DataCar CRM v2.4 Page 1 de 33
TABLE DES MATIÈRES 1. INTRODUCTION... 3 2. LES ÉVOLUTIONS PAR MODULE... 3 2.1. Aide... 3 2.2. Module Administration... 4 2.2.1. Collaborateurs - Gestion des licences Spot et Radar... 4 2.2.2. Entité - Paramètres du R.C.I.E. (Recherche de Contacts Inter Entité)... 4 2.3. Module Marketing... 6 2.3.1. Leads - Affectation des leads en cas d absence... 6 2.3.2. Leads - Notification de nouveaux leads pour les collaborateurs :... 7 2.3.3. Campagnes - Enrichissement de l outil de requêtes... 8 2.4. Module Vente... 9 2.4.1. Intégration de Spot VO et Radar... 9 2.4.2. Contacts - Refonte de la base contact... 11 2.4.3. Contacts - Transformation du type de contact (Particulier/Professionnel)... 18 2.4.4. Contacts - RCIE (Recherche Contact Inter Entité)... 20 2.4.5. Contacts - Optimisation du dédoublonnage... 21 2.4.6. Contact - Optimisation des véhicules possédés... 22 2.4.7. Agenda - Evolutions de l agenda mutualisé... 24 2.4.8. Offres - Simplification de l accès aux affaires dans le cadre d une relance... 25 2.4.9. Offres - Optimisation de la taxe régionale d immatriculation... 26 2.4.10. Offres - Modifications des offres et de bons de commande sous forme de loyers... 26 2.5. Module Parc... 28 2.5.1. Parc VO - Ajout des fonctions Spot VO et Radar... 28 2.5.2. Parc VO - Gestion des labels VO... 29 2.6. Module Management... 30 2.6.1. Paramétrages - Ajout de contacts pour le TransWeb... 30 2.7. Module Financement (F&I) [Optionnel]... 32 2.7.1. Dossier - Amélioration du suivi des présentations de dossier... 32 2.7.2. Buy-back - Amélioration de la recherche... 32 HISTORIQUE DES MISES À JOUR... 33 DÉTAILS DU DOCUMENT / REMARQUES... 33 GLOSSAIRE... 33 Page 2 de 33
1. INTRODUCTION Ce document présente les évolutions et les corrections apportées à DataCar CRM version 2.4. 2. LES ÉVOLUTIONS PAR MODULE 2.1. Aide Une nouvelle version de l aide en ligne de l application est disponible. En format de type WEB, l aide a été organisée par profil afin de mieux cibler les attentes des utilisateurs. Au lancement de l aide, une page d accueil s affiche, les liens sont inclus et permettent d afficher à l écran via le navigateur Web les rubriques, il sera toujours possible d avoir un format PDF de l aide affichée. Pour lancer l aide, pas de changement, il suffit de cliquer dans la barre de menu sur : Page d accueil de l aide : Des fiches pratiques sont également proposées, elles traitent de façon claire et synthétique différents sujets correspondant à des fonctionnalités de l application. Page 3 de 33
2.2. Module Administration 2.2.1. Collaborateurs - Gestion des licences Spot et Radar Dans le cadre de l ajout des fonctions Spot et Radar optionnelles, le volume de licences utilisée et disponibles est visible dans la gestion des utilisateurs. Dans la limite des licences disponibles, cette fonction peut être activée par collaborateur en modifiant son profil. 2.2.2. Entité - Paramètres du R.C.I.E. (Recherche de Contacts Inter Entité) Dans le cadre de l évolution du R.C.I.E. permettant de rechercher un contact sur les autres entités d un groupe, il est maintenant possible d ajouter et mettre à jour un contact depuis les informations d une autre entité. Page 4 de 33
Le paramètre «Autoriser la mise à jour des clients exportés» permet aux 2 entités (Exportatrice et importatrice) de réaliser la mise à jour des contacts partagés issus de la RCIE. Page 5 de 33
