Guide de bonnes pratiques pour la mise en valeur du patrimoine par des outils numériques Le Groupe d Action Locale du Pays de Ploërmel-Cœur de Bretagne, la Communauté de communes Val d Oust et de Lanvaux, le Pays Touristique de l Oust Brocéliande et le Groupe d Action Locale du Pays du Grand Bergeracois ont mené des actions en faveur du développement du numérique et ont mis en place et développés des outils numérique permettant de valoriser leur patrimoine. Chacun de ces partenaires ont pu constater que la mise en place d outils numériques pour valoriser le patrimoine n est pas toujours chose aisée. Les évolutions technologiques sont rapides et il est parfois difficile de les anticiper. Il est parfois difficile d avoir suffisamment de recul dans la conception, l élaboration et la mise en œuvre d un projet. Dans le cadre d un projet de coopération Leader, ces partenaires ont pu se rencontrer pour échanger et avoir un regard croisé sur les projets menés par chacun d entre eux. Il leur est apparu nécessaire de prendre du recul pour évaluer leurs outils respectifs et d essayer de tirer les conclusions de leurs expériences, leurs réussites et leurs échecs. Cette analyse a permis d élaborer un guide des bonnes pratiques pour la mise en valeur du patrimoine par des outils numériques. Ce guide a pour objet d aider, d accompagner les porteurs de projets souhaitant se lancer dans la mise en place d outils numériques. Ce guide se décline en plusieurs fiches qui invitent à se poser des questions lors de la conception d un projet. Il n y a pas d ordre chronologique dans leur utilisation. Une grille d évaluation complète ce guide de bonnes pratiques.
MISE EN VALEUR DU PATRIMOINE PAR LES OUTILS NUMÉRIQUES I DESCRIPTIF DU PROJET Porteur du projet : Intitulé du projet : Lieu : Contexte (stratégie territoriale, initiateur...) : Objectifs : (dont valorisation du patrimoine, découverte des NTIC.) Contenus (mobilisation, outils, usages...) Partenaires associés : Echéancier : Moyens : humains : matériels : Plan de financement : Critères d'évaluation :
Exemple de projet :
II MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE n 1 1 La définition du projet 1.1 PRENDRE EN COMPTE LES ATTENTES Les attentes des utilisateurs Les attentes des élus Les attentes des professionnels touristiques et acteurs culturels Les attentes des partenaires institutionnels Les attentes des partenaires privés POUR Pour adapter son projet aux besoins (adéquation entre l offre et de la demande) Pour aider à définir son projet et l enrichir Pour que les acteurs s approprient le projet et aident à le porter En présentant son projet à un élu, au maire de la commune concernée, à l instance décisionnelle de la collectivité concernée En réalisant des enquêtes/sondages auprès des professionnels, des visiteurs En utilisant des enquêtes relatives aux usages des clientèles (cf Journées nationales du E tourisme, journées de formation, observatoires des CDT et CRT, études diverses, ) Le travail de veille préalable demande la mobilisation de moyens spécifiques (moyens humains). elle doit porter sur les tendances des usages, les politiques des partenaires institutionnels, les stratégies locales.
II MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE n 2 1 La définition du projet 1.2 PRENDRE EN COMPTE LE CONTEXTE TERRITORIAL 1.2.1 Le Territoire Les stratégies et politiques locales, départementales, régionales La couverture ADSL/3G/4G La présence d un wifi territorial Solutions de WIFI (gratuit ou payant) proposées par les prestataires POUR Pour intégrer son projet aux politiques supra territoriales Pour adapter son projet à la couverture numérique de son territoire En rencontrant les collectivités et institutions pour connaître leur politique (projet de territoire, charte, schéma de développement ) En vérifiant la couverture ADSL, 3G, 4G du territoire (via Internet : carte des réseaux ) En identifiant les projets de desserte numérique du territoire (fibre optique, ) En questionnant les prestataires sur leur fourniture de WIFI et conditions En rencontrant les collectivités locales pour savoir s il y a un WIFI territorial La solution de données embarquées permet de résoudre le problème de couverture insuffisante La perspective du projet numérique peut aussi être un argument pour convaincre les acteurs locaux de se doter d outils d accès au réseau, tels que le wifi territorial.
II MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE n 3 1 La définition du projet 1.2 PRENDRE EN COMPTE LE CONTEXTE TERRITORIAL 1.2.2 Le Patrimoine Existence d un inventaire qualitatif et/ou quantitatif du patrimoine Existence de contraintes réglementaires liées au patrimoine (secteurs sauvegardés ) Existence de projets impactant sur le territoire POUR Pour adapter son projet à son patrimoine à valoriser Pour définir un calendrier de mise en œuvre de son projet Pour respecter la réglementation En sollicitant les institutions agissant sur la thématique du patrimoine (DRAC, CR, CG, EPCI, communes) En sollicitant les associations de sauvegarde et/ou de valorisation du patrimoine En sollicitant les partenaires privés concernés Travailler sur un inventaire des inventaires
II MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE n 4 1 La définition du projet 1.3 PRENDRE EN COMPTE LES OUTILS Les outils existants sur le territoire et/ou sur d autres territoires Les évolutions technologiques et leurs contraintes POUR Pour adapter et/ou intégrer son projet aux outils existants ou pouvant se développer Pour avoir un retour d expérience sur la pertinence ou non de ces outils Pour ne pas mettre en place d outils similaires à des outils existant déjà En questionnant les territoires sur leurs outils et leurs projets En questionnant les entreprises du numérique sur les évolutions technologiques Lorsque l on met en place des outils expérimentaux, il existe un risque que ceux ci ne suivent pas les évolutions technologiques: veiller à choisir un prestataire en capacité de proposer un outil inter opérable et de le faire évoluer Prévoir un budget spécifique pour le développement de ceux ci dès le début.
II MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE n 5 2 La conception du projet 2.1 MOBILISER AUTOUR DE MON PROJET La mobilisation avec une mise en place d une démarche participative POUR Pour apporter : de la production de données, une évolution au projet, un développement d actions complémentaires (initiatives), la création de nouveaux partenariats, la constitution des réseaux, la création de lien social Pour faciliter l appropriation du projet par les différents acteurs, indispensable pour obtenir leur participation En mobilisant en interne (équipe, service), les élus, les partenaires institutionnels, les professionnels, les associations, la population ou autres En mobilisant par la presse, la radio, Internet, les réseaux sociaux, autres En proposant des réunions publiques, ateliers thématiques, rendez vous individuels, des espaces interactifs d échanges en ligne (forum, visio ) ou autres. La technique de mobilisation employée doit prendre en compte le public visé. Pour garantir la réussite du projet, il est important que les prescripteurs finaux de l outil soient mobilisés dès la conception du projet.
II MODALITÉS DE MISE EN OEUVRE n 6 2 La conception du projet 2.2 CRÉER ET QUALIFIER LA DONNÉE BRUTE L échelle de création de la donnée (communal, intercommunal, pays, départemental, régional, autres) La qualification de la donnée (triées/classées, soumises à des critères de fiabilité historique et scientifique, géolocalisées ) POUR Pour anticiper les diverses utilisations qui seront faites de la donnée Pour la réutilisation des données par d autres projets Pour augmenter la crédibilité du projet En classant la donnée au bon format (classeur, chemise, dossier ) En classant la donnée sur le bon support (papier, numérique ) En donnant des informations utiles pour la qualifier (nombre, poids, géolocalisation ) Qualifier au maximum la donnée, même si on n en a pas une utilité immédiate.
II MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE n 7 2 La conception du projet 2.3 CRÉER ET QUALIFIER LES CONTENUS La mise en forme des contenus La prise en compte de la réglementation (droit d image, droit d auteur ) La gestion des contenus (mise à jour ) Les soumettre à des critères de fiabilité (historique, scientifique) POUR Pour une utilisation adaptée à chaque territoire, à chaque public, aux usages: Erudits Enfants familles Joueurs Personnes handicapées Personnes étrangères... En intégrant des contenus dans une base (SIG/SIT, open source, autres) permettant une gestion à l échelle communal, intercommunale, pays, départementale, régionale, autres En transformant ou créant des contenus pour les rendre accessibles au public visé En traduisant des contenus En adaptant des contenus pour les rendre accessibles aux différents supports de diffusion En adaptant le contenu à une charte graphique Choisir un outil de gestion de contenu ergonomique, évolutif et simple d utilisation Veiller aux droits d exploitation afin de pouvoir réutiliser le contenu.
II MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE n 8 2 La conception du projet 2.4 CHOISIR LES OUTILS DE DIFFUSION DES CONTENUS Les outils de diffusion des contenus peuvent : être adaptés à tous publics ou à un public cible en particulier être adaptés à un ou plusieurs handicaps être accessibles sur certaines plateformes de téléchargements d application (Apple store, Google Play, Windows...) permettre le téléchargement direct permettre l embarcation des données mobiles permettre une maintenance corrective et évolutive prendre en compte le développement durable (économique, écologique, social) POUR Pour choisir des outils de diffusion répondant à ses objectifs Pour choisir des outils de diffusion adaptés à ses publics cibles En connaissant les usages de ces outils ainsi que les coûts (utilisation, supports, usages) En anticipant leur utilisation présente et future En anticipant les évolutions technologiques En vérifiant l'adéquation à nos objectifs et à nos publics cibles. Mettre en place une veille active sur l évolution des outils, des usages et des clientèles
II MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE n 9 2 La conception du projet 2.5 METTRE EN PLACE DES PÉRIODES DE TEST Prévoir une ou des phases de test autant que de besoin Réaliser une phase de test auprès d un échantillon représentatif et neutre. POUR Pour avoir un regard extérieur sur son outil Pour se rendre compte des ajustements à faire, des dernières adaptations, des recadrages, des bugs éventuels En prévoyant une ou des périodes de test dans son rétro planning (durée, période) En prévoyant un public test (équipe, élus, partenaires institutionnels, population, autres, ) En prévoyant un moyen de recueil des avis (questionnaires, entretiens, avis sur les pateformes de téléchargement ), d analyse et de transmission des résultats. Phase très importante à prévoir en amont du lancement, dès le phasage du projet. Prévoir une période assez longue laissant une marge de manoeuvre en cas de retard dans la réalisation du projet
II MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE n 10 3 La mise en œuvre du produit 3.1 LANCER LE PRODUIT Présenter son produit : à l équipe, aux élus, aux partenaires institutionnels, aux professionnels, à la population, aux usagers, Former/initier : l équipe, les élus, les partenaires institutionnels, les professionnels, la population, les usagers, Prévoir une période de lancement adaptée : à la saisonnalité, si besoin, au public visé, etc POUR Pour expliquer le produit Former peut être nécessaire pour une bonne compréhension/appréhension du produit. Pour améliorer l appropriation du produit par les différents publics (en faire des ambassadeurs du produit) En animant des réunions et des ateliers pratiques de prise en main (agents d accueil des offices de tourisme, par exemple) En réalisant une notice explicative Cette étape est importante car une bonne promotion/appropriation du produit contribue indirectement à la notoriété du produit.
II MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE n 11 3 La mise en œuvre du produit 3.2 COMMUNIQUER AUTOUR DU PRODUIT Préparer un plan de communication global et multi médias pour le lancement du produit POUR Pour une meilleure «mise en marché» du produit Pour une communication cohérente COMMENT? En y associant : l équipe les élus les partenaires institutionnels les professionnels En définissant ensemble un message, un nom, un graphisme En retenant des supports de communication : Publicité sur lieu de vente Médias Editions Site internet Réseaux sociaux (numériques) Autres? RECOMMANDANTIONS Ne pas négliger le plan de communication en l intégrant dès le lancement du projet dans le coût total. Si besoin faire appel à un prestataire.
II MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE n 12 3 La mise en œuvre du produit 3.3 DIFFUSER LE PRODUIT La diffusion du produit se définit autour de différents axes : La diffusion du produit est payante ou gratuite le produit nécessite une mise à disposition de matériel et une explication préalable à son utilisation La mise à disposition est organisée par un réseau de distribution POUR Pour permettre au(x) public(s) cible(s) d accéder facilement au produit En achetant et/ou en mettant à disposition du matériel En créant et animant (sensibilisation, formation, fourniture, suivi) un réseau de distributeurs/distributeurs relais En sensibilisant l usager à l utilisation de l outil Il est nécessaire de sensibiliser et former les équipes relais qui seront en contact avec les usagers. Ne pas négliger le suivi du réseau.
II MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE n 13 3 La mise en œuvre du produit 3.4 GERER LE PRODUIT La gestion d un produit numérique peut être exigeante en moyens humains, financiers et technique. POUR Pour garantir son bon fonctionnement. En mettant des moyens humains suffisants -En prévoyant un budget suffisant pour le bon fonctionnement de l outil -En se donnant les moyens techniques pour la gestion du produit Il est nécessaire de prévoir dès l élaboration du projet, les moyens humains, financiers et techniques nécessaires au bon fonctionnement du produit.
III ÉVALUATION DE LA MISE EN ŒUVRE DU PROJET ET DE SES RÉSULTATS n 14 1- SE DOTER DE MOYENS D'ÉVALUATION DU PROJET Phase de définition du projet Montage du projet Mise en œuvre du projet Retombées du projet POUR Pour connaître Pour analyser Pour améliorer le produit, voire se repositionner En utilisant la grille d évaluation jointe Veiller à mettre en place des outils d évaluation et de suivi dès la phase de conception
III. Evaluation du projet et des résultats 3.1. Evaluation de la définition du projet Oui/Non Compléments d'informations Evaluation de l adéquation de mon projet - Le projet est-il en adéquation avec la stratégie du territoire? - Le projet est-il en adéquation avec l'aménagement numérique du territoire? - Le projet est-il en adéquation avec les attentes des différents publics? Evaluation de la valeur ajoutée de mon projet - Le projet apporte-t-il une valeur ajoutée à la valorisation du patrimoine? - Le projet apporte-t-il une valeur ajoutée par rapport aux outils extra territoriaux? 3.2. Evaluation du montage du projet Oui/Non Compléments d'informations Evaluation de la méthode de mobilisation - Des critères/outils d'évaluation de la méthode de mobilisation/démarche participative ont-ils été mis en place? - Si oui, ceux-ci ont-il montré que la méthode de mobilisation/démarche participative était pertinente? - Si oui, ceux-ci ont-il montré que la méthode de mobilisation/démarche participative était suffisante? - La satisfaction des personnes ressources a t-elle été mesurée? Evaluation de l adéquation de mon produit - L'outil (contenus et support) est-il adapté aux clientèles cibles? - Le nom du produit est-il en adéquation avec son marché? 3.3. Evaluation de la mise en œuvre du projet Oui/Non Compléments d'informations Evaluation des objectifs du projet - Le projet a-t-il permis la découverte du patrimoine? - Le projet a-t-il permis l'initiation à l'usage de NTIC? - Le projet a-t-il développé l'offre touristique et culturelle? -Le projet a-t-il été géré de façon éco-citoyenne? Evaluation de l appropriation du projet - Le projet a-t-il bien été approprié par les différents publics associés (présentation-formation adaptée, relais adéquates...)? 3.4. Evaluation des retombées du projet Oui/Non Compléments d'informations Mise en place d outils de suivi - Le porteur de projet s'est-il doté d'un outil de mesure quantitatif de l'utilisation? - Avons-nous la capacité d'expliquer ces résultats? - Le porteur de projet s'est-il doté d'outils pouvant mesurer l'impact de ses actions de communication? - Des outils de mesure de la satisfaction du client ont-ils été mis en place? - Si oui, quelles est la satisfaction du client? Impact/retombés du projet - Le projet a-t-il permis des retombées médiatiques? - Des outils de mesure des retombées économiques ont-ils été mis en place? - Si oui, quelles sont les retombées économiques? - Le projet a-t-il développé la fréquentation locale? - L'outil a t-il atteint ses objectifs quantitatifs? - Cette évaluation sert-elle à la E-réputation / E-notoriété du produit?