CONVENTION DE PARTENARIAT ENTRE LA VILLE DE VANNES ET L ASSOCIATION SPORTIVE «Rugby Club Vannes» Entre les sussignés : La ville de VANNES, représentée par sn maire, Mnsieur David ROBO, agissant en vertu de la délibératin du cnseil municipal du 23 septembre 2016 Ci-après dénmmée «La ville», d'une part ; Et L assciatin sprtive «Rugby Club Vannes», représentée par sn président, Bertrand LYON, Ci-après dénmmée «L'assciatin u le club», d'autre part ; Il a été préalablement expsé ce qui suit : Les relatins entre la Ville et l assciatin s inscrivent dans un partenariat caractérisé par le partage d bjectifs cmmuns. En applicatin de la li n 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux drits des cityens dans leurs relatins avec les administratins, une cnventin dit venir frmaliser les bjectifs pursuivis dans le cadre de ce partenariat ainsi que les principales mdalités de leur mise en œuvre. Il a été cnvenu et arrêté ce qui suit : Page 1 sur 10
Article 1 - Objet La présente cnventin a pur bjet de fixer les mdalités du partenariat entre la ville et l assciatin. Elle définit les activités d'intérêt général que l'assciatin s'engage à mettre en œuvre, cnfrmément à sn bjet statutaire, afin de bénéficier du sutien de la ville. Article 2 - Durée La cnventin prendra effet à cmpter de sa ntificatin et expirera le 30 juin 2017. Article 3 - Objectifs pursuivis La ville apprte sn sutien à l assciatin pur l'accmplissement des bjectifs suivants : - favriser l bjectif du sprt pur tus et ntamment par la mise en œuvre d actins auprès de tus les publics, - ffrir aux jeunes une frmatin éducative et sprtive de qualité tut au lng de l année dans le respect des règles d éthique du sprt, - dévelpper un centre de frmatin réginal de rugby, - participer à des missins d'intégratin, d'éducatin et de chésin sciale menées par la ville, - agir dans un cadre de dévelppement durable, - maintenir les effectifs du club et entretenir auprès d eux une dynamique de cmpétitin, - veiller à une bnne adéquatin entre les myens du club et les bjectifs sprtifs ntamment par la maîtrise des budgets. Page 2 sur 10
Article 4 - Engagements de l assciatin sprtive L assciatin sprtive s'engage à assurer le fnctinnement général du club dans le respect des règles et des bjectifs définis dans la présente cnventin. L assciatin sprtive, cnfrmément aux dispsitins de l'article R. 113-3 du cde du sprt, dit transmettre à la ville les dcuments suivants, jints à sa demande de subventin : les cmptes de résultat et bilans des deux derniers exercices cls, ainsi que le budget prévisinnel de l'année sprtive pur laquelle la subventin est sllicitée ; un rapprt retraçant l'utilisatin des subventins versées par l ensemble des cllectivités territriales et leur grupement ; un dcument prévisinnel qui indique l'utilisatin prévue des subventins demandées. L'assciatin peut cmmuniquer tut autre dcument qu'elle juge utile pur faire cnnaître les résultats de sn activité. En utre, l assciatin sprtive dit tenir une cmptabilité cnfrme au plan cmptable des assciatins. Les écritures de fin d exercice, bilan, cmpte de résultat et annexes, sernt certifiées par un Expert-Cmptable agréé désigné par l assciatin lrsque la subventin est cmprise entre 23 000 eurs et 153 000 eurs. Au-delà de 153 000 eurs, la certificatin est prduite par un Cmmissaire aux Cmptes inscrit sur la liste préfectrale. Ces écritures sernt transmises à la Ville dans le mis suivant leur apprbatin. Elles sernt accmpagnées du rapprt d activité et du rapprt du trésrier de l assciatin. La directin de l assciatin sprtive s'engage à gérer le club de telle manière qu'aucun déficit ne sit enregistré à la fin de chaque saisn. Si un slde négatif venait à survenir, le club s'engage à le résrber, au plus tard, lrs de l'exercice qui suit. Page 3 sur 10