2.3. Module Marketing 2.3.1. Leads - Affectation des leads en cas d absence Afin d optimiser la réactivité des collaborateurs lors de la réception de Leads, l application va gérer dorénavant l affectation des Leads de façon plus précise et notamment en prenant en compte les périodes d absences des collaborateurs. Evolutions : Ajout de l information «Suivi par» (collaborateur affecté au client) dans la fiche de traitement d un Lead. Gestion des absences : o Un collaborateur est absent si la journée n est pas un jour travaillé (définition des jours travaillés dans la gestion du compte : Dans cet exemple, le collaborateur sera considéré comme absent les mercredi, samedi et dimanche. o Un collaborateur est absent : on prend en compte les absences sur une journée entière ou sur une demi-journée uniquement S il est en rendez-vous de type «Absence» dans l agenda S il est en rendez-vous de type «Autre» et que le lieu est «Hors site» S il est en rendez-vous de type «Affaire» et que le lieu est «Visite» ou «Salon foire» Page 6 de 33
Principes d affectation des Leads Rappel : Les affectations concernent non pas les contacts, mais les actions décrites dans la campagne. Par exemple si la campagne a pour canal la création d une relance ou d une affaire, c est la relance ou l affaire qui sera affectée au collaborateur et non le contact. Si c est un nouveau contact, il sera affecté au collaborateur ayant réalisé l action, une fois celle-ci réalisée. 2.3.2. Leads - Notification de nouveaux leads pour les collaborateurs : Lorsqu un lead est affecté, le collaborateur reçoit une notification sous forme de popup qui récapitule les leads à traiter : Page 7 de 33
2.3.3. Campagnes - Enrichissement de l outil de requêtes Le «requêteur» a été enrichi pour prendre en compte les nouveaux champs suivants, en critères de sélection comme en colonnes de résultat : Contact Utilisation marketing du téléphone Utilisation marketing du portable Utilisation marketing du fax Utilisation marketing de l'email Utilisation marketing du téléphone pro Utilisation marketing de l'adresse Incidents Date de création Date d échéance Date de clôture Collaborateur Priorité Etat Commentaire Essais Type de parc (VN/VD/VO) Marque Modèle Immatriculation essayée Numéro commande interne Date début Date fin Heure début Heure fin Journée entière Accompagné/prêt client Collaborateur essai Etat Essai Résultat Essai Site essai Page 8 de 33
2.4. Module Vente 2.4.1. Intégration de Spot VO et Radar Nous avons implémenté de nouveaux outils pour évaluer au mieux les véhicules d occasions Dans un souci d homogénéité et de simplification du processus, la fonctionnalité de cotation d un véhicule en reprise sur la saisie d une offre, a été changée de place et ramenée plus tôt dans la saisie de la reprise. C est sur l étape 4 de la reprise que les demandes de cotations seront désormais accessibles : Après avoir renseigné le kilométrage du véhicule vous aurez accès aux outils d estimations pour la reprise. Cotation Autovista Cotation SPOT Appel de l application Radar Cotation Autovista : Demande : Résultat : Cotation SPOT : Demande : Résultat : Page 9 de 33
Accès à l application RADAR : Page 10 de 33
2.4.2. Contacts - Refonte de la base contact La notion de contact professionnel auquel on rattache un utilisateur a évoluée. L utilisateur d un contact professionnel est aujourd hui un contact particulier qui sera lié au contact professionnel. La liaison intercontact remplace la notion d utilisateur pour les contacts de type professionnel. Evolutions de la saisie des contacts : Choix du type de contact : Coordonnées Société : Page 11 de 33
Informations professionnelles (Facultatif) : Gestion des parcs (Nouveau Facultatif) : Page 12 de 33
L étape suivante consiste en la sélection d un contact déjà créé qui sera lié au contact professionnel. Principes : - Le R.C.I.E. n est pas disponible dans cette recherche de contact - Seuls les contacts de type «Particulier» sont listés, il n est pas possible de lier un contact professionnel à un contact professionnel - Si le contact recherché est dans la liste, il faut le sélectionner avec la flèche bleue, ce qui finalisera le processus de création du contact professionnel - Si le contact recherché n est pas la liste, on a la possibilité de le créer directement à partir de cette étape, on peut aussi étendre la recherche en utilisant le champ «Suivi par» Astuce : Si vous ne dédirez pas sélectionner un utilisateur tout de suite, vous pouvez «Annuler» sur cette page. L application vous prévient alors que vous allez créer un contact professionnel sans utilisateur. Validez par OUI pour terminer : Page 13 de 33
