Mcrosoft Ce gude pratque vous présente dans le détal l ensemble des fonctons de cette nouvelle verson du célèbre tratement de texte Mcrosoft Word 2016 ; l s adresse à toute personne désrant découvrr et approfondr l ensemble de ses fonctonnaltés. Après la descrpton de l envronnement de traval comprenant le ruban, l onglet Fcher, vous apprendrez à créer, enregstrer vos documents sur votre ordnateur, sur le réseau ou encore sur OneDrve, l espace de stockage en lgne proposé par Mcrosoft, à modfer un fcher PDF drectement dans Word ; vous verrez ensute comment sasr et modfer le texte pus comment mettre en page et mprmer le document. Téléchargement www.edtons-en.fr.fr sur www.edtons-en.fr : bd ocuments Word utlsés dans le lvre La parte suvante vous explque dans le détal comment mettre en forme le texte en applquant des mses en valeur de caractères, des mses en forme de paragraphe et de page. Pour optmser vos mses en forme, vous apprendrez à applquer un thème au document, à créer des styles et modèles. Vous rez plus lon dans la geston du texte en explotant les fonctons de recherche et remplacement, en utlsant le vérfcateur orthographque, le dctonnare des synonymes et la foncton de traducton. Dans la parte suvante consacrée à l explotaton des longs documents, vous verrez comment créer des notes et sgnets, un plan, une table des matères, un ndex, une bblographe et un document maître. Un document Word peut contenr d autres éléments que du texte : des tableaux, des objets graphques, des mages sur lesquels vous pourrez applquer de nombreux effets artstques mas auss des vdéos que vous pourrez vsonner drectement dans Word. Pour plus d nformatons : Vous verrez auss comment créer un formulare, réalser un malng, travaller avec les autres applcatons Offce, travaller à pluseurs sur un même document à l ade du suv des modfcatons et de la co-édton, personnalser l nterface, gérer les comptes Utlsateur et créer des macro-commandes. ISSN : 1630-0025 ISBN : 978-2-7460-9744-5 17,90 WORD 2016 WORD 2016 Mcrosoft WORD 2016
Table des matères Mcrosoft Word 2016 Envronnement Lancer/qutter Word 2016................................. 11 Utlser/gérer le ruban..................................... 15 Annuler/rétablr/répéter les manpulatons....................... 17 Affcher/masquer les marques de mse en forme.................. 19 Modfer le zoom d affchage................................. 20 Changer le mode d affchage................................ 22 Utlser l Ade ntutve..................................... 27 Geston des documents Documents Créer/ouvrr/enregstrer/fermer un document.................... 31 Utlser la lste des documents récemment utlsés................ 34 Reprendre la lecture d un document........................... 36 Récupérer une verson d un document......................... 38 Créer un document basé sur un modèle........................ 43 Exploter les fchers des versons antéreures à Word 2016......... 47 Enregstrer un document au format PDF ou XPS.................. 51 Modfer un document PDF dans Word......................... 55 Défnr les proprétés d un document.......................... 57 Insérer un document dans un autre........................... 59 Comparer des documents côte à côte......................... 59 Envoyer un document par e-mal.............................. 61 Utlser l espace de stockage en lgne OneDrve................... 64 Publer un document en tant que bllet de blog................... 71 Sase/modfcaton des données Sases et modfcatons de texte Sélectonner du texte..................................... 77 Sasr/supprmer du texte.................................. 78 Utlser la vérfcaton orthographque/grammatcale automatque...... 79 Utlser les taquets de tabulaton............................. 81 Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 1
Table des matères Insérer des trats d unon/espaces nsécables....................82 Insérer la date système....................................82 Insérer des symboles dans le texte............................84 Provoquer un saut de page..................................86 Effectuer un saut de lgne................................... 87 Déplacer/coper une parte de texte............................87 Gérer des blocs de texte (sans le Presse-papers).................89 Insérer un texte fctf...................................... 89 Insertons automatques Créer une nserton automatque..............................91 Utlser une nserton automatque.............................93 Gérer les nsertons automatques............................ 