Guide de l utilisateur Félicitations, Data-Concept vous félicite de votre achat, vous avez acquit un outil remarquable. Flexo est un logiciel doté de nombreuses et puissantes fonctions, son ergonomie, sa simplicité et sa flexibilité vous séduirons, son paramétrage est à la portée de tout utilisateur. Flexo est un logiciel par défaut multi postes, aucune licence supplémentaire n est requise, vous l utiliserez sur 1,2, ou 100 postes Quel que soit votre domaine d activité, Flexo vous conviendra, il suffit de choisir votre métier et Flexo vous proposera les fonctions adaptées. Flexo supporte et gère tous les périphériques existants et nécessaires aux points de ventes Tiroir caisse Afficheur client Lecteur de code barre Imprimante de bureau Imprimante ticket Ecran tactile Clavier programmable sur écran tactile Terminal portable d acquisition de données Lecteur de toutes cartes magnétiques ou de proximités Balance En option : Doseur de boissons Vous trouverez dans ce guide toutes les informations nécessaires afin d exploiter au mieux votre logiciel. Toutes informations complémentaires ou demandes spécifiques pourront être obtenues auprès de votre revendeur ou à l adresse suivante : Data-Concept flexo@data-concept.eu Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 1
Table des matières PREMIÈRE UTILISATION DE FLEXO... 3 PARAMÉTRAGE DE FLEXO... 4 DOSSIERS... 5 UTILISATION DE FLEXO DANS UN RÉSEAU... 6 CHOIX D UN MODÈLE D IMPRESSION... 6 GESTION & DÉFINITION DES UTILISATEURS... 7 LES ARTICLES... 8 LES CLIENTS... 11 LES FOURNISSEURS... 11 VENTES COMPTOIR... 12 LISTES DES FONCTIONS DISPONIBLES À LA VENTE... 13 PARAMÉTRAGE ET PERSONNALISATION DES PANNEAUX TACTILES... 20 LES DOCUMENTS... 21 CRÉER UN NOUVEAU DOCUMENT... 21 LA BOÎTE DE GESTION DES DOCUMENTS... 22 CONVERSION DES DOCUMENTS... 23 HISTORIQUE DES VENTES... 24 CLÔTURE DE CAISSE... 26 GESTION DU STOCK... 27 ENTRÉES EN STOCK... 28 ASSOCIATION D UNE ENTRÉE EN STOCK À UNE FACTURE D ACHAT.... 29 VALEUR DU STOCK... 29 GESTIONNAIRE DES ACHATS... 30 LA FICHE ACHAT... 31 COMMANDES FOURNISSEURS... 32 LISTE DES ARTICLES NÉCESSITANT COMMANDE... 33 GESTION DES PROMOTIONS / SOLDES... 34 INVENTAIRE... 35 ANALYSES... 36 HISTORIQUE DES VENTES : VOIR PLUS HAUT... 36 ANALYSES SUR LES VENTES FACTURÉES... 36 A PARTIR DU MENU PRINCIPAL : ANALYSES / ANALYSE SUR LES VENTES FACTURÉES... 36 TOTAUX JOURNALIERS... 37 CHIFFRE D AFFAIRES & MEILLEURES VENTES.... 37 CHIFFRE D AFFAIRES PAR CLIENT.... 38 RÉSULTAT PÉRIODIQUE... 39 FACTURATION DES VENTES COMPTOIR... 40 COMMANDES CLIENTS COLLECTÉES... 40 GESTIONNAIRE D ÉTIQUETTES... 41 GESTION DES VIDANGES LORS DE LA VENTE... 42 LA BOÎTE DE SÉLECTION DES ARTICLES... 43 LA BOÎTE À OUTILS... 44 BACKUP ET STRATÉGIE DE SÉCURITÉ... 47 UTILISATION D UN TERMINAL PORTABLE... 48 GÉNÉRATEUR D ÉTATS... 49 Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 2
Première utilisation de Flexo Lors de la première utilisation, Flexo affichera une boîte de bienvenue. Celle-ci vous indique que les fichiers nécessaires à l'utilisation de Flexo sont automatiquement créés, néanmoins vous devrez encore spécifier vos paramètres utilisateur. Pour cela cliquez sur le bouton Paramètres. Après avoir entré vos paramètres utilisateurs, cliquez sur le bouton Quitter. Les informations minimums que vous devez encoder dans la boîte des paramètres sont : Utilisateur : Le nom et les cordonnées de votre entreprise, votre N de registre de commerce ainsi que les informations sur vos comptes. TVA : Les taux de TVA utilisés. Le reste n'est pas impératif, consultez votre guide de l'utilisateur. Après avoir quitté l'assistant, une boîte vous demandera d'entrer vos codes utilisateur. Ces codes vous sont fournis lors de l'achat de votre logiciel, ils représentent votre N de TVA crypté, lorsque vous entrez vos codes, votre N de TVA sera décrypté et intégré dans la boîte des paramètres. Le N de TVA apparaîtra toujours lors de l'impression de vos tickets et factures. Si vous n'entrez pas vos codes utilisateur, ils vous seront demandés à chaque démarrage de Flexo et les impressions seront désactivées. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 3
Paramétrage de Flexo La boîte des paramètres centralise tous vos paramètres utilisateur Pour ouvrir la boîte des paramètres : Options / Paramètres Utilisateur : Entrez vos coordonnées, ces informations seront reprises sur l entête des tickets et factures Financier : Quatre taux de TVA sont possibles, le premier taux sera toujours celui le plus utilisé, car il est généralement proposé par défaut. Le symbole monétaire, ce sera en pratique EURO ou le symbole. Lors des règlements par carte bancaire vous pourrez effectuer un choix parmi les modes de paiement proposés, ceux-ci sont personnalisables. Activer la Gestion des bons d achat si vous désirez que lorsqu un client nominé effectue un achat, un pourcentage ou une valeur du montant de l achat se reportera sur son compte (voir gestion des bons d achat) Options générales : Désactiver les contrôles sur les quantités permet de vendre des articles qui ne sont pas en stock. Cochez Gérer les vidanges si vous désirez spécifiez les vidanges entrées et sorties lors des ventes (voir gestion des vidanges) Le compte SMPT est celui qui vous à été donné par votre fournisseur d'accès à Internet, il sera utilisé par Flexo pour envoyer par e-mail, des documents et/ou la caisse journalière. Adresse émail d envoie correspond à l adresse qui recevra les e-mails envoyés par Flexo. Lorsque plusieurs PC utilisent Flexo en réseau, la Numérotation commune permet d utiliser les mêmes compteurs de factures, tickets de caisse et autres documents. Désactiver cette fonction si vous désirez que chaque PC numérote ses documents avec son propre compteur. Préfixe de numérotation ajoute un préfixe à la numérotation automatique des documents. Ceci est utile lorsque la numérotation est commune en réseau, le préfixe pourra alors spécifié le pc qui a produit le document. Flexo demandera un mot de passe lors de son lancement uniquement si le premier mot de passe est spécifié dans les paramètres. Le mot de passe spécifié correspond au passe Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 4
Administrateur, si le passe est vide, la gestion des droits et des mots de passe utilisateurs n est pas prise en compte : (voir Droits utilisateurs) Identification requise lors de chaque vente : avant l enregistrement d une vente, une identification sera exigée. Comme son nom l indique Flexo est un logiciel flexible, il s adaptera aux spécificités par rapport à votre secteur d utilisation. Flexo métiers : pour les boutiques textiles choisissez : Textile, pour les restaurants, bars, choisissez : Horeca, pour toute autre activité, choisissez : Ordinaire. Imprimantes : définit les imprimantes qui seront utilisées pour les impressions des documents cités. L afficheur externe client et Balance : Flexo gère ce périphérique sur le port série. Choisissez un mode de compatibilité avec votre périphérique et le port Com utilisé. Lecteur de cartes magnétiques : activer la fonction pour que Flexo accepte le mot de passe via une carte, un badge magnétiques ou une clef Dallas (voir Droits utilisateurs). Dossiers Lors de la première utilisation, un nouveau dossier ayant comme nom, l'année en cours, est automatiquement créé. Un dossier est l'ensemble des éléments désignant votre activité pour une année. Pratiquement, cela représente les fichiers regroupant les ventes et les achats, soit tous les documents créés, le journal des achats, de caisse ainsi que les historiques. Un dossier représente généralement une année de travail, pour cela le nom du dossier sera logiquement le nom de l année en cours. Chaque année, vous devrez créer un nouveau dossier. A partir du menu principal Options / Dossiers (Crtl+D) vous pourrez à tout moment créer ou changer de dossier courant. Pour changer le dossier courant, faite votre choix ensuite utilisez le bouton Sélection. Il n est pas possible de supprimer le dossier courant Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 5
