LUCIE ET SIMPLE COMPTABLE...2 ÉCRITURES COMPTABLES...3 POSTES COMPTABLES COMPAGNIE...4 POSTES COMPTABLES DES AGENTS...6 GESTION DES RÉTRIBUTIONS...7 1 Montant fixe...7 2 À Pourcentage fixe...8 3 Rétribution variable...8 FACTURE...9 1 Facture / Principe général...9 2 Facture / Utilisation...10 AVANCES...12 TRAITER UNE VENTE COMPLETE...14 DÉFINIR LE MODÈLE DE CHÈQUES...19 ERREUR...20 1 Erreur lors de l importation...20 2 Erreur lors du traitement d une transaction...21 3 Erreur d impression...21
2 LUCIE ET SIMPLE COMPTABLE LUCIE génère des fichiers *.txt que Simple comptable lit. Il les génère sous Lucie / comptabilité. Lorsqu ils sont comptabilisés Lucie les transfère sous Lucie/comptab_history, pour fin de consultation ultérieure seulement. Lors du traitement d une vente, le fichier généré est le numéro de vente des registres, dans notre cas ici, c est le 05 08 331. Le paiement de facture est pay factgent.txt, La facture est fact agentmois.txt, et ainsi de suite. Vous pouvez les visualiser avec un éditeur de texte tel WordPad ou notepad. Vous devez donc indiquer à Lucie ou est votre Simple Comptable. Ouvrez Lucie et cliquez sur L écran ci dessous apparaît 2
3 Simple comptable importe les fichiers sur demande. Lorsque vous désirez comptabiliser vos données. Dans Lucie, cliquez sur ensuite 1. Lucie vous demande confirmation que vous désirez comptabiliser 2. Lucie Génère un fichier nommé «donnees_comptables.txt», 3. Avec Simple comptable, cliquez sur importer, tel que ci dessous. 4. Simple comptable importe toutes les transactions en lot. Si vous comptabilisez des transactions du mois dernier, il vous avertira que la date de la transaction précède la date de session. 5. Si il se produit une erreur (ce qui ne devrait pas arriver) ou si vous décider d annuler l importation en cours pour différentes raisons, Lucie vous demande si l importation s est bien passée a. Si vous cliquez sur oui, Lucie transfère les dossiers comptables dans le répertoire «compt_history», classé par année et par mois d importation. b. Sinon, elle remet les dossiers en place sous le répertoire compt. 6. Si vous avez des problèmes, contactez nous par téléavertisseur par la fenêtre principale de Lucie (en bas à droite). ÉCRITURES COMPTABLES Lucie génère des écritures simples et non une multitude d écritures. (Dans les exemples ci dessous, les signes sont des conventions entre LUCIE avec Fortune1000 et d autres avec Simple Comptable. 3
4 Exemple : Agent = Antoine Lacoursière, commission 1000$, 75%. 1020 = compte banque 4099 = part de la compagnie 4140 et 5140 = compte produit et charge de l agent 2580, 2590, 2585, 2595 = TPS, TVQ 08 10 2005,"05 08 01","#SIA:05402130" 1020,1150.25 4099, 250.00 4140, 750.00 2580, 70.00 2590, 80.25 08 10 2005,"57","#05 08 01:Antoine Lacoursière" 1020, 862.69 5140,750.00 2585,52.50 2595,60.19 Si dans cette vente cet agent aurait payé 75$ sur sa facture (compte 1056) la transaction aurait été : 08 10 2005,"05 08 01","#SIA:05402130" 1020,1150.25 4099, 250.00 4140, 750.00 2580, 70.00 2590, 80.25 08 10 2005,"58","#05 08 01:Antoine Lacoursière" 1020, 787.69 5140,750.00 2585,52.50 2595,60.19 1056, 75.00 POSTES COMPTABLES COMPAGNIE 4
5 Par l onglet votre bureau, Entrer les postes, Compte de banque, part de la compagnie, TPS, TVQ, produits et charges autres courtiers, les frais rechargés par défaut et les comptes à recevoir par défaut. Les postes ne doivent pas être des comptes associés. Par l onglet frais rechargés 1 détaillés, vous avez la possibilité d ajouter des frais rechargés et de leur attribuer des postes spécifiques, tels Chambre d immeuble, frais de gestion. Tandis que dans l onglet facture, vous aurez la possibilité d ajouter d autres frais à recharger mais le poste comptable par défaut sera appliqué (détails plus loin, facture). 5
6 Par l onglet comptes à recevoir 2, vous pouvez déterminer un poste pour chaque agent pour plus de clarté dans vos états financiers. Ci dessous, par l onglet gestion, inscrivez les intérêts mensuels sur factures et avances, ainsi que vos numéros de taxes. POSTES COMPTABLES DES AGENTS À noter que cet onglet 2 (agents du bureau) apparaît seulement à partir du moment où les données du bureau ont été complétées. Pour les agents donc, 4 postes obligatoires (2 de produits et 2 de charges pour commissions et références hypothécaires). Les postes ne doivent pas être des comptes associés. Après avoir inscrit le nom de l agent, cocher les cases de taxes si cet agent est inscrit aux taxes, inscrivez les postes comptables et son adresse dans l onglet à coté, pour qu il s écrive sur les chèques. 6