Nouvelle présentation de la fiche contact : - Contact de type professionnel : Dans l onglet «Utilisateurs» sont affichées les données de l utilisateur de type particulier associé : - Contact de type particulier : Un nouvel onglet «Sociétés» affiche les informations du contact professionnel lié. En haut de la page, on a la possibilité d afficher les informations concernant le contact de type Particulier et les informations si existantes concernant la société : Page 14 de 33
Création d un contact de type particulier : A la création d un contact particulier, on affiche dorénavant 2 onglets dans la partie «Coordonnées»: - «Personnelles» pour renseigner les coordonnées personnelles - «Professionnelles» pour renseigner les coordonnées liées à la société On différencie les données personnelles et professionnelles même pour un contact de type particulier n étant pas lié à une société. Page 15 de 33
Ajouter un contact particulier sur un contact professionnel Il faut afficher la fiche du contact professionnel à partir de l onglet «Utilisateurs», puis cliquer sur «Ajouter». La liste des contacts est ensuite proposée et permet de sélectionner un contact de type Particulier : Page 16 de 33
La fiche du contact particulier : 1 Dans la partie haute de la fiche contact, un onglet par société est présenté et permet de mettre à jour les coordonnées du contact 2 Dans la partie basse de la fiche contact, on retrouve l onglet «Sociétés» qui liste les sociétés auxquelles le contact particulier est lié. Page 17 de 33
2.4.3. Contacts - Transformation du type de contact (Particulier/Professionnel) Du à l évolution de la base des contacts, la fonctionnalité de transformation des contacts a été modifiée. Aucune transformation de contact ne sera possible si : Le contact est impliqué dans un processus de vente, c est-à-dire qu il est lié à une affaire, une offre, une commande, une livraison, une relance sur affaire ou un essai. Le contact est déclaré comme Estimateur dans le module «Bourse Marchand». Une nouvelle icône est maintenant disponible sur la page de gestion des contacts et propose ainsi la transformation de la fiche concernée après sélection dans la liste : Au clic de l icône un message de confirmation s affiche avant le lancement de la transformation. Si le contact ne peut pas être transformé, l application affichera alors un message de ce type : Page 18 de 33
Lors de la transformation d un contact en particulier en contact professionnel : - Le contact particulier sera transformé en contact professionnel, on gardera les informations de coordonnées mais le type de société ne sera pas renseigné. - On crée à partir du contact particulier d origine un nouveau contact particulier et on le lie au contact professionnel Dans l onglet «Historique» de la fiche contact, on gardera trace de la transformation du contact : Ou Exemple : Page 19 de 33
2.4.4. Contacts - RCIE (Recherche Contact Inter Entité) L évolution mise en place concerne l import des clients depuis une autre entité. L import est possible à partir : - De la liste des contacts - De la création d une offre Principes : - Après un import de client, le client est suivi par le collaborateur qui l a importé - Les données de l onglet «Véhicules» ne seront pas mises à jour - Les observations, l historique, les désidératas, les documents joints, les incidents et les informations société ne sont importés - Pour un client de type professionnel, les utilisateurs ne seront pas importés - Le paramétrage n est pas rétroactif. Cela signifie qu un contact partagé entre 2 entités sera mis à jour ou pas en fonction du paramétrage existant au moment de son import. Paramètres : Pour utiliser cette fonctionnalité il faut auparavant avoir choisi les paramètres adaptés situés dans le module «Administration» au niveau de l entité (détails en cliquant ici) - Autoriser la copie de clients sur les autres entités - Autoriser la mise à jour des clients exportés Dans la page de résultats de recherche d un contact Inter Entité, l import du contact se fait en utilisant l icône disponible sur la ligne du contact : Page 20 de 33
