SERVICES EN LIGNE DES SUBVENTIONS ET CONTRIBUTIONS GUIDE DE L UTILISATEUR PRÉSENTATION D UNE DEMANDE À EMPLOIS D ÉTÉ CANADA AVRIL 2016
TABLE DES MATIÈRES À retenir... 4 A. Fonction de délai d activité... 4 B. Compatibilité avec les navigateurs web... 4 C. Enregistrement... 4 D. Limite de téléchargement vers les SELSC... 4 E. Champs obligatoires... 5 F. Questions... 5 G. Notifications par courriels... 8 1. PRÉSENTATION D UNE DEMANDE POUR EMPLOIS D ÉTÉ CANADA (EÉC)... 8 1.1 Comment accéder à la demande... 8 1.2 Remplir les demandes... 9 1.3 Adresse postale... 10 1.4 Personnes-ressources de l organisme... 11 1.5 Sommes dues... 14 1.6 Lieux des activités... 14 1.7 Description de l emploi... 15 1.8 Clauses de l entente... 18 1.9 Revoir et soumettre... 18 1.10 Certification et soumission de la demande... 19 1.10.1 Un signataire... 19 1.10.2 Plusieurs signataires... 20 1.11 Copier et Modifier... 22 2. AVIS D ENTENTE PRÊTE À ÊTRE SIGNÉE... 22 2.1 Accéder à l entente... 23 2.2 Processus de signature... 24 2.3 Décliner l entente... 26 2.4 Signer l entente... 26 Page 2
2.5 Confirmation de la signature de l entente... 28 2.6 Consulter l entente... 28 3. SOUMETTRE UNE DÉCLARATION DE L EMPLOYEUR ET DE L EMPLOYÉ... 29 3.1 Comment accéder à la section de l employeur et de l employé... 29 3.2 Comment ajouter une déclaration de l employeur et de l employé... 30 3.3 Obtenir le consentement de l employé... 31 3.4 Comment saisir les informations de l employé... 32 3.5 Comment soumettre les informations de l employé... 33 3.6 Comment voir les informations de l employé... 34 3.7 Comment retirer les informations de l employé... 34 3.8 Comment supprimer les informations de l employé... 34 Page 3
À RETENIR A. FONCTION DE DÉLAI D ACTIVITÉ Les Services en ligne des subventions et contributions (SELSC) possèdent une fonction de délai d activité. Après 20 minutes d inactivité du compte, ils vous préviendront de la fermeture de la session (voir la figure 1) si vous n appuyez pas sur le bouton «Continuer la session» avant la fin du délai indiqué dans le message. Pour reprendre la session, vous devrez ouvrir une nouvelle session avec les SELSC. Figure 1 Message d avertissement de la fin de la session B. COMPATIBILITÉ AVEC LES NAVIGATEURS WEB Les SELSC sont compatibles avec les navigateurs suivants : Internet Explorer 8 de Windows Firefox de Mozilla Chrome de Google Safari d Apple C. ENREGISTREMENT Comme les SELSC ne sauvegardent pas automatiquement l information, il faut de fréquentes sauvegardes pendant la session. D. LIMITE DE TÉLÉCHARGEMENT VERS LES SELSC La taille d un document envoyé aux SELSC ne peut pas excéder 15 mégaoctets (Mo). Toutefois, rien ne limite le nombre de documents qu on peut leur envoyer. Page 4
E. CHAMPS OBLIGATOIRES Dans les SELSC, un champ obligatoire non complété empêche de sauvegarder ou de soumettre l écran et il engendre un message d erreur (p. ex. : «Erreur 1 : Vous devez entrer le demandeur principal»). Tant que le champ obligatoire n est pas rempli, cela empêche de soumettre la demande. F. QUESTIONS Vous pouvez poser des questions techniques et autres directement à l équipe des SELSC en cliquant d abord sur le bouton «Contactez-nous» du haut de la fenêtre «Liste des entreprises» (voir la figure 2). À partir du moment ou vous accédez à l écran «Liste des entreprises», le menu «Contactez-nous» restera accessible dans le haut de chaque fenêtre. Vous pouvez aussi envoyer des questions directement à l adresse suivante : NA-GCOS-SELSC-GD@hrsdc-rhdcc.gc.ca. Figure 2 Contactez-nous Page 5
