GUIDE METHODOLOGIQUE INDUSTRIES, OUVREZ VOS PORTES
SOMMAIRE Les visites d etreprises : pourquoi ouvrir ses portes?.... 8 1.1 Des motivatios variées pour les etreprises... 8 1.2 Les freis à l ouverture des etreprises aux publics.... 10 1.3 Les différets types de visites d etreprise : laquelle choisir pour votre etreprise?... 12 1.4 Les visiteurs : des attetes complémetaires.... 14 Les 3 temps des visites d etreprise.... 17 2.1 Le plaig type de l orgaisatio d ue visite d etreprise... 17 2.2 Ue étape prélimiaire : défiir précisémet ces motivatios.... 18 2.3 Idetifier les publics cibles.... 20 2.4 Avat la visite.... 21 2.4.1 Préparer le circuit de visite.... 21 2.4.2 Costruire le discours de visite.... 23 2.4.3 Défiir les modalités pratiques.... 25 2.4.4 Gérer les questios de sécurité et d hygièe.... 25 2.4.5 Les guides.... 29 2.4.6 Gérer les réservatios... 31 2.4.7 Commuiquer avec vos cliets / parteaires.... 34 2.4.8 Commuiquer auprès des visiteurs.... 34 2.4.9 Commuiquer avec les collectivités de votre territoire.... 36 2.4.10 Commuiquer e itere... 36 2.5 Pedat la visite.... 37 2.5.1 Accueillir les visiteurs.... 37 2.5.2 Guider les visiteurs.... 38 2.6 Après la visite.... 39 2.6.1 Préparer les prochaies visites d etreprise... 39 2.6.2 Commuiquer pour valoriser la démarche d ouverture de l etreprise aux publics... 41 2
ÉDITORIAL Avec plus de 6 904 etreprises idustrielles, 189 000 emplois salariés, la régio Nord - Pas de Calais est la 3 ème régio idustrielle de Frace. Offrat toujours de ombreuses possibilités e termes d emploi, de ouveaux secteurs s affirmet progressivemet comme des relais de croissace otammet la chimie verte, la biologie-saté, le umérique, les idustries de l eviroemet. Malgré ces possibilités, l attractivité auprès des jeues est ue questio essetielle pour la survie de l idustrie e régio. Das ce cotexte, la visite d etreprise représete u outil majeur. Elle permet par ue ouverture au plus grad ombre de valoriser o seulemet l attractivité de la filière mais égalemet les savoir-faire de l etreprise. Costruit comme u pese-bête des boes pratiques e terme de stratégie, de sécurité, de commuicatio, ce guide permet d approcher la visite d etreprise de faço pratique e idetifiat les poits clé de l orgaisatio avat, pedat et après. 3
Le guide «Ouvrir ses portes aux publics» L esemble des coseils et des outils que ous proposos das les prochaies pages vous permettrot d orgaiser ue visite d etreprise quelle que soit la période de l aée. Les objectifs du guide «Ouvrir ses portes aux publics» : Répodre aux différetes iterrogatios des etreprises idustrielles du territoire sur les visites d etreprises : pourquoi orgaiser ue visite d etreprise? Qu apporte ue visite d etreprise au secteur idustriel? Commet gérer les cotraites réglemetaires et de sécurité? Accompager les chefs d etreprises et les techicies das l orgaisatio d ue jourée «porte ouverte» : guider la démarche tat sur le pla orgaisatioel que juridique. Ouvrir les portes de so etreprise e s improvise pas : des outils méthodologiques aidet à atteidre vos objectifs. Le guide reste éamois volotairemet sythétique et a pour ambitio que de vous accompager das la programmatio de visites poctuelles. L orgaisatio de visites récurretes écessitera d approfodir l esemble des coseils pratiqués dispoibles das les pages suivates. 4
À qui s adresse ce guide Le guide «Ouvrir ses portes aux publics» s adresse plus particulièremet aux etreprises idustrielles qui s iterroget sur les apports et objectifs des visites d etreprises et/ou qui souhaitet orgaiser des jourées «Portes Ouvertes». Les chefs d etreprise y trouverot das ue première partie des réposes à certaies de leurs iterrogatios. Les chefs de projet et techicies y verrot u outil méthodologique les guidat das leur projet d ouverture aux publics. Commet utiliser ce guide : Afi de répodre à l esemble de vos iterrogatios et de vous accompager das votre projet de visite d etreprise, ous avos orgaisé le guide «ouvrir ses portes aux publics» e 3 parties distictes : Ue présetatio des pricipales motivatios des etreprises idustrielles pour ue ouverture aux publics. U accompagemet pas à pas das la mise e œuvre d ue visite d etreprise : les pricipales étapes du projet, les cotraites à appréheder Des outils méthodologiques types : fiche projet, fiche de gestio des réservatios, déclaratio sécurité 5
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PARTIE 1 VISITE D ENTREPRISES OUVRIR DES PORTES POUR MIEUX VALORISER LE SAVOIR-FAIRE DE SON ENTREPRISE 7
Les visites d etreprises : pourquoi ouvrir ses portes? 1.1 Des motivatios variées pour les etreprises L orgaisatio de visites d etreprises et de jourées portes ouvertes s iscrit gééralemet das ue stratégie de commuicatio pour les etreprises. Gééralemet u projet d ouverture de l etreprise aux publics répod aux ambitios suivates : Les apports d ue visite d etreprise variet selo la ature de votre activité et des objectifs que vous vous serez préalablemet défiis. 8