Article 5 - Engagements de la ville La ville s'asscie aux effrts menés par l assciatin en vue de réaliser les bjectifs fixés à l'article 3 de la présente cnventin. 5.1 Myens mis à dispsitin 5.1.1 Equipements sprtifs Pur les entrainements, matches amicaux u de préparatin et les cmpétitins fficielles inscrites au calendrier de la fédératin, la ville s'engage à mettre à dispsitin et entretenir, à titre gratuit, les installatins municipales dnt le club peut avir besin et qui lui snt attribuées. Parmi celles-ci, n relève plus particulièrement : - Stade J Curtel, 30 avenue du Président Wilsn, 56000 Vannes - Stade de la Maisn des Assciatins, rue Guillaume Le Bartz, 56000 Vannes - Stade de la Rabine, 16 place Thédre Decker, 56000 Vannes. Les mises à dispsitin snt cnvenues en début de saisn entre le club et la Ville. Elles s inscrivent dans le planning d ccupatin des équipements sprtifs cnstruit chaque année par la Ville. Les cnventins d ccupatin précisent les mdalités. Valrisatin Dans un suci de transparence et cnfrmément à la li, chaque année, la Ville de VANNES valrise l ensemble des mises à dispsitin d équipements au bénéfice des assciatins. Rappel pur la saisn 2015-2016 Valrisatin des équipements 2015-2016 Entrainements terrains 1694,25 heures 10 16 943 Entrainements salles 65 heures 15 975 Maisn du rugby - Club Huse 12 frfait mensuel 3 980 47 760 Stade de la Rabine 133 heures 155 20 615 Chapiteau Musculatin 2138 heures 15 32 070 118 363 Remarque : cmpte tenu de la mntée du club en PrD2 et de la créatin de la SASP, ce tableau ne peut être pris en référence pur la saisn prchaine. Page 4 sur 10
5.1.2 Persnnel municipal Sur sllicitatin du club et en accrd avec les myens accrdés à l encuragement aux sprts et au sutien de la vie sprtive, la ville peut décider de mettre du persnnel technique, administratif u sprtif à la dispsitin du club. Valrisatin Dans un suci de transparence et cnfrmément à la li, chaque année, la Ville de VANNES valrise l ensemble des mises à dispsitin de persnnels au bénéfice des assciatins. Il peut s agir d interventins pnctuelles, cmme dans le cas des agents du centre technique municipal qui livrent et enlèvent le matériel nécessaire aux manifestatins, u d une mise à dispsitin à l année, cmme dans le cas d un éducateur sprtif qui encadre des entrainements. Au regard des besins exprimés par le club et du cût hraire calculé chaque année pur un agent municipal, la ville estime à envirn 15.500,00 eurs la valrisatin des prestatins du persnnel pur 2016-2017. Rappel pur la saisn 2015-2016 Valrisatin du persnnel mis à dispsitin Livraisn de matériels 33,50 / heure Matches de champinnat 8 057,08 Lt 1 308,54 9 365,62 5.2 Cntributins financières 5.2.1 Subventin rdinaire de fnctinnement La subventin annuelle rdinaire de fnctinnement qui sera versée sera déterminée avec précisin à l issue de l étude du dssier de demande de subventin dépsé en ctbre 2016. Le mntant de la saisn passée se prtait à 55 000 eurs envirn, hrs équipe première. Pur la prchaine saisn, une première apprche prte la subventin à 140.000 eurs. Ce mntant servira de base aux acmptes. La subventin annuelle rdinaire de fnctinnement se décmpse en deux parties : la subventin rdinaire sur critères calculée chaque année au regard des dnnées transmises par le club : Page 5 sur 10
les effectifs : adultes (senirs et vétérans), jeunes, lisirs. Chaque adhérent/pratiquant bénéficie d une aide à la licence seln sa typlgie les équipes : un frfait est calculé pur chaque équipe seln la nature du sprt et le niveau hiérarchique. la subventin haut niveau au frfait seln la discipline et le niveau du champinnat des équipes senirs et jeunes. Pur être éligible, l équipe dit se situer dans les 5% de l élite natinale. La subventin rdinaire est versée seln les mdalités suivantes : Acmpte numér 1 : 30%, sit la smme de 19.500,00 eurs au mis d ctbre u nvembre de l année curante, cnditinné par la furniture du budget prévisinnel pur la saisn en curs Acmpte numér 2 : 30%, sit la smme de 19.500,00 eurs au mis de janvier de l année prchaine, cnditinné par la furniture des bilans et cmptes de résultats de la saisn passée, arrêtés au 30 juin de l année prchaine et certifiés par l expert-cmptable Acmpte numér 3 : 20% sit la smme de 13.000,00 eurs, après le vte du budget