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Nota : Les numéros et les renseignements de ce tableau correspondent à ceux de la figure 2 (l astérisque [*] dénote un champ obligatoire). N o Champ Description 1 J aimerais une réponse par* : Précisez le moyen par lequel vous préférez pour recevoir la réponse d Emploi et Développement social Canada (EDSC) à votre question. A. Courriel B. Téléphone 2 Prénom* Le prénom de la personne qui pose la question 3 Nom de famille* Nom de famille de la personne qui pose la question 4 Adresse courriel Adresse courriel de la personne qui pose la question 5 Numéro de téléphone C. Indicatif régional (à 3 chiffres) D. Numéro de téléphone (à 7 chiffres; p. ex. 456-7890) E. Numéro de poste téléphonique (celui qui correspond à son numéro de téléphone) 6 Province ou territoire* La province ou le territoire d où la personne pose la question. 7 Ma question est* : Choisir l une des options du menu déroulant. 8 Identifiant de la page* 9 Programme pour lequel vous faites une demande* 10 Question* 11 Numéro de projet 12 Numéro de confirmation en ligne On peut le trouver dans la partie inférieure droite de la page où se pose le problème. Menu déroulant : Choisir le programme pour lequel vous faites une demande ou qui correspond à votre projet. Posez votre question dans ce rectangle, en donnant le plus de détails possible. Pour permettre une meilleure évaluation de la question, inscrivez : le nom légal de votre organisation; le numéro d entreprise de votre organisation; le fait que vous êtes agent principal ou représentant (en précisant les responsabilités qui vous ont été confiées); des détails sur le contexte en cours quand le problème est survenu dans les SELSC; une capture d écran du message d erreur ou de l écran où le problème est survenu. Si une entente a été conclue pour la demande de financement présentée, le numéro de projet sera affiché sur la première page. Vous pouvez aussi le trouver sur le site des SELSC en atteignant la page «Demandes et projets» et en cliquant sur «Gérer» à côté de votre projet actif. Le numéro de projet sera affiché dans le haut de la boîte du sommaire. EDSC produira un numéro de confirmation en ligne une fois que la demande de financement en ligne a été complétée et soumise. Ce numéro figurera dans l écran de confirmation ainsi que dans le tableau récapitulatif des demandes et projets. Page 7
G. NOTIFICATIONS PAR COURRIELS Une correspondance automatisée sera envoyée par le système. L adresse courriel qui vous enverra cet avis est : SV-SF-CSOS. Afin d éviter que les courriels soient accidentellement triés comme indésirables ou mis à la corbeille par votre système de messagerie, veuillez ajouter l adresse courriel suivante à vos contacts: no-replyaucune-reponse@hrsdc-rhdcc.gc.ca. Vous ne pourrez pas répondre cette adresse courriel. 1. PRÉSENTATION D UNE DEMANDE POUR EMPLOIS D ÉTÉ CANADA (EÉC) 1.1 COMMENT ACCÉDER À LA DEMANDE Une fois la connexion établie, pour accéder au module «Appel de proposition d EEC», vous devrez passer par une série d étapes : saisissez votre nom d utilisateur et votre mot de passe; cliquez sur «Continuer»; cliquez sur «Nom de votre organisation»; cliquez sur «Services en ligne des S et C»; cliquez sur le nom légal de votre entreprise dans la fenêtre «Liste des entreprises»; l appel de proposition d EEC sera affiché sous la rubrique «Appel de proposition ouvert», dans le bas de la fenêtre de bienvenue (voir la figure 3) Figure 3 Accéder à l appel de proposition d EEC Page 8
Nota : Les champs et les renseignements du tableau correspondent à ceux de la figure 3 (l astérisque [*] dénote un champ obligatoire). Champ Identificateur de l AP / Guide du demandeur Appel de proposition Programme Date de fermeture de l AP Échéance de l AP Fonctions Description Identifiant propre à l appel de proposition. En cliquant sur l identificateur de l AP, le guide du demandeur s ouvre dans un nouvel onglet. Le nom de l appel de proposition en question Le programme associé à l appel de proposition La date de fermeture de l appel de proposition Le nombre de jours, d heures et de minutes qui restent avant l échéance. Pour soumettre une demande de financement en réponse à un appel de propositions, vous DEVEZ cliquer sur le bouton «Soumettre une demande», qui se trouve sous «Fonctions». 