À titre d exemple : Les etreprises du secteur agro-alimetaire, secteur idustriel qui dispose d ue mauvaise image auprès du grad public, ot par exemple profité de l essor des visites d etreprises pour commuiquer auprès des jeues lycées et étudiats et séduire de futurs salariés. Les etreprises des secteurs idustriels, perçues comme à risques ou polluates, orgaiserot des visites d etreprise pour établir u climat de cofiace avec le territoire (habitats, élus ) et commuiquer sur la maîtrise des risques et les pratiques e faveur de l eviroemet. Ue etreprise idustrielle ou artisaale cherchera à accroître sa otoriété pour améliorer ses vetes ou être recoue comme u acteur importat. A miima ue visite d etreprise permettra de valoriser le travail des salariés et à valoriser le savoir-faire de l etreprise. «Ouvrir ses portes» e permet aisi pas uiquemet de répodre à ue attete des visiteurs, il s agit égalemet d ue stratégie de commuicatio à part etière auprès des cosommateurs, des prescripteurs, de parteaires ou tout simplemet auprès des habitats du territoire et des riverais de l établissemet. 9
POURQUOI OUVRIR SES PORTES? 1.2 Les freis à l ouverture des etreprises aux publics Malgré l esemble des apports observés par les visites d etreprises, ombre d etre-elles restet e retrait quat à l orgaisatio de jourées portesouvertes au sei de leurs ateliers. Les argumets avacés par ces etreprises idustrielles pour justifier ce choix - e pas participer à des évéemets du type de «jourée portes ouvertes» - sot les suivats : Mo etreprise est pas adaptée à l orgaisatio de visites auprès du grad public? Ue visite d etreprise va perturber le foctioemet de mo activité? Les locaux d ue etreprise idustrielle e sot que très raremet coçus pour accueillir du public autre que le persoel. Néamois la préparatio d u parcours de visite adapté à vos cotraites de sécurité et d usage (activité de vos ateliers de productio) permet de redre accessible chacu des sites idustriels sas écessairemet evisager de travaux de réaméagemet de vos locaux. À défaut, ue etreprise qui e souhaite pas accueillir de public das ses ateliers peut prévoir u autre format de visite d etreprise : des ateliers, ue expositio, des coféreces Pourquoi ouvrir les portes de mo etreprise alors que les visiteurs e sot pas cosommateurs de mes produits? Qu est-ce que cela va apporter à mo etreprise? L ouverture de votre etreprise aux publics peut répodre à divers objectifs comme ous l avos précédemmet metioé. Das tous les cas, ue visite d etreprise ou des jourées portes-ouvertes costituet ue opératio de commuicatio pour l etreprise. Ue visite d etreprise participe à valoriser so image et la positioe écessairemet comme u acteur majeur du territoire. Pour être sûr que la visite d etreprise que vous orgaiserez répodra à l esemble de vos objectifs (commuicatio ), pesez à bie défiir quel(s) message(s) et à quel(s) type(s) de public vous souhaitez vous adresser. 10
Orgaiser ue visite d etreprise demade du temps et mobilise du persoel à temps plei pedat plusieurs jours? L aimatio de la visite de l etreprise demade des compéteces e itere dot je e dispose pas? L aimatio de jourées portes-ouvertes repose sur ue démarche volotaire de votre part e foctio des capacités de chacu. U chef d etreprise peut s il le désire orgaiser qu ue seule jourée de visite et limiter le ombre de visiteurs au strict miimum pour ue première expériece. De plus, afi d alléger les démarches d orgaisatio des visites pour l etreprise et ses salariés, il est possible de faire appel à des parteaires extérieurs pour : guider les visiteurs, gérer les réservatios Aisi par exemple, ue école de tourisme pourra accompager votre projet e mettat à votre dispositio des étudiats lors des visites. Il peut égalemet être evisagé de mobiliser d acies employés de l etreprise pour guider les visiteurs. 11
POURQUOI OUVRIR SES PORTES? 1.3 Les différets types de visites d etreprise : laquelle choisir pour votre etreprise? Différetes modalités d ouverture des etreprises existet : La visite d etreprise Formule la plus courate, les visites d etreprises cosistet à proposer u parcours de visite permettat de découvrir tout ou partie des activités de votre etreprise. Il s agit égalemet de l évéemet le plus apprécié par le grad public car les visiteurs peuvet plus aisémet apprécier le foctioemet d ue etreprise idustrielle et la dimesio humaie de ses métiers. Le préset guide vise à expliquer les modalités d orgaisatio d ue visite d etreprise. Les ateliers pratiques Plus souples que la visite d etreprise à part etière, les ateliers pratiques permettet de se cocetrer uiquemet sur u métier ou u savoir-faire de l etreprise tout e permettat aux visiteurs (gééralemet des scolaires) de mettre e pratique ou de compredre das le cadre d u atelier ludique tout ou partie du savoir-faire de l etreprise. Pour des raisos de sécurité, les ateliers sot gééralemet proposés das ue halle techologique ou u espace de réuio. Aisi la productio de l etreprise est pas impactée par cette propositio de visite. Les coféreces Autre formule permettat de préseter l activité de l etreprise sas écessairemet etrer das les ateliers ou sur les sites de productio, les coféreces viset à préseter tout ou partie des métiers d ue etreprise. Néamois ce type d évéemet maitiet ue distace importate etre l etreprise et le visiteur. Ce derier e peut e effet pas apprécier pleiemet l activité et l atmosphère de l etreprise. De plus, il est à oter que les coféreces s adresset gééralemet à u public averti plus à même de participer aux échages. 12
