PROJET DMF- Démat Factures Manuel d utilisation Utilisateur P2D2 pilotage Version 1.0 Mai 2013 Réalisé par La Direction des systèmes d'information du CNRS (DSI)
Mises à jour du manuel 1.0 Mai 2013 Création du document Table des matières A propos de ce manuel... 3 1. Utilisation de ce manuel... 3 2. Conventions... 3 3. Assistance... 4 Performance analytics... 5 1. Présentation de Performance analytics... 5 La navigation dans Performance analytics... 6 1. Accès au portail BFC... 6 2. Résultats et personnalisation... 7 Les états... 9 1. AP Volume de document... 9 2. AP Vue d ensemble des erreurs... 12 3. Evènement transition... 15 4. Timing processus... 18 5. Taux d automatisation document MM... 20 6. ABC AP montant TTC du document... 23 7. Vue d ensemble des documents... 25 8. Taux de document d achats par rapport aux FI... 28 9. Factures passées en compte par chargé de dossier... 30 10. AP historique des messages... 32 11. Statistiques document OCR... 34 12. Factures vérifiées par chargé de dossier... 37 13. Champ statistiques OCR... 39 14. Documents avec interaction manuelle pendant la vérification... 41 15. AP Temps de traitement... 43 16. AP Statut transitions... 45 17. AP Temps de traitement Work Cycle... 47 18. AP Analyse des ressources workflow... 49 19. Volumétrie des workflows... 51 2/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation
A propos de ce manuel Ce manuel utilisateur s adresse aux utilisateurs du pôle P2D2 qui analyseront et piloteront le traitement des documents fournisseurs dans Process Director. Ce manuel utilisateur a pour but d expliquer Comment naviguer dans les différents états, Les différents états et leur contenu. 1. Utilisation de ce manuel Ce manuel est un manuel applicatif et non métier. 2. Conventions Ce pictogramme identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours des instructions exposées. Ce pictogramme identifie des informations à lire et/ou à exécuter impérativement qui peuvent influencer le cours des instructions suivantes. Ce pictogramme identifie un renvoi vers un chapitre, une partie ou une page où est décrite la suite des instructions. <Nom menu> Identifie le nom des menus de l application. {Nom onglet} Identifie le nom des onglets d une page. [Nom champ] Identifie le nom des champs de saisie de l application. Option1/Option2 Identifie les options successives d un menu à sélectionner lien hypertexte Identifie un lien hypertexte Identifie les actions effectuées à la souris ou au clavier. PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 3/52
3. Assistance En cas de problème dans l exécution des instructions exposées dans ce manuel, vous avez la possibilité de contacter : En cas de problème dans l exécution des instructions exposées dans ce manuel, vous avez la possibilité de saisir une demande d assistance via le lien proposé dans le bandeau du portail BFC. Sélectionner le produit «DMF BFC». Puis le module «DMF-SCTD Invoices». L assistance aux utilisateurs du lundi au vendredi de 8h30 à 12h00 et de 14h00 à 17h30 au 05 62 24 25 31 ou via assistance@dsi.cnrs.fr 4/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation
Contrôles et analyse des erreurs Performance analytics 1. Présentation de Performance analytics Performance Analytics est la solution Readsoft pour piloter les différents processus du flux dématérialisation de factures. Il collecte les données des différents outils Invoices, Process Director et les restituent au travers de requêtes préconçues. Cet outil s appuie sur la plateforme SAP BI déjà implémentée au CNRS. Il ne s agit donc pas de produire des états en temps réel mais de fournir des états d analyse et d aide au pilotage. L outil ne supplante pas Process Director dans le suivi opérationnel quotidien. Performance Analytics ne traite que les documents qui sont ou ont transités dans Process Director. Une facture restant dans Invoices n apparait pas dans Performance Analytics. PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 5/52
