Passage de l année budgétaire 2013 à 2014 Cette documentation est destinée aux structures qui ont effectué leur budget prévisionnel 2013 avec le module budget appointements de la gamme alfagrh, et qui s apprêtent à commencer celui de 2014. Elle décrit succinctement chaque étape du passage d une année budgétaire à une autre. Elle est destinée aux structures qui n ont pas modifié significativement l organisation générale de leurs budgets. Dans le cas contraire et pour le détail de chaque opération, vous pouvez consulter le document Budget prévisionnel dans l aide en ligne de l application alfagrh. Ci-dessous les étapes à suivre pour établir le budget prévisionnel 2014 à partir de 2013 : 1 Identifier le type de classeur attendu (TeleBP, HAPI, classeur éditeur) par budget 2 Créer l année budgétaire 2014 3 Dupliquer le scénario de l année budgétaire 2013 en 2014 4 Modifier les informations liées au(x) financeur(s) / budget(s) 5 Modifier l arborescence en fonction des types de classeur choisis 6 Constituer le plan de budget 2014 7 Contrôler les clés de répartition 8 Importer le modèle de comptes budgétaires 9 Modifier le modèle propre aux EHPAD (HAPI) 10 Exporter vers le cadre normalisé Page 1 sur 9
1 Identifier le type de classeur attendu par budget Il existe différentes normes d alimentation vous permettant de présenter le budget prévisionnel aux financeurs à partir d alfagrh : HAPI : HArmonisation du Partage de l Information : ce nouvel outil piloté par la CNSA (Caisse Nationale de Solidarité pour l Autonomie) est mis en place à partir de 2013, pour l établissement des budgets prévisionnels 2014. TeleBP : outil permettant de réaliser vos budgets prévisionnels et vos comptes administratifs, conformément aux cadres réglementaires en vigueur pour les établissements et services du secteur médico-social, norme demandée par certains Conseils Généraux. Classeur éditeur : Il s agit du classeur Microsoft Excel produit par alfa informatique. Il convient donc de vous renseigner auprès de vos financeurs afin de connaître le type de classeur attendu, budget par budget. 2 Création de l année budgétaire 2014 Fichier \ Années budgétaires et scénarii Cliquer sur le crayon et saisir 2014 dans l année budgétaire. Puis valider par le bouton Le type d effectif que vous sélectionnez pour l année concernée est celui qui sera utilisé lors de vos éditions du budget prévisionnel, et lors de son transfert dans le cadre normalisé. Tenue poste : Horaire hebdomadaire de la tenue de poste Tenue de poste calendai. : Horaire hebdomadaire de la tenue de poste * Nb jours calendaires de la tenue de poste sur la période / Nb jours calendaires de la période. Bulletin 0911/0913 : heures rémunérées pied de bulletin Contrat 0001 : rubrique 0001 (horaire de base) Vous pouvez désormais archiver les années à l aide du bouton Archiver. Page 2 sur 9
3 Duplication du scénario de l année 2013 en 2014 Fichier \ Années budgétaires et scénarii 3.1 Le scénario Il est recommandé de dupliquer le scénario de 2013. Pour ce faire, sélectionnez l année 2013 puis cliquez sur le bouton. L écran suivant apparaît : Sélectionner dans la liste déroulante le scénario source de 2013 (scénario à dupliquer). Cocher Autre année budgétaire et sélectionner 2014 dans Année budgétaire Saisir le libellé du nouveau scénario de 2014 (scénario cible). Cliquer sur le bouton Pour pouvoir reprendre des données de l année budgétaire 2013 (ETP demandé ou alloué, valeurs en points ou en Euros, etc.) sur les états budgétaires 2014, il est impératif que les deux scenarii aient strictement le même identifiant. La duplication d un scénario a pour effet de : Créer un nouveau scénario portant sur les mêmes dossiers que le scénario source Dupliquer l ensemble des clés de répartition budgétaire Dupliquer les paramètres de calcul Reprendre les liens postes budgétaires / clés de répartition Reprendre les modèles des états standards Reprendre la correspondance budget / comptabilité Après avoir créé la nouvelle année budgétaire et le nouveau scénario, cliquer sur Fichier \ Sélection de l année budgétaire puis sélectionner l année budgétaire et le scénario de 2014. 3.2 Les paramètres de calcul Environnement \ Données liées au scénario pour l année budgétaire \ Paramètres de calcul Vous devez modifier les paramètres de calcul qui seront utilisés dans le scénario de l année 2014 pour chaque Convention Collective (valeurs de point, taxe sur les salaires, plafonds ) en cliquant sur le bouton Paramètres. Si les seuils 1 et 2 sont paramétrés, il est indispensable de renseigner le 3 ème seuil de taxe sur salaires pour chaque convention collective concernée : Tant que le 3 ème seuil de la taxe sur les salaires n est pas renseigné, un message s affichera à la sélection de l année budgétaire. Page 3 sur 9
4 Modification des informations financeurs / budgets Environnement \ Données générales \ Financeurs / Budgets Pour chaque budget présenté, il est nécessaire d indiquer le type de classeur qui sera remis au financeur : Tant que cette information n est pas renseignée, vous ne pourrez pas procéder au calcul de votre budget. Vous pouvez désormais archiver les budgets qui ne sont plus utilisés à l aide du bouton Archiver budget. 5 Modification de l arborescence budgétaire Environnement \ Données générales \ Arborescences budgétaires Si vous avez au moins un budget concerné par la présentation TeleBP du classeur, vous devez renseigner une sous-catégorie sur chacun des emplois composant les différents paragraphes de ce budget. Pour cela, sélectionner un paragraphe, cliquez sur sous-catégories dans l écran ci-dessous :, puis renseigner les différentes Si vous êtes a menés à faire des modifications sur les sous-catégories, il conviendra de relancer les calculs des postes budgétaires concernés. Page 4 sur 9