Les itervetios e milieu scolaire. E dehors des murs de l etreprise, il est égalemet possible d iterveir directemet auprès des collèges, des lycées du territoire sous la forme d ue itervetio courte eviro ue heure - au cours de laquelle vous pourrez échager sur l activité de votre etreprise, sur vos métiers, les cursus de formatios Au-delà de ces différets formats de maifestatio, vous pouvez égalemet privilégier ue présetatio gééraliste de votre etreprise et de vos métiers ou choisir de vous cocetrer sur ue thématique particulière (u métier, u savoirfaire, ue productio...). La diversité des formules de présetatio des etreprises idustrielles permet à chacu de trouver la formule adéquate pour ouvrir ses portes e foctio de leurs moyes, de leurs ambitios... 13
POURQUOI OUVRIR SES PORTES? 1.4 Les visiteurs : des attetes complémetaires E complémet des attetes et ambitios portées par les etreprises idustrielles das le cadre de leurs jourées portes-ouvertes, il coviet égalemet de s itéresser aux attetes des visiteurs. À l image de la diversité des motivatios des etreprises e faveur des visites d etreprises, les visiteurs e foctio de leur profil attedet pas tous la même chose de ces évéemets : Découvrir l evers du décor d etreprises dot ils cosommet la productio et apprécier leurs pratiques. Cela cocere gééralemet les etreprises de l idustrie agro-alimetaire, de l automobile et plus gééralemet des produits fiis (stratégie de trasparece). Apprécier le savoir-faire des idustries de poites (aéroautique, aérospatiale ). Coaître les etreprises implatées sur les commues Découvrir le lieu et l ambiace de travail de leur(s) proche(s) pour les familles de salariés Idetifier des opportuités d emploi ou valider ue orietatio professioelle pour des scolaires, des jeues diplômés ou des persoes e recherche d emploi Afi de s assurer de la réussite de votre projet et atteidre l esemble de vos objectifs, il est par coséquet écessaire de bie idetifier les publics qui partagerot les mêmes objectifs que vous. 14
PARTIE 2 PRÉPARER UNE VISITE D ENTREPRISES UNE DÉMARCHE DE GESTION DE PROJET POUR FACILITER VOTRE PROJET D OUVERTURE 15
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Préparer ue visite d etreprise Les 3 temps des visites d etreprise 2.1 Le plaig type de l orgaisatio d ue visite d etreprise À titre d iformatio, l orgaisatio d ue visite d etreprise peut se dérouler selo le plaig type suivat : Mois 1 Mois 2 Mois 3 Ce derier doit éamois être adapté à votre projet et vos ambitios. 17
2.2 Ue étape prélimiaire : défiir précisémet ces motivatios L orgaisatio d ue visite d etreprise s iscrit gééralemet das ue démarche «projet» pour les etreprises idustrielles. Aisi, ue étape prélimiaire doit permettre à chacu de valider so projet de visite d etreprise et de le partager avec l esemble des services impliqués. Ue fiche projet pourra être rédigée afi de receser l esemble des orietatios des projets : Quelles sot les pricipales motivatios du projet d ouverture de l etreprise aux publics : u projet de visite d etreprise peut répodre à différets objectifs comme ous avos pu précédemmet le metioer ; éamois, il reste relativemet difficile de répodre simultaémet à plusieurs objectifs d ouverture. Il coviedra par coséquet de défiir les priorités et de préciser les motivatios pour ue ouverture de votre etreprise au grad public Quel est le dimesioemet du projet : au-delà d ue validatio des pricipales orietatios de votre projet, ue première évaluatio du dimesioemet du projet facilitera les étapes suivates. Aisi les élémets suivats pourrot être esquissés : ombre de jourées d ouverture aux publics, ombre de visites, effectif maxi d u groupe de visiteurs, budget alloué au projet si écessaire E parallèle de l élaboratio de ce documet de travail prélimiaire, ue équipe projet pourra être costituée : U projet de visite d etreprise cocere écessairemet l activité des différets services de votre etreprise, ue mobilisatio de l esemble de l etreprise est par coséquet souhaitable. La mobilisatio des salariés sera réalisée à miima das le cadre d ue démarche de commuicatio itere. 18
PRÉPARER UNE VISITE Fiche gestio de projet : Cet outil de gestio de projet est utilisé afi de défiir précisémet le projet d ouverture aux publics de l etreprise (descriptio du projet, pricipaux objectifs, persoels mobilisés...). Fiche projet d ouverture aux publics Ouvrir ses portes aux publics : projet de visite d etreprise Descriptio Pricipaux objectifs du projet : et résultats attedus : Pricipales actios à réaliser : Publics ciblés e priorité : Services impliqués das le projet : 19
2.3 Idetifier les publics cibles E foctio des objectifs que vous vous serez défii, sélectioer le public que vous souhaitez accueillir lors des jourées portes ouvertes : Le discours et le circuit de visite proposés serot profodémet ifluecés par le profil et attetes des publics cibles : Le discours de visite doit être adapté à chacu des profils et à leurs attetes Les opératios de promotio et de valorisatio de la visite serot spécifiques pour chacue de ces cibles. 20