La navigation dans Performance analytics 1. Accès au portail BFC L accès à DMF Démat factures se fait à partir du portail BFC. Sélectionner l onglet {Etats de suivis DMF} Le panneau de navigation sur la gauche liste l ensemble des requêtes disponibles : Requête Description Besoin métier couvert AP Volume de document Volumétrie des factures AP Vue d ensemble des erreurs Evènement transition Timing processus document Délai moyen de la prise en charge d une facture conforme aux critères de contrôle Délai moyen de la réception de la facture à sa prise en charge à construire Taux d automatisation document MM ABC AP Montant TTC du document Vue d ensemble des documents Taux document d achat par rapport aux FI Factures passées en compte par chargé de dossier AP historiques des messages Statistiques document OCR Nb de factures sans intervention manuelle incluant les montants sans WF et sans P2D2 et taux Nbre de documents dans PDAP dont la date d entrée est supérieure à 15 jours se fait directement dans PDAP Mesure de la performance par vidéo-codeur Délai moyen de la facture à 6/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation
Annexe Factures vérifiées par chargé de dossier Champ statistiques OCR Documents avec interaction manuelle pendant la vérification AP Temps de traitement AP Statut transitions AP Temps de traitement Work Cycle Analyses des ressources Workflow Volumétrie des workflows partir de sa numérisation jusqu à son transfert dans PDAP Taux de factures en vidéocodage Performance de la reconnaissance des champs Délai moyen de traitement des workflows Volumétrie des workflows Statut des pièces avec leurs codes en attente dans les WKF Volumétrie des workflows 2. Résultats et personnalisation Pour la description des manipulations de données (à l exception de la gestion des vues décrite ciaprès), veuillez vous référer au manuel utilisateur de l infocentre : BFC-MUT-INFC-Généralités-V1.5 Remarque : l accès aux vues peut se faire directement depuis une requête dans Performance analytics en cliquant sur le bouton ouvrir : PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 7/52
Dans l onglet «Mon portefeuille» vous retrouvez les vues que vous y avez sauvegardées : 8/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation
Annexe Les états 1. AP Volume de document Cet état restitue une vue d ensemble des documents (factures/avoirs), volumes et valeurs. Exemples de questions auxquelles répond cet état: Combien de documents sont actuellement dans PDAP? Combien de document sans commande sont dans PDAP? Quel est le statut de traitement de ces documents? 1.1 Les variables de sélection Aucune 1.2 Les axes disponibles Année civile Année civile/semaine Année civile/mois Année civile/trimestre Jour calendaire date de conversion de devises Devise du document Division Domaine activité Drapeau Ind. Facture Fournisseur ID Systéme Source Description Date de création de la version du document Process Director Date de création de la version du document Process Director Date de création de la version du document Process Director Date de création de la version du document Process Director Date de création de la version du document Process Director La date de conversion vaut la date comptable. Elle est vide si le document n est pas comptabilisé Devise indiquée en entête du document Process Director Division indiquée en entête du document Process Director. Cette zone est vide pour les factures multi-imputées Domaine indiquée en entête du document Process Director Indicateur facture. Si cette indicateur est vide il s agit d un avoir. Nom et code BFC du fournisseur (différents attributs peuvent être affichés par le menu contextuel notamment les données d adresse, les identifiants fiscaux, le code blocage) Indique le système ERP source. Non signi- PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 9/52
ficatif au CRNS Mode pass. cpte Vaut toujours «Contrôle MM logistique de factures» pour les documents pris en charge. Vide sinon. Nr. document PD Numéro interne du document dans le module Process Director Account Payable Origine du document Un document a deux origines possibles : OCR lorsqu il est numérisé, et Interface Idoc lorsqu il provient de la plateforme de dématérialisation fiscale Pièce FI / MM Indique s il s agit d une pièce sans commande (FI) ou sur commande (MM) Société Société facturé Statut Document Les différents statuts possible sont : Traitement incorrect Passé en compte avec succès Supprimé Partiellement passé en compte WORK CYCLE WORK CYCLE pour information Payé Rejeté TSA Type d'écriture Type de document SAP Type de processus TSA indiqué lors de la numérisation Indique si le document a été pris en compte manuellement, automatiquement ou par Repetitor