95 Équatons mathématques Insérer une équaton prédéfne...............................97 Créer une équaton.......................................98 Créer une équaton manuscrte...............................99 Gérer les équatons......................................101 Enregstrer une équaton..................................103 Champs Insérer un champ........................................105 Affcher/masquer les codes des champs........................ 106 Mettre à jour un champ...................................106 Impresson Mse en page Modfer l orentaton des pages.............................107 Modfer les marges d un document...........................108 Insérer un en-tête ou un ped de page prédéfn..................111 Créer un en-tête ou un ped de page personnalsé.................113 Gérer les en-têtes et les peds de page........................ 118 Numéroter les pages d un document..........................121 Gérer la numérotaton des pages............................124 2
Table des matères Impresson Utlser l aperçu avant mpresson........................... 126 Imprmer un document................................... 128 Présentaton des données Caractères Mettre en valeur des caractères............................ 131 Utlser les fonctonnaltés OpenType......................... 133 Modfer les espacements entre les caractères.................. 137 Applquer un dégradé aux caractères......................... 137 Applquer un contour aux caractères......................... 140 Applquer une ombre aux caractères......................... 142 Applquer un effet de réflexon aux caractères................... 145 Applquer un effet de lumère aux caractères.................... 147 Applquer un effet 3D aux caractères......................... 149 Modfer la présentaton standard des caractères................ 151 Applquer un style de caractères............................ 152 Paragraphes Introducton........................................... 155 Poser un taquet de tabulaton.............................. 155 Gérer les taquets de tabulaton............................. 158 Provoquer des retrats de paragraphe........................ 158 Modfer l algnement des paragraphes........................ 161 Modfer l nterlgne...................................... 162 Modfer l espacement entre les paragraphes................... 163 Empêcher une rupture entre des lgnes ou des paragraphes......... 163 Tracer des bordures autour des paragraphes................... 165 Applquer une couleur au fond d un paragraphe.................. 167 Modfer la présentaton standard des paragraphes............... 168 Applquer un style de paragraphe............................ 169 Créer une lettrne....................................... 173 Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 3
Table des matères Pages Insérer une page de garde.................................175 Gérer les pages de garde.................................. 177 Insérer une page verge...................................178 Algner du texte dans la hauteur de la page.....................179 Applquer des bordures aux pages............................180 Créer un flgrane........................................183 Gérer les flgranes.......................................187 Mse en forme Affcher la mse en forme d un texte..........................190 Comparer la mse en forme entre deux textes...................192 Sélectonner les textes ayant une mse en forme dentque..........193 Effacer la mse en forme d un texte...........................194 Coper des mses en forme.................................194 Présentatons dverses Créer et formater une secton.............................. 195 Présenter les paragraphes avec des puces ou des numéros.........196 Créer une lste à pluseurs nveaux........................... 201 Présenter du texte sur pluseurs colonnes......................204 Insérer un saut de colonne.................................205 Thèmes, styles et modèles Thèmes Applquer un thème au document.............................207 Personnalser un thème de document.........................208 Enregstrer un thème de document...........................211 Styles et jeux de styles Créer un style..........................................213 Créer un style de lste....................................217 Sélectonner les textes possédant le même style.................219 Annuler l applcaton d un style.............................. 220 Gérer les styles.........................................222 Changer le jeu de styles...................................228 4