2.4 Avat la visite Par expériece, seule la mise e œuvre de l esemble des étapes préalables à l ouverture des portes de l etreprise, permettra d assurer le succès des visites. 2.4.1 Préparer le circuit de visite Le circuit de visite costitue l u des élémets pricipaux de la mise e œuvre de votre projet de visite d etreprise. Les autorisatios d ouvertures aux publics de votre etreprise et le coteu de la visite dépedrot largemet de celui-ci. Avat d evisager le tracé du circuit de visite et le coteu de la visite, il est préférable d établir u recesemet exhaustif des espaces potetiellemet à risques pour l etreprise. Serot qualifiés d espace à risques : Tout ce qui doe à l etreprise u avatage techique par rapport à la cocurrece. Ces lieux devrot être soigeusemet protégés et e serot pas accessibles aux publics. Il peut s agir de lieux, d appareils ou de recettes das le cas d etreprises agro-alimetaire Tout espace qui peut préseter u risque pour la sécurité des visiteurs (accès difficile, dager de chute, machies tourates, bruit ). L esemble de ces espaces serot de préférece écartés du parcours de visite. E parallèle de ce recesemet des espaces, hésitez pas à sélectioer les espaces à valoriser et à itégrer das votre parcours e vous appuyat otammet sur l ue des thématiques suivates : Suivre la chroologie du procédé de fabricatio. Suivre u itérêt techique Suivre u itérêt stratégique Suivre u itérêt esthétique }Le thème de la visite pourra aisi varier e foctio des objectifs de l etreprise 21
À titre d iformatio, quatre types d espaces peuvet costituer votre circuit de visite : Les espaces d accueil : parkig, etrée de l etreprise, lieu d accueil, Les espaces visités et commetés, Les espaces de pause pour des échages au calme, Les voies de chemiemet et les zoes de regroupemet. De préférece le circuit de visite devra aisi : Éviter et cotourer les zoes sesibles. Être orgaisé de maière thématique ou chroologique afi de faciliter la présetatio de votre activité. Sur les bases de ce travail de recesemet, élaborer u pla détaillé du parcours qui viedra appuyer votre demade d ouverture exceptioelle aux publics. Cet exemple de pla détaillé fait apparaitre l esemble des poits d itérêt idetifiés pour la visite (poits bleus) et le parcours que les visiteurs suivrot lors des jourées portes ouvertes. Les espaces à risques qui devrot être évités (surface rouge). E complémet de ces missios il coviedra de faire apparaitre l esemble des sorties de secours et les poits de rassemblemet. 22
2.4.2 Costruire le discours de visite L objectif de cette étape méthodologique complémetaire à l idetificatio du circuit de visite est de défiir : Ce qui doit être dit aux visiteurs, À quel edroit de la visite le dire, Quel support doit être utilisé e soutie des propos du guide. Afi d élaborer u discours de visite adapté à votre circuit, ous vous proposos de vous appuyer sur la méthodologie dite «ETMS» (espaces, thèmes, message et supports) qui permet d associer ue thématique et u support de médiatio à chacu des espaces (poits d arrêt) de votre visite. A miima, le discours de visite devra prévoir : U temps dédié à l explicatio des règles d hygièe et de sécurité qui devrot être respectées tout au log du parcours, E propos itroductif, ue présetatio de votre etreprise et de so histoire, Ue présetatio de l activité et de la stratégie de votre etreprise. Ue approche thématique pourra évetuellemet être privilégiée e foctio de votre parcours de visite, Du temps pour répodre à l esemble des questios des visiteurs. Tableau ETMS : Afi de réaliser le tableau «ETMS», il coviet d iscrire das ue première coloe les «espaces» à visiter, das ue secode les thématiques que vous souhaitez aborder das chacu de ces espaces das ue troisième le message pricipal et efi le ou les supports qui serot utilisés pour échager avec les visiteurs. 23
Espaces Thèmes Message pricipal Support E complémet de cet outil méthodologique, il coviedra de rédiger les grades liges de votre commetaire de visite. U commetaire de visite efficace doit écessairemet être : Sythétique : chaque élémet d explicatio devra s attacher à aller à l essetiel Adapté à tous les publics : chaque terme techique ou scietifique devra écessairemet être expliqué avec des mots simples, Ludique et iteractif : que cela soit avec u public de scolaire ou des adultes, il est écessaire d itégrer aux discours des coupures ludiques (aecdotes, questios posées aux visiteurs ) qui faciliterot l assimilatio des propos sérieux et essetiels pour l etreprise, Volotairemet répétitif : par ature, u visiteur e restera que très raremet cocetré tout au log de vos explicatios. Il est par coséquet parfois écessaire d être répétitif afi que les messages essetiels soiet bie etedus et assimilés. N hésitez pas à faire ue simulatio de visite avec des salariés ou des proches afi de vérifier la fluidité de votre discours, le temps écessaire à la visite 24