Type de pièce utilisé dans BFC pour la prise en charge (RE pour les factures et RA pour les avoirs) Indique le processus qui a généré cette version de document Process Director (par exemple recevoir ou transfert FI->MM) Type document INVOICES COCKPIT Vaut avoir, facture sur commande prévisionnelle ou facture sur commande standard 1.3 Les ratios disponibles Affiché/masqué Description par défaut Compteur document Affiché Nombre de document Process Director Montant HT en devise locale Affiché Montant HT de la pièce converti en EUR (sur la base des derniers connus par SAP) Montant HT ayant changé en devise locale Affiché Montant HT des documents ayant été modifiés (dans DMF tout document est nécessairement modifié soit par le système, soit par un utilisateur) Montant TTC en devise locale Masqué Montant TTC converti en EUR (sur la base des derniers connus par SAP) Montant TTC ayant chan- Masqué Montant TTC des documents ayant été 10/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation
Annexe gé en devise locale Compteur document : changé Compteur document : Entrée Compteur document : Sortie Masqué Masqué Masqué modifiés (dans DMF tout document est nécessairement modifié soit par le système, soit par un utilisateur) Nombre de documents ayant été modifiés (dans DMF tout document est nécessairement modifié soit par le système, soit par un utilisateur) Compteur d entrée d un document dans une version Compteur de sortie d un document de sa version (sous-entendu vers une autre version de ce document) PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 11/52
2. AP Vue d ensemble des erreurs Cet état permet d avoir une vue globale des erreurs survenues dans les documents Process Director. Exemples de questions : Quelles sont les erreurs le plus fréquemment rencontrées? Sur quelle partie du document les retrouve-t-on? 2.1 Les variables de sélection Description Valeur par défaut Période de reporting Seuls les messages relatifs aux documents modifiés/créés dans la période de reporting sont affichés. Mois en cours (de la date de début de mois jusqu à la date d exécution) 2.2 Les axes disponibles Année civile Année civile/semaine Année civile/mois Année civile/trimestre Jour calendaire Mois calendrier Type de contrôle supplémentaire Description Date de création de la version du document Process Director Date de création de la version du document Process Director Date de création de la version du document Process Director Date de création de la version du document Process Director Date de création de la version du document Process Director Date de création de la version du document Process Director Code du contrôle : 0001 FR Différences entre prix de la facture et prix à la commande 0002 FR Fournisseur est aussi fournisseur dans la commande 0003 FR Quantité facturée supérieure à quantité non encore facturée mais livrée 0004 FR Données bancaires de la facture identiques à données de base 0005 FR Document déjà existant (doublons) 0006 FR Société est aussi la société de la commande 0007 FR Montant de la facture dépasse la limite 0009 FR Contrôle de l'id de la banque société et/ou du type de banque partenaire 0010 FR Contrôle du taux couvert et du montant 0011 FR Quantité facturée supérieure à quantité commandée 0012 FR Postes de commande corrects 12/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation
Annexe Type de processus Nom champ interne Structure dans laquelle l erreur est apparue Numéro de poste Division Domaine activité Drapeau Ind. Facture Fournisseur ID Systéme Source Nr. document PD Origine du document Pièce FI / MM Société 0013 FR Auteur de la facture bloqué 0014 FR Coûts indirects d'acquisition non prévus dans le document FI 0015 FR Données fiscales correctes 0016 FR Dépassement des limites 0017 FR Tolérances employés 0018 FR Montant de base de l'impôt à la source n'a pas été saisi ou est nul Z002 FR Contrôle du RIB / IBAN Z004 FR Contrôle de la cohérence entre le n de commande et le n de contrat cadre Z005 FR Contrôle de l indicateur exception (mention proforma, duplicata ou affactureur) Z007 FR Contrôle n de carte achats Z010 FR Contrôle du rejet de la commande Z011 FR Pour un avoir, contrôle que la facture en référence a bien été prise en charge Z012 FR Contrôle fournisseur dans les fonctions partenaires du marché Z013 FR Différences entre prix de la facture et prix à la