Table des matères Enregstrer un nouveau jeu de styles......................... 229 Importer des styles..................................... 231 Modèles Créer un modèle........................................ 234 Modfer un modèle de document............................ 236 Changer le modèle assocé à un document..................... 237 Révsons de texte Recherche et remplacement de texte Rechercher du texte..................................... 239 Remplacer un texte par un autre............................ 243 Remplacer une mse en valeur par une autre.................... 244 Rechercher/remplacer des marques de mse en forme............. 245 Utlser des crtères de recherche élaborés.................... 247 Utlser la recherche ntellgente............................ 248 Orthographe et grammare Vérfer l orthographe/la grammare d un document............... 250 Paramétrer la vérfcaton orthographque...................... 253 Utlser un dctonnare personnel............................ 254 Exploter la correcton automatque.......................... 256 Précser la langue utlsée pour la vérfcaton orthographque........ 259 Compter les phrases, les mots... d un document................. 260 Utlser les règles AutoMaths.............................. 261 Autres révsons Utlser le dctonnare des synonymes........................ 263 Tradure du texte....................................... 265 Effectuer des coupures sur les mots......................... 269 Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 5
Table des matères Geston des longs documents Notes et sgnets Créer des notes de bas de page et des notes de fn de document.....273 Gérer les notes exstantes.................................275 Travaller avec des sgnets.................................276 Créer des renvos.......................................277 Plans et tables Créer un plan en utlsant les styles prédéfns...................279 Attrbuer un nveau hérarchque à un paragraphe.................280 Exploter le plan d un document..............................281 Utlser le volet de navgaton...............................283 Affcher/masquer le contenu des ttres dans un document........... 287 Numéroter les ttres.....................................288 Personnalser la numérotaton des ttres du plan................. 290 Construre une table des matères........................... 292 Mettre à jour une table des matères.........................298 Enregstrer une table des matères...........................299 Créer un ndex..........................................301 Mettre à jour une table d ndex..............................310 Créer une table des llustratons.............................310 Créer une bblographe....................................313 Gérer les sources.......................................319 Documents maîtres Créer un document maître.................................322 Utlser un document maître................................323 Tableaux Créaton d'un tableau Insérer un tableau.......................................325 Sélectonner dans un tableau...............................328 Poser et utlser des taquets dans un tableau...................329 Insérer une colonne/lgne..................................329 Insérer des cellules......................................331 6
Table des matères Supprmer des lgnes/colonnes/cellules........................ 331 Scnder un tableau en deux................................ 332 Fusonner des cellules.................................... 332 Fractonner des cellules.................................. 333 Trer un tableau........................................ 334 Trer une seule colonne d un tableau.......................... 335 Convertr du texte en tableau.............................. 336 Répéter des lbellés de colonnes sur pluseurs pages.............. 337 Fare un calcul......................................... 337 Mse en forme d'un tableau Modfer la largeur des colonnes/hauteur des lgnes............... 341 Unformser la largeur des colonnes/hauteur des lgnes............ 344 Augmenter l espacement entre les cellules d un tableau........... 344 Modfer les marges des cellules dans un tableau................. 344 Modfer l algnement du texte dans les cellules.................. 346 Mettre en forme un tableau en applquant un style............... 346 Modfer les bordures d un tableau........................... 348 Applquer une couleur au fond des cellules...................... 353 Modfer la talle d un tableau............................... 355 Déplacer un tableau avec la pognée de déplacement.............. 355 Postonner un tableau dans la largeur d une page................ 356 Enregstrer un tableau dans la galere........................ 356 Objets graphques Objets de dessn Tracer un objet de dessn................................. 359 Créer une zone de texte.................................. 361 Créer un len entre deux zones de texte....................... 363 Insérer une capture d'écran................................ 364 Créer un objet WordArt.................................. 364 Modfer un objet WordArt................................. 365 Insérer un objet dagramme (graphque SmartArt)................ 367 Modfer la structure d un dagramme......................... 371 Modfer la mse en forme d un dagramme..................... 373 Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 7