Utilisation de Flexo dans un réseau Flexo est aussi un vrai logiciel réseau qui fonctionne de manière transparente, vous n avez pratiquement aucune configuration à faire.et la licence réseau est valable pour un nombre de postes réseau illimités. Comment utiliser Flexo dans un réseau? Installer Flexo sur tous les PC du réseau Choisissez le PC qui sera serveur Flexo, c est à dire celui qui centralisera les données, sur ce PC partagez le dossier Flexo en mode d accès complet. Sur chaque PC (sauf le serveur), allez dans Options / Outils / Connexions Dans la boîte de connexion, utilisez le bouton Parcourir et enregistrez le chemin du dossier partagé sur le serveur. Flexo accepte la syntaxe des chemins des lecteurs de réseau si un lecteur réseau a été auparavant créé (ex : E:\program files\data- Concept\flexo ) ou des chemins réseau (ex : \\Pcserveur\flexo) C est tout Par défaut, lors de l utilisation en réseau, les compteurs de factures et de tickets sont centralisés sur le serveur. Lorsque vous faites une opération de maintenance de fichier, il ne doit y avoir qu un seul poste ouvert dans le réseau. (voir La boîte à outils) Pour les pros : Flexo (serveur) supporte des grandes charges de données. Les accès simultanés sont verrouillés au niveau des champs des enregistrements des fichiers ce qui assure une grande fluidité, toutes les données sont rafraîchies dans un délai de 0 à 7 secondes maximum. Choix d un modèle d impression Menu : Options / Options / Modèles d impression Flexo est fourni en standard avec une multitude de modèles d impression de factures, devis, et de ticket de caisse, vous pourrez en un seul clic passer d un modèle à l autre. Parcourez tous les modèles avant d effectuer votre choix, certain modèle affiche des prix HT, TTC avec ou sans remise, etc De plus si un modèle ne correspond pas à vos besoins, il sera assez simple de le modifier à l aide du générateur d états fourni avec Flexo (voir Générateur d états) Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 6
Gestion & définition des utilisateurs L utilisateur est la personne qui utilise Flexo, par défaut l utilisateur est Administrateur et aucun mot de passe n est enregistré. Lorsque le mot de passe administrateur n est pas définit dans la boîte des paramètres, la gestion des droits utilisateurs est désactivée. Pour activer la gestion des droits utilisateurs vous devez donc auparavant définir votre mot de passe Administrateur. Les fonctions non autorisées seront désactivées et apparaîtront grisées. Le nom de l utilisateur sera attaché à toutes les opérations effectuées par celui-ci (opérations ventes et création de documents) Pour s identifier, utilisez le bouton suivant ou scannez votre carte magnétique. Entrez votre mot de passe Administrateur ensuite au message «Voulez-vous administrer?» répondez Oui La boîte de gestion des utilisateurs apparaît, dans celle-ci créez un utilisateur, attribuezlui un mot de passe et les parties du logiciel auquel il aura accès. Note : Si vous utilisez un lecteur de carte magnétique ou de proximité, vous devez auparavant activer les fonctionnalités dans la boîte des paramètres. A partir de cet instant, l utilisateur devra s identifier avant d utiliser le logiciel, dans le cas d un restaurant, le serveur s identifiera avant de noter une commande ou d enregistrer une vente. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 7
Les articles Pour accéder au fichier des articles : menu Fichiers / Articles ou F4 ou utilisez le bouton suivant : Le fichier apparaît dans une fenêtre Les articles en rupture de stock, les articles nécessitant commande ainsi que les articles en promotion/solde sont marqués dans la grille. Imprime le fichier Exporte le fichier et envoie le fichier par email Ajoute une fiche article au fichier Filtre le fichier Aperçu avant impression Modifie la fiche sélectionnée Recherche une fiche Supprime la fiche sélectionnée Trie le fichier Note : Un double-clic dans la grille fait apparaître la fiche en mode modification. Dix formats d exportation sont possibles avec envoie par e-mail du fichier exporté. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 8
La fiche article Code Article : généralement, il représente le code barre existant déjà sur les articles. Pour la version Textile, il représentera le code barre que vous générerez. Pour la version Horeca, ce sera une référence interne. Désignation de l article : le nom complet de l article. Catégorie et sous catégorie : il est vivement conseillé de classer vos articles en catégories (familles), pour cela utiliser le bouton Editeur de catégories pour d abord les créer. Les prix d achat et de vente seront entrés HT, il est possible de les entrer TTC, pour cela utilisez le petit bouton «calculette» à droite du champ de saisie. Stratégie de prix Prix de vente fixé : entrez le prix de vente Prix de vente calculé : cochez «calcul du prix» ensuite entrez la marge bénéficiaire désirée. Il est possible de spécifier 5 prix de vente pour un même article, le prix de vente fixé ou calculé est le premier prix, dans «Autres prix» vous pourrez définir les suivants. Ce sera toujours le prix 1 qui sera utilisé sauf si dans la fiche du client vous avez accordé une catégorie de prix différente. Prix dégressif : si vous désirez que le prix de vente devienne dégressif en fonction des quantités vendues, cochez «Utiliser la gestion des prix dégressifs» et ensuite entrez les prix suivant les quantités. Prix promotionnel ou soldé : vous pouvez définir directement dans la fiche article ou à l aide de la fonction «Gestion des promotions/soldes» du menu principal, un prix et une date de début et fin de promotion. Les articles en promotion apparaissent en rouge dans la grille du fichier articles. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 9
Valeur associée : ceci permet de définir un libellé et une valeur qui seront associés à l article, par exemple : certains produits ont une taxe de recyclage. Si votre produit est vendu avec vidange, utilisez le libellé VIDANGE, Flexo ajoutera alors la gestion des vidanges entrées et sorties lors des ventes. Note : la TVA sur les vidanges n est pas comptée : toujours à 0 % Ne pas gérer le stock : cochez cette case pour que Flexo ne gère pas le stock pour cet article. (Case grisée = non cochée) Quantité en stock : lors d une nouvelle fiche, entrez la quantité initiale du produit, par la suite, la quantité sera gérée par Flexo, une vente ou annulation de vente ainsi qu une entrée en stock modifie la quantité pour cet article. La quantité minimum représente la Qte à partir de laquelle cet article sera proposé pour une nouvelle commande. Conditionnement : Entrez obligatoirement un conditionnement si votre article se vend au départ d une balance, par exemple au Kilos. Version Textile : Collection La référence fournisseur de l'article sera automatiquement utilisée si cet article fait partie d'une commande fournisseur. Photo de l'article : A partir de l'onglet "Image", vous pourrez acquérir la photo de l'article depuis tout appareil compatible TWAIN (scanner, Webcam, appareil photo numérique,..) ou à partir d'une image d un dossier ou se trouvant dans le presse papier. Articles composés : Un exemple illustrant l utilisation des articles composés : Vous créez une fiche article pour un ordinateur : le nom de l article sera par exemple : PC standard, le détail des composants du PC sera ajouté à la composition. Vous vendez cet ordinateur et vous établissez une facture : lorsque vous sélectionnez cet article, le nom de l'article sera repris (PC standard) ainsi que le détail des composants. La gestion du stock sera effectuée pour tous les composants du PC T Version Textile : Duplication d articles en taille et couleurs. Taille : Entrez une taille ou sélectionnezla si elle a auparavant déjà été entrée Couleur : Entrez une couleur ou sélectionnezla si elle a auparavant déjà été entrée Lorsque vous avez plusieurs articles identiques et que seul, la taille ou la couleur diffère, vous pouvez dupliquer cet article à partir des données principales. Flexo créera autant d articles en complétant automatiquement la désignation et en incrémentant le code numérique de l article. Attention : dans ce cas le code article doit impérativement être numérique. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 10