1.2 REMPLIR LES DEMANDES En cliquant sur le lien «Soumettre une demande», dans le tableau «Appel de proposition ouvert», vous serez redirigé vers la fenêtre «Sélection de programme» (voir la figure 4). les champs «Groupe de programmes» et «Programme» seront pré-complétés; on peut se servir de l hyperlien «Lignes directrices du programme» pour trouver la réponse à des questions précises sur le programme pendant qu on remplit la demande; pour faciliter la reconnaissance du projet, donnez-lui un titre descriptif; précisez le nombre d employés à temps plein qui travaillent au Canada; cliquez sur «Suivant». Figure 4 Sélection de programme Page 9
1.3 ADRESSE POSTALE La fenêtre «Adresse postale» (voir la figure 5) sert à choisir l adresse postale propre à la demande de financement. On peut ajouter des adresses postales en suivant les étapes suivantes : cliquez sur le menu «Admin de l organisation» dans la partie supérieure gauche de la fenêtre cliquez sur «Mes organisations»; cliquez sur «Nom de l organisation»; cliquez sur «Gestion des adresses»; cliquez sur «Ajouter une adresse». Les adresses sauvegardées seront affichées dans la fenêtre «Adresse postale» de votre projet avec EEC. Figure 5 Adresse postale Page 10
1.4 PERSONNES-RESSOURCES DE L ORGANISME La fenêtre «Personnes-ressources de l organisme» (voir la figure 6) sert à ajouter toutes les personnes-ressources de l organisation pour une demande particulière, y compris à saisir des renseignements généraux sur chacune d elles. Le bouton «Ajouter» vous conduira à la fenêtre «Coordonnées de la personne-ressource» (voir la figure 6a). Figure 6 Personnes-ressources de l organisme Page 11
Figure 6a Coordonnées de la personne-ressource 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Page 12
Nota : Les numéros et les renseignements du tableau correspondent à ceux de la figure 6a (l astérisque [*] dénote un champ obligatoire). N o Champ Description 1. Prénom* Le prénom de la personne-ressource 2. Nom de famille* Nom de famille de la personne-ressource 3. Titre du poste Titre, dans l organisation 4. 5. 6. 7. Type de personne-ressource* Langue de communication préférée Écrite* Langue de communication préférée Parlée* Adresse de la personne-ressource* 8. Adresse Ligne 1* 9. Adresse Ligne 2 10. Ville* 11. Province ou territoire* Menu déroulant : Vous DEVEZ avoir au moins une personne-ressource principale pour la demande. Vous pouvez ajouter des personnes-ressources (p. ex. signataire autorisé, personne-ressource pour les activités du projet). La langue dans laquelle la personne-ressource préfère recevoir des communications écrites Anglais Français La langue dans laquelle elle préfère transiger oralement Anglais Français Indique si l adresse de la personne-ressource est la même que celle de l organisation : choisir l adresse de la personne-ressource dans le menu déroulant ou en ajouter une autre; le choix d une adresse dans la liste entraîne la saisie automatique des champs d adresse. Il ne restera à remplir que le champ des numéros de téléphone. La partie de l adresse de la personne-ressource qui correspond au numéro civique et à la rue La partie complémentaire de l adresse de la personne-ressource correspondant à la rue La partie de l adresse postale de la personne-ressource qui correspond à la ville La partie de l adresse de la personne-ressource qui correspond à la province ou au territoire 12. Code postal* La partie de l adresse de la personne-ressource qui correspond au code postal 13. Pays Par défaut, c est le Canada. 14. Numéro de téléphone* 15. Numéro de télécopieur L indicatif régional du numéro de téléphone de la personne-ressource Numéro de téléphone de la personne-ressource Numéro de poste de la personne-ressource, le cas échéant L indicatif régional du numéro de télécopieur de la personne-ressource Numéro de télécopieur de la personne-ressource 16. L adresse courriel* Adresse courriel de la personne-ressource Page 13