Table des matères Images/vdéos Rechercher et nsérer une mage en lgne.......................377 Insérer une mage à partr d un fcher.........................380 Insérer une vdéo à partr d un ste Internet..................... 382 Défnr les paramètres de compresson des mages................385 Dmensonner une mage nsérée.............................386 Rogner une mage.......................................387 Supprmer l'arrère-plan d'une mage..........................390 Modfer la lumnosté, le contraste, la netteté et les couleurs d une mage................................392 Applquer un style et/ou un effet à une mage.................... 393 Applquer un effet artstque à une mage.......................395 Annuler les mses en forme applquées à une mage................396 Geston des objets Gérer les objets.........................................397 Gérer la grlle de dessn...................................398 Gérer les repères d algnement..............................401 Postonner un objet dans la page............................403 Modfer l habllage d un objet...............................405 Assocer une légende à un objet.............................408 Algner/espacer des objets.................................411 Modfer l ordre de superposton des objets..................... 412 Grouper/dssocer des objets...............................413 Changer le type d une forme................................413 Fare pvoter un objet (une mage)............................413 Applquer un style à un objet................................414 Modfer le contour d un objet (une mage)......................415 Modfer le fond d un objet.................................. 416 Applquer un effet à un objet................................418 Applquer une rotaton 3D à un objet..........................419 Enregstrer une zone de texte.............................. 421 8
Table des matères Publpostage Formulares Créer un formulare...................................... 423 Insérer des contrôles dans un formulare...................... 424 Défnr les proprétés d un contrôle.......................... 426 Protéger un formulare................................... 430 Utlser un formulare.................................... 432 Malng Les étapes de concepton d un malng........................ 433 Créer un malng........................................ 433 Ouvrr un document de base............................... 440 Créer une lste de données................................ 441 Gérer les enregstrements d une lste de données................ 442 Lmter l exécuton d un malng à certans enregstrements......... 447 Poser une condton pour l affchage d un texte.................. 449 Trer une lste de données................................. 451 Réalser des étquettes de publpostage....................... 452 Fonctons avancées dverses Importaton/exportaton de données Coper des données Excel dans Word......................... 455 Insérer une feulle de calcul Excel dans Word.................... 456 Insérer un len hypertexte................................. 457 Traval de groupe Partager un document................................... 461 Travaller à pluseurs sur un document........................ 470 Gérer les commentares.................................. 476 Mettre un document à la dsposton de pluseurs utlsateurs....... 482 Modfer les optons de suv des modfcatons................... 484 Fusonner des documents................................. 486 Accepter ou refuser les modfcatons........................ 491 Protéger le contenu d un document.......................... 493 Lmter la mse en forme d un document....................... 497 Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 9
Table des matères Assocer un mot de passe à un document......................499 Marquer un document comme étant fnal.......................500 Personnalsaton de l envronnement Personnalser la barre d outls Accès rapde..................... 502 Personnalser le ruban....................................504 Défnr des raccourcs-claver...............................510 Gérer les blocs de constructon.............................512 Geston des comptes Généraltés sur les comptes utlsateur........................ 514 Ajouter ou se connecter à un compte.........................514 Actver un compte.......................................516 Personnalser un compte..................................517 Ajouter ou supprmer un servce.............................519 Gérer les mses à jour des logcels Offce......................521 Macro-commandes Affcher l onglet Développeur................................522 Créer une macro........................................ 522 Exécuter une macro......................................524 Modfer une macro......................................524 Supprmer une macro..................................... 525 Annexe Raccourcs-claver.......................................527 Index.................................................531 10