2.4.5. Contacts - Optimisation du dédoublonnage La fonction de dédoublonnage de l application s active : - Lors de l importation d un contact du DMS - Lors de l importation d un lead - Lors de la création d un contact - Lors du traitement de nuit Les modifications apportées : - Le sas de dédoublonnage situé dans le module «Interfaçage» est supprimé, les contacts sont directement intégrés dans la base contact. - Lors de la création d un contact, le dédoublonnage s effectue dorénavant plus tôt, soit avant l étape de saisie du Profil + - Après un dédoublonnage de type association (Action : Fusionner) on retrouve maintenant l information dans la fiche du contact. Création d un contact Coordonnées Avant de passer à l étape profil+, on accède au dédoublonnage : Page 21 de 33
Suite à un dédoublonnage de type «Fusion», on retrouve la trace dans l historique de la fiche client : 2.4.6. Contact - Optimisation des véhicules possédés Afin de faciliter l évaluation de véhicules possédés par les contacts des améliorations ont été apportées sur : La possibilité de pouvoir Requalifier un véhicule possédé par le client La possibilité de pouvoir accéder à la fonction Bourse à Marchand L ajout de la saisie des options et les packs d équipement lors de la création du véhicule possédé par le contact, les équipements de série seront également consultables. Les accès à la requalification du véhicule (Carré Bleu) et à la Bourse à Marchand (Carré rose) sont directement accessibles dans l onglet des véhicules du client. Page 22 de 33
Création d un véhicule possédé par le client : Lors de la création d un véhicule client, l étape 3 : Equipement a été ajoutée, les onglets «Options» et «Packs» sont accessibles et permettent de sélectionner ces éléments : Lors de la création de l offre destinée aux marchands (module «Bourse Marchand» optionel), l onglet «Equipement» du véhicule fait apparaître les options et les packs du véhicule : Les équipements de type «Pack» et «Option» apparaissent en haut de cette liste. Page 23 de 33
2.4.7. Agenda - Evolutions de l agenda mutualisé L agenda mutualisé a été revu dans le but de rendre cette fonctionnalité plus facile d utilisation. Evolutions : La pagination a été supprimée au profit d un scroll vertical plus fluide. L affichage en gris des absences des collaborateurs a été ajouté. Tous les rendez-vous d une journée seront affichés en détail et ce pour tous les collaborateurs. L agenda mutualisé présente le calendrier sur un mois glissant, on affiche des semaines pleines. La sélection du filtre par mois et année est supprimée. Page 24 de 33
2.4.8. Offres - Simplification de l accès aux affaires dans le cadre d une relance Dans le dossier «Relance» accessible depuis le module «Vente» et «Secrétariat», l ouverture des relances de type «Affaire» ouvre la fiche de pilotage de l affaire et non plus la fiche de la relance. Il reste possible d accéder aux fiches relance via la page d accueil en cliquant sur le nombre de relance qui affiche la page de synthèse des relances. Page de gestion des relances : La sélection de la relance de type «Affaire» ouvre la page de pilotage de l affaire : Page 25 de 33