En tout temps, vous pouvez modifier ou supprimer les inscriptions correspondant à des personnes-ressources de votre organisation. Vous devez cependant toujours conserver une personne-ressource principale pour la demande de financement. 1.5 SOMMES DUES Si votre organisme doit de l argent au Gouvernement du Canada en raison d un défaut de paiement ou d un paiement en souffrance, on doit ajouter la valeur de chaque somme due dans la fenêtre «Détails de la somme due» (voir la figure 7) en cliquant sur «Ajouter» dans la fenêtre «Sommes dues». Le champ «Somme due» n autorise que des chiffres. Les espaces, les virgules ou les signes de dollar ($) ne sont donc pas permis. Dans le rectangle prévu pour l ajout de texte, saisissez la nature des sommes en souffrance ou en arriéré dues par votre organisation au Gouvernement du Canada. Figure 7 Détails de la somme due 1.6 LIEUX DES ACTIVITÉS Par défaut, l adresse de votre organisation sera considérée comme le principal lieu des activités. Si les activités proposées auront lieu en divers endroits, vous devez vous assurer qu ils se trouvent dans la même circonscription. Cette fenêtre vous permet de supprimer ou d ajouter des lieux (voir la figure 8). Figure 8 Lieux des activités Page 14
1.7 DESCRIPTION DE L EMPLOI Cette fenêtre vous permettra de décrire selon l ordre des priorités les emplois que vous demandez. Vous devez fournir des renseignements distincts pour chaque titre de poste différent. Si vous avez l intention d embaucher plus d un étudiant sous le même titre de poste, décrivez ce poste une seule fois. Si votre demande est approuvée, il se peut que ce ne soit pas pour tous les postes, pour toutes les semaines ou pour les nombres d heures par semaine demandés. La première fois que vous ouvrirez cette fenêtre, il vous sera demandé de cliquer sur «Ajouter» (voir la figure 9), pour commencer la saisie de renseignements sur l emploi. La saisie terminée, un tableau sommaire (voir la figure 9a), pré-complété, sera présenté, relativement à tous les emplois reliés à votre demande. Figure 9 Description de l emploi Page 15
Figure 9a. Description de l emploi tableau automatiquement pré-complété Page 16
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1.8 CLAUSES DE L ENTENTE La fenêtre «Information pour l entente» (voir la figure 10) permet de produire une version PDF des clauses de l entente. Figure 10 Information pour l entente Une fois les clauses lues et la demande prête à être soumise, accédez à la fenêtre «Revoir et soumettre» à partir du menu de gauche. 1.9 REVOIR ET SOUMETTRE La fenêtre «Revoir et soumettre» (voir la figure 11) résume la totalité des renseignements saisis dans la demande. Elle vous permet de les revoir et, au besoin, de les modifier. Elle vous avertit aussi de l omission d un champ obligatoire en affichant un message d erreur dans le haut de la fenêtre. Quand tous les champs obligatoires sont remplis, chaque section disparaîtra, mais vous pourrez les ouvrir pour les relire. Vous pourrez imprimer une version de votre demande à partir de cette fenêtre. Pour soumettre votre demande de financement, cliquez sur le bouton «Soumettre», ce qui vous conduira à la fenêtre «Certification» (voir la figure 11). Page 18