Les clients Pour accéder au fichier des clients : menu Fichiers / Clients ou F2 ou utilisez le bouton suivant : Le fichier apparaît dans une fenêtre et se manipule exactement de la même manière que le fichier articles. La fiche client Numéro du client : cochez la case à droite pour obtenir une numérotation automatique Remise : lors de la vente la remise sera automatiquement appliquée pour tous les articles vendus Catégorie de prix : voir stratégie de prix de la fiche article. Total Bons d achat : Si la gestion des bons d achats est activées dans les paramètres de Flexo, ce champ représente le total des valeurs accumulées lors des ventes pour ce client. Cette valeur ne pourra pas être directement modifiée sauf en mode Administrateur. Historique : permet de visualiser, imprimer l historique des documents auparavant créés (Facture, devis, ) ; ne sont pas reprises les ventes comptoir. Photos / Notes : pour acquérir la photo du client depuis tout appareil compatible TWAIN (scanner, Webcam, appareil photo numérique,..) ou à partir d'une image d un dossier ou se trouvant dans le presse papier. Permet également d insérer des notes, remarques de longueur illimitée. Les fournisseurs Pour accéder au fichier des fournisseurs : menu Fichiers / Fournisseurs ou F3 ou utilisez le bouton suivant : Le fichier apparaît dans une fenêtre et se manipule exactement de la même manière que le fichier clients ou articles. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 11
Ventes comptoir Pour accéder au module ventes : menu Gestion / Ventes comptoir ou F5 ou utilisez le bouton suivant : C est à partir de cette fenêtre que vous vendez vos articles, l interface est entièrement paramétrable en fonction de vos besoins. Panneaux de sélection tactile Panneaux des fonctions Boutons programmables Articles sélectionnés à la vente Photo de l article Flexo permet la saisie des articles à vendre de différentes manières : Pratique : 1- Par code barre : il suffit de scanner vos articles, ils apparaîtrons sélectionnés 2- En touchant directement l écran tactile, l organisation en catégorie permet en trois touchés de sélectionner rapidement un article parmis des milliers. 3- En utilisant les boutons d articles programmables Non pratique : 4- En introduisant directement le code de l article dans le champ de saisie 5- En utilisant le bouton Ajouter Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 12
Pour effectuer une vente : Sélectionnez vos articles d une manière au choix. Enregistrez la vente à l aide du bouton Enregistrer du panneau des fonctions. Dans la boîte «À payer» qui apparaît : Choisissez le règlement Utilisez le bouton Enregistrer. Vous pouvez aussi : Entrer le montant reçu, Flexo calcule le montant à rendre. Choisir un client Il est préférable de choisir le client avant d enregistrer la vente, de cette manière, les éventuelles remises seront prises en compte. Listes des fonctions disponibles à la vente Permet le déplacement Suivant le panneau ou la grille utilisée Permet de spécifier les vidanges retournées Permet de placer la vente en attente sur un compte Liste toute les ventes en attente Reprise d une vente en attente Spécifie le client de la vente Recherche et ajoute un article Supprime les articles sélectionnés Remise sur les articles sélectionnés Remise sur tous les articles de la sélection Spécifie et force le prix de vente Crée un bon de commande avec les articles sélectionnés Enregistre la vente et crée un ticket de caisse Modifie la quantité en fonction du poids transmis par la balance Ouvre le tiroir caisse Importe des articles à partir d une commande client Permet d offrir l article sélectionné (prix de vente = 0) Crée une facture avec les articles sélectionnés Permet de paramétrer l interface de vente Note : Certaines fonctions varient suivant le métier paramétré dans Flexo Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 13
Ticket : Enregistrer la vente comptoir Enregistre la vente et produit un ticket de caisse avec les articles sélectionnés. Facture Il est possible de créer une facture à partir des articles sélectionnés dans le module Ventes. Note : vous pouvez aussi produire vos factures à partir du menu Fichier/Nouveau document. Commandes clients Il est possible de créer une commande ou tout autre document à partir de la vente comptoir. Il est aussi possible d importer une commande et de la passer en vente comptoir. Flexo tient compte des acomptes versés lors des commandes lors du passage en vente comptoir. Spécification du client Il n est pas nécessaire de spécifier un client lors de la vente comptoir. Spécifiez le client dans les cas suivants : Vous gérez des cartes de fidélité : la remise est notée dans la fiche du client, lors de chaque vente pour ce client la remise sera automatiquement appliquée. Vous avez plusieurs catégories de prix : en fonction du client, il sera appliqué le prix suivant sa catégorie. Vous gérez des bons d achat pour vos clients, spécifiez le client pour que Flexo puisse mettre à jour son solde en bon d achat. Spécification du prix Vous pouvez à tout moment sélectionner un article et spécifier un prix autre que celui proposé. Cas particulier : Lorsque dans votre fiche article vous avez spécifié un conditionnement (par exemple Kilo) lorsque vous spécifiez le prix, vous pouvez également entrer : 1- Le prix au kilo 2- Le nombre de kilos Ceci est une fonction idéale si vous ne possédez pas de balance connectée à votre système de vente Flexo. Offerts Vend à prix 0 l article sélectionné, l article offert apparaît en rouge. Annule vente Annule la vente pour les articles sélectionnés, ceci cré un mouvement de caisse négatif, les articles sont remis en stock, le tiroir caisse s ouvre pour le remboursement, ceci est une alternative au rappel ticket Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 14
Remises Applique un pourcentage (remise sur article) sur l article sélectionné ou sur tous les articles (remise globale) Note : par la suite à partir de l historique des ventes, il sera possible de visualiser la liste des articles vendus à prix modifiés et les articles offerts. Tiroir caisse L ouverture du tiroir caisse se fait lors d une impression de ticket, il est toutefois possible de l ouvrir sans effectuer une vente, à condition que l utilisateur possède des droits sur cette fonction. Ventes en attente Pour mettre en attente une vente, il suffit de la transférer vers un compte provisoire, il peut y avoir 99 comptes, pour reprendre une vente en attente utilisez le bouton Reprise compte. Pour visualiser les ventes en attente, utilisez le bouton Infos comptes. Pour le métier Horeca (resto, bar) ces fonctions sont remplacées par d autres : voir fonctions Horeca Rappel ticket Utilisez cette option pour 1- Modifier et retravailler un ticket : lors d une erreur sur un ticket de caisse 2- Réimprimer un ticket : Spécifiez le numéro du ticket Les articles du ticket réapparaîtront, faites les modifications si nécessaires Enregistrez le ticket Note : la date et l heure du ticket resteront celles du ticket initial. Si des articles sont retirés du ticket une remise en stock sera appliquée. Vidange Si la gestion des vidanges est activée dans la boîte des paramètres, utilisez ce bouton pour spécifier les vidanges retournées lors d une vente. Note : les vidanges fournies sont automatiquement comptées lors de la sélection de l article si la vidange a été spécifiée dans sa fiche. Recherche ou Ajout d article Vous pouvez utiliser ce bouton pour sélectionner un article à vendre, il sera généralement utilisé pour rechercher un article afin de visualiser son prix sans pour autant qu il soit sélectionné. Peser Lorsqu une balance compatible «Toledo» est connectée à votre système de gestion, ce bouton permet de peser l article sélectionné, le poids est transmis à Flexo et celui-ci calcule son prix en conséquence, attention un conditionnement doit être spécifié pour les articles à peser lors de la définition de la fiche article. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 15
