BFC Proposition de paiement et cycle de traitement 1
Les principes du contrôle de la dépense au CNRS dans le cadre de la GBCP Cf Note DCIF/2012-20/SCI 2
RAPPEL : PLAN DE CONTRÔLE DE LA DEPENSE / CMOD Les PRINCIPES depuis 2005 (protocole de modernisation de la gestion administrative et comptable) et confirmés par la GBCP : Sur l organisation : Supprimer les redondances de tâches et les doubles contrôles, Sur la méthodologie de contrôle : cibler les contrôles en fonction des risques et des enjeux Le ciblage des risques et enjeux est décliné dans le Plan de Contrôle de la Dépense de l ACS. Le PCD rappelle les mesures décidées par la DCIF (seuils de vérification), ainsi que les risques identifiés par l ACS sur son périmètre. Les mesures communes décidées par la DCIF : un seuil à 4 000 TTC pour les factures fournisseurs. Dans BFC, la table dite «CMOD» gère les seuils par nature de compte. Au dessus de 4 000 TTC, les contrôles de caissier et payeur sont gérés comme OBLIGATOIRES A PRIORI Au dessous de 4 000 TTC seul le Contrôle de caissier est effectué a priori. Les contrôles payeurs sont effectués a posteriori sur échantillon. Nota : les contrôles de caissier sont réalisés par le SCTD sauf pour les factures hors périmètre (DR). 3
RAPPEL : Dispositif de contrôle de la dépense du comptable assignataire Points de contrôle (Note Contrôle de la Dépense 2012) Rôle de payeur Rôle de caissier Disponibilité des crédits Qualité de l'ordonnateur et de son délégué Exacte imputation de la dépenses Présence de la certification du service fait Intervention préalable des contrôles réglementaires Validité de la créance Présence des pièces justificatives adéquates Exactitude de la liquidation Règles de la déchéance quadriennale Identité du créancier Vérification du RIB Cas d'affacturage Caractère libératoire Cas des cessions et du règlement des oppositions Disponibilité de la trésorerie Contrôle à priori au CNRS sur toutes les factures via SI (BFC) sur les factures >4000 sur toutes les factures quel que soit le montant Contrôle à postériori au CNRS sur un échantillon de 30 factures < ou = 4000 4
RAPPEL : Dispositif de contrôle de la dépense du comptable assignataire Avec la mise en place SCTD Les contrôles caissiers A PRIORI sont faits au vidéocodage et dans DMF : SAUF les aspects caissiers suivants, QUI RESTENT MANUELS : Les cessions et oppositions La présence d avoirs, d avances, DPAO nécessitant un blocage d une pièce pour éviter un paiement à tort Prélèvements (à surveiller) La disponibilité de la trésorerie 5
Traitement de la proposition de paiement 6
TRAITEMENT DE LA PROPOSITION DE PAIEMENT Les utilisateurs et services concernés : Gestionnaires Comptabilité en délégation régionale Gestionnaires Dépense en délégation régionale 7
TRAITEMENT DE LA PROPOSITION DE PAIEMENT Le règlement des fournisseurs est effectué quotidiennement par chaque délégation Toutes les pièces comptabilisées jusqu à J-1 sont sélectionnées Le cycle de paiement se décompose en 4 phases : Phase 1 : mise à disposition avant la proposition de paiement du BJD (DEP et REDDEP) + états liquidatifs des missions + 2 nouveaux états E186 et E187 Phase 2 : blocage et déblocage des factures sans restriction Phase 3 : diffusion de la proposition de paiement à 11 h (uniquement blocage des factures et missions) Phase 4 : l exécution du paiement est lancée à 12 h 8