2.4.3 Défiir les modalités pratiques Sur la base du parcours de visite, de sa durée estimée et des modalités de guidage privilégiées, il coviedra de fialiser l esemble des modalités pratiques. Parmi les poits à valider : Combie de visites serot orgaisées pedat les jourées portes ouvertes? À quelle fréquece serot-elles proposées (date et heure des visites)? Combie de persoes pourrot être accueillies das chacu des groupes? Les visiteurs pourrot-ils predre des photographies lors des visites? L esemble de ces élémets pratiques permettrot otammet de rédiger les demades d utilisatio exceptioelles des locaux (sécurité) et des fiches de commuicatio. 2.4.4 Gérer les questios de sécurité et d hygièe E propos itroductif ous teos à vous rappeler que les etreprises idustrielles e sot pas cosidérées comme des établissemets recevat du public (ERP) dès lors que les jourées portes-ouvertes e restet que poctuelles et e devieet pas ue activité à part etière pour l etreprise. Aisi pour l esemble des questios de sécurité l etreprise doit teir compte exclusivemet de la législatio sur le droit du travail. Les visiteurs sot soumis aux mêmes obligatios que le persoel e matière de sécurité. Cela état, l iformatio e début de visite des règles d hygièe et de sécurité à respecter est ue obligatio. 25
Malgré l applicatio des mêmes règles pour les visiteurs et les salariés, certaies démarches admiistratives doivet être mise e œuvre afi de limiter les risques pris par votre etreprise lors de ces jourées portes-ouvertes. Parmi ces démarches : Ue demade d utilisatio exceptioelle des locaux das le cadre de visites d etreprises poctuelles doit être adressée e mairie gééralemet das u délai de 2 mois avat la maifestatio. Celle-ci compredra otammet le projet de visite le plus détaillé possible (parcours de visites, ombre de persoes qui ecadrerot les groupes, ombres de persoes attedues, les équipemets exploités lors des visites ) et des plas de vos ifrastructures et ue otice de sécurité. Le maire saisira e préfecture la commissio de sécurité et d accessibilité pour avis et accordera ue autorisatio d ouverture. Cotacter les services de votre mairie préalablemet à l evoi du dossier de demade d ouverture exceptioelle pour avis et coaître l esemble des pièces admiistratives écessaire. Ue iformatio du SDIS, des services de police et de gedarmerie par le biais d u courrier du projet d ouverture de l etreprise aux publics Iformer votre compagie d assuraces par lettre recommadée de votre projet d ouverture de votre etreprise aux publics après avoir vérifié si votre police d assurace resposabilité civile vous permet de recevoir du public ; das le cas cotraire, demader ue extesio de garatie sur le temps de la maifestatio. 26
Attetio e complémet de ces démarches, ue etreprise classée (SEVESO) devra égalemet adresser u courrier iformat le préfet de régio de so itetio d ouvrir ses locaux aux publics. Das ce cas l ouverture de l etreprise se fait sous la resposabilité de l exploitat das la mesure où l etreprise a déjà obteu ue autorisatio d exploitatio. Le courrier adressé au préfet de régio devra compredre u pla de sécurité détaillé. Celui-ci sera composé d u pla du parcours des visiteurs, d u programme d adaptatio des activités de l etreprise (arrêt de certaies machies...). Ue iformatio des visiteurs sur les risques ecourus lors de la visite et sur les coduites à teir e cas de dager est exigée. Au-delà de ces dispositifs réglemetaires, ous vous précoisos de reforcer l affichage des iformatios suivates : les uméros d appel des secours, } U les dispositios e cas d icedie, les zoes de rassemblemet Ue otice de sécurité doit être joite à la demade d utilisatio exceptioelle des locaux das le cadre de visite d etreprise. Elle repredra l esemble de ces iformatios, vous pourrez par coséquet simplemet l afficher. E ce qui cocere les élémets de sigalisatio, l etreprise devra écessairemet se coformer à l arrêté du 4 ovembre 1993 relatif à la sigalisatio de sécurité et de saté au travail. Ce derier prévoit l utilisatio d ue sigalétique sur l esemble des sites ou des poits sesibles de vos ateliers. E complémet de l utilisatio de cette sigalétique, il coviedra d e expliquer la sigificatio e amot des visites pour la faire respecter. rappel de l esemble de ces iformatios sera égalemet réalisé à l oral au début de la visite 27
Pour les règles d hygièe e dehors des etreprises du secteur agro-alimetaire, les etreprises idustrielles e sot pas cotraites de faire respecter aux visiteurs des règles d hygièe similaires à celles imposées pour les employés. Malgré tout, si des règles d hygièe et de sécurité particulières s appliquet das votre reprise (teue de protectio, iterdictio de porter des bijoux...) hésitez pas à demader à l esemble des visiteurs de porter l équipemet de protectio idividuel approprié (blouse, charlotte, chaussures de sécurité, luettes de sécurité...). Ils compredrot votre préoccupatio d u respect des ormes d hygièes. Si votre etreprise relève du secteur agro-alimetaire, ous vous ivitos à cotacter les services vétériaires de votre départemet afi de coaitre l esemble des dispositios à mettre e œuvre. 28