2.4.9. Offres - Optimisation de la taxe régionale d immatriculation Lors d offres de vente de véhicules d occasion, la taxe est maintenant réduite de 50 % pour les véhicules de plus de 10 ans. 2.4.10. Offres - Modifications des offres et de bons de commande sous forme de loyers Les éditions PDF de l offre et du bon de commande ont évoluées, ces modifications ne concernent que les affaires contenant un financement en loyer. Offre : Le pavé contenant «Carte grise» et «CO2» a été déplacé Le prix total du véhicule HT a été supprimé Le sous-total a été renommé «Sous total TTC» La TVA apparaît maintenant en-dessous du sous total TTC, et a été renommée «Dont TVA» Le prix total du véhicule a été agrandi et encadré Les indications concernant le financement ont été déplacées et agrandies pour être mises en évidence. Page 26 de 33
Bon de commande : Page 27 de 33
2.5. Module Parc 2.5.1. Parc VO - Ajout des fonctions Spot VO et Radar Depuis le parc VO, dans la zone de cotation, vous pouvez visualiser ou effectuer une évaluation Spot VO. La valeur spécifiée par Spot VO n'est pas une valeur de reprise mais une valeur de revente régionale. En cliquant sur l icône Radar, une nouvelle page web s ouvre afin de vous fournir les informations sur les publications de véhicules similaires mis en vente par des professionnels ou vendus selon l onglet consulté. Page 28 de 33
2.5.2. Parc VO - Gestion des labels VO Le choix et l attribution d un label n est disponible que pour les véhicules d occasion. C est dans l onglet «Destination» d un VO que l on pourra sélectionner le label. Le label n est applicable que si la destination est «Particulier». Page 29 de 33
2.6. Module Management 2.6.1. Paramétrages - Ajout de contacts pour le TransWeb TransWeb est un service permettant de diffuser des véhicules à des annonceurs (ou infomédiaires). Une personne «contact» de la concession est envoyé à ces annonceurs en même temps que la description du véhicule. Il est désormais possible de sélectionner un contact pour une marque donnée, un label donné, un site ou un type de de véhicule et de combiner ces critères. Pour se faire les notions de label et de marque qui ont été ajoutés. Saisie des contacts Transweb C est dans le module «Management» et le menu «Paramètres» que l on accède à la saisie des contacts pour Transweb : Page 30 de 33
Création d un contact Transweb Lors de la création d un contact TransWeb : Le choix du Site est obligatoire Le choix du type de véhicule est obligatoire Le choix d une marque n est possible que pour les VN et les VD Le choix du label n est possible que pour les VD et les VO Vous avez la possibilité de choisir un collaborateur connu de DataCar CRM ou un contact externe dont vous pourrez saisir les informations de contact. Page 31 de 33
2.7. Module Financement (F&I) [Optionnel] 2.7.1. Dossier - Amélioration du suivi des présentations de dossier Dans la liste des «Dossiers de financement» une nouvelle colonne permet d identifier rapidement les fiches qui ont été présentées : Cette colonne correspond au bouton radio présente dans le dossier de financement «Présenté»: 2.7.2. Buy-back - Amélioration de la recherche Dans la liste des «Buy-Back», la colonne «Date de mise en circulation» a été ajoutée : Cette valeur a aussi été ajoutée dans l export PDF et Excel accessibles depuis cette page. Page 32 de 33
HISTORIQUE DES MISES À JOUR Date (AAAA-MM-JJ) Édition (doc) Auteur Description 2014-09-30 1.0 VR Création du document 2014-10-20 2.0 LP Mise à jour du document avant release DÉTAILS DU DOCUMENT / REMARQUES N /nom du document 00.127.569 - DataCar CRM V2.4 Release notes (FR) Produit DTF / version DataCar CRM version 2.4 Constructeur Pays Tous Tous N projet / demande Projet PRO-CRM-14.PACKAGING Documents associés Mots-clés Remarques V12Web Vendeurs DataCar CRM Spot VO Radar «Cotation AutoVista», «Spot VO» et «Radar» sont utilisés en France seulement. BAM Courriel FREVO RCIE Mot GLOSSAIRE Définition Bourse à marchands ou Bourse Marchands e-mail Frais de Remise en Etat de Véhicule d Occasion Recherche Contacts Inter-Entités Page 33 de 33