Astuces d utilisation Un double clic (ou touché) sur l article sélectionné ou sur le champ quantité permet de modifier la quantité pour cet article Entrez 0 pour supprimer tous les articles sélectionnés Si vous désirez connaître le prix d un article avant de le sélectionné, rechercher-le au travers du bouton Ajouter, son prix TTC apparaîtra dans la boîte de recherche puis quittez la boîte Un double clic (ou touché) sur le champ Partie 1 ou Partie 2 fera apparaître une boîte «Totaliseur», celle-ci permet de totaliser les montants reçus par chèque, de totaliser les billets reçu etc Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 16
H Fonctions spécifiques Horeca (restaurants bars,..) Lorsque Flexo est en configuration Horeca, le panneau des fonctions permet des options spécifiques aux restaurants, bars,... Enregistrez les commandes tables à l aide de ce bouton Permet d insérer une remarque à l article sélectionné Pour visualiser toutes les commandes en cours Clôture les commandes tables afin de générer l addition Remarques Ceci est une fonction qui ajoute une ligne de remarque pour un article sélectionné. Généralement, ces remarques sont des textes préenregistrés qu il suffira de sélectionner. En pratique, cela sera utilisé pour spécifier des accompagnements de plats et des remarques de cuissons. 1 3 2 Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 17
Commandes tables Apres avoir sélectionné les articles dans le module vente, le bouton Commande table permet d enregistrer la commande. Spécifiez le numéro de table et validez,les articles auparavant commandés, apparaîtrons dans la grille «commande en cours» Enregistrez la commande Ajoutez éventuellement une remarque qui sera imprimée sur le ticket de commande. Lors d une commande table, un ticket de commande peut être imprimé ou non. Imprimante comptoir, imprime l ensemble de la commande sur l imprimante désignée. Imprimantes fabrications : Flexo imprimera vers les différentes imprimantes, les parties de commandes concernées. Comment définir les imprimantes fabrications? Lors de la création d un article, celui-ci sera classé dans une catégorie (voir fiche article) Lors de la définition d une catégorie d article (à l aide de l éditeur de catégorie) il est possible de définir une imprimante fabrication pour l ensemble des articles qui seront classés dans cette catégorie. Exemple : Création de la catégorie «Boissons» et choix de l imprimante «Bar» pour cette catégorie. Lors de la création d une fiche article pour un café, vous le classez dans la catégorie «Boissons» Lors d une commande table pour un café, le ticket commande sera imprimé sur l imprimante du bar. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 18
Addition & clôture table Lorsqu un client demande l addition, il vous suffit de clôturer la table. Entrez le numéro de table et validez : tous les articles commandés apparaîtrons dans la grille ensuite utilisez le bouton «Clôture table». Les articles seront transférés dans le module vente où il vous suffira d enregistrer la vente. Eclatement de ticket Il arrive souvent que les clients d une table désirent payer chacun leur part, dans ce cas, à l aide de ce bouton, sélectionnez les articles pour un ticket ensuite utilisez le bouton «Clôture sélection» et recommencez pour les tickets suivants. Transfert de tables Il arrive parfois que des clients de tables différentes se rejoignent et forment une seule table, dans ce cas transférez les commandes d une table vers l autre pour en former qu une seule. H Envoie de messages sur imprimantes Ceci permet de dialoguer au travers des imprimantes, très pratique lorsque la cuisine est assez loin du comptoir Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 19
Paramétrage et personnalisation des panneaux tactiles Une configuration tactile consiste à disposer les articles sur l écran pour qu ils soient tous rapidement accessibles simplement en touchant l écran. Flexo y arrive en présentant les articles selon leurs catégories et sous catégories, si vous géré un magasin d alimentation, vous pourrez, par exemple, sélectionner une boîte de petits pois en pointant Conserves puis Légumes ensuite la boîte désirée avec votre doigt. Lorsque vous utilisez un écran tactile, selon la dimension de votre écran et la taille de votre doigt, il est nécessaire de pouvoir agrandir ou réduire la taille des boutons de sélection des articles. Flexo le permet facilement : Positionnez votre souris sur les lignes de séparation des grilles (indiquées par les flèches), lorsque le curseur change et indique le symbole d ajustement, maintenez le bouton de la souris enfoncé et bougez-la pour ajuster la taille du panneau. Active/ désactive le panneau de sélection tactile A l aide de la fonction Paramètres, vous pouvez : Définir le nombre de boutons par panneau, ainsi que les couleurs et polices de caractères utilisés Programmer des boutons d articles permanents Activer / désactiver le panneau des boutons programmables Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 20
Les documents Flexo permet la création des documents suivants : Facture Offre de prix (Devis) Note de crédit (Avoir) Commande client Commande fournisseur Tous les documents créés sont enregistrés dans le dossier en cours. Chaque type de document possède son propre compteur de numérotation. Flexo gère la chaîne de conversion des documents : une offre de prix peut devenir un bon de commande, une facture et cette dernière pourra devenir une note de crédit. Créer un nouveau document Menu Fichiers / Nouveau ou F11 ou utilisez le bouton suivant : Le numéro du document est auto incrémenté. Vous pouvez directement le modifier dans ce champ La date du document est celle du jour, elle peut être changée 1. Choisissez le type de document que vous désirez créer. 2. Choisissez votre client, si la liste des clients est volumineuse, effectuez une recherche rapide en tapant les premières lettres dans le champ d édition «Expression de recherche». 3. Si le client n'existe pas dans la liste, vous pouvez le créer avec le bouton «Créer». 4. Terminez par le bouton «OK». Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 21
5. La fenêtre «Nouveau document» apparaît. 6. Sélectionnez les articles désirés «F9» ou entrez directement un libellé d'article et son prix dans la grille : dans ce cas les articles ne doivent pas nécessairement exister dans le fichier des articles, ils n'existeront alors que dans le document. 7. Enregistrer «F10», pour continuer. 8. Dans la boîte qui apparaît il est encore possible de modifier certains paramètres du document tels que le numéro, la date ou le client. Spécifiez le mode de règlement. 9. Enregistrer pour terminer. La boîte de gestion des documents Menu Fichiers / Documents du dossier ou utilisez le bouton suivant : A partir de cette boîte, vous pouvez modifier, supprimer, imprimer, visualiser tous types de documents et suivre le paiement de vos factures. Tous les documents apparaissent pour le dossier courant, vous pouvez aussi changer de dossier. Ouvre le document pour le modifier Un icône précède les factures qui ne sont pas payées (non soldées) et les factures en retard de paiement Génère une lettre de rappel de paiement Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 22