primitif de la Ville de VANNES et cnditinné par la furniture du cmpte de résultat simplifié et de la trésrerie de la saisn en curs, arrêtés au 31 décembre de l année curante Slde : 20%, sit la smme calculée pur la saisn en curs mins les acmptes, cnditinné par la furniture du cmpte de résultats prévisinnel de la saisn en curs, au 30 juin de l année prchaine. La subventin sera versée sur le cmpte de l assciatin dnt les crdnnées snt les suivantes : (A cmpléter par le Club au mment de la signature) Titulaire du cmpte (*) : RC Vannes * Jindre un RIB Dmiciliatin : IBAN : En fnctin des bjectifs, des bilans sprtifs, financiers et des autres aides éventuelles de la ville, la subventin annuelle purra être réévaluée. Page 6 sur 10
5.2.2 Autres subventins de fnctinnement Au titre de l encuragement aux sprts et à l animatin de sn territire, la Ville de VANNES ctrie des subventins spécifiques u exceptinnelles. Il peut s agir de fnctinnement u d investissement. Elles snt destinées à permettre l rganisatin d événements et plus glbalement à sutenir la vie des clubs dans ses prjets sprtifs u sciaux. Elles snt tutes sumises à la décisin du cnseil municipal. Subventins spécifiques Descriptin Justificatifs Avant Après Délai de demande Labels fédéraux La Ville recnnait et valrise les clubs btenant un label pur leur écle de frmatin (jueurs u arbitres). Dcument certifiant le label Dès réceptin du dcument de la fédératin Centres de frmatin La Ville sutient frtement les centres de frmatin réginaux, permettant le haut niveau et la frmatin universitaire. La ville sutient également les centres d entrainement des établissements sclaires du 2 nd degré, avec hraires aménagés et préparatin de diplômes. Dcuments certifiant l agrément des centres et leur rganisatin Dès réceptin des dcuments Rappel 2015-2016 : Prévisinnel 2016-2017 : Centre de frmatin réginal de rugby (55 K ) Centre d entrainement de Lesage (20 K ) Aide à l encadrement Une subventin frfaitaire est attribuée aux clubs qui emplient des cadres techniques sus cntrat CDI avec un minimum de 17H30 hebdmadaires. De 2.300 à 9.200 - Cntrepartie : mise à dispsitin de 2 à 8 semaines (tickets sprt lisirs u sprt scial) Cntrat CDI Diplôme de cadre technique Bilan qualitatif et quantitatif des activités Avec le dssier de subventin Démarrage de saisn Cmpensatins Sus cnditins, la Ville peut alluer une smme cmpensatrice pur la lcatin de lcaux, les garanties d assurance (plafnd : 3.000 ) u les impôts lcaux Mntant prévisinnel Justificatif de paiement Avec le dssier de subventin Démarrage de saisn Prjets de dévelppement Smme frfaitaire en sutien d un prjet de dévelppement prté par le club, y.c achat de petits matériels liés (40% de la dépense plafnd : 1.500 ) Fiche descriptive du prjet. Budget prévisinnel. Bilan actin et factures En curs de saisn Page 7 sur 10
Sprt scial Prmuvir la pratique sprtive pur tus les publics - Public éligné : difficultés d accès pur des raisns écnmiques et sciales, gégraphiques u physiques - Situatin des jeunes filles et femmes islées - Persnnes handicapées A définir Fiche descriptive du prjet. Budget prévisinnel. Bilan actin et factures En curs de saisn Subventins exceptinnelles Descriptin Justificatifs Avant Après Délai de demande Cmpétitins natinales et internatinales La Ville remburse une partie des frais engagés pur les cmpétitins natinales et internatinales. 10% pur les vétérans, 20% pur les senirs, 40% pur les jeunes des charges retenues. Liste des participants, encadrants techniques, bilan sprtif et financier Au plus tard le 1 er septembre suivant la cmpétitin Manifestatins sprtives La Ville sutient les clubs dans l rganisatin d événements (sur frfait au regard du budget prévisinnel). Budget prévisinnel Descriptin Bilan financier certifié Le plus tôt pssible Les demandes sernt examinées dans l rdre d arrivée 5.2.3 Subventins particulières d investissement Au titre du sutien à l activité sprtive prpsée par les clubs, la Ville de VANNES ctrie des subventins particulières d investissement. Elles snt destinées à aider l