7 GESTION DES RÉTRIBUTIONS Dans le tableau précédent cliquez en 1 pour chaque agent sélectionné. Vous avez 3 façons de rétribuer. pourcentage fixe et un à montant fixe. Un mode à pourcentgage variable, un mode à 1 Montant fixe 1) Supposons 200$ en 1 par transaction, donc s il représente l acheteur dans une transaction LUCIE va retenir 200$ pour la compagnie et s il représente les deux côtés, LUCIE va donc retenir 400$, soit 2 fois le montant indiqué dans cette case. En 3, les périodes sont 0000 à 9999 car la commission n est pas influencée par les périodes de temps comme un mode de rétribution variable. En 2 vous indiquez le % que l agent reçoit sur les références bancaires. Advenant que vous changiez au fils du temps, son 7
8 mode de rétribution, les périodes devront être ajustées en conséquence. 2 À Pourcentage fixe Dans ce mode, les périodes ne sont pas importantes. Donc, si la personne est payée à 75%, elle est toujours payée à 75%, peu importe le temps. Advenant qu elle change de mode de rétribution, les périodes devront être ajustées en conséquence. 3 Rétribution variable Une rétribution variable doit avoir une date, puisque c est un montatnt qui calcule les commissions cumulatives brutes entre deux dates. Dans rétribution 1, on clique sur variable. Dans notre exemple pourcentage de base 75% 2, si les rétributions excèdent 45 000$, l agent sera payé à 85% 3, si les rétributions excèdent 95 000$, l agent sera payé à 90% 4. (La base de calcul est faite à partir de la date d acceptation de la PA). Si vous désirez que les références hypothécaires soient inclus dans le calcul cumulatif des 8
9 commissions de ventes et calculé de la même façon, vous devez cochez la case sous référence bancaire. On indique les périodes en 5 et 6. Il faut aussi inscrire le pourcentage des références bancaires 7. Le résumé de la rétribution est en 8 non illustré ici. En 9 et 10 on ajoute ou répète des périodes au fil du temps. On peut aussi choisir une période, la modifier et l enregistrer. FACTURE 1 Facture / Principe général Éléments facturables En résumé, vous compilez avec LUCIE les factures tout au long du mois et facturez en début de mois, que ce soit des éléments mensuels ou uniques. 1. uniques, c'est à dire des factures qui rentrent au cours du mois et qui varient en fréquence et en prix. On imprime en cliquant sur LUCIE imprime, mais ne comptabilise pas. 2. mensuels, c'est à dire, des factures identiques qui reviennent à tous les mois. LUCIE s en souvient et les factures à tous les débuts du mois. 9
10 Au début de chaque mois, en cliquant sur, LUCIE fait les fichiers comptables, imprime les factures mensuelles pour tous les agents. Les intérêts sur avances et factures sont aussi générés et comptabilisés. Vous constaterez que ces factures ont l en tête, État de compte et facturation mensuelle. Tandis que l imprimerie tout au cours du mois a comme en tête Facture. Lucie n autorise pas deux facturations mensuelles par mois, pour éviter la double facturation des éléments mensuels. Advenant le besoin, en utilisant, LUCIE fera la facture mensuelle de l agent, intérêts inclus, mais refusera de le refaire au début du mois suivant, elle facturera seulement les éléments uniques ayant été ajoutés depuis. Advenant un deuxième besoin de facturer l agent à l intérieur du même mois, en cliquant sur, LUCIE facturera seulement les éléments uniques ayant été ajoutés depuis la dernière fois, et ne chargera pas les intérêts. 2 Facture / Utilisation Maintenant, pour facturer les agents, l onglet, ensuite Choisissez un agent et vous cliquez. La fenêtre, ci dessous ouvre. Ajouter de nouveaux éléments facturables, mais vous ne pouvez lui attribuer de postes comptables. Le poste frais rechargé par défaut sera automatiquement appliqué sur tout nouvel élément ajouté dans cette liste (voir frais rechargés pour attribuer des postes spécifiques). 10