2.4.5 Les guides Au-delà de l élaboratio du coteu des visites, il est égalemet écessaire d idetifier les persoes qui serot à même de guider les visiteurs tout au log des jourées «Portes Ouvertes». Plusieurs solutios s offret à vous : Le choix etre ces différetes optios de guidage dépedra essetiellemet des ressources humaies que vous pourrez mobiliser das le cadre de ce projet de visites d etreprises. À otre ses, la mobilisatio des salariés a pour avatage d offrir : Ue coaissace affirmée de l etreprise et de ses activités, Ue valorisatio accrue des salariés impliqués das le projet. E gééral pour guider u groupe de 20 à 30 persoes das ue etreprise idustrielle sesible, 2 persoes sot écessaires : u guide et u accompagateur (serre-file). Auquel il faut ajouter des guides ou accompagateurs remplaçats e cas d imprévu. Afi de coserver ces avatages tout e miimisat leur impact sur votre activité, vous pouvez solliciter u ou plusieurs salariés retraités qui coaîtrot écessairemet l etreprise et so activité. Das le cas d u guidage réalisé par u prestataire extere (Office de tourisme, école...), ue fiche d egagemet de cofidetialité sera de préférece sigée avec l esemble des iterveats das ue démarche de préservatio de la propriété itellectuelle. 29
Lettre d egagemet de cofidetialité : Issue du guide de la propriété itellectuelle, cette lettre type permet de s assurer du respect des règles de gestio de la propriété itellectuelle défiie par votre etreprise. (Nom du prestataire, siège, idetité et qualité du sigataire) Ci-après déommé le «Prestataire» Le Prestataire s egage, aux termes du préset egagemet, vis à vis de.. (Ci-après déommé le «Cliet») à respecter et à faire respecter par ses employés et collaborateurs les obligatios suivates : Le Prestataire s egage à utiliser les Iformatios et Documets, quelles que soiet leurs formes (otammet orale, papier, umérique, audio, vidéo.) ou leur coteu, qui lui sot remis par le Cliet ou dot il pred coaissace, das le strict cadre des prestatios qu il réalise pour le compte du Cliet ; le Prestataire s iterdit otammet toute utilisatio des Iformatios et Documets pour so compte persoel ou pour le compte de tiers ; Le Prestataire s egage à ce que les Iformatios et Documets soiet protégés et gardés strictemet cofidetiels et soiet traités au miimum avec le même degré de précautio qu il accorde à ses propres iformatios cofidetielles de même importace ; Le Prestataire s egage à ce que les Iformatios et Documets e soiet pas divulgués i susceptibles de l être directemet ou idirectemet à tout tiers ; Le Prestataire s egage à maiteir les formules de copyright et autres isertios de droit de propriété figurat sur les documets commuiqués, quelle que soiet leur forme (papier, umérique, audio, vidéo.), qu ils s agisset d origiaux ou de copies : Le Prestataire s egage à restituer immédiatemet à première demade, ou à détruire après accord du Cliet, toutes les Iformatios et Documets et leurs évetuelles reproductios, duplicatios, copies. Le préset egagemet est pris par le Prestataire sas limite de durée. Fait à, le. E deux exemplaires origiaux. Pour le Prestataire extérieur Nom / Qualité / Date / Sigature 30
2.4.6 Gérer les réservatios E amot des actios de promotio des visites, il coviedra de bie défiir les modalités de réservatio pour les idividuels et pour les groupes costitués. Les questios à se poser e foctio des publics sot otammet : Mo circuit de visite permet-il d accueillir u ombre illimité de visiteurs? Ou au cotraire est-il écessaire de restreidre la taille des groupes à 10, 20, 30 persoes maximum? U ombre miimum de visiteur est-il prévu? U âge miimum est-il requis pour visiter l etreprise : 6 18 as? Les visiteurs doivet-ils se préiscrire avat les visites ou peuvet-ils veir directemet das l etreprise à l heure de la visite? Ue questio complémetaire viet s ajouter aux diverses modalités de visite : l etreprise dispose-t-elle des compéteces et du temps écessaires pour gérer e itere les réservatios (réceptio des appels, échages avec les groupes, programmatio des visites...). U salarié devra écessairemet assurer u suivi régulier des réservatios. A défaut, des parteaires extérieurs peuvet évetuellemet être mobilisés afi de recueillir l esemble des demades de reseigemets et les réservatios. Parmi eux, l OTSI de votre territoire, votre CCI... 31
Quelle que soit la modalité de gestio des réservatios privilégiée par votre etreprise, il coviedra de préparer les documets suivats : Des fiches de réservatio qui ferot apparaître l esemble des reseigemets écessaires à leur suivi : coordoées des participats, dates et horaires des visites, ombre de persoes prévues Pour des raisos de propriété itellectuelle, les fiches de réservatio pourrot faire apparaître des iformatios relatives à l emploi des visiteurs (poste, om de l etreprise, secteur d activité des visiteurs ). Ue pièce d idetité peut égalemet être demadée pour valider la réservatio. U plaig de gestio des réservatios : ombre de visiteurs prévus sur chacue des plages horaires, évetuellemet le type de public coceré E complémet, si plusieurs persoes sot ameées à gérer le plaig des réservatios, ous vous précoisos de rédiger ue fiche de procédure recesat l esemble des modalités d iscriptio aux visites, les visites programmées (date et heure...). 32
Fiche de réservatio groupe Que les réservatios soiet directemet gérées par l etreprise ou par ses parteaires, il est écessaire de préparer e amot des visites des fiches de réservatio qui permettrot otammet d assurer u suivi régulier du ombre de participats. Jourée portes ouvertes Visite de l etreprise X Nom de la structure (école, associatio...) : Nom et préom du resposable (référet) : Coordoées (email, uméro de mobile...) : Nombre de participats (accompagateurs compris) : Type de public : Date de la visite : Heure : Pricipales motivatios : 33