achat de matériels sprtifs, l achat de matériels et véhicules justifiant d un retur sur investissement et la réalisatin d aménagements u de travaux de mise en cnfrmité dans les enceintes et équipements sprtifs u administratifs. Achat de matériels et véhicules avec ROI Travaux de mise en cnfrmité La Ville aide les achats structurants permettant de générer des écnmies - ROI. Cntrepartie : baisse des subventins de fnctinnement jusqu à l équilibre (X années). Objet Devis Financement ROI Factures Rappel 2015-2016 : achat de minibus pur transprt cllectif rembursement étalé Prévisinnel 2016-2017 : Obligatins des fédératins u mises en cnfrmité. Aide frfaitaire au regard des factures. Objet Devis Financement Factures Rappel 2015-2016 : 2.600 - Ouverture d une prte dans le club huse Le plus tôt pssible Le plus tôt pssible Page 8 sur 10
Article 6 - Évaluatin L'évaluatin des cnditins de réalisatin des prjets, actins u bjectifs auxquels la ville a apprté sn cncurs sera réalisée cnjintement entre la ville et l assciatin lrs de réunins péridiques. Afin d assurer un suivi efficace, tris réunins purrnt être rganisées chaque année, à l initiative de la Ville de VANNES : - la première, au démarrage de la saisn afin d avir cmmunicatin du budget prévisinnel du club et de sn rganisatin administrative et sprtive. - la secnde, en février, pur la présentatin des cmptes arrêtés et certifiés de la saisn éculée et la présentatin du cmpte de résultats de la saisn en curs, arrêté au 31 décembre. - la dernière, à l issue de la saisn sprtive, pur en faire le bilan et avir une présentatin de la saisn prchaine. Article 7 - Cntrôle de la ville Le maire est désigné pur suivre l'utilisatin des subventins accrdées. La ville purra également, à tut mment, demander à cnsulter les dcuments cmptables et se réserve le drit de missinner un expert chargé de l'analyse et du suivi des cmptes. L assciatin devra cmmuniquer à la Ville tutes les mdificatins intervenues dans les statuts, la cmpsitin du Cnseil d'administratin et du bureau. Article 8 - Assurance - Impôts L assciatin exerce ses activités sus sa respnsabilité exclusive. Elle s engage à suscrire tutes les plices d assurances nécessaires pur garantir sa respnsabilité et pur que la respnsabilité de la Ville ne puisse être recherchée. L assciatin devra justifier à chaque demande de la Ville de l existence de ces plices d assurances et du paiement effectif des primes crrespndantes. L assciatin s acquittera de tutes les taxes, impôts et redevances susceptibles d être dus par elle du fait de sn activité. Article 9 - Mdificatin de la cnventin Tute mdificatin substantielle des cnditins u mdalités d'exécutin de la présente cnventin, définie d'un cmmun accrd entre les parties, fera l'bjet d'un avenant. Page 9 sur 10
Article 10 - Renuvellement La cnventin est renuvelée chaque année au regard des évlutins de l assciatin, mais aussi seln la plitique sprtive arrêtée par la mairie. Il est cependant imprtant de retenir que la mairie s engage à garder une certaine chérence sur plusieurs années afin d ffrir la meilleure visibilité aux assciatins dans la cnstructin de leurs prjets. Article 11 - Résiliatin Chaque partie se réserve le drit de mettre fin, à tut mment, à la présente cnventin en cas de nn-respect par l'autre partie de l'une des clauses ci-dessus énncées si, dans le mis suivant la réceptin de la mise en demeure adressée par lettre recmmandée avec avis de réceptin, la partie en cause n'a pas pris les mesures apprpriées pur y remédier. En cas de résiliatin, l assciatin sprtive sera tenue de reverser le slde des subventins nn utilisées au prrata tempris. Ce mntant sera calculé en fnctin des justificatifs furnis par l assciatin. Article 12 - Litiges A défaut d'accrd amiable entre les parties, tus les litiges cncernant l'interprétatin u l'applicatin de la présente cnventin relèvent de la cmpétence exclusive du tribunal administratif de RENNES. Fait en tris exemplaires riginaux à VANNES, le Pur la ville, le Maire Pur l'assciatin sprtive, le Président Page 10 sur 10