TRAITEMENT DE LA PROPOSITION DE PAIEMENT E186 - «Etat des factures à payer avec avoir, trop perçu mission, DPAO et avance» : Il est mis à disposition quotidiennement. Voir Annexe 1 Etat disponible via le portail BFC : Comptabilité > Comptabilité générale > Reporting compta. Géné. > Etat de développement des soldes > PMT : facture à payer avec avoir ou Dépenses > Reporting dépenses > PMT : Factures à payer avec avoir Il récapitule la liste des factures à payer ayant au moins un avoir ou un tropperçu mission ou une DPAO ou une avance concernés par le cycle de paiement. Sont exclus de cette restitution les pièces avec code blocage : D (blocage paiement géré par la table CMOD/SCTD) X (Fact. attente d avoir). 9
TRAITEMENT DE LA PROPOSITION DE PAIEMENT E187: «Etat des pièces à contrôler avant paiement» : Il est mis à disposition quotidiennement Voir Annexe 2 Etat disponible via le portail BFC : Comptabilité > comptabilité générale > Reporting compta. Géné. > Etat de développement des soldes > Pièces à contrôler avant pmt ou Dépenses > Reporting dépenses > Pièces à contrôler avant pmt Il récapitule la liste des pièces comptables soumises au Contrôle Exhaustif a priori porteuses d un code blocage : D (blocage paiement géré par la table CMOD/SCTD) ou X (Fact. Attente d un avoir) 10
TRAITEMENT DE LA PROPOSITION DE PAIEMENT Nouveaux codes blocage : D = blocage automatique sur les factures DMF correspondant aux critères de contrôle a priori (dans BFC => Table CMOD) X = blocage automatique sur la facture DMF (facture en attente d un avoir) B = factures en prélèvement Factures bloquées au paiement et visibles sur l état E187 11
CONSEILS / CONTRÔLES PROPOSITION DE PAIEMENT 12
CONSEILS CONTRÔLES DES FACTURES A PROPOSITION DE PAIEMENT Contrôle des factures avant la proposition de paiement (8h00-10h59) Débloquer les pièces en code blocage «R» (BJD) : à partir de l extraction sur Excel Recenser les factures en mode paiement T (BJD) : à partir de l extraction sur Excel Modifier éventuellement le mode de paiement «T» en «V» si nécessaire (modification fiche fournisseur) Modifier le mode de paiement en «W» en «T» (BJD) : à partir de l extraction sur Excel Débloquer les pièces en code blocage «D» (E187) selon les pièces justificatives transmises par les unités (bons de commande, attestation de réception, etc.) Contrôler les cessions de créance et oppositions Contrôler le E186 et bloquer ou rapprocher les pièces permettant de déduire les avoirs, les avances, les DPAO, les trop-perçus missions Débloquer les avances sur mission Corriger un RIB d une pièce comptable Bloquer une facture ou une mission 13
CONSEILS CONTRÔLES DES FACTURES A PROPOSITION DE PAIEMENT Contrôle des factures pendant la proposition de paiement (11h-12h00) : Recenser les factures en mode paiement T (vérifier la cohérence entre la saisie sur DVINT et le total des factures en mode T (en nb et en montant) Bloquer les factures ou missions en cas de nécessité (il n est pas possible de renseigner la zone «texte») Vérifier la liste des exceptions 14
CONSEILS CONTRÔLES DES FACTURES A PROPOSITION DE PAIEMENT Après le paiement du jour, il est possible de : Débloquer les avances sur mission Rapprocher les pièces permettant de déduire les avoirs, les avances, les DPAO, les trop-perçus missions Possibilité d ajouter un texte pour les factures en code blocage B Débloquer les factures ou missions 15
ANNEXES 16
ANNEXE 1 E186 «Etat des factures à payer avec avoir, trop-perçu mission, DPAO et avance Les zones : «Société», «Fournisseur», «Groupe de comptes», «mode paiement», «Type de pièce», «code blocage» et «Pièces saisies au» sont renseignées par défaut dans l écran de sélection. Les données restituées sont des données en temps réel. 17
ANNEXE 2 E187 «Etat des pièces à contrôler avant paiement Les zones «Société», «Fournisseur», «Groupe de comptes», «Type de pièce» et «Code blocage» sont renseignées par défaut dans l écran de sélection. Les données restituées sont des données en temps réel. 18