11 Pour chaque agent vous devez déterminer les éléments qui lui seront chargés mensuellement, i.e., les éléments que LUCIE lui chargera à tous les débuts de mois de façon automatique. Durant le mois, ajoutez les éléments 2 avec le numéro de facture 3. Vous pouvez en 5 imprimer les éléments cochés, donc : 1) on a reçu une facture. 2) on la recharge. 3) on l imprime pour l agent. Cette opération ne comptabilise pas. Seule la facturation mensuelle est comptabilisée. Tant que la facturation mensuelle n est pas faite, on peut les supprimer en utilisant SUPPRIMER l élément sélectionné. Le total ne se génère pas dans le tableau principal tant et aussi longtemps que la facturation mensuelle n a pas été faite. Maintenant dans le tableau ci dessous en cliquant 3, vous pouvez imprimer d ancienne facture/agent. Ces données sont gardées sur le poste où furent générées les factures. 11
12 En cliquant sur 4, vous obtenez le tableau ci dessous. En 1, LUCIE. visualiser le solde de l agent et synchroniser votre système comptable avec En 2, saisir les montants payés par les agents et valider, Lucie génère le fichier comptable conséquent. AVANCES ensuite En 1 le solde des avances/agent, en 2 pour synchroniser les avances avec votre système comptable. 12
13 En 3 faire une avance, inscrivez le montant et le numéro de chèque, Lucie vous demande confirmation et ensuite imprime le chèque. 13
14 En 4, lors du traitement d une vente, si vous voulez que LUCIE prélève de façon automatique un montant fixe par transaction pour payer le solde des avances. Lors du traitement d une vente (chèque de commissions), LUCIE vous proposera de prélever le montant indiqué dans cette case, mais vous aurez la possibilité de le changer au moment du traitement de la vente et ce, de façon directe. TRAITER UNE VENTE COMPLETE Maintenant, dans le tableau ci dessous nous allons vous compliquer un peu la transaction. 1. Une vente de 100 000$ 1. 2. à 7%. 3. partagée inégalement 2 et 3. 4. En 4 un courtier REMAX XYX (hors Québec donc seulement TPS) qui a référé le client au vendeur, représenté par Martine Deschamps 800$, payable par l agent du vendeur. 5. En 5 on fait aussi un paiement interne, donc, un paiement pour un montant de 300$. Un paiement interne, est un paiement qui n affecte pas les comptes des agents, ce n est qu une dépense pour la compagnie. À titre d exemple, quelqu un qui fonctionne à pourcentage des ventes totales du bureau, à ce moment là on indique paiement interne. La commission des agents n est pas affectée. 6. Vos agents vendeurs partagent également (50 50) leurs commissions. 7. L agent collaborateur est d une autre compagnie. 14
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16 En 4 on a indiqué qui paye la référence, donc, c est l agent du vendeur ou l agent de l acheteur. Sur l exemple ici c est l agent du vendeur, on le coche. Traitons maintenant la vente donc,,, 1. Mettre en surbrillance la vente. 2. Cochez que vous avez reçu le chèque total de commissions et que vous devez donc payer le courtier collaborateur. 3. Choisissez le numéro de chèque. 4. Lucie vous demande de confirmer, et vous offre de prendre des paiements de l agent à même la transaction. 5. Dans notre exemple, la compagnie prend ces dûs à même les chèques que vous pouvez changer au besoin, à même cette fenêtre. 6. Cliquez sur OK ou sur annuler. Lucie vous montre un aperçu : 1. Pour imprimer l aperçu, cliquez sur l imprimante. 2. Si les chiffres sont corrects, cliquez sur poursuivre et ensuite imprimer les chèques. 3. Sinon cliquer sur annuler, retournez dans la vente (en double cliquant sur celle ci à même ce tableau) et corrigez l erreur, car à cette étape rien n a été comptabilisé. 16
17 Voici les écritures comptables de cette vente, ce qui reste à la compagnie 1 925$, l agent vendeur 2 et 3, le courtier collaborateur 4, la référence du vendeur REMAX sans TVQ 5, ainsi qu une commission interne qui est de 300$ n affectant pas les autres intervenants. Les numéros de chèques sont encerclés. 17
18 Antoine Lacoursière reçoit moins que ce qu il doit, LUCIE prend en priorité les factures et ensuite les avances. Pour Antoine son chèque ne sera que du montant des taxes. Il a reçu le chèque # 23 de l équivalent des taxes de 208.47$. Donc, il aurait dû recevoir un chèque de 1387.50$ plus taxes, mais LUCIE a pris 1387.50$ pour payer les comptes dûs. Si pour une raison ou une autre, vous désirez traiter une vente seulement dans votre système comptable, pour dire à LUCIE que votre vente a été payée et traitée, cliquez dans le tableau de traitement des ventes, traiter la vente manuellement. 18