Conversion des documents Flexo gère toute la chaîne de conversion des documents. Vous désirez par exemple transformer un bon de commande existant en facture : Ouvrez un bon le commande Cliquez sur le bouton de conversion de la barre d outils ou du menu contextuel. Dans la fenêtre d édition du document vous pourrez toujours y ajouter ou supprimer des articles. Dans la boîte de conversion qui apparaît, choisissez le type de conversion (Facture) puis confirmez. La fenêtre d édition du document représente maintenant le nouveau document converti en facture, le numéro de facture est actualisé. Enregistrez le nouveau document converti. Note : Les documents avant conversion sont automatiquement supprimés. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 23
Historique des ventes Menu Analyses / Historique des ventes ou F7 ou utilisez le bouton suivant : L'historique des ventes reprend les ventes effectuées avec le module "Ventes comptoir" ainsi que les ventes facturées. Les opérations ainsi que les montants différenciés par mode de paiement y sont notés. Par défaut, l'historique reprend toutes les opérations pour le mois courant, néanmoins il est possible d'appliquer un filtre afin d'obtenir une information plus ciblée. Les totaux se rapportent toujours aux articles de la grille (au filtre en cours) Note : l état caisse apparaît pour l utilisateur en cours. Possibilités de filtrage : Par période, par date, par article ou catégorie d'articles : si vous utilisez ce filtre, seules les ventes comptoir seront prises en compte (l'historique des ventes ne reprend pas le détail des articles des factures) Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 24
Etat caisse : lorsque ce filtre est appliqué, les montants affichés correspondent exactement au contenu de votre caisse. Soit le détail des ventes ainsi que les dépôts et retraits pour les opérations non clôturées Toutes ventes : affiche les ventes comptoir et les ventes facturées. Ventes comptoir : uniquement. Ventes facturées : uniquement. Mouvements caisse : les opérations qui ne sont pas des ventes soit les dépôts, retraits et les fonds de caisse. Dépôt en caisse Utilisez ce bouton afin de notifier un apport manuel d'argent de la caisse, le montant ainsi qu'un libellé justificatif vous sera demandé. Retrait de caisse Utilisez ce bouton afin de notifier un retrait manuel d'argent de la caisse, le montant ainsi qu'un libellé justificatif vous sera demandé. Graphe : permet une visualisation graphique des informations de la grille. Imprimer : seules les informations reprisent dans la grille seront imprimées. L'impression prend en compte la ventilation TVA. Exporter : il est possible d exporter l historique dans dix formats standard différents, après exportation le résultat peut être envoyé par émail. Analyses : les filtrages permettent déjà d obtenir des analyses, le bouton Analyses apporte des fonctions supplémentaires : Analyses sur les ventes facturées : les détails des ventes par articles des factures sont reportés dans l historique des ventes facturées. Marge bénéficiaire sur les ventes comptoir : ce module permet de connaître votre marge à partir des ventes comptoir, la marge sera la différence entre le prix d achat et de vente de l article, pour obtenir des résultats exacts, il est nécessaire que vous spécifiez vos prix d achat lors de la création de vos articles. Historique des offerts : reprend tous les articles qui ont été vendus à prix 0. Historique des ventes à prix modifiés : permet d obtenir la liste de tous les articles dont les prix de vente ont été modifiés soit en forçant le prix ou par l application d une remise. Clôturer : voir «clôture de caisse». Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 25
Clôture de caisse Menu Gestion / Clôture caisse ou à partir de l historique des ventes ou utilisez le bouton suivant : La clôture de caisse consiste à effectuer un comptage de la caisse, de noter les prélèvements et les fonds de caisse, de fournir un résumé de l activité. Il ne sera plus possible de modifier les tickets de ventes d une caisse clôturée. Pour une gestion efficace la clôture devra être journalière. Flexo permet la clôture de la caisse entière ou par vendeur de la journée ou d une période il peut y avoir plusieurs clôtures dans la même journée. Notez ici les prélèvements de clôture Date de clôture Le détail de toutes les ventes peut-être joint à l impression de la clôture Une image de la clôture peut être envoyée par e-mail Après clôture, deux mouvements de caisse seront automatiquement notés : 1- A la date de clôture, un retrait caisse correspondant au montant du prélèvement avec comme intitulé : Prélèvement de clôture 2- A la date du report de fond de caisse, un dépôt caisse correspondant au montant du nouveau fond de caisse avec comme intitulé : Report fond de caisse + date de clôture. Note : le détail des paiements effectués par carte bancaire sera imprimé avec le ticket de clôture. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 26
Après clôture Si vous choisissez Etat caisse dans l historique des ventes, il n y apparaîtra plus rien, étant donné que la caisse a été clôturée. Si vous choisissez Toutes les ventes, les articles vendus apparaîtront tous, ceux qui ont fait l objet d une clôture caisse apparaîtront en bleu. Gestion du stock 1- Lorsque vous créez un article, il est possible de spécifier le stock initial dans le champ «Qte en stock» de la fiche article. 2- Pour chaque article, il est possible de déterminer s il faut gérer ou non le stock. 3- Lors d une vente, la quantité vendue sera diminuée de la quantité en stock. 4- Lors d un réapprovisionnement du stock, la quantité sera augmentée. 5- Lors d une note de crédit, Flexo vous demandera s il doit remettre les articles en stock. 6- Lors de l annulation d une vente comptoir, la suppression d'une facture, les articles sont remis en stock. 7- Dans la fiche article, la quantité minimum correspond au seuil de commande, si la quantité en stock est inférieure à la quantité minimum, l article sera considéré comme un article nécessitant d être commandé. 8- Les articles nécessitant d être commandés apparaîtront colorés dans le fichier des articles. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 27
Entrées en stock Menu Gestion / Entrées en stock ou F6 ou utilisez le bouton suivant : Ceci permet d enregistrer les quantités ajoutées à votre stock. Lorsque vous réapprovisionnez votre stock, lors d achat pour le renouvellement d articles déjà existants dans votre fichier, utilisez le module d entrées en stock Sélection des articles, par le bouton Recherche ou entrez /scannez directement le code article La quantité peut être directement modifiée dans la grille Appelle la fiche article pour modifier le prix d achat Importe une liste d articles d une cmde fournisseur préalablement établie Enregistre l entrée en stock pour l ensemble des articles sélectionnés Importe une liste d articles de la mémoire du terminal portable Lorsque vous sélectionnez un article, il apparaît avec son dernier prix enregistré, si le prix d achat de l article a changé, utilisez le bouton Modifier prix pour accéder à sa fiche où vous pourrez modifier son prix ( le prix sera également modifié dans l'article en sélection). Une fonction permet de reprendre automatiquement tous les articles provenant d une commande que vous aurez établie auprès d un fournisseur, néanmoins vous devrez toujours spécifier les Qte reçues. Après avoir sélectionné tous vos articles et les quantités, enregistrez l'action avec le bouton Sauver ou F10 (l'approvisionnement du stock s'effectuera alors réellement). Flexo permet l utilisation d un terminal portable pour l entrée en stock, ceci simplifie l opération et vous fera gagner un temps précieux Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 28