Figure 11 Revoir et soumettre 1.10 CERTIFICATION ET SOUMISSION DE LA DEMANDE Pour être admissible, la demande de financement doit être remplie par le ou les représentants officiels de votre organisation, conformément à vos règlements internes ou à d autres documents constitutifs. Le premier paragraphe donne le nombre de signatures requises pour soumettre la demande. Le nombre de signatures requises peut être vus en cliquant sur le menu «SELSC», dans le haut de la fenêtre, et en choisissant le sous-menu «Identification de l organisme». 1.10.1 UN SIGNATAIRE Lisez le texte en regard de la case à cocher dans la fenêtre de certification, puis cochez la case. Cliquez ensuite sur le bouton «Suivant». Répondez à la question de sécurité. Cliquez sur le bouton «Soumettre». Si tout s est bien déroulé, un message de confirmation contenant un numéro de confirmation s affiche. Ce numéro vous sera aussi envoyé par courriel (voir la figure 12). Une confirmation par courriel sera envoyée au signataire par l adresse suivante : no-reply-aucunereponse@hrsdc-rhdcc.gc.ca. Page 19
Figure 12 Certification un signataire 1.10.2 PLUSIEURS SIGNATAIRES Lisez le texte en regard de la case à cocher dans la fenêtre de certification, puis cochez la case. Cliquez ensuite sur le bouton «Suivant». Répondez à la question de sécurité. Avant de cliquer sur le bouton «Soumettre», la liste des représentants à qui le pouvoir de soumettre des demandes de financement a été délégué sera soumise à votre attention. Vous pourrez alors, à votre choix, les aviser par courriel (voir la figure 13). Cliquez sur le bouton «Soumettre». Les signataires choisis recevront un courriel les avertissant de ce qu on attend d eux. Ils pourront accéder à leur propre compte et chercher le projet ayant un statut «En attente de Signataires». Ils devront cliquer sur le bouton «Action», et prendre connaissance de l information avant de la soumettre au Ministère. Quand tous les signataires auront rempli la fenêtre de déclaration, le dernier obtiendra un message de confirmation. Une confirmation par courriel sera envoyée au dernier signataire par l adresse suivante : no-reply-aucunereponse@hrsdc-rhdcc.gc.ca. Page 20
Figure 13 Certification plusieurs signataires Page 21
1.11 Copier et Modifier La fonction «Copier et Modifier» offre un moyen rapide de créer une nouvelle demande de financement en utilisant le contenu d une demande déjà soumise. Cette fonction devrait être utilisée lorsque plusieurs demandes de financement doivent être soumises car les activités proposées auront lieu dans divers circonscriptions. Important: Complétez un seul formulaire si tous les emplois demandés sont à l intérieur de la même circonscription. Le lieu des activités proposées détermine la circonscription. Si les activités proposées auront lieu dans plusieurs lieux, vous devez vous assurer qu elles sont à l intérieur de la même circonscription. Afin de déterminer la circonscription, consultez le site web d Élections Canada. 2. AVIS D ENTENTE PRÊTE À ÊTRE SIGNÉE Suite à l approbation de votre demande de financement à travers les SELSC, tous les représentants à qui le droit de «Soumettre» pour la section «Entente» a été délégué seront avisés par courriel lorsqu une entente de financement est prête à être signée. Ils recevront aussi des instructions afin de compléter le processus de signature électronique (voir Image 14). Image 14 Signataire pour l entente Page 22
Image 15 Signataire pour l entente Pour voir ou modifier les droits des représentants du compte, vous devez accéder le menu «SELSC» dans le haut de l écran et sélectionner le sous-menu «Représentants» (voir Image 15). 2.1 ACCÉDER À L ENTENTE Après avoir sélectionné votre entreprise (voir Image 2), à partir de l écran «Bienvenue» (voir Image 16A), vous devez cliquer sur le lien «Voir liste des demandes et projets» (voir Image 16B). Afin d accéder à la Page 23