commande Z014 FR Contrôle de tolérance sur frais supplémentaires non planifiés Z015 FR Fournisseur est aussi fournisseur dans la commande Processus au cours duquel l erreur est survenue (par exemple 6 Contrôler) Nom technique du champ source de l erreur Structure portant le champ générant l erreur Numéro du poste de document Process Director générant l erreur Division indiquée en entête du document Process Director. Cette zone est vide pour les factures multi-imputées Domaine indiquée en entête du document Process Director Indicateur facture. Si cet indicateur est vide il s agit d un avoir. Nom et code BFC du fournisseur (différents attributs peuvent être affichés par le menu contextuel notamment les données d adresse, les identifiants fiscaux, le code blocage) Indique le système ERP source. Non significatif au CRNS Numéro interne du document dans le module Process Director Account Payable Un document a deux origines possibles : OCR lorsqu il est numérisé, et Interface Idoc lorsqu il provient de la plateforme de dématérialisation fiscale Indique s il s agit d une pièce sans commande (FI) ou sur commande (MM) Société facturé PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 13/52
TSA Type de document SAP Type document INVOICES COCKPIT TSA indiqué lors de la numérisation Type de pièce utilisé dans BFC pour la prise en charge (RE pour les factures et RA pour les avoirs) Vaut avoir, facture sur commande prévisionnelle ou facture sur commande standard 2.3 Les ratios disponibles Affiché/masqué Description par défaut Compteur Affiché Nombre de message d erreur 14/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation
Annexe 3. Evènement transition Cet état indique le temps moyen constaté (en jours) entre deux évènements pour l ensemble des documents sur une période donnée. Les différents statuts sont : Scan Interprétation (LAD) Vidéo-codage Transfert vers PDAP Entrée dans PDAP (date de transfert depuis Invoices ou Generix) Dernière erreur Lancement du premier workflow Lancement du dernier workflow Fin du premier workflow Fin du dernier workflow Première erreur constatée sur le document Dernière erreur constatée sur le document Prise en charge Rejet En approbation 3.1 Les variables de sélection Description Valeur par défaut Intevalle mois calendrier Seuls les évènements survenus dans la période indiquée sont analysés Vide (tous les évènements sont analysés) 3.2 Les axes disponibles Année civile Année civile/semaine Horodatage UTC évènement Année civile/trim. Année civile/mois Jour calendaire Mois calendrier Année civile/semaine Evènement de début Evènement de fin L événement de début est le premier Description Date de survenance de l évènement Date de survenance de l évènement Date de survenance de l évènement Date de survenance de l évènement Date de survenance de l évènement Date de survenance de l évènement Date de survenance de l évènement Date de survenance de l événement L état calcul le délai entre 2 évènements. Cet axe indique l événement à partir duquel les délais sont calculés. L état calcul le délai entre 2 évènements. Cet axe indique l événement jusqu auquel les délais sont calculés. Indique qu il s agit du premier évènement rencontré sur le document Process Driector PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 15/52
L événement de fin est le dernier Drapeau de transition directe Indique qu il s agit du dernier évènement rencontré sur le document Process Director Indicateur de continuité. Cette indicateur vaut X si l événement de début et de fin sont contigus (par exemple début = scan et fin = interpret) N de document Process Director Numéro interne du document dans le module Process Director Account Payable Fournisseur Type de document SAP Origine du document Type document INVOICES COCKPIT TSA Division Drapeau indicateur facture Domaine d activité Pièce FI/MM Société Nom et code BFC du fournisseur (différents attributs peuvent être affichés par le menu contextuel notamment les données d adresse, les identifiants fiscaux, le code blocage) Type de pièce utilisé dans BFC pour la prise en charge (RE pour les factures et RA pour les avoirs) Un document a deux origines possibles : OCR lorsqu il est numérisé, et Interface Idoc lorsqu il provient de la plateforme de dématérialisation fiscale Vaut avoir, facture sur commande prévisionnelle ou facture sur commande standard