Association d une entrée en stock à une facture d achat. Lors de l enregistrement de l entrée en stock, Flexo vous demandera s il faut l associer à une facture d achat. Dans ce cas, Flexo mémorisera dans la fiche achat tous les articles et les quantités entrées en stock. Plus tard lors de la consultation de la fiche achat, au travers de l onglet Entrées en stock, vous pourrez vérifier si tous les articles de la facture ont bien été entrés dans le stock. Historique des entrées en stock Lorsque vous associez toutes vos entrées en stock à une facture d achat, vous maintiendrez un historique des entrées en stock, celui-ci sera consultable à partir du Gestionnaire des achats, bouton Historique. Ceci permet de suivre toutes les entrées en stock effectuées pour une période donnée, les articles sont triés et le numéro de la facture d achat y est noté. Ceci permet de suivre l évolution des achats par article. Note : l historique détaillé des entrées en stock se rapporte toujours à la période sélectionnée dans le gestionnaire des achats. Valeur du stock Flexo calcule la valeur du stock à tout moment. Menu : Analyses / Valeur du stock La valeur du stock est calculée comme suit : Prix d achat X quantité en stock. Sont exclus du calcul de la valeur du stock, les articles dont le stock n est pas géré. Lorsque Flexo ne peut calculer la valeur du stock pour un article, celui-ci sera noté ainsi que la raison. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 29
Gestionnaire des achats Menu Gestion / Gestion des achats ou F8 ou utilisez le bouton suivant : Le gestionnaire des achats mémorise toutes vos factures d achats. Il sera facile par la suite de faire la balance entre vos achats et vos ventes et ainsi connaître votre chiffre d affaires réel. Le journal des achats présente toujours l ensemble des factures par période. Il est aussi possible d'afficher les factures encodées par fournisseur ou par rubrique. Vous pouvez aussi suivre et notifier le paiement des factures d achat. Affiche toutes les factures d'achats encodées pour le fournisseur ou la rubrique choisie Ajoute une fiche achat au fichier Historique détaillé des entrées en stock Lors de l'encodage des achats, il serait judicieux de les classer par rubrique, vous pourrez, par la suite, connaître le montant total de vos dépenses pour une rubrique déterminée, par exemple : vos charges téléphoniques. Les informations seront utilisées par Flexo pour déterminer le Bilan périodique. Vous pourrez alors connaître la situation exacte de vos finances et obtenir les chiffres nécessaires à la rédaction de votre déclaration de TVA. Archivage des factures d achats Flexo permet de scanner vos factures d achats, par la suite vous pourrez à n importe quel moment les visualiser ou imprimer une copie de celles-ci. Dès lors, vous pourrez transmettre les originaux à votre comptable tout en gardant une copie électronique chez vous. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 30
La fiche achat Permet de sélectionner/ créer un fournisseur s'il n'existe pas encore dans le fichier Notifiez ici le paiement de la facture Utilisez ces boutons pour archiver et consulter la facture Ouvre l éditeur des rubriques Pratiquement, les factures d'achat ne sont pas toujours encodées lors de la réception de celles-ci. Vous pourrez les encoder à tout moment, si vous avez reçu vos factures en retard, la période de comptabilisation permet de spécifier la période pour laquelle elles seront comptabilisées. Lorsque vous enregistrez une facture d'achat et que le mode de paiement est ESPECE, Flexo vous demandera s'il faut effectuer un retrait caisse pour le paiement de celle-ci. Lorsqu une entrée en stock est associée à une facture d achat, un onglet supplémentaire apparaîtra permettant de visualiser les articles entrés en stock pour cette facture. Note de crédit (avoir) fournisseur Pour enregistrer une note de crédit obtenue de votre fournisseur, enregistrez-la comme une facture d achat et sélectionnez ensuite Note de crédit dans la liste déroulante d imputation. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 31
Commandes fournisseurs Flexo vous permet de créer vos commandes fournisseurs manuellement ou automatiquement via un assistant. Commande manuelle. 1- Menu : Fichier / Nouveau document ou F11 2- Dans la boîte qui apparaît sélectionner un fournisseur 3- Dans la fenêtre «nouveau document» qui apparaît sélectionner les articles à commander et leur quantité 4- Enregistrer et ou imprimer la commande créée 1 2 3 4 Assistant Commandes fournisseurs Vous entrez les articles que vous désirez commander sans vous soucier du fournisseur. Les articles seront : 1- rechercher par le bouton Ajouter 2- Entrer ou scanner par leur code article 3- Provenir d une liste d articles à quantité minimum 4- Provenir d une liste d articles collectés avec un terminal portable Lorsque vous demanderez à Flexo de créer vos commandes, celui-ci regroupera tous les articles par fournisseur et génèrera autant de bons de commandes. Les bons de commandes générés se retrouveront dans le dossier. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 32
L utilisation d un terminal portable permettant de collecter les données associées à l assistant est la solution la plus rapide et la plus efficace pour générer vos commandes Supprime de la sélection l article désiré Permet de créer un nouvel article La quantité peutêtre directement modifiée dans la grille Sélectionne et ajoute un article à la sélection Importe une liste d articles de la mémoire du terminal portable Importe une liste d articles à quantité minimum Appelle la fiche article pour modifier le prix d achat ou le fournisseur Génère les commandes fournisseurs Liste des articles nécessitant commande Menu : Gestion / Articles à commander Flexo comporte un module permettant de visualiser tous les articles nécessitant d être commandés. Sont pris en compte : Les articles dont la quantité en stock sont inférieurs à la quantité minimum. Les articles dont le stock est géré Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 33
Gestion des promotions / soldes Menu Gestion / Gestion des promotions / soldes Ce module permet de choisir une liste d articles et pour ceux-ci définir : Une date de début et de fin de promotion Un prix de vente qui sera automatiquement appliqué durant la promotion Une quantité d étiquettes à produire avec les nouveau prix Entrez le prix promotionnels et les quantités d étiquettes directement dans la grille Recherche et ajoute des articles à la sélection Applique une remise sur l article sélectionné Applique une remise sur tous les articles Enregistre l opération Le prix promotionnel, les dates de début et de fin de promo sont notés dans la fiche de tous les articles sélectionnés, ils pourront ultérieurement être modifié individuellement en appelant la fiche du produit. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 34
Inventaire Menu Gestion / Inventaire Ce module produit un listing reprenant les articles et leur quantité en stock. Une case permettant de noter les quantités vérifiées est prévue. Lors de l inventaire, compter le stock physique et noté les quantités vérifiées. Cette opération pourra se faire automatiquement si vous vérifiez votre stock physique à l aide d un terminal d acquisition de données. Dresse l inventaire à partir des données du fichier des articles, le stock physique sera encore à vérifié Dresse l inventaire à partir des données du fichier des articles, le stock physique a été vérifié à l aide d un terminal portable, les quantités vérifiées seront extraites du terminal portable et incluses dans l inventaire Lors de l inventaire, sont pris en compte les articles dont le stock est géré et les articles dont les quantités en stock sont supérieurs à zéro. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 35