2.4.7 Commuiquer avec vos cliets / parteaires Il peut être pertiet de commuiquer sur l évéemet avec vos cliets, vos fourisseurs Il est préférable de leur proposer des créeaux horaires spécifiques afi d adapter votre discours à vos cliets et/ou parteaires. 2.4.8 Commuiquer auprès des visiteurs Faire apparaitre votre évéemet das ue programmatio plus large et commuiquer avec vos cliets et parteaires e sera éamois pas suffisat pour assurer le succès de vos jourées portes ouvertes. Nous vous suggéros d egager ue démarche de commuicatio ciblée auprès de vos parteaires locaux. Vos iterlocuteurs varierot e foctio des profils ciblés : Das le cadre d u public de scolaire, vos iterlocuteurs pourrot être les écoles, collèges et lycées de proximité. Pour de futurs collaborateurs, vous pouvez vous rapprocher de Pôle Emploi, des maisos de l emploi, de cetres de formatio professioelle ou des écoles supérieures de votre territoire Pour ue clietèle plus grad public etrer e cotact l Office de tourisme de votre territoire, évetuellemet les collectivités territoriales qui disposet d u support de commuicatio publique De plus, quel que soit le public privilégié, ous vous coseillos de solliciter les jouraux de la presse quotidiee régioale pour qu ils iformet leurs lecteurs de vos jourées de visites. 34
Exemple dossier de presse Vous pouvez faire parveir u dossier de presse à la presse quotidiee régioale et évetuellemet à la presse spécialisée sur vos secteurs d activités. Portes ouvertes à l etreprise X Du 16 javier au 25 javier 2013 L etreprise X, ouvre ses portes le mercredi 16 javier de 14h à 18h à Lille. Adresse de l etreprise Iformatio et pla d accès sur www.iformatio.fr L etreprise X e Bref : Décrire e quelques liges les spécificités de votre etreprise et de sa productio. Les jourées portes ouvertes : Préciser vos motivatios et l objectif des visites, quels types de publics vous souhaitez accueillir Les modalités pratiques de visites : Précisez das le cas d u accès restrictif qui peut participer à la visite et commet les visiteurs peuvet s iscrire. Cotact presse : Précisez les coordoées de la persoe e mesure de répodre à d évetuelles questios complémetaires des jouralistes 35
2.4.9 Commuiquer avec les collectivités de votre territoire E complémet de ces actios de commuicatio auprès de prescripteurs potetiels de visites, il est légitime de commuiquer sur l évéemet auprès des collectivités territoriales et otammet d iviter à l ue de vos visites leur service de développemet écoomique. E effet, les élus et agets e coaisset que très raremet l activité des etreprises implatées sur leur territoire et les problématiques auxquelles elles peuvet être cofrotées. Ue visite d etreprise peut égalemet être l occasio de véhiculer u message vers ces parteaires. Commuiquer sur l évéemet auprès de la mairie, de la commuauté de commues et des coseils gééraux 2.4.10 Commuiquer e itere Commuiquer avec vos salariés est écessairemet l u des objectifs idirects d ue visite d etreprise, cette derière valorisat le travail réalisé par l esemble de vos équipes. Il coviedra par coséquet de e pas égliger les actios de commuicatio itere evers ce public. Ue commuicatio étroite avec les salariés permettra : D expliquer votre motivatio pour les visites d etreprise et de les impliquer das la démarche, De reforcer la démarche de valorisatio de leurs activités. 36
2.5 Pedat la visite 2.5.1 Accueillir les visiteurs : Au-delà du parcours de visite e lui-même, la satisfactio globale des visiteurs déped égalemet d u esemble de facteurs eviroat, à l image de : La sigalétique et l accessibilité. Quel que soit le type de public que vous souhaitez recevoir, il aura été écessaire de vérifier voire d améliorer la sigalétique d accès vers votre etreprise. À ces fis, ue sigalétique routière pourra être mise e place e parteariat avec votre commue ou départemet. Ces deriers pourrot mettre à votre dispositio des paeaux de sigalétique temporaire ou à miima vous autoriserot à afficher des iformatios routière. A défaut de sigalétique spécifique, faites parveir à l esemble des visiteurs u pla détaillé d accès à votre etreprise. Ce derier fera apparaitre les coordoées GPS de l etreprise et ue descriptio de l accès depuis les pricipaux axes de commuicatio. L istallatio des paeaux sigalétiques sera réalisée gééralemet quelques jours avat les visites. Le statioemet des visiteurs. L accueil de visiteurs écessite de prévoir des espaces de statioemet dédiés à la maifestatio. Afi de gérer le statioemet des véhicules ou des autocars qui pourrot être ameés à statioer sur le parkig de l etreprise ou à proximité, il sera écessaire d orieter vos visiteurs vers les statioemets les plus adaptés. Il sera égalemet écessaire de préveir la gedarmerie ou la police muicipale de votre commue de l évetualité de statioemet gêat aux abords de l etreprise. L esemble de ces élémets périphériques serot prises das l appréciatio de 37