TSA indiqué lors de la numérisation Division indiquée en entête du document Process Director. Cette zone est vide pour les factures multi-imputées Indicateur facture. Si cet indicateur est vide il s agit d un avoir. Domaine indiquée en entête du document Process Director Indique s il s agit d une pièce sans commande (FI) ou sur commande (MM) Société facturé 3.3 Les ratios disponibles Affiché/masqué Description par défaut Temps moyen de transition (jours) Affiché Temps moyen en jours entre l événement de début et l événement de fin Temps de transition (jours) Masqué Temps exact en jours entre l événement de début et l événement Compteur de document Masqué Nombre de document process director entre l événement de début et l événement de fin 16/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation
Annexe Temps pour transition Masqué Temps exact en secondes entre l événement de début et l événement PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 17/52
4. Timing processus Cet état permet de restituer par document (ou à maille moins fine) les horodatages de scan, de transfert vers PDAP, du dernier workflow ou de prise en charge. Il permet ainsi de calculer le délai de prise en charge par document ou le délai moyen par division, TSA ou n de lot. 4.1 Les variables de sélection Description Valeur par défaut Société Société facturée Vide. Toutes les sociétés sont considérées Fournisseur Fournisseur émetteur du document Vide. Tous les fournisseurs sont considérés Année civile/mois Date de l événement 4.2 Les axes disponibles AP Document unique Description Référence technique au document dans le module Process Director Account Payable N de document Process Director Numéro interne du document dans le module Process Director Account Payable Société Fournisseur TSA Division Domaine d activité Pièce FI/MM Société facturée Nom et code BFC du fournisseur (différents attributs peuvent être affichés par le menu contextuel notamment les données d adresse, les identifiants fiscaux, le code blocage) TSA indiqué lors de la numérisation Division indiquée en entête du document Process Director. Cette zone est vide pour les factures multi-imputées Domaine indiquée en entête du document Process Director Indique s il s agit d une pièce sans commande (FI) ou sur commande (MM) 4.3 Les ratios disponibles 18/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation
Annexe Affiché/masqué Description par défaut Horodatage scan Date Affiché Date du scan du document Horodatage scan Temps Affiché Heure du scan du document Horodatage transfert vers Affiché Date de transfert du document vers PDAP PDAP Date Horodatage transfert vers Affiché Heure de transfert du document vers PDAP PDAP Temps Horodatage envoi du dernier Affiché Date de transfert du document vers PDAP workflow Date Horodatage envoi du dernier Affiché Heure de transfert du document vers PDAP workflow Temps Horodatage Approbation Affiché Date de transfert du document vers PDAP Date Horodatage Approbation Affiché Heure de transfert du document vers PDAP Temps Horodatage passage en Affiché Date de transfert du document vers PDAP compte - Date Horodatage passage en Affiché Heure de transfert du document vers PDAP compte Temps Durée total - Heure Affiché Nombre de document process director entre l événement de début et l événement de fin Horodatage passage en compte Minute Affiché Temps exact en secondes entre l événement de début et l événement Durée totale balayage Passage en Compte Masqué Temps en seconde entre le scan et la prise en charge Durée totale Transfert Passage en Compte Masqué Temps en seconde entre le transfert dans PDAP et la prise en charge Durée totale entrée WC Passage en Compte Masqué Temps en seconde entre le dernier lancement de workflow et la prise en charge Durée totale approbation Passage en Compte Masqué Temps en seconde entre la dernière validation de workflow et la prise en charge PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 19/52