Plans et tables Plans et tables Word 2016 Créer un plan en utlsant les styles prédéfns Actvez le mode d affchage Plan : clquez sur l onglet Affchage pus sur le bouton Plan vsble dans le groupe Affchages. L onglet Mode Plan est sélectonné dans la barre des onglets. Les règles ne sont plus vsbles et chaque paragraphe est précédé d un rond grsé. Affchez le volet Styles : clquez sur l onglet Accuel pus sur le bouton du groupe Style. Neuf styles prédéfns sont à votre dsposton mas par défaut seulement deux sont vsbles dans la fenêtre Styles. Pour vsualser tous les styles prédéfns, clquez sur le len Optons vsble en bas du volet Styles, sélectonnez l opton Tous les styles dans la lste Sélectonnez les styles à affcher pus clquez sur le bouton OK. Cochez éventuellement l opton Affcher l aperçu pour vsualser un aperçu de la mse en forme des styles dans la fenêtre Styles. S beson est, clquez sur l onglet Mode Plan. Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 279
Word 2016 Geston des longs documents Pour chaque ttre à entrer dans le plan, clquez sur le paragraphe concerné pus applquez-lu le style prédéfn de votre chox en clquant sur son nom dans le volet Styles. Chosssez le style prédéfn en foncton de l mportance du ttre : Ttre 1 Ttre 2 Ttre 3... aux ttres prncpaux aux sous-ttres aux sous-sous-ttres. L applcaton des styles prédéfns peut se fare auss dans un autre mode d affchage que le mode Plan. Les styles Ttre 1, Ttre 2 et Ttre 3... annulent ben évdemment vos propres mses en valeur. La présence d une crox dans un rond grsé d un texte sgnale que celu-c est un ttre du plan. à gauche Une fos que le ttre est entré dans le plan, vous pouvez hausser son nveau à l ade de l outl ou, au contrare, l abasser à l ade de l outl. S beson, fermez le mode Plan en clquant sur le bouton Fermer le mode Plan. m S par erreur un texte normal a été défn comme un ttre, revenez en arrère en lu attrbuant un autre style que Ttre 1, Ttre 2, Ttre 3... S certans paragraphes du document possèdent des styles personnels que vous ne souhatez pas remplacer par les styles prédéfns, vous devez attrbuer un nveau hérarchque à chaque style pour créer le plan du document (cf. ttre suvant). Attrbuer un nveau hérarchque à un paragraphe S vous souhatez créer une table des matères ou numéroter automatquement vos ttres tout en conservant les styles créés dans le document (qu ne sont pas les styles prédéfns), vous devez attrbuer un nveau hérarchque à chaque paragraphe ou à chaque style de paragraphe. À un paragraphe Vellez à ce que l affchage Page sot actf. Postonnez le pont d nserton dans le paragraphe concerné ou sélectonnez-le. Dans l onglet Accuel, clquez sur le bouton vsble dans le groupe Paragraphe. Clquez sur l onglet Retrat et espacement. 280
Plans et tables Dans la lste Nveau hérarchque, chosssez le nveau à attrbuer au paragraphe (de 1 à 9). Clquez sur le bouton OK. Spécfez ans le nveau hérarchque de chaque paragraphe. À un style de paragraphe Vellez à ce que le pont d nserton ne sot pas postonné dans un paragraphe auquel a été applqué un style prédéfn (Ttre 1, Ttre 2,...). Dans l onglet Accuel, clquez sur le bouton vsble dans le groupe Style pour affcher le volet Styles. Pontez le style auquel vous souhatez attrbuer un nveau hérarchque, clquez sur le bouton pus sur l opton Modfer. Clquez sur le bouton Format pus sur l opton Paragraphe. Dans la lste Nveau hérarchque, chosssez le Nveau à attrbuer au style de paragraphe (de 1 à 9). Clquez à deux reprses sur le bouton OK. Exploter le plan d un document Actvez le mode d affchage Plan en clquant sur le bouton Plan de l onglet Affchage (groupe Affchages). Pour affcher les ttres d un nveau ans que tous les ttres de nveau supéreur, ouvrez la lste Affcher le nveau pus clquez sur l opton correspondant au nveau souhaté (exemple : s vous clquez sur le Nveau 4, vous vsualserez tous les ttres de Nveau 4 ans que tous les ttres de nveau 1, 2 et 3). Pour sélectonner un nveau, vous pouvez auss mantenr les touches A et s enfoncées pus taper le chffre (claver alphanumérque) correspondant au nveau. Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 281