Analyses Les analyses se basent sur les informations provenant des historiques, des journaux et des documents enregistrés. Historique des ventes : voir plus haut Analyses sur les ventes facturées Il n est pas possible, à partir de l historique des ventes, d effectuer une analyse par article pour les ventes facturées, car celui-ci reprend uniquement le montant global des factures. Le module d analyse sur les ventes facturées le permet car il extrait ses informations à partir de toutes les factures enregistrées dans le dossier courant A partir du menu principal : Analyses / Analyse sur les ventes facturées Par défaut, la grille affiche tous les articles des factures de la période courante, néanmoins il est possible d'appliquer un filtre afin d'obtenir une information plus ciblée. Les totaux se rapportent toujours aux articles de la grille (au filtre en cours) Possibilités de filtrage : Par période : choisissez la période dans la liste déroulante Par date : cochez la case "Date" et choisissez la date voulue dans le calendrier déroulant Par article ou catégorie d'articles Par client : cochez la case "Client" et choisissez-le client désiré dans la boîte de sélection qui apparaît Note : Le résultat peut-être exporté dans dix formats possibles et ensuite envoyé par émail. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 36
Totaux journaliers. Permet d obtenir un listing des totaux de toutes les ventes par jour et cela pour une période déterminée. A partir du menu principal : Analyses / Totaux journaliers Créer le rapport et pré visualiser le résultat Note : Le résultat peut-être exporté dans dix formats possibles et ensuite envoyé par émail. Chiffre d affaires & meilleures ventes. Affiche par ordre décroissant les produits les plus vendus. Cela par période, par date, par type de vente, par article ou catégorie d articles. Le chiffre d affaire par article et global apparaît pour le critère choisi. A partir du menu principal : Analyses / Chiffre d affaires & meilleures ventes Sélectionner un critère Le bouton Déterminer lance l analyse et affiche le résultat Note : Le résultat peut-être exporté dans dix formats possibles et ensuite envoyé par émail. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 37
Chiffre d affaires par client. Ce module permet d obtenir facilement une analyse détaillée du chiffre d affaires pour un, plusieurs ou tous vos clients. Il sert aussi comme base pour établir la liste annuelle des clients assujettis à la TVA. Pour calculer le chiffre d'affaires, Flexo additionne les montants de toutes les factures et soustrait les montants de toutes les notes de crédit. A partir du menu principal : Analyses / Chiffre d affaires par client Les clients qui seront pris en compte pour le calcul Pour sélectionner une période, cochez la période désirée ou choisissez un intervalle de mois en utilisant les deux listes déroulantes Note : Le résultat peut-être exporté dans dix formats possibles et ensuite envoyé par émail. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 38
Résultat périodique Le résultat périodique présente un résumé chiffré de l activité de votre entreprise pour la période comptable désirée. Ceci sera un élément essentiel pour vos analyses. Les chiffres concernent : Les ventes facturées et des notes de crédit enregistrées Les achats à partir des factures d achat et des notes de crédit enregistrées Calcule votre marge et le décompte des TVA perçues et due Le bilan périodique présente tous les chiffres nécessaires pour établir votre déclaration de TVA, pour cela la colonne à droite représente la rubrique du formulaire de TVA A partir du menu principal : Analyses / Résultat périodique Journal des ventes Lorsque vous cochez l option Journal des ventes au rapport, Flexo imprimera aussi la liste de toutes les factures de vente pour la période considérée. Journal des achats Lorsque vous cochez l option Journal des achats au rapport, Flexo imprimera aussi la liste de toutes les factures d achat pour la période considérée. Note : Le résultat peut-être exporté dans dix formats possibles et ensuite envoyé par émail. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 39
Facturation des ventes comptoir Ce module permet de convertir les ventes comptoir d une période choisie en une facture «clients comptoir» afin de simplifier la comptabilité A partir du menu principal : Assistants / Facturation des ventes comptoir Spécifiez la période à facturer Numéro de la facture générée, peut-être modifié Lance l opération Permet d annuler la dernière opération La facture générée se retrouvera dans le dossier en cours, les historiques ventes comptoir concernant les éléments de la facture seront supprimés. En cas d erreur il est possible de défaire cette opération, ceci supprimera la facture établie et rétablira l historique des ventes. Commandes clients collectées Cet assistant permet à partir d un terminal portable de générer automatiquement des bons de commandes clients avec les articles contenus dans la mémoire du terminal. A partir du menu principal : Assistants / Commandes clients collectées. Ceci à un intérêt uniquement dans le cas de figure ou vos clients vous demande de réapprovisionner leur rayons, ce n est pas votre client qui vous adresse une commande mais c est vous le fournisseur qui vous déplacé chez vos clients, vous récoltez vos commandes à l aide du terminal et de retour à vos bureaux vous générez les bons de commandes. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 40
Gestionnaire d étiquettes Ce module permet d imprimer toutes vos étiquettes. Flexo est fourni avec des modèles d impressions d étiquettes. Vous pouvez à tous moments modifier ou créer d autres modèles d impressions, pour cela utiliser le générateur d états fourni. A partir du menu principal : Options / Gestionnaire d étiquettes. Source de données Imprimera des étiquettes à partir des données d un des fichiers suivants : Articles, Clients, Entrées en stock, Soldes Modèle d étiquettes Le fichier modèle qui sera utilisé par défaut, il est possible de choisir un Autre modèle. Après avoir choisi la source de données, le fichier correspondant apparaîtra dans la grille supérieure, sélectionner des enregistrements avec les boutons Ajouter, la grille inférieure contiendra les enregistrements pour lesquels une étiquette sera produite. Rechercher avec : le fichier sera trié selon le champ de donné choisi, entrez une valeur dans le critère de recherche pour se positionner dans le fichier. Si vos étiquettes comportent un code à barre et que vous utiliser la police fournie «code 39», ajouter le délimiteur afin de la compléter. Note : Faite un Aperçu avant d imprimer vos étiquettes afin de visualiser le résultat Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 41
Gestion des vidanges lors de la vente La gestion des vidanges est utilisée pour certaines activités, par exemple une brasserie Un achat correspond à une quantité d articles distincts ainsi qu un ensemble de vidanges fournies et de vidanges retournées. Flexo peut dans la facture comptabilisée les vidanges fournies et retournées. Vous devez avant tout : Activer la gestion des vidanges dans la boîte des paramètres. Utiliser le modèle d impression Vidange pour vos factures Vidanges fournies La vidange fournie avec un article est définie comme valeur associée dans sa fiche article Sélectionner VIDANGE dans la liste Entrez la valeur prix de la vidange Lors de la vente de cet article, un article vidange sera automatiquement ajouté. Vidanges retournées Lors d une vente utiliser le bouton Vidange pour comptabiliser les vidanges retournées Liste des vidanges Vidanges retournées Lorsque le modèle d impression des factures est Vidange, les totaux des vidanges fournies et retournées sont inscrits sur le document Note : Les vidanges sont considérées comme article à 0% TVA Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 42