Lors du calcul du budget prévisionnel, si une sous-catégorie n a pas été renseignée dans l arborescence, un message d avertissement vous préviendra. La sous-catégorie déduite sur les postes budgétaires est visible et modifiable en mode budget dans le thème Identification : D autre part, si dans le courant de l année 2013, vous avez créé de nouveaux emplois, ou utilisé de nouveaux emplois systèmes pour la première fois, vous devez ajouter ces emplois dans l arborescence budgétaire pour que les postes budgétaires correspondants soient inscrits au budget. 6 Constitution du plan de budget 2014 Plan de budget \ Rubriques de budget Avant de procéder à l importation des rubriques, et pour un calcul correct du 3 ème seuil de taxe sur les salaires, il est nécessaire de créer la rubrique correspondante en paie. Pour plus d informations, vous pouvez consulter la liste des évolutions de la version 1.83.3003, paragraphe 5.1, accessible depuis le menu? \ Aide en ligne \ Listes évolutions. Si vous avez déjà paramétré la rubrique en paie vous devez procéder à l importation des rubriques comme suit : Cliquer sur le bouton Importer les rubriques. L écran suivant apparait : Page 5 sur 9
Pour reprendre le plan de budget de l année précédente de manière efficace vous devez : Importer toutes les rubriques à partir du plan de budget de l année 2013 : un plan identique est créé en 2014, avec toutes les options mises en place en 2013. Importer à partir du plan de paie toutes les rubriques, en laissant l option «Anomalie si les rubriques ont déjà été importées» cochée : cette dernière manipulation intègre dans votre plan de budget les rubriques de brut, charges et divers qui ont été créées pour les payes de 2013. Pour un bon fonctionnement de votre module budget, vous devez ensuite vérifier, surtout pour les rubriques nouvellement importées de la paye, les options définies dans les thèmes Identification, Paramétrage et Organismes. 7 Contrôle des clés de répartition Environnement \ Données liées au scénario pour l année budgétaire \ Clés de répartitions budgétaires. Les clés sont dupliquées en même temps que le scénario auquel elles sont rattachées. Il faut contrôler les clés existantes et le cas échéant créer de nouvelles clés. Si vous avez créé un nouveau scénario sans passer par la duplication, vous devez créer à nouveau toutes les clés de répartition. Il est possible d archiver les clés de répartition, permettant ainsi d alléger les listes faisant référence à ces clés. 8 Importation du modèle de comptes budgétaires Environnement \ Données liées à l année budgétaire\ Modèles de comptes budgétaires En cliquant sur le bouton Exportation/Importation, l écran suivant apparait : Importation issue du budget permet d importer le modèle de comptes défini sur une autre année budgétaire. Imputation issue de la paye permet l importation du modèle de comptes défini en paie. Si plusieurs modèles existent en paie, il est nécessaire de sélectionner celui retenu pour importation dans le budget. Nous vous conseillons de reprendre le modèle de comptes du budget de 2013. Vous devez ensuite le mettre à jour en incluant dans les colonnes les rubriques de paie créées en 2013. Page 6 sur 9
9 Modification de l édition propre aux EHPAD - HAPI Environnement \ Données liées à l année budgétaire\ Configuration des états standards Si vous avez des établissements de type EPHAD (Etablissement d Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes), et que vous êtes concernés par la norme HAPI (voir paragraphe 1), vous devez compléter le paramétrage du tableau EHPAD comme suit : - Cliquer sur la ligne BP-EHPAD Personnel salarié, puis sur le bouton Paramètres : - Puis dans l écran ci-dessous, vous devez paramétrer la ligne L06 ASG (Assistant de Soins en Gérontologie), en sélectionnant les types de contrats et emplois que vous souhaitez voir apparaître dans ce paragraphe : Page 7 sur 9
10 Export vers le cadre normalisé Budget \ Export classeur Cadre Normalisé Une fois les paramètres renseignés, et les calculs effectués, vous pouvez réaliser un export vers le cadre normalisé : Le bouton Préparation permet de lancer la première étape de génération des données pour le cadre normalisé. Le feu passe au vert à l issu du traitement. Le bouton Export EXCEL propose deux traitements différents : - Export classeur vide : ce classeur ne comporte que les onglets propres aux ressources humaines. - Export dans le classeur Excel du cadre normalisé : Cette option nécessite d aller rechercher le fichier de destination préalablement rempli avec les données de la comptabilité. 10.1 Export classeur vide L ensemble des onglets est transféré et visible dans ce classeur quel que soit le type de classeur choisi : A11- Tableau des effectifs A11 Tableau des effectifs TELEBP Annexe II Charges d exploitation (Groupe 2) EHPAD personnel salarié EHPAD personnel salarié TELEBP EHPAD Personnel salarié HAPI Présents uniquement si vous avez des établissements de type EHPAD Vous pouvez ainsi vérifier vos données. Page 8 sur 9
10.2 Export classeur cadre normalisé Budget appointements Une fois le transfert terminé, le classeur s ouvre et vous devez choisir le type de présentation à partir de l onglet «Mode d emploi». Seuls les onglets correspondants seront ainsi affichés : Si vous avez choisi le type de classeur TeleBP : Seuls les postes ayant une souscatégorie renseignée sont affichés dans le tableau des effectifs. Page 9 sur 9