19 DÉFINIR LE MODÈLE DE CHÈQUES En 1, si vous avez le modèle 2 talons chèques en haut. En 2, si vous avez le modèle 2 talons chèques au milieu. Tous les éléments du chèque incluant la hauteur des talons sont paramétrables (nom, montant, talons etc.) Mettre en surbrillance chaque élément et avec les flèches en 3 vous les ajustez jusqu à parfait mariage en les imprimant par imprimer une page test 5. LUCIE est prête pour les nouveaux chèques avec les formats de date. En 4 indiquez 0 si vous utilisez les chèques standard. En 4, si vous utilisez les nouveaux chèques, inscrivez 60 pour déterminer l espacement entre les chiffres des dates, vous devriez être très proche de l espacement entre les chiffres des dates. Par la suite ajuster en imprimant des pages tests. Par la suite enregistrer 6 votre modèle avec le nom que vous désirez. 19
20 D après nous, toutes les institutions financières font faire leurs chèques informatiques par Interchèques au 1 877 448 1292 qui sont situés au 830, rue Delage, Longueuil (Québec) J4G 2V4. Adresse courriel www.dhltd.com. Par télécopieur 1 877 448 1283. ERREUR Advenant une erreur lors du traitement, de l importation ou lors de l impression. 1 Erreur lors de l importation Advenant une erreur de comptabilité Simple comptable vous averti qu il y a erreur, et refusera de traiter la transaction. Simple comptable vous dit à quelle ligne est l erreur. 1. Ouvrez le fichier donnees_comptable.txt», identifiez à la ligne désignée par simple comptable de quelle vente ou de quelle opération il s agit. 2. Choisissez dans Lucie, UNE ERREUR EST SURVENUE 3. L erreur la plus probable est qu un compte de Lucie n existe pas dans Simple comptable. Vous pouvez avec un éditeur de texte (Word Pad, Note Pad) visualiser les écritures dans le fichier concerné. Corriger le manuellement à même le fichier ou, si il s agit d une vente, vous pouvez retraiter la vente. 4. Outre l erreur dans les postes comptables, il ne devrait pas avoir d autres types d erreurs. Mais advenant le cas, le principe de Lucie est le suivant a. Traitement d une vente, déjà traitée mais non comptabilisée i. Si vous décidez de traiter de nouveau la vente, aller dans «registre et autre», ensuite cliquez sur «vente», mettez en surbrillance la vente en question et cliquez dans le bas du tableau, «marqué la vente comme non payée». ii. Maintenant aller la traiter de nouveau par l onglet $ / chèque. Lucie écrasera le vieux fichier par le nouveau. b. Traitement d une vente, déjà comptabilisé i. Vous n avez d autres choix que de la corriger dans Simple comptable. Par contre vous pouvez visualiser l écriture qui a été passé dans le répertoire «compt_history» de Lucie 20
21 c. Erreur dans le cas d un paiement d une facture par un agent, d une facturation erroné, d une erreur d avance ou de paiement d avance. i. Dans ce type d erreur Lucie ne remplace pas les fichiers comme dans les ventes. Il faut donc la corriger manuellement soit dans le fichier correspondant ou dans Simple Comptable ii. Ensuite vous pouvez ajuster par les onglets correspondant dans Lucie, la synchronisation de vos données. 2 Erreur lors du traitement d une transaction. Pour différentes raisons, erreur du nom de l agent, courtier, etc Retournez dans l onglet registres et autres, l onglet vente, mettez en surbrillance la transaction que vous désirez refaire, et en bas à droite, cliquez sur marquer la vente sélectionnée comme non payée. Corriger ce qui n allait pas dans votre vente en la choisissant dans la liste des ventes. Maintenant retourner par l onglet $ ensuite CHEQUE et traiter la de nouveau. 3 Erreur d impression Si, par exemple, il y avait 3 chèques à imprimer dans la transaction et qu un chèque n a pas passé correctement dans l imprimante 1. Si la fenêtre d impression des chèques n a pas été fermée, vous pouvez demander d imprimer (à titre d exemple le deuxième chèque, à partir de la fenêtre d impression, demander d imprimer la page 2. Vos numéros de chèque pour la conciliation peuvent cependant être inversés, tout dépendant de l erreur. 2. Si la fenêtre d impression a été fermée, vous devez procéder comme en 2 «Erreur lors du traitement d une transaction». 21