La boîte de sélection des articles Souvent, dans les différents modules de Flexo, vous serez amené à utiliser la boîte de sélection des articles. Cette boîte permet de sélectionner facilement un ou plusieurs articles Permet de visualiser les articles par catégorie et sous catégorie. Pour annuler le filtre et revenir à la visualisation de tous les articles, touche Enter dans l expression de recherche Pour sélectionner plusieurs articles Double cliquez sur les articles, ou utiliser le bouton Ajouter ils s'ajouteront alors dans la liste de sélection multiples Pour rechercher rapidement un article, sélectionnez le critère de recherche, ensuite tapez les premières lettres de l'article dans le champ "Expression de recherche". Met en sélection tous les articles de la grille Lorsque vous quittez la boîte avec le bouton OK, l'article sélectionné est celui qui est surligné ou les articles contenu dans la liste de sélections multiples. Créé un article lorsqu il n existe pas encore. Appelle et visualise la fiche de l article surligné Sélectionne tous les articles de la grille, par exemple si vous désirez sélectionner les articles d une catégorie, cliquez sur la catégorie désirée et ensuite sur ce bouton. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 43
A propos des bons d achats Lors de chaque achat d un client, un bonus représentant un montant en euro calculé sur la vente est enregistré sur son compte. De cette manière, le compte du client accumulera des euros. Par la suite, le client pourra utiliser les bons d achats accumulés sur son compte pour payer totalement ou en partie un autre achat. Ceci est une manière de fidéliser le client Pour que cela fonctionne, il faut avant tout activer la gestion des bons d achat dans la boîte des paramètres. Le bon d achat calculé sera une valeur fixe déterminée en euro ou un pourcentage sur la vente. Une grille permet fixer des valeurs croissantes. Les bons d achats seront attribués lors d une vente comptoir ou facturée. Lors d une vente comptoir, le client doit être spécifié. Le total des bons d achats accumulés pour un client est visible dans sa fiche. Lors d une vente, le mode de règlement Bon d achat est activé uniquement si le client à été spécifié, Flexo vérifie si la provision est suffisante pour payer un achat avec ce règlement. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 44
H Réservation de tables Menu Gestion / Réservations ou utilisez le bouton suivant : Utiliser se module pour enregistrer vos réservations de tables. Ce vous permettra en un clin d œil de visualiser et ainsi préparer les tables réservées. Supprimer une réservation : Bouton : Voir détails, sélectionnez la réservations ensuite cliquez sur le bouton représentant une croix Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 45
La boîte à Outils La boîte à outils sera utilisée pour assurer la maintenance des fichiers. A partir du menu principal : Outils / Outils de maintenance des fichiers Réparer : reconstruit les fichiers et les index Initialiser : construit un nouveau fichier vide. A utiliser avec précaution. Sauvegarder consiste à créer une copie de tous vos fichiers. Quand utiliser la réparation? Lorsqu un message persistant signale une erreur dans un fichier. Lorsque vous constater un mélange d informations anormales Après une coupure brutale de courant et lorsque votre PC ne s est pas éteint correctement. Si vous connaissez le fichier défectueux, cochez-le sinon cochez tous les fichier. Il serais judicieux d effectuez une réparation une fois mois, même si vous ne constatez aucun problèmes, ceci réorganisera et compactera vos fichiers et améliorera les performances. Utilisation en réseau Lorsque vous initialiser ou réparer, il ne peut y avoir qu un seul poste d actif sur le réseau, quitter Flexo sur tous les autres postes avant d effectuer une opération de maintenance. Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 46
Backup et stratégie de sécurité Flexo crée automatiquement en arrière plan et cela 4 fois sur la journée un backup de toutes vos données. Les backup créés se trouvent dans le dossier nommé Backup du répertoire d installation de Flexo. Flexo maintient une semaine complète de backup. De cette manière en cas de destruction de fichier, vous aurez toujours la possibilité de récupérer un fichier valide dans les backup précédents. En réseau, le backup est effectué sur chaque PC, en cas de crash total du disque dur il existera toujours une copie des données sur les autres PC su réseau. Quand récupérer un backup? Dans le cas d une destruction du fichier à cause, par exemple d un disque dur endommagé, vous pourrez récupérer les fichiers les plus actuels dans le répertoire Backup maintenu par Flexo. Comment récupérer un backup? Il suffit de recopier l ensemble des fichiers contenu dans le dossier concerné du backup vers le répertoire principal de Flexo. Ceci vous renseigne de la dernière date de backup dans ce dossier afin de retrouver le plus récent Backup externe Lorsque vous quittez Flexo, dans la boîte Quitter, le bouton Backup permet d effectuer une sauvegarde sur le support de votre choix. Prenez l habitude de faire un backup externe (sur disque amovible) une fois par semaine Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 47
Utilisation d un terminal portable Un terminal portable, est un appareil permettant de récolter des données, de les mémorisées et de les retransmettre par la suite pour être traitées par une application. Les terminaux portables d acquisition sont généralement munis d un lecteur de code à barre intégré et d un processeur exécutant une ou plusieurs tâches d acquisition. Flexo est conçu et supporte l utilisation des terminaux portables de marque ZEBEX gamme PDX. But d un terminal portable D augmenter votre productivité en accélérant certaines tâches courantes, en général un terminal portable est rentabilisé après quelques mois d utilisations seulement. Flexo permet l utilisation d un terminal dans les modules suivants : Entrées en stock : Scannez vos articles lors de la réception de la livraison et spécifiez les quantités directement sur le lieux de réception. Commandes fournisseurs : Scannez directement les articles nécessitant d être commandé dans vos rayonnages sans vous soucier des fournisseurs, par la suite Flexo générera toutes vos commandes par fournisseur. Inventaire : Scannez et compter votre stock réel à partir du terminal, Flexo dressera ensuite l inventaire. Commandes clients : Lors de vos déplacements chez vos clients, si vous vous occupez de leur réapprovisionnement, prenez les commandes sur le terminal, de retour à votre bureau Flexo génèrera les bons de commandes. Utilisation du terminal portable Branchez la base du terminal sur le port série de libre. A partir du menu : Outils / Outil terminal, ouvrer le module et spécifier le port série utilisé, lors de la première utilisation vous devrez transmettre le programme d acquisition fourni avec Flexo avec le bouton Transmettre programme. Sur le Terminal : appuyez sur M2 ensuite Run Task, dans le menu qui apparaît sélectionnez la tâche d acquisition souhaitée. Le programme d acquisition peut-être mis à jour sur demande. Vous pouvez commander votre terminal chez Data-Concept et bénéficier d une remise lorsqu il est fourni avec Flexo. Attention : lorsque le terminal communique avec Flexo, il doit être sur WAIT REMOTE, si ce n est pas le cas, appuyez sur M1 autant de fois nécessaire Data-Concept Flexo. Tous droits réservés 48