section «Ententes» des SELSC, vous devez localiser votre projet avec un statut de «Prêt à signer» (voir Image 16B) et utiliser la fonction «Signer l entente». Lorsque vous aurez atteint l écran «Ententes», deux options s offriront à vous (voir Image 16C) : 1- Voir : visualiser une ébauche de l entente 2- Signer l entente : initier le processus de signature électronique Image 16 Accéder l écran «Ententes» A B C L écran «Ententes» donne un tableau sommaire des ententes liées à ce projet. La première colonne s intitule «Identificateur» (voir Image 16C) et donne un identificateur numérique spécifique à cette entente et sera aussi affiché en haut de l entente dans la case ID de l entente. Cet identificateur sert à s assurer que l entente signée est bien celle qui a été envoyée par le personnel responsable de l exécution des programmes du Ministère. Chaque entente possède son propre identificateur. Si l identificateur dans le tableau de l écran «Ententes» n est pas le même que celui sur l entente en format pdf, veuillez communiquer avec le personnel responsable à l exécution des programmes. 2.2 PROCESSUS DE SIGNATURE Il existe seulement deux fonctions disponibles à l écran «Ententes» (voir Image 16C). Vous pouvez générer une version pdf de l entente de financement en utilisant la fonction «Voir» avant d initier le processus de signature ou après avoir signé l entente. Vous pouvez initier le processus de signature en utilisant la fonction «Signer l entente». En utilisant la fonction «Signer l entente», vous serez redirigé vers l écran «Revoir & signer» où un sommaire de l information concernant votre projet sera présenté en haut de l écran. Un tableau s affichera, présentant alors les informations relatives à la demande et celles approuvées vous permettant ainsi de voir si des changements ont eu lieu avant de signer l entente (voir Image 17). Les modalités ainsi que tous les détails de l entente peuvent être consultés en cliquant sur le lien vers le document au bas de l écran. Afin de visualiser l entente, vous devez avoir préalablement téléchargé gratuitement le logiciel Adobe Acrobat Reader. Le document en format PDF sera accessible en tout temps à partir de votre compte des SELSC. Page 24
Vous pouvez consulter la liste des signataires autorisés à signer l entente au bas de l écran en élargissant la section «Signataires». Cette section renseignera sur le nombre de signatures qui ont été capturées jusqu à présent et le nombre de signatures nécessaires pour procéder à la signature de l entente tel que stipulé par l agent principal lors de la création du compte de l organisation. Lorsque les signatures sont capturées, l écran montrera le nom de l individu et la date de signature de l entente. Image 17 Revoir & soumettre Page 25
2.3 DÉCLINER L ENTENTE Après avoir révisé l entente, vous pouvez opter de ne pas poursuivre avec l entente. Vous devez utiliser le bouton «Décliner l entente» afin de véhiculer cette information au Ministère. Une fois que vous utiliserez ce bouton, on vous demandera de confirmer votre décision (voir Image 18). En cliquant «Oui», un message vous avisant que Service Canada communiquera avec vous afin de discuter de votre décision sera affiché à l écran. En cliquant «Non», vous serez dirigé à l écran «Revoir & signer». Image 18 Décliner l entente 2.4 SIGNER L ENTENTE Après avoir révisé l entente et déterminé que votre organisme veut poursuivre avec cette entente, vous devrez signer cette dernière. Vous devrez cliquer sur «Signer l entente» à l écran à l écran «Revoir & signer». Lors de la création du compte, l agent principal a spécifié le nombre de signatures requises pour conclure une entente. Ce nombre de signatures sera indiqué au haut de l écran «Certification pouvoir de signature». Une fois le processus de signature entamé, le nombre de signature requis ne peut pas être modifié. L écran «Certification pouvoir de signature» est seulement accessible pour les utilisateurs qui ont le droit de signer une entente. Les utilisateurs peuvent, s ils le souhaitent, aviser par courriels les autres signataires qu ils doivent signer l entente (voir Image 19). Page 26
