maintenance d un produit. Les extensions de site sont exclusivement des activités de fabrication ou maintenance d un produit. Exemples d organisations autorisées sous un contrat unique unique Fonctions externes NOTE : Chaque «site» ayant son propre système qualité doit être enregistré séparément dans le Portail IRIS et audité sur l ensemble des exigences applicables de la norme. d'étude Fonctions externes d'étude Extension de site Atelier de montage Une participation proactive Un des principes inhérents dans la démarche IRIS est l implication proactive des entreprises dans le processus de certification. Dès l inscription comme membre d IRIS l entreprise doit établir et actualiser régulièrement une carte d identité dans le portail IRIS (communication des changements d organisation, nombre d effectifs,...) Il est également de la responsabilité de l entreprise de désigner son organisme de certification et de réaliser une évaluation de la performance des auditeurs. Il y a aussi la possibilité de remonter des questions et problèmes directement à l organisme IRIS direction dans le Portail IRIS. Plus tard dans le processus de certification, l entreprise a la responsabilité de choisir les secteurs à auditer lors de visites de surveillance, en principe ceux dont elle souhaite améliorer son évaluation de maturité (scoring). Les processus d audit et de certification Les étapes de certification sont globalement identiques à celles d une certification classique, mais avec quelques particularités : La durée de certification est supérieure à un audit ISO 9001 compte tenu du besoin d évaluer les exigences additionnelles. Même pour une entreprise déjà certifiée selon ISO 9001, un audit complet du système qualité est nécessaire pour obtenir un certificat IRIS, car même pour les exigences ISO 9001, une évaluation du niveau de maturité est nécessaire. Un audit de préparation, (revue documentaire) est nécessaire pour un audit de certification, mais également pour l audit de renouvellement après trois ans. Lors de cet audit de préparation et pour chaque audit de surveillance, une revue de douze questions éliminatoires «KO»
traitant des points critiques est réalisée. Une non-conformité établie concernant ces questions entraine un arrêt complet du processus de certification. IMPORTANT, en cas de non-conformité question KO, un audit complet de certification doit être réalisé par l organisme de certification. Ceci s applique même en cas de non-conformité KO lors d une visite de surveillance. Extrait de la norme : «Si un client échoue à l audit en raison d une non-conformité à une exigence éliminatoire,... le Processus de certification doit être réinitialisé par une nouvelle demande suivi d un Processus d audit complet». Lors de chaque audit, le niveau de maturité est évalué à travers une notation (de 0 à 4). La certification est prononcée ou maintenue si aucune notation inférieure à 2 n est attribuée. Après la certification initiale, il est attendu que l entreprise applique le principe d amélioration continue. L évaluation réalisée par l auditeur et l évolution de la notation de maturité permet d attester cette amélioration. Cas particulier du processus de certification IRIS Cette norme prévoit une approche de compensation et d encouragement qui peut être appliquée aux sociétés ayant obtenu une cotation globale 75%. L application de cette mesure de compensation permet à l organisme de certification de ne pas auditer systématiquement les processus performants et peut également donner lieu à une réduction de la durée des audits de surveillance. Ensuite, l ensemble des exigences sera de nouveau audité après trois ans lors du renouvellement de la certification. Les exigences additionnelles Les exigences de la norme IRIS renforcent celles de la norme ISO 9001 dans la plupart des domaines. Seuls les paragraphes suivants restent inchangés : SANS EXIGENCES ADDITIONNELLES 5.1 Engagement de la direction 5.4.2 Planification du système de management de la qualité 7.3.5 Vérification de la conception et du développement 7.5.3 Identification et traçabilité 7.5.4 Propriété du client Cependant des exigences nouvelles spécifiques au secteur ferroviaire sont inclues dans les domaines suivants : NOUVELLES EXIGENCES 4.3 Gestion de la connaissance 4.4 Gestion des Projets multi-sites 5.3.1 Plan d activités 5.5.4 Gestion des relations avec les clients 6.2.2.1 Compétence en conception de Produit 6.2.2.2 Responsabilisation et motivation des employés 6.2.2.3 Formation 6.2.2.4 Gestion de la performance 6.5 Plan de sécurisation 7.2.4 Gestion des offres 7.3 Conception et développement 7.3.8 Approbation de la conception 7.4.4 Gestion de la Chaîne d Approvisionnement 7.5 Production et préparation du service 7.5.1.1 Planification de la production 7.5.1.2 Documentation de la production 7.5.1.3 Maîtrise des modifications du Processus de Production 7.5.1.4 Maintenance des équipements et des outils 7.7 Gestion des Projets 7.8 Gestion de la configuration 7.9 Inspection Premier Article (FAI) 7.1 Mise en service / Service Clients 7.11 RAMS / LCC 7.12 Gestion de l obsolescence 7.13 Gestion des modifications 8.3.1 Maîtrise des Processus non conformes 8.3.2 Dérogation du client
La communication de la certification Après l audit et l émission du certificat, les résultats de l audit sont publiés sur le Portail IRIS et votre certification est accessible à l ensemble des acteurs de l industrie ferroviaire. Il faut noter qu un niveau de détails supplémentaires des informations accessibles reste sous votre contrôle et c est vous qui décidez du contenu et des personnes habilitées à consulter les données détaillées en accordant des droits d accès via le portail IRIS. Les auteurs de ce livre blanc Robert MILNER Responsable d audit avec plus de vingt ans d expérience d audits des systèmes de management au sein de LRQA en France et à l international. Formateur habilité pour délivrer le cursus IRCA permettant la qualification des auditeurs avec une reconnaissance internationale. Responsable d audit IRIS depuis mai 2006, année de sa création, et ayant réalisé plus de 40 audits IRIS dans les entreprises travaillant dans de nombreux domaines et pays. Jérôme TORCHET Responsable d audit avec plus de 14 ans d expérience d audits des systèmes de management au sein de LRQA en France et à l international et membre de l équipe de développement de nouveaux produits chez LRQA depuis cinq ans. Responsable d audit IRIS depuis 2008, et ayant réalisé plus de 14 audits IRIS dans les entreprises travaillant dans de nombreux domaines et pays. Si vous souhaitez poser une question ou demander des informations sur les services de formation ou de certification IRIS par LRQA ou discuter de votre système de management, envoyez un e-mail à l adresse lrqa.france@lrqa.com ou rendez-vous sur http://www.lrqa.fr. Pour plus d informations sur les formations LRQA, rendez-vous sur http://www.lrqa.fr/formation. www.lrqa.fr Nous veillons à ce que toutes les informations fournies soient exactes et à jour. Toutefois, LRQA n accepte aucune responsabilité en cas d inexactitude ou de modification des informations. LRQA 2013 - Lloyd s Register Quality Assurance Ltd Tous droits réservés. Lloyd s Register Quality Assurance France S.A.S. Tour Swiss Life - 1 boulevard Vivier Merle 69443 LYON Cedex 03 Tél. : 04 72 13 31 41 - Fax : 04 72 13 31 40 Email : lrqa.france@lrqa.com