5. Taux d automatisation document MM Cette requête indique le volume de factures pris en charge automatiquement c est à dire sans avoir fait l objet d un workflow. Ramené au nombre total de factures sur commande sur la période elle en calcule le taux d automatisation en nombre et en valeur. 5.1 Les variables de sélection Description Valeur par défaut Date de reporting Les documents dans process Date du jour director sont versionnés. La date de reporting permet de figer la photo du stock à analyser Intervalle mois calendrier Sélection de documents sur la base de la date de photo. Seuls les documents dont au mois une photo à l intérieur de cette période de sélection répond Vide Processeur Workflow Pièce FI/MM aux critères sont sélectionnés L état ne tient compte que des documents pour lesquels aucun workflow n a été lancé L état ne tient compte que des factures/avoirs sur commande Valeur vide masquée non modifiable Valeur MM masquée non modifiable 5.2 Les axes disponibles Description N de document Process Director Numéro interne du document dans le module Process Director Account Payable Société Société facturée TSA TSA indiqué lors de la numérisation Division Division indiquée en entête du document Process Director. Cette zone est vide pour les factures multi-imputées Domaine d activité Domaine d activité indiqué en entête du document Process Director Date de conversion de devises Date du cours lorsque celle-ci a été précisée en entête de document Process Director (ce n est en principe pas le cas au CNRS) Mode paiement Code BFC du mode de paiement exploité (ou à exploiter) pour le paiement Clé des conditions de paiement Code BFC des conditions de paiement précisées dans le document process director 20/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation
Annexe Statut Document Les différents statuts possibles sont : Traitement incorrect Passé en compte avec succès Supprimé Partiellement passé en compte WORK CYCLE WORK CYCLE pour information Payé Rejeté Blocage paiements Code BFC du blocage paiement Drapeau Ind. Facture Indicateur facture. Si cet indicateur est vide il s agit d un avoir. Origine du document Un document a deux origines possibles : OCR lorsqu il est numérisé, et Interface Idoc lorsqu il provient de la plateforme de dématérialisation fiscale Date comptable pièce Date comptable du document s il est pris en charge, vide sinon Type d écriture Indique par quel moyen le document a été pris en charge : En ligne (un opérateur clique sur le bouton prise en charge arrière plan) Submit (un opérateur exécute le procesus de prise en charge écran par écran, interdit au CNRS) Repetitor (la prise en charge a été effectuée par le program Repetitor) Work cycle (prise en charge effectuée directement par la dernière étape de workflow) EDI cockpit (prise en charge automatique par le module EDI) Inport (le document existe dans BFC et est importé dans PDAP) Passation Cpte : UID Identifiant de l utilisateur ayant procédé à la prise en charge Mode pass. Cpte Vaut toujours «Contrôle MM logistique de factures» pour les documents pris en charge. Vide sinon. Type de procesus Indique le processus qui a généré cette version de document Process Director (par exemple recevoir ou transfert FI->MM) Type de document SAP Type de pièce utilisé dans BFC pour la prise en charge (RE pour les factures et RA pour les avoirs) Dernier Modif. Doc Identifiant de l utilisateur ayant modifié le document en dernier Année civile/trim. Année civile/trim. PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 21/52
Jour calendaire Année civile/semaine 5.3 Les ratios disponibles Affiché/masqué Description par défaut Total MM Affiché Nombre de document (facture ou avoir) sur commande MM automatisés Affiché Nombre de facture (avoirs inclus) sur commande pris en charge automatiquement c est à dire sans workflow Taux d automatisation Affiché Ratio taux d automatisation sur la base du nombre de document Total MM TTC en EUR Affiché Montant total des documents (facture ou avoir) sur commande MM automatisés en EUR Affiché Montant total des factures (avoirs inclus) sur commande pris en charge automatiquement c est à dire sans workflow Taux d automatisation en EUR Affiché Ratio taux d automatisation sur la base du montant des documents 22/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation
Annexe 6. ABC AP montant TTC du document Cet état ABC peut être utiliser pour identifier les fournisseurs les plus importants en volume de factures ou en montant, les statuts les plus couramment rencontrer, Il permet répartir le volume de factures en montant ou en nombre selon plusieurs critères. Exemples de questions : Quel fournisseur m envoie le plus de facture? Avec quel fournisseur je fais le plus gros chiffre? 6.1 Les variables de sélection Description Valeur par défaut Date de reporting Les documents dans process Date du jour director sont versionnés. La date de reporting permet de figer la photo du stock à analyser Indicateur facture L état ne tient compte que des documents facture Valeur X masquée non modifiable 6.2 Les axes disponibles Description N de document Process Director Numéro interne du document dans le module Process Director Account Payable Société Société facturée TSA TSA indiqué lors de la numérisation Division Division indiquée en entête du document Process Director. Cette zone est vide pour les factures multi-imputées Domaine d activité Domaine d activité indiqué en entête du document Process Director Devise du document Devise inscrite dans l entête de document process Director. Les documents sans devise sont exclus de cette requête Statut du document Les différents statuts possibles sont : Traitement incorrect Passé en compte avec succès Supprimé Partiellement passé en compte WORK CYCLE WORK CYCLE pour information Payé Rejeté Drapeau indicateur Facture Indicateur facture. Si cet indicateur est vide il s agit d un avoir. PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 23/52
Type de document SAP Origine du document Type de document Invoices Cockpit Pièce FI/MM Fournisseur Date de conversion des devises Type de pièce utilisé dans BFC pour la prise en charge (RE pour les factures et RA pour les avoirs) Un document a deux origines possibles : OCR lorsqu il est numérisé, et Interface Idoc lorsqu il provient de la plateforme de dématérialisation fiscale Vaut avoir, facture sur commande prévisionnelle ou facture sur commande standard Indique s il s agit d une pièce sans commande (FI) ou sur commande (MM) Nom et code BFC du fournisseur (différents attributs peuvent être affichés par le menu contextuel notamment les données d adresse, les identifiants fiscaux, le code blocage) Date du cours lorsque celle-ci a été précisée en entête de document Process Director (ce n est en principe pas le cas au CNRS) 6.3 Les ratios disponibles Affiché/masqué Description par défaut Montant TTC Affiché Montant de la facture Montant TTC cumulé Affiché Montant cumulé de toutes les factures de la première ligne jusqu à la ligne en cours Montant TTC cumulé en pourcentage Affiché Fraction du montant cumulé par rapport au total Compteur de document Affiché Nombre de factures Compteur de document cumulé Affiché Nombre de factures cumulées de la première ligne de l état à la ligne en cours Compteur de document cumulé en pourcentage Affiché Fraction du compteur cumulé sur le nombre total de factures 24/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation
Annexe 7. Vue d ensemble des documents Cet état restitue les informations de nombre et de valeur des documents (factures, avoirs) dans la devise locale et dans la devise du document, pour une période donnée. Il est principalement utilisé pour un reporting opérationnel, exemples : Nombre de documents non traités, avec ou sans erreur, Backlog, Nombre de documents traités (comptabilisés, payés), Nombre de documents impayés (sans document de clearing SAP). Exemples de questions : Combien de documents comptabilisés et non comptabilisés sont dans le système sur le dernier mois? Quels sont les documents non comptabilisés avec et sans erreur? 7.1 Les variables de sélection Description Valeur par défaut Date de reporting Les documents dans process director sont versionnés. La date de reporting permet de figer la photo du stock à analyser Date du jour 7.2 Les axes disponibles Description N de document Process Director Numéro interne du document dans le module Process Director Account Payable Date dernier changement Société Société facturée TSA TSA indiqué lors de la numérisation Division Division indiquée en entête du document Process Director. Cette zone est vide pour les factures multi-imputées Domaine d activité Domaine d activité indiqué en entête du document Process Director Devise du document Devise inscrite dans l entête de document process Director. Les documents sans devise sont exclus de cette requête Statut du document Les différents statuts possibles sont : Traitement incorrect Passé en compte avec succès Supprimé Partiellement passé en compte WORK CYCLE WORK CYCLE pour information Payé Rejeté PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 25/52