Image 19 Certification pouvoir de signature L écran «Question de sécurité /Acceptation de l entente» (voir Image 20) est une étape additionnelle de sécurité avant de finaliser la signature officielle et légale de l entente, car seul l utilisateur du compte connait les réponses aux questions de sécurité établies lors de la création du compte. En cliquant «J accepte», vous signez l entente et vous donnez votre accord au nom de votre organisme, d être lié légalement à l entente. Image 20 Certification pouvoir de signature Page 27
2.5 CONFIRMATION DE LA SIGNATURE DE L ENTENTE Lorsque plus d une signature est requise, le premier signataire recevra une confirmation que sa signature a été saisie et que l entente dûment signée sera acheminé au Ministère uniquement lorsque tous les signataires requis auront complété les étapes (voir Image 21). Image 21 Confirmation signature multiple Lorsque les autres signataires accèdent l écran «Revoir & signer», ils peuvent élargir la section «Signataires» qui leur permettront ainsi de visualiser qui a déjà signé l entente (voir Image 17). Le message de confirmation fournira un numéro de confirmation à des fins de références au dernier signataire ou lorsqu une seule signature est requise (voir Image 22). L entente est bel et bien soumise au Ministère lorsque le numéro de confirmation est affiché à l écran. Image 22 Confirmation et numéro de confirmation 2.6 CONSULTER L ENTENTE Afin de voir une copie de l'entente signée, veuillez suivre les étapes suivantes: Accédez à votre compte; Rendez-vous à l'écran «Voir demandes et projets»; Repérez votre projet «Actif» et sélectionnez «Gérer l'entente» sous la colonne «Fonctions» (voir Image 23). Vous serez alors en mesure d utiliser la fonction «Voir» afin de générer une version pdf de l entente. Le document affichera le mot «Copie seulement version électronique» en filigrane et vous permettra de voir les personnes qui ont signé l entente au nom votre organisme ainsi que le délégué du Ministère. Page 28
Image 23 Consulter l entente 3. SOUMETTRE UNE DÉCLARATION DE L EMPLOYEUR ET DE L EMPLOYÉ 3.1 COMMENT ACCÉDER À LA SECTION DE L EMPLOYEUR ET DE L EMPLOYÉ Après avoir accéder à votre compte avec succès, vous pourrez accéder à la section «Déclaration de l employeur et de l employé» des SELSC après avoir navigué à travers quelques écrans : Saisir votre nom d utilisateur et mot de passe Cliquez «Continuer» Cliquez sur le nom de votre organisme Cliquez sur «Services en ligne des S et C» Cliquez sur le nom légal de votre entreprise à l écran «Liste des entreprises» Cliquez sur «Voir liste de demandes et projets» Seuls les projets ayant un statut «Actif» auront la fonction «Gérer», permettant de soumettre des items de gestion de projet incluant de l information sur des employés. Page 29
Un employé peut être ajouté à votre projet en cliquant sur «Gérer» dans la colonne des fonctions (voir Image 24). Image 24 Ajouter une déclaration de l employeur et de l employé 3.2 COMMENT AJOUTER UNE DÉCLARATION DE L EMPLOYEUR ET DE L EMPLOYÉ L écran «Déclaration de l employeur et de l employé» (voir Image 24) est l endroit de départ afin d ajouter ou modifier de l information sur des employés pour un projet en particulier. Cet écran vous fournira une liste de tous les employés que vous avez saisis ou soumis au Ministère pour le projet sélectionné à l aide des SELSC ainsi que le statut de chacun d eux. Le bouton «Ajouter» vous dirigera à l écran «Déclaration de l employeur» (voir Image 25) afin d ajouter un employé et fournir l information nécessaire pour ce dernier. Page 30