la visite et aura ue ifluece sur l image de votre etreprise. Il coviedra par coséquet d y apporter ue attetio tout aussi importate qu au parcours de visite e lui-même. 2.5.2 Guider les visiteurs Avat d etamer le circuit, ue présetatio des poits icotourables de la visite das ue salle d accueil peut s avérer écessaire. Le coteu de cette présetatio pourra être composé de : Ue présetatio rapide du guide et de l accompagateur de l etreprise (préom, om, foctio das l etreprise, formatio ). U rappel des différetes règles de sécurité : e pas fumer, éteidre les téléphoes portables, iterdictio de predre des photographies Et évetuellemet ue remise des équipemets de sécurité casque, luettes, chaussures de sécurité Pedat les déplacemets, il est écessaire d impliquer les visiteurs tout au log du circuit afi de développer ue proximité avec ces deriers et les redre plus réceptifs à votre message. Coserver du temps pour échager avec les visiteurs et répodre à l esemble de leurs questios. Des visiteurs oserot certaiemet pas poser de questio devat le groupe et préférerot le faire e tête à tête avec le guide ou l accompagateur. Das l idéal, si ces iterrogatios erichisset le coteu de la visite, repreez-les avec l esemble du groupe lors des temps d échages. Das l hypothèse où les guides e disposeraiet pas des réposes aux iterrogatios des visiteurs, il est recommadé de demader les coordoées du visiteur et de lui adresser par la suite la répose argumetée la plus précise possible. 38
2.6 Après la visite Ue fois l esemble des jourées de visites réalisées, la démarche d ouverture des etreprises idustrielles aux publics doit écessairemet être prologée afi de reforcer l effet positif des visites sur votre etreprise. Par expériece, cette étape est aussi importate que les visites e elles-mêmes car elle permet de commuiquer et de valoriser la démarche citoyee de l etreprise. 2.6.1 Préparer les prochaies visites d etreprise L ue des derières étapes d u projet d ouverture de l etreprise aux publics cosiste otammet à tirer - avec l esemble de l équipe projet - les eseigemets relatifs aux jourées de visites. Lors de ce temps d échages, il sera écessaire : D évaluer les retombées des visites d etreprises : les guides sot-ils parveus à véhiculer les valeurs de l etreprise, le ou les messages préalablemet défiis, quels ot été les retours formulés par les visiteurs à l issue du parcours? D idetifier les dysfoctioemets costatés lors des visites et aisi d aticiper les éditios suivates. 39
Exemple d equête de satisfactio : Questioer les visiteurs pour compredre leurs attetes. Equête de satisfactio Profil du visiteur : Date de la visite : Quel est votre âge : o mois de 15 as, o etre 15 et 25 as, o de 26 à 39 as, o de 40 à 59 as, o 60 as et plus Vous êtes veu : o Seul o E famille o E groupe Autre : Motivatio de la visite : Commet avez-vous eu coaissace des jourées «Portes Ouvertes»? De la visite programmée das l etreprise X : Coteu de la visite : Avez-vous apprécié le coteu de la visite? o Tout à fait o Moyeemet o Pas du tout Qu avez-vous reteu de votre visite : Aviez-vous déjà visité ue etreprise avat cette visite? 40
2.6.2 Commuiquer pour valoriser la démarche d ouverture de l etreprise aux publics Cette étape vous permettra de prologer vos actios de commuicatio e adressat aux quotidies de la presse quotidiee régioale et/ou à des jouraux spécialisés, u commuiqué de presse et des photographies. La parutio d articles de presse permettra de reforcer votre otoriété et de véhiculer votre message auprès d u public plus large que les simples visiteurs. Commuiqué de presse : U commuiqué de presse compredra écessairemet le message, les valeurs de votre etreprise que vous aurez souhaité mettre e avat lors des visites. Il s iscrira das le prologemet du dossier de presse rédigé e amot des visites. 41
Des ressources pour aller plus loi (bibliographie) : Au-delà des coseils que ous avos pu formuler das le préset guide «Ouvrir vos portes», des guides méthodologiques et sites iteret pourrot vous accompager plus amplemet das votre projet de visite d etreprise. Les référeces gééralistes ACFCI, 2012, La visite d etreprise, u projet de territoire guide à l usage des développeurs territoriaux, 62 pages, Atout Frace, 2011, Les visites d etreprises ouvrir ses portes aux publics pour mieux valoriser so etreprise, marketig touristique, 198 pages, ADEVE, 2011, Visite d etreprises : commet orgaiser so etreprise pour l ouvrir aux publics? Jourée techique, 27 pages, ACFCI, 2004, Orgaiser des jourées portes ouvertes das ue etreprise, les guides d iformatio tome 2, 75 pages, La sécurité lors des visites d etreprise ACFCI, 2005, Visite d etreprise et sécurité, les guides d iformatio tome 1, 37 pages, 42
Cotacts Mecaov Pôle Régioal D excellece Mécaique 13, Aveue de Ferrière 59600 Maubeuge Tél. : 03 27 64 85 20 Fax : 03 27 65 90 39 www.mecaov.fr CCI de régio Nord de Frace 2, Palais de la Bourse - BP 500 59001 LILLE CEDEX Tél : 03.20.63.79.79 Fax : 03.20.13.02.00 CCI Artois 87/89 rue Sait-Aubert 62000 Arras Tél : 03.21.23.24.24 CCI Côte d Opale 24, boulevard des Alliés BP 199 62104 Calais Cedex Tél : 08.20.20.62.59 CCI Grad Lille Place du Théâtre - BP 359 59020 Lille cedex Tél : 03.20.63.77.77 CCI Grad Haiaut 3 aveue Séateur Girard BP 80577 59308 Valeciees Cedex Tél : 03.27.28.40.40 43
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