Word 2016 Geston des longs documents Pour affcher l ntégralté du document (ttres et texte), ouvrez la lste Affcher le nveau pus clquez sur l opton Tous les nveaux. Pour affcher unquement la premère lgne de chaque paragraphe, cochez l opton Affcher la premère lgne. Pour masquer le texte lé au ttre actf, fates un double clc sur le bouton qu précède le ttre ou clquez sur l outl ou appuyez sur la touche - du claver numérque. Pour affcher le texte lé au ttre actf, fates un double clc sur le bouton qu pré- cède le ttre ou clquez sur l outl ou appuyez sur la touche + du claver numérque. Pour hausser le nveau d un ttre, postonnez le pont d nserton dans le ttre concerné pus clquez sur l outl ou appuyez sur les touches Asg. Pour abasser le nveau d un ttre, postonnez le pont d nserton dans le ttre concerné pus clquez sur l outl ou appuyez sur les touches Asd. Pour déplacer un ttre avec ses éventuels sous-ttres et textes assocés, pontez le bouton qu précède le ttre, clquez pus fates-le glsser vers la nouvelle poston ; vous pouvez auss clquer dans le ttre pus utlsez les outls ou. Pour mprmer le plan du document, affchez unquement les ttres pus lancez l mpresson. 282
Plans et tables L aperçu avant mpresson affche le document en enter, ben que seuls les ttres du plan seront mprmés. m Par défaut, les mses en forme des textes sont affchées dans le plan. Vous pouvez cependant les masquer en clquant sur l'opton Affcher la mse en forme du texte pour la désactver. Utlser le volet de navgaton S un document possède des ttres auxquels vous avez applqué des styles de ttre, le volet de navgaton peut être utlsé pour parcourr rapdement le document à l ade des ttres ; l permet également de réorganser votre document (déplacer, supprmer et ajouter des ttres ) mas auss de rechercher et de localser rapdement du texte. Dans l onglet Affchage, cochez l opton Volet de navgaton vsble dans le groupe Affcher ; en affchage Mode Lecture, vous pouvez clquer sur l opton Volet de navgaton du menu Affchage. Le volet de navgaton apparaît à gauche de l écran et affche la structure générale du document sous forme de plan. Vous pouvez fare glsser le bord drot du volet pour modfer sa largeur. Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 283
Word 2016 Geston des longs documents S vous ne vsualsez pas le plan du document, clquez sur l onglet Ttres stué dans la parte supéreure du volet de navgaton. Pour attendre un ttre du document, clquez sur le ttre correspondant dans le volet. Le pont d nserton se déplace alors sur le ttre sélectonné, le fasant ans apparaître dans la fenêtre du document. Pour modfer le nveau de ttre à affcher dans le volet de navgaton, fates un clc drot sur un des ttres du volet, pontez l opton Affcher les nveaux des en-têtes pus clquez sur une des optons Affcher les ttres de nveau : les ttres de ce nveau ans que tous les ttres de nveau supéreur sont désormas vsbles dans le volet de navgaton ; par exemple, s vous clquez sur l opton Affcher les ttres de nveau 3, vous vsualsez tous les ttres de nveau 3 ans que tous les ttres de nveau 1 et 2. Pour affcher les ttres stués en dessous d un ttre, clquez sur le symbole ; pour masquer ces ttres, clquez sur le symbole. Pour affcher tous les ttres dans le volet, fates un clc drot sur un ttre pus clquez sur l opton Développer tout ; pour n affcher que les ttres de nveau 1, clquez sur l opton Rédure tout. Pour sélectonner ou mprmer un ttre avec ses éventuels sous-ttres, fates un clc drot sur le ttre concerné pus clquez sur l opton Sélectonner l en-tête et le contenu ou sur l opton Imprmer l en-tête et le contenu. Pour modfer le nveau d un ttre et de ses sous-ttres, fates un clc drot sur le ttre concerné pus clquez sur l opton Promouvor pour hausser le ttre et ses sous-ttres d un nveau ou sur l opton Abasser pour l abasser d un nveau. Pour créer un nouveau ttre, fates un clc drot sur le ttre stué avant ou après lequel vous souhatez nsérer le nouveau ttre, clquez sur l opton Nouvel en-tête avant ou Nouvel en-tête après pus sasssez l nttulé du ttre : le nveau du nouveau ttre créé est le même que celu du ttre sur lequel vous avez clqué. L opton Nouveau sous-ttre permet de créer un ttre de nveau nféreur à celu sur lequel vous avez clqué. Pour déplacer un ttre avec ses éventuels sous-ttres et textes assocés, clquez sur le ttre concerné pus fates-le glsser vers sa nouvelle poston. Pour supprmer un ttre avec ses éventuels sous-ttres et textes assocés, fates un clc drot sur le ttre concerné pus clquez sur l opton Supprmer. Pour rechercher du texte dans le document, clquez dans la zone Rechercher un document pus sasssez le texte à rechercher. 284