Image 25 Déclaration de l employeur NOTE : Vous pourrez modifier l information de l employé seulement lorsque le statut de ce dernier sera «Admissible». L information à l écran «Déclaration de l employeur et de l employé» est classée par défaut selon la date de mise à jour la plus récente. Vous pouvez modifier l ordre en cliquant sur le titre de chacune des colonnes et l information suivra l ordre alphabétique A-Z. En cliquant une seconde fois sur le même titre, l ordre changera à Z-A. 3.3 OBTENIR LE CONSENTEMENT DE L EMPLOYÉ Avant de pouvoir saisir l information à l écran «Déclaration de l employé», vous devez préalablement télécharger le formulaire de consentement (voir Image 24) disponible en haut de l écran et le faire compléter et signer par l employé. Ce formulaire confirme que l employé comprend et consent à fournir son information personnelle au Ministère. De plus, ce formulaire est utilisé pour recueillir l information obligatoire à l écran «Déclaration de l employeur». Les SELSC vous empêcheront de sauvegarder l information jusqu à ce que vous ayez explicitement certifié que le consentement de l employé a été reçu et sera conservé au dossier. Une fois que l employé aura complété et signé le formulaire de consentement, vous pourrez alors sélectionner les cases à cocher qui vous permettront de compléter l écran «Déclaration de l employeur» avec l information fournie par l employé sur le formulaire de consentement. Page 31
3.4 COMMENT SAISIR LES INFORMATIONS DE L EMPLOYÉ Une fois que le consentement de l employé a été saisi, vous pourrez compléter la première section afin de vérifier l admissibilité de l employé (voir Image 26). Le bouton «Valider» effectuera une vérification d admissibilité de base de l employé et une fois complétée avec succès, vous permettra de répondre aux questions additionnelles. Image 26 Vérification de l employé Une fois que vous aurez sauvegardé vos réponses, vous serez dirigé à l écran «Déclaration de l employeur et de l employé» où le statut de l employé sera modifié à «Ébauche». Afin de soumettre l information au Ministère, vous devrez utiliser la fonction «Modifier» et utiliser la fonction «Revoir et soumettre» à partir du menu de Page 32
gauche. Si vous quittez votre session des SELSC, vous pourrez utiliser la fonction «Modifier» afin de poursuivre avec la soumission de l employé lorsque vous accéderez à nouveau à votre compte. 3.5 COMMENT SOUMETTRE LES INFORMATIONS DE L EMPLOYÉ Seuls les utilisateurs avec le droit de «Soumettre» pour la section «Participants» à l écran «Détails sur le représentant responsabilité» (voir Image 27) de l information pour les participants pourront accéder à cet écran et compléter les déclarations Image 27 Détails sur le représentant - responsabilités L écran de «Confirmation» (voir Image 28) affichera un numéro de confirmation qui sera également disponible à l écran «Déclaration de l employeur et de l employé» (voir Image 24). Page 33
Image 28 Déclaration et Confirmation 3.6 COMMENT VOIR LES INFORMATIONS DE L EMPLOYÉ La fonction «Voir» à l écran principal «Déclaration de l employeur et de l employé» (voir Image 24) vous dirigera vers l écran «Déclaration de l employeur», où l information de l employé soumise sera disponible en lecture seule. 3.7 COMMENT RETIRER LES INFORMATIONS DE L EMPLOYÉ Il est possible de retirer un employé qui a déjà été soumis au Ministère. En cliquant sur la fonction «Retirer», vous serez dirigé vers l écran «Retirer la déclaration de l employeur et de l employé». Assurez-vous de vérifier les détails de votre employé avant de cliquer sur le bouton «Retirer». 3.8 COMMENT SUPPRIMER LES INFORMATIONS DE L EMPLOYÉ Vous pouvez supprimer un employé qui n a pas encore été soumis au Ministère ou qui a un statut «Retiré». La fonction «Supprimer» vous dirigera à l écran «Supprimer Déclaration de l employeur et de l employé». Assurez-vous de vérifier les détails de l employé avant de cliquer sur le bouton «Supprimer». Le bouton «Supprimer» vous ramènera à l écran principal «Déclaration de l employeur et de l employé» et ce dernier n apparaîtra plus dans la liste des employés existants de votre projet. Page 34